時(shí)間：2022-04-10 08:37:34
序論：在您撰寫檔案工作論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
當(dāng)前我國(guó)正在步入或已經(jīng)步入信息化社會(huì),作為一種公共文化資源的檔案事業(yè),在社會(huì)呈現(xiàn)信息化的洪流中,面臨著前所未有的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn),為了更好發(fā)揮檔案信息作用,檔案工作必須從中調(diào)整發(fā)展思路,適應(yīng)和跟上信息時(shí)代的前進(jìn)步伐。
1.信息化社會(huì)的特征
信息化社會(huì)就是以知識(shí)和信息為基礎(chǔ)的社會(huì),它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征,以信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ),以社會(huì)信息化的發(fā)展為標(biāo)志,多樣化、綜合化、非同時(shí)化、分類化、優(yōu)化、分權(quán)化等是信息化社會(huì)的主要特征,主要表現(xiàn)為:
1.1信息、知識(shí)、智力日益成為社會(huì)發(fā)展的決定性力量。面對(duì)浩如煙海的信息,信息資源的開發(fā)、整理和利用,便成為一項(xiàng)不可缺少的工作,也直接關(guān)系到個(gè)人、企業(yè)和國(guó)家的發(fā)展。而知識(shí)是信息的積累,智力是知識(shí)的激活。人是社會(huì)發(fā)展中最主要的因素,知識(shí)的激活需要人。為此,我們更應(yīng)重視信息資源的開發(fā)管理和利用。
1.2信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟(jì)日益成為科技、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)因素,信息技術(shù)是歷史發(fā)展進(jìn)程中的主要因素,人類史上無(wú)不是技術(shù)革命推動(dòng)了社會(huì)變革和社會(huì)發(fā)展,信息技術(shù)通過促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的變更,推動(dòng)著各國(guó)信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
(1)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,積極為現(xiàn)代化社會(huì)服務(wù)。首先,要破除“重管理設(shè)施購(gòu)置、輕服務(wù)研究”等做法,樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí),使得檔案工作有利于檔案信息的利用,服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。其次,要變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì),多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù),拓寬服務(wù)渠道,改善服務(wù)功能,并用前瞻的眼光來(lái)研究利用者潛在的需求,積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的超時(shí)空限制的信息服務(wù)。同時(shí),還要加強(qiáng)館際交流,宣傳和推銷自己的館藏
(2)塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館形象是社會(huì)公眾對(duì)檔案館的總體評(píng)價(jià)和認(rèn)定,是檔案館文化的綜合體現(xiàn)和外在反映。一般來(lái)講,檔案館應(yīng)具有:一是能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾提供檔案信息支持和良好的社會(huì)形象,這是社會(huì)信息化過程中檔案館應(yīng)具備的形象;二是敬業(yè)愛崗、熱情待人、滿意服務(wù)、美化閱檔環(huán)境,營(yíng)造高效、舒適、健康、優(yōu)美的閱檔氛圍,接受監(jiān)督、改進(jìn)工作的良好的服務(wù)形象。
(3)開展有償服務(wù),增強(qiáng)“造血”功能,20世紀(jì)70年代以來(lái),隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息的價(jià)值得到了社會(huì)的肯定,人們對(duì)信息服務(wù)提出了更高的要求。為了克服檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的不足,提高檔案利用水平,使檔案信息資源這種潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力,作為一個(gè)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案館,可以適當(dāng)開展有償服務(wù)這一手段輔佐檔案館固有的無(wú)償服務(wù)形式,從而有利于引進(jìn)優(yōu)秀人才。
1.3社會(huì)更需要高素質(zhì)的綜合人才,科技帶動(dòng)了工業(yè)的發(fā)展,推動(dòng)著社會(huì)進(jìn)步,進(jìn)而使知識(shí)成為生產(chǎn)活動(dòng)中的最重要因素。當(dāng)前,知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷興起,信息社會(huì)越來(lái)越需要高素質(zhì)的綜合人才,信息人員、技術(shù)人員、知識(shí)分子的作用日益增大。
1.4社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化、節(jié)奏加速的趨勢(shì)日益加強(qiáng)。電子計(jì)算機(jī)及其通信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加速了信息流動(dòng),從而使生產(chǎn)與生活和分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化成為了可能,并且使人們的生活節(jié)奏速度大大加快,這正如“時(shí)間就是生命”一樣寶貴。
2.信息化過程中檔案工作面臨的問題
2.1傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后,開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)淡薄。目前,檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”,“安于現(xiàn)狀”,不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念,還存在著“閉架借閱”,“你查我調(diào)”等做法。
2.2新時(shí)期檔案工作面臨的經(jīng)費(fèi)問題。眾所周知,檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,管理服務(wù)的現(xiàn)代化,是當(dāng)前以及今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時(shí)代的步伐,就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)等問題。為此,檔案館需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問題。但由于技術(shù)不斷更新?lián)Q代,檔案館不可能單憑政府撥款就可解決事業(yè)經(jīng)費(fèi)不足的問題。特別是在現(xiàn)在,政府撥款顯得極其有限,經(jīng)費(fèi)問題成為制約檔案工作發(fā)展的又一個(gè)因素。
3.信息化社會(huì)中檔案工作的啟發(fā)及對(duì)策
努力培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才,提高檔案人員素質(zhì),積極更新改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件,但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員素質(zhì)必須現(xiàn)代化。為此,要注意提高檔案管理人員的素質(zhì):一要努力培養(yǎng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才;二是積極讓檔案管理人員參加現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn);三要抓好檔案管理人員在職人員培訓(xùn)、進(jìn)修,提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平;四要加強(qiáng)理論研討。
總之,在當(dāng)前信息化環(huán)境下,我們要做好檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化,就要從檔案的職能和檔案工作的性質(zhì)入手,研究當(dāng)前形勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì),通過各種檔案信息服務(wù)手段,對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理,并提供利用,滿足社會(huì)公眾的需求,使檔案信息真正地服務(wù)于公眾,服務(wù)于社會(huì)。
北安市人民法院
基層人民法院的檔案工作是國(guó)家檔案工作的重要組成部分,它既是人民法院審判、執(zhí)行活動(dòng)的真實(shí)記錄,也是社會(huì)的寶貴財(cái)富。人民法院檔案工作既是基礎(chǔ)工作,也是保障工作,它是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證,也是做好法院各項(xiàng)工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的今天，法院檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對(duì)法院的檔案管理工作提出了更高要求。我們?nèi)嗣穹ㄔ旱臋n案管理工作也步入了一個(gè)新的階段，在新形勢(shì)下我們要在充分認(rèn)識(shí)基層人民法院檔案工作的特點(diǎn)及存在的問題基礎(chǔ)上，把法院檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為審判工作服務(wù)，更好地推動(dòng)法院各項(xiàng)工作的順利開展。
一、基層法院檔案管理工作的特點(diǎn)
1、法院檔案管理工作是一項(xiàng)保護(hù)法院訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映法院工作活動(dòng)的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一但丟失或損毀，將造成無(wú)法補(bǔ)救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng)，使用頻繁。特別是國(guó)家公安、安全機(jī)關(guān)在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國(guó)家安全的工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長(zhǎng)、數(shù)量多。隨著法制社會(huì)的不斷推進(jìn)，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，一直居全國(guó)各個(gè)系統(tǒng)之首；并且根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長(zhǎng)期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國(guó)法院審判信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層法院不同程度地將案件信息（1-5年不等）錄入電腦，事實(shí)上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在問題及原因
國(guó)無(wú)史則國(guó)事無(wú)鑒，縣無(wú)志則風(fēng)土人情不明。以我院為例，從建國(guó)后至今，我院檔案工作在當(dāng)?shù)貦n案管理部門、上級(jí)法院和院領(lǐng)導(dǎo)班子的指導(dǎo)和關(guān)懷下，經(jīng)過一茬又一茬檔案工作人員的辛勤工作，現(xiàn)有室藏檔案總數(shù)逾60000冊(cè)，僅次于縣檔案館館藏。1995年通過黑龍江省檔案系統(tǒng)檔案管理標(biāo)兵單位驗(yàn)收，為檔案的安全保管和有效利用做出了積極的貢獻(xiàn)。
1、重訴訟檔案，輕文書檔案。由于以審判工作為主的單位性質(zhì)和由此而長(zhǎng)期形成的習(xí)慣，直接產(chǎn)生了法院重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強(qiáng)調(diào)訴訟卷宗的重要性比強(qiáng)調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強(qiáng)調(diào)文書資料的重要性，工作移交也更多是針對(duì)審判工作和財(cái)物的移交。
2、缺乏專門檔案管理人員，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。法院訴訟檔案是一項(xiàng)專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，可是檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應(yīng)性不高，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用，對(duì)進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動(dòng)，工作效率低，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案歸屬于個(gè)人行為，應(yīng)該由相關(guān)的部門自行保管，這種錯(cuò)誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時(shí)歸檔管理，有的在單位庭室個(gè)人手中，有的在各部門，導(dǎo)致檔案管理的保密性和真實(shí)性存在巨大的缺陷。
3、對(duì)電子檔案信息化建設(shè)不夠重視。由于我國(guó)普法教育的深入以及《訴訟費(fèi)用交納標(biāo)準(zhǔn)》的頒布實(shí)施，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，到法院訴訟的成本和門檻也大大降低，直接導(dǎo)致訴至法院的案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)，可是各級(jí)人民法院卻并沒有引起足夠的重視，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時(shí)候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時(shí)準(zhǔn)確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問題的對(duì)策
