時(shí)間：2022-03-19 11:17:21
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摘要：
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式已經(jīng)難以和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，這就需要進(jìn)一步提高現(xiàn)代信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用力度，有效推動(dòng)辦公室檔案文書管理工作的發(fā)展。本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對(duì)策。
關(guān)鍵詞：
辦公室；檔案文書；管理特點(diǎn)；問題；對(duì)策
一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時(shí)，還需要對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。
一、辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)
（一）一體化
文書檔案管理工作主要是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點(diǎn)。
（二）廣泛性
一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級(jí)制定的協(xié)議、文件、責(zé)任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護(hù)檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強(qiáng)，給相關(guān)的檔案應(yīng)用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關(guān)系，需要設(shè)定一定的保密要求。
（四）重要性
因?yàn)槲臅鴻n案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進(jìn)一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實(shí)實(shí)地體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題
（一）認(rèn)知的不足
文書、檔案這兩項(xiàng)工作起著相互補(bǔ)充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進(jìn)行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學(xué)性，但是由于相關(guān)的文書管理工作者在具體工作過程中相關(guān)檔案意識(shí)還較為單薄，難以切實(shí)認(rèn)清自身職責(zé)，致使在對(duì)工作內(nèi)容的理解上還不到位，不會(huì)積極主動(dòng)花費(fèi)精力去進(jìn)行指導(dǎo)，最終會(huì)給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導(dǎo)致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達(dá)到真正的和諧統(tǒng)一[1]。
（二）相關(guān)制度的不完善
一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫(kù)房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會(huì)因?yàn)橹饔^或者客觀上的原因未能切實(shí)把文書檔案及時(shí)歸檔，通?？陀^的個(gè)人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個(gè)部門也會(huì)相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對(duì)文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識(shí)不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。
（三）管理工作者專業(yè)性不足
在文書檔案管理工作中，因?yàn)槲臅鴻n案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識(shí)上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識(shí)的儲(chǔ)備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強(qiáng)。而正是由于專業(yè)知識(shí)的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強(qiáng)人意，未能對(duì)相關(guān)檔案文件切實(shí)地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實(shí)性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。
三、提升辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策
（一）構(gòu)建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡(luò)
要想大力強(qiáng)化實(shí)際檔案工作的管理效率，還需要進(jìn)一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實(shí)的庫(kù)藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時(shí)對(duì)已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預(yù)計(jì)案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期把文件材料展開一一核對(duì)，在完成核對(duì)之后，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過程中，相關(guān)文書檔案工作者的職責(zé)未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對(duì)沒有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)的設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。與此同時(shí)，在文書檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源有效共享的目的，強(qiáng)化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一項(xiàng)必不可少的工作，在一定范圍內(nèi)每年進(jìn)行文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動(dòng)上均能與時(shí)俱進(jìn)。
（二）保證所制定范圍的實(shí)效性
在制定文書立卷的范圍時(shí)，需要充分考慮和本部門的工作活動(dòng)的銜接性，保證其具有一定的參考價(jià)值。一般情況下不同的文件資料價(jià)值也會(huì)不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價(jià)值性的基礎(chǔ)上，對(duì)保管的期限進(jìn)行合理明確的劃分。使其能夠科學(xué)、有效地對(duì)部門主要活動(dòng)資料進(jìn)行反映。此外，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及相關(guān)研究工作中需要長(zhǎng)期查考資料的有效支撐，其資料的價(jià)值較大，這就需要較長(zhǎng)的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價(jià)值相對(duì)不高，在保存期限上需要進(jìn)行縮短。文書立卷本身的因素就是對(duì)文件材料價(jià)值的區(qū)分，同時(shí)也被作為文書立卷工作的關(guān)鍵要求之一。
（三）遵循規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理
在實(shí)際文書檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)。現(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力融入至實(shí)際的檔案管理中，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。
綜上所述，針對(duì)辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對(duì)策，目的是為了有效地實(shí)現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。
作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司
摘要：
隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用越來越普遍，各種類型的數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，在這種背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生。這也是信息技術(shù)水平進(jìn)一步提高重要標(biāo)志，有效的促進(jìn)了各個(gè)企業(yè)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)文書檔案的信息化管理水平不斷提升，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，有效提高了企業(yè)檔案信息管理的效率，保證了信息資源的可靠性，為企業(yè)的的發(fā)展提供了科學(xué)依據(jù)。本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)背景中，企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用情況進(jìn)研究分析。
關(guān)鍵詞：
大數(shù)據(jù)背景；企業(yè)文書檔案；信息化管理；利用
1前言
大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展是互聯(lián)網(wǎng)科技進(jìn)步的重要表現(xiàn)，也是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。一般，對(duì)于常規(guī)軟件來說，無法在一定時(shí)間內(nèi)快速完成眾多類型數(shù)據(jù)的管理和收集，而大數(shù)據(jù)通過特殊的處理模式，能夠在短時(shí)間內(nèi)，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理和有效管理，提高了信息數(shù)據(jù)處理的效率。也就是說大數(shù)據(jù)不僅能夠掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而且能夠?qū)τ幸饬x的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。大數(shù)據(jù)的這種優(yōu)勢(shì)對(duì)于企業(yè)檔案信息的管理具有重要作用。企業(yè)文書檔案信息管理，是企業(yè)發(fā)展過程中重要組成部分，這些珍貴信息的記錄能夠反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重大發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)文書檔案信息管理在企業(yè)管理工作中非常重要。然而，由于企業(yè)文書檔案的信息具有一定的復(fù)雜性，在管理過程中具有一定的難度。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效的提高了企業(yè)文書檔案的信息管理的效率，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。
2大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內(nèi)容
2.1企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理
在傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理過程中，主要是以紙質(zhì)材料為主要信息載體，對(duì)檔案文字信息進(jìn)行記錄，整理，存檔。由于企業(yè)檔案文書信息類型繁多，內(nèi)容復(fù)雜，檔案錄入人員和相關(guān)管理人員的工作量非常大，在整理、收集、記錄信息過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也較高，工作的重復(fù)性也較高，企業(yè)文書檔案管理工作效率非常低。大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文書檔案的信息管理，有效的避免了上述弊端，在檔案管理工作中，主要采用計(jì)算機(jī)作為信息的載體，把紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。不但提高了工作效率。而且是檔案信息保存的更加完整、準(zhǔn)確，便于管理與查閱。
2.2企業(yè)文書檔案的的網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)文書檔案的信息化管理中，計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理，形成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理方式，在數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，對(duì)不同地區(qū)，不同類型的海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化分析，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速查詢，形成數(shù)據(jù)信息資源的共享。[1]通過網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠快速對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查閱、分類、儲(chǔ)存、復(fù)制等等，進(jìn)一步提高了企業(yè)文書檔案的管理效率。
2.3企業(yè)文書檔案的安全化管理
隨著企業(yè)文書檔案的信息化管理不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)成為重要管理方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的一個(gè)重要問題就是檔案的安全問題，因此，要加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的安全化管理。首先，要加強(qiáng)安全保護(hù)管理工作，避免工作人員操作上的錯(cuò)誤，及時(shí)維護(hù)相關(guān)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)，保證其運(yùn)行的安全性。避免由于計(jì)算機(jī)病毒或者非法黑客的惡意損害，造成的信息數(shù)據(jù)丟失或者受損，營(yíng)造安全的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境。其次，做好保密工作，對(duì)于重要文書檔案，要進(jìn)行保密程序設(shè)置，采取保密管理措施，在文書檔案管理上要根據(jù)文書檔案的重要程度，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。
3大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析
3.1提供大量有價(jià)值的企業(yè)文書檔案
在大數(shù)據(jù)背景下，通過對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化管理，主要是對(duì)有價(jià)值的我問幫你數(shù)檔案進(jìn)行收集、整理、錄入、儲(chǔ)存，最終形成完整的檔案信息資源，為相關(guān)用戶服務(wù)。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理，并且保證了數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量與完整性。[2]保證了在一定時(shí)間內(nèi)，對(duì)不同類型、不同價(jià)值的文書檔案進(jìn)行有效處理，信息量增加，信息質(zhì)量提高，信息價(jià)值增大，建設(shè)成為一個(gè)完整的、高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)和相關(guān)用戶提供可靠的信息資源。
