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在實施會計電算化之后,企業(yè)的會計核算及管理環(huán)境發(fā)生巨大改變。而內部控制與企業(yè)財產物資的完整與安全息息相關,只有完善建立內部控制制度,才能保證企業(yè)健康、有序地發(fā)展下去。因此,基于會計電算化探究企業(yè)的內部控制是一項重要課題。
一、基于會計電算化實施內部控制的原則
在會計實務中應用以計算機為主的電子信息技術,這就是會計電算化,它是由計算機代替人工實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及統(tǒng)計、分析、判斷會計數(shù)據(jù)信息以提供決策的過程。會計電算化具備存儲容量大、運算速度快、檢索查詢快捷、數(shù)據(jù)高度共享、準確分析數(shù)據(jù)等特點,不僅能大量節(jié)約時間、人力、物力,還沖擊著內部控制[1]?；跁嬰娝慊膬炔靠刂剖穷A防、發(fā)現(xiàn)并糾正系統(tǒng)錯誤、故障、舞弊等的重要途徑,企業(yè)在實施內部控制時務必要嚴格遵循幾項原則:一是遵循分離不兼容權限的基本原則,嚴格控制電算化會計系統(tǒng)的權限,避免操作人員通過不法操作使企業(yè)遭遇損失;二是遵循相互制約的原則,嚴格控制監(jiān)督系統(tǒng)操作人員及其輸入、處理、輸出數(shù)據(jù)等行為,同時明確企業(yè)每一名人員的義務、責任,充分發(fā)揮約束與監(jiān)督作用;三是遵循安全保密的原則,因為企業(yè)的會計工作與財務安全聯(lián)系密切,只有遵循安全保密原則,加強管理、控制軟硬件,才能避免企業(yè)流失機密性的資料;四是遵循內部防范的原則,加強對電算化會計系統(tǒng)的監(jiān)管、控制,避免出現(xiàn)個人壟斷的現(xiàn)象。
二、企業(yè)基于會計電算化加強內部控制的策略
(一)分離會計職能與其他職能,保持部門的獨立性
電算化會計信息系統(tǒng)承擔的主要是交易記錄職能,它應與企業(yè)使用信息、組織業(yè)務的部門保持相互的獨立性,以便分離其職能。一是由企業(yè)的業(yè)務部門負責執(zhí)行所有交易,信息系統(tǒng)、會計部門都不能干涉;二是由業(yè)務部門正式書面授權對新的業(yè)務應用軟件進行開發(fā),或改變企業(yè)既有的應用軟件;三是指定業(yè)務部門行使資產的監(jiān)管權,信息系統(tǒng)、會計部門只能擁有完成工作所需的資產,而由業(yè)務部門負責保存其他業(yè)務資產;四是在錯誤日志中如實記錄交易數(shù)據(jù)中發(fā)生的錯誤,并及時將其反饋到業(yè)務部門進行糾正,信息系統(tǒng)、會計部門的人員不能擅自對錯誤的交易數(shù)據(jù)進行糾正。
(二)加強和完善程序操作控制,確保信息處理質量
企業(yè)應嚴格制定上機操作規(guī)程,對機房內的工作作出一般性規(guī)定,并對使用計算機處理業(yè)務的過程提出具體的程序操作要求。一是企業(yè)無關人員切忌隨意出入計算機機房操作;二是錄入電算化會計系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)都要經過嚴格的審批,且具備真實的、完整的原始憑證;三是錄入數(shù)據(jù)的人員如果對數(shù)據(jù)產生疑問,需及時進行核對,切忌擅自修改;四是計算機機房工作人員切忌擅自將任何數(shù)據(jù)或資料提供給他人,不能隨意將外來的軟盤帶入機房;五是一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入有誤,應按照系統(tǒng)的提示進行糾正,包括編制補充登記、改正沖正負數(shù)的憑證等;六是操作人員在計算機開機之后不得隨意離開工作現(xiàn)場,且每一周、每一月都要做好數(shù)據(jù)備份工作。當然,這一系列程序操作控制制度并非一成不變,要隨著企業(yè)經營的改變而不斷完善,只有通過詳盡、完備的程序操作控制制度,才能從根源上保證信息的可靠性、真實性,確保信息處理質量。
(三)完善檔案管理及控制制度,防范新的系統(tǒng)風險
對傳統(tǒng)的手工操作來說,會計信息以賬、證、表等形式存儲在紙質上,由人工完成收集、處理會計數(shù)據(jù)的工作,并編制會計報表,查詢會計資料也是以紙質檔案為基礎[2]。但在會計電算化條件下,一些記錄大大減少,很多經濟業(yè)務、會計憑證等都依賴計算機進行輸入、查詢或閱讀,且信息源自數(shù)據(jù)、程序,存儲在各種各樣的磁性介質上,一些業(yè)務或信息處理職能依靠計算機進行閱讀。此時如果缺乏有效的內部控制,極易出現(xiàn)不經批準就擅自更改數(shù)據(jù)的情況,且改動數(shù)據(jù)之后不會有任何痕跡留下,導致電算化會計系統(tǒng)面臨新的問題及風險,務必要完善檔案管理及內部控制制度。一是嚴格履行接觸控制,只允許負責會計電算化工作的人員接觸數(shù)據(jù)的存儲介質,且安排專人保管檔案資料,明確規(guī)定檔案的歸檔與借閱制度;二是嚴格控制環(huán)境,落實防磁、防潮、防火、防塵等安全措施;三是加強后備控制,打造一支高素質企業(yè)財會科技隊伍,為企業(yè)實施會計電算化提供支持。
(四)加強會計電算化內部審計,保證內部安全控制
一是建立健全企業(yè)內部審計制度?；跁嬰娝慊钠髽I(yè)內部控制對信息提出更高的可靠性要求,需要企業(yè)嚴格復查各項經濟業(yè)務,避免發(fā)生舞弊、錯誤等行為。一方面,審計人員要查實記錄的內容及事實,另一方面,審計人員要查實記錄的資料,一旦發(fā)現(xiàn)失誤要及時糾正。通過兩方面復核查實,企業(yè)管理信息的可靠性與準確性及記錄的真實性等得到保障。同時,企業(yè)還應加大對審計人員的監(jiān)督、評價,真正做到查漏補缺,不斷提高企業(yè)財務管理質量與水平。二是加強落實內部審計工作。在會計電算化環(huán)境下,企業(yè)應單獨設立內部審計部門,使其在高層決策機構或審計委員會的領導下嚴格開展內部審計工作,且內部審計人員應充分關注數(shù)據(jù)及其處理系統(tǒng),將安全控制落到實處。具體而言,內部審計人員應明確企業(yè)是否制定了與計算機硬件、程序、數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)的傳送等有關的安全規(guī)定,不僅要檢查企業(yè)處理站的計算機設備,還要檢查其他的計算機終端、外圍設備等,嚴格檢測軟件、系統(tǒng)等的可靠性,以保證內部安全控制。
(五)進一步落實病毒防控工作,增強網(wǎng)絡的安全性
在網(wǎng)絡環(huán)境下的電算化會計系統(tǒng)運行與維護中,企業(yè)應高度重視采取有效的技術手段對計算機系統(tǒng)病毒進行防控,增強網(wǎng)絡安全性[3]。一是盡量在不需要本地軟硬盤的工作站中使用無盤工作站;二是應用計算機服務器網(wǎng)絡殺毒軟件對病毒進行實時監(jiān)控與追蹤;三是在網(wǎng)絡服務中使用防病毒芯片等硬件來防治病毒;四是企業(yè)財務軟件應捆綁或掛接第三方反病毒軟件,提高軟件的防病毒能力;五是針對外來傳
輸?shù)臄?shù)據(jù)或軟件實施病毒檢查工作,嚴禁在業(yè)務系統(tǒng)中使用游戲軟件;六是企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的防病毒產品應及時升級。不管是一般環(huán)境還是網(wǎng)絡環(huán)境,基于會計電算化的企業(yè)內部控制,都需采取上述措施落實病毒防控工作,并積極建立健全相關制度,堅持提高企業(yè)會計工作人員的專業(yè)素質水平,包括計算機知識培訓、會計知識培訓等,從而加強對會計電算化的研究及實施。特別是在對付網(wǎng)絡環(huán)境下令人恐懼的黑客攻擊時,不僅要采取有效的病毒防控措施,還要充分發(fā)揮出社會的力量,致力于從道德、法律及技術等方面加強防范,進一步完善與強化會計電算化下企業(yè)的內部控制工作。
三、結語
雖然基于會計電算化的企業(yè)內部控制出錯率較低,但錯誤依舊會發(fā)生,需要企業(yè)不斷完善和加強內部控制,使企業(yè)的經濟管理水平得到進一步提升,從而在促進企業(yè)健康發(fā)展會計事業(yè)的基礎上能夠有序發(fā)展下去。
摘要:會計電算化的應用,對內部控制產生了深遠的影響,提出了新的要求,文章就加強電算化會計信息系統(tǒng)內部控制問題進行初步探討。
關鍵詞:加強 電算化 內部控制
隨著經濟的發(fā)展,企業(yè)的內部控制日益重要,特別是內部會計控制。財政部近年來陸續(xù)出臺了一系列有關會計控制規(guī)范,這說明內部會計控制在企業(yè)管理中的地位,已得到了重視,隨著會計電算化的普及應用,對內部控制制度提出了新的要求,同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。如何加強電算化會計的內部控制已成為亟待解決的問題。
一、會計電算化給內部控制提出了新的要求
1.控制操作人員的職能,是會計電算化對內部控制提出的新要求之一。授權,批準控制是一種常見的基礎的內部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經濟業(yè)務的每一環(huán)節(jié),都要經過某些相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大變化。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能的高度集中導致了職責的集中;特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改,操縱處理結果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。
2.確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度,是會計電算化對內部控制提出的新要求之二。在電算化會計中,電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)自動進行加工處理,并儲存于磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制之下自動進行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性,完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內部控制提出一些新的具體要求:一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,是會計電算化對內部控制提出的新要求之三。在手工方式下,信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上,增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化后,有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少,憑證、經濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,在電算化會計下,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。有些業(yè)務或處理結果可能不被打印出來,只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬炔靠刂?那么未經批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后可不留下任何痕跡。
二、會計電算化的應用對內部會計控制的影響
會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機構、會計核算形式及內部控制制度發(fā)生很大變化,其中對內部控制制度的影響最為明顯。
首先在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下,內部控制的原則是職務相分離,職權不相容,不同的工作人員在各自確定的工作區(qū)域內工作。各司其職依照相應的制度進行嚴格監(jiān)督,也就是說手工會計系統(tǒng)中,內部控制的方式,主要是人員的內部牽制制度,但在電算化會計信息系統(tǒng)下,這一制度的重要性下降,甚至得不到遵循。內部控制的形式已由原來的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖刂啤?