1、全面提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。在全體法官和其他工作人員中普遍進(jìn)行檔案工作重要性的教育。結(jié)合案件質(zhì)量評(píng)查和年終工作總結(jié)等工作，對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。針對(duì)普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，要對(duì)文書檔案的重要性進(jìn)行特別的強(qiáng)調(diào)。與文書檔案接觸較多部門，更要特別注意提醒。平時(shí)在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時(shí)。文秘人員和檔案人員要盡心盡責(zé)，及時(shí)敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴(yán)格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格公文辦理程序，加強(qiáng)公文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴(yán)格遵守公文辦理程序各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，把工作責(zé)任落實(shí)到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映法院主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎(chǔ)。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求盡快配備專職檔案人員并保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強(qiáng)對(duì)檔案工作的責(zé)任心和使命感；保持檔案人員工作的相對(duì)穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動(dòng)也應(yīng)該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過程。不能簡(jiǎn)單的履行一個(gè)交接手續(xù)完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)更穩(wěn)定、更方便，更有利于長(zhǎng)期保存和提供利用，為此應(yīng)該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提 高對(duì)原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實(shí)現(xiàn)軟件管理，二是要實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級(jí)，對(duì)檔案庫(kù)房及檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)的管理好新型檔案材料，三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度應(yīng)保持在17-20度之間，相對(duì)濕度保持在35-40% 之間，還要有防磁設(shè)施等等。
5、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作便民。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作，是加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)，為此需要做到以下幾點(diǎn)，以體現(xiàn)法院檔案工作的司法便民，一是要進(jìn)一步加大軟硬件設(shè)施建設(shè)，配備必要的掃描儀，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，實(shí)現(xiàn)檔案工作的便捷，提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統(tǒng)一分類號(hào)，保證準(zhǔn)確檢索，三是用關(guān)鍵詞代替主題詞，簡(jiǎn)化查找實(shí)際，提高效率。
6、堅(jiān)持和完善檔案利用的相關(guān)制度。檔案法規(guī)定，我國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持檔案查閱、復(fù)制、摘抄的相關(guān)制度，完善審批程序，履行登記簽字等手續(xù)。檔案人員要嚴(yán)格把好檔案利用的制度關(guān)，遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，防止給國(guó)家安全和利益，以及他人的合法權(quán)益帶來(lái)?yè)p害。
一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問題
1、對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。審計(jì)人員對(duì)內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認(rèn)識(shí)。實(shí)際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了內(nèi)審報(bào)告，提出了內(nèi)審意見，做出了內(nèi)審處理決定，該內(nèi)審項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視內(nèi)審項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內(nèi)審檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不夠。目前，基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來(lái)自于各業(yè)務(wù)部門，從事過檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)是不容爭(zhēng)辯的事實(shí)，基層內(nèi)審檔案管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少，開展內(nèi)審檔案管理工作時(shí)缺乏檔案管理理論的指導(dǎo)，內(nèi)審檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的匱乏，制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。
3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強(qiáng)和提高。
二、改進(jìn)內(nèi)審檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1、提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的作用。要改變過去重審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施輕內(nèi)審檔案管理的觀念，不斷提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識(shí)。隨著人民銀行內(nèi)部審計(jì)范圍的不斷擴(kuò)大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。二要樹立內(nèi)審人員的參與意識(shí)。審計(jì)工作人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，要樹立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識(shí)，把在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，要按照內(nèi)審檔案管理的要求，進(jìn)行詳細(xì)的整理分類，應(yīng)把此項(xiàng)工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來(lái)做。三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量，必須樹立他們對(duì)內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)的意識(shí)。
2、完善內(nèi)審檔案管理制度，健全管理機(jī)制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計(jì)人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時(shí)，還要建立與之配套的管理機(jī)制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項(xiàng)制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵(lì)和約束機(jī)制。要定期組織對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動(dòng)力0，讓他們樂于奉獻(xiàn)自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。
3、實(shí)行內(nèi)審檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個(gè)階段實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制管理。一要前期基礎(chǔ)工作。每一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人，主審人負(fù)總責(zé)、審計(jì)小組長(zhǎng)負(fù)分管責(zé)任，審計(jì)人員負(fù)具體責(zé)任，內(nèi)審項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目主審人負(fù)責(zé)整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個(gè)內(nèi)審項(xiàng)目完成后，檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中國(guó)人民銀行內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理辦法》進(jìn)行操作。首先按結(jié)論性文件、立項(xiàng)性文件、證明性文件和其他文件材料進(jìn)行排序，對(duì)破損的材料及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制，與原件一起存放，然后再進(jìn)行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計(jì)案卷進(jìn)行立卷歸檔，及時(shí)裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時(shí)進(jìn)行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級(jí)確定準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)審項(xiàng)目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理登記薄、內(nèi)審項(xiàng)目檔案移交、借閱登記簿，對(duì)內(nèi)審檔案管理過程實(shí)施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時(shí)，檔案管理員對(duì)其案卷的完整度進(jìn)行審核，并詳細(xì)填寫各種登記簿。同時(shí)按要求將檔案存放在專門的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實(shí)現(xiàn)內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門負(fù)責(zé)人、主 審、審計(jì)人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機(jī)制，共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。
摘要：燃?xì)夤こ虣n案具有重要的利用價(jià)值，文章從四個(gè)方面論述如何才能做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作。
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，管道燃?xì)庠诔鞘兄胁粩嗥占?。燃?xì)夤こ淘诮ㄔO(shè)過程中、會(huì)形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。因此、認(rèn)真做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作是非常重要的。
1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃?xì)夤こ虣n案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報(bào)工作，成立檔案情報(bào)室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門及二級(jí)公司指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長(zhǎng)期以來(lái)、我們對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)、沒有很好地和有關(guān)部門主動(dòng)聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來(lái)了困難。近幾年來(lái)、我們意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理。
2．1根據(jù)燃?xì)夤こ虖?fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道
從實(shí)際情況看、燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是比較復(fù)雜的。它分有市政、燃?xì)鈿饣?、瓶組、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃?xì)鈿饣炯澳承┐笮妥≌こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上、采取以下收集方法：
(1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。
(2)分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型市政工程、燃?xì)鈿饣竟こ碳澳承┛缒甓裙こ?、我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
(3)強(qiáng)制性收集。對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當(dāng)一項(xiàng)燃?xì)夤こ虉?bào)建后。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力?？梢员ＷC檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
2．2制定規(guī)范，及時(shí)立卷
根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實(shí)際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類方法等，將燃?xì)夤こ虣n案共分為十大類：(1)技術(shù)管理檔案；(2)設(shè)備及儀器儀表檔案；(3)儲(chǔ)氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設(shè)計(jì)檔案；(8)產(chǎn)品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學(xué)研究檔案、并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上。我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進(jìn)行分類整理，立出預(yù)備案卷。可以裝訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
3強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
燃?xì)夤こ虣n案具有“‘次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此、為達(dá)到燃?xì)夤こ虣n案整理規(guī)范化的要求、我們對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行了大量培訓(xùn)、講解了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照我們檔案整理要求。對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細(xì)的講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢。注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。