3.2加工處理企業(yè)文書檔案
在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理的加工處理，主要是指文書檔案的檢索，提高文書檔案的準(zhǔn)確定性，保證文書檔案的完整性。首先，要選擇科學(xué)合理的信息數(shù)據(jù)檢索方式，對(duì)企業(yè)文書檔案的類型、內(nèi)容、級(jí)別等情況進(jìn)行確定。其次，要分類歸檔，企業(yè)文書檔案涉及到內(nèi)容非常繁多，類別也是多種多樣，在歸檔過程中，要根據(jù)不同類型進(jìn)行分類歸檔，如：會(huì)以、活動(dòng)、業(yè)務(wù)等等。歸檔后，形成完整的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶能夠根據(jù)不同的檢索關(guān)鍵詞迅速查找到想要查閱的資料。最后，就是完成數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)鏈接。通過局域網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)，專用網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)形式，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)鏈接，形成資源共享平臺(tái)。
3.3提供便捷的信息服務(wù)
企業(yè)文書檔案最終是要服務(wù)于客戶的，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，通過利用企業(yè)文書檔案的信息化，提高信息服務(wù)的質(zhì)量與水平，為用戶提供不同需要，不同類型的有價(jià)值的檔案資源，體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)的特色。[3]通過采用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信、視頻等多種信息傳輸方式，方便用戶對(duì)檔案信息的查詢與利用。通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的開放式服務(wù)，利用企業(yè)文書檔案資源，有針對(duì)性的為用戶提供企業(yè)、產(chǎn)品、服務(wù)等方面的信息，有針對(duì)性的滿足企業(yè)與用戶的真實(shí)需要，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量與效率。
4結(jié)論
綜上所述，大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是客觀需要。通過采用大數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，有效的提高了檔案管理的效率，提高了信息資源的完整性、可靠性與參考價(jià)值。同時(shí)，增加了數(shù)據(jù)的類型與數(shù)量，極大的滿足了用戶的不同需求，提高了信息服務(wù)的質(zhì)量。
摘要：
對(duì)于執(zhí)法單位來說，文書檔案的管理是十分重要的，也是整個(gè)執(zhí)法單位的管理體系中不可或缺的一部分。對(duì)執(zhí)法單位的文書檔案進(jìn)行有效的管理，并且加強(qiáng)管理的效率可以幫助執(zhí)法單位更好的進(jìn)行發(fā)展，并對(duì)執(zhí)法單位在發(fā)展的效果中有重要的意義，因而加強(qiáng)執(zhí)法單位的文書檔案管理，對(duì)其進(jìn)行有效的規(guī)范化處理不僅僅能夠滿足整個(gè)執(zhí)法單位對(duì)于整體運(yùn)行的實(shí)際需求，還能夠幫助執(zhí)法單位更好的完善管理體系。本文主要根據(jù)目前執(zhí)法單位在對(duì)文書檔案管理的過程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論，并且提出意見，幫助執(zhí)法單位可以更加有效的進(jìn)行文書檔案的管理。
關(guān)鍵詞：
執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率
引言
對(duì)于執(zhí)法單位來說，其在進(jìn)行文書檔案的保存工作上，主要保存的是本單位中有關(guān)單位的黨務(wù)、單位的行政執(zhí)法、以及單位在進(jìn)行行政管理的過程中的活動(dòng)的檔案等等。在大多數(shù)情況之下，存檔案、大小會(huì)議的會(huì)議記錄、發(fā)文的原件等等相關(guān)的文件資料是由辦公室這一部門來進(jìn)行保管的。而所謂的文書檔案，則主要指的是在檔案進(jìn)行處理完好以后，其自身還具有保存價(jià)值的文件。在執(zhí)法單位中，辦公室這一部門是其在進(jìn)行管理過程中的關(guān)鍵組成部分，其主要負(fù)責(zé)的任務(wù)有：處理執(zhí)法單位的日常業(yè)務(wù)、傳達(dá)執(zhí)法單位所要下發(fā)和收集的消息、對(duì)上下級(jí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，而這些任務(wù)涉及到了執(zhí)法單位管理水平的高低。由此可見，只有提高執(zhí)法單位的文書檔案管理水平，才能夠有效的提高其管理的效率，才能夠真正的確保單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
1.在執(zhí)法單位的文書檔案管理過程中所存在的問題
新的時(shí)代帶給我們的不僅僅是新的商機(jī)、新的機(jī)遇，更是新的挑戰(zhàn)和新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。在新時(shí)代的發(fā)展中，我們可以明顯的看到執(zhí)法單位在進(jìn)行文書檔案管理的過程中出現(xiàn)了有待解決的問題，這些問題對(duì)于執(zhí)法單位的文書管理造成了明顯的影響，并且對(duì)于執(zhí)法單位的發(fā)展造成了一定的阻礙，因而我們必須對(duì)這些問題加以分析，發(fā)現(xiàn)問題的所在并且將問題進(jìn)行有效的改進(jìn)，這樣才能更好的幫助執(zhí)法單位進(jìn)行發(fā)展。
1.1執(zhí)法單位對(duì)于文書檔案管理的重視程度不夠
執(zhí)法單位發(fā)展的主要的目的，不僅僅是為了幫助單位的人員可以獲得其所應(yīng)得的酬勞，更是為了更好的服務(wù)于社會(huì)。文書檔案的管理工作記錄了執(zhí)法單位的各項(xiàng)活動(dòng)和相關(guān)的業(yè)務(wù)，不能夠幫助執(zhí)法單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，這就直接導(dǎo)致了很多的管理人員對(duì)于這份工作的不重視。并且在執(zhí)法單位的管理過程中，對(duì)于文書檔案的管理理念也相對(duì)于薄弱，重視程度不夠強(qiáng)，很多管理人員認(rèn)為，文書檔案管理這項(xiàng)工作沒有實(shí)際操作的價(jià)值，并且不含有任何的技術(shù)含量，在他們看來這項(xiàng)沒有任何意義的工作可有可無。
1.2管理的制度不夠完善
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多執(zhí)法單位在管理系統(tǒng)上都開始進(jìn)行不斷的改革，在管理制度和服務(wù)水平上都有著一定的提高，但是由于執(zhí)法單位自身的不重視，在文書檔案的管理上一直沒有一個(gè)準(zhǔn)確切完善的管理制度，這一制度的缺失就直接導(dǎo)致了管理的不善，很多管理人員因?yàn)闆]有制度的管理所以玩忽職守。不僅如此，文書檔案管理的管理理念也一直沒有更新和確定，很多執(zhí)法單位對(duì)于文書檔案在管理的過程中沒有一套對(duì)應(yīng)的流程。因此，在進(jìn)行管理的過程中沒有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的收集和整理，這就讓文書管理缺乏明確性，對(duì)于文書檔案的利用率低，使得文書檔案逐漸失去了自己的作用。
1.3執(zhí)法單位的管理人員素質(zhì)偏低
很多執(zhí)法單位都認(rèn)為文書檔案管理工作沒有實(shí)際的意義和價(jià)值，因而在執(zhí)法單位選擇人才的過程中，往往都只重視法律等相關(guān)人員的培養(yǎng)，而忽視了對(duì)于文書檔案人才管理。這就直接導(dǎo)致了，很多文書檔案的管理人員素質(zhì)都普遍偏低，這種素質(zhì)的偏低不僅僅是思想觀念上的，更是業(yè)務(wù)管理水平和管理能力上的，這些都不在符合現(xiàn)代執(zhí)法單位的發(fā)展要求，更嚴(yán)重的是，很多執(zhí)法單位在文書檔案管理這一職位上所應(yīng)用的員工都不是專業(yè)人員，其自身并不具有文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，這些問題都直接造成了執(zhí)法單位在文書檔案管理方面的不規(guī)范化。
2.如何提高執(zhí)法單位在文書管理上的效率
2.1提高執(zhí)法單位中文書檔案管理人員的素質(zhì)
無論什么單位，其自身的規(guī)章制度都是有員工所定制出來的，對(duì)于文書檔案管理來說也是一樣的，整個(gè)管理的過程都是由員工來進(jìn)行的，所以想要從根本上提高文書檔案管理的效率，就需要有效去提高文書檔案管理人員自身的素養(yǎng)。這種素養(yǎng)主要可以分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面指的是文書檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，也就是專業(yè)素養(yǎng)，并且強(qiáng)化他們自身的服務(wù)意識(shí)；第二個(gè)方面則主要指的就是文書檔案管理人員自身的責(zé)任心，以及其自身是否具有一定的學(xué)習(xí)能力，這些都是培養(yǎng)一個(gè)文書檔案管理人員的重要方面。除了以下兩個(gè)方面，作為執(zhí)法單位的管理人員還需要對(duì)于文書檔案的管理人員進(jìn)行定期的考核，經(jīng)常檢測(cè)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能保證這些管理人員能夠有效的去適應(yīng)文書檔案的管理工作。除此之外，對(duì)于執(zhí)法單位中的文書管理人員，執(zhí)法單位需要適當(dāng)?shù)娜ヌ岣咚麄兊牡匚?，并且?guī)椭浣鉀Q在生活和工作中所遇到的問題。
2.2優(yōu)化文書檔案在整理過程中的工作環(huán)節(jié)
對(duì)于執(zhí)法單位來說，在進(jìn)行單位文書檔案收集整理的過程中，不僅僅是要依靠執(zhí)法單位人員的實(shí)干、苦干就可以取得一定成績(jī)的。如果執(zhí)法單位的工作人員僅僅是依靠所謂的認(rèn)真做事來進(jìn)行工作，那么執(zhí)法單位的發(fā)展就會(huì)被逐漸的限制住，而且其工作效率也不會(huì)得到一個(gè)有效的提高。所以想要真正的解決這一問題，就需要執(zhí)法單位的文書檔案管理工作人員熟悉整個(gè)工作流程，并且對(duì)于整個(gè)工作過程進(jìn)行有效的了解，梳理一個(gè)整理的流程。然而在文書檔案管理人員工作的過程中，不僅僅是依靠這些就可以取得成功的，還需要結(jié)合各個(gè)不同的部門，和各部門之間處理好關(guān)系，讓各部門在上交文書的時(shí)候就進(jìn)行整理，方便文書檔案的整理人員更好的進(jìn)行收集和整理。作為文書檔案的管理人員，需要告知各部門如何對(duì)部門中的文書檔案進(jìn)行整理和收納，需要告訴部門成員他們需要什么，不需要什么，而不是讓各部門成員一味的進(jìn)行整理而忽視了整理的內(nèi)容，這樣不僅僅讓整理人員的工作量加大，也給文書檔案的管理人員自身帶來了一定的麻煩。
2.3加強(qiáng)對(duì)于執(zhí)法單位文書檔案的集中管理
由于當(dāng)前很多的執(zhí)法單位對(duì)于單位中的文書管理工作管理的過于松散，這就直接導(dǎo)致了管理工作的工作效率低下，管理人員玩忽職守，對(duì)于需要進(jìn)行整理的檔案整理的不夠及時(shí)。根據(jù)這一問題，需要執(zhí)法單位在單位的內(nèi)部建立起專門的檔案室來進(jìn)行檔案的管理，并且對(duì)所需要管理的文書檔案進(jìn)行定期的整理和歸納，盡可能的保證文書檔案在進(jìn)行尋找的過程中方便快捷，并且要求文書檔案管理人員，針對(duì)不同用途的文書檔案進(jìn)行分類整理，把重要的資料單獨(dú)存放。在執(zhí)法單位中，除了一些特殊的崗位和部門，其他的部門則需要把文書檔案全部送到檔案室進(jìn)行保管，這樣可以在一定程度上杜絕了一些人在檔案上進(jìn)行二次修改，改變事實(shí)，并且絕對(duì)不允許管理人員把檔案進(jìn)行自行保存。除了需要對(duì)于紙質(zhì)文件的保存，還需要對(duì)各部門開會(huì)所用的音頻、視頻以及電子文檔等資料進(jìn)行分類保存，這樣才能讓文書檔案的管理工作變得更加規(guī)范，同時(shí)也在一定程度上提高了文書檔案管理的效果和工作效率。
2.4應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)施進(jìn)行保管
由于現(xiàn)代科技發(fā)展的越來越迅速，為了更好的保存文書檔案，可以應(yīng)用電子設(shè)備。如：不同的部門使用不同的二維碼，在進(jìn)行文書檔案的上交時(shí)進(jìn)行二維碼的掃描，這樣可以直接確認(rèn)不同部門的上交情況。不僅如此，應(yīng)用電子設(shè)備也可以幫助文書檔案的管理人員在尋找相關(guān)的文件時(shí)候提高尋找速度。
總結(jié)
根據(jù)以上分析和討論可以知道，想要真正的提高執(zhí)法單位的文書檔案管理的工作效率，首先需要改善的就是執(zhí)法單位自身對(duì)于文書檔案管理的態(tài)度，不能一味的不重視、不采用，并且有效的去提高文書檔案管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。并且根據(jù)自身單位的實(shí)際情況進(jìn)行分析，進(jìn)一步的推進(jìn)文書檔案管理的信息現(xiàn)代化的進(jìn)程，提高文書檔案管理的效率。
【摘要】
本文首先講述了大數(shù)據(jù)的含義及檔案管理工作的進(jìn)行，然后根據(jù)它所帶來的重大影響，最后簡(jiǎn)要舉出管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的應(yīng)用等幾個(gè)方面。
【關(guān)鍵詞】
大數(shù)據(jù)環(huán)境；科研院所文書檔案；信息化管理
文書檔案的信息化管理對(duì)于單位，特別是一些科研院校來說，都是一個(gè)非常重要的事情，其管理程度的輕重直接關(guān)系到該單位檔案資料的好與壞。而當(dāng)下隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代、數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)到來，大數(shù)據(jù)（BigData）更是成為國(guó)際性的熱點(diǎn)話題和研究方向。而兩者的結(jié)合到底會(huì)帶給單位機(jī)關(guān)何種程度的利益呢？
一、BigData環(huán)境和科研院所檔案管理
（一）何為大數(shù)據(jù)環(huán)境。大數(shù)據(jù)，又稱為巨量數(shù)據(jù)。它主要是因?yàn)閿?shù)量浩大、類型復(fù)雜等多樣數(shù)據(jù)所組成的多數(shù)據(jù)體，是在云計(jì)算的數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用形式的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)之間的大眾化共享、交疊應(yīng)用形成的智能資源和服務(wù)能力。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們通過電腦等多方智能設(shè)備，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，其規(guī)模與復(fù)雜性已遠(yuǎn)超傳統(tǒng)計(jì)算工具所能處理的范圍，這些對(duì)于人們是極其不利的，因?yàn)橛脩舨荒芗皶r(shí)地獲取有用且完整的數(shù)據(jù)信息，而數(shù)據(jù)化時(shí)代的特征便是用數(shù)據(jù)說話。在如今不斷刮起“信息風(fēng)暴”的時(shí)代，人們隨時(shí)隨地便會(huì)受到各種數(shù)據(jù)的“襲擊”，有限的思維模式被復(fù)雜的碎片化內(nèi)容“分割”。所以要如何獲取完整的、有用的數(shù)據(jù)信息呢？它需要數(shù)據(jù)足夠的“人性化”，巨量的原始數(shù)據(jù)只有經(jīng)過分類整理、加工分析，才能滿足不同用戶的需求。而處理海量的數(shù)據(jù)，便需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的支持。