其次,隨著電子商務、網(wǎng)上交易等的推行。每一項交易發(fā)生時,有關該項交易的信息由相關人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄,原來在核算過程中進行的各種有必要核對審核的工作,有相當?shù)牟糠肿優(yōu)橛嬎銠C自動完成了,這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序,如果程序發(fā)生差錯或不起作用,就會使失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。
由于上述影響,原有的內部控制制度已不能適應電算化系統(tǒng)的要求。因此,進一步完善企業(yè)內部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內部控制是一個范圍大,控制程序復雜的綜合性控制,要盡量使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
三、如何加強會計電算化條件下的內部控制制度
建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內控環(huán)境必須從以下幾個方面進行。
(一)管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、監(jiān)督管理、檔案管理等。
1.組織結構控制。在手工會計系統(tǒng)中,企業(yè)的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制,其中,組織形式控制是通過財務部門按經濟業(yè)務性質分為幾個不同的職能組來實現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用;而組織程序,則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現(xiàn)處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統(tǒng)下,盡管會計系統(tǒng)運作的主要原則沒有改,但在實現(xiàn)了會計電算化后,應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整,以適應計算機系統(tǒng)的要求。
企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組;也可按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模。符合企業(yè)的總體經營目標。
2.職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離;計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。
在計算機會計系統(tǒng)中,不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務與系統(tǒng)操作的職務;數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務;數(shù)據(jù)錄入職務與審核記賬職務;系統(tǒng)操作的職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。
3.監(jiān)督管理控制。監(jiān)督管理控制的作用則是在明確各職能組織部門有關人員的工作責任與處理范圍的基礎上,建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度,以保證會計控制工作能夠高質量的進行和完成。
4.檔案管理控制。計算機會計系統(tǒng)的有關資料應及時存檔,企業(yè)應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。應定期對所存檔案進行備份,并保管好這些備份,為防止檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。
(二)數(shù)據(jù)資源控制
1.完整性控制。計算機會計系統(tǒng)的完整性控制,主要通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機制來實現(xiàn),當前一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),都能夠對其管理的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),在邏輯關系上提供語義參照關系機制,來檢驗和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關數(shù)據(jù),在進行了相關控制應用操作后,仍然保持邏輯上的語義完整。
2.數(shù)據(jù)加密。數(shù)據(jù)加密策略的實施,主要通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實現(xiàn);其作用不僅維護了數(shù)據(jù)信息的保密,而且使得合法操作人員只能通過系統(tǒng)規(guī)定的程序實施操作和控制活動。
(三)日?？刂?
1.業(yè)務發(fā)生控制。又稱“程序檢查”控制,主要目的是采用相應的控制程序鑒別拒納各種無效的不合理的以及不完整的經濟業(yè)務。在經濟業(yè)務發(fā)生時,通過計算機的控制程序,對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。
2.數(shù)據(jù)輸入控制。首先要求輸入的數(shù)據(jù)應經過必要的授權,并經有關的內部控制部門檢查;其次,應采用各種技術手段,對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行核驗,如總數(shù)控制核驗、平衡核驗、數(shù)據(jù)類型核驗等。
3.數(shù)據(jù)輸出控制。是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定。要建立標準化的報告編號、保管工作。
嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業(yè)務的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴格的內控制度,有助于防止違法行為的發(fā)生。會計電算化的實踐證明,計算機本身處理出錯幾乎為零,但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減,而且一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴格的內控制度非常必要。就目前我國開展電算化的應用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應用水平上。因此強化的內控管理,提高電算化的科學管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內在要求,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
誠實守信是企業(yè)的經營之道,立命之本,是社會進步不可缺少的無形資本。在現(xiàn)代社會市場經濟,尤其經濟飛速發(fā)展的新形勢下,更應講求“誠信為本”。信譽成為社會經濟系統(tǒng)賴以運行的潤滑劑,它提高了制度的運行效率,節(jié)約了社會成本。“誠招天下客,譽從信中來”。經濟越發(fā)達,職業(yè)越社會化,道德信譽就越重要。沒有信用,就沒有秩序,沒有信用,市場經濟就不能健康發(fā)展,要在全社會強化信用意識,加強誠實守信的道德教育。朱鉻基總理給上海國家會計學院題詞時寫下“誠信為本,操守為重,堅持原則,不做假賬”這十六個字,對此也作了最好的詮釋。建立會計誠信體系是做好財會工作的基石。
企業(yè)會計電算化系統(tǒng)建立后,應用計算機處理財會賬務運算速度非?？臁⒂嬎憔忍貏e高、提供信息十分全面,極大的提高了會計工作的質量和處理速度,對于促進會計工作具有十分重要的意義,會計核算、審計、管理工作發(fā)生了很大的變化。隨著會計電算化工作的飛速發(fā)展,利用計算機系統(tǒng)以及會計電算化軟件的薄弱環(huán)節(jié)和管理上的漏洞進行的貪污、舞弊、造假等違法犯罪活動也有所增加,給企業(yè)和社會造成損失的問題也十分突出。鑒于會計電算化計算機系統(tǒng)和應用軟件的特殊性,建立并不斷完善一整套針對會計電算化系統(tǒng)舞弊的防范措施和控制制度就顯得尤為重要。
1 會計電算化系統(tǒng)中的漏洞
一般而言,利用會計電算化系統(tǒng)舞弊是指某些違法人員為了達到個人目的,利用工作之便、違規(guī)操作或未經允許上機操作都會造成計算機系統(tǒng)、會計電算化軟件出現(xiàn)問題,惡意進行破壞、修改、偷竊等行為時有發(fā)生。根據(jù)會計電算化工作的實踐經驗,通常情況下舞弊者手法多種多樣,防不勝防。
(1)篡改基礎業(yè)務數(shù)據(jù)。這是舞弊行為最為常見,手段單一,沒有什么技術含量,一般情況下違法人員利用掌控會計電算化系統(tǒng)的便利條件在基礎業(yè)務數(shù)據(jù)輸入計算機之前或者錄入過程中,通過篡改數(shù)據(jù)、刪除數(shù)據(jù)等手段來達到貪污的目的。
(2)改動軟件程序或文件。這種舞弊手段比較先進,技術含量也比較高,也比較難以發(fā)現(xiàn),舞弊者通過對財會電算化系統(tǒng)軟件、財務應用程序軟件進行非法改動,直接或者間接篡改計算機終端中的數(shù)據(jù)。
(3)篡改或竊取輸出成果。此類舞弊的方式主要有非法修改、銷毀輸出報表、將輸出報表送給公司競爭對手或利用終端竊取機密信息等。
(4)其他非法操作。盜取密鑰或磁卡非入侵財會電算化系統(tǒng)進行非法操作。
2 會計電算化條件下財會舞弊的特點
會計電算化舞弊屬于高科技、高智能犯罪,違法者大多掌握計算機專業(yè)知識能夠熟練應用計算機進行操作,實施財會電算化犯罪,罪犯要掌握相當?shù)挠嬎銠C技術,需要對計算機財會電算化技術具備較高專業(yè)知識并擅長實用操作技術,才能逃避安全防范系統(tǒng)的監(jiān)控,掩蓋犯罪行為。具有智能性、隱蔽性、復雜性、匿名性、發(fā)現(xiàn)概率太低、損失大,對象廣泛,發(fā)展迅速,涉及面廣、持獲利和探秘動機居多、低齡化和內部人員多、巨大的社會危害性等特點。
3 會計電算化系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的原因
會計電算化系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的原因多種多樣,會計軟件的缺陷問題不容忽視。再互聯(lián)網(wǎng)上搜索“財務軟件”一下子能搜索到1100萬個相關信息,市場上五花八門的財會電算化軟件有數(shù)百種之多,財務管理軟件模塊大體有憑證管理、賬簿管理、報表管理、現(xiàn)金流量表管理、日記賬管理、銀行對賬、往來賬管理、部門核算 管理、輔助核算項目管理、成本核算、自動轉賬、超級轉賬、外幣核算、期末調匯、合并報表、匯總 報表、財務分析、票據(jù)管理、工資核算、固定資產、會計制度管理等等,各個軟件公司都瞄準了會計電算化軟件這塊肥肉,有些單位還使用自己開發(fā)的軟件,各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性上存在著諸多的問題和不足,使得舞弊者有機可乘。
4 防范措施
會計電算化系統(tǒng)的舞弊雖然隱蔽且智能化較高,但只要嚴加防范,采取得力的控制措施,讓舞弊者無機可乘還是能夠實現(xiàn)的。
一是要選擇好的財務軟件二是要不斷健全和完善企業(yè)電算化內部控制制度。三是健全管理制度。四是建立健全職能分隔制度。五是授權控制制度。六是防錯糾錯制度。七是計算機檔案制度。八是建立操作日志制度。九是加強審計監(jiān)督。十是健全相關的法制建設。
嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證內部控制制度目的是使處理同一筆經濟業(yè)務的人員之間既要相互聯(lián)系,又要相互制約。同時,嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。在實際操作中,人們對于人員職責分工,數(shù)據(jù)備份和保管,軟硬件使用和維護等方面的重要性往往認識不足。因此,強化內控管理,提高會計電算化的科學管理水平是解決電算化實施中存在問題的重要途徑。加強程序操作控制,避免錯誤信息的輸入。為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應采用制定上機守則與操作規(guī)程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn),上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規(guī)定。加強系統(tǒng)安全控制,限定會計人員的操作權限。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全,避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患,防止未經授權的人員擅自動用系統(tǒng)的各種資源,以保證各項資源的正確性、完整性。隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展,企業(yè)應加強網(wǎng)絡安全的控制,設置網(wǎng)絡安全性指標,包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制和身份識別等,并且針對企業(yè)的特定狀況。通過設置防火墻、監(jiān)控系統(tǒng)來保護計算機軟、硬件設備的正常運行。
會計電算化是會計發(fā)展史上的一個歷史性飛躍,它不但減輕了會計人員的勞動強度,提供了會計效率,而且大大提高了會計信息處理的及時性和準確性,有助于企業(yè)加強管理,提高經濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時,對會計內部控制產生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內部控制的影響,對建立健全電算化會計內部控制制度,加強會計內部控制有重大的意義。
一、會計電算化對會計內部控制的影響
1.內部控制的范圍擴大
在傳統(tǒng)會計的條件下,會計內部控制主要針對經濟業(yè)務處理,通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個工作點完成的任務,并在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復雜的系統(tǒng)工程,所以電算化會計下的內部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
2.內部控制制度發(fā)生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務的性質設置的各業(yè)務核算組已經被撤銷,與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復存在。大中型企事業(yè)單位新設置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構建內部牽制制度。
3.內部控制的形式和重點發(fā)生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發(fā)生了變化,一些傳統(tǒng)的內部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié),從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的,所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會計條件下,會計內部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉移為人機控制。
4.網(wǎng)絡財務的應用和發(fā)展給會計內部控制提出了新問題
隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展及其在經濟領域的應用,網(wǎng)絡財務也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡財務不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r,而且使財務管理從靜態(tài)走向動態(tài),從財務部門走向整個企業(yè),走向企業(yè)外部,極大提高了財務管理效率。目前的網(wǎng)絡財務軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網(wǎng)絡財務使會計介質全面發(fā)生變化,出現(xiàn)各種電子單據(jù),如各種發(fā)票、結算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用,它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行,預防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。
1.電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制
電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程,一般來說投資較大,對整個企業(yè)的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進行可行性分析,從經濟上、技術上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發(fā)過程中,必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關標準和規(guī)范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉換方法,一般可采取并行轉換,新舊系統(tǒng)并行一段時間,以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題,或者由于企業(yè)經營活動及經營環(huán)境發(fā)生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統(tǒng)管理員提出申請,如果需要擴充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業(yè)領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。
2.組織控制
