時間：2022-04-25 09:52:49
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編者按：本論文主要從高校二級學院管理及其發(fā)展趨勢；校園管理方面的不和諧問題；高校院系辦公室職能及其工作現狀；院系辦公室和諧工作探討等進行講述，包括了高校二級學院內部組織功能、二級學院的辦學自主權、二級學院管理模式的發(fā)展趨勢、校園管理、學術風氣、思想道德建設、院系辦公室職能、工作特殊性等，具體資料請見：
【摘要】學院制是我國高校在不斷的改革發(fā)展中,自我優(yōu)化結構、強化功能的現實選擇,高校實行學院制適應經濟社會發(fā)展的需要,有利于高校改革的不斷深入及健康、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。本文從院系辦公室職能的角度出發(fā),通過對校園和諧、院系辦公室工作職能及工作內容的分析,研究其和諧工作對院系、對學校的重要作用。
【關鍵詞】高校院系辦公室和諧工作
當和諧理念成為當今眾多高校建設與發(fā)展的指導思想與價值目標,以管理和諧促進高校教學、科研與人才培養(yǎng)的和諧發(fā)展,就有了十分重要的基礎意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔上通下達、統(tǒng)籌協(xié)調任務的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學院權力,形成制度化管理模式,更好地發(fā)揮二級學院在教育、科研及社會服務中的積極作用,是我國目前高校改革、發(fā)展中的重要問題。
一、高校二級學院管理及其發(fā)展趨勢
1、高校二級學院內部組織功能
(1)學院層面。高校實行學院制后,學院是承上啟下的機構,對外向學校負責,對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學院成為學校領導下的一級行政管理實體,“各個學院構成了大學內的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構層次理論分析,學院就是中間層的“管理系統(tǒng)”,其主要功能是“協(xié)調組織和任務環(huán)境之間的關系”。在此,二級學院的任務環(huán)境主要是指控制組織內部事務的系統(tǒng),這個系統(tǒng)包含學院層面的學院黨政聯(lián)席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學術委員會、教學指導委員會,以及學院下屬的系、所、辦、中心和對外服務機構等。學院層次的核心管理任務是協(xié)調學院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關任務,根據規(guī)劃指導系、所、中心的資源配置,協(xié)調開展教學科研、學科建設與人才培養(yǎng)工作。以上管理活動的目的是確保學院層面成為一個完整的工作體,達成組織的目標。
(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學院的基層學術單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學科組織教學與研究的實施機構”。系、所和中心是大學教學科研和人才培養(yǎng)的主要環(huán)節(jié),是學校的活力之源,它們運轉的質量關系學校總體的教學質量、科研水平,直接影響學院及學校的人才培養(yǎng)質量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術體系”?！凹夹g體系”的主要任務在于處理組織的實際“產品”,如實驗室的科學家、教室的老師等。
2、二級學院的辦學自主權
(1)學科建設及科研管理權。即學院有權以學科建設為龍頭,統(tǒng)籌全院的科研與科技開發(fā),根據優(yōu)勢學科、特色學科組建起一級學科或學科大類下的跨系、跨專業(yè)研究機構,具體抓好科研開發(fā)、成果鑒定、社會服務等工作,推進“產學研一體化”,加速科技成果轉化同時,加強學院內的聯(lián)系,創(chuàng)造各種機會和條件,增進不同學科領域之間的交往,促進多學科的聯(lián)合與交叉,推動相關學科的優(yōu)化組合與融合,培育學科新的增長點,促進特色學科和優(yōu)勢學科的建設與發(fā)展。
(2)教學管理權。即有權統(tǒng)一組織和協(xié)調學院內部教學管理、人才培養(yǎng)等方面的工作,包括教學計劃管理、教學過程管理、教學質量管理等權力,學院有權統(tǒng)一負責全院課程的調整和設置,有權根據社會的需要設置招生的種類、專業(yè)和規(guī)模,有權與各行業(yè)、各部門開展聯(lián)合辦學與交流合作,及經學校授權后,可直接與國內外高校或企業(yè)集團開展學術交流和國際化教育等。
此外,學院還應有學生管理權,即學院可根據學校授權對學生進行獎懲、考評和處分等,管理學生的日常學習和生活學院辦學自主權的落實,有利于大學學術事業(yè)的發(fā)展遵循教育發(fā)展和科學發(fā)展的規(guī)律,增強學院的活力和社會適應性,從而提高大學管理的效率和質量。學院可成立由學科帶頭人組成的院學術委員會,負責學術事務管理,并建立院行政與院學術委員會相互協(xié)調、分權治院的管理機制,充分重視學術委員會在專業(yè)設置、教學計劃、課程內容及學科建設等方面的決策作用。
3、二級學院管理模式的發(fā)展趨勢
從世界教育發(fā)展角度看,放權的二級學院管理模式是發(fā)展趨勢。目前世界上教育比較先進的國家,學校的職能機構都非常少,法國大學主要有三個職能機構組成:行政委員會、科學委員會、教學與大學生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務都由學院進行管理,并且一些學科建設發(fā)展規(guī)劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學院完成,而學校在這些管理中僅起到協(xié)調和監(jiān)督的作用。
二、校園管理方面的不和諧問題
1、校園管理
首先是辦學缺乏科學決策,許多高校在發(fā)展過程中,不尊重教育規(guī)律,在涉及學校的發(fā)展和規(guī)劃等方面不能做到理論聯(lián)系實際,存在著盲目追求發(fā)展目標的現象,忽視客觀條件的約束,發(fā)展目標定位過高。其次是民主作風不深入,密切聯(lián)系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質不能完全適應外,教師的數量也急需增加,很多教師是超負荷上崗,不利于教師的身心健康和教學質量的保證。再次是體制改革滯后,經費投入跟不上規(guī)模發(fā)展,有些學生甚至抱怨大學校園的學習條件還趕不上高中校園,影響了教學的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現形式多種多樣,它們與構建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規(guī)范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進文化的生成與傳播。
2、學術風氣
首先,學術風氣在市場經濟的沖擊中有下降趨勢,學術抄襲、學術敷衍、教學敷衍以及濫編書、濫出書等現象己經到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學術風氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學與學術的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權威”的大學里,不可能出現良好的師風和學風。最后,學術標準的嚴重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學術因素來定奪,在一定程度上引起了學術的混亂局面。
3、思想道德建設
首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔憂,己成為大學校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設設置了巨大的障礙。主要表現在學生學習行為中的誠信缺失、學生經濟行為中的誠信缺失等幾個方面。
三、高校院系辦公室職能及其工作現狀
1、院系辦公室職能
(1)服務職能。服務是辦公室工作的主要職能,應遵循構建和諧院系中的整體性原則,即為領導服務、為教師服務、為教學、科研服務。院系辦公室是院系領導對學院進行教學、科研、行政管理的管理機構,是教師處理日常事務的辦事機構。院系辦公室的日常性事務包括:組織會議、處理信息、內部協(xié)調、公關接待和信息等和人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作。
(2)協(xié)調職能。協(xié)調是辦公室工作最能夠體現動態(tài)性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學校其它各部門之間、領導之間、領導與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞,必須通過有力的措施協(xié)調各種動態(tài)性的關系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環(huán)節(jié)間的相互配合,消除各種不和諧現象,從而使系統(tǒng)內各部分的活動協(xié)同一致,保證整個院系工作的順利開展。(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構,承擔著主要的基層管理職能,要遵循不斷優(yōu)化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經費管理、辦公用品及辦公設備的采購、執(zhí)行人事考勤制度、日常維修的協(xié)調工作、以及院系領導臨時安排的事務性工作等,要在工作中不斷完善、優(yōu)化與創(chuàng)新。
2、工作特殊性
(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領導、全體師生、院系的黨團組織、學校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業(yè)不斷發(fā)展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學和科研單位,一般由院系領導層、教研室、科研所和學生工作組等基層組織構成,院系辦公室工作已逐步拓展到學校機關和黨政各職能部門等各個領域。
(2)工作內容復雜。從教務管理、教學管理到對外聯(lián)絡、后勤管理等,大量的協(xié)調和督查事務。在現行的高校管理體制中,學校行政機關與二級學院的工作聯(lián)系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部各方的聯(lián)系溝通以及人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作等等。可以說,院系辦公室承擔的工作任務千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規(guī)范化建設上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現象并不少見。
(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構,發(fā)揮著承上啟下,協(xié)調左右、聯(lián)絡內外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高?；鶎咏M織的日常事務具體管理和辦事的綜合性機構,發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調左右、聯(lián)絡內外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務對象——教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學、科研為核心,上課來下課走,缺少對學校、學院、系部、教研室等建設與發(fā)展的關注,對學校事務的參與度也不高,這與從事協(xié)調工作、管理工作的辦公室行政人員產生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調。
(4)工作受重視較少?，F實中,高校二級學院行政人員大部分不是行政專業(yè)出身,平時大量的事務性工作使得他們不得不放棄所學的專業(yè),而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關愛。尤其是他們具備了一定的組織、協(xié)調及處理事務能力之后,渴望得到更好的發(fā)展空間。