4通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧?dòng)智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?。?duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和燃?xì)夤ぷ髡?，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值、就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。我們?cè)诮鼛啄陙?lái)實(shí)施電腦化管理、將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供全巾管線、管網(wǎng)圖，由于目前我市正在進(jìn)行天然氣項(xiàng)目建設(shè)、這些檔案信息無(wú)疑為我市由液化石油
氣換轉(zhuǎn)為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
摘要:隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動(dòng)人員
引言
在中國(guó)豐富的檔案財(cái)富中,企業(yè)人事檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門在管理中對(duì)有效信息的獲取,推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的改革,對(duì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。
一、人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會(huì),檔案作為一種特殊的重要信息,對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此。現(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題,流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個(gè)方面著手:
一是檔案庫(kù)管理現(xiàn)代化。檔案庫(kù)的管理,需要以科學(xué)的手段來(lái)扭轉(zhuǎn)“看堆守?cái)偂钡木置?以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動(dòng)管理。
二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)
1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí),如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對(duì)人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動(dòng)人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來(lái)完成的,流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng),并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。
2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這就對(duì)其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來(lái)越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價(jià)值。
國(guó)家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書,向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。”“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動(dòng)后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場(chǎng)或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,立即做好入庫(kù)登記。在檔案管理過程中,堅(jiān)持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。
3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。
一要?jiǎng)?chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考
試等反映個(gè)人才能的資料。二要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案。要及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jī)選人、用人提供必要的依據(jù)。三要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的選拔和培養(yǎng),人們才會(huì)更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。
三、拓展人事檔案管理方式
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人事是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是把“單位人”變成“社會(huì)人”,實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計(jì)算工齡、評(píng)定職稱、社會(huì)保險(xiǎn)等,由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實(shí)行人事派遣后,對(duì)于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對(duì)高級(jí)專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。
對(duì)于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)。其工齡連續(xù)計(jì)算,并可繼續(xù)為人員代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。
小結(jié)
人事檔案是與人類個(gè)體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄,對(duì)人事檔案的管理可以說(shuō)是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
開展深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)來(lái)，開縣檔案局著力改變服務(wù)方式，對(duì)全縣38個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道進(jìn)行了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并就有關(guān)問題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、答疑。從指導(dǎo)情況看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中還程度不同地存在以下問題：
一、歸檔文件材料收集不夠齊全。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)為了自己利用方便，不愿向綜合檔案室清交文件材料，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門及人事方面的文件材料缺失較多，部分年度文書檔案殘缺不全，反映不出鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作及職能活動(dòng)情況。
二、檔案整理不夠規(guī)范。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)由于兼職檔案工作人員變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)生疏，缺乏檔案管理知識(shí)及整理技能，致使檔案整理不夠規(guī)范。
三、檔案的保管保護(hù)不符合“八防”要求。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室無(wú)防火、防盜、防塵設(shè)施，甚至堆放雜物，少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)木質(zhì)檔案柜陳舊破爛，不適宜存放檔案；個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案還有蟲蛀鼠咬現(xiàn)象。
四、部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的專門檔案、基建檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案沒有移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，給檔案的丟失損毀帶來(lái)了隱患。
以上問題的產(chǎn)生，原因是多方面的：一是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》較少，檔案意識(shí)不強(qiáng)，依法治檔措施不力。二是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，忽略檔案管理，缺乏鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作全面發(fā)展意識(shí)。三是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有帶待提高等等。
筆者認(rèn)為：檔案做為記載鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作開展及職能活動(dòng)情況的重要載體，是日后工作查考、編史修志、落實(shí)政策、解決糾紛、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的歷史憑據(jù)，非常重要。因此，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，整理規(guī)范，各種門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保護(hù)好檔案的完整與安全，嚴(yán)防丟失損毀，為開發(fā)利用創(chuàng)造物質(zhì)條件。對(duì)此，提出如下建議：
一、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)及宣傳，提高全民檔案意識(shí)，制定切實(shí)有效的檔案管理措施及制約機(jī)制，嚴(yán)格依法治檔。
二、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，添置必要的檔案設(shè)施設(shè)備，要落實(shí)專人分管負(fù)責(zé)檔案工作，建立完善檔案管理制度，有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還可配備專職檔案工作人員，負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理及轄區(qū)內(nèi)各門類檔案的督促、檢查、指導(dǎo)工作。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真參加各種培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。
多措并舉 整體推進(jìn)全面提高干部檔案管理水平
干部人事檔案是客觀記載干部個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績(jī)廉的文字材料，是選拔使用干部的重要依據(jù)。搞好干部人事檔案管理，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，對(duì)于各級(jí)黨委和組織部門全面了解干部、準(zhǔn)確選用干部具有十分重要的作用。近年來(lái)，市委組織部以檔案達(dá)標(biāo)上檔升級(jí)為契機(jī)，堅(jiān)持“嚴(yán)格規(guī)范管理、服務(wù)干部工作”的指導(dǎo)思想，按照“對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，查找差距，明確目標(biāo)，統(tǒng)一部署，整體推進(jìn)，全面達(dá)標(biāo)”的工作思路，采取切實(shí)措施，認(rèn)真抓好落實(shí)，使干部檔案工作躍上了一個(gè)新臺(tái)階。截至目前，全市共有81家單位達(dá)到中組部干部人事檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，總達(dá)標(biāo)率為89。檔案工作多次受到中組部和省委組織部的表?yè)P(yáng)。一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，高標(biāo)準(zhǔn)部署檔案達(dá)標(biāo)工作
市委和市委組織部的領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)檔案工作歷來(lái)高度重視，我們本著高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的原則，下發(fā)了《關(guān)于實(shí)行干部人事檔案工作目標(biāo)管理的通知》，迅速啟動(dòng)了全市檔案達(dá)標(biāo)工作。一是定任務(wù)。要求凡具備達(dá)標(biāo)基礎(chǔ)條件的單位必須全部按期達(dá)標(biāo)，暫時(shí)不具備達(dá)標(biāo)條件的單位也要積極創(chuàng)造條件盡快實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)。二是建組織。從黨政機(jī)關(guān)做起，各單位都成立了相應(yīng)機(jī)構(gòu)，制定了達(dá)標(biāo)方案，明確了工作職責(zé)，建立了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、工作人員具體辦的工作機(jī)制。三/:請(qǐng)記住我站域名/是抓投入。采取多種措施籌措資金，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。達(dá)標(biāo)期間，全市共投入檔案達(dá)標(biāo)專項(xiàng)資金240余萬(wàn)元，購(gòu)置電腦70余臺(tái)、空調(diào)70余臺(tái)、去濕機(jī)60余臺(tái)，市委組織部干部檔案室還投資一萬(wàn)余元在全省首家配備了紅外線自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)和閱檔監(jiān)控系統(tǒng)。目前，我市所有管檔單位全部配備了檔案專用庫(kù)房，干部檔案在500卷以上的單位，全部達(dá)到“三室分開”（即：檔案室、閱檔室、辦公室三分開）。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、切紙打孔機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備一應(yīng)俱全，防盜門、滅火器、溫度計(jì)、去濕機(jī)等“六防”措施（防火、防盜、防蟲蛀、防曬、防灰塵、防潮濕）全部到位，為實(shí)現(xiàn)全市檔案全面達(dá)標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、強(qiáng)化措施，注重督查，大力度推進(jìn)檔案管理達(dá)標(biāo)