實現(xiàn)會計電算化后,會計部 門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整,會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門,要重新設計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制,系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離,劃清各自的工作職責和業(yè)務處理范圍。如系統(tǒng)操作組負責進行會計數(shù)據(jù)處理,而不能進行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護,而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護組不能有會計軟件的操作權和會計業(yè)務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責任制,明確職責,責任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內部的崗位分工,同時要加強對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制,應做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護員的職權是不相容的,必須明確劃分工作范圍和職責權限,不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應的人事管理制度,加強內部控制,對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
摘 要:本文簡要介紹了電算化會計信息系 統(tǒng)中建立內部控制制度的必要性,闡述了其內部控制的主要內容。
關鍵詞:電算化 會計信息 系統(tǒng)內部控制
隨著IT技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展應用,電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制面臨新的問題和挑戰(zhàn)。如何應對挑戰(zhàn),財政部2001年的《內部會計控制規(guī)范――基本規(guī)范(試行))第二十六條中對此作了明確規(guī)定,“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制的有效實施,同時要加強對財務會計電子信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡安全等方面的控制?！北疚木碗娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)中建立內部控制制度的必要性和內部控制的主要內容做如下闡述。
一、電算化會計信息系統(tǒng)中建立內部控制制度的必要性
(一)手工記賬系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)是用可視的文字、符號直接記錄在紙上的,這種記賬方式有較好的直觀性,甚至筆跡也可以成為控制的手段。采用計算機集中地對數(shù)據(jù)進行處理后,由人工形成并掌握的信息便越來越少。當會計數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式存儲在磁盤上,人的判斷作用便降低了。同時,由于計算機系統(tǒng)的透明度較高,因此,對數(shù)據(jù)的安全性、保密性進行的控制就變得尤為重要。
(二)計算機對會計數(shù)據(jù)的處理是在一個封閉的系統(tǒng)中進行的,其中有許多的處理過程對會計人員來說是“暗箱”,會計人員無法直接參與和控制,會計數(shù)據(jù)處理的準確性完全取決于應用程序和硬件的可靠程度,因而電算化會計系統(tǒng)必須建立起在計算機處理方式下特殊的內部控制。
(三)在手工記賬方式下,會計核算的質量取決于會計人員的業(yè)務水平、工作態(tài)度及對有關會計法規(guī)的理解程度和執(zhí)行效果。財務部門經過長期的實踐已積累了大量的經驗,建立起了一整套的管理制度。實現(xiàn)會計電算化后,許多傳統(tǒng)的控制方式失去了存在的基礎,必須有新的方式取代它。會計工作的質量除受原有因素的影響外,還將取決于計算機系統(tǒng)的可靠性和會計人員自身對新系統(tǒng)的操作管理水平。在這種舊的數(shù)據(jù)處理方式未被完全取代而新的方式尚未成熟的時期,會計信息失真的風險比以往任何時候都加大了。為了順利地渡過這一時期,減少轉換風險對會計信息的威脅,電算化會計系統(tǒng)更應當建立起一套新的管理控制制度。
二、電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的主要內容
(一)電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制。一般控制是指任何電算化會計信息系統(tǒng)普遍適用、為系統(tǒng)的安全可靠而對系統(tǒng)構成要素(人、硬件、軟件)及環(huán)境實施的控制。
1.組織與管理控制。
組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制,其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度,以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。
2.應用系統(tǒng)開發(fā)、建立和維護控制。
(1)應用系統(tǒng)開發(fā)控制是針對系統(tǒng)開發(fā)階段而言的,具體包括:系統(tǒng)開發(fā)前應進行可行性研究和需求分析;開發(fā)過程應進行適當?shù)娜藛T分工;按規(guī)范收集和保管有關系統(tǒng)的資料并加以保密等。
(2)系統(tǒng)建立控制則是針對系統(tǒng)建立階段而言的,具體包括:資源的適當配置;系統(tǒng)的調試應有各崗位人員的參與;新的系統(tǒng)應與傳統(tǒng)系統(tǒng)并行一段時間并經有關部門審批后才能替代傳統(tǒng)系統(tǒng)使用;嚴格的驗收程序等。
(3)系統(tǒng)的維護是指日常為保障系統(tǒng)正常運行 而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護控制就是針對這些工作而實施的控制。
3.數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是指對數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運行,而數(shù)據(jù)的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復與重建等,而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復與重建的基礎,是一種常見的數(shù)據(jù)控制手段,網(wǎng)絡中利用兩個服務器進行雙機鏡像映射備份是備份的先進形式。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性;程序備份則是指有關人員要注明程序功能后備份存檔,以備系統(tǒng)損壞后重建安裝之需。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施,包括對所有來歷不明的介質在使用前進行病毒檢測,定期對系統(tǒng)進行病毒檢測,使用網(wǎng)絡病毒防火墻以防止日益猖獗的網(wǎng)絡病毒侵入等。
(二)會計電算化系統(tǒng)的應用控制。應用控制是對會計電算化系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理活動所進行的控制。應用控制可劃分為輸入控制、計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制和輸出控制。
1.輸入控制。常用的控制方法包括:建立科目名稱與代碼對照文件,以防止會計科目輸錯;設計科目代碼校驗,以保證會計科目代碼輸入的正確性;設立對應關系參照文件,用來判斷對應賬戶是否發(fā)生錯誤;試算平衡控制,對每筆分錄和借貸方進行平衡校驗,防止輸入金額出錯;順序檢查法,防止憑證編號重復;二次輸入法,將數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時由兩人分別輸入,經對比后確定輸入是否 正確等。
2.計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制。常用的控制措施包括:登賬條件檢驗,即系統(tǒng)要有確認數(shù)據(jù)經復核后才能登賬的控制能力;防錯、糾錯控制,即系統(tǒng)要有防止或及時發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)丟失、重復或出錯的控制措施;修改權限與修改痕跡控制,即對已人賬的憑證,系統(tǒng)只能提供留有痕跡控制,也就是說,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能,對己結賬的憑證與賬簿以及計算機內賬簿生成的報表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不提供更改功能等。
3.輸出控制?？刂拼胧┌?控制具有相應權限的人才能執(zhí)行輸出操作,并要登記操作記錄,從而達到限制接觸輸出信息的目的;打印輸出的資料要進行登記,并按會計檔案要求保管。
會計工作的電算化對于我國的企業(yè)發(fā)展來說,有著極其重要的作用,同時也是現(xiàn)代企業(yè)會計工作的一個發(fā)展趨勢。但是在這一過程中,務必要保證其能夠在企業(yè)的會計信息系統(tǒng)中保持穩(wěn)定、持久的運行,從而最大限度地避免會計工作出現(xiàn)錯誤。
下文主要針對會計電算化信息系統(tǒng)的企業(yè)內部控制進行了全面詳細的探討。
1、電算化會計信息系統(tǒng)對企業(yè)內部控制的影響
1.1、計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境
首先,企業(yè)內部的會計部門,所組成的人員應當直接從傳統(tǒng)的財務工作結構轉變成為由會計專業(yè)人員、財務、計算機數(shù)據(jù)處理人員所實構成的財務部門。其次,由于會計電算化的轉變,促使會計人員自身的業(yè)務處理范圍在這一過程中不斷按的發(fā)展。所以,為了能夠最大限度的企業(yè)財務安全、系統(tǒng)信息精確度、企業(yè)目標等,其企業(yè)內部的控制制度就顯得極為重要,并且務必要保持自身的完善性,其中所涉及各個方面與手工會計系統(tǒng)相比較而言,更加的復雜。
1.2、電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式
在現(xiàn)代化的電算化會計系統(tǒng)之中,其會計財務、業(yè)務之間的處理辦法、程序都出現(xiàn)了較大程度的不同,而各種不同類別的會計憑證、報表的具體生成方式、存儲方式、存儲媒介都發(fā)生了翻天覆地的變化。而正是由于現(xiàn)代電子會計中所存在的網(wǎng)上交易、電子商務、無紙化交易等在持續(xù)不斷地進行推行,而當每一項交易在持續(xù)不斷進行的過程中,其交易中所涉及各個方面信息都會直接輸人到計算機之中,并且計算機會對這方面的信息進行自動記錄,而以往在進行財務工作核對、審核等方面工作的過程中,已經逐漸將其中相當大一部分直接交給計算機計算來完成。
所以,電算化會計系統(tǒng)的內部控制以及手工會計系統(tǒng)的內部控制之間存在著極大的不同,而其中所存在的控制重點己經逐漸從以往的對人控制,轉變成為直接對人、機進行控制的作為主要的目的,并且其中所存在的控制程序也務必要和計算機的處理程序保持完全的一致性。
2、電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的主要內容
2.1、電算化會計信息系統(tǒng)內部控制的一般控制系統(tǒng)開發(fā)和維護控制在當前的網(wǎng)絡會計環(huán)境之下,其程序人員在進行系統(tǒng)設計的過程中,會計人員以及審計人員務必要積極地參與到其中,如此一來,才能夠在會計人員、審計人員的影響之下確保其內部的制度更加健全,這對于會計信息的外部審計和內部審計來說,有著極其重要的作用。但是必須要加以重視的一個問題在于,系統(tǒng)在運行的過程中,難免會不同程度的遇到各個方面的問題,并且周邊環(huán)境也在這一過程中發(fā)生了極大的變化,促使信息系統(tǒng)能夠充分滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的各方面需求。
2.2、監(jiān)控與操作相分離的內部控制,實施實時監(jiān)控
在電算化系統(tǒng)中,由于計算機自動高效的特點,許多不相容的工作都已合并到一起由計算機統(tǒng)一執(zhí)行這樣就形成了內控隱患。
這就需要分設操作員與監(jiān)控員,并對操作員的操作權限和操作規(guī)程進行控制。
3、針對會計信息系統(tǒng)的特殊性,加強和完獸電算化會計信息系統(tǒng)內部控制
3.1、加強和完善電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度
加強電算化會計信息系統(tǒng)業(yè)務人員組織控制。在授權過程中運用內部審計,按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制,明確職責分工對財務軟件的開發(fā)人員、維護人員和會計業(yè)務操作員、出納員進行合理的崗位分工力U強組織控制。
加強電算化會計信息系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建設。道德規(guī)范、行為準則、能力素質的建設應直接納人內部控制結構的內容。
企業(yè)管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養(yǎng),增強財務工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平,達到電算化會計信息系統(tǒng)的主體誠信。
3.2、加強電算化會計信息系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制
加強會計財務軟件的研發(fā)和維護。在軟件研發(fā)之前要進行需求分析和可行性評估。系統(tǒng)設計時要堅持高內聚、低糊合的原則,保證軟件的準確性和高效性。在編程階段,運用標準統(tǒng)一的程序語言進行編程對最終產品的程序原代碼進行編譯處理,并進行加密。測試階段,運用黑盒測試模型和白盒測試模型對軟件進行測試渣找設計、編程過程中出現(xiàn)的錯誤,到達數(shù)據(jù)輸人與運算輸出的結果相對應,達到需求分析的目標。應對在用軟件進行定期維護,以保證軟件安全、平穩(wěn)、高效運行并不斷完善財務軟件的功能。
加強電算化會計信息系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護。采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術手段進行網(wǎng)絡管理以防止由于遮陰問題、設備故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患>' “障電算化會計信息系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。
3.3、加強電算化會計信忠系統(tǒng)業(yè)務操作的控制
加強電算化會計信息系統(tǒng)輸人控制。通過設立專門的審核人員對系統(tǒng)侮筆業(yè)務進行合法性和準確性的審核,從源頭防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生,避免因錯誤或舞弊異致的連環(huán)性、重復性錯誤。
加強電算化會計信息系統(tǒng)輸出控制。通過對憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)的查詢、打印,并進一步的核對、檢查可以有效地預防利用計算機犯罪。系統(tǒng)輸出的會計資料中,有些資料屬于機密文件,未經批準授權任何人不櫻接觸機密文件,并應建立嚴格的文件保管和登記制度,以防止惡意竊取和損壞重要機密的會計數(shù)據(jù)。
隨著計算機的發(fā)展，計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用。會計全面實現(xiàn)電算化成為必然趨勢，國家財政部根據(jù)經濟發(fā)展和信息化進程的需求提出。
到2010年要使我國80%的基層單位實現(xiàn)電算化會計。但隨著電算化工作的普及和深入，有關電腦系統(tǒng)的舞弊案件時有發(fā)生，這主要是電算化對傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)的內部控制帶來了一系列影響。這就要求我們必須適應電算化的特點，在電算化的環(huán)境下，建立強有力的內部控制，以保證系統(tǒng)的安全可靠。本文主要對電算化會計信息系統(tǒng)內部控制存在的問題和策略進行研究。
內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。計算機技術在會計領域的應用，一方面帶來了巨大的效益，同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。由于信息處理工具、操作程序等方面的差異，電算化給會計信息系統(tǒng)內部控制主要帶來如下幾點影響：內部控制的重點由原來的單純對人的控制轉變?yōu)閷θ?、機的共同控制；內部控制的形式已經由原來的制度控制轉變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖餐刂?，部分交易幾乎沒有“痕跡”，數(shù)據(jù)保存介質是磁性介質等等。由此引起失控而造成損失的案例增加，給內部控制帶來一定的難度。
內部控制是單位為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和舞弊，保證會計資料真實、合法和完整而制定和實施的政策與程序。電算化會計信息系統(tǒng)內部控制的目的包括以下幾個方面：
⒈維護企業(yè)資產安全和完整。任何一個企業(yè)都有自己的資產，如果沒有一定的措施加以保護，則會由于浪費、貪污盜竊等行為，而使資產蒙受損失。建立一定的內部控制制度，采取必要的措施就是要防止企業(yè)資產流失。
⒉保證會計信息的準確、完整和可靠。會計信息是反應企業(yè)經濟活動狀況的數(shù)據(jù)資料，它包括各種會計記錄、賬冊、會計報表等。會計信息必須準確可靠，這不僅為企業(yè)外部的有關部門所需要，而且也是企業(yè)內部改善經營管理的需要。建立適當?shù)膬炔靠刂浦贫?，可以保證會計信息的準確可靠，進而提高管理決策的正確性。
〔摘 要〕會計電算化使會計工作的質量和效率提高的同時,也對原有的企業(yè)內部控制制度造成了極大的沖擊,許多新問題急需得到解決,因此需要建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內控制度。
〔關鍵詞〕會計電算化;企業(yè)內部控制;系統(tǒng);管理
電算化會計系統(tǒng)的建立使企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,為企業(yè)的內部控制帶來了許多前所未有的新問題,對企業(yè)內部控制制度造成了極大的沖擊,本文在會計電算化的前提下,分析目前企業(yè)內部控制薄弱的表現(xiàn)和原因,談談如何建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內控制度。
一、會計中出現(xiàn)的新問題
1 會計存在無紙化的問題 二、電算化會計處理系統(tǒng)下內部控制的轉變
1 由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋?