四、院系辦公室和諧工作探討
1、職能的重要性
(1)院系和諧發(fā)展的表現。院系和諧發(fā)展是構建和諧校園的重要內容和基礎。主要表現為:組織結構要素的和諧、教育環(huán)境的和諧、人際關系的和諧、群體組織關系的和諧、學院與社會之間的和諧、規(guī)模結構質量效益之間的和諧等等。院系和諧發(fā)展基本要求是教學、科研、學科建設、行政管理、黨務工作、工會工作、學生工作的各個方面有機結合,工作上相互配合、相互支持、相互促進、協(xié)調一致;制度上相互配套、相互補充、完整統(tǒng)一;人力資源配備上合理優(yōu)化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽。基本目標是實現人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達到全面、協(xié)調、持續(xù)、高效發(fā)展之目的。
(2)院系和諧的基礎。高校院系辦公室是在院長領導下,為全院教學、科研、后勤等服務的綜合管理機構,是院系領導以及學校有關職能部門命令的基層執(zhí)行者,也是聯(lián)絡校內外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎。
2、和諧工作探討
(1)和諧管理。院系辦公室要根據學院工作內容及特點對原有的各項常規(guī)工作的規(guī)章制度不斷進行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規(guī)章制度與規(guī)范要圍繞院系主體工作目標的實現來建立。在不違反國家法律和學校有關規(guī)定與規(guī)范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標順利實施的原則。要通過規(guī)定崗位職責,實行目標管理,形成分工合理、職責明確的運轉機制,用規(guī)章制度和崗位職責引導各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉,既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。院系辦公室管理任務繁雜,必須建立一套科學的管理方式和工作手段,科學分工,使辦公室組織內部的融合力大大提高,形成一個高效運轉的系統(tǒng)。
(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領導交辦的日常事務,還必須在學院的發(fā)展、建設、管理等方面進行思考,變被動為主動,主動為領導出思路、想辦法,當好參謀和助手。辦公室人員經常與各個層次、各個部門的人員相互聯(lián)系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創(chuàng)新思維的涌現。辦公室人員要充分利用這個優(yōu)點,發(fā)揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內外各種動態(tài)信息,吸收他們先進的工作思路及做法,及時提供給領導參考。并結合實際,協(xié)助領導制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔參謀、協(xié)調、服務及管理的院系辦公室,其服務對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔繁雜的服務工作,辦公室主任及辦公室工作人員應不斷提高自己的政治素質、業(yè)務素質以及心理素質等。
(3)和諧關系。學院的領導在配備人員時,應持慎重態(tài)度,崗位的設置要合理,既不能出現一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產生。辦公室要吸收具有專業(yè)知識水平和管理經驗的人才,實現人盡其才,才盡其用,逐步建立科學、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發(fā)展以及成員之間的和諧關系是和諧理念實施的現實基礎。
(4)人文關懷。有些學校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進心,約束了高校行政管理人員的職業(yè)發(fā)展。這會導致學校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學校和學院應加強對行政人員的人文關懷,加強行政人員的業(yè)務水平,提供培訓、指導等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導;對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認同感。有了這一系列的人文關懷,承擔繁雜事務性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。
3、和諧管理目標
(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務、事務中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。
(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學校各個職能部門的戰(zhàn)略意圖、規(guī)章制度內化為師生員工自覺行動的過程,這個內化的環(huán)境應是和諧的。管理的過程要體現人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學生則應誠懇相待,主動為他們服務。
(3)提升管理品位。管理與品位的結合,代表著管理的質量和水平?；诤椭C管理,個體發(fā)展的和諧是不夠的,更要求年輕的教育管理干部發(fā)展要個人目標與院系的管理目標相一致,最終實現與社會發(fā)展相和諧,與時展相和諧。工作中要妥善處理高校院系管理中的各種復雜關系,調整心態(tài),為教師和學生的全面發(fā)展搭建寬廣的平臺。
總之,在院系辦公室中,倡導和諧理念強調就是辦公室管理者身體和心理的和諧,精神和身體的和諧,也就是人格的統(tǒng)一和諧。人格的和諧是人自身發(fā)展的動力,是每一個人所追求的終極目標;辦公室管理者之間的人際關系的和諧,再到整個院系組織的和諧,是一個循序漸近的過程,后一個的和諧有賴于前一個層次的和諧。院系辦公室管理者不斷地拓展管理能力,和諧地發(fā)展自身,為所服務的對象—教師和學生建設一個和諧的環(huán)境,創(chuàng)造一個有利于學術和個性自由發(fā)展的平臺,完成時代賦予高?；鶎庸芾碚叩墓鈽s使命。
【摘要】綜合管理部作為中國三峽建設管理有限公司烏東德工程建設部的上傳下達樞紐和對外窗口，緊緊圍繞“服務工程建設、服務建設部領導和各部門、服務全體員工”這一中心，遵照“合規(guī)、有序、高效、廉潔”要求，按照“凡事有章可循、凡事有據可查，凡事有人負責、凡事有人監(jiān)督”的理念，從“堅持理論學習、改進工作作風、精準三辦工作、全面協(xié)調溝通”四個方面努力推進大型水利水電工程一線辦公室精細化管理工作，樹立“學習型、勤廉型、服務型”優(yōu)秀窗口部門形象。
【關鍵詞】水利水電工程；辦公室；精細化管理
烏東德水電站是中國長江三峽集團公司（以下簡稱三峽集團公司）開發(fā)建設的金沙江下游四個梯級水電站的最上一級，總裝機容量1020萬千瓦，是綜合效益顯著的大型水電工程，也是“西電東送”的骨干電源點和國家能源清潔化的重點工程，主體工程建設期恰逢國家“十三五”與之同步發(fā)展，將對國家清潔能源及經濟社會發(fā)展產生重大帶動作用。中國三峽建設管理有限公司烏東德工程建設部（以下簡稱建設部）地處工程建設一線，綜合管理部作為建設部的上傳下達樞紐，也是對外窗口之一，緊緊圍繞“服務工程建設、服務建設部領導和各部門、服務全體員工”主動三服務這一中心，管理上推陳出新，工作上精益求精，全面規(guī)范各項管理工作。本文介紹建設部綜合管理部從“堅持理論學習、改進工作作風、精準三辦工作、全面協(xié)調溝通”四個方面，努力推進大型水利水電工程一線辦公室精細化管理工作，創(chuàng)建烏東德水電站“十三五”示范工程。
一、堅持理論學習，提高服務能力
在談到辦公室工作特點時，用“重”“苦”“雜”“難”四個字高度概括。辦公室工作牽動全局且事務繁雜，要求辦公室工作人員必須是雜家、通才，具備各方面能力，“坐下能寫，站起能講，遇事能辦，問策能對”。綜合管理部始終堅持以理論打頭、緊跟實際的學習原則，認真組織學習黨的十八屆歷次全會，系列重要講話精神以及三峽集團公司歷次黨建、反腐倡廉工作會議、各項文件精神等，積極參與黨的群眾路線教育實踐活動、“三嚴三實”及“兩學一做”專題教育，帶頭培育和踐行社會主義核心價值觀，始終在思想上、政治上和行動上同以同志為核心的黨中央保持高度一致，不斷增強“四個意識”，堅持理想信念宗旨“高線”。并通過引導部門員工深刻認識三峽集團公司的使命和責任，強化企業(yè)文化宣貫，讓三峽精神等企業(yè)文化內化于心、外化于行。烏東德水電站等西南地區(qū)高壩水利工程大都有窄河谷、高水頭、地形復雜等特點，綜合管理部不僅僅局限于自身工作范圍，要注重綜合素質的培養(yǎng)與提升，立足本職工作崗位主動學習各方面知識，積極參與探索水電領域的先進工程建設及管理方法，突出問題導向、立足于現場向工程實踐、兄弟單位及各參建單位學習，堅持“早備無患、多備無患”的學習方法，在工程實踐中成長。
二、改進工作作風，樹立服務意識
過硬的工作作風是綜合管理部工作人員的“護身符”，作為建設部的對外窗口部門之一及領導身邊人，綜合管理部牢固樹立“主動三服務”意識，遵照“合規(guī)、有序、高效、廉潔”要求，按照“凡事有章可循、凡事有據可查，凡事有人負責、凡事有人監(jiān)督”的理念，發(fā)揚“馬上就辦”“事畢回復”的工作作風，堅持不懈反對“四風”，持之以恒貫徹執(zhí)行中央八項規(guī)定精神，在日常工作生活中從“吃、住、行”等小事做起，凡事按照制度和程序辦事，不為任何人提供任何超標準服務或特權，始終把紀律與規(guī)矩挺在前面，踐行忠誠干凈擔當。在工作崗位上做到“一早兩真三公四心（早規(guī)劃，真誠待人、真實做人，公開、公平、公正辦事，盡心、凈心、靜心、精心工作）”，認真履職盡責、精細管理、廉潔從業(yè)，樹立“學習型、勤廉型、服務型”優(yōu)秀窗口部門形象，全面規(guī)范各項管理工作；在工作過程中做到“分工不分家，互補不足”，實行崗位A、B角互相補位并形成合力，努力發(fā)揚奉獻精神，積極提倡每天多奉獻“10分鐘”、上班提前5分鐘到辦公室，齊心協(xié)力又好又快推動辦公室管理工作。
三、精準三辦工作，提高服務質量
辦文辦會辦事是綜合管理部的重點工作之一，要做到忙而不亂，就要進行程序化管理、鏈條式推進，做到任務清單精準化、責任鏈條明細化，實現辦文流程制度化、辦會流程清晰化、辦事流程規(guī)范化，確保各項工作有序銜接、高效運轉，切實提高“辦文辦會辦事”三辦硬實力。烏東德水電站參建單位近30家，各類文件、圖紙繁多，平均日處理文件量近百份，綜合管理部結合現場實際提出“條塊結合，以塊為主”的文書管理模式，完善文書“四統(tǒng)一”管理，實行公文核稿“雙簽”制度，推動公文辦理逐步由“8小時辦公”向“24小時在線”轉變，充分發(fā)揮工程建設“以文輔政”和“文件”樞紐作用。綜合管理部與各相關部門密切配合，精心組織，堅持“會前充分準備、會中細致服務、會后及時跟蹤”，自烏東德水電站建設以來，共完成烏東德水電站各現場專家咨詢會，各類設計、質量、安全、環(huán)保等專題會及表彰會等300多次重大會議會務工作和10000多次建設部各類會務的組織、協(xié)調工作，保證各次會議組織有序、取得實效。嚴謹細致辦事不僅是工作質量的“好”與“差”，而是工作結果的“成”與“敗”，綜合管理部在辦事過程中始終堅持一絲不茍、精益求精，堅持一流的標準，于細微之處見精神，在細節(jié)之間顯水平，摒棄“大概”“湊合”“差不多”“基本上”的思想，努力做到“零差錯”。一是梳理各個崗位工作流程，編制工作手冊，做到職責明確、流程清晰。二是加強重點工作督辦，遵循“PDCA”原則，對建設部主任辦公會、黨委會、周協(xié)調例會“重點三會”議定事項及重點工作跟蹤督辦，做到“件件有落實，事事有回音”。三是強化工作“目標管理”，實行工作清單銷號制，過程中發(fā)現問題及時糾編，切實提高工作效率。
四、全面協(xié)調溝通，強化服務效果