（二）科研院所文書檔案的管理?？蒲袉挝坏奈臅Y料是對(duì)單位中各方面工作信息的真實(shí)記載。在農(nóng)業(yè)科研單位中，其科技檔案是農(nóng)科院檔案工作中分量比例占最大的構(gòu)成部分。文書檔案直接反映了農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)形成和發(fā)展的歷史，真實(shí)地記錄了機(jī)構(gòu)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策、問題處理、人事變動(dòng)等各方面發(fā)展變化，是管理方面極為重要的一部分。做好檔案資料的管理工作，對(duì)科研院的發(fā)展起著重大的推進(jìn)作用。
二、大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)科研院所文書檔案信息化管理的影響
（一）有助于加強(qiáng)科研院所檔案資料管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，科技飛速發(fā)展的時(shí)代也已來臨，一些科研院所的開發(fā)研究也在不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的規(guī)模和類型也越來越多樣化、復(fù)雜化，文書檔案的管理問題日益嚴(yán)峻。怎么運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來加強(qiáng)資料方面的管理，提高科研院所文書檔案的利用率，創(chuàng)新科研院所文書檔案的存儲(chǔ)模式，便成為科研院所管理人員所要面對(duì)的重大事件之一，也是各行各業(yè)的工作者需進(jìn)一步討論的話題。
（二）有助于實(shí)現(xiàn)科研院所文書的兩化結(jié)合。根據(jù)云計(jì)算的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在日益更新，其所具有的海量數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整理查詢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)傳送、多種語言翻譯等功能，及功能強(qiáng)大的各種科研院所的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，為科研院所文書檔案在BigData環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一結(jié)合奠定了良好的基礎(chǔ)技術(shù)支持。再者，科研院所文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的加工處理，又很大程度地增強(qiáng)了數(shù)據(jù)方面的安全可靠性。
（三）有助于提高科研院所檔案管理方式對(duì)時(shí)展要求的高度適應(yīng)。BigData時(shí)代的快速擴(kuò)展，當(dāng)今社會(huì)的電腦技術(shù)迅猛發(fā)展和科研院所研究方向的不斷進(jìn)步，只有加快對(duì)科研院所文書檔案的信息管理規(guī)劃，提高科研院所數(shù)據(jù)資源的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的有機(jī)結(jié)合，才能更好地使科研院所的工作健康平穩(wěn)的進(jìn)行，才能更快速地適應(yīng)時(shí)展的需求，適應(yīng)我國(guó)不斷改革創(chuàng)新的戰(zhàn)略目標(biāo)。
三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的應(yīng)用舉例
（一）曙光醫(yī)療解決方案。曙光信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光醫(yī)療解決方案”，而這份方案表明大數(shù)據(jù)對(duì)于醫(yī)療方面的作用毋庸置疑。曙光醫(yī)療開始面對(duì)的是“煙囪式”建設(shè)現(xiàn)狀，即建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息孤島——數(shù)據(jù)共享存在壁壘、峰值建設(shè)——資源利用率低、建設(shè)周期長(zhǎng)無法快速部署等問題，曙光醫(yī)療借助大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的幫助，成功完成此次醫(yī)療數(shù)據(jù)方面的改革。例如：智慧云助力醫(yī)療資源深度整合，大數(shù)據(jù)提升醫(yī)療云核心價(jià)值，云計(jì)算平臺(tái)計(jì)算及存儲(chǔ)支撐，大數(shù)據(jù)平臺(tái)助力科學(xué)決策及精細(xì)化管理，通過便捷的部署、全面的監(jiān)控、健全的警告形成大數(shù)據(jù)安全管理平臺(tái)（XData4s）,解決了大數(shù)據(jù)內(nèi)容安全、存儲(chǔ)安全、運(yùn)維安全、訪問安全等問題。
（二）WEWATCHSPORTS。在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用下，一款可追蹤全部賽事的APP——RUWT應(yīng)運(yùn)而生，這款軟件可在IOS、Android系統(tǒng)下，也可在Web環(huán)境下的瀏覽器中運(yùn)行。RUWT通過高速剖析SPORTS數(shù)據(jù)流讓粉絲們第一時(shí)間了解到心心念念的節(jié)目信息在某個(gè)頻道播出，還可以讓人們體驗(yàn)到現(xiàn)場(chǎng)投票的刺激感與滿足感。RUWT在谷歌電視和TiVo用戶中，只是執(zhí)行了一個(gè)調(diào)整頻道的過程。此應(yīng)用程序不僅幫助體迷們快速查詢到節(jié)目信息，而且還可以讓體迷們感知現(xiàn)場(chǎng)與電視機(jī)前不一樣的樂趣。
四、結(jié)論
大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研院所文書檔案的信息化管理是利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)高速運(yùn)行的處理特點(diǎn)，使院所中的研究人員更快速高效地獲得準(zhǔn)確而且完整的研究信息，不斷提高科學(xué)研究的效率性問題，從而也可以實(shí)現(xiàn)某些信息的大眾化共享，最大限度地?cái)U(kuò)寬其使用壽命。大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)科研院所的文書檔案信息化管理給予科學(xué)進(jìn)步的發(fā)展前所未有的發(fā)展動(dòng)力與堅(jiān)強(qiáng)后盾。
作者：劉洋 單位：石河子農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院
【摘要】
文書檔案是醫(yī)院工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是反映醫(yī)院整體管理和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展水平的一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。本文從辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合個(gè)人實(shí)際工作，分析辦公室文書檔案在實(shí)際工作中需解決的問題，并提出改進(jìn)方法。
【關(guān)鍵詞】
文書檔案；檔案管理；辦公室
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長(zhǎng)期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護(hù)管理、黨務(wù)管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學(xué)、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實(shí)施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄等重要內(nèi)容，對(duì)于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價(jià)值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。
一、辦公室文書檔案管理特點(diǎn)
（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進(jìn)行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級(jí)或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書、往來信件記錄及其他材料。
（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響到了檔案質(zhì)量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上的，是文書工作的終點(diǎn)。
（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進(jìn)行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務(wù)，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。
（四）文書檔案管理的相對(duì)保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責(zé)任就是維護(hù)檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關(guān)系，需要相對(duì)較高的保密要求。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題
（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時(shí)將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。
（二）辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為單薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
三、辦公室文書檔案管理工作的有效實(shí)施途徑
（一）完善文書檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計(jì)劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時(shí)效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無保存價(jià)值的文檔。
（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時(shí)歸檔的要記得催要；有外借卻未按時(shí)上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會(huì)否具有保存價(jià)值，不具社會(huì)價(jià)值的無需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁(yè)”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫(kù)工作。
（三）實(shí)施“自動(dòng)化”文書檔案管理。在自動(dòng)化環(huán)境下，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
（四）加強(qiáng)在職教育，強(qiáng)化管理文員培訓(xùn)。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學(xué)習(xí)并參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。2.要進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。
四、結(jié)語
文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴(yán)格控制每個(gè)工作細(xì)節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認(rèn)真搞好文書檔案與其他工作的銜接。
作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院
【摘要】
文書檔案作為執(zhí)法單位檔案管理中非常重要的一部分，執(zhí)法單位的發(fā)展歷程通通記錄在其中，對(duì)執(zhí)法單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。接下來就如何改善執(zhí)法單位文書檔案管理效率的幾點(diǎn)措施進(jìn)行探討。
【關(guān)鍵詞】
執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率；改善
執(zhí)法單位文書檔案保存的是有關(guān)本單位黨務(wù)、行政執(zhí)法、行政管理等活動(dòng)的檔案，通常情況下是由辦公室來進(jìn)行保管的，比如存檔件、會(huì)議記錄、發(fā)文原件等等文件資料。文書檔案一般是指處理完好以后具有保存價(jià)值的文件。辦公室執(zhí)法單位的關(guān)鍵組成部分，主要負(fù)責(zé)處理日常業(yè)務(wù)、傳達(dá)消息、協(xié)調(diào)溝通，這涉及到執(zhí)法單位管理水平的高低，可見，只有提高單位文書檔案的管理水平才能提高其管理效率，才能確保單位能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展。
一、提升單位文書檔案管理人員的素質(zhì)
任何一個(gè)單位制度的制訂、完善、執(zhí)行都是由員工來完成的，可見，文書檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要想提高單位文書檔案管理的工作效率，就必須要提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。一是要提高文書檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。二是以是否具有責(zé)任心、是否具有學(xué)習(xí)能力、是否具有較高的專業(yè)素養(yǎng)作為選擇文書檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)進(jìn)行崗位培訓(xùn)，進(jìn)一步確保能夠適應(yīng)文書檔案管理工作。三是提高單位文書檔案管理人員的地位，幫助他們解決在工作、生活、學(xué)習(xí)中遇到的困難，使他們能夠全身心地投入到單位文書檔案管理中。四是組織經(jīng)常性培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高他們工作效率。
二、建立科學(xué)機(jī)制將文書與檔案工作實(shí)現(xiàn)無縫銜接
從執(zhí)法單位文書檔案的產(chǎn)生與利用而言，單位中文書與檔案管理工作存有十分密切的聯(lián)系，有必要從單位整體工作上來看待文書與檔案管理工作，盡量從制度上為其創(chuàng)造一個(gè)完整的管理機(jī)制。一是實(shí)行文書崗位與檔案管崗位工作人員的統(tǒng)一管理、培訓(xùn)，要熟悉相互之間的工作流程、要求等，為文書資料的產(chǎn)生到歸檔能夠保持一致，以較高質(zhì)量的文稿、以順暢的公文流轉(zhuǎn)來保證文書檔案歸檔的高水平。二是為確保公文在起草過程中就能符合檔案管理的要求，單位檔案管理人員參與到單位文書的寫作、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中關(guān)注公文的動(dòng)態(tài)，以便于做到公文的及時(shí)歸檔，讓文書、檔案管理一體化。三是加強(qiáng)對(duì)文書崗位人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)，確保在文書處理過程中符合檔案管理的要求。