手工操作下的一些內部控制,如編制科目、憑證匯總表,總賬、明細賬的核對,在電算化中沒有了存在的必要性,其部分內部控制功能在電算化后轉移到計算機內,如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此,內部控制也由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?
2 增加了內部控制內容
會計電算化的應用,給會計工作增加了新內容,不僅要保存好相關的紙質數(shù)據(jù)文件,還要保存、保管好已存儲在電子介質中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如編程、維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治,以及計算機操作管理等。
3 內部控制環(huán)境發(fā)生了變化
企業(yè)使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后,企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,轉變?yōu)橛韶攧铡媽I(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動,如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能,業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作,原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項,現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項,現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此,要保證企業(yè)財產物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標,企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛,更加復雜。
三、加強電算化系統(tǒng)的內部控制制度建設的具體措施
1 建立全面、規(guī)范的會計基礎管理制度
管理基礎主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎數(shù)據(jù)是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。
2 加強對操作程序的控制
制定相應的上機守則與操作規(guī)程,是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的,還必須隨著經營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生,從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
3 嚴格對機構和人員的管理與控制
必須制定相應的組織和管理控制制度,明確職責分工,加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。會計核算軟件投入正式使用后,原有會計機構必須做相應調整,對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂?會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合,以實現(xiàn)職權分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。用戶部門指產生原始數(shù)據(jù)的部門或人員(如出納),在這兩者之間進行職責分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門內部的職責分離。通過進行內部職責分工,以補救不相容職能集中化的不足。
4 加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡的安全控制,嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理
加強系統(tǒng)安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、保護程序和數(shù)據(jù)的安全,減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括:(1)訂立內部操作制度,禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦;(2)設置操作權限限制;(3)操作人員身份的密碼控制,規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志;(4)數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離,嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改,對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查,系統(tǒng)被破壞時,要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能;(5)機房的工作
環(huán)境保護。網(wǎng)絡安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面,可采用一些安全技術,主要包括:數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范,軟盤專用及防病毒感染。數(shù)據(jù)加密技術,訪問控制技術,認證技術等。網(wǎng)絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題,盡量使用光纖傳輸,接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網(wǎng)絡及外部網(wǎng)絡傳輸中的安全性。
5 加強內部審計
內部審計既是公司、企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。對會計資料定期進行審計,審查電算化會計賬務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費用簽字是否符合有關內控制度,憑證附件是否規(guī)范完整等;審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。
6 實施人才培訓制度,提高會計人員素質
要提高會計人員計算實施機業(yè)務素質,必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng),積極組織會計人員學習會計電算化知識,掌握計算機先進技術,培養(yǎng)或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才,推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。
7 要做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
一、目前我國企業(yè)會計內部控制制度存在的主要問題
1.缺乏對會計內部制度應有的認識由于我國企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的時間還比較短暫,致使眾多企業(yè)管理者對會計內部控制制度相關理論及重要性的認識還不夠充分,也可以說是知識層次尚且跟不上這項制度的要求。另外,大多數(shù)企業(yè)對會計內部控制制度的構建與完善重視不足,無章可循以及有章不循的現(xiàn)象比較突出。據(jù)相關部門調查顯示,目前我國依然存在相當一部分企業(yè)尚未建立會計內部控制制度;已經建立內控制度的企業(yè)普遍存在制度不完善或者是不盡合理的問題,內控制度缺乏科學性、系統(tǒng)性和高效性;更嚴重的是有章不循,在遇到原則問題時往往以靈活性為由不按照既定章程行事。
2.財會人員綜合素質有待進一步提高近年來,我國市場經濟的快速發(fā)展以及企業(yè)規(guī)模的不斷擴大,使得財會人員的需求以及財會隊伍也在不斷擴張,然而財會工作人員準入制度、財會人員的思想道德、業(yè)務技術培訓體制卻并沒有隨經濟的發(fā)展而出現(xiàn)大的變化。這從根本上決定了,當前財會人員在應對現(xiàn)代化的會計內部控制體制時綜合素質相對欠缺。甚至有部分財會工作人員無視會計制度、相關法律法規(guī),貪圖利益、弄虛作假,從而導致會計信息失真,并給整個行業(yè)造成了惡劣影響。因此說,企業(yè)想要建立起高效、健全的會計內部控制制度,需要從多個角度去認識內控制度的先進性、重要性,從多個方面去提高財會工作人員的綜合素質。
3.企業(yè)會計內部監(jiān)督管理體制不健全由于會計內部控制制度不完善以及執(zhí)行力度欠缺等客觀原因的存在,致使目前部分企業(yè)的內控制度尚且不能很好的制約與監(jiān)控企業(yè)會計決策、會計人員行為以及會計業(yè)務;而企業(yè)管理層重生產、輕經營,重銷售、輕管理的工作理念,也使得多數(shù)企業(yè)并未真正將會計內部控制制度上升到企業(yè)管理戰(zhàn)略的高度來實施;企業(yè)內部會計擊鼓崗位責任控制意識薄弱,使會計事項事前審核、事中復核及事后監(jiān)督流于形式,甚至還有部分企業(yè)并未建立起內部審機構或者是內部審計機構并不能發(fā)揮實際的效用。
4.信息化程度有待提高電子通信以及計算機網(wǎng)絡技術在我國的大范圍普及與應用,使得會計電算化、企業(yè)資源規(guī)劃、企業(yè)信息系統(tǒng)、企業(yè)財會管理系統(tǒng)以及客戶關系管理、虛擬企業(yè)、電子商務等概念和技術應用在企業(yè)層出不窮。企業(yè)信息化的發(fā)展,自然會對企業(yè)的組織性形式、控制要點、管理體制等產生重要影響,這就要求企業(yè)會計內部控制制度必須結合這一形式發(fā)生轉變。然而,我國卻有眾多企業(yè)尤其是中小企業(yè)在面對這一新情況時,并未能及時對會計內部控制制度進行完善與改進,從而致使內控制度信息化程度較低,從而影響了其監(jiān)督、監(jiān)管、檢查作用的高效發(fā)揮。
二、完善我國企業(yè)會計內部控制制度的對策與建議
1.管理者加強對會計內部控制的重視程度,培養(yǎng)良好的內部控制環(huán)境基本而言,內部控制運行是否良好,很大程度上取決于企業(yè)內部控制環(huán)境是否良好。而在這些企業(yè)里,內部控制環(huán)境的好壞取決于企業(yè)全員的共同參與,尤其是決策者與管理者的重視程度。因此,領導者應該重視內部控制,培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)的管理理念,不能鼠目寸光,只重視產品與市場。另外,企業(yè)管理者還應該建立健全內部控制制度,并且主動、自覺的遵守,為內部控制環(huán)境的形成做好榜樣。還有,對于從事內部控制的相關人員,企業(yè)的管理者與領導者不能任人唯親,要從良、從優(yōu)選拔,并且對他們進行完善、嚴格的培訓與考核,擇優(yōu)選用。最后,對于管理者來說,還應該在企業(yè)內部加強宣傳力度,使企業(yè)所有員工都認識到內部控制的重要性與意義,從而營造優(yōu)良的內部控制氛圍與環(huán)境。
2.提高財會工作人員的綜合素質財會工作人員在企業(yè)的會計內部控制中發(fā)揮重要的作用,他們的思想道德水平、職業(yè)能力以及學習接受能力等都是決定內部控制效果的關鍵因素。因此,為了加強企業(yè)會計內部控制的效果,就需要保證會計從業(yè)人員的專業(yè)素質。所以,企業(yè)既要引進各種優(yōu)秀的會計人員,也需要對現(xiàn)有的會計人員進行專業(yè)培訓。另外,會計人員也需要主動加強自身的學習,不僅從專業(yè)知識方面,還需要適時把握我國市場經濟的動態(tài),并且提高自身的思想道德素質,以便保證企業(yè)財會內部控制的有效運行。
3.進一步完善企業(yè)的會計內外部審計監(jiān)督體系管理者要充分認識到內部審計的重要性,在企業(yè)內部建立專門的審計部門。從事審計工作的審計人員要嚴格把關,從事科學、有效的審計工作,以便達到完善企業(yè)內部管理,促進企業(yè)發(fā)展的作用。另外,我國的各級財政部門也需要進一步完善有關法律法規(guī),嚴格按照法律法規(guī)開展審查審計工作,加大檢查、監(jiān)督以及執(zhí)法的力度,從而確保審計工作能夠有效實施與完成。最后,相關政府部門還需要協(xié)助企業(yè),幫助、督促其建立完善的內部審計機制,從而幫助企業(yè)規(guī)范會計內部控制管理行為。
4.加強企業(yè)信息化建設,提高管理信息系統(tǒng)控制能力在知識經濟時代,企業(yè)信息化程度對于企業(yè)競爭力的提升和持續(xù)、穩(wěn)定經營有著至關重要的作用,同時其也決定了企業(yè)會計內部控制開展的效率和成果。因此,企業(yè)必須加強企業(yè)信息化建設,提高管理信息系統(tǒng)控制能力,具體的措施有:企業(yè)應加大信息管理方面技術、人才的投入和財政支出,加快企業(yè)信息系統(tǒng)硬件和軟件方面的建設步伐,比如有信息系統(tǒng)的組織、信息系統(tǒng)的管理和控制、信息資源的共享控制、系統(tǒng)的設備更新、日常應用的控制等等。有了完備的信息管理系統(tǒng),不僅加強了信息傳達的效率性、準確性、廣泛性,而且還減少了人工在信息方面的操作,減少了 人力資源的浪費,可以更好的投入到其他的工作方面,使企業(yè)在會計內部控制的保障下實現(xiàn)良好的發(fā)展。
