時(shí)間：2022-03-19 11:22:50
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。審計(jì)人員對(duì)內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認(rèn)識(shí)。實(shí)際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了內(nèi)審報(bào)告，提出了內(nèi)審意見(jiàn)，做出了內(nèi)審處理決定，該內(nèi)審項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視內(nèi)審項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內(nèi)審檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠。目前，基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來(lái)自于各業(yè)務(wù)部門(mén)，從事過(guò)檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是不容爭(zhēng)辯的事實(shí)，基層內(nèi)審檔案管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少，開(kāi)展內(nèi)審檔案管理工作時(shí)缺乏檔案管理理論的指導(dǎo)，內(nèi)審檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的匱乏，制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。
3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強(qiáng)和提高。
二、改進(jìn)內(nèi)審檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1、提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的作用。要改變過(guò)去重審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施輕內(nèi)審檔案管理的觀念，不斷提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識(shí)。隨著人民銀行內(nèi)部審計(jì)范圍的不斷擴(kuò)大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。二要樹(shù)立內(nèi)審人員的參與意識(shí)。審計(jì)工作人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，要樹(shù)立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識(shí)，把在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，要按照內(nèi)審檔案管理的要求，進(jìn)行詳細(xì)的整理分類(lèi)，應(yīng)把此項(xiàng)工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來(lái)做。三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量，必須樹(shù)立他們對(duì)內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)的意識(shí)。
2、完善內(nèi)審檔案管理制度，健全管理機(jī)制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計(jì)人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時(shí)，還要建立與之配套的管理機(jī)制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項(xiàng)制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵(lì)和約束機(jī)制。要定期組織對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動(dòng)力0，讓他們樂(lè)于奉獻(xiàn)自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。
3、實(shí)行內(nèi)審檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個(gè)階段實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制管理。一要前期基礎(chǔ)工作。每一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人，主審人負(fù)總責(zé)、審計(jì)小組長(zhǎng)負(fù)分管責(zé)任，審計(jì)人員負(fù)具體責(zé)任，內(nèi)審項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目主審人負(fù)責(zé)整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個(gè)內(nèi)審項(xiàng)目完成后，檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中國(guó)人民銀行內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理辦法》進(jìn)行操作。首先按結(jié)論性文件、立項(xiàng)性文件、證明性文件和其他文件材料進(jìn)行排序，對(duì)破損的材料及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制，與原件一起存放，然后再進(jìn)行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計(jì)案卷進(jìn)行立卷歸檔，及時(shí)裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級(jí)確定準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)審項(xiàng)目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理登記薄、內(nèi)審項(xiàng)目檔案移交、借閱登記簿，對(duì)內(nèi)審檔案管理過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時(shí)，檔案管理員對(duì)其案卷的完整度進(jìn)行審核，并詳細(xì)填寫(xiě)各種登記簿。同時(shí)按要求將檔案存放在專(zhuān)門(mén)的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮，實(shí)現(xiàn)內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門(mén)負(fù)責(zé)人、主 審、審計(jì)人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機(jī)制，共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。
摘要：燃?xì)夤こ虣n案具有重要的利用價(jià)值，文章從四個(gè)方面論述如何才能做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作。
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，管道燃?xì)庠诔鞘兄胁粩嗥占啊Ｈ細(xì)夤こ淘诮ㄔO(shè)過(guò)程中、會(huì)形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。因此、認(rèn)真做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作是非常重要的。
1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃?xì)夤こ虣n案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報(bào)工作，成立檔案情報(bào)室、設(shè)立專(zhuān)職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門(mén)及二級(jí)公司指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén)、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長(zhǎng)期以來(lái)、我們對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開(kāi)闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各級(jí)各類(lèi)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和有關(guān)部門(mén)主動(dòng)聯(lián)系。沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來(lái)了困難。近幾年來(lái)、我們意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理。
2．1根據(jù)燃?xì)夤こ虖?fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道
從實(shí)際情況看、燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是比較復(fù)雜的。它分有市政、燃?xì)鈿饣?、瓶組、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃?xì)鈿饣炯澳承┐笮妥≌こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門(mén)和人員多。經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過(guò)去等人將檔案送上門(mén)的做法，檔案管理人員首先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上、采取以下收集方法：
(1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。
(2)分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型市政工程、燃?xì)鈿饣竟こ碳澳承┛缒甓裙こ獭⑽覀兪冀K保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
(3)強(qiáng)制性收集。對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當(dāng)一項(xiàng)燃?xì)夤こ虉?bào)建后。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力。可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
2．2制定規(guī)范，及時(shí)立卷
根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實(shí)際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類(lèi)大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類(lèi)方法等，將燃?xì)夤こ虣n案共分為十大類(lèi)：(1)技術(shù)管理檔案；(2)設(shè)備及儀器儀表檔案；(3)儲(chǔ)氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設(shè)計(jì)檔案；(8)產(chǎn)品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學(xué)研究檔案、并在每一類(lèi)中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上。我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理，立出預(yù)備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
3強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
燃?xì)夤こ虣n案具有“‘次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案，懂與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案、懂不同類(lèi)別的檔案的分類(lèi)整理。因此、為達(dá)到燃?xì)夤こ虣n案整理規(guī)范化的要求、我們對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行了大量培訓(xùn)、講解了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照我們檔案整理要求。對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細(xì)的講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢。注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。
4通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧?dòng)智慧的結(jié)晶，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?。?duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門(mén)和燃?xì)夤ぷ髡?，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值、就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好建檔工作。我們?cè)诮鼛啄陙?lái)實(shí)施電腦化管理、將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門(mén)提供全巾管線、管網(wǎng)圖，由于目前我市正在進(jìn)行天然氣項(xiàng)目建設(shè)、這些檔案信息無(wú)疑為我市由液化石油
氣換轉(zhuǎn)為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長(zhǎng)發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門(mén)資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問(wèn)題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題：
1、重視會(huì)計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會(huì)計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國(guó)人民銀行銀發(fā)[20__]374號(hào)《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并沒(méi)有建立一套適合各單位自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒(méi)有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案都已分類(lèi)造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類(lèi)檔案仍無(wú)法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)，而且沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會(huì)計(jì)資料歸檔，輕視無(wú)形會(huì)計(jì)檔案管理。近年來(lái)，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會(huì)計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書(shū)面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡(jiǎn)單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢(xún)相關(guān)數(shù)據(jù)，其過(guò)程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢(xún)起來(lái)定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來(lái)看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級(jí)法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開(kāi)發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門(mén)，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢(shì)必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門(mén)兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級(jí)機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。
4、重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對(duì)網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來(lái)非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無(wú)從追責(zé)。
5、重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷(xiāo)毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷(xiāo)毀階段。不同類(lèi)型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷(xiāo)毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門(mén)類(lèi)的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議
1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門(mén)要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過(guò)磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。
2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷(xiāo)毀有序。首先，對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過(guò)搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集
中銷(xiāo)毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門(mén)要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊(cè)，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開(kāi)工作崗位，對(duì)清理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷(xiāo)毀。 3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無(wú)論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來(lái)執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。