綜合管理部以建設部各項工作中的“發(fā)起者、服務者、提醒者、引導者、問責者、考核者”身份，充分發(fā)揮部門作為建設部溝通、協(xié)調、服務、督辦樞紐的作用，全面加強協(xié)調溝通，努力超前規(guī)劃好各項工作，常規(guī)工作提前考慮，重大任務超前準備，并保證工作計劃具體、科學和可量化；提前做好建設部的月、周活動預安排，安排專人跟蹤落實建設部重要活動安排；在對外協(xié)調、公務接待等過程中始終定位在主動服務的角色，牢固樹立烏東德水電站主人翁意識，從簡節(jié)約，務實高效；在主動工作中注重溝通，堅持“往上溝通要有膽、水平溝通要有肺、往下溝通要有心”，在相互溝通協(xié)調解決問題時注重換位思考。自烏東德水電站建設以來，綜合管理部共組織國家相關部委、地方政府現場考察、各類質量安全環(huán)保專家現場調研檢查等500多次，為建設部加強對外聯(lián)絡溝通、推進各項重點工作做好服務。同時不斷推進車隊、食堂、招待所、營地等后勤服務管理工作，發(fā)揚釘釘子精神和鍥而不舍的韌勁，努力在抓早、抓細、抓實上下功夫。結合實際提出車隊牢固樹立“遵紀守法、安全第一、熱情服務、勤儉節(jié)約、團結協(xié)作”五種意識和高度發(fā)揚“奉獻、團隊”兩種精神，始終堅持“預防為主、安全第一，公正、公開，效率優(yōu)先、兼顧公平，科學管理、合理調度”四項管理原則，做好交通安全管理的表率；對車隊、食堂、招待所、營地等各項工作實行表格化、流程化、標準化管理，建立工作月報表制度并動態(tài)調整，定期對車輛、食堂等相關管理情況在建設部內部范圍進行公開，提高各項工作透明度。五、結語綜合管理部事務繁雜是其最大特點，事無巨細是其最低要求，需要不斷推進辦公室精細化管理工作，廉潔自律是前提，依章辦事是根本，超前規(guī)劃是方法，主動工作是關鍵，執(zhí)行有力是保障，注重細節(jié)是重點，綜合素質是基礎?！肮Τ刹槐卦谖?，建功必須有我。”烏東德水電站主體工程建設期恰逢國家“十三五”，在未來的工程建設中，綜合管理部將緊緊圍繞把烏東德水電站建成精品工程、創(chuàng)新工程、綠色工程、和諧工程、廉潔工程“十三五”示范工程的目標，按照“一崗七責”要求（質量、安全、進度、造價、環(huán)保、綜合治理和反腐倡廉）站在全局的高度去思考問題、落實工作和檢查工作，結合實際創(chuàng)新工作方式，努力實現綜合管理各項工作的“規(guī)范化、制度化、標準化、精細化”管理的目標，為“新三峽夢”的早日實現，為三峽集團公司的發(fā)展和中國能源的發(fā)展貢獻力量！
【摘要】“三嚴三實”是各領導干部的為政之道、修身之本以及成事之要，而辦公室作為一個企業(yè)單位的核心部門，堅持“三嚴三實”在行政管理工作中的指導至關重要。論文將探討踐行“三嚴三實”對發(fā)揮辦公室行政管理效能起到的巨大作用。
【關鍵詞】辦公室管理；行政管理；“三實三嚴”
1引言
重視辦公室的行政管理有利于企業(yè)單位在飛快發(fā)展的市場經濟中持續(xù)發(fā)展。辦公室在整合企業(yè)運轉中起著至關重要的作用，企業(yè)單位的發(fā)展勢態(tài)很大一部分取決于對辦公室的管理是否嚴格。因此，企業(yè)在進行辦公室行政管理的過程中，必須堅持“三嚴三實”的原則，使辦公室的職能效用得到充分發(fā)揮，提高企業(yè)單位的市場競爭力與影響力，促進企業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。
2堅持“三嚴三實”對企業(yè)單位的意義
所謂“三嚴”指的是“嚴于律己”、“嚴以修身”和“嚴以用權”，提出了不斷改進自我，把握行事分寸，嚴格遵守規(guī)章紀律的要求；“三實”即一切從實際出發(fā)，嚴格按照客觀實際、腳踏實地辦事。堅持在企業(yè)辦公室行政管理中貫徹落實“三嚴三實”的原則，加強辦公室工作人員工作作風建設，是提高辦公室管理人員的綜合素養(yǎng)與道德素養(yǎng)的關鍵所在，有利于辦公室管理工作效率與質量、社會效益與經濟效益的全面提高。將“三嚴三實”的思想運用在辦公室管理理念中，可以在先進性、思想性得到充分發(fā)揮的同時，加深對辦公室管理問題方面的了解，使問題得到及時、根本的解決，為辦公室的健康發(fā)展打下堅實基礎，有利于促進企業(yè)單位長足發(fā)展[1]。
3辦公室行政管理中現存的問題
宏觀角度看，目前我國企業(yè)單位整體發(fā)展較好；但從微觀角度來看，在企業(yè)單位內部辦公室行政管理的過程中仍存在眾多不可忽視的問題。
3.1綜合素質低
企業(yè)辦公室對于行政管理人員的綜合素養(yǎng)、業(yè)務水平以及心理素質方面普遍要求較高，但部分企業(yè)放低了標準，管理人員受經驗、年齡方面的制約，導致其綜合素質不達標，嚴重影響了辦公室的行政管理水平。管理人員若是綜合素質低下、心理素質差、業(yè)務水平低下，則會造成在辦公中自私自利主義盛行，不關心企業(yè)利益，對企業(yè)發(fā)展毫無助力，甚至拖累企業(yè)發(fā)展的腳步。因此，重視對行政管理人員綜合素質的培養(yǎng)，提升其綜合素質、心理素質和業(yè)務技能十分必要。
3.2職能分工不明確
企業(yè)單位內部部門眾多，存在著職能分工不明確、不規(guī)范的現象，以至于一旦出現問題則相互推脫責任，不僅影響企業(yè)內部團結和工作效率，還大大破壞了公司的整體性，使得公司的利益遭到損失，嚴重阻礙企業(yè)目標和戰(zhàn)略的實現，對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成了消極影響。
3.3管理機制不健全
部分企業(yè)過度注重對單位工作人員的管理，而疏忽了完善辦公室行政管理機制的重要性；一些企業(yè)盡管擁有一套管理機制，但在執(zhí)行上只流于形式；同時，還缺少相應的獎懲制度，對于工作表現出色的職工沒有適當獎勵，一定程度上挫傷了工作人員的積極性，直接導致辦公室行政管理質量低，無法發(fā)揮其管理效能[2]。
4如何利用“三嚴三實”提高辦公室行政管理效能
“三嚴三實”的具體內涵包括有嚴于律己、嚴以修身、嚴以用權、謀事要實、創(chuàng)業(yè)要實、做人要實。面對有效提高辦公室行政管理效能和企業(yè)發(fā)展的迫切需求，可從以下幾方面著手：
4.1嚴于律己
嚴于律己即嚴格對自身進行約束。辦公室行政管理人員要發(fā)揮先鋒帶頭作用，切實領會“三嚴三實”的思想內涵，堅持道德操守，堅定道德原則，以身作則。嚴格遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，堅持職業(yè)道德操守，為自己的一言一行負責；同時在執(zhí)行時要嚴格維護制度的神圣地位以及其公正性，對于違法亂紀行為現象進行總結分析，進行警示性教育，凈化辦公室工作環(huán)境；同時，在辦公室行政管理中，管理人員要根據企業(yè)單位發(fā)展現狀和員工需求不斷完善制度，使制度的可行性和科學性與時俱進，促進辦公室的有序管理和人性化管理，鼓舞員工爭當工作模范。
4.2嚴以修身
嚴以修身的內涵在于，要注重自身修養(yǎng)，自覺踐行自身行動，做到自省自查，及時發(fā)現并解決自身存在的問題，樹好表率形象，用正確的思想指導做正確的事情。此外，管理人員也要提高自身工作積極性，提高自身細節(jié)意識、責任意識，保障服務質量，發(fā)揮好行政管理的調劑作用，協(xié)調各部門間工作得以順利開展；此外，企業(yè)單位要加強對行政管理人綜合素質、心理素質與業(yè)務技能的培訓，對員工給予人性化關懷，提升員工的企業(yè)歸屬感，促進企業(yè)單位整體化發(fā)展，對辦公室內部溝通協(xié)調統(tǒng)籌，確保企業(yè)單位得以和諧、高效地運作。
4.3嚴以用權
嚴以用權即要求辦公室行政人員共同營造公平和諧的辦公室氛圍，這就必須做到將企業(yè)規(guī)章制度作為行政管理工作的基礎，將企業(yè)以及社會的經濟效益和社會效益放在工作首要位置，堅決杜絕以權謀私；除此之外，行政管理人員在辦公室中不但要保持威嚴，還要樹立親和力，將協(xié)調辦公室內部發(fā)展作為工作重點，樹立辦公室管理全局觀念，將辦公室的集體作用和效能發(fā)揮到最大。
4.4謀事要實
謀事要實就是要求辦公室行政管理人員在進行發(fā)展規(guī)劃的過程中，將自己的發(fā)展與企業(yè)單位的前途結合起來，做到一切從實際情況出發(fā)，不做空想主義者，將理想付諸行動。首先要在工作中樹立全局意識，從大處著眼，小事著手，使工作質量與工作效率的提升得到保障；在此基礎上建立一套辦公室系統(tǒng)，便于事務處理、管理信息，提供決策支持，辦公室系統(tǒng)和行政管理工作相輔相成，能夠有效促進辦公室行政組織結構的明晰化，實現辦公室行政管理內部資源的合理優(yōu)化分配，從而提高行政組織結構的有效性與靈活性。
4.5創(chuàng)業(yè)要實
辦公室行政管理人員在企業(yè)發(fā)展的過程中，要做到腳踏實地辦事，做好辦公室行政管理的基本工作，在工作中樹立強烈的責任意識與擔當精神，恪守自己的職責。當企業(yè)單位的發(fā)展碰到難題的時候，還要做到具體問題具體分析，切忌假、大、空，深入調查研究，在實踐工作中不斷對其進行完善，扎實整改，并時刻掌握問題動態(tài)，圍繞中心抓調研，以便于對癥下藥，有效解決問題；除此之外，要滿足辦公室行政管理需求，促進辦公室健康持續(xù)運作。
4.6做人要實
做人要實即要求辦公室行政管理人員首先要實事求是，堅持社會主義核心價值觀的引導，樹立正確的價值觀和人生觀，熱愛祖國，忠誠單位，對人真誠，對事負責，如此才能提高自己的工作素質和水平。在工作中還要重視對于同事間關系的處理，因為友好和睦的辦公室文化氛圍是一個企業(yè)得以常青的關鍵，推進企業(yè)單位的文化建設，增強辦公室的凝聚力和服務大局的意識，使辦公室行政管理工作與企業(yè)單位的改革發(fā)展相適應，起到穩(wěn)定工作節(jié)奏的作用；對待客戶也要以誠相待，用心服務，弘揚敬業(yè)奉獻之風，從而讓企業(yè)單位更好地發(fā)展[3]。
5結語
行政管理在辦公室工作中的地位不可動搖，其不僅是企業(yè)發(fā)展建設的重中之重，也是企業(yè)單位建設的基石。作為辦公室，要重視行政管理效能的提升和發(fā)揮，做到嚴于律己，對于企業(yè)單位內部管理工作，明確發(fā)展方向，貫徹落實的“三嚴三實”思想理念，領會其思想精髓，將其與辦公室行政管理工作有機結合，才能促進企業(yè)單位的長遠發(fā)展。
作者:劉秋澄 單位:中船重工第七一五研究所
摘要:國企辦公室行政管理工作是保障單位工作正常進行的關鍵，具有高度綜合性、廣闊的涉及面、繁雜冗長等特性，是企業(yè)中連接上下、多向交流的重要部門。本文闡述了國企辦公室工作的地位、職能，并為在新時期、新形勢下做好國企辦公室行政管理工作提出了一些參考意見。
關鍵詞:國企辦公室;行政管理;建議
一、引言
國企辦公室是一個具有全面、綜合性質的工作部門，不僅承擔著實施、研究、參謀等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協(xié)調、業(yè)務接待、通訊收發(fā)等微觀服務任務，是一個單位承上啟下、協(xié)調左右、連接內外的“樞紐”。新的形勢對國企辦公室強化政務、搞好事務、規(guī)范服務等方面提出了更高的要求。
二、全面了解國企辦公室工作的非凡地位
辦公室作為一個單位的“門面”，地位和作用顯而易見。辦公室人員需要全面了解辦公室的地位與作用，順應新局勢和工作的要求，盡力提升辦公室工作水平。辦公室屬于綜合性辦事機構，是維系一個單位正常運轉的“橋梁”與“紐帶”，承擔著連接上下的工作。作為單位的“窗口”，辦公室工作內容繁雜，隨機性、偶發(fā)性較強，雖然很多是零散的事情、重復的工作，但是人們通常通過這個“窗口”來了解與評價單位的工作。
三、充分掌握辦公室的行政管理職責
在行政管理方面，辦公室面臨的工作大多是上級部門與本單位下達的各項行政命令，面臨的工作者大多是領導與各部門員工。辦公室的行政管理職責主要由五個部分組成:
(一)協(xié)助功能。
辦公室對上級機構的安排結合本單位領導的態(tài)度貫徹執(zhí)行工作任務，同時還要安排和核驗具體操作，對強化企業(yè)管理、維護正常工作環(huán)境、確保工作質量有著重要意義。
(二)中樞功能。
國企辦公室在管理工作中需擔負調節(jié)工作，以維護正常工作環(huán)境，及時轉述傳達上級機關和本單位領導的指示精神，積極調節(jié)好各部門的關系。做好上情下達和下情上傳，促進信息暢通流轉，具有連接上下、協(xié)調內外的紐帶功能。
(三)督辦功能。
任何一項工作，決策之后關鍵還是在落實。辦公室不僅要將上級機關和本單位安排布置的每件詳細事務準時高效地完成，還要牽頭加強各部門辦事流程合規(guī)性、有效性的建設，并加大督查督辦的力度，確保單位工作無盲區(qū)、無死角。同時在單位內各部門營造良好的工作氛圍，聽取他們的意見，全面調動員工的凝聚力，共同完成各項工作。
(四)服務功能。
辦公室工作是一項“服務”工作，樹立服務意識，每一位辦公室人員都要立足日常工作，增強責任意識。積極服務領導的決策，服務各部門間的協(xié)調配合，服務基層單位的溝通聯(lián)絡，為推進各項工作順利開展做好服務和鋪墊工作。
(五)參謀功能。
辦公室是輔助領導工作的“左右手”，要緊緊圍繞公司的中心工作，及時準確提供“領導想要知道”和“領導需要知道”的信息，做到“謀”在關鍵處、“參”在點子上。
四、優(yōu)化辦公室行政管理工作的舉措
做好辦公室工作，不斷優(yōu)化辦公室行政管理工作，全面發(fā)揮辦公室的綜合功能，核心是不斷深化服務理念、加強團隊建設、強化學習能力、深化智囊團作用、創(chuàng)新利用信息技術、完善辦公室制度建設。
(一)不斷深化服務理念。