摘要：對內部會計控制制度的發(fā)展、內容和實施內部會計控制的關鍵等問題進行分析后認為：在現(xiàn)代企業(yè)制度條件下，內部會計控制制度的內涵和外延都發(fā)生了極大的變化，建立和完善內部會計控制制度，提高職工素質是管制會計信息失真的重大舉措。
關鍵詞：問題措施總結
一，目前企業(yè)內部會計控制制度中存在的問題
(一)缺乏有效的公司法人治理結構
我國大部分企業(yè)雖然實行了公司制改造，但真正的公司法人治理結構并未建立，很多公司尤其是上市公司雖然建立了股東大會、董事會、經理層、監(jiān)事會。但在實際工作中，‘內部人控制”現(xiàn)象普遍，董事會獨立性受到干擾，監(jiān)事會成員主要由公司職工和股東代表組成，在行政關系上受制于董事會，監(jiān)督作用難以發(fā)揮。股份公司應有的一些機構設置沒有起到應有的作用，甚至根本就沒有設置。股份公司僅僅具有了現(xiàn)代企業(yè)的外殼，而沒有從根本上形成真正的法人治理結構，沒有明確界定董事會、經理層、監(jiān)事會的權限和責任。同時公司也沒有形成合理的人力資源管理機制，企業(yè)管理者的產生依然具有很強的政府色彩，這樣產生的管理者習慣于用行政命令的方式治理企業(yè)而不是管理企業(yè)。大多數(shù)管理者還不習慣應用現(xiàn)代管理的控制方法，對下屬人員的工作不能實施科學有效的監(jiān)督，導致公司內部中下層機構之間、不同崗位之間以及不同人員之間無法形成有效的牽制，不少公司存在著不相容職務兼任、崗位責任制形同虛設的現(xiàn)象。
(二)對內部會計控制不重視，內控執(zhí)行不力
我國企業(yè)內部會計控制的基礎比較薄弱，一些企業(yè)的管理者對內部控制特別是內部會計控制缺乏足夠的認識，對建立內部控制制度不夠重視，內部控制制度殘缺不全或有關內容不夠合理。有些企業(yè)領導對內部會計控制還有許多誤解，認為加強內部會計控制，辦事手續(xù)繁瑣束縛了手腳，影響了辦事效率，甚至認為建立內部會計控制制度，是人為制造矛盾，視內部會計控制制度為麻煩。大多數(shù)企業(yè)訂立的內部會計控制制度形同虛設，即使訂了制度也只是一種擺設，對領導基本上不起約束作用。更多的是有章不循，遇到具體問題強調靈活性，使內部控制制度流于形式，企業(yè)內部控制失控現(xiàn)象嚴重。
(三)內部會計控制體系不健全
目前我國企業(yè)雖然建立了內部會計控制，但總體上缺乏科學性、系統(tǒng)性。一是內部會計控制制度在內容上片面、零散，不具有科學性和系統(tǒng)性，個別單位受利益驅動重經營輕管理，內部會計控制的組織網(wǎng)絡不健全，甚至既定的內部會計控制失控。二是偏重事后控制，通常是違規(guī)違紀行為發(fā)生后才設法堵塞或懲處，導致內部會計控制成本較高、收效甚微，也失去了應有的效力。三是企業(yè)對外部環(huán)境和經濟業(yè)務的變化缺乏預見性也導致其管理滯后，隨著市場經濟的發(fā)展，新的經濟行為、新的經濟業(yè)務、新的市場工具不斷涌現(xiàn)，對企業(yè)內部會計控制提出了更高的要求。而企業(yè)管理人員和會計人員不能適應這種要求，沒有能力制訂相關業(yè)務的內部控制制度，或是制訂的制度環(huán)節(jié)過多、成本過高沒有操作性，在實踐中根本不能起到控制的作用，從而使內部會計控制失去了健全性。
(四)會計人員整體素質不高
一般說來，在內部會計控制的設計與執(zhí)行方面，會計人員起到了非常重要的作用。會計人員的素質和獨立性是影響內部會計控制系統(tǒng)職能發(fā)揮的重要因素?，F(xiàn)階段，我國會計人員整體素質不高，知識結構、學歷結構和業(yè)務水平偏低，對會計人員的思想教育、業(yè)務培訓也流于形式。致使部分會計人員監(jiān)督意識不強，法制觀念淡薄，缺乏職業(yè)風險意識，職業(yè)判斷能力不高，自我管制能力差，影響其會計監(jiān)督職能的發(fā)揮。另外，我國企業(yè)的會計機構和會計人員缺乏起碼的獨立性，經理和董事長怎樣說，會計人員就怎樣辦，無原則地順從領導意圖辦事，從而內部會計控制失控在所難免。
(五)對內部會計控制的監(jiān)督檢查不力
制度的執(zhí)行必須要有監(jiān)督。會計控制監(jiān)督主要包括兩個方面：一方面是內部監(jiān)督，主要是企業(yè)的內部審計，多數(shù)企業(yè)的內部審計工作得不到重視，相當一部分企業(yè)還沒有建立內部審計機構，各職能部門之間、(文秘站:)各崗位之間缺乏必要的監(jiān)督，己建立的內部審計機構也未能發(fā)揮應有的作用。另外，由于我國企業(yè)的內部審計人員受制于企業(yè)負責人，同時，還有不少企業(yè)內部審計人員由會計人員兼任，這就造成了自己監(jiān)督自己的局面，根本無法發(fā)揮企業(yè)內部審計的重要作用。另一方面是外部監(jiān)督，目前已形成了包括政府監(jiān)督和社會監(jiān)督在內的企業(yè)外部監(jiān)督體系，然而其監(jiān)督效果卻不盡如人意。究其原因主要是各種監(jiān)督的功能交叉、標準
不一，再加上分散管理、缺乏橫向信息溝通，未能形成有效的監(jiān)督合力。一些監(jiān)督沒有按照設定的目標進行，有的甚至從局部和本位出發(fā)，以平衡預算和創(chuàng)收為目的，突破制度法規(guī)紅線，發(fā)現(xiàn)問題不及時糾正處理，致使監(jiān)督嚴重弱化。
二、完善企業(yè)內部會計控制制度的措施
(一)把握企業(yè)內部會計控制制度建立的原則
1．合法合規(guī)性原則：企業(yè)內部會計控制制度的建立，首先必須遵循合法合規(guī)性原則，力求將每一項經濟業(yè)務活動控制在合法合規(guī)的范圍內展開。如一切會計憑證都必須由會計人員認真審核，把不合法合規(guī)的經濟業(yè)務堅決予以揭露和制止等。
2．權責對應
原則：即對一個部門和一個人員，在授予其權力的同時，必須明確其相應的責任，任何部門和個人都不得擁有超越內部控制的權力，并且做到責任與利益掛鉤，過失與處罰對等。
3．不相容職務分離原則：即健全的內部會計控制制度應當保證單位內部機構、崗位及其職責權限的合理設置和分工，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督。這樣能使每一個人的工作能自動地相互檢查另一個人或更多人的工作，從而達到預防和及時發(fā)現(xiàn)錯弊行為的目的。常見的不相容職務主要包括：授權批準與業(yè)務經辦、業(yè)務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業(yè)務經辦與業(yè)務稽核、授權批準與監(jiān)督檢查等。
4．成本效益原則：內部會計控制制度的設置應涵蓋企業(yè)內部的各項經濟業(yè)務、各個部門和各個崗位，并針對業(yè)務處理過程中的關鍵環(huán)節(jié)，將內部控制落實到決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個關鍵控制點。但這樣并非意味著控制點越多越好，一些理想的內部控制往往因成本過高而不為管理當局采用。因此，控制點的設置必須考慮成本與效益的關系，力爭以合理的控制成本達到最佳的控制效果。不過，管理當局在建立內部控制時還必須注意，控制程序不應對工作效率或獲利能力有不利影響。
(二)企業(yè)內部會計控制制度的主要內容
1．建立貨幣資金管理制度：貨幣資金是企事業(yè)單位資產的重要組成部分，是企事業(yè)單位流動性最強的一種資產，也是惟一能夠轉換為其他任何類型資產的資產。所以，貨幣資金是涉及面最廣、應用最廣泛，并且極容易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象，最容易被擠占和挪用，甚至產生舞弊行為。因此，所有企事業(yè)單位必須加強對貨幣資金管理，規(guī)范貨幣資金的使用，避免現(xiàn)金不足和過剩所產生的不良現(xiàn)象，不能因為對貨幣資金的管理不善而導致企事業(yè)單位的正常運轉和經營效益。為此，財政部頒發(fā)了《內部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》，對保護企事業(yè)資產的安全完整，維護經濟秩序具有重大的意義。
2．建立資產管理制度：它是指為了確保企業(yè)資產安全完整所采用的各種方法和措施。對企業(yè)的現(xiàn)金、銀行存款、存貨、固定資產等物資，很有必要進行資產安全控制，企業(yè)實物控制具體而言應包括以下幾個方面：
(1)限制接近，即只有經過授權的人才能接近資產，以嚴格控制對實物資產及實物資產有關的文件的接觸；
(2)經濟業(yè)務發(fā)生以后應及時記賬，做到日清月結，確保賬實相符；
(3)對于實物資產的管理必須采用永續(xù)盤存的方法，隨時反映實物資產入庫，發(fā)出和結存情況；
(4)建立安全、科學的保管制度，在選擇庫扯、庫防設施、安全保衛(wèi)方面都要有相應的制度；
(5)建立完善的財產清查制度，定期或不定期進行財產清查，妥善處理清查中發(fā)現(xiàn)的問題；
(6)做好財務會計檔案資料管理工作。有關業(yè)務資料歸檔以后應妥善保管。
3．建立財務管理控制制度：對各種自制原始憑證，在格式、份數(shù)、編號、傳遞程序、各聯(lián)的用途、有關領導和經辦人簽章、明細數(shù)同合計數(shù)及大小寫數(shù)字一致等方面做出規(guī)定；對各種賬簿記錄，要求賬證的一致或保持一定統(tǒng)馭關系的規(guī)定；還有會計核算中規(guī)定的雙線核對、余額明細核對、各種報表相關數(shù)字核對，以及由此而規(guī)定的內部稽核制度等。
4．建立企業(yè)內部審計監(jiān)督制度：充分發(fā)揮內部審計師的職能，對管理控制和會計控制進行調查和評價，是內部審計的一種職能。在企業(yè)各個層級的人員中，就內部控制而言，內部審計人員具有極其重要而又特殊的地位。內部審計既是企業(yè)內部控制的一個部分，也是監(jiān)督內部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。在現(xiàn)代企業(yè)管理過程中，內部審計人員被賦予了新的職責和使命。審計部門的作用不僅在于監(jiān)督企業(yè)的內部控制是否被執(zhí)行，還應該幫助組織進行“軟控制”環(huán)境的營造，成為內部控制過程設計的顧問。建議管理者建立一種健康積極的組織文化，使企業(yè)員工能自覺地把辦事準確和職業(yè)道德放在首位。
(三)完善企業(yè)內部會計控制制度應注意的問題
建立、健全企業(yè)內部會計控制制度是一項新的工作，不同企業(yè)由于其業(yè)務性質、經營規(guī)模等各不相同，內部控制的內容也不盡相同。因此，在設計時必須關注以下問題：
1．明確設計主體：為了保證企業(yè)內部會計控制制度的權威性，內部會計控制制度設計的組織者必須是企業(yè)管理當局。但由于制度設計的專業(yè)性、技術性和實用性很強，設計者既要熟知企業(yè)經營政策和業(yè)務性質，了解經營理念和管理目標，還應熟悉內部控制原理和方法，有較強的綜合分析和文字表達能力。如果企業(yè)內部具備這樣的人才，企業(yè)可自行設計內部會計控制制度，否則應聘請外部專家來設計。
2．找出關鍵環(huán)節(jié)：在設計企業(yè)內部會計控制制度前，應首先分析在企業(yè)當前會計工作和經營管理中存在問題多、漏洞最大的環(huán)節(jié)有哪些?在這些環(huán)節(jié)或問題中，哪些可以通過設置內部控制制度加以預防或糾正。只有找出企業(yè)會計工作和管理工作中的這些關鍵環(huán)節(jié)，才能有針對性地設置相應內部控制制度，做到防范于未然。
3．明確控制目標：內部會計控制制度重點是圍繞會計核算和會計監(jiān)督環(huán)節(jié)來設置的。一般說來，健全的內部會計控制制度應能有效預防錯誤和舞弊的發(fā)生，即使發(fā)生了，也容易及時發(fā)覺和糾正。因此，在設計時必須明確控制目標，充分考慮各項內部會計控制制度是否符合內部控制基本原則，認真檢查關鍵控制點是否進行了控制，所有的控制目標是否已達到。
4．加強內部監(jiān)督：企業(yè)內部控制制度是一個過程，這個過程必須通過納入管理制度及相應活動來實現(xiàn)。因此，為了確保企業(yè)內部會計控制制度被切實執(zhí)行且執(zhí)行效果良好、內部控制能夠隨時適應新情況，內部控制必須被監(jiān)督。因此，企業(yè)應設置內部審計機構或建立內部控制自我評估系統(tǒng)，加強對本企業(yè)內部會計控制的監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)內部控制中的漏洞和隱患，并針對出現(xiàn)的新問題、新情況及內部控制執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié)，及時修正或改進控制政策，做到有章必循、違章必究、違規(guī)必罰、以罰促糾，以期能更好地完成內部控制目標。
5．關注人員素質：企業(yè)內部會計控制制度的實施是否有效，關鍵在于執(zhí)行者的素質。因此，為使內部會計控制的功能按預定的目標正常發(fā)揮，必須配備與承擔的職務相適應的高素質人才。否則，即使內部會計控制制度本身是完善的，也可能因為執(zhí)行人員的粗心大意、判斷失誤或相互勾結、內外串通而失敗。所以財會人員要具有政治思想好、業(yè)務能力強、職業(yè)道德好的良好素質，同時，要建立定期輪崗制度，避免一人長期在同一個崗位上工作。這樣既可使財會人員能學到新業(yè)務、新知識，’進一步提高綜合能力，還可能使一些違法犯罪活動因工作交接而揭示出來，收到良好的效果