5、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，量化崗位責(zé)任，實(shí)行責(zé)任追究，才能使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。農(nóng)村信用社在會(huì)計(jì)檔案管理人員聘用上要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會(huì)計(jì)檔案管理人員入口關(guān)。要將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員選聘到會(huì)計(jì)檔案管理崗位。通過(guò)他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步，鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，促使會(huì)計(jì)檔案管理人員安于并樂(lè)于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。
總而言之，農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門(mén)要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并運(yùn)用各種不同類(lèi)型的手段和方式利用好會(huì)計(jì)檔案信息資源，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率，使農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)管理工作走上一個(gè)新的臺(tái)階。
目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題,如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院順利運(yùn)營(yíng)必須攻克的難題。以目前的情況來(lái)看,現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化還未完善,存在著一些漏洞。我們要針對(duì)醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的改革,改變?cè)械臋n案管理手段,以現(xiàn)代化的電子管理方式促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化。
1
目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題
目前醫(yī)院檔案管理工作并不完善,從管理人員來(lái)看,大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并未配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過(guò)程中,仍依靠大量的人力來(lái)進(jìn)行操作。再檔案中,紙質(zhì)性的檔案占有極大的比例,而且量比較大,需要對(duì)其進(jìn)行定時(shí)定期的整理、分類(lèi)和保存。
同時(shí),醫(yī)院在檔案管理意識(shí)上的薄弱,領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員還未樹(shù)立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規(guī)范程度,正是因?yàn)槿鄙賹?duì)于檔案管理工作的規(guī)范性、權(quán)威性和保密性的認(rèn)識(shí),往往導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中會(huì)經(jīng)常性地出現(xiàn)丟失、毀壞和隨意外調(diào)等現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題還表現(xiàn)在效率低下、權(quán)威性低等幾大特性。
上述問(wèn)題使醫(yī)院的檔案管理工作不能真正地適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的要求,阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步,不能按照相應(yīng)的規(guī)范對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范操作。
2
辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的重要性
辦公自動(dòng)化就是利用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段作為輔助,幫助各事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適用時(shí)展,辦公自動(dòng)化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的重要舉措,該種手段促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展,改變了傳統(tǒng)的管理模式,節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力,使管理人員不必再花費(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、整理。同時(shí),也減少了出錯(cuò)的概率,提高了管理效率。對(duì)推進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的數(shù)字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進(jìn)作用,為醫(yī)院進(jìn)行相應(yīng)的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。
3
辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的建議
3.1
完善醫(yī)院檔案管理的人員配備
醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí),往往會(huì)選用相關(guān)人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫(yī)院檔案管理落到實(shí)處。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求,醫(yī)院要完善檔案管理工作的人員配備,提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平,提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng),促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。辦公自動(dòng)化手段對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)還是一個(gè)較為陌生的領(lǐng)域,要配備能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化手段的高水平的檔案管理人員,并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),使管理人員能夠具備相應(yīng)的技術(shù)知識(shí),熟練的掌握相應(yīng)的技巧,便于在辦公自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行更好地管理。
3.2
規(guī)范檔案管理流程,提高檔案管理的安全性
在適應(yīng)并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí),要重視對(duì)檔案的安全保護(hù)。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中,要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范及條例,規(guī)范整個(gè)檔案的管理流程,運(yùn)用計(jì)算機(jī)手段確實(shí)可以幫助管理人員提高工作效率,保證檔案管理的實(shí)用性與科學(xué)性,但是也有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn),所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性,注重檔案管理的安全性,在利用辦公自動(dòng)化管理手段的同時(shí)確保檔案信息不能外泄,實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)上對(duì)檔案管理工作監(jiān)管的有效性。
3.3
樹(shù)立相應(yīng)的檔案管理意識(shí)
醫(yī)院檔案管理意識(shí)薄弱是影響檔案管理工作的最大問(wèn)題。醫(yī)院未能真正重視起對(duì)檔案信息的管理,會(huì)導(dǎo)致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生,所以,當(dāng)務(wù)之急就是要使醫(yī)院的檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立起在辦公自動(dòng)化條件下醫(yī)院檔案管理的意識(shí)。理解辦公自動(dòng)化對(duì)于醫(yī)院檔案管理的重要意義。同時(shí),醫(yī)院也要對(duì)此進(jìn)行大力宣傳,將檔案管理意識(shí)植根于每個(gè)人的思想中,因?yàn)橹挥袠?shù)立了相應(yīng)的檔案管理意識(shí),才能更好地利用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院的檔案管理。
4
結(jié) 語(yǔ)
在現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中,確實(shí)還存在檔案管理意識(shí)薄弱、管理流程缺少專(zhuān)業(yè)性與規(guī)范性和相關(guān)管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較低等問(wèn)題,對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),改變固有的醫(yī)院檔案管理制度勢(shì)在必行。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到前所未有的水平。民營(yíng)企業(yè)檔案，主要是指民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基建以及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的、對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，對(duì)民營(yíng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。
一、民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
1.確定民營(yíng)企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類(lèi)型民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長(zhǎng)，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營(yíng)企業(yè)可以實(shí)行單級(jí)管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級(jí)管理。例如上海新黃浦（集團(tuán)）公司，屬混合型大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)，總公司檔案部門(mén)對(duì)總部形成的檔案實(shí)行綜合管理，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，全資與控股公司由總公司檔案部門(mén)與之簽訂“檔案管理協(xié)議書(shū)”，明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營(yíng)企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會(huì)促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營(yíng)企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度。
目前，民營(yíng)企業(yè)大多重經(jīng)營(yíng)、輕管理，一味追求眼前的利益，對(duì)于檔案工作這種短期內(nèi)很難見(jiàn)到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營(yíng)企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足時(shí)代的需要。民營(yíng)企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檢索,以及庫(kù)房的管理等。民營(yíng)企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。
3.保障民營(yíng)企業(yè)檔案的信息安全。
為了保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，可采取以下防范措施：第一，訪問(wèn)控制。具體是入網(wǎng)訪問(wèn)控制，即控制哪些用戶(hù)能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò)資源，并控制訪問(wèn)時(shí)間和在哪個(gè)網(wǎng)站入網(wǎng)；權(quán)限控制，控制用戶(hù)訪問(wèn)的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶(hù)對(duì)上述資源執(zhí)行僅能只讀，無(wú)改寫(xiě)、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網(wǎng)絡(luò)黑客訪問(wèn)某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的屏障。第二，信息加密。信息加密技術(shù)是保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開(kāi)的電子文檔的非公開(kāi)性。要在發(fā)收兩端用軟件進(jìn)行加密、解密工作，在指定的用戶(hù)或網(wǎng)絡(luò)通過(guò)密鑰支持解密而獲得原始數(shù)據(jù)。具體來(lái)說(shuō)，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對(duì)方發(fā)消息時(shí)，用密鑰進(jìn)行加密，在收到數(shù)據(jù)后，用對(duì)方的密鑰解密。第三，網(wǎng)絡(luò)與硬件載體安全。建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，即使出現(xiàn)信息丟失，只要啟動(dòng)該系統(tǒng)，可恢復(fù)丟失信息的原貌。預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，自動(dòng)殺毒。不允許隨便使用外來(lái)磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。
4.全面提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開(kāi)發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實(shí)施中往往有差異?？梢詫?shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見(jiàn)于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門(mén)除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門(mén)對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理，對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適時(shí)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。
二、民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)
1.為民營(yíng)企業(yè)營(yíng)造先進(jìn)的企業(yè)文化提供條件。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)和文化一體化是必然趨勢(shì)。經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設(shè)的競(jìng)爭(zhēng)，而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現(xiàn)，因而可直接服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。隨著我國(guó)加入wto，國(guó)際化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使得中國(guó)民營(yíng)企業(yè)面臨著來(lái)自各方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，正是這種挑戰(zhàn)，使得
我們民營(yíng)企業(yè)家逐漸認(rèn)識(shí)到企業(yè)文化是增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力，保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營(yíng)企業(yè)檔案的建設(shè)，使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實(shí)物、專(zhuān)利、榮譽(yù)、社會(huì)評(píng)價(jià)，通過(guò)信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質(zhì)的形式存在著，但是許多內(nèi)容卻是具有無(wú)形資產(chǎn)和精神產(chǎn)品的性質(zhì)和作用，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產(chǎn)力而最終體現(xiàn)為企業(yè)的物質(zhì)產(chǎn)品。它的多重屬性在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營(yíng)造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。2.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并、轉(zhuǎn)制都是不可避免的，因此一個(gè)企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案，一些重要的生產(chǎn)資料和固定資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定、價(jià)值估算、價(jià)值分割等必須依據(jù)企業(yè)檔案的一些原始資料才行，同時(shí)企業(yè)在改組和合并時(shí)必然涉及對(duì)原有產(chǎn)品的品牌和注冊(cè)名稱(chēng)的相對(duì)價(jià)值的估算，一些企業(yè)的股份改制必然對(duì)原有和新的注冊(cè)品牌進(jìn)行評(píng)估，甚至一些企業(yè)對(duì)自身的品牌還要進(jìn)行一些相關(guān)的公證和請(qǐng)求品牌保護(hù)。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此企業(yè)檔案不僅對(duì)各種參與借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的企業(yè)資產(chǎn)具有估算、監(jiān)管的作用，甚至自身也會(huì)成為企業(yè)借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的一個(gè)組成部分。我們可以看出，在一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)電子檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的必備要件之一，在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動(dòng)也會(huì)形成大量的檔案，其中許多內(nèi)容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對(duì)從事科研很有用途，而且科研人員和相應(yīng)其他項(xiàng)目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動(dòng)中都會(huì)再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對(duì)民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和科研具有十分重要的意義。