要牢固樹立“大服務”理念，我們定位辦公室工作為“服務”工作，就要不斷深化服務意識，要求每一位辦公室人員立足日常工作，增強責任意識。積極服務領導的決策，服務基層單位、各職能部門間的協(xié)調配合，服務基層單位的溝通聯(lián)絡。持續(xù)完善信訪接待流程，配置專人處理來信來訪，妥善處理基層員工基本訴求，排查企業(yè)不穩(wěn)定因素，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。同時辦公室工作紛繁復雜，在繁瑣的工作中要確保頭腦清醒，嚴謹細致地對待工作，甘于付出、不怕吃苦，講原則、講紀律。要保持認真務實、兢兢業(yè)業(yè)的態(tài)度，嚴格用各項規(guī)章制度和紀律規(guī)范自己。不管是大事、小事，時刻秉持嚴謹細致的態(tài)度，做到無疏漏、無誤會、無錯誤。
(二)不斷加強團隊建設。
辦公室作為公司的“服務中心、信息中心、督辦中心、協(xié)調中心、參謀中心”，需要建立向心力和凝聚力強的人才隊伍。抓好辦公室隊伍的建設，不僅要適合當前企業(yè)對辦公室工作的需要，更要將隊伍建設的方案納入到企業(yè)發(fā)展方向的前列。要堅守“以人為本”的思想觀念，實現人性化管理，領導上做到公平公正，秉公辦事，不偏不倚;思想上常交流、頻溝通，做到以心換心，誠信待人;生活上做到互相關愛，惺惺相惜，全面展現企業(yè)辦公室的人情味和親切感，持續(xù)加強辦公室的向心力和親和力氛圍。
(三)不斷強化學習能力。
辦公室行政人員除具有一定的寫作、調研理論、管控資料等專業(yè)能力外，還應該熟悉與辦公室工作相關方面的延伸知識，通過學習持續(xù)充實自己，把握新理論、新知識。對單位現實工作中出現的難題進行調研、總結、精煉，做好經驗性研究。針對公司業(yè)務領域的發(fā)展，要采取了多種學習形式，努力提升知識能力?？膳c高校或協(xié)會聯(lián)合，采取外培方式，加強理論知識學習;通過在系統(tǒng)內部對標、外部交流等方式，吸取先進管理經驗;廣泛開展自學活動，提升業(yè)務能力。
(四)不斷深化智囊團作用。
辦公室行政人員要通過學習持續(xù)充實自己，主動提高工作層面的高度，開拓新視野、新思路，對上級精神和工作要求進行深入解讀和逐條梳理，在決策進程和重大事項的處理過程中，提出針對性強、條理清晰、頗有見地的建議和意見。全面構筑綜合信息平臺，將公司主要經營情況、重大事項說明，各職能部門完成事項、會議情況及下月工作安排等信息收集匯總，呈報企業(yè)領導和相關部門參閱。定期采編和分析最新宏觀經濟形勢，及與行業(yè)相關的國際國內政策和最新管理觀點等信息，為領導提供決策依據和智力支持。協(xié)助領導想大事、議大事、謀大事，既想領導之所想，更想領導之未想，成為領導的外腦和智囊，輔助領導進行重大事項的決策。
(五)不斷創(chuàng)新利用信息技術。
在信息時代，要不斷轉變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公信息化應用能力，確?？焖佟⒏咝У嘏c相關部門及基層單位持聯(lián)系，更好地服務于企業(yè)發(fā)展大局。不斷提升公文處理管理水平，積極推動公文處理辦公自動化，提高OA系統(tǒng)的覆蓋面，提升公文流轉速度，提高公文處理工作效率。利用信息技術，創(chuàng)新溝通方式，確保交流渠道安全通暢，要全面利用多媒體及信息技術，采用即時通訊系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、視頻會議系統(tǒng)等，提高溝通效率。打造以內部即時通訊系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)為主的公司溝通交流平臺，通過快捷群、廣播消息等功能，進行內部交流及會議通知等。
(六)不斷完善辦公室制度建設。
建立健全部門規(guī)章制度，為辦公室規(guī)范有序運行提供有效的制度保障。同時對現有制度的有效性、適應性進行評審，實行持續(xù)改進，確保制度的有效性和完整性。持續(xù)提高制度本身的可執(zhí)行性，結合工作實際，優(yōu)化業(yè)務流程，及時祛除不符合實際需要的內容，保證制度來源于實踐，通過執(zhí)行制度提升工作水平。另一方面要不斷提高辦公室系統(tǒng)人員的執(zhí)行能力，進行全員制度規(guī)章系統(tǒng)培訓，加強執(zhí)行文化建設與培養(yǎng)。建立有效的約束機制、監(jiān)督機制和激勵機制，打造以“自我對標、自我考評、橫向考評、上級考評”交叉聯(lián)動考評體系，做到“人人都是考核官，事事背后有績效”。適時優(yōu)化監(jiān)督和獎勵機制，對執(zhí)行效果突出的科室或個人予以獎勵，對執(zhí)行能力差，經培訓仍無法滿足工作要求的，給與相應的懲罰。通過不斷完善部門管理機制，進一步優(yōu)化管控體系，保障辦公室協(xié)調、規(guī)范、有序運轉。
五、結語
國企辦公室行政管理工作在整個單位中處于基礎、核心的地位，工作人員應正確深刻認識到其工作的內容范圍、意義，在充滿挑戰(zhàn)和機遇的新時期要不斷轉變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公室行政管理工作，以更好的服務于企業(yè)發(fā)展大局。
作者：艾佳露 單位:中國水利水電第八工程局有限公司
摘要：
高職院校辦公室作為一個綜合的行政管理部門，對應于不同的工作職責，它具有以下四大職能：參謀咨詢職能、溝通協(xié)調職能、服務管理職能、協(xié)查督辦職能。教育深化改革對辦公室行政管理工作提出了更高的要求，本文闡述了改善行政管理工作成效的五大措施。
關鍵詞：
新形勢；辦公室；行政管理
高職院校辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時也是核心部門，擔負著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調、督查協(xié)辦、調研分析、處理學院日常事務等職責。當前，隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和教育改革的深入展開，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)與機遇，可以說挑戰(zhàn)與機遇并存。如何在新形勢下乘風破浪，提升工作水平、創(chuàng)新管理機制是目前需要研究的首要問題。
一、高職院校辦公室行政管理工作內涵
行政管理是運用國家權力對社會事務的一種管理活動?，F代行政管理多應用系統(tǒng)工程思想和方法，以減少人力、物力、財力和時間的支出和浪費，提高行政管理的效能和效率。高職院校與企業(yè)是完全不同的主體，高職院校的辦公室行政管理工作是為了學校的辦學目的服務的，在這一指導思想下，行政工作應該圍繞提高服務質量進行。特別是新形勢下，教育改革對管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途徑，以此為學校的發(fā)展夯實基礎。
二、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的職能
高職院校辦公室是一個特殊的行政機構，它是學校的中樞部門，起著承上啟下，連接左右的作用。對上要做領導的參謀助手，對下要傳達重要精神，對左要督辦協(xié)查，對右要溝通協(xié)調，這些工作賦予了它相應的職能。在新形勢下，這些職能又會較以往有所轉變，筆者將結合多年實際工作中得到的體會進行闡述。
1.參謀咨詢職能。當前，高職院校的決策依據已不再是依靠經驗獲得，而更多的是通過民主討論，科學分析得來。在這個過程中，辦公室會有很多機會參與其中，辦公室人員不再只是被動接受領導交辦的任務，更需要轉變觀念，主動關心學院的重大事項，積極思考，提出新思路，想出新辦法，為領導的決策提供參考。首先要注意材料以及信息的收集，這些離不開實際調查，有調查才有發(fā)言權，因此辦公室人員要主動與學院其他部門溝通，要多向兄弟院校學習交流，這些都要在平時工作中積累。辦公室人員要對收集的資料和信息進行分析加工，將其中最能反映事物本質的資料整理成案，提供給領導；其次是協(xié)助領導決策。公室人員要及時精準的把握上級部門傳達的核心思想，時刻關注現階段學院工作重心的進程，結合國家方針政策與學院的當前狀況，提出切實可行的對策和思路。
2.溝通協(xié)調職能。高職院校辦公室，作為連接校內外的紐帶，其基本職能就是溝通與協(xié)調，即學校與上級主管部門、各兄弟院校、有關合作單位的關系，學校內部各部門上下左右的關系，為學院的發(fā)展營造一個良好的氛圍。首先要做到步調一致，在商討的過程中，對決策有不同意見的同志進行解釋，交換意見，有效說服；其次要能化解矛盾，如對對錯分明的問題，不能和稀泥，要旗幟鮮明的表明立場；部門利益與整體利益相沖突的問題，有時需要對部門利益給予一定照顧；部門與部門利益相沖突的問題，要對涉事雙方進行勸解，要有大局意識，相互讓步。再次是需要安排得當，每項工作在實施過程中能否運作順利，在很大程度上取決于安排是否合理得當。
3.服務管理職能。對于高職院校辦公室來說，管理與服務是不可分割的。首先是為領導服務，做好參謀助手，協(xié)助領導安、處理相關事務，認真完成領導交辦的其他任務；其次是為各部門以及所有教師服務，高職院校辦公室承擔著文件管理、檔案管理、印章管理、傳真收發(fā)、會議室安排等任務，所有這些都是具有服務性質的工作，在工作中，每個辦公室人員都應該樹立服務意識，盡最大的努力讓服務對象滿意。再次是為學生服務，高職院校辦公室作為學校的行政管理部門，最要不得的就是“衙門作風”，也就是說在面對學生訴求時，不能“擺架子，甩臉子”，從某種意義上講，辦公室人員的態(tài)度將直接影響學生對學院行政管理部門以及教師的印象，這就要求辦公室人員在服務中應做到一視同仁，熱情周到。
4.協(xié)查督辦職能。高職院校辦公室作為基層管理部門，在實際工作中行使著協(xié)查督辦的職責。首先要對各部門以及相關人員在現階段所負責的工作了如指掌，同時要立足于學校全局利益，隨時了解各項工作任務的進展，并且要關注完成質量；其次如果發(fā)現執(zhí)行部門或有關人員在無充分理由的情況下無故拖延工作，辦公室要做出適時提醒并督促實施，同時要如實的向學院領導匯報，以便于領導根據實際情況做出其他調整。
三、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的改進措施
1.關注并重視辦公室工作。高等教育的發(fā)展使得高職院校辦公室的工作變得越發(fā)重要。作為領導層，尤其要重視辦公室工作，要認識到辦公室行政管理工作對于整個學校發(fā)展的重大意義，要優(yōu)先建設和發(fā)展辦公室。辦公室因為其綜合性和全面性等特性，在實際工作中可委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評職稱難，這些從某種程度上都會影響辦公室人員的工作積極性，進而影響辦公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，將考核結果與干部任用選拔、工資待遇以及職稱評聘掛鉤，從而激發(fā)辦公室人員的工作積極性。
2.建立完善的規(guī)章制度。高職院校辦公室的工作繁雜、頭緒多且面廣，還常常會面對很多突發(fā)性和臨時性的任務。完善的規(guī)章制度可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。結合OA系統(tǒng)，辦公室行政管理工作的流程建設是勢在必行的，印章使用、檔案查詢、文件運轉、會議室安排、車輛管理等，一旦制定出完備的工作須知以及辦事流程，發(fā)文至全院范圍，都將大大提高辦公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同時也要注意在實際的使用過程中，聽取各方面的意見和建議，根據實際狀況進行調整、改善。
3.明確辦公室職責。在討論高職院校辦公室職能時，都知道辦公室具有參謀助手的作用，而在實際工作中，大部分辦公室工作都是被動的，遇到問題時，更多的是選擇緘口不言或者附和領導意愿。在服務過程中，關注細節(jié)，抓小放大，督辦不力是一直存在的問題。辦公室作為同等行政級別的部門，在進行溝通時常常會有無力感。因此辦公室行政管理工作要想高效完成，必須要明確職責。職責明確，辦公室人員才能放心大膽的干，工作熱情高漲，精神面貌煥然一新，業(yè)務能力得以提升，這些對于學校各部門的行政管理工作都具有指導意義，對學校的全面發(fā)展有著不可低估的作用。
4.規(guī)范辦公室內部機構設置以及分工。大部分高職院校都是由以前的中專校升格而來的，很多都是根據傳統(tǒng)沿用以往的機構設置。通常是黨委辦公室和院長辦公室合署辦公，甚至有的還會包括外事辦。在復雜多樣的機構設置下，辦公室人員常常身兼數職，特別是遇到臨時任務，往往會一邊負責文件運轉以及督辦工作，一邊還要負責會務接待；一邊做著會議記錄，一邊還要做會場服務。多重身份、職責不明晰就會造成工作混亂的局面，出現問題時相互推諉，因此要求辦公室要層次化管理、崗位設置規(guī)范化、分工明確化。例如有的學校在辦公室下面設行政科、綜合科、秘書科，在科室下面又會設置具體崗位，做到人與責相對應。這樣才能做到權責明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效用。
5.加強對辦公室人員的培訓。高職院校辦公室作為一個學校的職能部門，不僅是從事行政管理工作，還是學校的形象和窗口部門，即首先是教師，然后才是行政管理人員。辦公室人員的素質直接反映出一個學校行政管理水平以及辦學水平的高低。校領導要對辦公室人員參加培訓學習給予肯定和支持，拓寬眼界，提升能力，強化素質，才能更好為學校的發(fā)展提供服務。