總之，在新形勢下，必須高度重視單位內部會計控制建設問題，強化單位內部涉及會計工作的各項經濟業(yè)務及相關崗位的控制，嚴格約束各單位內部涉及會計控制的所有人員，保證單位內部涉及會計機構的崗位合理設置及其職責權限的 合理劃分，真正做到不相容職務相互分離，相互制約，相互監(jiān)督，只有這樣，才能從源頭和制度上治理腐敗，防范風險，遏制和打擊經濟犯罪行為，保證經濟活動的有效進行和資產的安全完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整，提高會計信息質量。
摘 要 計算機的應用，給財務核算工作帶來了深刻的變革，同時也給單位的內部控制制度的設置帶來了前所未有的問題。通過對手工會計與電算化會計內部控制的分析比較，就如何建立健全電算化會計內部控制制度，從制度控制和程序控制兩方面進行了探討。
關鍵詞 財務指標 會計 電算化 內部控制
1 引言
會計電算化是應用計算機技術來完成原來傳統(tǒng)手工完成的會計工作，與手工作業(yè)相比具有運算速度快、存儲容量大、檢索查詢快捷、數(shù)據(jù)計算準確等特點，可以減少重復性、機械性地勞動，提高工作效率。但是，實現(xiàn)會計電算化也為各單位的內部控制帶來了許多新問題，對原有內部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。研究和建立電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制問題就十分重要和緊迫。
2 關于手工會計的內部控制
在手工會計系統(tǒng)中，經濟業(yè)務的發(fā)生，應取得和填制原始憑證，會計人員對原始憑證審核無誤后，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記各種賬簿，期末根據(jù)賬簿和其他資料編制會計報表，每一步都有文字記錄，都有經手人簽字，都有直接的責任人，因此，手工會計的內部控制一般都從以下三個方面實施：
（1）會計人員的崗位責任制。手工會計的財務部門按經濟業(yè)務的性質和各種會計工作的崗位分工，分成若干不同的智能組，如出納組、資金組、成本組、往來組等，這種分工使得各智能組成員只能負責一個特定業(yè)務領域的管理與核算工作，并接受有關人員的稽核，在這種組織形式下，各崗位和不同的會計人員均有特定的工作范圍，人員之間不得越權，在會計主管的監(jiān)督和指揮下，形成比較嚴密的會計內部控制網(wǎng)，因而不易出現(xiàn)錯誤和發(fā)生舞弊行為，即使是發(fā)生錯誤，也可以通過核對會計記錄，在明確責任后能夠及時得到糾正。
（2）經濟業(yè)務的授權、審批及復核。手工會計的組織機構中，應分別確定管理者的授權范圍及執(zhí)行人的權限與責任，任何經濟業(yè)務的發(fā)生，都是經過有關經手人、證明人簽字，經主管人員的審批，并由另外一個到多人進行復核，以預防和及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務發(fā)生時所產生的錯誤或舞弊行為。
（3）賬簿體系的相互牽制。在手工會計中，憑證、賬簿、報表按一定的程度分別由不同的人員記錄、登記和編制，且定期對實物資產進行盤點和對銀行存款和往來賬項進行核對，要求做到賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對，并保證其相符。這樣，對各種資產管理與核算的相關人員無形中增加了控制功能，此外，會計主管和各職能組負責人隨時可以通過審查憑證、賬簿和報表，觀察經濟業(yè)務的合理合法性。
3 關于電算會計的內部控制
在電算會計下，會計業(yè)務統(tǒng)一由計算機完成，一定程度上減少了數(shù)據(jù)的差錯，但會計工具、會計信息的載體發(fā)生了根本變化，網(wǎng)絡通訊代替了憑證和數(shù)據(jù)的傳遞。因此，有些手工會計的內部控制方法已難以發(fā)揮作用，產生了新的電算會計內部控制，電算會計的內部控制包括兩方面：
（1）程序控制。這是指依靠計算機程序（軟件）對會計核算進行內部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)地自我保護。這種自我保護的內部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效，主要包括：輸入控制，保證輸入到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的。它還包括原始憑證錯誤的拒絕輸入、更正和再輸入；輸出控制，輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經過授權的人員。
（2）制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式實施的，即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度，監(jiān)督會計部門實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事管理制度、操作管理制度、文檔管理制度、機房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等。但這些制度都不是一成不變的，應根據(jù)實際情況及時加以修改、完善。
4 分析比較手工會計與電算會計內部控制，建立健全電算化系統(tǒng)管理的內部制度
電算會計的內部控制與手工會計的內部控制相比，由于電算會計仍用復式記賬法，其內部控制的目的沒有變，過去的一些行之有效、科學的管理制度和控制方法依然沒有變。但是，在手工會計中，會計人員的分工和崗位責任制，其憑證、賬簿、報表都是由不同的人員審核和登記的，不經授權的人想要瀏覽全部信息是比較困難的；電算化后，由于功能和知識高度集中，導致職能集中，原來手工操作中不宜合并的崗位，在電算會計中可以合并，某些會計人員既可以從事數(shù)據(jù)的輸入處理，又可以負責數(shù)據(jù)的輸出報送，他們可能在數(shù)據(jù)的來源的相互關系、如何處理、分配及輸出的使用等方面具有詳細的知識，也熟悉內部控制的缺陷，這就可能使他們在未批準的情況下直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改和操作處理，加大了出現(xiàn)錯誤與弊端的風險。
加強手工會計中人員的職責分工，不同的賬簿由不同的人員登記，互相牽制，幾個人同時出現(xiàn)同樣錯誤的可能性是很小的，在對賬過程中會發(fā)現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)的錯誤；而電算會計的所有數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證，只要一次輸入或轉入，系統(tǒng)就會一氣呵成，自動進行多項工作，雖然不存在賬證、賬賬、賬表不相符的情況，可一旦出錯，將引發(fā)會計憑證、賬簿甚至報表的一系列錯誤。另外，手工會計存儲數(shù)據(jù)主要是用紙質材料，電算會計中數(shù)據(jù)文件的存儲介質大多是磁性材料，存儲在上面的數(shù)據(jù)文件只有經過相應的設備方可閱讀，其直觀性較差，并且修改、擦除和復制均不會留下痕跡。
此外，磁性介質在受熱、受潮或強電磁場等的影響下，都會造成會計信息的丟失。手工會計在紙質材料上記錄數(shù)據(jù)，每一步都有文字記錄，包括經手人、審核人、負責人都要簽字，出現(xiàn)差錯容易追查，電算化后集中于電腦系統(tǒng)，追查責任困難。這些導致系統(tǒng)不安全的因素必須在系統(tǒng)設計和管理制度上加以控制，隨著電算會計的越來越普及，為保證會計信息的質量，應從以下幾方面加強控制：
（1）嚴格 機構和人員的管理與控制。會計核算軟件投入正式使用后,對原有會計機構必須做相應調整,對各類人員制定崗位責任制度，會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位，基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位，機構調整必須同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。
（2）嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護，操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn)，操作規(guī)程應明確職責，操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括:定期進行檢查并做好記錄；在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。
（3）建立計算機房管理制度。具體措施包括:對進入機房內的人員進行嚴格審查；保證機房設備安全的措施，如機房防火規(guī)定等；保證計算機正常運行措施，如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施，如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定；修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度，如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
（4）建立健全的檔案管理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括:存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
隨著網(wǎng)絡技術的逐漸成熟與完善，會計信息系統(tǒng)的內部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內部控制制度，才能適應現(xiàn)代企業(yè)制度建設和經濟全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。
電算化會計系統(tǒng)能顯著提升會計辦公效率,減少因人為疏忽造成的失誤與損失。極大的提高了會計核準的精確性等問題。當然,電算化會計系統(tǒng)也存在著其他問題,也形成了由于在電算化會計管理過程中造成的一系列問題。因此,在確立電算化會計系統(tǒng)的同時,建立一套適應電算化管理特征的電算化會計內部控制規(guī)范對于減少因電算化會計系統(tǒng)造成的新問題是十分必要也十分有用的。
一、電算化會計內部控制主要特征
實施建立電算化會計系統(tǒng),目的在于實現(xiàn)會計工作的準確、有效,優(yōu)化升級。建立健全與其配套相關的內部控制則是要貫徹我國的會計法以及內部會計控制規(guī)范等一系列相關性法律法規(guī),確保能使企業(yè)或單位的資產安全。并通過會計管理的升級實現(xiàn)企業(yè)的經營管理的效率提升。因此,電算化會計內部控制體系的特點如下:
(一)電算化會計內部控制系統(tǒng)簡化了傳統(tǒng)會計的內部控制作用
在傳統(tǒng)會計內部控制系統(tǒng)中,企業(yè)的會計部門內部之間彼此分工明確,沒人具有不同的職責與任務,從而形成一個由會計人員組成的網(wǎng)絡式的內部控制體系。這個體系對于內部控制十分的嚴密,雖然在效率上沒有電算化效率高,但是在防止舞弊紕漏方面具有很好的效果。而電算化會計系統(tǒng)在這一點上存在著其自身特有的弊病。由于電算化會計信息系統(tǒng)的工作方式是首先將企業(yè)或單位的數(shù)據(jù)整合,將所有的信息集中在進行的會計工作中。使得傳統(tǒng)的會計人員分工形成的內部控制的模式無法發(fā)揮作用。取而代之的是電算化會計形成了數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分組的方法,形成對于數(shù)據(jù)的收集、編審、處理、管理、系統(tǒng)維護等鏈條式的內部控制體系。
(二)電算化會計信息處理系統(tǒng)在自身的工作運行中存在的復雜性的特征
由于電算化會計系統(tǒng)在處理信息的方式上與傳統(tǒng)會計模式也截然不同。這種性質決定了對于電算化的內部控制管理的方式也呈現(xiàn)出復雜性的特征,其內部控制的廣度與深度范圍也擴大了。例如對于電算化會計系統(tǒng)的開發(fā)上,避免不了的存在著開發(fā)過程中的會計控制問題。以及在對于數(shù)據(jù)編碼的控制,這些都將增加對于內部控制的工作難度。
(三) 電算化會計系統(tǒng)的模式造成在進行內部控制的過程中控制風險加大
從形式上而言,傳統(tǒng)的控制方式不能完全適應電算化的需要,但是新的工作模式又存在著更多的問題與弊病。在控制手段和方式上,應當將傳統(tǒng)的控制模式與新的問題結合起來看,既要保留傳統(tǒng)控制模式中的有用手段,又要增設相應的電算化會計系統(tǒng)的控制手段。這樣從側面反映了電算化控制技術的復雜性特征。
二、電算化會計內部控制存在的問題
(一)電算化會計系統(tǒng)在具體運用的時候是通過財務軟件實現(xiàn)其目的的,而往往這些由于不同公司開發(fā)的電算化的財務軟件之間缺乏數(shù)據(jù)的內在銜接。造成在具體工作當中的效率不高的問題。而管理性軟件的開發(fā)難度更高,存在的問題也就更多。
(二)電算化會計信息的安全性無法得到有效的保證。由于會計信息是以數(shù)據(jù)的形式集中儲存的,即使是通過加密等各種現(xiàn)代安全措施進行保存,也存在著極大的安全隱患,這種會計數(shù)據(jù)的安全性保障難如人意。