3.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能為企業(yè)的合法權(quán)益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神。在解決債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛問(wèn)題過(guò)程中，企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及法律的完善，企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值將會(huì)越來(lái)越明顯，檔案作為法律憑證作用越來(lái)越重要。企業(yè)檔案對(duì)提升企業(yè)整體水平、維護(hù)企業(yè)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
摘要:檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作,它主要是對(duì)各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段,檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義,因此,我們對(duì)檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。文章從三個(gè)方面分析了檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并提出了解決的方法。
關(guān)鍵詞:檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策
檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作,它主要是對(duì)各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段,檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。比如檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行編撰研究,為社會(huì)實(shí)踐提供信息以便更好的適應(yīng)社會(huì)的需要等。由此可見(jiàn)檔案管理是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石,對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義,因此,我們對(duì)檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。但通過(guò)筆者對(duì)一些單位的調(diào)研,卻發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理工作中存在一些問(wèn)題,需要引起我們的注意。
一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)不重視專(zhuān)職檔案管理人員的配備
一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作存在認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤,認(rèn)為檔案管理人員就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、整理資料的工作,所以,不注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的配備,他們中的大多數(shù)人員都不是科班出身,沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí),對(duì)檔案管理的工作并不了解,對(duì)檔案的重要性更是無(wú)從談起。在對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)方面存在應(yīng)付現(xiàn)象,對(duì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作,從而對(duì)檔案工作不能盡心盡力的完成,使檔案管理的水平不能提高。
(二)檔案管理工作中資金投入不到位
檔案在后期保存過(guò)程中,對(duì)外界環(huán)境條件的要求較高,因此,后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時(shí)不丟失、霉變、蟲(chóng)蛀。比如在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),有的單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室以及放置檔案材料的柜子,檔案室內(nèi)缺乏必要的采暖、除濕、通風(fēng)等裝置,甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案材料保存困難。在信息社會(huì)的今天,使用科技手段運(yùn)用信息管理檔案已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)在管理檔案的新模式,這樣的話,就需要購(gòu)置電腦、網(wǎng)線、軟硬件等,對(duì)資金的投入要求就更大。
(三)對(duì)檔案信息管理和編撰工作不夠重視
在檔案管理的過(guò)程中,很多單位還存在使用手工檢索的現(xiàn)象,這樣不但浪費(fèi)人力,工作效率還不高。另外檔案檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象比較嚴(yán)重 。甚至有的檔案部門(mén)在編研工作上不是對(duì)于一些有價(jià)值的資料進(jìn)行編研,而是為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查,隨便的編撰一些沒(méi)有任何價(jià)值的資料。
二、檔案管理工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
(一)充分重視,配置專(zhuān)職檔案管理人員
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念,要意識(shí)到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上,一要切實(shí)做到檔案工作專(zhuān)職專(zhuān)人負(fù)責(zé),通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理,切實(shí)使檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務(wù)會(huì)管理的人員,并且從生活、工作等方面對(duì)他們 多進(jìn)行關(guān)心照顧,以便讓他們更好地開(kāi)展工作。同時(shí)對(duì)現(xiàn)任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn),讓他們通過(guò)自學(xué)和培訓(xùn)提高自己的業(yè)務(wù)知識(shí)。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進(jìn)行進(jìn)修深造的方法,以此來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)和人員業(yè)務(wù)知識(shí)及素質(zhì)的提高。
(二)在工作中充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性
由于檔案管理工作中比較枯燥,工作方式也比較落后,因此檔案工作人員長(zhǎng)期以往難免會(huì)產(chǎn)生一些惰性。所以在工作中應(yīng)引入相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)措施,比如運(yùn)用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下;對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗,增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感,從而更大程度的激勵(lì)他們,挖掘個(gè)人潛能,開(kāi)創(chuàng)工作新局面。
(三)對(duì)檔案工作加大資金投入力度
重視對(duì)檔案工作的資金投入力度,單位每年都要建立一定的預(yù)算,作為檔案室桌椅門(mén)窗的修繕,檔案柜的購(gòu)置資金。同時(shí),應(yīng)該適應(yīng)信息檔案的發(fā)展趨勢(shì),配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體手段,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
(四)建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度
應(yīng)根據(jù)單位特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度。應(yīng)以方便實(shí)用,可操作性強(qiáng)為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中,要做到有功必賞、有過(guò)必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性,對(duì)于檔案管理人員無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。
三、結(jié)語(yǔ)
總之,檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作,它在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)方面都發(fā)揮著極其重要的作用,各級(jí)各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視,同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作人力、物力、財(cái)力等方面支持力度,及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的難題,以便使檔案這一重要的信息載體,能更好地為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
(作者單位:平頂山天安煤業(yè)股份有限公司八礦)
基層工會(huì)檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的一個(gè)重要組成部分。基層工會(huì)檔案工作是對(duì)工會(huì)組織發(fā)展歷史軌跡的體現(xiàn),也是對(duì)工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀追求的重要反映,對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)工會(huì)工作的發(fā)展具有十分重要的借鑒和參考價(jià)值。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和新科學(xué)技術(shù)的不斷應(yīng)用，我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)代化水平不斷提高，基層工會(huì)中的傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿(mǎn)足工作的實(shí)際需要，因此, 工會(huì)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化.以適應(yīng)工會(huì)事業(yè)和信息化社會(huì)的發(fā)展。
基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運(yùn)用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問(wèn)題，涉及檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的現(xiàn)代化以及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化等諸多問(wèn)題。可以說(shuō)，基層工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化關(guān)系到整個(gè)工會(huì)檔案工作的方方面面，其基本內(nèi)容包括以下幾方面：
（一）基層工會(huì)檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化
檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是文獻(xiàn)信息的處理開(kāi)發(fā)工作。要建立一個(gè)現(xiàn)代化的基層工會(huì)檔案文獻(xiàn)信息處理系統(tǒng)，關(guān)鍵要解決檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索與利用服務(wù)等的現(xiàn)代化，所以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微復(fù)制及其他聲像技術(shù)的運(yùn)用尤為重要。
1.電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生了巨大影響。檔案工作運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以說(shuō)是一次重大的技術(shù)革命。計(jì)算機(jī)技術(shù)在基層工會(huì)檔案管理工作中具有十分廣泛的用途，其前景十分誘人。
2.縮微復(fù)制技術(shù)的運(yùn)用。在檔案工作中運(yùn)用縮微復(fù)制技術(shù)主要是解決檔案實(shí)體的保管和貯存問(wèn)題。隨著縮微技術(shù)的發(fā)展，其存貯密度越來(lái)越大，而且規(guī)格統(tǒng)一，記錄檔案原文準(zhǔn)確，檢索方便，且價(jià)格比較便宜。
3.激光光盤(pán)技術(shù)的運(yùn)用。激光光盤(pán)系統(tǒng)是比縮微復(fù)制技術(shù)更加先進(jìn)的現(xiàn)代化存貯手段，比計(jì)算機(jī)磁盤(pán)的存貯量也大得多。每張5英寸光盤(pán)可存貯2萬(wàn)頁(yè)a4紙文件。通過(guò)激光束讀、寫(xiě)的檔案信息，存貯在光盤(pán)中，不僅便于保存，而且可以與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)高速檢索。
4.靜電復(fù)印技術(shù)的運(yùn)用。靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種。將光敏半導(dǎo)體附著在適當(dāng)?shù)幕w上制成感光版，經(jīng)過(guò)充電曝光，在感光版表面形成電荷潛影，再經(jīng)過(guò)顯影定影取得復(fù)印副本。其特點(diǎn)是操作簡(jiǎn)便，應(yīng)用范圍廣，圖像耐久性強(qiáng)，在基層工會(huì)檔案工作中的運(yùn)用相當(dāng)普遍。
5.聲像技術(shù)的運(yùn)用。錄音、錄像、攝影等技術(shù)，在基層工會(huì)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程中也占有一定的地位，具有獨(dú)特的作用。
（二）基層工會(huì)檔案工作組織管理現(xiàn)代化
檔案工作從本質(zhì)上看是一項(xiàng)管理工作，不僅要管理檔案，也要管理檔案機(jī)構(gòu)。檔案管理人員只有運(yùn)用科學(xué)的思想、方法對(duì)檔案工作進(jìn)行組織管理，才能達(dá)到檔案工作的目標(biāo)。
1.加強(qiáng)管理思想的現(xiàn)代化。檔案管理人員，尤其是組織領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展和基層工會(huì)檔案工作的實(shí)踐，從指導(dǎo)思想上認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，拋棄傳統(tǒng)管理中不科學(xué)、不合理的因素，代之以科學(xué)的組織管理思想。
2.注意管理方法的科學(xué)化。積極采用現(xiàn)代管理方法的優(yōu)秀成果，改變單純以行政手段進(jìn)行管理的做法。在管理方法中把經(jīng)濟(jì)方法、法律方法、社會(huì)心理方法、政治教育方法等有機(jī)結(jié)合起來(lái)。
3. 強(qiáng)化組織機(jī)制，提高組織管理效率。應(yīng)根據(jù)基層工會(huì)檔案工作實(shí)際，按照科學(xué)的組織理論對(duì)檔案組織的體制、設(shè)置原則、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員編制、運(yùn)轉(zhuǎn)程序、決策過(guò)程等進(jìn)行有效管理，通過(guò)必要的措施和手段保證組織機(jī)構(gòu)的效率，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（三）基層工會(huì)檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)化
在基層工會(huì)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程中，現(xiàn)代化的設(shè)備、現(xiàn)代化的技術(shù)方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運(yùn)用。就目前的狀況來(lái)看，在基層檔案工作技術(shù)裝備上實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化仍是比較困難的，而且即使裝備現(xiàn)代化了，以目前工會(huì)檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)素質(zhì)也不能充分發(fā)揮其作用。國(guó)內(nèi)一些檔案部門(mén)的現(xiàn)代化裝備沒(méi)有充分發(fā)揮作用，甚至被閑置起來(lái)，其關(guān)鍵是人員素質(zhì)問(wèn)題。所以，建設(shè)一支具有較高知識(shí)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍是基層檔案工作現(xiàn)代化的根本保證，否則，現(xiàn)代化將無(wú)從談起。
（一）檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)淡薄
檔案管理現(xiàn)代的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。由于工會(huì)的工作性質(zhì)，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工會(huì)的工作就是慰問(wèn)、發(fā)放福利以及舉辦文體活動(dòng)，和單位的發(fā)展以及效益的提升沒(méi)有太大關(guān)系，所以對(duì)工會(huì)檔案管理工作沒(méi)有充足的認(rèn)識(shí)，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料收集不全以及保管不善的問(wèn)題使得一些現(xiàn)有工會(huì)資料沒(méi)有實(shí)現(xiàn)其真正的利用價(jià)值。多年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門(mén)話題，但由于檔案意識(shí)薄弱，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上，由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題缺乏深入研究和具體解決方法等若干問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高
檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。這就要求基層檔案工作人員不僅具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。但是，當(dāng)前，很多基層工會(huì)干部變動(dòng)頻繁，加上大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能將全部精力投入到檔案工作。一些工會(huì)組織的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，基本業(yè)務(wù)水平和能力低，很多時(shí)候只是在檔案管理工作中應(yīng)付；有的甚至沒(méi)有配備專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理的干部，致使工會(huì)工作的信息資料白白流失。上述這些將成為制約基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的瓶頸問(wèn)題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才是當(dāng)前工會(huì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
（三）檔案管理工作不規(guī)范
這主要表現(xiàn)在：第一，檔案管理相關(guān)制度不完善，沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行妥善保管。很多基層工會(huì)對(duì)檔案的收集、歸檔、保管以及借閱等方面建立完善的制度，檔案管理人員缺少相應(yīng)的責(zé)任心，資料收集不健全，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理，有些工會(huì)組織檔案保管條件比較差，時(shí)間久了檔案資料就找不到了，資料丟棄現(xiàn)象十分嚴(yán)重。第二，執(zhí)行制度不嚴(yán)格，組卷混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。有些檔案管理人員并沒(méi)有按照相關(guān)要求對(duì)文件進(jìn)行歸納，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，沒(méi)有進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)，甚至把各種資料混在了一起。上述現(xiàn)象不僅影響了工會(huì)組織的形象，也制約了工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分工會(huì)檔案部門(mén)不能在檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得在檔案管理軟硬件配備和基礎(chǔ)設(shè)施上，大多采取因陋就簡(jiǎn)、因地制宜的原則。很多工會(huì)因?yàn)檗k公條以及經(jīng)費(fèi)的限制，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，而是和工會(huì)辦公室在一起，辦公、閱檔、保管為一室。這樣不僅不能正常辦公，還會(huì)對(duì)檔案管理造成影響。
（一）更新觀念，增強(qiáng)檔
案管理現(xiàn)代化意識(shí)在實(shí)現(xiàn)基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)，他們掌握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化的命運(yùn)和前途。其次基層工會(huì)檔案管理人員也要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代同步的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟、積極而穩(wěn)妥地開(kāi)展基層工會(huì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
（二）加強(qiáng)基層工會(huì)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力
要牢固樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，抓好基層工會(huì)檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人力資源開(kāi)發(fā)推動(dòng)工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。首先要提高工會(huì)檔案人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。其次加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專(zhuān)業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專(zhuān)業(yè)相結(jié)合的問(wèn)題，提高工會(huì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿(mǎn)足基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）加強(qiáng)工會(huì)檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化
工會(huì)檔案管理制度是工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的制度保證。第一，建立健全工會(huì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，主要包括：制定歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔實(shí)施等辦法；制定檔案資料保管期限和借閱等方面的規(guī)章制度；制定各級(jí)工會(huì)檔案資料收集、管理細(xì)則和呈報(bào)要求；制定工會(huì)檔案管理人員崗位職責(zé)；制定檔案管理人員基本素質(zhì)能力要求等。第二，對(duì)工會(huì)檔案工作的相關(guān)程序進(jìn)行嚴(yán)格管理，，確保檔案收集、匯總和歸檔工作的順利開(kāi)展，同時(shí)還要定期對(duì)這一工作做好檢查、指導(dǎo)和督促，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就要及時(shí)解決，是制度真正成為工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的制度保證。第三，建立工會(huì)檔案管理工作的相關(guān)考核機(jī)制，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化與科學(xué)化。
（四）加快軟硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)和裝備的現(xiàn)代化
這是實(shí)現(xiàn)基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要加強(qiáng)工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，首先就要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入的力度，及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在工會(huì)檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。其次，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，特別是單位內(nèi)網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，這將大大加快工會(huì)檔案管理的規(guī)范化和信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源、服務(wù)對(duì)象與需求的擴(kuò)大化。
總之，基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)工會(huì)工作的開(kāi)展有著極為重要的作用，需要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使工會(huì)檔案管理工作形成一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理的智能化、自動(dòng)化，提高工會(huì)檔案管理的整體水平，推動(dòng)工會(huì)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，使之更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)服務(wù)。
一、什么是檔案管理現(xiàn)代化
1、管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵
檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過(guò)程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門(mén)主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程。關(guān)于它的內(nèi)涵，筆者認(rèn)為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)
筆者認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會(huì)同步。但由于現(xiàn)代社會(huì)的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國(guó)際化與未來(lái)化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設(shè)工作，同時(shí)又是軟件建設(shè)工作；（2）它是一個(gè)整體工作而不是局部的工作，應(yīng)進(jìn)行整體規(guī)劃；（3）它是長(zhǎng)期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會(huì)社會(huì)之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來(lái)化是相結(jié)合的；（5）它固然要探討社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況，也要進(jìn)行價(jià)值判斷，選擇其中有價(jià)值的成分來(lái)確立努力的目標(biāo)。（6）它不是單純以國(guó)外社會(huì)發(fā)展作為衡量指標(biāo)，也要考慮國(guó)內(nèi)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)判定檔案管理發(fā)展的取向?？梢?jiàn)，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程；既是長(zhǎng)期的，又是動(dòng)態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對(duì)社會(huì)的順應(yīng)和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化的關(guān)系
現(xiàn)代化本身是一個(gè)發(fā)展的概念，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的趕超先進(jìn)的過(guò)程。美國(guó)學(xué)者瓦爾馬認(rèn)為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過(guò)程?！睓n案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會(huì)主義現(xiàn)代化逐步實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進(jìn)步，是通過(guò)培養(yǎng)人，最終為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化和社會(huì)現(xiàn)代化是相互依賴(lài)、互為條件的。一方面，沒(méi)有社會(huì)主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會(huì)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀(jì)初實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興檔，加大人才資源的開(kāi)發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國(guó)力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來(lái)，各級(jí)各類(lèi)檔案館和基層綜合檔案室通過(guò)開(kāi)展目標(biāo)管理認(rèn)定活動(dòng)，提高檔案工作的整體水平，一個(gè)以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動(dòng)力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識(shí)，同時(shí)隨著檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高，觀念的不斷更新，經(jīng)費(fèi)的不斷投入，條件的不斷改善，對(duì)檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
2、必須構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理體系
在今后一個(gè)時(shí)期的努力目標(biāo)是：（1）建立健全檔案保管安全體系，在庫(kù)房建設(shè)、溫濕度控制、防火防盜報(bào)警、蟲(chóng)霉防治、檔案裝具方面達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有條件的檔案館、室要建立庫(kù)房自動(dòng)控制系統(tǒng)；（2）以縮微、裱糊、翻拍、光盤(pán)存儲(chǔ)等技術(shù)手段進(jìn)行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質(zhì)量；（3）抓好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)建設(shè)，有條件的檔案館要建立局域網(wǎng)，向數(shù)字化檔案館、網(wǎng)上檔案館發(fā)展；（4）加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使之成為能擔(dān)當(dāng)起新世紀(jì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的中堅(jiān)力量。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案,是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(各種憑證賬簿、報(bào)表)和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料,同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者,即保存在磁盤(pán)、可讀寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說(shuō)明,下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比,電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn):
1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤(pán)的形式存在,包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤(pán)、光盤(pán)等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當(dāng)容易遭到破壞。
3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,且不留痕跡。
4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。
5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前,且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀,容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果,可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題
鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題外,還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問(wèn)題:
1.要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼,同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題,如果沒(méi)有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難,甚至不可能。
2.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大,易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題:
①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí),應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果; ②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫(xiě)好保護(hù)字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所:
③對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn);
④對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換;
⑤對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤(pán)或光盤(pán)上。
3.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題:
(1)對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有:
①用戶(hù)識(shí)別控制,防止非法用戶(hù)接觸會(huì)計(jì)檔案。
②操作日志管理,應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記,建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志,監(jiān)督系統(tǒng)操作,留下審計(jì)線索。
③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù),應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限,防止越權(quán)使用。
(2)對(duì)存放在軟盤(pán)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門(mén)的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
4.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn),在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤(pán)會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào),保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。