四、結語
高職院校在從中專校升格以后，經歷了全速發(fā)展時期，在這個過程中，高職院校的辦公室行政管理工作摸索出了一些經驗，但是還遠遠不夠。新形勢下，如何更好的為實現學校的辦學目標服務、如何促進學校的全面發(fā)展等問題的思索，對辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關注并重視辦公室工作、建立完善的規(guī)章制度、明確辦公室職責、規(guī)范辦公室內部機構設置以及分工、加強對辦公室人員的培訓，才能真正建立起一支“能戰(zhàn)斗、會戰(zhàn)斗”的辦公室行政管理隊伍。
作者:趙珺 單位:江蘇農林職業(yè)技術學院
摘要:本文簡要分析了高校辦公室有效行政管理能力，并提出了當前高校辦公室行政管理中存在的問題，以此為基礎提出了提高高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑。
關鍵詞:有效行政管理能力；高校；辦公室
辦公室在高校行政管理中主要負責上傳下達，能夠將學生、學院和學校連接起來，保障學生的利益、促進學校的發(fā)展。通過辦公室的行政工作，學校能夠將方針政策迅速傳達到學院，然后再由學院傳達給每位學生。然而當前我國的高校辦公室的有效行政管理仍然有待提高，需要采取相應的措施不斷提升高校辦公室的有效行政管理能力。
一、高校辦公室的有效行政管理能力
高校行政管理工作的運行體系囊括了各辦公室，按照一定的比例，各企業(yè)、政府部門和事業(yè)單位才能將不同的關聯(lián)系統(tǒng)組織起來，高校也不例外。因此要實現高校的辦學目標，就必須不斷提高辦公室的有效行政管理能力。根據相關法律法規(guī)，國家行政機關對社會和國家公共事務進行管理的過程被稱為行政管理。為了實現行政管理的組織目標而表現出的各種綜合能力被稱為行政管理能力，例如解決問題能力、溝通能力、協(xié)調能力、執(zhí)行能力等。但是這些能力并非都是有效的，要實現行政管理的目標依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括執(zhí)行能力、協(xié)調能力、溝通能力和問題解決能力，其目的在于實現高校的人才培養(yǎng)目標。
二、當前我國高校辦公室行政管理中存在的問題
當前我國很多高校的辦公室行政管理均存在一些問題，嚴重影響了高校的發(fā)展和目標的實現，這也暴露出了辦公室有效行政管理能力有待提高。
（一）缺乏完善的行政管理機制
首先，行政管理的觀念落后。在辦公室的實際行政管理工作中，傳統(tǒng)的工作方式仍然存在，也就是只著眼于當前的事務性工作，使用固定的工作方法，沒有認識到高校發(fā)展過程中出現的一些新問題。這也造成了辦公室行政管理的效率較低，整個行政管理工作過于被動，不能保障上傳下達的通暢性。其次，缺乏完善的內部規(guī)范。由于高校辦公室的工作通常比較繁瑣，如果要保障一定的工作效率就必須具備完善的管理機制，但是當前很多高校的辦公室內部管理規(guī)范沒有與時俱進，不能發(fā)揮應有的作用。第三，缺乏完善的內部機構。辦公室內部機構的設置缺乏規(guī)范性，崗位和人員之間不匹配，導致辦公室行政管理工作效率不高。辦公室的人員過多會造成人浮于事，人員過少又會造成工作量過大、工作效率降低。
（二）辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)培訓機制
近年來我國的高校規(guī)模不斷擴大，高校辦公室的工作量也逐漸加大，這對于高校辦公室工作人員的專業(yè)素質也提出了更高的要求。然而當前很多高校不重視對辦公室人員進行培訓，也沒有建立健全的辦公室人員培訓機制，導致辦公室人員接受培訓的機會不多，無法及時更新知識和理念，導致其職業(yè)素質得不到有效的提高，一定程度上影響了辦公室行政管理工作的有效展開。與此同時，辦公室工作人員的工作往往缺乏主動性。辦公室行政管理工作需要涉及到較多的部門，并在多方面的關系進行協(xié)調，其具有偶然性、隨機性、靈活性、復雜性，而且并沒有固定的模式和方法可以對所有的辦公室工作進行處理。這也必然會造成辦公室行政管理工作需要耗費工作人員較多的時間和精力。然而當今很多高校領導對辦公室工作不重視，往往是從其他的部門抽調人員來負責辦公室行政管理工作。這些臨時抽調的人員不僅具有較低的職業(yè)素質，而且具有較低的工作積極性和責任感。
三、提升高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑
（一）構建完善的高校辦公室行政管理機制
筆者自身的辦公室行政管理經驗，要保障高校辦公室的有效管理能力得到持續(xù)地提升，就必須建立完善、規(guī)范的機制。以高校的辦學目標為中心，將社會各用人單位辦公室、各職能部門和校區(qū)辦公室組合起來，形成一套完整的辦公室行政管理機制，才能使辦公室的有效管理能力得到持續(xù)提高，發(fā)揮辦公室上傳下達的重要作用。
（二）加強各部門辦公室之間的協(xié)調與合作
高校各部門均設有自己的辦公室，這些辦公室之間是否具有科學的層次分公，是否能夠進行和諧的合作，是否能夠達成一致的目標，并進行積極的配合，都會影響到高校辦公室的有效行政管理能力。上級辦公室會將各項工作要求下達到下級辦公室，而下級辦公室必須對這些要求進行落實，抓好各項工作。對于下級辦公室而言，應該認真辦理上級辦公室及領導下達的各種任務，決不能推諉扯皮、敷衍應付，對于各項工作必須做到有落實、有舉措、有回聲。為了使高校的人才培養(yǎng)、服務經濟建設的目標得以實現，各辦公室之間都應該進行積極的配合，同時還要與用人單位、用人企業(yè)的辦公室進行溝通協(xié)調，盡可能地實現高校的目標。
（三）科學組合辦公室行政管理要素
高校辦公室的行政管理要素主要包括辦公時間、辦公條件、辦公人員等，應該對這些要素進行科學的組合，有機地組合辦公信息、辦公資金、辦公資料、人力資源，使其發(fā)揮最大的作用。依據一定的模式將各種要素組合起來，這種組合模式越好，高校辦公室的有效行政管理能力水平就越高。在對辦公室行政管理要素對接組合時，要對人力資源要素予以高度地重視，使人力資源要素與設備、資金等要素更加適應。因此高校一方面要不斷提高辦公室設備的水平，積極引進先進的現代化辦公設備，并不斷提高辦公室行政管理的自動化水平，同時要不斷提高辦公室人員對這些現代化設備的應用能力。另一方面也要注意根據不同的辦公要求適當的調整辦公室人員和其他要素之間的比例，從而在固定的要素投入量的前提下不斷提高辦公室的有效行政管理能力。在辦公室行政管理工作中，辦公室人員要不斷提高自身的時間觀念，例如在畢業(yè)生就業(yè)、新生接待等時間段內，積極調派各種要素，做到適時投入。在行政管理工作中要具備效率意識，也就是減少重復勞動，縮短整體線路和總體時間，讓廣大師生和員工的教學研究需要得到滿足。例如高?？梢约邪才趴蒲泄芾磙k公室、教學行政辦公室等。
（四）不斷提高辦公室人員的綜合素質
作為高校的行政管理人員，辦公室人員必須具備服務觀念，破除傳統(tǒng)的行政管理理念，保持高度的工作熱情和工作積極性，為全校師生員工服務，促進高校教育目標的實現。高校辦公室有效行政能力的提升，應該致力于開發(fā)利用人的潛力，對辦公室人員的協(xié)調狀況、激烈程度、素質水平和數量進行調整，打造一支高素質、具有服務意識的辦公室行政管理隊伍。首先，要根據辦公室的目標要求合理設置辦公室人員的數量。投入人力可以適當地增加產出，使高校的行政管理能力得到提高，然而行政管理能力的提高和人員投入之間并非線性關系，仍然要受到很多因素的約束，例如高校規(guī)模、工作量等。因此應該本著適度集中的原則，對辦公室人員進行分配，合理地配置辦公室人員的數量，使每個辦公室人員都有合理的工作量，既要提高其工作積極性，也要避免人力資源的浪費。其次，為了實現邊際產出，要對辦公室人員進行合理配置，也就是保障各級辦公室人員數量的合理性，從而對內外部辦公室系統(tǒng)進行協(xié)調。在不同的辦公領域，同一個辦公人員的邊際產出也會有所不同，這是由于各辦公領域都具有不同的人員短缺狀況、管理水平和辦公效率，甚至不同的辦公文化，而這些都會影響到邊際產出。每個行政辦公人員所轉過的專業(yè)技能和行政辦公的專業(yè)技能并不完全吻合，應該盡可能地達到邊際產出，就必須對其進行合理的配置，并對高校內部組織結構進行不斷地優(yōu)化。再次，高校應該重視對辦公室人員的培訓再教育，通過培訓和再教育不斷提高其專業(yè)水平和綜合素質，培訓內容不僅要包括技能教育和管理知識，還要著力培養(yǎng)良好的工作作風、職業(yè)道德和現代服務意識。辦公室人員還必須了解一定的經濟法律知識、公共關系知識，并掌握一定的計算機技能，以及其所負責分支的專業(yè)知識，在處理問題時才能做到公平合理、主次清晰、計劃周密、落實有效。辦公室工作人員還必須具有一定的協(xié)調能力，能夠對各部門的沖突進行化解，對各種關系進行處理，不斷總結科學的辦公室行政管理方法。
（五）構建辦公室激勵機制
合理有效的激勵機制能不斷提高辦公室行政管理人員的工作積極性，從而不斷提高組織生產能力，對內部各類人員的利益、職責和權利進行劃分，要通過招聘考試的方法選擇具有較高的綜合素質和工作能力的人員進入辦公室。同時要對內外部環(huán)境和勞動關系進行改善，將高校辦公室人員的創(chuàng)造性和工作積極性調動起來。例如高校可以實行崗位聘任制和績效工資改革，適當對辦公室人員進行激勵，提高其工作積極性，實現獎勤罰懶、優(yōu)勝劣汰。
四、結語
高校應該積極營造良好的辦公環(huán)境，通過科學的制度、完善的機制提高辦公室有效行政管理能力，打造一支高素質的辦公室行政管理隊伍，將辦公室的工作職能充分地發(fā)揮出來。行政管理工作比較繁瑣，為了適應高校發(fā)展的步伐，高校辦公室也必須具備一定的創(chuàng)新能力，不斷提高管理水平和服務意識，才能對高校各項事業(yè)的發(fā)展進行推動和落實，為全校師生和員工服務。
作者:李桂梅 潘金軍 陳詠梅 單位:昆明理工大學校辦公室
摘要:
建設和諧辦公室文化需要辦公室成員每個人自覺參與，進行自我管理。踐行學習型組織有關理念，促進組織和諧發(fā)展要做到“四個堅持”，通過學習思考、加強協(xié)作、主動作為、目標引領，可以激發(fā)自我潛能，提升人生價值，使個人和組織和諧共處，不斷創(chuàng)新發(fā)展。
關鍵詞:
自我管理;和諧文化;辦公室
當代社會，一個人在工作期間，與同事相處共事時間已遠超過與家人共享天倫的時間，辦公環(huán)境已成為人們重要的生活環(huán)境，它已經成為影響人們生活質量的重要因素之一。我們每個人都離不開別人的關心和支持，因為只有在同事的關心支持下，我們才能更加快樂地工作，更加幸福地生活，由此可見，創(chuàng)造和諧辦公室文化，對于增加人們的工作投入度和生活幸福是多么的重要。
一、營造工作環(huán)境和諧需要有配套的形成機制
人是有思想的感情動物，除了自然環(huán)境外，人對社會環(huán)境的要求也不同，追求工作環(huán)境和諧。在一個和諧的工作環(huán)境中，人的潛能夠得到釋放，就會產生出高效率的工作節(jié)奏和高質量的工作效果。和諧環(huán)境主要就是社會中人與之間有良好互處關系，人在這種充滿和諧氛圍的關系環(huán)境中，就會輕松自如的工作，沒有來自個體外的干擾，工作中不會有輸入性心理負擔。減少了為協(xié)調人際關系所付出的時間和精力，就能更加精力充沛地創(chuàng)造更好的工作效果和工作質量。因此，一個和諧的辦公環(huán)境，能夠有效調節(jié)辦公人員的情緒，激發(fā)其每一個個體的積極性和創(chuàng)造性，促進組織和諧健康發(fā)展。無論是企事業(yè)單位，還是其他組織單位，其辦公室環(huán)境和工作氛圍非常重要，一個良好關系的工作 環(huán)境，能夠讓身在其中的人，身心愉悅，快樂工作，不斷創(chuàng)造可喜的價值，創(chuàng)造出更多的工作績效。而一個人際關系不和諧，甚至惡劣到令人厭惡的辦公環(huán)境，只會給身在其中的工作人員以消極影響，最終導致工作效能低下。因此，辦公室人們應該正確認識建設良好人際關系、創(chuàng)造和諧工作環(huán)境的重要性和緊迫性。要真正構建有利于組織發(fā)展、有利于高效工作的和諧辦公室環(huán)境，就必須在以下幾方面有所作為。首先，要做到物質獎勵與精神鼓勵相結合。要建立健全內部工作評價激勵制度，量化考核工作人員的業(yè)績，獎勵一定是基于工作業(yè)績的，而不是領導的個人授意或者偏好所致，更不能是不負責任的輪流坐莊式獎勵。要考慮人員的不同特點和工作不同性質，建立不同的獎勵等級，設立多樣的激勵榮譽體系，開展差別化獎勵;重獎那些對工作有巨大貢獻的人，用事業(yè)留人、以激勵勵人，堅持杜絕“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”。當然，獎勵的形式可以多樣，給予更高層次的培訓也是對員工的一種福利，因此，這些福利要多惠及那些綜合素質高、工作能力強、個人業(yè)績突出的員工。通過干部任用、提拔和崗位安排等多形式價值肯定，使優(yōu)秀員工更愿意為組織多做貢獻。其次，上級領導或者管理者要充分信任和尊重下屬。多一些指導，少一些指責;多一些鼓勵，少一些呵斥;多一些溝通，少一些臆;多一些實干，少一些空喊。養(yǎng)成教練式領導方式。管理中堅持人性化，多開展談話交心活動。建立上級與下級談層層談心制度，同級與同級談橫向溝通制度，發(fā)揚黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，開展好“五必訪”、“六必談”等暖心活動，把組織的關心直接送到員工心里。第三，領導者自身素養(yǎng)須持續(xù)提升。環(huán)境在不斷地變化，上級要求也在不斷地提高，工作條件也在不斷的改變，領導人要讓自己成為某一領域的行家里手，在工作中成為員工學習的榜樣，就應該不斷提升職業(yè)素質，提高個人修養(yǎng)，遵守規(guī)章制度，嚴格約束自己，做到以身作則，率先垂范，全心工作，用扎實的工作業(yè)績來提升自我影響力，提升個人人格魅力，提高下屬對自己的認同感，起到示范引領作用。