(三)企業(yè)的會計人員整體綜合能力不足,在逐步實現(xiàn)電算化會計管理的今天,單一只能完成會計操作已經不能適應其工作需要了。電算化會計系統(tǒng)的維護以及深度會計電算化管理問題也日益凸顯出來,高級電算化人才的需求量正在逐漸增多。
(四)由于目前處于電算化會計管理的起步階段,往往出現(xiàn)秩序混亂、責任不明的現(xiàn)象,在這個過程中,表現(xiàn)出來的問題主要是缺乏健全的相關管理制度。
三、電算化會計內部控制的措施
(一)電算化會計信息系統(tǒng)極大的提高了信息數(shù)據(jù)處理的能力,但是存在著數(shù)據(jù)處理中隨意篡改而不易被察覺的漏洞;以及電子數(shù)據(jù)的天敵,計算機病毒的侵害會對企業(yè)會計信息造成不可挽回的損失。因此,電算化管理的首要方面是健全會計授權的制度以及對于數(shù)據(jù)處理的安全性檢查。
1.優(yōu)化健全組織結構,使會計人員職責與權能明確。嚴格管理會計處理信息的授權職能范圍,將能有力確保在會計內部控制中對于數(shù)據(jù)的可控性操作。
2.重視對于會計人員的網(wǎng)絡安全信息意識的培養(yǎng),提高會計人員對于網(wǎng)絡安全預防能力,使會計人員不僅懂得會計業(yè)務,同時還要能夠進行計算機方面的管理與維護。
(二)嚴格執(zhí)行電算化會計系統(tǒng)中的職能管控,將阻礙電算化信息處理的不能融合的職責與管理制度進行重新的優(yōu)化配置,使之發(fā)揮出應有的作用。這種在實際操作中的監(jiān)督與檢查能夠防止錯誤的發(fā)生以及查漏補缺。
1.從結構上對數(shù)據(jù)信息處理部門與用戶之間的職責相關聯(lián)的分工問題,對于產生原始數(shù)據(jù)在不兼容的情況下分離其職能達到有效控制的目的。
2.從職權范圍上對于會計人員的職責發(fā)揮進行可控性管理,能有效平衡部門之間的權責制約現(xiàn)象。使之在后臺操作中通過進銷存方面業(yè)務在財務入賬中體現(xiàn)制約與監(jiān)督作用。
四、結語
電算化會計系統(tǒng)通過運用現(xiàn)代電子信息處理技術應用到會計日常工作當中,通過實現(xiàn)電子報賬、記賬、核算等步驟,取代了傳統(tǒng)的人工會計工作步驟,實現(xiàn)會計信息處理的現(xiàn)代化辦公方式。社會的高速發(fā)展也需要會計工作從原來的方式中解脫出來,這不僅僅是節(jié)約了勞動成本,也是企業(yè)發(fā)展中對于資源的優(yōu)化配置的需要和其進行會計數(shù)據(jù)分析對于企業(yè)進行決策管理的高效能力的發(fā)掘。
【摘要】 本文從建立企業(yè)會計內部控制的必要性、關鍵控制點的確定,內部控制制度組織體系構建、職責劃分,內部控制制度的執(zhí)行、報告,內部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查、考核與評價等方面論述了如何加強會計內部控制,以規(guī)范縣級供電企業(yè)財務管理。
【關鍵詞】 會計內部控制; 財務管理; 風險; 監(jiān)督檢查
企業(yè)內部控制制度,是為適應生產經營管理的需要而產生的,是現(xiàn)代企業(yè)內部管理制度的一個重要組成部分。企業(yè)內部控制制度,是企業(yè)內部為有效地進行經營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)實施會計內部控制,能夠保護其資產的安全與完整,及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,保證會計資料真實、完整,控制風險,規(guī)范企業(yè)的財務管理。如何實施和完善企業(yè)會計內部控制機制,應做好以下幾方面的工作:
一、建立規(guī)范嚴謹?shù)膬炔繒嬁刂浦贫?以制度來制約企業(yè)的各種財務管理行為
“無規(guī)矩不成方圓”,按照《中華人民共和國會計法》、《內部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》和《內部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》等法律法規(guī),結合本單位的實際情況,制定包括貨幣資金、實物資產、對外投資、采購與付款、銷售與收款、成本費用等經濟業(yè)務的內部控制制度。
內部會計控制制度應當約束企業(yè)內部涉及會計工作的所有人員、各項經濟業(yè)務及相關崗位,任何個人都不得擁有超越內部會計控制的權力。
二、確定關鍵控制點,強化內部會計控制的可操作性和實用性以防范風險
(一)從貨幣資金控制入手,保證貨幣資金的安全完整
1.對貨幣資金收支業(yè)務建立嚴格的授權批準制度,辦理貨幣資金業(yè)務的不相容崗位應當分離,相關機構和人員應當相互制約,確保貨幣資金的安全。辦理貨幣資金業(yè)務的人員應當具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正,定期實行崗位輪換。審批人應當根據(jù)貨幣資金授權批準制度的規(guī)定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務,經辦人員有權拒絕辦理,并及時向審批人的上級領導報告。
2.在貨幣資金業(yè)務過程中,應當按照“計劃申請、支付審批、支付復核、辦理支付”程序辦理貨幣資金支付業(yè)務。
(1)計劃申請。辦理采購、維修等業(yè)務時,應提前根據(jù)年度批準的財務預算編制帶有連續(xù)編號的計劃明細表,由責任部室領導簽字后按照審批權限呈主管局長、主管財務局長、局長審批,責任部室將審批后的計劃報財務部備案,作為以后辦理款項結算的依據(jù)。(2)支付審批。報賬時,填制報銷單,同時注明款項的用途、金額等內容,并附有效經濟合同或相關證明。審批人根據(jù)其職責、權限進行審批。對不符合規(guī)定的票據(jù),審批人有權拒絕審批。業(yè)務經辦人員對票據(jù)及業(yè)務的真實性負責。(3)支付復核。財務部對批準后的支付憑證進行復核,復核支付憑證的批準權限、程序是否正確,手續(xù)及相關單證是否齊備,票據(jù)是否合法有效,金額計算是否準確,支付方式是否妥當?shù)?。復核無誤后,交由出納人員辦理支付手續(xù)。(4)辦理支付。出納人員根據(jù)復核無誤的支付憑證,按貨幣資金的管理規(guī)定辦理支付手續(xù)。
3.對于重要貨幣資金支付業(yè)務,應當實行集體決策和審批,并建立責任追究制度,防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。建立定期對賬制度,由記賬員定期核對銀行賬戶,每月至少核對一次,編制銀行存款余額調節(jié)表,將銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節(jié)相符,并對未達賬項逐項進行追查,查明原因,及時處理。同時定期或不定期地進行現(xiàn)金盤點,確保現(xiàn)金賬面余額與實際庫存相符。
在實施貨幣資金控制時,加強銀行預留印鑒的管理,財務專用章應由出納人員保管,個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。
(二)從實物控制方面入手,保證實物資產的安全完整
1.明確實物資產管理崗位的責任,對實物資產的驗收入庫、領用、盤點、保管及處置等關鍵環(huán)節(jié)進行控制,防止各種實物資產被盜、毀損和流失。辦理采購與付款業(yè)務的人員應具備良好的業(yè)務素質和職業(yè)道德,并定期進行崗位輪換。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。審批人員根據(jù)采購與付款業(yè)務授權批準權限的規(guī)定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。對于重要和技術性較強的采購業(yè)務,應當組織專業(yè)技術人員進行論證,同時實行集體決策和審批,防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。
2.在實物控制方面按照“請購、審批、采購、驗收、付款”等程序辦理采購與付款業(yè)務,并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證,建立完整的采購登記制度,加強請購手續(xù)、采購合同、驗收證明、入庫單、發(fā)票等項資料的相互核對工作。
(三)嚴格執(zhí)行會計內部控制制度,保證財務管理工作安全、穩(wěn)定運行
經濟業(yè)務事項、會計事項的授權人員、經辦人員、審核人員、出納人員、會計核算人員、物資保管人員的職責權限應當明確,并相互分離、相互制約。
1.任何一項經濟業(yè)務,必須有兩人以上參與,不應有脫離監(jiān)督的經濟行為。
2.在開戶銀行的預留印鑒,不能由出納一人保管。
3.會計
工作崗位,可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人。但出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作、銀行存款日記賬與銀行對賬單的核對工作。
4.會計核算人員負責編制會計憑證,登記會計賬簿、會計報表的編制工作,但不能管理貨幣資金、不能管理實物資產。
出納人員負責管理貨幣資金,但不管理賬簿(除現(xiàn)金、銀行存款日記賬外)、實物資產、會計憑證、賬簿、會計報表等財務會計資料。
5.會計核算人員應及時與出納核對庫存現(xiàn)金余額,發(fā)現(xiàn)賬款不符,應及時查明原因。會計核算人員應每月將銀行存款日記賬與銀行對賬單核對,對未達賬項,應逐筆核實,并編制銀行存款余額調節(jié)表。
6.物資核算人員應每月與倉庫保管員核對物資收、發(fā)、存的數(shù)量,如有不符,應及時查明原因。
三、建立內部控制制度組織體系,進行職責劃分,明確責任,使責權利有機結合
為預防和及時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所分配的職責時產生的錯誤或舞弊行為,應做到辦理會計事項相關人員的職責權限明確。一項交易的執(zhí)行、記錄以及維護、保管相關的資產應該指派給不同的部門或人員。一項交易執(zhí)行的各個步驟應該指派給不同的個人或部門,從而實現(xiàn)各相關工作崗位的相互監(jiān)督與制約。
(一)不相容職務崗位相互監(jiān)督制約
不相容職務崗位主要包括:授權批準、業(yè)務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等崗位。會計崗位設置中應注意橫向與縱向關系上的相互牽制、相互監(jiān)督、相互制約,從而預防發(fā)生錯誤和舞弊,做到防患于未然。管理人員在其授權范圍內行使職權,將某交易涉及的各項職責進行合理劃分,使每一人的工作能自動檢查另一個人或者更多人的工作,使企業(yè)內部涉及會計工作的機構、崗位職責權限的合理劃分,確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督,保證企業(yè)經營活動安全、規(guī)范、健康有序地運行。
設置高效的會計機構,為完成財務管理工作奠定堅實的基礎。
1.按照規(guī)定設置會計機構和配備持有會計從業(yè)資格證書的會計人員,要求會計人員愛崗敬業(yè),并具備良好的職業(yè)道德。
2.在符合內部牽制制度的要求下,實行一人一崗、一人多崗,明確各崗位的職責分工,保證各會計崗位工作順利開展。根據(jù)會計業(yè)務需要設置了會計機構負責人、出納、收入及成本費用管理與核算、存貨管理與核算、固定資產管理與核算、納稅管理與核算、社會保險管理、財務報表、預算管理、審核、會計電算化和會計檔案管理等會計工作崗位
會計電算化是會計發(fā)展史上的一個歷史性飛躍,它不但減輕了會計人員的勞動強度,提供了會計效率,而且大大提高了會計信息處理的及時性和準確性,有助于企業(yè)加強管理,提高經濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時,對會計內部控制產生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內部控制的影響,對建立健全電算化會計內部控制制度,加強會計內部控制有重大的意義。
一、會計電算化對會計內部控制的影響
1.內部控制的范圍擴大
在傳統(tǒng)會計的條件下,會計內部控制主要針對經濟業(yè)務處理,通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個工作點完成的任務,并在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復雜的系統(tǒng)工程,所以電算化會計下的內部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
2.內部控制制度發(fā)生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務的性質設置的各業(yè)務核算組已經被撤銷,與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復存在。大中型企事業(yè)單位新設置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構建內部牽制制度。
3.內部控制的形式和重點發(fā)生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發(fā)生了變化,一些傳統(tǒng)的內部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié),從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的,所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性?？傊?在電算化會計條件下,會計內部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉移為人機控制。