5.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)必須注意組織力量編寫(xiě)一套電算化會(huì)計(jì)檔案管理軟件,以便對(duì)往年資料進(jìn)行管理;同時(shí)利用電算化會(huì)計(jì)檔案處理方便、快捷、直觀,對(duì)管理和決策支持性好的特點(diǎn),利用保存完好的各個(gè)時(shí)期的數(shù)據(jù),進(jìn)行財(cái)務(wù)分析(趨勢(shì)分析、對(duì)比分析)和預(yù)測(cè),為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。
為了更好地管理電算化會(huì)計(jì)檔案,使其發(fā)揮更大的作用,除了注意上面提到的問(wèn)題外,還必須形成一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度,包括存檔手續(xù)、分類(lèi)管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷(xiāo)毀手續(xù)等內(nèi)容,以便對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理形成制度化。
摘要 民營(yíng)企業(yè)是中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，反映其發(fā)展歷程、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的企業(yè)檔案，特別是會(huì)計(jì)檔案是民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理和文化基礎(chǔ)的必要部分，也是企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案管理這一工作不容忽視。本文就我國(guó)民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合民營(yíng)企業(yè)自身特點(diǎn)探究其原因，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以期能對(duì)民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善起到拋磚引玉的作用。
關(guān)鍵詞 民營(yíng)企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案管理
民營(yíng)企業(yè)是非公有制企業(yè)的一種，是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。隨著改革的深入，開(kāi)放的擴(kuò)大，民營(yíng)企業(yè)對(duì)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展起著越來(lái)越重要的作用。據(jù)__海關(guān)統(tǒng)計(jì)，在20__年——20__年間__市累計(jì)實(shí)現(xiàn)外貿(mào)進(jìn)出口值172.1億美元，其中，國(guó)有企業(yè)、外商投資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)分別累計(jì)進(jìn)出口48.8億美元、66.3億美元、57億美元，平均增長(zhǎng)率分別為8%、34.5%、34.4%，對(duì)于出口，民營(yíng)企業(yè)近兩年已占據(jù)__市出口的半壁江山。伴隨中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與完善，民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)逐漸成為外貿(mào)出口的“領(lǐng)頭人”、擴(kuò)大就業(yè)的“主渠道”、自主創(chuàng)新的“先行者”。記載和反映民營(yíng)企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及生產(chǎn)銷(xiāo)售管理、技術(shù)等活動(dòng)的企業(yè)檔案也成為民營(yíng)企業(yè)發(fā)展與壯大的重要資源，而會(huì)計(jì)檔案則是民營(yíng)企業(yè)檔案的重要組成部分，它為民營(yíng)企業(yè)管理者及相關(guān)部門(mén)的管理決策提供必要依據(jù)。民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作不容忽視，它是企業(yè)管理不可缺少的內(nèi)容。然而現(xiàn)實(shí)中，民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理狀況卻不樂(lè)觀！
一、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
1、會(huì)計(jì)檔案管理水平參差不齊。
我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)數(shù)量眾多，規(guī)模大小不一，檔案管理水平也是參差不齊。那些有一定規(guī)模，企業(yè)效益較好，科技含量較高或者取得某種資質(zhì)的企業(yè)，檔案管理工作比較規(guī)范，如上海申茂銅材有限公司、上海公元建材發(fā)展有限公司等；由國(guó)有企業(yè)改制而成的民營(yíng)企業(yè)，大多沿用國(guó)有企業(yè)相對(duì)完善的管理制度，檔案管理工作也相對(duì)規(guī)范。而那些規(guī)模小，效益差的個(gè)體企業(yè)，或從無(wú)到有的新建民營(yíng)企業(yè)，檔案管理工作幾乎成為企業(yè)的一大死角，基礎(chǔ)工作薄弱，有些企業(yè)甚至根本就沒(méi)有檔案意識(shí)。
2、大部分民營(yíng)企業(yè)特別是中小企業(yè)極少建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。
很多民營(yíng)企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較差，建檔率較低。由于資金規(guī)模的影響，企業(yè)的員工較少，且一半都是身兼數(shù)職。有些企業(yè)甚至沒(méi)有專(zhuān)職會(huì)計(jì)，每月的賬務(wù)到了月底就聘用兼職會(huì)計(jì)人員匆匆做賬，以便應(yīng)付稅務(wù)機(jī)關(guān)或者投資者及銀行等。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案也就粗略的簡(jiǎn)單整理，有的甚至根本就不整理。會(huì)計(jì)工作不規(guī)范，進(jìn)而會(huì)計(jì)檔案工作也無(wú)從做起，對(duì)于人為加工的財(cái)務(wù)資料隨意堆放，企業(yè)沒(méi)有一套行之有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度予以規(guī)范，而企業(yè)主或者管理者也無(wú)暇建制。
3、企業(yè)主會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)較弱。
大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)偏重于能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)與銷(xiāo)售活動(dòng)，而忽略了會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中資金流動(dòng)的憑證與反映信息作用，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作投入較少，甚至沒(méi)有。對(duì)于有些企業(yè)主來(lái)說(shuō)，企業(yè)的賬本、報(bào)表等都是為應(yīng)付稅務(wù)機(jī)關(guān)或工商行政部門(mén)或者投資者而作，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與充分性值得推敲，沒(méi)有保存的價(jià)值，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)須開(kāi)展。以致會(huì)計(jì)檔案管理工作在很多民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理中仍然是混亂不堪。
4、會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不利于保管與利用。
很多企業(yè)，財(cái)務(wù)資料隨處堆放，散亂于各個(gè)部門(mén)。從財(cái)務(wù)室借出的會(huì)計(jì)資料也不按時(shí)歸還。大多民營(yíng)企業(yè)由于規(guī)模小，人員少，沒(méi)有專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)之進(jìn)行整理與保管，隨處散亂的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有被集中統(tǒng)一管理，這容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的遺失與毀壞，也不利于保管與后期的查詢(xún)利用，會(huì)計(jì)檔案管理工作空白滯后。
5、會(huì)計(jì)檔案人員不能及時(shí)與外界溝通。
與同行交流會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以促進(jìn)檔案管理工作更好地為企業(yè)決策、運(yùn)營(yíng)服務(wù)。有些企業(yè)會(huì)計(jì)檔案人員通常是由企業(yè)主或領(lǐng)導(dǎo)的親屬或其他辦公人員擔(dān)當(dāng)。對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，檔案管理只是簡(jiǎn)單的收存工作，沒(méi)有必要傾注太多的精力，也沒(méi)有必要浪費(fèi)時(shí)間財(cái)力與外界溝通交流；再者，為了節(jié) 約資金，企業(yè)主也會(huì)減少檔案人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這也使得會(huì)計(jì)檔案人員不能及時(shí)與外界溝通，進(jìn)而不利于檔案工作的開(kāi)展。
6、保管條件普遍較差，會(huì)計(jì)檔案資源流失、毀損嚴(yán)重。
對(duì)于部分民營(yíng)企業(yè)主來(lái)說(shuō)，檔案管理工作與生產(chǎn)銷(xiāo)售相比產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益是間接的、無(wú)形的、微小的，沒(méi)有動(dòng)力去關(guān)注，投入很少，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作呈“無(wú)意識(shí)”、“無(wú)制度”、“無(wú)人員”、“無(wú)庫(kù)房”、“無(wú)設(shè)備”、“無(wú)經(jīng)費(fèi)”的“六無(wú)”狀態(tài)。企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表等隨處堆放，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的保管設(shè)備，有的甚至直接堆放在廢棄的紙箱內(nèi)，置于辦公室一角，無(wú)人問(wèn)津，更不用說(shuō)去除濕除塵除蟲(chóng)了，時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)計(jì)檔案大多霉?fàn)€、損毀，數(shù)據(jù)資源丟失嚴(yán)重。
7、會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不完善，歸檔不規(guī)范。
大部分民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案員，通常是會(huì)計(jì)人員在空余時(shí)間簡(jiǎn)單整理，然后找地方堆放，或者是出納人員予以整理、裝訂、保管會(huì)計(jì)檔案。有些企業(yè)，由于人員更換頻繁，對(duì)檔案的交接工作沒(méi)有做好，權(quán)責(zé)不明確，造成很多會(huì)計(jì)檔案沒(méi)能被及時(shí)歸整。有的企業(yè)干脆就不對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，直接將會(huì)計(jì)檔案胡亂堆放到大文件柜中，然后鎖上或貼上封條，長(zhǎng)期不予理會(huì)。
8、會(huì)計(jì)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍較低。
會(huì)計(jì)檔案管理工作要求管理人員既要具備會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，一般情況下，最好應(yīng)由懂得檔案知識(shí)的會(huì)計(jì)人員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專(zhuān)職管理。而很多民營(yíng)企業(yè)為了節(jié)約資金，聘用一些文化素質(zhì)較低，毫無(wú)檔案知識(shí)的人來(lái)管理，或者是讓文秘等辦公人員兼職管理檔案，這些人通常是缺乏檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，也很少能按照規(guī)范進(jìn)行檔案收集和整理。
9、 會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的重要資料，充分利用好會(huì)計(jì)資料，能為民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很大的利益，而現(xiàn)實(shí)是多數(shù)民營(yíng)企業(yè)只重視生產(chǎn)銷(xiāo)售等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而缺乏對(duì)反映企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)變化的會(huì)計(jì)檔案的利用，很少利用會(huì)計(jì)檔案來(lái)分析企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，這也在一定程度上造成會(huì)計(jì)檔案資源的浪費(fèi)；再者，民營(yíng)企業(yè)私有性的特點(diǎn)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，這在一定程度上限制了會(huì)計(jì)檔案利用人員的身份，這也使得會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用。
10、沒(méi)有開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案鑒定、銷(xiāo)毀、利用工作。
按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案（除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和涉及其他未了事項(xiàng)外的原始憑證及正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位的保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案外），可以按規(guī)定程序予以鑒定、銷(xiāo)毀。這樣既可以體現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存價(jià)值，將有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案予以重新歸整、利用，又可以節(jié)省會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存空間，提高會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量。而實(shí)踐中的情況卻不如人意，大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案一經(jīng)歸檔后，就被長(zhǎng)年累月地存放在檔案部門(mén)，很少予以鑒定、銷(xiāo)毀。由于企業(yè)主不重視，檔案管理員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高等原因，使得對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作難以開(kāi)展，大量堆放的未能及時(shí)清理的會(huì)計(jì)檔案浪費(fèi)了企業(yè)的人力、物力、財(cái)力。
11、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔存在較大問(wèn)題。
由于民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模大小、會(huì)計(jì)管理水平等有所不同，會(huì)計(jì)電算化水平也是參差不齊，進(jìn)而電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔存在不同問(wèn)題。規(guī)模較大、管理較為完善的大型民營(yíng)企業(yè)，會(huì)計(jì)電算化水平較高，電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔工作進(jìn)行得比較好。而那些規(guī)模較小，管理較為粗放的民營(yíng)企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，會(huì)計(jì)電算化水平較低，有些企業(yè)甚至沒(méi)有完整的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，對(duì)于有價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證，沒(méi)能及時(shí)打印出來(lái)，很多到期末一并打印，一旦電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，數(shù)據(jù)丟失，電子檔案將無(wú)法打印成紙質(zhì)予以保存。有些企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)備份，或是即使備份了，所儲(chǔ)存的硬盤(pán)或u盤(pán)等載體隨處存放于相關(guān)部門(mén)，歸檔不及時(shí)，或即使歸檔了，也會(huì)由于沒(méi)有完善的保管條件而使得磁盤(pán)、硬盤(pán)等儲(chǔ)存載體損壞以致系統(tǒng)不能識(shí)別原始數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。
二、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的原因分析。
我國(guó)民營(yíng)企業(yè)分為個(gè)體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、股份合作制企業(yè)、國(guó)有民營(yíng)企業(yè)等，它們都有著民營(yíng)企業(yè)共同的特點(diǎn)，而這些企業(yè)自身的特點(diǎn)也影響著會(huì)計(jì)檔案的管理。
1、中國(guó)民營(yíng)企業(yè)主大多具有冒險(xiǎn)、自主創(chuàng)業(yè)精神，他們吃苦耐勞，艱苦奮斗，抓住機(jī)遇，勇于冒險(xiǎn)。企業(yè)管理的重心著眼于企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)主的主要精力在于尋找企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，對(duì)于企業(yè)的其他內(nèi)部管理如檔案管理，就有所忽略，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理就更無(wú)暇顧及了。
2、民營(yíng)企業(yè)的市場(chǎng)性很強(qiáng)，其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資本增值，追求資本收益最大化，有將利潤(rùn)進(jìn)行再投資以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步增值的內(nèi)在投資欲望。民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)完全以市場(chǎng)為導(dǎo)向，按市場(chǎng)需求來(lái)經(jīng)營(yíng)管理企業(yè)，一切以盈利增值為主，企業(yè)主關(guān)注的大多是投資少，見(jiàn)效快的市場(chǎng)機(jī)遇。對(duì)于檔案管理，特別是會(huì)計(jì)檔案管理這種投資不少，見(jiàn)效不快即很難見(jiàn)到直接經(jīng)濟(jì)效益的內(nèi)部管理更是無(wú)心關(guān)注，企業(yè)的檔案工作得不到重視，檔案工作也難以開(kāi)展。