二、建立和諧的工作環(huán)境需要每個人自覺參與
任何組織要實現辦公室文化和諧，要求每位員工在心態(tài)、行為上與組織總體目標一致，樹立大局、責任、規(guī)則、協(xié)作意識。同時，每個個體必須融入總體目標的實現，以建立起真正的團隊，并且把每個人的努力融合為共同的力量。企業(yè)的每一分子都有不同的貢獻，但是所有的貢獻都必須為了共同的目標。他們的努力必須凝聚到共同的方向，他們的貢獻也必須緊密結合為整體，其中沒有裂痕，沒有摩擦，也沒有不必要的重復努力。作為優(yōu)秀的員工，在建設和諧辦公室文化中，一是要培養(yǎng)自己顧全大局的意識。作為一名員工，應該認識到組織的利益高于一切。在任何情況下，員工都必須把維護組織利益當作首要任務。組織的績效要求每一項工作必須以達到企業(yè)整體目標為目標，尤其是每一位管理者都必須把工作重心放在追求組織整體的成功上。維護組織利益包括許多方面，比如顧全大局、維護部門利益、堅決抵制破壞單位利益或形象的行為、正確處理個人與組織利益的關系等等。二是增強責任意識。責任意識是一種自覺意識，是清楚明了什么是責任，在自覺、認真地履行社會職責和參加社會活動過程中，把責任轉化到行動中去的心理特征。有了責任意識，再危險的工作也能減少風險;沒有責任意識，再安全的崗位也會出現險情。責任意識強，再大的困難也可以克服;責任意識差，很小的問題也可能釀成大禍。三是增強規(guī)則意識。規(guī)則意識是指發(fā)自內心的、以規(guī)則為自己行動準繩的意識。比如說遵守校規(guī)、遵守法律、遵守社會公德、遵守游戲規(guī)則的意識。拿排隊做個比方:排隊的次序是法治，每個人都可以排隊是民主，那么每個人都愿意排隊就是規(guī)則意識。沒有規(guī)矩，不成方圓。作為單位的一員，要遵守組織的有關規(guī)則，從而實現組織運轉有序、內部人際關系和諧。四是增強團隊協(xié)作能力。所謂團隊協(xié)作能力，是指建立在團隊的基礎之上，發(fā)揮團隊精神、互補互助以達到團隊最大工作效率的能力。對于組織的成員來說，不僅要有個人能力，更需要有在不同的位置上各盡所能、與其他成員協(xié)調合作的能力。如果我們能與同事、領導之間形成和諧的信賴關系，那么我們和同事、領導相處的氣氛就會更融洽，更有助于形成相互尊重、理解的工作氛圍和友好寬松的工作環(huán)境，可以最大限度地發(fā)揮我們的聰明才智和工作熱情。
三、管理好自己，促進組織環(huán)境和諧
管理的核心在于管理好自己，管理自己是為了讓自己適應環(huán)境，讓環(huán)境接受自己，更好地為自己的工作營造積極友善氛圍，通過把個人成長目標與組織發(fā)展目標相結合，使個的奮斗能夠融入和支持組織成長，以此來實現人生價值。管理好自己的一條有效途徑就是積極踐行學習型組織理念，把自己培育成一個“學習人”。因此，可以結合“四個堅持”，促進組織發(fā)展。
(一)堅持敏學慎思，培育學習力
學習型組織理論認為，學習力包括學習態(tài)度、學習能力和學習毅力。一個人有沒有學習力，就是動態(tài)衡量這個人的人才質量高低的一個標尺。學習型組織“五項修煉”中，特別強調個體“持續(xù)學習的能力”，持續(xù)學習就必須具備持續(xù)的“空杯心態(tài)”，也就謙遜的個人品格。一個人或者一個組織要具備較強的學習力，就必須做到:終身學習、團隊學習、持續(xù)學習。終身學習，就是要求組織或辦公室的成員，都能夠養(yǎng)成“活到老、學到老”的習慣，把學習當作一種生活方式，終身不斷地學習。團隊學習，要求組織或辦公室的全體成員，無一例外地都要學習，尤其是領導或決策層。他們是組織核心資源，他們的智慧與能力決定著組織發(fā)展方向和命運歸宿，更需要參與學習;同時，要不但重視個人學習和個人智力的開發(fā)，更要強調辦公室人員間的集體智力。在學習型組織中，團隊是最基本的學習單位，團隊本身應理解為彼此需要他人配合的一群人。辦公室的工作目標，主要通過辦公室成員的個人努力與團隊合作來達到的。學習型組織就是要求每一個團隊，能夠通過保持學習的能力，及時消除前進道路上的障礙，不斷突破組織成長的瓶頸與極限，不斷自我超越，實現持續(xù)創(chuàng)造。持續(xù)學習，還體現在每個辦公室成員的“在工作中學習、在學習中工作”，并做到“學后有新行為”，持續(xù)的耐力和持久毅力，使學習不斷，創(chuàng)新不止。辦公室團隊中的個人，還要養(yǎng)成“甘當學生”的謙虛品格。“虛心使人進步，驕傲使人落后?！眰ト说慕陶d與至理名言，道出了學習作為一種謙虛的態(tài)度，它也是一種境界和一種胸懷，更是一種豁達和開朗人生態(tài)度。這是做人的深層次的智慧和處理人際關系的有效策略，它有利于與他人建立起良好工作關系，可見謙虛的品格，就是一種為人處世的智慧。老子曰:“以其終不自大，故能成為大?！北貞讶艄取⑵犯裰t虛的人，往往最后是偉人君子，因為其人格影響力，使追隨者眾。孔子又曰:“知之為知之，不知為不知，是知也。能為是能為，不能是不能，是能也?！边@也是一種謙虛的表現。一個人不可能“生而知之”，也不可能是知天文下知地理，上下五千年，古今中外都知曉，在工作中生活中必須有“三人行，必有我?guī)熝伞钡男貞?。知道自己的不足，承認自己的差距，平易近人，不恥下問，善于借助他人的智慧彌補自己知識與能力方面的不足。虛心求教可不是一件容易做到的事，必須平和民心態(tài)，甘當學生，胸襟開闊，志向遠大，才能保持冷靜，取人之長補己之短，才能聽得進不同意見，開展平等交流，才不會以勢欺人，盛氣凌人，才能和諧相處，爭取到更多更好的支持性資源，營造出和諧安寧的辦公室文化。
(二)堅持集體意志，形成協(xié)同力
組織的偉大就在于它是一般的個體組合而成，通過不同分工，共同協(xié)作達成目標，完成個人無法實現的目標。所以，一個協(xié)作有序的團隊一定能激發(fā)出其成員潛力，使組織中每個人都能發(fā)揮各自最有效的作用。組織中的個體都能培育出協(xié)作支持意識，形成集體意志，共同完成任務。這就是團隊精神的力量!協(xié)同合作是團隊精神的核心內容之一，它是任何一個組織力量迸發(fā)的源泉。當團隊成員建立在相互信任基礎上，人人都會為組織目標的實現而無私奉獻，團隊成員之間也會因此互為支持。世界上沒有完美的個人，只有無敵的團隊。一個堅強有力的團隊，一定是一個強調協(xié)同的組織，一個團隊的工作氣氛融洽與否，直接關系到團隊的戰(zhàn)斗力和工作合力。當一個團隊每一個個體的能力通過協(xié)作而互為補充、相互協(xié)作時，就能造就出這個團隊意想不到的績效。這就是集體意志的力量!如果團隊集體中的每位成員都能“對著鏡子照自己，推開窗戶欣賞別人”，克服自己的不足，欣賞別人優(yōu)點，那么，集體協(xié)作就會變得順暢，團隊的工作效率也會顯著提高。集體協(xié)作精神，又是一種大局意識、服務意識、團隊意識的集中體現。這種協(xié)作精神，其基礎就是尊重個人，它是以人為本的，個體的興趣和成就，都會在這里得到張揚與展示。集體意志的核心表現為人與人之間的協(xié)同協(xié)作，使組織產生強大的向心力、凝聚力，它折射出團隊的一種現象:那就是個人利益和組織利益的高度統(tǒng)一。集體意志與團隊合作，并不要求團隊成員以犧牲自我來換取成就，相反，它幫助員工在團隊的支持下，任意揮灑個性，充分發(fā)揮個人特長，在這種個體意志充分表達的過程中，保證了組織目標的超預期達成，這種集體的協(xié)作意愿和協(xié)作方式，也就自然產生出了內生動力。集體意志與團隊協(xié)作，是組織協(xié)同文化，它是組織文化中最健康的那一部分。優(yōu)秀的管理往往總是這樣:通過合適組織形態(tài)將團隊中的每個人，恰當地安排在合適的崗位，使“合適的人到合適的崗位，合適的工作由合適的人來做”，充分發(fā)揮著團隊集體的強大潛能。所以，一個和諧而優(yōu)秀的組織，需要有恰當的管理，激發(fā)員工積極的職業(yè)心態(tài)與無私奉獻精神。集體意志與團隊協(xié)作，本質上還是是群體奉獻。讓員工自覺地產生這種奉獻，同樣需要一個有一定的挑戰(zhàn)性、值得員工期待的、讓人興奮的的目標。有了目標———團隊成員共同的追求，才能激發(fā)出團隊強大的動能和每一個成員的奉獻精神。集體意志與團隊協(xié)作，還強調團隊成員之間形成了一種學習分享機制，在其中，每個人都可以不斷地展示自己的優(yōu)點，吸取其他成員的優(yōu)點，分享每個人成功的喜悅與失敗的感慨，也都可以分享到解決問題與戰(zhàn)勝困難的信息，在這種和諧團隊集體中，成員的智慧和團隊的力量，將發(fā)揮得淋漓盡致。
(三)堅持有效溝通，提高認同力
團隊是一個集合體，它是由單個個體組合而成。一個和諧辦公室也是如此。和諧的辦公文化同樣需要向心力、凝聚力，這種向心力、凝聚力就是一個個松散的個體集合，通過協(xié)作互助，形成合力、產生影響力的具體體現。團隊的凝聚力，主要源于團隊成員自覺的內心動力，來自團隊成員達成共識的價值觀。團隊中一個個的個體必須融入組織和團隊，而這種個體的自覺融入，依賴于團隊的運行協(xié)同力，因為如此，團隊成員才會主動作為、敢于作為、有所作為。形成合力，有所作為，基礎是團隊的有效溝通，這種溝通一定是傾聽、是送達、是協(xié)調、是反饋。團隊溝通是團隊形成內部和諧工作有序的潤滑劑。在辦公室里，成員之間天天打交道，每個人也必須面對辦公室團隊，要讓大家目標一致，溝通就是最有效的途徑。團隊成員在一起工作，在一起分享，在一起成長，或快樂或悲傷，或沉靜或張揚，都是依賴在團隊中能夠有所作為，且團隊整體也可以有所成就，大家享受工作的快樂而如此。無論是成與敗，都是這個團隊成員所共有。所以。大凡積極向上的團隊，都有賴于它的成員能真誠地溝通和充分地交流。如果員工之間“沉默少言”，不進行交流、溝通，各自唱“獨角戲”，辦公室或者其他組織形式，就會變成一盤散沙，和諧辦公文化也就難以形成。溝通是管理的職能之一，它是一種管理能力。怎么做好團隊溝通呢?可以重視以下幾個工作原則:一是要主動溝通。主動就是對本體的要求，是從自己出發(fā)的態(tài)度。主動溝通與被動溝通的結果大相徑庭，主動溝通給人以誠實感，容易讓人接受，被人信任和理解，有利于建立人脈關系網，消除誤解和隔閡，它還會讓主動溝通都無意中處于主導地位。二是溝通必須分清場合，在不同場合采用不同的溝通方式。第三，理解尊重他人，學會換位思考。此外，還應注意表達的細節(jié)，注意體態(tài)語言的使用?？傊?，善于溝通要做到:敢于溝通，勤于溝通，善于溝通。
(四)堅持目標導向，體現價值力
沒有目標的組織，缺乏引導力，組織的成員也就沒有方向感，大家做事就會失去合力。所以，和諧辦公室作為一個組織必須確立正確的目標，才能使辦公室人員瞄準一個點發(fā)力。而作為辦公室中的一員，首先要圍繞組織目標，確定自己的定位，理解自己的工作價值，知道自己的使命責任是什么，并尋找出自己在這個團隊中存在的價值是什么。在“正確地做事”之前，選擇“做正確的事”，這就是所謂的價值導向，或者叫目標管理。一個人有了目標，有了方向，有了追求，就會做到自我控制，就會不斷約束自己，讓自己符合組織發(fā)展的要求。要建立和諧辦公室文化，要求辦公室員工將個人的工作目標與組織的發(fā)展目標結合起來，讓工作有價值。沒有目標的組織，其員工的工作常常中免勞而無功、“有苦勞無功勞”，“一年下來不知道忙些什么”，就是指缺乏目標的組織成員狀態(tài)。所以，我們要建立和諧辦公室文化，組織目標的確定，個人目標與組織目標的融合，是必不可少的。員工要樹立自己的工作目標，確定個人的職業(yè)追求。要了解組織的發(fā)展目標，融個人目標于組織目標之中。只有這樣，辦公室員工才可能在工作中全力以赴、積極奉獻，努力創(chuàng)造優(yōu)秀業(yè)績。和諧辦公室文化，也需要優(yōu)秀的職業(yè)精神，有了這種精神，就會為組織目標實現投入精力，開發(fā)潛力，為辦公室工作做出盡可能多的貢獻。在實現組織目標的過程中，實現個人的價值體現。個人成長與組織發(fā)展實現“雙贏”，和諧共進。實現和諧辦公室文化，需要辦公室成員真正做到:目標管理，自我控制。
作者：羅瑋 盧秀蘭 單位：江西廣播電視大學 南昌航空大學科技學院
一、現代化管理理念中以人為本的核心
高校辦公室管理工作應當以人為本的管理理念作為管理工作的基礎及核心，高校教育立足于育人為本、學生為主，辦學立足于人才為本、教師為主，樹立起為學生、教師、職工提供優(yōu)質服務的思想，彰顯人文精神及友好管理，盡可能的獲得高校全體師生的支持與認同。管理主體中以人為本的管理理念的踐行，管理者要樹立起逐步的提升管理意識及科學的用人理念，公正、公開及公平的進行辦公室事務管理;以工作人員為本的管理理念的踐行，樹立起人員是高校辦公室管理工作的主體，并非被管理的客體，充分的發(fā)揮人員在管理工作中的作用。管理內涵上以人為本的管理理念的踐行，將人作為管理工作的重心，以人的權利的尊重、人的價值的理解及優(yōu)厚條件的創(chuàng)造，在管理工作的開展中實現人的價值的最大化彰顯，以人員需求、行為及動機的研究，激發(fā)起工作人員的主動性、積極性及創(chuàng)造性，實現辦公室管理效能的提升。