三、加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，信息化已然成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的前進(jìn)方向，執(zhí)法單位應(yīng)該把握好這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，積極推進(jìn)單位文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。當(dāng)前，由于受到我國(guó)檔案管理觀念、標(biāo)準(zhǔn)化落后與各類信息化管理軟件良莠不齊等影響，執(zhí)法單位的文書檔案管理中信息化程度普遍不高，我們有必要正確對(duì)待這一普遍現(xiàn)象，致力于將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)引入到單位文書檔案管理工作中，認(rèn)真分析單位文書檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)信息化的可能性，從而使單位整個(gè)文書檔案管理流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理的信息化建設(shè)是有個(gè)比較系統(tǒng)的過程，可以從提高單位文書檔案管理人員的建檔與歸檔意識(shí)出發(fā)，以電子化對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行處理，然后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)文書檔案的價(jià)值。
四、優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)
單位的文書檔案的收集整理工作，不單靠文書檔案管理人員苦干實(shí)干就能夠取得成績(jī)的工作，如果執(zhí)法單位文書檔案管理人員關(guān)起門來認(rèn)真做事，那么本單位的文書檔案管理工作是無法有效進(jìn)行的。執(zhí)法單位的文書檔案管理工作能夠樹立開展的前提是要與其他部門之間的相互合作，必須要獲得其他部門的積極配合，文書檔案資料能夠及時(shí)全面地收集。因此，單位文書檔案管理人員要與其他部門同事進(jìn)行有效地溝通，在進(jìn)行溝通的時(shí)候注意文書檔案收集的原則、范圍以及相關(guān)要求，這樣不僅可以降低其他部門同事的工作量，還可以促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展。
五、加強(qiáng)單位文書檔案的集中管理
當(dāng)前很多執(zhí)法單位的文書檔案管理工作都過于松散，導(dǎo)致文書檔案管理工作的不及時(shí)等等。因此，執(zhí)法單位有必要在單位內(nèi)部建立起專門的檔案室來進(jìn)行文書檔案的管理工作，對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理。并根據(jù)單位實(shí)際的發(fā)展情況，制定相應(yīng)的文書檔案資料的分類制定并進(jìn)行調(diào)整。除了特殊崗位、部門之外，執(zhí)法單位需要將文書檔案資料移送到檔案室統(tǒng)一進(jìn)行管理，決不允許將文書檔案等留在科室、個(gè)人手中這樣的現(xiàn)象發(fā)生。與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)單位各類音頻、視頻、實(shí)物、電子等載體的文書檔案的收集工作，使單位的文書檔案管理工作的流程與管理方式方法更加規(guī)范，從而提高單位文書檔案管理工作的效率。
總之，要想提高執(zhí)法單位文書檔案管理的效率，就必須要從思想上、行動(dòng)上加大對(duì)單位文書檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與理論素養(yǎng)。從單位實(shí)際情況出發(fā)，提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步推進(jìn)文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，提高文書檔案管理工作的工作效率，才能夠使文書檔案發(fā)揮出該有的作用。.
作者：賀飛 單位：四平市普通公路超限超載運(yùn)輸檢測(cè)站
摘要：
文書檔案是一個(gè)單位的基本數(shù)據(jù)，它包括了單位的發(fā)展歷史，涉及單位的行政管理、財(cái)務(wù)活動(dòng)、銷售活動(dòng)、法律活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)等諸多方面,單位的正常運(yùn)行離不開這些文件的維護(hù)，同時(shí)文書檔案對(duì)決策有憑證和參考作用，因此單位的文書檔案管理工作十分重要。但是就目前形式來看，很多單位對(duì)于文書檔案的管理工作重視程度還不夠。隨著社會(huì)的發(fā)展，提高管理效率勢(shì)在必行，以此為出發(fā)點(diǎn)，分析文書檔案的概念，文書檔案管理效率提升的意義以及提高路徑等問題，為未來進(jìn)一步提升文書檔案管理效率奠定基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：
文書檔案；管理；效率提高
文書檔案管理工作是一個(gè)單位或者企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，影響著單位和企業(yè)的未來發(fā)展趨勢(shì)，也是決策者進(jìn)行各種決策所依據(jù)的證據(jù)來源所在。隨著市場(chǎng)機(jī)制的改革、經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，改變管理松懈的現(xiàn)狀，提升文書檔案管理工作的效率有利于單位的平穩(wěn)、健康、長(zhǎng)期發(fā)展。廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心（原稱廣東省計(jì)算中心）是我省最早從事計(jì)算方法研究、計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究及推廣、為全省培養(yǎng)計(jì)算機(jī)使用維護(hù)和操作的專業(yè)人才的省直科研機(jī)構(gòu)，承載著信息系統(tǒng)規(guī)劃、咨詢、監(jiān)理、開發(fā)、測(cè)評(píng)，服務(wù)計(jì)算、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、專業(yè)鎮(zhèn)理論研究、高性能計(jì)算研究與服務(wù)，科技成果轉(zhuǎn)化、信息技術(shù)人才培養(yǎng)、政府委托任務(wù)等職能，是一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)中心。如何提升該單位文書檔案管理工作效率也是廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心亟待解決的問題。
1文書檔案管理概述
文書檔案是一個(gè)單位或企業(yè)從誕生到發(fā)展過程中形成的一個(gè)巨大的資料庫(kù)，存在形式更是多種多樣：請(qǐng)示、信函、通知、通告、會(huì)議記錄、總結(jié)、命令、決定等等。對(duì)于廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心這么一個(gè)歷史悠久的科研單位，文書檔案的種類和數(shù)量繁多，文書檔案管理工作是將已經(jīng)形成的文書進(jìn)行歸類整理，運(yùn)用科學(xué)的分類方法和歸檔方法進(jìn)行系統(tǒng)的劃分、整理，最終以一種合理的形式進(jìn)行保管的管理性工作。
2文書檔案管理工作的重要性
由于文書檔案管理關(guān)系到一個(gè)單位或企業(yè)的發(fā)展和決策，因此具備政策性和很強(qiáng)的保密性。文書檔案作為一個(gè)重要的數(shù)據(jù)資源庫(kù)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理。因此一個(gè)單位從上到下，所有員工重視文書檔案管理工作這是十分必要的。首先，文書檔案是單位處理問題的憑證，而且經(jīng)過一段時(shí)間，一些文書材料經(jīng)過一定的處理會(huì)具有法律效力，這與普通的論文、著作不同。其次，文書檔案是一種真實(shí)的記錄材料，具有客觀性、不可更改性。最后，文書檔案是很重要的參考資料，可以讓我們了解一個(gè)單位的由來和發(fā)展史，甚至真實(shí)地反映著社會(huì)發(fā)展的軌跡。
3文書檔案管理存在的問題
3.1文書檔案管理理念落后
文書檔案管理工作不僅僅是將文書資料進(jìn)行歸檔存放這么簡(jiǎn)單的過程，因?yàn)槲臅鴻n案的管理是為了服務(wù)日后，因此在整理過程中必須按照一定的原則、分類進(jìn)行匯總，并且對(duì)于量比較大的資料要進(jìn)行編碼，按照序列存儲(chǔ)，這樣對(duì)于日后的檢索、查找、提取會(huì)更加方便，這也是文書檔案管理工作的意義所在。但是目前的文書檔案管理工作前期的工作量十分巨大，或者比較注重收藏的過程，對(duì)于日后如何提取這些材料進(jìn)行利用則做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，造成了管理工作的浪費(fèi)。這些都是由文書檔案管理理念還不先進(jìn)造成的。
3.2電子信息化程度不高
據(jù)了解，目前很多單位的文書檔案管理工作，不論從人員配備還是處理技術(shù)上都十分落后，尤其是在電子化時(shí)代，手工處理顯然不合時(shí)宜。電子信息化程度較低的現(xiàn)狀，給各種文書檔案的收集、整理、保存都帶來了阻力。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案管理的電子信息化是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。3.3文書檔案檢索效率不高既然文書檔案是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，因此信息檢索就十分重要，但是目前廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心的手工檢索比重還很高，對(duì)于計(jì)算機(jī)檢索的利用尚不普遍，目前文書檔案管理工作人員仍然注重手工檢索的工作，也開發(fā)了相關(guān)的很多檢索工具，但這種重量不重質(zhì)的做法，必然會(huì)影響檢索的工作效率。
4提高文書檔案管理效率的路徑
4.1增強(qiáng)全員的文書檔案意識(shí)
經(jīng)過前面的介紹，我們能夠了解文書檔案是一個(gè)單位或企業(yè)管理層的重要組成，記載了一個(gè)單位或企業(yè)的由來與發(fā)展，對(duì)于一個(gè)單位或企業(yè)的未來發(fā)展十分重要。因此想要提高文書檔案管理效率首先要做的就是加大文書檔案工作重要性的宣傳力度，盡可能地讓一個(gè)單位中所有的人員都重視文書檔案的管理，在工作中注意各種文書材料的留存和移交。其次是要將檔案工作融入到單位或企業(yè)的考核當(dāng)中，用制度來約束大家，讓大家時(shí)刻緊記文書檔案的整理，追究忽視者的責(zé)任，獎(jiǎng)勵(lì)將文書檔案工作落到實(shí)處的工作人員。
4.2加強(qiáng)文書檔案的集中管理
經(jīng)調(diào)查，廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心目前的文書檔案管理工作比較松散，應(yīng)該成立專門的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的人才，采納國(guó)際先進(jìn)的技術(shù)，未來文書檔案的管理一定是整齊劃一的。每個(gè)單位應(yīng)該及時(shí)了解自己的情況，制定文書檔案管理的各項(xiàng)制度，包括收集錄入、過程整理以及調(diào)閱封存等等，最后由專門的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理，當(dāng)然一些特殊的部門可以不按照規(guī)定進(jìn)行文書檔案的整理，這些也都要進(jìn)入制度。這樣有效、集中的管理可以很好地避免各種文書檔案遺留在某一個(gè)個(gè)人或者部門的手中，造成不必要的流失或者外泄。針對(duì)各種信息化資源比較多的情況，對(duì)于音頻、視頻、等電子形式的文件，更加需要規(guī)范化的整理方式和管理方法，要注重國(guó)外相關(guān)技術(shù)的引進(jìn)，從而提高文書檔案管理工作的效率。
4.3推進(jìn)文書檔案管理的信息化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用預(yù)示著各行各業(yè)都必須面臨一場(chǎng)改革，我國(guó)目前的文書檔案管理依然受傳統(tǒng)思想和標(biāo)準(zhǔn)的限制，信息化建設(shè)明顯落后，這是我們必須正視的一個(gè)問題，計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)入文書檔案管理體系不僅可以簡(jiǎn)化流程，而且可以高效率地被利用，最重要的是要分析在整個(gè)過程中哪些環(huán)節(jié)可以引入信息化，進(jìn)而在制定標(biāo)準(zhǔn)化的流程。此外推進(jìn)文書檔案管理的信息化建設(shè)還需要工作人員思想和行動(dòng)上的配合，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化推廣是未來的一大發(fā)展趨勢(shì)。
4.4優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)
文書檔案的收集整理是一個(gè)漫長(zhǎng)而且細(xì)致的工作，因此不能一門心思地蠻干苦干，這種工作方式是不能夠取得有效成果的，需要的是交流，學(xué)習(xí)和吸取經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)決不能閉門造車。檔案部門在整理單位文書檔案的時(shí)候要注意與其他部門的協(xié)同合作，因?yàn)槠渌块T在文書檔案整理過程中都是需要配合的對(duì)象，決定了各種檔案是否能夠及時(shí)、有效、集中的移交到檔案管理部門。因此平時(shí)檔案部門的工作人員就要及時(shí)跟其他部門的工作人員進(jìn)行交流，傳達(dá)資料、整理原則，移交程序等等，這樣不僅能夠降低各部門在檔案管理方面的時(shí)間浪費(fèi)，而且可以優(yōu)化整個(gè)整理環(huán)節(jié)，節(jié)約資源。
4.5提高檔案管理人員素質(zhì)
一個(gè)單位或者企業(yè)各項(xiàng)制度的研究、生成以及運(yùn)用都是靠著員工自身來完成的，因此單位文書檔案管理工作人員的素質(zhì)是十分重要的。①工作人員首先要從內(nèi)心意識(shí)到檔案管理工作的重要性，知道檔案管理的根本宗旨就是為了服務(wù)單位；②單位在用人之初，就要做到先能者居之，管理文書檔案的工作人員必須具備高度的責(zé)任心，有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和文書檔案管理的技能，當(dāng)然在她們真正的入職之前還要對(duì)其進(jìn)行有效的培訓(xùn)，確保每一位工作人員都是經(jīng)過培訓(xùn)合格上崗的；③單位不僅要從思想上重視檔案管理的重要性，更要在現(xiàn)實(shí)中提升文書檔案管理工作人員的地位、升工作效率打下基礎(chǔ)。
5總結(jié)
綜上，我們可以看出，科學(xué)技術(shù)不斷有新的突破，給一個(gè)單位或企業(yè)的文書檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是當(dāng)一個(gè)單位發(fā)展歷史悠久，涉及方面廣泛的時(shí)候，它的檔案管理工作更要從基礎(chǔ)抓起、穩(wěn)扎穩(wěn)打，從單位實(shí)際情況出發(fā)，提升管理者意識(shí)，推進(jìn)管理工作與現(xiàn)代化接軌，運(yùn)用科學(xué)的方式方法提升文書檔案管理工作的效率，從而發(fā)揮文書檔案對(duì)于一個(gè)單位或企業(yè)的重大意義。
作者：馬妙儀 單位：廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)中心
一、供電企業(yè)文書檔案的信息化管理的意義
1、全面提高企業(yè)文書檔案管理水平
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)、智能技術(shù)、現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展。隨著供電企業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數(shù)字量也持續(xù)累積，在數(shù)字信息技術(shù)的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理的積極創(chuàng)新。所以，創(chuàng)建并形成供電企業(yè)自身的檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)其管理水平的提高具有十分積極的意義。
2、推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化