為確保檔案達(dá)標(biāo)工作任務(wù)落到實(shí)處，我們采取了四項(xiàng)措施：一是建立工作臺(tái)帳。組織各有關(guān)單位，逐條對(duì)照《暫行辦法》、《考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》和《驗(yàn)收細(xì)則》，全面查擺問題，制訂整改措施，形成工作臺(tái)帳，實(shí)行銷號(hào)制度。二是簽訂目標(biāo)責(zé)任書。市委組織部和各管檔單位簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確各單位達(dá)標(biāo)的等級(jí)、時(shí)限、獎(jiǎng)懲措施等，堅(jiān)持把干部人事檔案目標(biāo)管理作為衡量干部人事工作以及測(cè)評(píng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)之一，對(duì)按要求達(dá)標(biāo)的單位，給予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不能按要求達(dá)標(biāo)的單位，不得參加年度評(píng)先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員年度考核不定為優(yōu)秀等次。三是強(qiáng)化督促檢查。市委組織部抽調(diào)長(zhǎng)期從事干部工作的同志組成13個(gè)督導(dǎo)小組，分包單位，巡回檢查，進(jìn)行分類指導(dǎo)，并實(shí)行每周工作進(jìn)度通報(bào)制度，對(duì)排名后兩位的單位給予批評(píng)，限期改正；對(duì)連續(xù)兩次排名后兩位的，由部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行談話。四是加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。為全面推進(jìn)檔案管理達(dá)標(biāo)工作，市委組織部主管部長(zhǎng)每周主持召開一次督導(dǎo)組長(zhǎng)碰頭會(huì)，聽取匯報(bào)，了解情況，安排工作，研究解決問題的辦法和措施。對(duì)相關(guān)單位自身無(wú)力解決，需要有關(guān)部門給予支持配合的，由市委組織部出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，最大限度地保證了達(dá)標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
三、建好隊(duì)伍，提高素質(zhì)，全方位提升檔案管理水平
建立一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)檔案達(dá)標(biāo)任務(wù)、提升檔案管理水平的重要保證。按照統(tǒng)籌規(guī)劃、分類指導(dǎo)、學(xué)用結(jié)合、重在實(shí)效的原則，狠抓了檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。一是合理確定培訓(xùn)內(nèi)容。組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，以及干部檔案工作的方針政策和各項(xiàng)制度，提高檔案人員的政治覺悟和紀(jì)律觀念。聘請(qǐng)有關(guān)專家和長(zhǎng)期從事檔案管理、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的同志，結(jié)合工作實(shí)際，系統(tǒng)講授黨的干部政策和《干部檔案整理工作細(xì)則》、《干部檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》、《干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則》等一系列業(yè)務(wù)文件，實(shí)行專職檔案人員傳、幫、帶，現(xiàn)場(chǎng)傳授檔案整理基本技能，指導(dǎo)學(xué)員辦理檔案登記、查借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，幫助他們提高實(shí)際工作能力。二是改進(jìn)培訓(xùn)方式。采取了集中辦班、以干代訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)等多種形式，堅(jiān)持理論 講解與實(shí)際演示相結(jié)合、課堂教學(xué)與研討答疑相結(jié)合、集體授課與個(gè)別輔導(dǎo)相結(jié)合，有效地提高了學(xué)習(xí)的效果。三是嚴(yán)格培訓(xùn)考核。為保證培訓(xùn)效果，我們?cè)谌袑?shí)行了檔案員持證上崗制度。要求參加培訓(xùn)的學(xué)員，不僅要經(jīng)過理論考試，并且每人要親自動(dòng)手整理出10卷檔案，兩項(xiàng)全部合格后方可結(jié)業(yè)，頒發(fā)檔案員上崗證；對(duì)經(jīng)考試、考核不合格的，要求限期達(dá)到培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，否則予以調(diào)整崗位。近年來(lái)，我市先后舉辦10期檔案員培訓(xùn)班，培訓(xùn)人數(shù)300余人次，培訓(xùn)率達(dá)100。此外，我們還規(guī)定，各單位在配備、調(diào)換檔案員時(shí)，必須報(bào)市委組織部審查、備案，嚴(yán)把了檔案管理人員入口關(guān)。目前，我市已經(jīng)形成了一支具有大專以上文化程度、年齡結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、政治堅(jiān)定、作風(fēng)過硬的檔案工作人員隊(duì)伍。
四、健全制度，完善機(jī)制，規(guī)范化開展檔案管理工作
近年來(lái)，我們從干部檔案的制度化和規(guī)范化建設(shè)入手，逐步建立起檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制。一是完善規(guī)章制度。根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，建立健全檔案管理部門職責(zé)、檔案工作人員守則、檔案收集歸檔制度、整理制度、鑒別制度、轉(zhuǎn)遞制度、查借閱制度、安全保密制度等8項(xiàng)工作制度，使干部檔案工作有章可循。二是制定工作規(guī)范。根據(jù)中組部和省委組織部檔案目標(biāo)管理要求，我們先后制定了庫(kù)房建設(shè)和“六防”設(shè)施有關(guān)規(guī)定、檔案材料收集整理工作程序、檔案卷宗整理工作規(guī)范、檔案審核工作程序和規(guī)范等工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案材料收集上突出一個(gè)“全”字，堅(jiān)持經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集三結(jié)合；在檔案材料鑒別上突出一個(gè)“真”字，做到手續(xù)不完備的不歸檔、撰寫不符合要求的不歸檔、材料涂改且無(wú)相應(yīng)證明的不歸檔、多余材料不歸檔、不屬歸檔材料的不歸檔；在檔案材料編目裝訂上突出一個(gè)“好”字，做到分類整理排列有序，修裱裝訂美觀大方；在檔案審核上突出一個(gè)“嚴(yán)”字，凡不符合標(biāo)準(zhǔn)的，一律不準(zhǔn)過關(guān)。并統(tǒng)一訂購(gòu)了符合上級(jí)要求的新型卷夾，制作了《接收干部人事檔案登記簿》、《查閱干部人事檔案登記簿》等10種登記簿和8項(xiàng)制度版面發(fā)放到每個(gè)單位，在全市實(shí)現(xiàn)了“五個(gè)統(tǒng)一”，即：檔案管理制度統(tǒng)一、工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案卷夾統(tǒng)一、10種登記簿統(tǒng)一、持證上崗統(tǒng)一。三是強(qiáng)化制度落實(shí)。首先是達(dá)標(biāo)工作結(jié)束后，專門開展了一次“達(dá)標(biāo)工作回頭看”活動(dòng)，查漏補(bǔ)缺，防止反彈。其次是堅(jiān)持每半年對(duì)基層檔案室進(jìn)行一次全面檢查，檢查的重點(diǎn)是各項(xiàng)制度規(guī)范的執(zhí)行情況。第三是把檔案管理與干部使用相結(jié)合。在干部選拔任用中，堅(jiān)持查閱考察對(duì)象檔案，凡檔案材料不全或“三齡一歷”（工齡、年齡、黨齡、學(xué)歷）認(rèn)定不清的，屬本級(jí)管理的干部任用不上會(huì)，屬對(duì)上級(jí)管理的干部任用不上報(bào)，屬下級(jí)報(bào)來(lái)的干部任用不審批。在《干部任用條例》檢查中，每次都把干部任免材料歸檔情況作為必查內(nèi)容。上述措施，促進(jìn)了各項(xiàng)規(guī)章制度和工作規(guī)范的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)了中組部和省委組織部要求檔案卷宗“內(nèi)容完備、材料精煉、規(guī)格統(tǒng)一、使用方便”的目標(biāo)。四是積極探索創(chuàng)新。在充分運(yùn)用傳統(tǒng)管理手段進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的同時(shí)，我們將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理，在市委組織部檔案室建立了電子閱檔系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檔案查閱，不僅提高了工作效率，而且保證了檔案的安全保密。中組部、省委組織部對(duì)這項(xiàng)工作給予了充分肯定。
建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的，是貫徹實(shí)施《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務(wù)，為社會(huì)公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。20__年5月18日國(guó)家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對(duì)登記檔案管理工作進(jìn)行了具體規(guī)范。筆者認(rèn)為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：
一是增強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對(duì)穩(wěn)定的工作崗位，由專人負(fù)責(zé)登記檔案管理工作的同時(shí)，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識(shí)和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負(fù)責(zé)311個(gè)事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認(rèn)為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。
二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實(shí)性是體現(xiàn)檔案利用價(jià)值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個(gè)事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。就要提高登記檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標(biāo)準(zhǔn)和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標(biāo)準(zhǔn)，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進(jìn)行歸檔等各項(xiàng)工作。
三是發(fā)揮檔案服務(wù)工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務(wù)。對(duì)內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對(duì)外在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。要發(fā)揮好登記檔案信息服務(wù)，就必須緊密圍繞機(jī)構(gòu)編制工作大局加強(qiáng)檔案管理，抓好檔案管理促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制工作大局這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗(yàn)和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價(jià)值。
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、任務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為組織、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為合理分配使用人才資源提供了可靠的信息參考。
近年來(lái)，泗洪干部人事檔案管理工作有了較大發(fā)展，逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的軌道。干部人事檔案管理工作在組織、干部人事工作和人事決策，在改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)工作中，起到了重要作用并取得了一定的社會(huì)效益，但也還存在不少弊端，面臨著探索規(guī)范化管理的新途徑。
一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
就泗洪來(lái)說(shuō)，雖然地處貧困縣，但目前縣直有管理干部檔案的單位工作總體情況是好的。主要表現(xiàn)在：
（一）從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)上看，各管檔單位都成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，有一名分管領(lǐng)導(dǎo)和一名專職管檔干部，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)比較健全。
（二）從年齡結(jié)構(gòu)上看，40歲以下的檔案管理員占了80％，符合現(xiàn)代檔案干部年輕化的要求。
（三）從文化程度上看，本科畢業(yè)占53％；中專占24；高中占23。管檔干部的文化程度也基本滿足檔案管理工作的需要。
（四）從培訓(xùn)情況看，管檔人員都曾參加過縣以上組織的干部檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)做好干部檔案管理工作有一定的基礎(chǔ)。
（五）在干部人事檔案管理工作方面，能積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，多方籌集資金，抓好檔案兩庫(kù)建設(shè)，較好地改善了條件，維護(hù)了檔案的完整與安全，而且建立了相應(yīng)的管理制度，并在工作中認(rèn)真嚴(yán)格地實(shí)施，為利用干部檔案提供了有效的服務(wù)。但離領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)文件從高從嚴(yán)的要求，干部檔案管理工作仍然存在一些不足。
二、干部人事檔案管理工作存在的主要問題
1、干部人事檔案管理工作的硬件比較落后。由于泗洪處在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，屬蘇北的貧困縣，縣財(cái)政比較困難，由于資金問題，大部分的縣直管檔單位硬件設(shè)施都跟不上，部分單位是缺少設(shè)備，更多單位是設(shè)備老化或損壞，這些都嚴(yán)重地影響了干部人事檔案管理工作的正常開展。
2、干部人事檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)不夠高。由于部分檔案管理人員兼職過多，文化水平參差不齊，有的工作調(diào)動(dòng)比較頻繁，因此造成業(yè)務(wù)不熟悉，短時(shí)間內(nèi)難以勝任本職工作；還有的就缺乏工作的事業(yè)心和責(zé)任感。
3、干部人事檔案的材料收集歸檔不及時(shí)，致使有些干部檔案材料不齊全。有些單位仍把多年形成的應(yīng)歸檔材料積壓在領(lǐng)導(dǎo)辦公室或單位的庫(kù)房里，未及時(shí)送管檔部門，造成應(yīng)歸檔的材料不能及時(shí)歸檔，使干部檔案的信息資源難以得到及時(shí)的開發(fā)和利用。
4、干部檔人事檔案整理裝訂的質(zhì)量較差。有的管檔人員對(duì)整理裝訂工作的標(biāo)準(zhǔn)要求不高、執(zhí)行不嚴(yán)、工作不細(xì)，有的單位干部檔案室至今仍無(wú)整理裝訂必備的工具，且裝訂的工具式樣也不同。
5、干部人事檔案管理制度落實(shí)程度不夠。有些單位雖然建立了干部人事檔案管理制度，但真正執(zhí)行的時(shí)候卻并不落實(shí)。如干部檔案未編目造冊(cè)，編制檢索工具，查閱借用、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠完備；有的單位干部檔案室里堆放雜物，“六防”措施不落實(shí)；還有的單位干部檔案里的檔案甚至出現(xiàn)霉壞變質(zhì)的狀況。
三、干部人事檔案管理工作的建議