3、 家族制管理模式，缺乏有效的治理結(jié)構(gòu)。據(jù)調(diào)查，我國(guó)70%的民營(yíng)企業(yè)基本上都采用家族制管理，企業(yè)以血緣為紐帶，企業(yè)內(nèi)員工大多與企業(yè)主是親友關(guān)系，從上到下，人合成分大于資合成分。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密較多，私有性很強(qiáng)，企業(yè)主一般都讓自己的親戚或者熟人來(lái)管理，而這些人往往沒(méi)有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、文化素質(zhì)都比較低，對(duì)會(huì)計(jì)檔案也談不上專(zhuān)業(yè)化管理，只是被動(dòng)的接收，堆放，更談不上鑒定、利用、編研了。
4、 民營(yíng)企業(yè)融資困難、資金嚴(yán)重不足，這一特點(diǎn)也影響著企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理。民營(yíng)企業(yè)相對(duì)于國(guó)有大中型企業(yè)、外資企業(yè)來(lái)說(shuō)，資金來(lái)源渠道較少，銀行放貸少，入市門(mén)檻高等導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)融資困難，企業(yè)的發(fā)展大多靠企業(yè)的自有資金或利潤(rùn)再投資，市場(chǎng)性、盈利性的特點(diǎn)引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)主將較少的資金投入到投資報(bào)酬率較高的項(xiàng)目上，而不會(huì)把資金較多地投到他們看似“無(wú)利可圖”的檔案管理上，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)“六無(wú)”狀態(tài)也不足為奇了。
5、管理不完善也是民營(yíng)企業(yè)的一大特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部組織關(guān)系不明確，管理層次不清楚，計(jì)劃性不強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理也就缺乏統(tǒng)一的管理安排，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表多個(gè)部門(mén)散亂堆放，權(quán)責(zé)不明確，歸檔保管工作實(shí)施困難。
三、民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
1、健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。在遵循會(huì)計(jì)檔案管理辦法的前提下，制定與企業(yè)自身相符合的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作。會(huì)計(jì)部門(mén)按規(guī)定編制會(huì)計(jì)檔案移交保管清冊(cè)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案部門(mén)管理。未設(shè)檔案部門(mén)的企業(yè)，可以設(shè)專(zhuān)人保管。
2、強(qiáng)化宣傳，增強(qiáng)企業(yè)主檔案意識(shí)。
國(guó)家檔案部門(mén)財(cái)政部門(mén)等相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)的檔案宣傳工作，采取典型示范宣傳，可以通過(guò)各種途徑從實(shí)踐上理論上加大宣傳的力度，增強(qiáng)企業(yè)主的會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案特別是會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性。從思想上行動(dòng)上調(diào)動(dòng)企業(yè)主的建檔或者完善檔案管理的積極性。
3、將會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育內(nèi)容。
會(huì)計(jì)知識(shí)的繼續(xù)教育是會(huì)計(jì)人員提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的一個(gè)重要途徑，將會(huì)計(jì)檔案管理納入會(huì)計(jì)繼續(xù)教育內(nèi)容，使得會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)的重要性，要求其從規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作起做好會(huì)計(jì)檔案工作。
4、提高會(huì)計(jì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，關(guān)心會(huì)計(jì)人員，檔案管理人員。多提供會(huì)計(jì)檔案人員外出培訓(xùn)或?qū)W習(xí)交流的機(jī)會(huì)；采取各種措施鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案人員提高自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)；在企業(yè)內(nèi)宣傳檔案工作的重要性，提高會(huì)計(jì)檔案人員在企業(yè)管理中的地位。
5、完善民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理制度，明確相關(guān)權(quán)責(zé)。
要解決企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，主要還是解決內(nèi)部管理制度的完善問(wèn)題。有了健全的內(nèi)部管理制度，能為會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和完善創(chuàng)造條件。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與企業(yè)的不斷進(jìn)步，不同企業(yè)其檔案工作重點(diǎn)各有不同，針對(duì)煉油企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，本文闡明了對(duì)煉油企業(yè)案管理工作中投入與產(chǎn)出的思考并對(duì)今后的工作方向作了探索。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 投入產(chǎn)出
1、對(duì)企業(yè)檔案工作的一些認(rèn)識(shí)
所謂檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史紀(jì)錄，檔案是人類(lèi)活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案工作是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。企業(yè)檔案作為企業(yè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作和重要信息資源，其作用的大小，價(jià)值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對(duì)企業(yè)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而不斷提高的。社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革和日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，使那些不注重對(duì)日常信息資源的積累、管理，不注意檔案工作和做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的企業(yè)容易失去工作的方向，而不能獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，這樣的事例在古今中外是時(shí)有發(fā)生的。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決定著企業(yè)檔案工作的走向。開(kāi)明的、有遠(yuǎn)見(jiàn)的、認(rèn)識(shí)到檔案工作重要性的和檔案意識(shí)較高的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，會(huì)使一個(gè)企業(yè)的檔案工作甚至企業(yè)本身充滿(mǎn)生機(jī)和活力。
不同所有制的企業(yè)，其檔案工作有著不同的特點(diǎn)和重點(diǎn)，如股份制企業(yè)檔案來(lái)源復(fù)雜、內(nèi)容廣泛，檔案產(chǎn)權(quán)多元化，對(duì)檔案工作所產(chǎn)生的效益要求較高，因而在檔案工作中要注意文件材料的收集，通過(guò)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而企業(yè)集團(tuán)的檔案管理體制較為復(fù)雜，成員企業(yè)間檔案工作的發(fā)展很不平衡，水平有高有低，因此應(yīng)采用一定的行政手段，對(duì)集團(tuán)的檔案工作實(shí)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于外商投資、中外合資、合作這樣的外資企業(yè)因?yàn)椴煌瑖?guó)家的文化背景、傳統(tǒng)觀念和管理模式不一樣，其文件產(chǎn)生的渠道較為雜亂，檔案載體多樣化，如軟盤(pán)、磁帶、錄像帶、照片、縮微膠片等，標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)的書(shū)寫(xiě)格式和規(guī)格尺寸等，因此其檔案管理所具有雙重性、多樣性和重要性是顯而易見(jiàn)的，這些都加大了檔案管理的難度。在具體的管理工作中，應(yīng)主要從宣傳中國(guó)檔案管理的法律、法規(guī)，接受中國(guó)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，逐步形成一套系統(tǒng)完整的檔案管理體制。相比來(lái)說(shuō)，煉油企業(yè)檔案來(lái)源比較復(fù)雜，主要包括各級(jí)政府部門(mén)以及上級(jí)有關(guān)石油石化主管部門(mén)等，而且煉油企業(yè)的絕大多數(shù)是國(guó)有企業(yè)，必須接受?chē)?guó)家的領(lǐng)導(dǎo)，因此煉油企業(yè)檔案管理工作必須時(shí)刻與政府保持一致，按照國(guó)家的法律法規(guī)辦事，主要收集各種政府文件、法律法規(guī)、上級(jí)煉油方面的文件等，為企業(yè)的生存發(fā)展作好基礎(chǔ)工作。
2、煉油企業(yè)檔案館投入與產(chǎn)出及今后設(shè)想
改革開(kāi)放的發(fā)展形成了多種經(jīng)濟(jì)管理模式，對(duì)檔案工作提出了更高的要求。實(shí)踐證明不管是那一類(lèi)管理模式的企業(yè)，由于自身存在的要求，檔案工作都需要發(fā)展，檔案管理的水平都需要提高。除了逐步增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的檔案意識(shí)外，需要不斷增加對(duì)檔案的投入，檔案的投入是為了提高檔案工作的管理水平而不斷地增加檔案工作的經(jīng)費(fèi)、人員和物資，這些投入一是按照檔案庫(kù)房建設(shè)規(guī)范的要求，改造或新建檔案庫(kù)房；二是更新檔案裝具，把木柜換成鐵柜或是現(xiàn)代化的檔案密集架；三是購(gòu)置現(xiàn)代化管理所需的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、去（增）濕機(jī)、服務(wù)器、光盤(pán)庫(kù)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和數(shù)碼攝像機(jī)等；四是增加檔案人員編制，經(jīng)常地把檔案人員送出去培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)；五是保證檔案工作日常管理所需的設(shè)施設(shè)備的需求。據(jù)不完全的統(tǒng)計(jì)，煉油系統(tǒng)的企事業(yè)單位不斷加大對(duì)檔案工作的投入，1996年開(kāi)展檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)以來(lái)，對(duì)檔案工作投入的資金就達(dá)到20__萬(wàn)元左右。由于煉油系統(tǒng)在改造機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房，增添現(xiàn)代化管理設(shè)備，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，落實(shí)兌現(xiàn)目標(biāo)管理活動(dòng)中先進(jìn)獎(jiǎng)金，對(duì)晉升檔案工作目標(biāo)管理企業(yè)補(bǔ)貼和對(duì)困難企業(yè)給予補(bǔ)助。投入必將產(chǎn)生效益，到20__年檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)的開(kāi)展，檔案工作的整體水平確確實(shí)實(shí)上了一個(gè)臺(tái)階。煉油系統(tǒng)多家單位達(dá)到企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，檔案利用取得了明顯的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。全系統(tǒng)檔案工作的整體水平得到很大提高，成為各行業(yè)的排頭兵。近年來(lái)，煉油系統(tǒng)充分利用檔案信息資源，在修編煉油志、地方志煉油篇、年鑒、組織沿革、大事記、人物傳略、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、事故分析、各種論文集、多經(jīng)效益分析以及科研成果形成簡(jiǎn)介、匯編等多種編研成果，用于指導(dǎo)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)管理工作，取得了顯著的成績(jī)。直接利用檔案在土地產(chǎn)權(quán)的界定、解決土地糾紛、處理設(shè)備故障、設(shè)備改造、優(yōu)化生產(chǎn)方式、編制工程招標(biāo)書(shū)、節(jié)省投資、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和職工個(gè)人的正當(dāng)權(quán)益等方面取得明顯效果，其中在__市城市規(guī)劃房屋普查過(guò)程中，全市煉油企業(yè)積極配合并做出了重要貢獻(xiàn)，查閱各企業(yè)檔案室，充分利用資料完成任務(wù)，為_(kāi)_市城市規(guī)劃奠定了基礎(chǔ)。
成績(jī)的取得，除了企業(yè)加強(qiáng)對(duì)《檔案法 》的宣傳貫徹，不斷提高全員檔案意識(shí)之外，與企業(yè)加大對(duì)檔案工作的投入是分不開(kāi)的，沒(méi)有投入就沒(méi)有產(chǎn)出。投入和產(chǎn)出既矛盾又統(tǒng)一，隨著企業(yè)管理水平的提高，對(duì)企業(yè)檔案工作的投入也不斷加大，但是由于對(duì)檔案的宣傳不夠，檔案的利用并未引起重視，檔案的利用面也不普及，產(chǎn)生的效益也不明顯，因而形成了一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作不需要投入這么多，加之企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中忙于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，對(duì)檔案工作的重視程度和對(duì)檔案工作的投入逐年下降，形成惡性循環(huán)，給檔案工作帶來(lái)很大的影響。有的企業(yè)認(rèn)為檔案工作的好壞還不至于影響到企業(yè)的生存，而且投入后不能馬上見(jiàn)到效益，往往強(qiáng)調(diào)經(jīng)費(fèi)緊張，不愿向檔案工作投入更多的經(jīng)費(fèi)。而有的企業(yè)，在檔案工作中嘗到了甜頭，深刻的認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，在企業(yè)并不富裕的情況下，抽出適當(dāng)?shù)馁Y金，每年投入一點(diǎn)，逐年加大對(duì)檔案工作的投入，檔案的工作條件得到不斷的改善，使檔案部門(mén)能充分履行管理和保護(hù)兩個(gè)職能，充分發(fā)揮庫(kù)藏檔案資源的作用，為更好的利用檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此在今后，企業(yè)特別是企業(yè)檔案工作的主管部門(mén)，要加大對(duì)檔案利用的宣傳，編制多種檢索工具，主動(dòng)提供利用，并為檔案的利用提供更多的方便，注意利用后信息的反饋，特別要加強(qiáng)對(duì)利用檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益典型事例的宣傳，事實(shí)證明：把企業(yè)在各種管理、創(chuàng)建文明單位、創(chuàng)建一流企業(yè)、申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程、審計(jì)、招投標(biāo)、應(yīng)付各種檢查等檔案所起的作用和檔案管理的水平高低聯(lián)系起來(lái)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案所起的作用是不可代替的。
在多種所有制并存的情況下，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案的作用日臻明顯，只要對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題：如檔案全方位的利用，檔案利用后信息的反饋，企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)的關(guān)系，兼并、破產(chǎn)、改制企業(yè)檔案的歸屬流向，企業(yè)集團(tuán)和股份制企業(yè)檔案工作的管理等問(wèn)題加強(qiáng)研究，強(qiáng)化企業(yè)檔案的服務(wù)意識(shí)，增加服務(wù)的主動(dòng)性，減少各種干預(yù)，遵循檔案自身的形成規(guī)律，形成與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相配套的檔案管理機(jī)制，真正體現(xiàn)檔案存在的價(jià)值，應(yīng)該相信逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理投入與產(chǎn)出的平衡是可預(yù)見(jiàn)的。
1、目前人才市場(chǎng)檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題
鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會(huì)性、實(shí)用性、操作能力、實(shí)踐能力等因素,以及虛假檔案材料的出現(xiàn),社會(huì)各界甚至包括檔案人本人對(duì)的檔案重視度均在日趨下降,為了更好的促進(jìn)人才資源的整合,有必要對(duì)現(xiàn)在人才市場(chǎng)上存在的問(wèn)題進(jìn)行研究和分析,主要表現(xiàn)為以下的幾個(gè)基本問(wèn)題。
1.1棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重加重檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。根據(jù)我國(guó)2001年實(shí)行,2005年修改的《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》可知,人才市場(chǎng)進(jìn)行人事業(yè)務(wù)主要面向以下人群:(1)社會(huì)的流動(dòng)人員;(2)因私出國(guó)人員;(3)需要在規(guī)定范圍內(nèi)申報(bào)或者組織評(píng)審專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認(rèn)定人員;需要辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡核定的人員;(4)需要辦理接收手續(xù)的大中專(zhuān)畢業(yè)生;(5)其他人員。面對(duì)除此龐大的幾大類(lèi)人群,歸檔工作無(wú)疑需要極大耐心,但是各類(lèi)人群都有將自己檔案放置在人才市場(chǎng)置之不理的情況。據(jù)2005年《中國(guó)青年報(bào)》4月2日的報(bào)道,甘肅的一人才市場(chǎng)八千份檔案被棄。在2006年四川也有類(lèi)似報(bào)道1。流動(dòng)人員棄檔主要帶來(lái)的壓力有兩方面:一方面,檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對(duì)大批量的無(wú)人問(wèn)津的遺棄檔案,在流動(dòng)人員人事變動(dòng)或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時(shí),該類(lèi)群體才開(kāi)始到處四處尋找自己的檔案材料,在目前尚不能完全電子化、信息化歸類(lèi)管理檔案的情況下,對(duì)沉睡幾年的檔案進(jìn)行查找、歸檔,在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力;另一方面,棄檔對(duì)于人才市場(chǎng)的秩序管理也會(huì)造成壓力。根據(jù)現(xiàn)行立法的規(guī)定,經(jīng)政府行政主管部門(mén)的授權(quán),人才市場(chǎng)可以安排不同級(jí)別、專(zhuān)業(yè)、方向的人才選擇與洽談?wù)衅笗?huì),為促進(jìn)流動(dòng)人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺(tái)。然即使面對(duì)棄檔人員,檔案管理人員也不得不對(duì)其的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸類(lèi)和保管,并按照其自身?xiàng)l件適時(shí)地向其通知招聘事宜,對(duì)其檔案進(jìn)行管理,這無(wú)疑增加了檔案管理人員的工作壓力,降低了工作效率,浪費(fèi)了社會(huì)的公共資源。