二、現代化管理理念中服務至上的要義
辦公室工作作為行政管理類工作，典型特征及最基本的特征便是服務，這就要求管理人員要樹立服務質量的管理理念，摒棄官僚主義及本位思想，立足于高校發(fā)展的大局，為教學、科研等工作的開展及領導、師生等高校群體提供服務。確立教學及科研這條高校辦公室管理工作的主線，促進人才培養(yǎng)及素質結構的提升，激發(fā)高校競爭實力及發(fā)展?jié)摿Φ龋诜召|量現代化管理理念的基礎上，確立教學及科研為高校現代化管理工作的核心，以人力、物力、財力、空間、信息等資源的優(yōu)化配置，為高校教學科研工作的開展創(chuàng)造有利的環(huán)境。服務至上的管理要義要求管理人員要尊重教師及職工的人格權利，工作的開展要服務于高校教師及職工的需求，使教師及職工等積極主動的參與高校建設。
三、現代化管理理念中講求效能的目標
高校辦公室管理工作的效能是指管理人員在行為職責履行中表現出的效率及質量，在管理工作開展中產生的效果及效益等的綜合表現，主要包括著向決策提供效能、監(jiān)督執(zhí)行效能、考核評定可行效能及協(xié)調管理效能等方面，這就要求辦公室工作人員要增強自身使命感及責任感，提升辦公室管理效能?，F代化管理理念中的講求效能的管理目標的踐行，要求辦公室管理領導人員要進行辦公室內職稱、崗位及職務的明確訂立，以服務人員、管理人員及職稱人員的制定實現辦公室內角色的明確定位。規(guī)章制度的完善及管理運行機制的建立，辦公室管理工作之初首先要進行規(guī)章制度的建立完善，以工作人員的職責明確。各司其責等，推動工作得以科學化、規(guī)范化及高效化的開展。采用及時反饋機制就高校需處理的事務在給定的時間限制之內完成，并按照規(guī)定的時間段進行執(zhí)行效果向高層領導及時反饋;采納服務承諾機制組建服務承諾的相關內容及標準，以各項內容的公開接受在校師生的監(jiān)督;采納崗位職責機制就辦公室工作進行明確分工及職責劃分，結合目標管理就定期考核全面提升管理效能。
四、現代化管理理念中開拓創(chuàng)新的靈魂
開拓創(chuàng)新是民族得以發(fā)展進步的靈魂，也是國家得以興旺發(fā)達的動力，高校通過具備創(chuàng)新意識及創(chuàng)新能力的現代化人才的培養(yǎng)，以科學發(fā)現、技術創(chuàng)新、知識創(chuàng)新傳播等更好的服務于社會，是建設新型現代化國家的需要，也是高校持續(xù)健康發(fā)展的必然選擇。現代化管理理念中開拓創(chuàng)新靈魂的彰顯，要求辦公室管理工作者要重視公關能力、協(xié)調處理、競爭能力等開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)及提升，與社會上的多種行業(yè)部門等建立并保持友好相處關系，為高校各項工作的開展創(chuàng)造優(yōu)質的外部環(huán)境，充分利用各大傳播媒體，進行高校的大力宣傳，為生源招收、學生就業(yè)及社會辦學等打下良好的基礎。在高校國際化的發(fā)展歷程中，高校辦公室要重視競爭環(huán)境及合作方式的創(chuàng)新優(yōu)化，重視科研、教學方面的管理機制的創(chuàng)新，實現為教學科研成果的廣泛推廣及應用提供更為優(yōu)質的服務，注重師生及高校員工的創(chuàng)造力及想象力的培養(yǎng)發(fā)揮，創(chuàng)建出民主科學的教學科研及管理工作開展環(huán)境?，F代化管理理念在高校辦公室管理中的應用，要求高校要進行管理工作開展條件的創(chuàng)設，進行國家政策方針的及時深入了解，尤其是教育體制改革及國內外先進教育理念成果，管理人員要進行新法律法規(guī)、人文科學、科技知識、軟件開發(fā)等現代化知識的更新學習，為管理人員開拓創(chuàng)新能力的提升提供基礎保障。
五、總結
高校教育體制改革的深化強調著辦公室管理工作改革創(chuàng)新的必要性及緊迫性，而現代化管理理念的應用是實現辦公室管理工作改革的重要舉措，以人為本、服務至上、效能提升及開拓創(chuàng)新等管理理念的踐行，可推動高校辦公室管理工作的優(yōu)化開展。
作者：李瑩 單位：四川城市職業(yè)學院
1秉承以人為本的態(tài)度進行管理工作
學校辦公室管理工作在協(xié)調上級領導之間、教師之間、學生與學生之間的問題和矛盾都起到不可替代的作用，正因為其和學校三個主題之間的緊密聯(lián)系和崗位的重要性，故而在管理工作中要尊重人、關懷人、理解人、充分發(fā)揮人的主觀能動性，尤其是對于學生，要對他們的學習生活狀況進行全方位了解，給予充分的關懷和理解，解決學生的后顧之憂，從而大力提高學生的學習能力和學習興趣。
2思想觀念的創(chuàng)新
只有擁有良好的思想觀念的指導才能為學校辦公室管理工作提供正確的方向，世界是在不斷向前進步的，作為學校辦公室成員需要與時俱進，“取其精華，去其糟粕”，不斷更新先進的思想觀念，用先進的理念武裝自己，用發(fā)展的思維解決學校辦公室管理工作中出現的各種問題，只有這樣，才能在日新月異的社會變革中緊跟時代潮流，提高學校辦公室管理質量和學校管理水平。
3工作職能的創(chuàng)新
學校辦公室作為學校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，對內對外都充當著非常重要的角色，在今后的管理工作中要逐漸轉變其各項職能，將事務性向參謀型、封閉型向開放性、被動服務向主動服務三個方面轉變。把握新形勢，加強對國內外先進信息的搜索，加強對內對外的交流，擴展學校辦公室交流關系網絡，由被動接入轉變成主動接入政務，主動地為領導服務。
4使用網絡等信息技術，實現現代化管理
科學技術和計算機網絡信息化的不斷發(fā)展，使得很多學校都開始把計算機網絡技術應用在辦公室管理中，這樣一來就能夠快速有效地搜集、處理、傳輸和反饋各種信息，提高學校辦公室的工作效率，以及大力提升學校的服務質量。
5結語
學校辦公室管理工作能否有效開展直接關乎學校的教學質量和整體形象，對學校辦公室管理特點的探討具有社會意義，要想大力提高學校辦公司的管理水平，只有在科學理念的指導下，辦公室人員提高自己的綜合素養(yǎng)，時刻秉承以人為本的態(tài)度進行管理工作，在管理工作中，還可以把信息化科學技術應用其中，進而提高學校辦公室的管理水平，為國家培養(yǎng)更多的人才。
作者：張欣剛 單位：西安工程大學
作為高職院校協(xié)調辦事與管理綜合性機構，辦公室的行政管理工作不僅是保證學校各項工作正常運轉的核心，更是起到承上啟下重要作用的關鍵。辦公室的職能既涉及到學校的管理系統(tǒng)決策、執(zhí)行與監(jiān)督、反饋，更要負責服務與信息的傳遞，是高職院校中綜合性較強的組成部分。作為高職院校的核心管理部門，其行政管理水平則直接關系著整個校園各項工作的高效運轉。而隨著國家對于高職院校的改革不斷深入，辦公室行政管理工作也逐漸顯露出一些不足與弊端，表現出過分依賴經驗式管理，缺乏傳遞信息、協(xié)調左右的功能發(fā)揮，缺失一系列相應的規(guī)章制度，因此造成辦公室行政管理混亂，人員工作不積極，大大降低了辦事效率。伴隨著計算機的興起與教育的改革深入，高職院校的辦公室行政管理工作也必須緊跟潮流，在全新的信息化環(huán)境中從自身存在的缺陷出發(fā)，以提高辦公室行政管理水平為目標，不斷進行改進與創(chuàng)新。這不僅是推動辦公室行政管理工作去適應新環(huán)境的重要途徑，更是促進高職院校事業(yè)發(fā)展的重要措施。本文就當前階段我國高職院校的辦公室行政管理工作中存在的一些問題進行探討，結合我國高職院校的實際情況，提出一些可行性較高的管理策略，以提高高職院校辦公室管理的效率。
1轉變管理方式，提高服務意識
隨著高職院校對自身管理體制的改革不斷深入，改革的目的就是不斷加強對教師與學生的服務，這種轉變充分體現在服務對象、服務內容以及要求上。這種轉變也使得高職院校管理與教學逐漸走上專家治校、雙師型教師等發(fā)展方向，而因學者、教授等人員成為了辦公室的領導崗位，這也充分體現了辦公室要為學校黨政領導提供服務的功能。除此之外，辦公室行政管理工作還必須全面考慮到教師與學生的要求，以滿足教師和學生的需求為原則，才能更高效地完成管理工作。辦公室行政管理工作本身就是一個涉及面多、長期、繁瑣的工作，要做好高職院校的辦公室行政管理工作，就必須有明確的工作思路，明確輕重緩急，合理地規(guī)劃與安排，做到緊張但有序。在實際工作中，要求要積極思考，要求工作人員必須有強烈的責任心與意識，以此來提高辦公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修養(yǎng)
高職院校辦公室行政管理工作效率的提高，要求管理人員必須擁有精湛的業(yè)務能力與實際管理經驗。但就當前的形勢來看，我國各高職院校從事辦公室行政管理工作的人員情況大多都是來自機關干部、輔導員兼任或者教師兼任等，這些人員雖然擁有管理學生的經驗，但缺乏專業(yè)訓練與服務意識。因此，想要提高辦公室行政管理水平，就必須要求從事辦公室行政管理人員提高自身的修養(yǎng)。提高自我修養(yǎng)的方式有很多，通過加強理論學習，提高自身素質是最直接，也是最簡單的方法。一方面，加強管理人員對辦公室政策性文件內容的學習，熟悉辦公室上傳與下達文件、內外事務的處理以及各關系方面的細條等等工作內容，根據國家以及學校的相關方針與規(guī)定，把握精神實質，進一步提高自身的決策能力。另一方面，加強與教學相關的理論知識學習，系統(tǒng)地掌握管理知識。明確高職院校辦公室行政管理工作是為教師與學生服務的目標，不斷提高自我修養(yǎng)，以提高行政管理水平。
3進一步創(chuàng)新管理理念
所謂創(chuàng)新管理理念，不僅是要創(chuàng)新管理方式，更要針對管理理念與過程進行創(chuàng)新。創(chuàng)新管理理念就是將傳統(tǒng)的經驗式管理轉變?yōu)楝F代化科學管理，運用理論知識與寬闊的事業(yè)，以運營的方式來進行辦公室管理工作。知識管理其實就是說通過對新知識與新經驗的學習，并通過合理的手段表現出來，在實際管理工作中反映出來，培養(yǎng)和加強個人的知識與及辦公室行政管理工作的價值。還可以通過對知識的共享，運用智慧進一步提高組織管理的應變與創(chuàng)新能力。
4注重團隊合作觀念
辦公室行政管理不止需要管理人員高水平的管理技能與服務意識，更需要團隊的合作與配合才能更好地提高管理效率。辦公室人員分工明確，但許多工作都要與其他人員協(xié)調合作完成，因此，想要提高辦公室的辦事效率與服務，就必須整體合力，建立良好的崗位溝通，發(fā)揮出團隊合作的精神，不斷提升辦公室的凝聚力，促進提高辦公室辦事效率。管理者在實際的工作中，要注意取長補短，多與其他崗位的人員溝通交流，做好各方面關系的協(xié)調與銜接，集思公益，打造共同進步的環(huán)境氛圍?？梢酝ㄟ^自發(fā)組織集體活動，增進工作與情感交流，不僅利于舒緩壓力，更為順利進行辦公室行政管理工作打下了良好的基礎。
作者:黃文婧 單位: 廣西經貿職業(yè)技術學院
一、企業(yè)辦公室行政管理的責任體系不夠健全
企業(yè)辦公室行政管理責任體系不健全是影響企業(yè)辦公室行政管理工作質量的重要原因，責任體系的建立，是保證企業(yè)辦公室行政管理工作能順利推進的關鍵舉措，由于責任體系不健全，一旦出現問題不能及時找到相應責任人，最終導致企業(yè)辦公室行政管理過程中出現的問題無法解決，嚴重時還會導致企業(yè)的綜合管理系統(tǒng)和辦公室行政管理系統(tǒng)出現癱瘓，最終導致企業(yè)的辦公室行政管理工作出現嚴重滯后現象，對企業(yè)的發(fā)展帶來影響。
二、辦公室行政管理的策略探討
（一）重組業(yè)務流程。為了實現對辦公室行政業(yè)務的科學管理，在日常管理過程中應該要對傳統(tǒng)的業(yè)務流程進行重組，在企業(yè)的管理中可以借鑒國外一些企業(yè)的優(yōu)秀管理經驗，對辦公室的員工進行明確的崗位分工，保證企業(yè)的日常工作中可以實現科學的辦公室業(yè)務管理。
（二）加強辦公室行政管理的信息化水平的提升。首先，應該要對企業(yè)的辦公室行政管理信息系統(tǒng)進行完善，確保辦公室行政業(yè)務全程管理都能使用自動化辦公，促進各種信息技術的應用。需要注意的是，辦公室行政管理的信息化是貫穿于辦公室行政業(yè)務全過程的，在辦公室行政管理過程中的任意一個環(huán)節(jié)都應該要加強信息技術的應用。
（三）完善企業(yè)辦公室行政管理體系。在加強企業(yè)的辦公室行政管理體系建設過程中，要對企業(yè)進行全面的了解，保證企業(yè)的整體管理機制和辦公室行政管理過程中的各種管理機制是一致的。辦公室行政管理應該與企業(yè)的經營管理活動是緊密聯(lián)系的，應該要和企業(yè)的各項業(yè)務進行有機結合。在具體的實施過程中，企業(yè)要將辦公室行政管理的責任落實，強化具體的執(zhí)行力。為了促進這一舉措的有效實施，在企業(yè)的人力資源部門管理中，可以將辦公室行政管理責任落實情況與具體的崗位職責的考核、人員的職位晉升等聯(lián)系起來，強化企業(yè)辦公室員工在行政管理過程中的執(zhí)行力。