針對(duì)這些問題，為了進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用，使干部檔案更好地為黨的干部工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，近幾年，泗洪縣委組織部圍繞干部檔案工作如何提高規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用進(jìn)行了大量的調(diào)查研究，并認(rèn)為應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入是搞好干部檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。要改變干部檔案管理較為落后的狀況，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把做好干部檔案工作列入本單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的速度。定期檢驗(yàn)維修庫(kù)房?jī)?nèi)必要設(shè)備設(shè)施，努力改善干部檔案管理的保管保護(hù)條件。
2、提高干部人事檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)。檔案管理的好與壞，直接關(guān)系到干部的升降去留，因此必須把好用人關(guān)。首先，各單位和部門應(yīng)選調(diào)那些政治可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，具有大專以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員和優(yōu)秀干部來(lái)從事干部人事檔案管理工作。作為檔案管理人員，要立足本職，用主要的時(shí)間和精力做好檔案工作。其次，檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，這樣，他們?cè)跈n案工作崗位上才能夠有一定的業(yè)績(jī)。第三，要定期加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織他們參加各級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識(shí)講座、競(jìng)賽、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等，并采取“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。第四，要關(guān)心檔案管理人員的學(xué)習(xí)、工作和生活，解決他們的后顧之憂，在評(píng)職稱、提拔、家屬子女上學(xué)，就業(yè)等方面，給予更多的關(guān)心和照顧。最后，檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，樹立正確的人生觀、世界觀、價(jià)值觀及全心全意為人民服務(wù)的思想，干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)有的努力。
3、提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。因此，要做好干部檔案材料的及時(shí)收集、歸檔工作。在收集歸檔材料工作中，應(yīng)堅(jiān)持“三勤”字，即嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齊全干部檔案材料，才能不斷充實(shí)干部檔案內(nèi)容，全面反映干部德、能、勤、績(jī)、廉等工作全貌，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的原始依據(jù)，避免用人失誤，造福于子孫后代。及時(shí)做好干部檔案材料的轉(zhuǎn)遞工作，將形成的正式材料在一個(gè)月內(nèi)送交檔案管理部門立卷歸檔。堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”整理裝訂干部檔案，整理過程中要抓好材料鑒別歸類上求準(zhǔn)、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗(yàn)收入庫(kù)上求嚴(yán)“四個(gè)環(huán)節(jié)”。
4、建立健全干部人事檔案管理制度。首先要建立干部人事檔案管理的各項(xiàng)制度，確保檔案的安全。其次要堅(jiān)持執(zhí)行各項(xiàng)制度，用制度約束和規(guī)范干部 的行為。對(duì)干部人事檔案有無(wú)建立名冊(cè)，查閱借用有無(wú)履行登記，轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備，庫(kù)容室貌是否整潔等工作加強(qiáng)檢查，并應(yīng)作為干部檔案管理的重要內(nèi)容，使其真正落到實(shí)處。
閔濤
信息時(shí)代的來(lái)臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的世界潮流。知識(shí)和信息已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源，并引起全球性增長(zhǎng)模式和發(fā)展觀念的變化。信息化建設(shè)的發(fā)展對(duì)包括檔案工作在內(nèi)的各行各業(yè)產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊和深遠(yuǎn)的影響，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的需要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)真分析信息化建設(shè)與檔案工作的檔案工作如何實(shí)現(xiàn)信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。
一、信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案作為原生信息源，越來(lái)越社會(huì)重視和利用，主要包含三個(gè)層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2、信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個(gè)全球化的人和機(jī)器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會(huì)”的信息化環(huán)境。在這種社會(huì)形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會(huì)中，信息消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的源動(dòng)力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會(huì)各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲(chǔ)、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對(duì)社會(huì)信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會(huì)發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時(shí)代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會(huì)信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時(shí)，由于檔案部門作為重要的文獻(xiàn)信息源的社會(huì)地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會(huì)各部門工作的發(fā)展方式和運(yùn)作模式。
4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來(lái)源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來(lái)信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接動(dòng)力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來(lái)越高，檔案本身的作用隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦懈杏X到社會(huì)對(duì)檔案信息需求急劇增加時(shí)，工作熱情就會(huì)不斷增加，責(zé)任感日益增強(qiáng)。而當(dāng)他們作為信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時(shí)，他們會(huì)更加意識(shí)到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。
二、信息時(shí)代檔案工作的新思路
1、加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，和緩政府要值得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫(kù)房面積，購(gòu)置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。
2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場(chǎng)上各種檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)很多，國(guó)家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場(chǎng)管理；二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對(duì)一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國(guó)有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫(kù)空間；三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用國(guó)防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)；四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時(shí)空利用檔案；五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國(guó)家公用信息網(wǎng)和國(guó)際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3、培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多?！保皇沁^去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動(dòng)態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識(shí)廣博”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。
三、檔案法制建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作的重要節(jié)點(diǎn)
由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時(shí)代檔案工作越來(lái)越多地涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題。進(jìn)入信息時(shí)代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會(huì)”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案 的法律效力問題。只有這樣，信息時(shí)代信息產(chǎn)權(quán)的保護(hù)才能落到實(shí)處。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應(yīng)該充分運(yùn)用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。
閔濤
創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念；要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。
一、檔案工作創(chuàng)新首先要解決好以下四個(gè)關(guān)系
1、創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。創(chuàng)新不是憑空真象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，這些對(duì)今后的檔案工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。
2、創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。目前，還存在社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案服務(wù)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等問題。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
3、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本待業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)專業(yè)、其他待業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)。要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。
4、創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都林經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段是檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容
1、建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)在此基礎(chǔ)上建立檔案網(wǎng)站，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
2、電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已尤為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案沖床 改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作容器，在第一時(shí)間將其收集，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
3、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重洲的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
4、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，檔案部門要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)方方面面人民群眾的根本利益。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域是檔案工作創(chuàng)新的主要方向
1、信息服務(wù)的社會(huì)化。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切，檔案部門既要面對(duì)淀機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單五需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
2、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息問題在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有的知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)；也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