1.2法律體系不完善造成檔案管理工作舉步維艱。根據(jù)我國(guó)目前的檔案管理工作的規(guī)定,目前人才市場(chǎng)檔案管理工作所依據(jù)的法律主要存在幾方面的瑕疵:(1)檔案管理工作缺少全國(guó)立法。就全國(guó)來(lái)看,全國(guó)性的立法主要是2001年實(shí)施、2005年人事部、國(guó)家工商行政管理總局修改的《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》,以及1988年12月中共中央組織部下發(fā)的《人事部關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》這些規(guī)定都在一定程度上制定了人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的基本活動(dòng)原則,但是比較籠統(tǒng),具體操作起來(lái)比較困難;(2)立法滯后,尚未形成完整的法制體制。目前,人才市場(chǎng)檔案管理工作的主要依據(jù)是各省、自治區(qū)、直轄市制定的相關(guān)的行政規(guī)章,這在一定消極意義上,為各地區(qū)的人才市場(chǎng)管理制度之間相互矛盾和沖突埋下了隱患。關(guān)于檔案管理主體的種類(lèi)、管理者的權(quán)利和義務(wù)、權(quán)利義務(wù)的行使方式、責(zé)權(quán)范圍、出現(xiàn)糾紛后的解決機(jī)制等缺乏明確的規(guī)定,對(duì)于非檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員要了解人才市場(chǎng)檔案管理的基本流程、運(yùn)行的基本模式并能積極、及時(shí)了解檔案管理的動(dòng)向等是比較困難的。
1.3檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平較低造成大量重復(fù)勞動(dòng)。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展已經(jīng)不容置疑的證明了,計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用已經(jīng)極大的促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展,尤其是在檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資源整合、智能校對(duì)等方面的作用不可小覷。然而當(dāng)今人才市場(chǎng)上信息管理的職能化還比較低。當(dāng)然,國(guó)家亦在一定上注意到檔案市場(chǎng)管理中一些問(wèn)題,開(kāi)始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作,國(guó)家檔案局出臺(tái)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,2008年建設(shè)部辦公廳也下發(fā)了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》,以促進(jìn)檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)于流動(dòng)人口的檔案管理無(wú)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的電子檔案信息,各地方和工作部門(mén)仍存在先將檔案以紙質(zhì)版的形式形成,然后再由工作人員收集整理,最后匯編入本部門(mén)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng),但與勞動(dòng)部門(mén)、人事部門(mén)、社會(huì)保險(xiǎn)管理部門(mén)、民政部門(mén)、監(jiān)察部門(mén)、黨政部門(mén)之間尚未建立完善的檔案共享機(jī)制。流動(dòng)人員通常需要經(jīng)過(guò)辦理復(fù)雜手續(xù)、經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間才能將人事檔案收集完整,才可實(shí)現(xiàn)應(yīng)聘就業(yè)、考取國(guó)家或地方公務(wù)員、結(jié)婚、保險(xiǎn)、工資升降、黨員材料管理、職務(wù)升遷、出國(guó)考察學(xué)習(xí),這在一定程度上,降低了流動(dòng)人員人事相關(guān)事宜的進(jìn)程,阻礙了流動(dòng)人員的發(fā)展,易造成流動(dòng)人員與社會(huì)的沖突,不利于和諧社會(huì)主義國(guó)家的構(gòu)建。
1.4高質(zhì)量專(zhuān)業(yè)檔案管理人員供 應(yīng)不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成,都需要一個(gè)強(qiáng)有力的合作團(tuán)隊(duì),人才市場(chǎng)的檔案管理工作尤為突出。人才市場(chǎng)管理工作量大、涉及人員數(shù)量多、檔案涉及事項(xiàng)范圍廣、檔案不可修復(fù)等特點(diǎn),故需要專(zhuān)門(mén)檔案管理知識(shí)的人才對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。但受功利主義的影響,具有檔案管理、研究經(jīng)驗(yàn)的人員以及主修檔案管理專(zhuān)業(yè)的高等教育畢業(yè)生,均對(duì)從事人才市場(chǎng)檔案管理工作表現(xiàn)出較低的熱情,間接地造成檔案管理隊(duì)伍人員不穩(wěn)定,不利于檔案管理效率的提升和科技化、專(zhuān)業(yè)化、高水平檔案管理工作的有效進(jìn)行。
2、人才市場(chǎng)檔案管理工作的新思路
2.1社會(huì)和個(gè)人強(qiáng)化檔案意識(shí),正視檔案的重要性。首先,應(yīng)保證檔案的真實(shí)性,提高檔案的公信力。個(gè)人的檔案材料事關(guān)個(gè)人工作變動(dòng),面對(duì)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì),一些在校學(xué)生為了提高自己的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書(shū)等,還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會(huì)適當(dāng)擴(kuò)大優(yōu)秀學(xué)生的比率,加大社會(huì)活動(dòng)投入,增加其他社會(huì)活動(dòng)獲獎(jiǎng)的機(jī)會(huì),使證書(shū)未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實(shí)力,故在檔案整理時(shí)無(wú)論是個(gè)人還是學(xué)校均應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是,提升檔案的可靠性;其次,加強(qiáng)檔案的重要性教育。向應(yīng)屆畢業(yè)生告知,只要將檔案轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)氐目h級(jí)以上人才市場(chǎng)進(jìn)行人事托管,繳納一定費(fèi)用,在未找到合適的工作時(shí)間內(nèi),也可以計(jì)算工齡、如期轉(zhuǎn)正、工資提升、職務(wù)升遷、辦理社會(huì)保險(xiǎn),防止造成將來(lái)這些方面的損失;最后,及時(shí)辦理檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務(wù)員以后,應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù),防止檔案拖沓,影響辦事效率。
2.2國(guó)家完善立法體系,提高人才市場(chǎng)檔案管理的法律地位。完善的法制是社會(huì)進(jìn)步的先決條件和基礎(chǔ),人才市場(chǎng)的檔案管理工作部門(mén)應(yīng)在實(shí)踐的基礎(chǔ)上制定具有本部門(mén)特色的措施。首先,制定全國(guó)性檔案管理法律。依據(jù)憲法和現(xiàn)行法律的規(guī)定,人才市場(chǎng)相關(guān)工作人員可以將實(shí)踐中遇到的問(wèn)題以書(shū)面文字的形式反映至相關(guān)法制部門(mén),呈報(bào)國(guó)家有權(quán)機(jī)關(guān),將《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》逐步完善,最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)人大立法,提升人才市場(chǎng)檔案管理立法位階,將目前的部門(mén)規(guī)章逐步完善提升至法律法規(guī);其次,以立法形式完善檔案管理工作的日常工作制度,實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和法制化。就檔案管理工作而言主要的制度應(yīng)包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案轉(zhuǎn)出制度等。具體包括檔案接收的對(duì)象、接收程序、檔案接收權(quán)限,檔案的保管期限、各級(jí)層檔案管理部門(mén)之間的檔案共享、保管費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理權(quán)限范圍,檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)、注意事項(xiàng)、檔案丟失后的救濟(jì)途徑和責(zé)任追究等具體措施;最后,應(yīng)當(dāng)積極建立國(guó)內(nèi)外人才流動(dòng)檔案管理辦法。筆者在中國(guó)知網(wǎng)中檢索,發(fā)現(xiàn)關(guān)于研究國(guó)內(nèi)外人才市場(chǎng)檔案管理的文獻(xiàn)相對(duì)滯后。在國(guó)際間人才交流和互換不斷增加的趨勢(shì)下,檔案管理工作亦應(yīng)當(dāng)用立法手段對(duì)外籍人才的進(jìn)入和本國(guó)人才的輸出加以規(guī)制。
2.3人才市場(chǎng)中介單位加大工作人員培訓(xùn)力度,提升人員素質(zhì)。首先,各人才市場(chǎng)建立工作人員的定期培訓(xùn)計(jì)劃。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的思想,保持高度的學(xué)習(xí)熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學(xué)管理手段,可以鼓勵(lì)一部分人學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù),回到本單位向其他員工介紹科學(xué)的管理手段,也可以運(yùn)用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類(lèi)單位的科學(xué)經(jīng)驗(yàn);其次,建立檔案管理的考評(píng)獎(jiǎng)懲制度,提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)熱情。人才市場(chǎng)可以將其工作人員的檔案管理服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率,錯(cuò)誤率等作為檔案管理人員晉升職務(wù)和領(lǐng)取年終獎(jiǎng)金的參考依據(jù),以此促進(jìn)人員素質(zhì)的提升;再次,敢于吸引專(zhuān)業(yè)化人才,打破就業(yè)封閉。人才市場(chǎng)也應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)外來(lái)人才,廣泛招募懂技術(shù)、懂管理、有熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。
2.4政府增加財(cái)政投入,全面實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。一方面,各省市地方人民政府在進(jìn)行科學(xué)的進(jìn)行財(cái)政預(yù)算時(shí),適當(dāng)增加在檔案管理方面的支出,鼓勵(lì)研究開(kāi)發(fā)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢(xún)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng),形成一個(gè)人從出生到死亡的完整的檔案共享機(jī)制,實(shí)現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數(shù)據(jù)庫(kù),做好檔案管理的安全工作,在加強(qiáng)聯(lián)合的同時(shí),不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實(shí)施;另一方面,加強(qiáng)各階段檔案的銜接制度,人才市場(chǎng)應(yīng)做好人才檔案移交的中間人。人才市場(chǎng)檔案銜接對(duì)于檔案人本人工作經(jīng)驗(yàn)的積累、工齡的計(jì)算、工資薪金水平的核定、社會(huì)保險(xiǎn)的取得具有重要的認(rèn)定意義等,故在各人才市場(chǎng)應(yīng)對(duì)檔案本人材料進(jìn)行認(rèn)管、信息收集、材料審核時(shí)應(yīng)當(dāng)提高信息化水平,科學(xué)編排檔案管理手冊(cè),防止檔案張冠李戴。
3、結(jié)語(yǔ)
總之,人才市場(chǎng)檔案管理工作在新形勢(shì)下存在著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)現(xiàn)行存在的問(wèn)題,國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人均應(yīng)全面提升檔案意識(shí),為加快國(guó)家檔案管理工作法制進(jìn)程,全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化探索適合我國(guó)發(fā)展的道路。
一、人事檔案保管制度
目的
第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
②在檔案底賬上注銷(xiāo)；
③填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
③庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫(kù)房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。
人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿(mǎn)足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門(mén))蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門(mén)審核批準(zhǔn)。人事檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。其次，借檔單位(部門(mén))蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。再次，人事檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。
(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的推廣實(shí)施,會(huì)計(jì)電算化事業(yè)得到不斷發(fā)展。會(huì)計(jì)電算檔案的管理作為單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作之一,在實(shí)際工作中有一些環(huán)節(jié)需按新的變化做出調(diào)整。那么實(shí)施電算化后如何做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作呢?除了按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等規(guī)定外,應(yīng)該結(jié)合企、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的具體實(shí)踐,形成一套適應(yīng)本單位的會(huì)計(jì)檔案管理辦法及制度。
會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn),使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化,對(duì)管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)才能管理好會(huì)計(jì)檔案;同時(shí)管理好電算檔案,才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營(yíng)管理中的作用。
一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員采用無(wú)紙化辦公形式,所有日常工作均在計(jì)算機(jī)上完成,會(huì)計(jì)信息的管理有以下一些顯著特點(diǎn):
第一,電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而且還新增了存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
第二,電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術(shù)要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)資料信息載體紙張,更主要的是磁盤(pán)、光盤(pán)、存儲(chǔ)芯片。
第四,會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,因此對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五,電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。隨著單位使用的會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),新軟件對(duì)原會(huì)計(jì)檔案的兼容應(yīng)于考慮,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。
二、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作,我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印拷貝存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出會(huì)計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬,并把打印的活頁(yè)賬裝訂成冊(cè)?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來(lái),存入光盤(pán)或磁盤(pán)。另外還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。