在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)都體現(xiàn)出超強(qiáng)的數(shù)據(jù)計(jì)算、檢索、查詢、儲(chǔ)存等功能，也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)距離傳輸、轉(zhuǎn)譯等。功能健全的數(shù)據(jù)化信息系統(tǒng)為供電企業(yè)的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、準(zhǔn)確化、高效化管理，這是因?yàn)閿?shù)字化信息技術(shù)能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理又推動(dòng)了其網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)。因?yàn)樵跀?shù)字信息技術(shù)的支持下，一些檔案資料可以以數(shù)據(jù)、信息的形式被輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)登錄能夠?qū)崿F(xiàn)信息的查詢、更新與咨詢等功能。
3、促進(jìn)文書檔案的利用與共享
在現(xiàn)代化數(shù)字信息系統(tǒng)的有效支持下，供電企業(yè)文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發(fā)和利用，具體體現(xiàn)在：為企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)階層、各個(gè)崗位的工作人員提供及時(shí)、快速、有效的信息咨詢與查詢服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)背景下，供電企業(yè)各部門人員通過資格認(rèn)證的方式登錄企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，就能夠?qū)崿F(xiàn)檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業(yè)內(nèi)部員工的信息咨詢權(quán)限，同時(shí)，也維護(hù)了企業(yè)檔案信息資源的安全，通過數(shù)字信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。
4、促進(jìn)文書檔案管理走向現(xiàn)代化
現(xiàn)代化的社會(huì)是數(shù)據(jù)信息社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了各行各業(yè)全新的改革與發(fā)展任務(wù)，供電企業(yè)必須緊跟時(shí)展步伐，其各項(xiàng)管理工作要邁向數(shù)字化、智能化、信息化行列，要融入計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等行列，善于利用這些技術(shù)來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現(xiàn)代社會(huì)接軌，才能加快文書檔案管理的現(xiàn)代化步伐，才能更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)，才能實(shí)現(xiàn)同其他行業(yè)的有效對(duì)接，也才能為客戶提供更加滿意的服務(wù)。
二、供電企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用
1、創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化管理制度
健全的制度是檔案數(shù)字化管理的有效依據(jù)，因?yàn)橹挥袆?chuàng)建規(guī)范、完善的檔案管理制度，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、制度化、正規(guī)化。因此，供電企業(yè)必須意識(shí)到制度的重要性，建立健全一套科學(xué)合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格要求相關(guān)人員依照制度開展工作，圍繞制度進(jìn)行管理，利用制度來規(guī)范管理人員行為，以此達(dá)到文書檔案的規(guī)范化、正規(guī)化管理。
2、文書檔案的數(shù)字化管理
以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數(shù)字時(shí)代的來臨，數(shù)字信息技術(shù)的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化軟件、數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)等可以最大程度地減少工作量、控制工作強(qiáng)度。供電企業(yè)必須推動(dòng)文書檔案的數(shù)字化管理，創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫(kù)，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數(shù)字化管理，形成電子檔案系統(tǒng)，使供電企業(yè)檔案文書管理納入數(shù)字化管理行列，以此來推動(dòng)檔案的信息化管理。
3、強(qiáng)化文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
供電企業(yè)文書檔案走向數(shù)字化管理后，依然要朝著網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展，這是因?yàn)橹挥型ㄟ^現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，依托于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來加強(qiáng)各個(gè)區(qū)域間的聯(lián)系，才能實(shí)現(xiàn)各個(gè)地域、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是一大發(fā)展趨勢(shì)，具體的網(wǎng)絡(luò)化管理包括：文書檔案的網(wǎng)絡(luò)分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)能夠進(jìn)一步擴(kuò)大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發(fā)和使用力度，以此來確保供電企業(yè)文書檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。
4、企業(yè)文書檔案的安全化管理
企業(yè)文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優(yōu)勢(shì)方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴(yán)重的安全威脅。安全問題也是大數(shù)據(jù)背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業(yè)非常關(guān)心的問題，因?yàn)樗P(guān)系到企業(yè)秘密信息的安全度，關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。供電企業(yè)必須加大信息技術(shù)與數(shù)據(jù)系統(tǒng)的改進(jìn)、更新、維護(hù)與升級(jí)管理力度，做好保密工作，維護(hù)系統(tǒng)安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強(qiáng)安全防護(hù)。提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力，控制其失誤操作，及時(shí)排除系統(tǒng)故障，定期清理系統(tǒng)病毒、增設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護(hù)文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業(yè)對(duì)于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數(shù)，一切涉及企業(yè)秘密的文件都必須進(jìn)行密保設(shè)置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。
5、推進(jìn)文書檔案的信息化利用
現(xiàn)代社會(huì)是信息化智能社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行業(yè)，為各行業(yè)的經(jīng)營(yíng)、運(yùn)營(yíng)與管理提供了全新的動(dòng)力，創(chuàng)造出了可觀的效率和效益。電力行業(yè)文書檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)的大力支持，供電企業(yè)必須加大力度推進(jìn)文書檔案的信息化利用。首先，供電企業(yè)必須積極引進(jìn)、推廣并使用現(xiàn)代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，為企業(yè)編制專門的文檔管理信息系統(tǒng)，并做好信息系統(tǒng)的定期檢查與維護(hù)工作，維護(hù)系統(tǒng)的安全、常規(guī)運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強(qiáng)化信息服務(wù)理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的信息意識(shí)，根據(jù)信息的源頭來收集、儲(chǔ)存信息，必須對(duì)公開的信息保持高度警惕意識(shí)。同時(shí)，能夠根據(jù)已有的用戶信息，進(jìn)行深入、系統(tǒng)的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規(guī)劃出一套有針對(duì)性、有層次的服務(wù)策略，不斷提升對(duì)文書檔案信息資源的開發(fā)、整理、分析與轉(zhuǎn)化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價(jià)值，發(fā)揮對(duì)企業(yè)的信息服務(wù)功能，從而支持供電企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。供電企業(yè)文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質(zhì)文件管理同步進(jìn)行的過程，企業(yè)既要加大電子信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用力度，同時(shí)，也要加大對(duì)紙質(zhì)信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對(duì)電子信息系統(tǒng)的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據(jù)。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務(wù)。供電企業(yè)文書檔案應(yīng)該在企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)、研究、管理、運(yùn)營(yíng)各個(gè)方面發(fā)揮信息服務(wù)功能與作用，為供電企業(yè)決策的制定、發(fā)展目標(biāo)的確立、未來發(fā)展規(guī)劃等提供參考依據(jù)和信息咨詢，體現(xiàn)出信息化管理模式下，檔案資源信息服務(wù)的智能化、現(xiàn)代化、便捷化，例如：通過E-mail，網(wǎng)絡(luò)對(duì)話系統(tǒng)、短信息通訊等模式來實(shí)現(xiàn)信息的傳輸與傳送，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的信息服務(wù)，啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)硬盤、電子郵件系統(tǒng)等來為用戶提供遠(yuǎn)距離的信息傳輸服務(wù)，確保企業(yè)員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業(yè)還可以依靠信息系統(tǒng)面向廣大服務(wù)對(duì)象來公開信息，以此來拓展服務(wù)范圍，提高供電服務(wù)水平，確保用戶能獲得及時(shí)、有效的信息咨詢服務(wù)。
三、總結(jié)
供電企業(yè)文書檔案信息化管理工作關(guān)系到供電企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策、發(fā)展目標(biāo)、工作規(guī)劃等的制定，必須加大對(duì)文書檔案管理工作的重視力度，積極培養(yǎng)專業(yè)的行業(yè)人才，加大培訓(xùn)力度，加大資金投入力度，推動(dòng)文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，從而為企業(yè)的發(fā)展提供信息性支持。
作者：呂紅怡 單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司江門鶴山供電局
1文檔管理存在的問題
1.1綜合性文檔管理問題
患者的檢查結(jié)果、診治過程記錄等更新不夠及時(shí)，工作過程中存在較強(qiáng)的被動(dòng)性，缺乏目的性，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。如部分患者的檢查結(jié)果發(fā)生遺漏登記的情況，這主要和工作量大、人員分工不明確、資料無備份、信息資料收集渠道單一等因素密切相關(guān)，綜合性文檔的遺失可對(duì)患者的診斷、治療等過程造成非常不利的影響，也容易導(dǎo)致錯(cuò)診、漏診及醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生，建立起完善的電子檔案管理體系和醫(yī)療互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)變得非常必要。
1.2管理性文檔管理問題
各種管理制度、政策性文件常常由于人員的培訓(xùn)、文件撰寫的需要而被調(diào)閱，但由于未能建立期信息化的文檔調(diào)閱及登記制度，一些管理文件長(zhǎng)時(shí)間地滯留在借閱人處無法歸檔，部分文件還出現(xiàn)外借、遺失、借閱人缺失登記等情況，給其他實(shí)習(xí)醫(yī)師、醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生及醫(yī)療人煙的教育培訓(xùn)、文件學(xué)習(xí)及整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)的安全性造成了極大的威脅。
1.3記錄性文檔管理問題
該類文檔包括的文件、資料數(shù)最多，涉及的范圍也最廣，且往往需要在較短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行同步更新，因此在文檔記錄過程中存在的問題也最多。首先，該類文件缺乏明確的分類和有效的保存，而模糊的分類也給資料的查找?guī)砹溯^大困難，有些資料還出現(xiàn)了文檔題目和內(nèi)容不一致的情況；其次，重要資料如基建合同、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、評(píng)價(jià)結(jié)果等文檔的安全性也存在隱患；再次，文檔記錄的錯(cuò)誤較多，如文檔裝訂、文檔格式、目錄編制等錯(cuò)誤較多；最后，缺乏電子記錄的升級(jí)、轉(zhuǎn)讓和備份。
2醫(yī)院文檔的信息化管理策略
2.1醫(yī)療性文檔信息化管理策略
通過以上分析知，綜合性文檔管理過程中體現(xiàn)的最主要的問題是工作量大和工作效率低下，這和沒有建立起完善的電子健康信息、電子診治檔案的信息化管理體系緊密相關(guān)。因此在當(dāng)前的新形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)于醫(yī)療信息化的資金投入，建立起完善的健康信息和診治過程記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過開發(fā)操作控制系統(tǒng)在保障醫(yī)療資料的安全性前提下充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)療人員對(duì)以上記錄的實(shí)時(shí)調(diào)閱、補(bǔ)充完善、文檔管理和網(wǎng)絡(luò)共享，這樣可有效提高醫(yī)療性文檔的信息更新、信息處理和信息備份的工作效率，同時(shí)也拓寬了信息收集的渠道，并通過醫(yī)療領(lǐng)域內(nèi)的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)共享提高了臨床診治效果，可有效減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。
2.2管理性文檔的信息化管理策略