3、注重反饋，合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對(duì)反饋信息進(jìn)行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。
4、興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體，如檔案技術(shù)服務(wù)中心等。
一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):?1 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;?2 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;?3 電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;?4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵,也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面:從外部來(lái)看是尊重全宗,從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前,隨著大量電子文件的產(chǎn)生,后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源,從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題,才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中,不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生,人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此,要確定檔案的來(lái)源,不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義,或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列,按照原始順序進(jìn)行整理等,而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系,了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化,應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化,豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等,都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。
摘 要：本文闡述了在檔案保管利用過程中做好保密工作的重要意義，指出檔案的庫(kù)房管理和檔案利用中的監(jiān)督工作是做好檔案保密工作的前提條件，掌握和遵循檔案保管利用過程中的保密原則和方法是做好檔案管理的根本所在，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系是充分利用檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。
關(guān)鍵詞：檔案保管利用；檔案保密工作；原則；方法
保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系，筆者從事過較長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)要文書檔案工作，現(xiàn)就檔案保管利用過程中的保密工作談一點(diǎn)自己的粗淺認(rèn)識(shí)。
一、做好檔案保管過程中的保密工作
（一）檔案庫(kù)房管理中的保密工作
檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
（二）絕密檔案的管理和保密
絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到社會(huì)主義建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。
1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中 秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3、加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。
（四）檔案涉密情況的變化
檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化，原來(lái)的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級(jí)自然消除了；三是保密時(shí)限的變化。原館（室）所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級(jí)而沒有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級(jí)和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說(shuō)明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。
（五）做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作
1、要貫徹落實(shí)《保密法》以及國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2、要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：一建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；三建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。
3、要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分 段治理的辦法。實(shí)施館（室）藏涉密檔案解密劃控工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。
（六）檔案管理人員的職責(zé)和素養(yǎng)
1、檔案管理人員的職責(zé)。
檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
2、檔案管理人員的素養(yǎng)。
（1）檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題，維護(hù)歷史的真實(shí)面目，懂得黨的路線、方針、政策及黨和國(guó)家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。要熱愛檔案工作，檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)積累資料、收集和傳遞信息，服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的重要工作。作為檔案工作者，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，并且要認(rèn)真鉆研，認(rèn)識(shí)和掌握規(guī)律，干出成績(jī)來(lái)。要忠于職守，勇于創(chuàng)新。由于檔案部門工作條件艱苦，待遇低，且人們對(duì)檔案工作產(chǎn)生誤解和偏差，檔案工作被忽視、冷遇。為穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，發(fā)展檔案事業(yè)，各檔案部門應(yīng)采取有效措施，同時(shí)我們專業(yè)檔案人員也應(yīng)從自身做起，一方面，發(fā)揚(yáng)不求索取的無(wú)私奉獻(xiàn)精神，做好檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，一絲不茍，精益求精。另一方面，要解放思想勇于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，及時(shí)提出工作新思路，使工作取得新突破。
（2）檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是極為豐富的知識(shí)資源，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、外交、科學(xué)等廣泛的領(lǐng)域；其知識(shí)涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個(gè)方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí)，要具有一定的古漢語(yǔ)、現(xiàn)代漢語(yǔ)和外事知識(shí)、一般法律知識(shí)和一定歷史知識(shí)，在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案工作是一門管理科學(xué)，要實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理檔案，必須努力學(xué)習(xí)和掌握好檔案學(xué)基礎(chǔ)理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，要懂得檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等基礎(chǔ)理論，要熟悉和掌握管理學(xué)的一般原理和檔案管理學(xué)知識(shí)及其在管理工作中的應(yīng)用，檔案管理人員還要熟悉本單位及其業(yè)務(wù)各部門的職能范圍、業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉和掌握自己所管檔案的內(nèi)容及與內(nèi)容相關(guān)的文史等方面知識(shí)。
（3）檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來(lái)，人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)始終存在誤差和偏見，認(rèn)為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實(shí)，恰恰相反，檔案工作既有腦力勞動(dòng)，又有體力勞動(dòng)，工作艱辛而又繁瑣，細(xì)致而又嚴(yán)格，常年不懈，周而復(fù)始，沒有健康的身體和旺盛精力是根本無(wú)法勝任檔案工作的。所以，身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。
二、做好檔案利用過程中的保密工作
（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：
1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。
（二）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
（三）進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開放利 用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。
2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條。這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。
3、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：
（1）提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。
（2）建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。
（3）編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。
（4）準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。
筆者近幾年在編辦從事文書檔案工作，通過對(duì)機(jī)構(gòu)編制部門檔案的整理，加之自己對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，認(rèn)為有必要把自己對(duì)這一領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)和了解，向機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)從事檔案管理的同仁作一番交流，共促工作。
毋庸置疑，近幾年機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)在十六大和十六屆四中、五中全會(huì)精神鼓舞下，邁著與時(shí)俱進(jìn)的步伐，譜寫著機(jī)構(gòu)編制管理事業(yè)的新樂章。編辦系統(tǒng)的硬件建設(shè)隨著社會(huì)知識(shí)信息化和政府辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，在不斷的完善和提高，尤其是伊犁州編辦對(duì)檔案工作的重視達(dá)到前所未有的程度，在我們的工作硬件得到改善的同時(shí)，如何在自己的工作中進(jìn)行與之相適應(yīng)的軟件建設(shè)，實(shí)踐“三個(gè)代表”，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，就成為擺在我們檔案工作人員面前的一個(gè)任務(wù)和課題．我們要把與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新作為當(dāng)前編辦文書檔案軟件建設(shè)的指導(dǎo)思想。
要在編辦文書檔案工作崗位進(jìn)行軟件建設(shè)，首先要對(duì)自己的工作有客觀正確的認(rèn)識(shí)。
軟件建設(shè)之一。先談?wù)剬?duì)文書工作的認(rèn)識(shí)：文書事務(wù)是機(jī)關(guān)團(tuán)體不可缺少的一項(xiàng)重要工作，文書工作既是一項(xiàng)政治性、思想性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)很細(xì)致的文字工作，是機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分。它具體負(fù)責(zé)日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)管理、整理與保管公務(wù)文書等，機(jī)關(guān)上上下下的工作人員，都要經(jīng)常與打交道，文書工作人員要使公務(wù)文書穩(wěn)妥、迅速地發(fā)揮作用，就要掌握文書工作的規(guī)律、原則和方法，學(xué)習(xí)探討文書工作的理論與方法，尋求科學(xué)地組織文書工作的正確途徑，借以提高機(jī)關(guān)文書工作的效率。尤其是我們現(xiàn)在正面臨著一個(gè)全面建設(shè)小康社會(huì)，開創(chuàng)中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的新局面，建設(shè)高度文明、高度民主的社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)，是時(shí)代賦于我們神圣偉大的任務(wù)。機(jī)關(guān)工作的科學(xué)化、高效化，則是保證勝利完成這一任務(wù)的重要條件之一，因?yàn)槲臅ぷ魇歉骷?jí)機(jī)關(guān)貫徹黨和政府的方針、政策，溝通信息、協(xié)調(diào)工作的重要手段，文書工作的質(zhì)量和效率如何，直接關(guān)系到黨和政府的各項(xiàng)方針政策的貫徹落實(shí)，關(guān)系到工作任務(wù)的順利完成和整個(gè)機(jī)關(guān)工作效率的提高，而且還體現(xiàn)著一個(gè)機(jī)關(guān)的工作狀態(tài)和工作作風(fēng)。一個(gè)機(jī)關(guān)的文書工作健全，這個(gè)機(jī)關(guān)的工作就會(huì)有條不紊，各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)自如，機(jī)關(guān)工作也就能夠順利開展。因此我們來(lái)說(shuō)，在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之一，就是要建立起統(tǒng)一的、科學(xué)的文書工作組織體系與規(guī)章制度，便于保證編辦領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)之間、處室之間、部門之間的聯(lián)絡(luò)暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，反映情況及時(shí)，處理問題迅速，并且有利于克服機(jī)關(guān)的官僚主義、文牘主義。