第二,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號(hào),并貼上寫(xiě)保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的建筑物。并選擇遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、防火、防潮、防塵的場(chǎng)所等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,如每半年復(fù)制一次,且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會(huì)計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,建議在系統(tǒng)管理員配合下,會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應(yīng)保存其升級(jí)后的會(huì)計(jì)賬套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的利用。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可;二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)可以在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。也可對(duì)原版本會(huì)計(jì)賬套進(jìn)行升級(jí),但這會(huì)受軟件功能設(shè)計(jì)的限制,不能保證完全成功。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,并進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè),從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù),另外還可以得出本單位、本部門(mén)、甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,需要單位內(nèi)各分支、各相關(guān)人員相互協(xié)調(diào)共同完成。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,我們還應(yīng)對(duì)檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如通過(guò)用戶(hù)識(shí)別控制操作日志管理、存取、權(quán)限限制等方式加強(qiáng)安全 保密措施,同時(shí)做好計(jì)算機(jī)病毒的防范、建立好檔案專(zhuān)人管理接觸制度等。
綜上所述,只要分別做好會(huì)計(jì)電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環(huán)節(jié)的工作,會(huì)計(jì)電算化檔案一定會(huì)在單位的經(jīng)營(yíng)管理中將發(fā)揮出更大作用,取得更明顯的效果。
進(jìn)入世紀(jì)之后，世界發(fā)展進(jìn)入信息時(shí)代，這是知識(shí)做主的時(shí)代，所以檔案管理深入各行各業(yè)，然而隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案管理工作，首先必須解決好電子檔案管理在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。
一、電子檔案管理中的接收格式問(wèn)題
9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
二、電子檔案管理的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題
對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。
但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過(guò)載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
4、安全性問(wèn)題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶(hù)根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理中的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問(wèn)題電子檔案管理的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。
聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案管理中的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案管理容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi)，溫每升高10℃，其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲(chóng)生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲(chóng)體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見(jiàn)的有，二氧化（so2）、化氫（h2s）、二氧化氮（no2）、氯氣（cl2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案管理保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫(kù)房中常見(jiàn)的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案管理保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
四、電子檔案管理的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題
電子檔案管理中的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴(lài)于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴(lài)的技術(shù)，在未來(lái)往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問(wèn)題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣
城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類(lèi)型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景
、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案管理.cn的原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專(zhuān)用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)修改，在進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶(hù)進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用電子檔案管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶(hù)一個(gè)“通行字”，代表該用戶(hù)身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶(hù)本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶(hù)要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶(hù)的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶(hù)對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專(zhuān)利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過(guò)防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過(guò)濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫(xiě)措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤(pán)（cd－rom）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)（worm）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶(hù)更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫(kù)房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫(kù)內(nèi)，庫(kù)房盡量使用無(wú)紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過(guò)控制溫濕度、搞好庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫(kù)房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開(kāi)磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開(kāi)電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房，或選用專(zhuān)門(mén)的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案管理的載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專(zhuān)用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤(pán)每年應(yīng)拷貝一次，光盤(pán)每年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來(lái)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案管理中的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案管理，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。
一、農(nóng)業(yè)檔案信息化管理工作轉(zhuǎn)變的措施
1、樹(shù)立重視檔案的觀念檔案是國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富,黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作,對(duì)檔案工作都做出過(guò)重要指示。同志指出:“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù),它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科學(xué)進(jìn)步以及提高國(guó)民素質(zhì)有促進(jìn)作用,而且對(duì)維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)和保持社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分,為企事業(yè)單位管理、科研和生產(chǎn)服務(wù)。各農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視檔案工作,為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設(shè)的義務(wù)宣傳員,加強(qiáng)檔案法治宣傳,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案工作存在的問(wèn)題。
2、落實(shí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),完善文書(shū)檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位檔案員培訓(xùn)工作中,對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)講解,并下發(fā)到各科研單位學(xué)習(xí),要求按標(biāo)準(zhǔn)完成文書(shū)檔案整理工作;組織基層單位檔案員到標(biāo)準(zhǔn)檔案室參觀,直觀地領(lǐng)會(huì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機(jī),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)整改,完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
3、加強(qiáng)法制管理,加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書(shū)檔案的管理在院機(jī)關(guān)、基層單位均比較重視,而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對(duì)滯后。加強(qiáng)法制管理,使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所,農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴(yán)重的原因主要有兩點(diǎn):一是檔案管理人員工作熱情不夠、責(zé)任心不強(qiáng);二是科研人員法律意識(shí)淡漠,視科研檔案為私有財(cái)產(chǎn),或有顧慮、擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不得到保護(hù)等。基于此,應(yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責(zé)任心和使命感,加強(qiáng)檔案收集力度,熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項(xiàng)情況;針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長(zhǎng)的特點(diǎn)要做到跟蹤服務(wù),使檔案收集工作貫穿整個(gè)科研活動(dòng)的始終。開(kāi)展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀念,培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類(lèi)科研人員的法律意識(shí)和檔案意識(shí),真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規(guī)定和準(zhǔn)則,制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實(shí)處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍工作崗位培養(yǎng)對(duì)于農(nóng)業(yè)科技類(lèi)單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要,掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí),在實(shí)際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。
4.1自主學(xué)習(xí)檔案管理人員要有積極的學(xué)習(xí)態(tài)度,進(jìn)一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),使各項(xiàng)工作在法治的框架內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)也用法律的武器為檔案管理工作保駕護(hù)航按照檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作;積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷接收新信息。
4.2后備人才培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視后備人才的培養(yǎng),特別是從事檔案管理工作的新員工,對(duì)于個(gè)人素質(zhì)高、能力強(qiáng)的年輕一代,經(jīng)過(guò)工作崗位的鍛煉,很快會(huì)成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓(xùn),起到“傳、幫、帶”的良好作用,實(shí)現(xiàn)崗位新老交替。
4.3參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務(wù),通過(guò)參觀學(xué)習(xí),和檔案工作走在前列的單位進(jìn)行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時(shí)展的必然。目前農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點(diǎn)。
5.1樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù),其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重心向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程,更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這個(gè)轉(zhuǎn)變要求檔案工作者必須更新思想認(rèn)識(shí),徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀念,將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù),滿(mǎn)足農(nóng)業(yè)科研工作者及廣大農(nóng)民對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需求。
5.2掌握信息技術(shù)技能信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用提供了條件。“三分技術(shù),七分管理”,先進(jìn)的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理,缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),掌握并熟練運(yùn)用先進(jìn)的科技手段,通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平的提升,加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐。
5.3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃,列入預(yù)算,增加投入,建立必要的軟硬件設(shè)備環(huán)境,為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
二、結(jié)論
農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理關(guān)系到整個(gè)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的壯大及發(fā)展,需要國(guó)家、地方、行業(yè)、基層單位和社會(huì)力量多方參與,更需要環(huán)境構(gòu)建、健全法規(guī)政策、制定標(biāo)準(zhǔn)、完善社會(huì)服務(wù)體系和培養(yǎng)人才等方面多管齊下。與此同時(shí),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展更是農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的重中之重,只有針對(duì)檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)一步有重點(diǎn)的優(yōu)化及轉(zhuǎn)型,才能不斷提升農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的發(fā)展速度和需要,以期更好地為農(nóng)業(yè)科研及生產(chǎn)服務(wù)。