對(duì)于管理文檔的歸檔問題，與加強(qiáng)指定人員對(duì)明確的歸檔時(shí)間、文檔調(diào)閱人登記工作的管理強(qiáng)度相比，建立起信息化的文檔調(diào)閱系統(tǒng)更具有優(yōu)越性。通過建立該系統(tǒng)，可使文檔借閱人的有關(guān)于管理文檔的一切活動(dòng)如文檔調(diào)閱時(shí)間、文檔名稱、借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式等都有據(jù)可查，且使文檔管理過程和借閱人的文檔調(diào)閱過程更加方便，另外對(duì)接近歸檔時(shí)間的文檔借閱者還具有提示作用，而信息化文檔調(diào)閱系統(tǒng)在管理性文檔的管理中也具有廣闊的應(yīng)用前景。
2.3記錄性文檔的信息化管理
針對(duì)該類文檔文件和資料數(shù)多、涉及的范圍廣、記錄更新速度快等特點(diǎn)，通過建立文檔電子信息臺(tái)帳將非常用性資料分為合同類、科研類、教育類、管理類等記錄，并根據(jù)其重要程度將其分為一類(合同、科研)、二類(教育、管理)和三類(其他)文件并做好相關(guān)文檔屬性、信息資料的電子備份；另外對(duì)于部分常用文檔還可分科室進(jìn)行電子備份、保存和相關(guān)管理，這樣也有助于實(shí)施分級(jí)管理、縮短查找時(shí)間、利于信息快速更新并最終達(dá)到提升工作效率的目的。
3總結(jié)
本文中筆者將醫(yī)院文檔主要分成綜合性文檔(患者的診治記錄及預(yù)后資料)、管理性文檔(管理制度、各種表格記錄、政策性文件)、記錄性文檔(重大事件記載、財(cái)務(wù)支出記錄、人事資料、科研數(shù)據(jù)記錄、專利文獻(xiàn)、考核記錄、基建及醫(yī)療設(shè)備買賣合同)三類，并試分析了在三類文檔管理中存在的代表性問題，最后提出了醫(yī)院文檔的信息化管理策略?？傊⒉⑼晟茖?duì)電子文檔(記錄信息檔案、相關(guān)合同、設(shè)備購(gòu)買信息和管理性文件)進(jìn)行調(diào)閱、實(shí)時(shí)更新和修改補(bǔ)充的信息化管理體系以及醫(yī)療領(lǐng)域的信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于醫(yī)院文檔的管理具有重要意義，值得實(shí)踐和應(yīng)用。
作者：韓曉怡 單位：江蘇省常熟市支塘人民醫(yī)院
一、電力系統(tǒng)文書檔案的涵義和特征
電力系統(tǒng)文書檔案又稱電力管理性檔案，是在電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的，指其辦理完畢、有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，在其黨務(wù)、行政管理、調(diào)度服務(wù)等活動(dòng)中為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等的實(shí)際需要，用文字、圖表、電子等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。電力系統(tǒng)文書檔案具有基礎(chǔ)性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務(wù)性，文書和文書檔案管理工作是互相促進(jìn)、互相聯(lián)系、密不可分的工作，主要涉及電力系統(tǒng)行政管理、黨群管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理以及財(cái)務(wù)管理等方面。
二、加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理的重要意義
加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理工作是電力企業(yè)提高管理水平、快速健康發(fā)展的必然趨勢(shì)，是強(qiáng)化電力系統(tǒng)內(nèi)部管理、提高工作效率的重要體現(xiàn)，是其工作業(yè)績(jī)和管理水平的歷史記錄和再現(xiàn)，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)，還是檔案科學(xué)管理研究的基石，是衡量電力系統(tǒng)檔案管理水平的高低的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)之一。電力系統(tǒng)檔案管理是其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的管理要素，是電力企業(yè)管理中一個(gè)重要部分，具體負(fù)責(zé)日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)管理、檔案管理與保管等。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，成為其最佳技術(shù)手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時(shí)，開發(fā)電力系統(tǒng)文檔信息平臺(tái)，能夠及時(shí)、動(dòng)態(tài)地查閱電力文書檔案，用于內(nèi)部員工熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復(fù)網(wǎng)上閱覽，在做好政策性、專業(yè)性、保密性的同時(shí)，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值。
三、加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理的對(duì)策研究
1、加大法律、法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)電力系統(tǒng)全員文書檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視
加大檔案法律法規(guī)的宣傳，提高電力系統(tǒng)法治意識(shí)和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)的力度，加強(qiáng)員工對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，從而加大開發(fā)利用的力度，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。領(lǐng)導(dǎo)的支持力度在一定程度上影響了電力系統(tǒng)文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進(jìn)電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)合作的重要一環(huán)，為實(shí)際的文書檔案研究和服務(wù)工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2、開展繼續(xù)教育和終身學(xué)習(xí)制，全面提高電力系統(tǒng)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，有效提升文書檔案管理水平
電力系統(tǒng)文書檔案管理水平關(guān)鍵取決于文書檔案專業(yè)人員的素質(zhì)高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要有較高的服務(wù)意識(shí)和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，持續(xù)拓寬工作思路和知識(shí)面，提供機(jī)會(huì)加強(qiáng)行業(yè)交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，借鑒兄弟單位以及國(guó)內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗(yàn)，成功打造一支復(fù)合型文書檔案人才隊(duì)伍，并不斷提升其綜合素質(zhì)，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎(chǔ)，也是電力系統(tǒng)加大檔案科技進(jìn)步、提高管理水平、深入開展檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵所在。明確電力系統(tǒng)文書檔案工作人員繼續(xù)教育和終身學(xué)習(xí)制的目的，從目的性、現(xiàn)實(shí)性和實(shí)效性出發(fā)，本著缺什么補(bǔ)什么、“學(xué)以致用”的方針，在學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。電力系統(tǒng)走向國(guó)際化的標(biāo)志有兩個(gè)，一個(gè)是電力系統(tǒng)設(shè)備的自動(dòng)化，另一個(gè)就是電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負(fù)著為電力企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責(zé)任，信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)信息化進(jìn)程的逐步深入，給電力系統(tǒng)文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機(jī)遇。尤其是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù)，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的文書檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。開展電力系統(tǒng)文書檔案工作人員在職學(xué)習(xí)的約束、激勵(lì)措施，與工資、技術(shù)職稱以及管理人才培養(yǎng)、提拔相結(jié)合，增強(qiáng)文書檔案工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，不斷更新知識(shí)、拓寬視野，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統(tǒng)文書檔案管理的技能，更好地適應(yīng)電力系統(tǒng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的要求，不斷提升電力系統(tǒng)文書檔案管理的水平。
3、建立健全電力系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理模式
參照國(guó)家有關(guān)法律制定符合電力系統(tǒng)文書檔案特點(diǎn)的規(guī)章制度，做到科學(xué)、合理、操作性強(qiáng)，明確各崗位的職責(zé)，從文書檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、基礎(chǔ)分工、考核標(biāo)準(zhǔn)、激勵(lì)約束等均做到有法可依、有章可循，從而有效地控制電力系統(tǒng)文書檔案的形成、整理、歸檔、安全防護(hù)、過期銷毀、閱覽許可、綜合利用等，尤其對(duì)特殊載體的檔案要采取有效的安全防護(hù)措施加以重點(diǎn)保護(hù)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的工作模式和思維方式，采用數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，在文書檔案管理實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的同時(shí)，為電力發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)工作。
4、加大電力系統(tǒng)文書檔案的開發(fā)利用力度。
文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，電力系統(tǒng)文書檔案必須由原來的保管型向綜合開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，發(fā)揮文書檔案的價(jià)值最大化才是文書檔案管理永恒的主題和最終目的，充分發(fā)揮其提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、維護(hù)電力系統(tǒng)健康快速發(fā)展的重要作用。開展無紙化辦公，利用電視臺(tái)文書檔案信息化、數(shù)字化技術(shù)，這是提高檔案利用率的有效手段，解決檔案管理動(dòng)力不足、單調(diào)乏味的現(xiàn)狀，避免重復(fù)、機(jī)械勞動(dòng)，深化檢索、簡(jiǎn)化統(tǒng)計(jì)整理的手續(xù)，推動(dòng)其信息化進(jìn)程，達(dá)到事半功倍、提高工作效率的目的，創(chuàng)新開發(fā)利用機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)意思，把文書檔案這一珍貴財(cái)富有機(jī)地轉(zhuǎn)化為電力企業(yè)生機(jī)勃勃的生產(chǎn)力，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。
一、文書檔案管理工作的重要性
文書檔案的管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性非常強(qiáng)的工作，作為文書檔案管理人員必須要深刻認(rèn)識(shí)到其重要性，特別是在今天市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景之下，文書檔案工作能夠順利進(jìn)行直接關(guān)系到單位各項(xiàng)事業(yè)是否能夠長(zhǎng)足發(fā)展。這是由于文書檔案通常是對(duì)單位各項(xiàng)活動(dòng)的客觀記錄，它具有真實(shí)性和客觀性，是擁有法律效用的；文書檔案和其他各種文獻(xiàn)資料有一定的區(qū)別，它的歷史憑證效用來自于其形成過程中的各個(gè)因素，文書檔案的形成具有自然性，因此決定了其記錄內(nèi)容的客觀性；此外，文書檔案在很多方面都準(zhǔn)確的反映了對(duì)事業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其保存的形式可以是紙質(zhì)的，也可以是電子形式；由于文書檔案在很多方面都能夠體現(xiàn)出單位活動(dòng)的深度與廣度，因此單位保存的文書檔案還具有很大的參考性，能夠?yàn)閱挝辉谖磥砀玫拈_展社會(huì)活動(dòng)提供更多的科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)。
二、當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題
（一）單位各部門之間不能密切配合
在實(shí)際的管理過程之中，如果單位內(nèi)各個(gè)分支部門以及基層部門之間無法進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)配合，那么必然會(huì)對(duì)文書檔案管理工作造成非常大的影響。例如文書檔案的歸檔環(huán)節(jié)，這一工作就是要收集各個(gè)部門相應(yīng)的的文件資料，往往有部分部門為了自己部門的效益或者其他一些因素而隱瞞上交，導(dǎo)致文件收集工作遭遇尷尬，很多檔案管理人員在進(jìn)行反復(fù)的收集之后感覺力不從心，只能放棄文件資料的采集。這樣一來，單位的很多重要文件都無法找回，為單位帶來了更多損失。
（二）文書檔案管理的規(guī)范程度不足
當(dāng)前有很多大中型的事業(yè)單位以及檔案單位都存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號(hào)、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。此外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，當(dāng)前很多單位所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)單位所選擇，一些文書檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實(shí)踐自己已經(jīng)研制出了很多檢索工具，他們錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具運(yùn)用得多更能夠提升檔案管理質(zhì)量，追求多而不求精。
（一）文書工作與檔案工作銜接不緊密
文書與檔案管理工作即是相互獨(dú)立又是相互聯(lián)系的，其二者是對(duì)立統(tǒng)一、密不可分的。所以要有效的實(shí)施文書與檔案管理工作的方法就是按照分體式管理模式來進(jìn)行，如此才會(huì)確保二者的管理都可以正常有序的開展。但是我們可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前有部分單位在進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中還是根據(jù)分塊式管理模式來對(duì)二者進(jìn)行管理，這種管理手段雖然在過去的工作中也有一定的優(yōu)勢(shì)，但是實(shí)際上這樣做會(huì)讓文書工作和檔案工作之間產(chǎn)生更大的距離。加之很多文書人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不深入，而檔案管理人員對(duì)文書方面的工作也不是很了解，這樣就直接造成了此二者在實(shí)際管理過程中出現(xiàn)了很多矛盾和問題。