再談?wù)剬?duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)：編辦的檔案是編辦在公務(wù)政務(wù)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是編辦政務(wù)活動(dòng)的原始記錄，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價(jià)值。正因?yàn)榫庌k檔案是機(jī)關(guān)過去工作活動(dòng)的記錄，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題，常常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題可以迎刃而解，工作得以順利進(jìn)行。許多事實(shí)證明，編辦各項(xiàng)工作都需要利用檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用，可以大大提高工作效率，有助于克服官僚主義。反之，就會(huì)給工作造成困難和損失；編辦的檔案和資料是領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)制定機(jī)構(gòu)編制工作政策、研究機(jī)構(gòu)編制工作理論的依據(jù)。編辦的檔案以其原始性、真實(shí)性和可靠性的特點(diǎn)見長(zhǎng)，可成為宣傳教育的生動(dòng)素材。利用編辦檔案寫出來(lái)的統(tǒng)計(jì)分析、調(diào)查研究報(bào)告、工作方案和建議，是非常具有說(shuō)服力和感染力的；而且編辦的檔案有雙重的作用，編辦和社會(huì)都需要利用。檔案形成之后，在一定時(shí)間內(nèi)，主要利用者是編辦機(jī)關(guān)，它是促進(jìn)我們收集與保存檔案的一種動(dòng)力。隨著時(shí)間的推移，其作用則逐漸向社會(huì)各方面擴(kuò)展，國(guó)家各部門、各項(xiàng)工作和人民群眾都需要利用檔案，不僅今天要用，而且將來(lái)也要用，檔案保存的時(shí)間越久遠(yuǎn)就越珍貴。
軟件建設(shè)之二、三、四。由于檔案作用的發(fā)揮具有一定的潛在性，何時(shí)何地發(fā)揮作用，是難以預(yù)期確定的。檔案潛在作用的能否發(fā)揮，發(fā)揮的大小，取決于社會(huì)的客觀需求性和檔案管理的條件性。主要是：（一）受社會(huì)制度和社會(huì)發(fā)展水平的限制。社會(huì)制度與社會(huì)發(fā)展水平在一定程度上代表著社會(huì)文明程度。在科學(xué)技術(shù)和社會(huì)生產(chǎn)力高度發(fā)展的情況下，檔案不僅是物質(zhì)生產(chǎn)的動(dòng)力，而且是人們精神生活的直接需求。因而，社會(huì)制度與社會(huì)發(fā)展水平越高，檔案的作用就實(shí)現(xiàn)的越充分。在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之二，就是通過多種渠道，開辟檔案發(fā)揮作用的途徑，不能局限在過去習(xí)慣的范圍甚至僵化的概念之中。（二）受社會(huì)檔案意識(shí)強(qiáng)弱的影響。檔案意識(shí)代表著人們對(duì)檔案、檔案工作的認(rèn)識(shí)水平。檔案的作用是客觀存在的，但它的作用能否發(fā)揮，又受人們對(duì)檔案、檔案工作認(rèn)識(shí)水平的限制和影響，多年來(lái)的實(shí)踐證明，檔案的作用是隨著人們對(duì)檔案的重視和檔案管理水平的提高而逐步擴(kuò)大的。凡是人們對(duì)檔案有認(rèn)識(shí)的地方或單位，檔案的作用發(fā)揮就好。反之，不重視檔案，任意丟失與銷毀檔案，其作用發(fā)揮就不盡人意。所以改變過去的服務(wù)方式，變坐等利用者上門、被動(dòng)提供利用為以多種方式積極主動(dòng)地提供利用，是編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之三。（三）受檔案管理水平的制約。檔案管理方法的科學(xué)與否，檔案管理手段的先進(jìn)與落后，檔案管理物質(zhì)條件的優(yōu)劣，都制約著檔案作用的發(fā)揮。檔案工作開展得好，收集得齊全，整理的科學(xué)，又
有各種檢索工具，利用時(shí)一索即得，檔案的作用就能較好地發(fā)揮。反之，檔案的作用根本無(wú)從發(fā)揮。目前，我辦的檔案管理水平還不夠高，技術(shù)手段也比較落后，基本上還是手工管理，這在很大程度上影響檔案作用的發(fā)揮。所以在改善檔案管理的物質(zhì)條件下，強(qiáng)化科學(xué)管理，提高管理水平，加速實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，使檔案作用能更快更好發(fā)揮出來(lái)，則是在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之四。檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分。是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作；它既是一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，又是一項(xiàng)機(jī)要工作。就其性質(zhì)來(lái)說(shuō)，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性。
軟件建設(shè)之五。所謂管理，就是人們根據(jù)事物的客觀規(guī)律、勞動(dòng)對(duì)象和工作特點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基本活動(dòng)，有效地利用人力和物力，并促進(jìn)其相互配合，達(dá)到最佳的結(jié)合，發(fā)揮最高的效率，以順利達(dá)到人們預(yù)期的任務(wù)和目標(biāo)。檔案工作就是檔案管理工作。這種管理工作，有特定的工作對(duì)象和整套管理檔案的原則和方法，不同于一般的人、財(cái)、物管理工作。它是通過對(duì)檔案的科學(xué)管理，發(fā)揮檔案的作用，來(lái)為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的專業(yè)工作；它要采取一套科學(xué)的原則和技術(shù)方法，組織檔案的集中，進(jìn)行系統(tǒng)化和鑒別挑選，采取科學(xué)的保護(hù)措施，遵循檔案和檔案工作的客觀規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理，做到管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作計(jì)劃化，管理手段現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足社會(huì)利用檔案的需要。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之五，就是檔案工作人員必須掌握檔案學(xué)知識(shí)，特別是檔案管理的理論、原則和方法，積極地學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)與技能，以適應(yīng)檔案工作的發(fā)展。
軟件建設(shè)之六。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)階段，檔案工作能為一定社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，為各項(xiàng)工作提供檔案材料，才能賴以存在和發(fā)展。在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義的現(xiàn)階段，檔案工作之所以發(fā)展較快，得到黨和國(guó)家以及各行各業(yè)的關(guān)心和支持，歸根到底還是因?yàn)楦餍懈鳂I(yè)工作的開展，離不開檔案工作為之服務(wù)。我們認(rèn)為，講檔案工作的服務(wù)性，并不降低檔案工作，而是說(shuō)明這一工作的社會(huì)地位和作用，它是社會(huì)主義事業(yè)不可缺少的工作。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之六，就是要正確地認(rèn)識(shí)自己的崗位，樹立明確的服務(wù)思想，鉆研檔案業(yè)務(wù)，為振興伊犁州機(jī)構(gòu)編制事業(yè)服務(wù)，并在服務(wù)中求得檔案工作本身的發(fā)展。
軟件建設(shè)之七。檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作。對(duì)于我們編辦來(lái)說(shuō)，機(jī)要性是檔案工作政治性的重要表現(xiàn)之一。我們機(jī)構(gòu)編制工作的內(nèi)容有不少是涉及政府機(jī)密的東西，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密，是鞏固安定團(tuán)結(jié)、保衛(wèi)國(guó)家建設(shè)的大事，也是我們機(jī)構(gòu)編制工作和檔案工作者的大事和政治任務(wù)。所以樹立正確的保密觀念，建立健全編辦保密工作制度，強(qiáng)化保密工作力度，自覺維護(hù)黨和國(guó)家機(jī)密，是在編辦文書檔案工作崗位上要進(jìn)行的軟件建設(shè)之七。
作為文書檔案工作人員，我們始終保持昂揚(yáng)向上的精神狀態(tài)。認(rèn)真貫徹公民道德建設(shè)實(shí)施綱要，弘揚(yáng)愛國(guó)主義精神，以為人民服務(wù)為核心、集體主義為原則、誠(chéng)實(shí)守信為重點(diǎn)，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，發(fā)揚(yáng)敬業(yè)精神，對(duì)照檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和要求，建立起一整套適合編辦工作特點(diǎn)的文書處理程序和制度，要在檔案工作中奏出與時(shí)俱進(jìn)的音符，在整理過程中增加科技含量，只要是能用微機(jī)處理的東西，都用微機(jī)進(jìn)行處理，盡管所有這些工作很繁重、很不起眼，是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工程，但我們要盡自己最大的力量把它完成好，讓編辦的文書檔案工作無(wú)愧于時(shí)代。
1做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作
1.1檔案在保管過程中,其密級(jí)不是一成不變的,是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實(shí)《保密法》,在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題:一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
1.2要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn),過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供,造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此,可以采取分段治理的辦法。對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng),但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷時(shí),可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存,徹底解決密與非密的文件材料混卷問題,堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的問題。同時(shí),要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片,建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引,為科學(xué)的管理,準(zhǔn)確的掌握,有效的保密,及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。及時(shí)做好檔案利用過程中的保密工作。
2檔案利用監(jiān)督
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái),檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:
2.1制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
2.2監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象和不同目的,掌握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督,仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處,挽回?fù)p失。
2.3正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
3進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性,無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍,是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念,對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性,無(wú)限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。因此,在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí),應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
3.1做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作,也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。
3.2做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí),就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價(jià)值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案,必須是到了一定時(shí)限的檔案,要開放,必須先進(jìn)行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。
4檔案管理人員的職責(zé)
4.1檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時(shí)刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
4.2提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí),不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止秘密的泄露。把保守國(guó)家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
4.3加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救,確保絕密檔案安全。
檔案資料的編研工作是檔案館的重要工作之一。它是檔案館工作水平高低的標(biāo)志。隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的飛速發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越依賴檔案，利用檔案挖掘致富門路，為自己的生活和生產(chǎn)活動(dòng)提供方便。作為檔案部門，不僅要提供原始的檔案資料，還要拿出更好的編研成果，以便更好地滿足人民群眾的查閱利用工作。因此，檔案的編研工作在新時(shí)期顯得尤為重要。所以，正確認(rèn)識(shí)編研工作，為地方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人民群眾提供更快捷、更詳實(shí)、更系統(tǒng)的第一手資料，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供服務(wù)，是我們每個(gè)檔案人義不容辭的責(zé)任。