4.網(wǎng)絡財務的應用和發(fā)展給會計內部控制提出了新問題
隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展及其在經濟領域的應用,網(wǎng)絡財務也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡財務不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r,而且使財務管理從靜態(tài)走向動態(tài),從財務部門走向整個企業(yè),走向企業(yè)外部,極大提高了財務管理效率。目前的網(wǎng)絡財務軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網(wǎng)絡財務使會計介質全面發(fā)生變化,出現(xiàn)各種電子單據(jù),如各種發(fā)票、結算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用,它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行,預防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。
1.電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制
電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程,一般來說投資較大,對整個企業(yè)的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進行可行性分析,從經濟上、技術上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發(fā)過程中,必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關標準和規(guī)范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉換方法,一般可采取并行轉換,新舊系統(tǒng)并行一段時間,以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題,或者由于企業(yè)經營活動及經營環(huán)境發(fā)生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統(tǒng)管理員提出申請,如果需要擴充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業(yè)領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。
2.組織控制
實現(xiàn)會計電 算化后,會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整,會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門,要重新設計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制,系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離,劃清各自的工作職責和業(yè)務處理范圍。如系統(tǒng)操作組負責進行會計數(shù)據(jù)處理,而不能進行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護,而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護組不能有會計軟件的操作權和會計業(yè)務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責任制,明確職責,責任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內部的崗位分工,同時要加強對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制,應做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護員的職權是不相容的,必須明確劃分工作范圍和職責權限,不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應的人事管理制度,加強內部控制,對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
醫(yī)院的內部控制制度可以說是保障醫(yī)院實現(xiàn)經營流動性、安全性的一種自我約束、自我調節(jié)以及自我控制的機制。醫(yī)院的內部控制以及醫(yī)院的內部審計是醫(yī)院醫(yī)院風險管理的重要組成部分。但是就目前狀況來看,醫(yī)院的內部控制制度的基礎相對薄弱,醫(yī)院相關的領導人以及負責人對于醫(yī)院內部會計控制制度的認識不夠重視,內部會計控制制度的相應檢查以及執(zhí)行就只停留在表面和形式上,缺乏相應的全面性以及完整性,這就會使得醫(yī)院的內審部門不能真正發(fā)揮其功能。只有采取多種措施來提升醫(yī)院內部審計以及會計內部控制的能力和水平,才能進而使得醫(yī)院的經濟管理水平得到一定程度的提升,有助于醫(yī)院得到整體的不斷發(fā)展。
一、醫(yī)院內部審計與會計內部控制之間的關系
(一)醫(yī)院的內部審計應當建立在對醫(yī)院內部控制的基礎之上
現(xiàn)代審計與傳統(tǒng)審計的一重要區(qū)別是現(xiàn)代審計要在評審內部控制的基礎之上對審計重點加以明確,并不是對所有的賬目都進行詳細的審查?？刂骑L險就是要先對醫(yī)院的內部控制進行評審,然后在評估風險的基礎上進一步明確審計風險。所以說,醫(yī)院要想在內部審計工作上做到事半功倍,就應當評審內部控制。
(二)內部控制與內部審計是醫(yī)院工作的兩條平行線
醫(yī)院的內部審計不是內部控制上的一個環(huán)節(jié),其實,內部審計與醫(yī)院的內部控制是醫(yī)院諸多工作的兩條平行線,其實這也是醫(yī)院內審獨立性的部分體現(xiàn)。內審部門應當定期檢查或者是不定期的進行抽查,抽查醫(yī)院各財務管理部門其內控制度的相應執(zhí)行狀況。并且要做到對于重要的工作崗位做到經常性和日常性的審計。此外,對于醫(yī)院日常工作中所發(fā)現(xiàn)的疑點和問題,要進行及時的現(xiàn)場內審,內審部門應該對內控制度的改進和實施提出相應的建設性意見。
(三)醫(yī)院內控部門與審計部門是醫(yī)院風險管理的重要部分
從一定程度上講,醫(yī)院的內部審計是要減少或者防范醫(yī)院錯弊損失的產生,醫(yī)院的風險控制就應當要將可能的損失以及作弊控制在一定的范圍之內,醫(yī)院的內部控制以及醫(yī)院的內部審計是醫(yī)院醫(yī)院風險管理的重要組成部分。但是卻并不是風險管理的全部,由于醫(yī)院的內部控制以及內部審計尊有事后性、內向型等特點,在對政治風險、技術進步風險等外部風險的控制層面,醫(yī)院的內部控制與醫(yī)院的內部審計就存在著一定的局限性和有限性。
二、醫(yī)院內部審計與內部控制的現(xiàn)狀
(一)缺少相應的內部控制制度
就目前狀況來看,醫(yī)院的內部控制制度的基礎相對薄弱,醫(yī)院相關的領導人以及負責人對于醫(yī)院內部會計控制制度的認識不夠重視,有些醫(yī)院還是比較重視醫(yī)院的經營、醫(yī)療技術,但是對于財務的管理就不怎么重視,再加上醫(yī)院的自我機制還不夠健全,就會使得即使有相應的內部控制制度,其作用也得不到很好的發(fā)揮。另外,加上醫(yī)院對于外部環(huán)境以及相應的經濟業(yè)務在一定程度上疏于管理,就不能及時的制定出相應的控制制度,進而就會導致醫(yī)院的相應業(yè)務無章可循,造成醫(yī)院的內部會計控制制度得不到健全。
(二)人員素質不高、配備不夠
醫(yī)院內部的內審人員應當是內部會計控制制度的檢查執(zhí)行者和主要負責人,但是在現(xiàn)實情況下,有一部分醫(yī)院根本就沒有內審部門,有時候為了應對上級醫(yī)院的需要,會設立相應的內審部門,但是這些內審部門以及科室也只不過是掛靠或者是兼職而已。這就會使得內部會計控制制度的相應檢查以及執(zhí)行就只停留在表面和形式上,缺乏相應的全面性以及完整性,這就會使得醫(yī)院的內審部門不能真正發(fā)揮其功能。
(三)對醫(yī)院內部會計控制的相應認識程度不高
當前有些醫(yī)院以及領導對醫(yī)院內部的會計控制制度認識程度不高,有些醫(yī)院甚至會將醫(yī)院的經濟責任制當成是醫(yī)院的內部會計控制制度,它的目的在于通過一定的效益指標以及相應的質量指標制度,進一步提高醫(yī)院的經濟效益,提升經濟責任制的考核,但是卻不知道這樣的經濟責任制只能是內部會計控制制度的一種而已。有些醫(yī)院的管理者比較注重醫(yī)院的經營,而忽視醫(yī)院的財務控制。其實,一套較為完整而有嚴密的醫(yī)院內部控制制度會涉及到醫(yī)院的多個部門,每一個科室、每一位員工,只有在醫(yī)院全體上下達成了共識,才能進一步確保醫(yī)院內部會計控制制度的嚴肅性以及約束性。
三、完善和改進醫(yī)院內部審計與內部控制的對策
(一)較強審計監(jiān)督,提升經濟管理能力
作為服務單位的醫(yī)院,是社會生活中的公益事業(yè)部門。當前因為我國的財力有限,這就使得國家對醫(yī)藥行業(yè)的投入較少,在這種情況之下,醫(yī)院也只能依靠自身服務質量的提高以及成本的降低來維持自身的生存與發(fā)展。所以說,在這種情形下,完善內部的控制管理機制就會顯得格外重要。要做到這些,首先要以財務預算、財務收支狀況為主的經濟效益審計,其目的就是要通過這些進一步掌握醫(yī)院的整體運行狀況,進而為領導作出正確的決策提供信息依據(jù)。其次,要進一步檢查醫(yī)院各項管理制度落實狀況為主的效益審計,這一目的主要是進一步監(jiān)督醫(yī)院的管理制度落實狀況,通過此審計,可以嚴格控制醫(yī)院各項費用的標準,進而可以使得醫(yī)院費用降到醫(yī)院費用的最低水平。再次,要不斷檢查以浪費損失為主的經濟效益審計,其目的主要是將被審計部門浪費的原因以及過程檢查清楚,進而為醫(yī)院內部控制制度的不斷完善提供依據(jù)。
(二)開源節(jié)流,重視日常審計監(jiān)督活動
醫(yī)院的審計工作主要是在醫(yī)院的一收一支上,這主要是由于醫(yī)院的經濟活動的資金運行也主要是在一收一支上,所以,對于醫(yī)院來說,真正做好醫(yī)院的收支情況的監(jiān)督工作也并非易事。針對于審計機構中不同專業(yè)的人員來說,應當使用法律、行政、經濟等方式來對醫(yī)院的經濟活動進行相應的監(jiān)督活動。首先是對億元資產的負債項目進行審計。但是并不能只是審計資產負債項目的存在與否,還應當進一步審查醫(yī)院的門診收費室、掛號室以及出入院處三大窗口的內部會計控制管理。掛號室要檢查掛號員對收據(jù)的管理以及對現(xiàn)金的上交情況。收費窗口要仔細檢查所收到的現(xiàn)金是否足額、及時的上繳。對于入院處來說,要重點檢查相應預交金的管理。只有仔細審查這三大窗口才能夠進一步防止貪污以及挪用公款的現(xiàn)象發(fā)生。才能在發(fā)現(xiàn)不良狀況時,及時地向相關部門進行反映,進而避免相應的經濟損失。其次,要對醫(yī)院低值易耗品以及衛(wèi)生材料進行相關審計。對于衛(wèi)生材料來說,要重點檢查高值耗材料的使用以及 購買環(huán)節(jié)是否合法,是否有異常的情況存在。如若發(fā)現(xiàn)有異常情況存在的話,應當及時進行反應,以免對病人加重負擔,對社會產生不良的影響等。再次,要對醫(yī)院內部的敏感問題進行審查。比如醫(yī)院內的獎金分配問題,就是一個較為敏感的問題。要組織相關人員進行審計檢查,力求檢查公正,從而進一步加強醫(yī)院獎金分配的公開化以及透明度,使得醫(yī)院審計監(jiān)督工作及功能得到充分發(fā)揮。
(三)加強醫(yī)院的審計監(jiān)督,維護醫(yī)院財經紀律
由于我國市場經濟不斷發(fā)展,醫(yī)院的各種違規(guī)、違紀以及違法的現(xiàn)象也不斷地發(fā)生,并且其犯罪的方式以及手段也在不斷地變化和升級,所以說,加強醫(yī)院內部審計的監(jiān)督就會顯得格外重要。只有這樣才能檢查出醫(yī)院內部的各種違法案例。只有通過醫(yī)院內部審計的事前以及事中參與,才能發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的違紀苗頭,也只有這樣才能進一步預防醫(yī)院內部的經濟犯罪問題,進而使得醫(yī)院的經濟管理水平得到一定程度的提升,有助于醫(yī)院得到整體的不斷發(fā)展。
四、結束語
綜上所述,醫(yī)院的內部控制制度可以說是保障醫(yī)院實現(xiàn)經營流動性、安全性的一種自我約束、自我調節(jié)以及自我控制的機制。由于我國社會主義經濟市場的不斷發(fā)展和完善,就應當有相應完善的內部會計控制機制與之相匹配,但是其目前存在著嚴重的不足,比如缺少相應的內部控制制度;人員素質不高、配備不夠;對醫(yī)院內部會計控制的相應認識程度不高等狀況。采取多種措施來提升醫(yī)院內部審計以及會計內部控制的能力和水平,只有這樣才能進一步確保和促進醫(yī)院的健康發(fā)展。