（二）單位高層管理人員對(duì)文書檔案不重視
在部分單位中的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度不足，沒有深刻的認(rèn)識(shí)到它的重要性。部分管理人員認(rèn)為文書檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的收集資料、保存資料，雖然單位方面在很多地方給予了大力支持，但是還是會(huì)因?yàn)楣芾硪庾R(shí)的問題而難以達(dá)到預(yù)期的管理效果，也無法給單位帶來有效的經(jīng)濟(jì)回報(bào)。在部分單位，一些管理人員只要求從事文書檔案管理相關(guān)人員將收集到的文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存，而并沒有其他規(guī)范性的要求，這就導(dǎo)致文書檔案工作僅僅在口頭上得到肯定，而實(shí)際工作中卻無法得到重視。同時(shí)，在一個(gè)單位中因?yàn)椴块T管理者對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不同，也會(huì)在管理過程中引起很多分歧與問題。
三、加強(qiáng)文書檔案管理工作的對(duì)策
（一）促進(jìn)各部門之間的協(xié)同合作
任何單位都是由不同的基層部門所構(gòu)成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來，檔案管理工作者應(yīng)該要準(zhǔn)確的把握部門之間的聯(lián)系，充當(dāng)部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實(shí)際管理過程中，文書檔案管理工作者必須主動(dòng)的去了解各個(gè)部門的實(shí)際情況，同時(shí)要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作。此外，文書檔案管理人員要積極的游走于不同部門之間，對(duì)于那些具有很高價(jià)值的文件資料要第一時(shí)間進(jìn)行收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。
（二）確保文書檔案管理更為規(guī)范
首先，要對(duì)顯存的文書檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的檢查，剔除部分陳舊失效的卷宗，從而避免以后使用電腦管理時(shí)產(chǎn)生重復(fù)的情況，降低管理水平；其次，應(yīng)該對(duì)文書檔案資料進(jìn)行再次組合，尤其是部分組卷比較混亂的卷宗必須再次進(jìn)行編排，在編排的過程中要竭力把那些存在關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行組合，對(duì)于部分無頁(yè)碼、無標(biāo)題的檔案資料要重新填寫，盡量保證檔案資料的規(guī)范性；最后，對(duì)于存在命題重復(fù)或不清楚的檔案資料要統(tǒng)一進(jìn)行命題，以避免在電子管理時(shí)出現(xiàn)難以識(shí)別的現(xiàn)象。
（三）讓文書工作和檔案管理緊密連接
文書工作作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，其工作水平的高低在很大程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量的好壞與否，如果不能有效提升文書工作效率，那么保證檔案管理工作質(zhì)量就無從談起。因此檔案管理應(yīng)該是建立在規(guī)范的文書工作的基礎(chǔ)之上的。廣大文書工作人員應(yīng)該盡量提升自己對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，確保文書材料可以在第一時(shí)間進(jìn)行歸檔立卷處理。在工作中必須讓文書工作和檔案管理緊密的結(jié)合起來，科學(xué)的控制文件檔案管理質(zhì)量，尤其是對(duì)于部分帳外資料，更需要第一時(shí)間進(jìn)行處理。
（四）單位管理人員要提高重視程度
單位的高層管理人員必須提升對(duì)文書檔案工作的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度直接影響著文書檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作人員要主動(dòng)積極的向單位管理者匯報(bào)自己的工作情況，運(yùn)用多種方式向單位領(lǐng)導(dǎo)者傳達(dá)文書檔案相關(guān)的政策法規(guī)，從而讓單位領(lǐng)導(dǎo)者更深入的認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，以便得到他們的全力支持。而單位的領(lǐng)導(dǎo)者和高層管理人員也應(yīng)該把文書檔案管理納為單位的重點(diǎn)項(xiàng)目之中，提高對(duì)文書檔案工作的支持力度，努力加快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文書檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。
四、結(jié)語
綜上所述，文書檔案管理工作具有十分重要的作用和意義，它為單位各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的更好實(shí)施提供了更多的參考，我們有必要對(duì)于其進(jìn)行更好的管理。文書檔案管理工作人員應(yīng)該努力提升自我素質(zhì)，同時(shí)合理的運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，不斷提升文書檔案管理工作效率；而對(duì)于單位方面來說，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，將文書工作和檔案工作有效的進(jìn)行對(duì)接，建立健全科學(xué)的管理機(jī)制與管理流程，從根本上提升文書檔案管理工作水平，這樣才能不斷推進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。
1辦公自動(dòng)化文書檔案管理的新特點(diǎn)
1.1為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時(shí)，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個(gè)過程方便、有序、簡(jiǎn)單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫(kù)，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動(dòng)化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長(zhǎng)、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動(dòng)硬盤等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2對(duì)文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時(shí)，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對(duì)電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場(chǎng)所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。
2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會(huì)影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫(kù)、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時(shí)，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識(shí)，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動(dòng)文檔一體化管理的順利實(shí)施。
3結(jié)束語
綜上所述，自動(dòng)化的辦公環(huán)境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應(yīng)該把握好這個(gè)機(jī)會(huì)，綜合分析辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的特點(diǎn)，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業(yè)有限公司
一、公正文書檔案鑒定工作概述
公元前六世紀(jì)的代書人制度是公證制度的起源，歷經(jīng)宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國(guó)家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現(xiàn)，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國(guó)都將其作為國(guó)家檔案的重要組成部分。因此，對(duì)公正文書的鑒定工作是至關(guān)重要的。公證檔案是公證人員和當(dāng)事人在具體時(shí)間、具體地點(diǎn)、具體行為記錄，也就是說當(dāng)事人當(dāng)時(shí)的一舉一動(dòng)、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實(shí)合法性。文件檔案鑒定是評(píng)價(jià)主體以一定的評(píng)價(jià)尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價(jià)值的活動(dòng)過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價(jià)值存在多樣性、相對(duì)性和潛在性等特點(diǎn)，再加上參與評(píng)價(jià)的主體在學(xué)識(shí)水平、分析問題能力等方面的差異，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)同一鑒定客體得出不同鑒定結(jié)果或意見的情況。面對(duì)此種情況，為了最大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，必須確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，特設(shè)鑒定機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一鑒定程序、科學(xué)化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進(jìn)行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價(jià)值，在一定程度上相當(dāng)于機(jī)密檔案，在人們的社會(huì)生活中起著重要作用。一方面，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時(shí)間，有些可長(zhǎng)達(dá)幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢(shì)的變化，可能在主觀上會(huì)出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務(wù)。公證文書檔案就像一個(gè)非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當(dāng)事人要對(duì)自己的言行負(fù)責(zé)。另一方面，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，調(diào)解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因?yàn)闄n案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當(dāng)時(shí)的狀態(tài)、當(dāng)時(shí)人的真實(shí)意思表示，可以澄清有關(guān)事實(shí)，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調(diào)解和訴訟實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)和各級(jí)行政主管部門對(duì)公證檔案一般都給予采納。
三、現(xiàn)行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國(guó)的檔案鑒定理論是結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)踐，學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，吸收民國(guó)時(shí)期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論上形成的。建國(guó)以來長(zhǎng)期形成并得以貫徹的具有我國(guó)特色的檔案鑒定理論，雖在實(shí)踐中證明了其價(jià)值，但同時(shí)也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價(jià)值”概念的模糊，鑒定理論的框架構(gòu)建不完善；對(duì)應(yīng)用技術(shù)研究的不足，造成具體操作中的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價(jià)值中實(shí)際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質(zhì)量無法得到保證。
2.待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多
2.1進(jìn)館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點(diǎn)，衡量檔案館的規(guī)模以及達(dá)標(biāo)升級(jí)評(píng)定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標(biāo)。在增加館藏的片面指標(biāo)下，一些不具有進(jìn)館價(jià)值的檔案也隨之入館，造成進(jìn)館檔案質(zhì)量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價(jià)值的到期檔案，還有相當(dāng)一部分冠以長(zhǎng)期、永久之名，卻無實(shí)際保存價(jià)值的檔案。
2.2認(rèn)識(shí)問題
另一方面，檔案館沒有做到有計(jì)劃、周期性地開展鑒定工作，導(dǎo)致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定負(fù)擔(dān)越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，鑒定程序復(fù)雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進(jìn)行處理。首先進(jìn)行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明。然后調(diào)整檔號(hào)，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號(hào)才能保證管理和利用。最后調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。這一系列復(fù)雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題
我國(guó)現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實(shí)踐證明，文書檔案內(nèi)容龐雜，涉及面廣，在鑒定時(shí)困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準(zhǔn)。對(duì)于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機(jī)構(gòu)的鑒定期限有一定的差異，有的作為永久收藏，而有的可能作長(zhǎng)期甚至短期保存，而一份真正的、有價(jià)值的文件材料應(yīng)該從歷史的角度、從社會(huì)的角度綜合評(píng)定它的價(jià)值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄。這在不同時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對(duì)于其他部門的文檔往往長(zhǎng)時(shí)間沒有文件歸檔。個(gè)別文件材料還不完整，編號(hào)文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現(xiàn)象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對(duì)檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價(jià)值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁(yè)號(hào)重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應(yīng)，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價(jià)值，但考慮到牽一發(fā)而動(dòng)全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經(jīng)常開展。