編研工作不僅是提供利用檔案的一種方式，而且是對(duì)檔案內(nèi)容的一種研究性工作，是歷史研究、課題研究的一個(gè)重要組成部分。它不僅是保護(hù)檔案原件，主動(dòng)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的有效方式，而且能作為一種學(xué)術(shù)成果的展示來(lái)彰顯和提高檔案館的文化科研品位，因此，在許多地方，編研工作做為一項(xiàng)重要任務(wù)從而納入檔案館的年度考核目標(biāo)。
一、 編研工作的現(xiàn)狀
近年來(lái)，雖然多數(shù)檔案館都下大力氣，動(dòng)用一定的人力、物力、財(cái)力開展檔案編研工作，但取得的成果都不甚理想。他們多數(shù)只是把原始檔案材料按順序進(jìn)行了羅列、匯總、裝訂，根本沒有什么研究性的成果體現(xiàn)，沒有在"研"字上下功夫。編研工作是檔案利用發(fā)展到一定階段，單一的查閱工作已無(wú)力應(yīng)付的情況下出現(xiàn)的新的利用方式。這種利用方式不是對(duì)原有利用形式的排除，而是對(duì)它的一種補(bǔ)充和發(fā)展。編研工作包括編寫和研究?jī)蓚€(gè)部分。編寫是指利用館藏檔案資料，經(jīng)過研究編寫的各種專題參考資料，是對(duì)檔案文獻(xiàn)資料的簡(jiǎn)單整理加工。研究是指進(jìn)行檔案學(xué)研究和方法性、學(xué)術(shù)性研究。"編"是"研"的前提和條件，而"研"是"編"的深化和再加工，二者互為依存，共成一體。光有"編"而沒有"研"，不算好成果，而有"研"無(wú)"編"就像沒有基礎(chǔ)的空中樓閣。
目前，許多縣級(jí)檔案館編研的成果中大多是大事記、組織沿革、全宗介紹、文件匯集以及各種資料匯編等等。一般性的成果多，有科研價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值的精品很少，大多只是作為館內(nèi)的參考資料，很少用于對(duì)外的查閱服務(wù)。多數(shù)單位為了迎接上級(jí)的檢查或年終的考核，倉(cāng)促地羅列數(shù)據(jù)資料，簡(jiǎn)單地出幾本書就算作他們的編研成果、根本不考慮實(shí)用不實(shí)用，存在短期性的行為，純粹為了應(yīng)付，這種作法是與編研工作的學(xué)術(shù)性、嚴(yán)肅性背道而馳的。
二、影響編研工作正常開展的原因
多數(shù)縣級(jí)檔案館編研工作不能正常開展，盡管有方方面面的因素，但歸根結(jié)底有這幾個(gè)方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)不重視?？h級(jí)檔案館有許多工作要做，如：日常的查閱接待工作，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及村級(jí)檔案的建檔工作，縣里領(lǐng)導(dǎo)分配的階段性的中心工作，下鄉(xiāng)檔案執(zhí)法檢查工作以及每年一度的集中立卷工作，還時(shí)不時(shí)地應(yīng)付上級(jí)單位的各種檢查活動(dòng)?？h級(jí)檔案館和市級(jí)、省級(jí)館不一樣，它直接面向基層、面向農(nóng)村，各種事情紛繁復(fù)雜，館里的領(lǐng)導(dǎo)只顧去解決處理日常的工作和問題，根本無(wú)暇顧及這可有可無(wú)的編研工作，認(rèn)為編不編都無(wú)所謂，影響不了整體工作的開展，況且上級(jí)也沒有對(duì)編研工作下什么硬性的指標(biāo)，多一事不如少一事，于是就事不關(guān)已，高高掛起。
2、經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足。大家都知道，檔案館是個(gè)清水衙門，是純粹服務(wù)性的部門，沒有權(quán)利，別人基本用不著求你辦事。平時(shí)也沒有什么灰色收入，全靠財(cái)政撥款。現(xiàn)在，許多的縣市基本是吃飯財(cái)政，只要能順順利利地解決工資問題就算不錯(cuò)了，根本別想干別的事。每年撥給館里的只有區(qū)區(qū)幾萬(wàn)元經(jīng)費(fèi)，除去辦公的費(fèi)用，連一輛車都難以養(yǎng)活，更不要說(shuō)再去搞什么編研工作了。但有些編研材料還不能不搞，于是館里的領(lǐng)導(dǎo)就厚著臉皮向上爭(zhēng)取，報(bào)告打了一次又一次，路跑了一趟又一趟，結(jié)果呢，腿都跑細(xì)了，嘴都磨破了，撥款的事如泥牛沉海，音信皆無(wú)。再細(xì)想想，也不能怪縣領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)榭h里還有那么多人等著發(fā)工資，還有那么多迫在眉捷的事要去做，還有那么多下崗職工和貧困戶需要去安撫。可以說(shuō)，編研的事在縣、市長(zhǎng)眼里根本不值一提，是小事中的小事，他是根本不會(huì)批的。怎么辦？自己想辦法吧，于是就利用一切關(guān)系，這里求點(diǎn)，那里借點(diǎn)，再拉些企業(yè)搞點(diǎn)贊助，這樣也只解決一部分的經(jīng)費(fèi)，于是乎，編研工作倉(cāng)促上馬，匆忙收?qǐng)?，壓縮時(shí)間，壓縮版面，壓縮開支，從而使編研的質(zhì)量大大降低，最后也只能作為館里的輔助資料，對(duì)外根本拿不出手。況且，從事編研的人員，他們的編研工作是額外的工作，是正常工作之外的加班，由于經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重不足，就不能很好的落實(shí)編研人員的生活待遇，調(diào)動(dòng)不了他們的工作積極性，所以這項(xiàng)工作往往是有始無(wú)終。
3、編研人員素質(zhì)偏低。由于檔案館比較清貧，無(wú)權(quán)無(wú)勢(shì)，留不住人，都想到好的單位去，所以人員更替比較頻繁?，F(xiàn)在能在館里干五年以上的業(yè)務(wù)能手廖廖無(wú)幾，縣級(jí)館高級(jí)職稱基本沒有，中級(jí)職稱也比較少，即使有職稱的人，也僅限于一般的檔案業(yè)務(wù)操作，對(duì)編研知識(shí)知之甚少，根本不能承擔(dān)編研工作的重任。況且館里大多沒有專門的編研機(jī)構(gòu)，沒有專職的編研人員，搞編研的人員多為臨時(shí)拼湊，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)普遍較低。受館藏材料的局限和傳統(tǒng)模式的約束，館藏有啥就編啥，可以說(shuō)，這樣編研出的材料只能算是摘抄集和匯總表，根本沒有任何技術(shù)含量。
三、搞好編研工作的途徑
縣級(jí)檔案館要想打破目前的現(xiàn)狀，開拓編研工作的新局面，我們認(rèn)為應(yīng)從這幾方面下功夫：
1、提高對(duì)編研工作的認(rèn)識(shí)程度，從根本上加強(qiáng)對(duì)編研工作的重視程度。首先館里的領(lǐng)導(dǎo)要重視，把編研工作作為重要的業(yè)務(wù)去真抓落實(shí)。各館要成立編研工作領(lǐng)導(dǎo)組，設(shè)立專門的編研工作辦公室，并由一名館領(lǐng)導(dǎo)親自抓。對(duì)編研工作要有總體的目標(biāo)和打算，還要有階段性的步驟和實(shí)施方案。
2、建立健全編研機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)編研人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編研人員的整體素質(zhì)。當(dāng)前，縣級(jí)檔案館有編研科的很少，即使有，一年中也出不了多少好的成果。并不是這些編研人員懶惰，不干活，而是他們無(wú)法干，守著成堆的資料無(wú)法入手，不知該從何編起，這就涉及到編研人員的水平問題。好的廚師能用簡(jiǎn)單的原材料做出豐盛可口的飯菜，而蹩腳的廚師守著雞、鴨、魚、肉卻不知該如何下刀。編研工作更是如此，如何能在現(xiàn)有的館藏基礎(chǔ)上
編研出有科研和查閱價(jià)值的成果來(lái)呢？這就需要我們做高水平的廚師，需要我們具備高超的編研水平。提高編研水平有多種途徑，可以從書本上學(xué)，可以向同行學(xué)，只要虛心學(xué)習(xí)，任何困難都能克服，任何難懂的知識(shí)我們都能學(xué)會(huì)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面，我認(rèn)為省局和市局應(yīng)抓抓這方面的工作，定期舉辦編研知識(shí)培訓(xùn)班和編研工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。讓各地的編研人員都能互相了解、互相幫助、互通有無(wú)、共同提高。另一方面，要選調(diào)精干的業(yè)務(wù)能手充實(shí)編研隊(duì)伍。要把那些熱愛編研、熟悉館藏、知識(shí)面廣、思維活躍、有開拓創(chuàng)新精神、具有一定知識(shí)水平和寫作能力的精兵強(qiáng)將吸收到編研隊(duì)伍中來(lái)。經(jīng)常地給他們打氣、鼓勵(lì)，及時(shí)地培訓(xùn)、充電，讓他們永遠(yuǎn)保持旺盛的戰(zhàn)斗力，從而保證編研工作正常有序地進(jìn)行。
3、千方百計(jì)保證編研經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。俗話說(shuō)"巧婦難為無(wú)米之炊"，編研工作缺少了必要經(jīng)費(fèi)的支撐，那是寸步難行的。大家都知道，每年館里的經(jīng)費(fèi)都很緊張，但我們決不能借經(jīng)費(fèi)緊張而放棄編研工作的開展。編研工作是我們檔案人的本職工作，搞好編研是我們義不容辭的責(zé)任。如果不搞編研，我們檔案工作者可以說(shuō)整天是在虛度時(shí)光。對(duì)于資金的問題，一方面我們要向上爭(zhēng)取，爭(zhēng)取市里、縣里支持，另一方面我們自己想辦法，利用我們的館藏，利用我們的專業(yè)技術(shù)，為企業(yè)為社會(huì)搞好服務(wù)，從而拉一些贊助、搞一些合作。對(duì)編研的成果，出不了大的可以出小的，不一定非要搞高級(jí)的版本，搞精品。要落實(shí)編研人員的待遇問題，只有切實(shí)解決了他們的實(shí)際問題，才能使他們踏踏實(shí)實(shí)地搞業(yè)務(wù)，多出成果，快出成果。
4、編研工作要緊跟當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ鳎皶r(shí)地為地方的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供服務(wù)。檔案工作是各級(jí)黨委、政府工作的一個(gè)組成部分，我們的檔案事業(yè)歸根結(jié)底是為黨和政府的中心工作服務(wù)的，是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的。所以，我們的編研工作要緊跟黨委和政府的中心工作走，要緊跟時(shí)代的步伐。編研人員要有高度的責(zé)任感和極強(qiáng)的政治敏感性，要密切關(guān)注黨和政府某一階段的、某一時(shí)期的中心工作，從大局出發(fā)，廣泛地向全社會(huì)搜集資料，豐實(shí)館藏，有針對(duì)性地編研出高質(zhì)量的成果，更好地為當(dāng)?shù)氐墓ぷ鞔缶址?wù)，為地方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，提供詳實(shí)的參考資料。只有這樣，我們的檔案工作才能取得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的信任和重視，每年在經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)上才能有更大的主動(dòng)性，才能干好我們想干的事。試想，若每年縣里都撥給你一定的經(jīng)費(fèi)，而你卻編出了一些不合時(shí)宜的至少說(shuō)在一定時(shí)期內(nèi)毫無(wú)利用價(jià)值的資料，那他還會(huì)再給你撥款嗎？所以說(shuō)編研也要講政治、講時(shí)效，要緊跟大局，服務(wù)大局。
四、提高編研質(zhì)量應(yīng)該注意的幾個(gè)問題
1、要保證原始材料的齊全完整。對(duì)于一個(gè)專題項(xiàng)目的檔案資料的編研，一定要有齊全完整的檔案原始材料做基礎(chǔ)，凡是涉及到這一專題的第一手資料都要收集起來(lái)，多多宜善，不能遺漏。只有收集齊全完整，才能客觀真實(shí)地反映它的歷史全貌，才能有所選擇地去偽存真，去粗取精，從而編研出有價(jià)值的成果來(lái)。
2、編研工作要有"編"有"研"，不能搞原始材料、原始數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單堆積羅列，要"編""研"并重。二者互為聯(lián)系，缺一不可。目前大多檔案館編研出的材料只有"編"而沒有"研"的成份，重"編"輕"研"，這就降低了這一編研成果的利用查考價(jià)值。
3、編研史料要保證原始材料的準(zhǔn)確性和完整性，即忠于史實(shí)和原件，不能隨意對(duì)所引用的史實(shí)和原件加以修訂和更改，在忠于原始史料的基礎(chǔ)上加進(jìn)自己的思想認(rèn)識(shí)和政治觀點(diǎn)。這是保證編研工作質(zhì)量的根本性的原則。
綜上所述，編研工作是縣級(jí)檔案館的一項(xiàng)重要工作。目前，由于這樣或那樣的原因，使編研工作出現(xiàn)了進(jìn)退維谷的狀況，這種現(xiàn)象延續(xù)下去，將會(huì)是我們檔案工作者的一種失職和恥辱。我們要高度認(rèn)識(shí)編研工作的重要性，要積極探索，集思廣議，緊跟時(shí)代的脈搏，采取切實(shí)可行的措施，沖出困境，開創(chuàng)編研工作新局面，編出更多更好的成果，為當(dāng)?shù)卣畏€(wěn)定，經(jīng)濟(jì)繁榮和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。
建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的，是貫徹實(shí)施《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務(wù)，為社會(huì)公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。20__年5月18日國(guó)家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對(duì)登記檔案管理工作進(jìn)行了具體規(guī)范。筆者認(rèn)為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：
一是增強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對(duì)穩(wěn)定的工作崗位，由專人負(fù)責(zé)登記檔案管理工作的同時(shí)，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識(shí)和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負(fù)責(zé)311個(gè)事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認(rèn)為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。
二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實(shí)性是體現(xiàn)檔案利用價(jià)值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個(gè)事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。就要提高登記檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標(biāo)準(zhǔn)和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標(biāo)準(zhǔn)，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進(jìn)行歸檔等各項(xiàng)工作。
三是發(fā)揮檔案服務(wù)工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務(wù)。對(duì)內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對(duì)外在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。要發(fā)揮好登記檔案信息服務(wù)，就必須緊密圍繞機(jī)構(gòu)編制工作大局加強(qiáng)檔案管理，抓好檔案管理促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制工作大局這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)向經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗(yàn)和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價(jià)值。