2.7期限問題
長(zhǎng)期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件除對(duì)本機(jī)關(guān)頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長(zhǎng)期或短期，并認(rèn)為“這樣會(huì)減少重復(fù)檔案的數(shù)量”，但在實(shí)際操作過程中上，并沒有達(dá)到減少庫(kù)存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長(zhǎng)期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會(huì)在同一檔案館的多個(gè)卷中找到，同一館內(nèi)重復(fù)性就這樣大，加之上一級(jí)的檔案館也要長(zhǎng)期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復(fù)性歸檔的現(xiàn)象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略
3.1完善鑒定理論
我國(guó)現(xiàn)行的鑒定理論側(cè)重于對(duì)鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對(duì)檔案鑒定中的基本理論研究和應(yīng)用技術(shù)研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)，在實(shí)際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實(shí)踐操作性，逐步實(shí)現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化，更有效地指導(dǎo)實(shí)踐。借鑒西方相對(duì)成熟的鑒定理論體系時(shí)，要加以正確的吸收與借鑒，同時(shí)要結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對(duì)性的檔案鑒定理論，以引導(dǎo)鑒定實(shí)踐前行。
3.2設(shè)立專門鑒定機(jī)構(gòu)
為了確保鑒定工作順利進(jìn)行，在檔案館內(nèi)應(yīng)健全必要的組織機(jī)構(gòu)，專人負(fù)責(zé)鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格鑒定銷毀制度。對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質(zhì)量評(píng)價(jià)和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計(jì)劃，對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。為當(dāng)事人保密是公證處的義務(wù)和職責(zé)，為確保這項(xiàng)職責(zé)的正確遵守，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細(xì)化文書檔案保管期限表
各級(jí)檔案室可以依據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，并結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況及檔案特色細(xì)化保管期限表?xiàng)l款，制定出條款清晰、內(nèi)容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強(qiáng)，即符合全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細(xì)說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細(xì)化的文書檔案保管期限表，需經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，要以書面形式上報(bào)檔案行政管理機(jī)關(guān)或檔案價(jià)值鑒定工作組織機(jī)構(gòu)，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后才可實(shí)施。
3.4規(guī)范鑒定程序
3.4.1重視進(jìn)館質(zhì)量
加強(qiáng)在檔案進(jìn)館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定，檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到的鑒定，檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查這三個(gè)環(huán)節(jié)上加強(qiáng)鑒定力度，確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復(fù)核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當(dāng)中,按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價(jià)值的文件，劃分檔案的保管期限后將應(yīng)歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復(fù)核歸檔檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性,對(duì)移交進(jìn)室的檔案進(jìn)行再鑒定,以提高鑒定的準(zhǔn)確性。三是在檔案局確定進(jìn)館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室人員對(duì)應(yīng)移交進(jìn)館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價(jià)值審查及保管期限確定。此外，對(duì)按手續(xù)辦理準(zhǔn)備銷毀的文件要堅(jiān)決銷毀，使其盡量減少差錯(cuò),以保證檔案館藏的質(zhì)量。
3.5加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的運(yùn)用
3.5.1數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用
首先我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有庫(kù)藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。具體來說，文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)一般具備檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計(jì)顯示和輸出等功能。用戶界面要簡(jiǎn)潔直觀，檔案材料的所有著錄項(xiàng)都能在屏上顯示，并且著錄項(xiàng)中的內(nèi)容和排列順序與紙質(zhì)檔案排列一致，符合錄入人員的習(xí)慣，便于校對(duì)鑒定。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的自動(dòng)糾錯(cuò)功能，有效地避免數(shù)據(jù)錄入及人工校改中出現(xiàn)的差錯(cuò)，確保檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的質(zhì)量，力求準(zhǔn)確、規(guī)范。
3.5.2檢索技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的應(yīng)用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時(shí)滿足鑒定工作的需求?，F(xiàn)代的檢索則已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，有關(guān)鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的所有文件調(diào)出。用戶可根據(jù)需要直接通過屏幕閱讀文件內(nèi)容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據(jù)屏幕上顯示的文件編號(hào)從庫(kù)房卷盒中調(diào)出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。
1取得院領(lǐng)導(dǎo)重視
文書檔案管理工作離不開院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，文書檔案管理人員需向領(lǐng)導(dǎo)闡述自己的工作性質(zhì)，證明這項(xiàng)工作的重要性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)重視。
2完善文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施
文書檔案管理離不開打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設(shè)施，提高辦公自動(dòng)化水平，進(jìn)而提高員工工作效率。
3創(chuàng)新管理理念
信息化發(fā)展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護(hù)的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)建立自己的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質(zhì)的文件都分類錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，此后的每份文書檔案信息按照規(guī)范的分類方式分別存入不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院工作人員在借閱檔案資料時(shí)，可以先征詢信息管理員的同意，通過網(wǎng)絡(luò)快速查找。采用這種管理方式可以節(jié)約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優(yōu)勢(shì)。
4注重文書檔案信息的安全性
對(duì)于紙質(zhì)檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預(yù)防紙張損壞?？梢远ㄆ趯⑽臅鴻n案資料裝訂在一起放入保險(xiǎn)柜中。如果采用信息化手段管理醫(yī)院文書檔案資料，必須重視醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性，通過及時(shí)更改密碼，設(shè)多重密碼，及時(shí)更新系統(tǒng)、更新病毒庫(kù)等方式保障信息安全。對(duì)于十分重要的信息，醫(yī)院可以選擇不聯(lián)網(wǎng)保存，以防黑客入侵。
5加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督工作
做好文書檔案的監(jiān)督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫(yī)院各科室。
1.監(jiān)督文書檔案管理部門。建立科學(xué)的監(jiān)管方案，設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管人員，督促文書檔案管理工作者及時(shí)完成接收到的任務(wù)，不得隨意拖延或?qū)⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)交他人，不得隨意透露醫(yī)院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)，注意檔案信息錄入的準(zhǔn)確性。
2.監(jiān)督醫(yī)院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報(bào)檔案信息，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會(huì)出現(xiàn)工作大量積壓。
6重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
文書檔案管理工作雖不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，但它卻是醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的保障。因此，醫(yī)院要提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，建設(shè)一批思想端正、技術(shù)過硬的文書檔案管理工作者。重視對(duì)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)管理人才，對(duì)現(xiàn)有工作者展開培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)管理工作的重視程度，傳授專業(yè)管理技能。此外還要對(duì)文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識(shí)，確保醫(yī)院重要信息不會(huì)泄露。鼓勵(lì)員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量。
7采用激勵(lì)機(jī)制
醫(yī)院可以在文書檔案管理部門采取激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作效率高、工作質(zhì)量高的工作人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對(duì)醫(yī)院信息安全的重視，是對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重視。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，在發(fā)展中不斷彌補(bǔ)不足，適應(yīng)醫(yī)院對(duì)文書檔案管理提出的新要求。
作者：王晶選 單位：清遠(yuǎn)市中醫(yī)院
一、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述
（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。
（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對(duì)于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書檔案沒有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
二、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接
實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)
醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結(jié)束語
文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案也是文件工作的發(fā)展和延續(xù)。文書檔案既可以儲(chǔ)存記錄醫(yī)院現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)的狀況，也是醫(yī)院過去發(fā)展歷程的縮影。要想為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有利的保證；提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，提高醫(yī)院文書檔案工作的地位勢(shì)在必行。促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
作者：李春蓉 單位：成都市婦女兒童中心醫(yī)院