（四）加強辦公室行政管理人員的綜合能力水平的提升。在辦公室行政管理過程中，管理人員的綜合能力水平的高低是影響辦公室行政管理水平的重要因素，當前很多企業(yè)的辦公室行政管理人員的綜合能力水平都不高，導致辦公室行政管理存在嚴重的問題。對此要加強高素質的辦公室行政管理隊伍的建設，一方面，加強辦公室行政管理隊伍的業(yè)務能力的提升，加強他們對各種計算機技術、信息技術的掌握能力，使其能夠積極應對各種實際問題。另外還要加強他們的職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，使得辦公室行政管理工作更加規(guī)范化，具體的工作人員可以避免各種慵懶懈怠現象的出現，以此提高辦公室行政管理人員的綜合能力水平。
三、結語
在現代化背景下企業(yè)的辦公室行政管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來越大，企業(yè)的辦公室行政管理對于企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義，在當前企業(yè)辦公室行政業(yè)務管理過程中還需要加強內部控制，加強辦公室行政管理過程中的各種問題的解決，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
作者：吳金儒 單位：四川巴河水電開發(fā)有限公司
一、管理要敢于承擔責任
辦公室工作牽涉到管人、管事、管物，非常繁瑣。很多從事辦公室管理工作的人都感到，推著走可以，干好、干出成績很難。我認為，這難的癥結就在于“不敢”。對于工作有的人不是管而是推。什么事情都是盡可能往別人身上推，表現在對工作的畏難情緒，怕承擔責任，大大小小的事情都去找領導請示。還有的人在工作上墨守成規(guī)，毫無創(chuàng)新意識。如此這般，在工作上是不會有什么建樹的。既然是管理工作，手頭就負責了一項具體工作，那么就要“敢”字當頭。首先要做到敢抓敢管，思路清晰，要敢于打破舊的機制，形成一套新的工作辦法，走出經驗管理的老套路，大膽創(chuàng)新，提高工作效率；其次要做到迎難而上，敢于承擔責任，大膽處理事務，為領導分憂，幫群眾解難；第三，對工作要有積極的態(tài)度，要主動找事干，不要怕多事，也不要怕別人說你“多事”，對自己分內的工作要抓好管好，對別人的工作也要積極配合、協(xié)助、支持，形成“人人有事干，事事有人管”的良好局面。只要我們本著從工作出發(fā)的原則，大膽管理，敢于否定，敢于創(chuàng)新，那么我們的工作就一定能取得事半功倍的效果。
二、管理要強化道德和作風建設
隨著市場經濟的建立和發(fā)展，人們的物質生活條件富裕了，人際交往復雜化，手段現代化，人們的道德觀念產生了潛移默化的變化，出現了一些無法用以往道德規(guī)范約束的行為。市場經濟不言道德的錯誤觀點，侵蝕到人們的精神領域，引發(fā)見利忘義、權錢交易，導致集體意識、互助精神、敬業(yè)精神、服務意識的削弱。凡在法律管不到的地方，一些人就會鉆法律的空子，打法律的“擦邊球”，投機取巧之心不斷滋長。一些人、包括個別領導干部的形式主義、官僚主義、享樂主義和奢靡之風的“四風”現象得以滋生和膨脹，庸、懶、散等“為官不為”現象嚴重地影響到辦公室甚至整個企業(yè)的整體形象。因此，必須下決心進行整治。市場經濟的競爭蘊含著道德的競爭，如今，許多單位已經認識到了形象的重要性。我們只有不斷為群眾提供優(yōu)質的服務，才能樹立起良好的形象，這就要求我們必須擁有一支高素質的工作人員隊伍，因為，一個素質低下的單位，也必然是一個形象極差的單位。要提高全體工作人員的素質，道德建設就是重要措施之一。當前，個別單位普遍存在著一些不容忽視的問題，諸如會議多、文件多等等。之所以存在這些問題，最根本的原因還是作風不夠硬，形式主義嚴重，沒有抓落實。有些人習慣于“上面開個會，下面開個會；上面發(fā)個文，下面發(fā)個文；上面制定個管理規(guī)定，下面起草個考核辦法?！币詴h落實會議，以文件貫徹文件，其結果往往是在一片落實聲中落空了。有的干部仍不愿在具體和深入上動腦筋、下功夫、負責任。有的抓工作不從本單位實際出發(fā)，滿足于當“傳聲筒”“收發(fā)員”，照搬上級的決定、精神和要求；有的習慣于一般的號召，浮在上面多，深入基層少；有的停留于會議開了、文件發(fā)了、要求提了，至于解決了多少問題，落實了多少措施，就不再過問?！按髸袝?，會會有我；你說我說他說，說了白說?！北砻鏌釤狒[鬧，實則該管的事沒管，該干的事沒干，最終導致工作的不落實。轉變作風抓落實，關鍵在于領導干部帶頭。多次強調：“黨的作風就是黨的形象，關系人心向背，關系黨的生死存亡。”抓作風建設，尤其有個上行下效的問題。要求我們的干部要深入群眾、深入基層、深入實際，走出去，沉下去，做到身入、心入、情入。改變那種“隔著玻璃看，霧里看花，水中望月”的虛浮作風，站在反“四風”的高度，本著負責任的精神抓好落實。
三、管理要大力提倡講規(guī)矩
“沒有規(guī)矩不成方圓?！鄙鐣蚍ㄖ仆晟啤⒈珗?zhí)法而穩(wěn)定；個人因遵守規(guī)矩、遵章守紀而安寧；企業(yè)因健全制度、按章辦事而興旺。管理是一項牽一發(fā)而動全身的工作。時下，有的單位在制度執(zhí)行過程中，往往有章不循，致使執(zhí)行部門苦不堪言，群眾也意見頗多。造成這種局面原因有二：一是制度本身不健全、不完善，讓人有可乘之機，二是決策者沒有以身作則，是制度的破壞者。要改變這種狀況首先應從領導做起。因為領導是決策的制定者，掌握著單位的命脈，他們就應該給單位一個準確的定位，制定切實可行、行之有效的規(guī)程，并且置身于管理之中，身體力行，將不合理的章程從管理環(huán)節(jié)中刪除。其次，放下架子虛心聽取下屬的意見。因為下屬是具體操作者，對制度的執(zhí)行情況可能更為了解。領導要改變那種一意孤行我說了算的想法，才能政令暢通，把制度落到實處。反之，如果在管理中形成了特權，久而久之，人人都有特殊情況，事事都要求特殊處理，制度就成了紙上談兵，就會喪失領導在群眾中的威信，也會使群眾對單位失去信心。講規(guī)矩就是按制度辦事。講規(guī)矩應成為每個人的自覺行為。諸葛亮揮淚斬馬謖，就充分說明了只有秉公辦事，才能深得人心。我們要認真執(zhí)行“分層管理，個人負責”的管理制度。規(guī)定單位各級干部“向上可以越級匯報，但不得越級請示；向下可以越級檢查，但不得越級指揮”，并切實付諸實施。由于各層干各層的事，各人負個人的責，從而減少了內耗，提高了辦事效率。建立崗位責任制，實行分層管理，個人負責，從一把手到一般干部人人各司其職，各負其責，這才能充分發(fā)揮每個層次、每個干部的主動性、積極性和創(chuàng)造性，把主要領導從事物圈子里解脫出來，以便有更多的精力去抓事關全局的大事。
四、管理要邁向精細化
隨著企業(yè)管理的不斷進步，粗放管理的諸多弊端日漸顯示出來，辦公室管理的精細化管理是大勢所趨。1.管理職責的精細化。企業(yè)的辦公室處在樞紐地位，各種矛盾可能比較集中。辦公室的職責設計要足夠精確，辦公室人員要精確地理解、把握、執(zhí)行這些職責，做到不越位、不缺位。辦公室的職責履行的好壞，不僅與辦公室人員的性格、能力、素質有關，也與服務對象和所處的環(huán)境有關，在日常工作中，必須要業(yè)務上“精”，考核上“細”，起到率先垂范的作用。2.管理數據的精細化。辦公室的工作很多地方是可以用數據來說明問題的。科學管理就是要用數據說話，而這些數據必須是正確和精確的，數據精確化的資料是管理者進行科學決策的重要依據，這就對辦公室業(yè)務提出了一個管理環(huán)節(jié)數據的精細化概念。數據的精細化管理不能再像粗放型管理模式那樣“大概齊”“差不多”，更多的是要依靠科學嚴謹的數據來說話。要使工作態(tài)度的嚴謹成為一種習慣性的行為，用精細化的數據來提高決策的科學性和可操作性。3.完善管理流程的精細化。要使企業(yè)在市場經濟發(fā)展中從機會型增長轉變?yōu)閼?zhàn)略型增長，進而實現內涵式的增長，必須要對組織流程進行精細化改造，使精細化管理體現在對每一個環(huán)節(jié)改進和優(yōu)化上。從精細化的管理中創(chuàng)造效益，提高效能。辦公室管理流程的精細化就是要有規(guī)矩、有套路。辦公室業(yè)務事無巨細，繁雜紛亂，辦公室工作流程有固定和非固定流轉模式之分，必須理清流程方可有條不紊。比如：辦文辦會、上傳下達就有固定的程序，而協(xié)調督辦、緊急事情處理就屬于非固定模式，但是都有一定的規(guī)范，不能憑自己的愛好或者感情辦事。4.精細化管理的持續(xù)改進。辦公室業(yè)務和精細化管理是一個不斷完善、不斷提高的過程。沒有固定的模式可循，只能從管理的實踐經驗中不斷探索、不斷試驗、不斷提升、不斷總結，持續(xù)地改進完善。要克服“不求有功，但求無過”的消極思想，實事求是地對待自己的工作，在辦公室內部形成一種競爭、向上的氛圍，在其他部門和領導面前展示自己的成績，從而樹立應有的地位。首先是要得到領導的重視和支持，提供精細化管理需要的資源。其次是創(chuàng)造出具體的操作步驟和方法，形成具有獨立特色的經驗，即使現在的人員離開了崗位，精細化管理的模式還在持續(xù)地改進和進行著。
五、結語
管理于企業(yè)，就如同筋骨之于人。人無骨而不立，企業(yè)無管理則不生。辦公室工作事無巨細，不僅要管事，更要管人，因為事是人干的，管不好人，就辦不好事。所以我們要強化規(guī)范化管理、推行精細化管理，面臨新的形勢和挑戰(zhàn)，形成自己獨有的管理模式，做出新的成績。
作者：王香云
（一）加強高校辦公室自身建設，合理配置辦公室內部機構
高校辦公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量來完成，這就需要保證辦公室的整體合力；而辦公室行政管理工作的繁雜性和細節(jié)性又要求每項工作必須細致地完成。因此，新形勢下的高校辦公室行政管理應首先加強辦公室建設，合力配置辦公室內部結構，做好科學管理。辦公室行政管理是高校管理關鍵環(huán)節(jié)之一，不僅具備服務、咨詢功能，還具備辦事、管理功能，其配置的合理性對高校行政管理工作的有效發(fā)揮有直接影響。[3]高校辦公室行政管理可以對彼此工作職責有明確了解，在此基礎上合理分配人員，使每個人都能夠各司其職。同時，高校辦公室行政管理還應建立起同事間良好的合作關系，每個人在完成各自職責的過程中能夠根據需要隨時做好與其他同事的協(xié)調銜接，提高高校辦公室行政管理工作質量和效率。另外，高校辦公室還應建立一套行之有效的管理制度，對各項工作的運轉程序進行規(guī)范，使行政管理工作在辦文、辦會、辦事不僅有章可循，而且有據可依。
（二）提高高校辦公室行政管理人員素質，精益求精
辦公室是高校行政工作的“門面”，其行政管理工作的好壞與辦公室行政管理人員息息相關。高校辦公室人員是領導與基層員工的中介，工作涉及的范圍廣，綜合性強，因此對行政管理人員的綜合素質要求較高。高校辦公室行政管理人員應善于調節(jié)個人情緒，始終保持良好的工作心態(tài)，主動尋找工作中的各項服務，對高校行政事務工作的新路子積極探索，對新知識、新問題的學習研究積極參與，主動去想如何更好地規(guī)范服務、搞好事務。只有對全方位服務觀念牢固樹立，為領導、高校各部門提供耐心細致地服務，才能樹立辦公室行政管理的良好形象。其次，辦公室行政管理工作人員具備奉獻精神，對工作認真負責，甘于吃苦，事無巨細都應一絲不茍，在不怠慢的同時做到毫無半點差錯，樂于奉獻，在工作中堅持原則性、規(guī)范性。[4]此外，高校辦公室行政管理人員在工作中應樹立精益求精的理念，面對日常工作的各種瑣碎工作都應優(yōu)質、高效、有序地完成。
（三）對高校辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理
高校辦公室行政管理工作千頭萬緒，關系復雜，要有效完成行政管理工作必須處理好四個基本關系。第一，高校辦公室行政管理應對服務中心與日常事物的關系正確處理，中心工作是高校辦公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必須圍繞中心工作進行，增強高校辦公室工作的預見性。第二，高校辦公室行政管理應對參與決策和抓好落實的關系正確處理，對管理中的各項新情況及時分析，在抓住主要矛盾的同時做好貫徹落實工作。[5]第三，高校辦公室行政管理應對政務服務與事務服務的關系正確處理，在行政管理工作中政務是核心，事務是保證，高校辦公室工作必須更加側重政務，促進工作質量的不斷提高。最后，高校辦公室行政管理還應對行政工作與單位各級組織的關系進行正確處理，在高校管理工作中對行政領導的核心地位加以維護，同時對高校各級組織的作用充分發(fā)揮。
新時期辦公新形勢向高校辦公室行政管理工作提出了新的課題和挑戰(zhàn)，高校辦公室行政管理工作應立足其基本特性，加強辦公室自身建設，提高辦公室行政管理人員素質，對辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理，更好地推動高校辦公室行政管理工作的順利開展。
作者：陳琳單位：西南交通大學生命科學與工程學院
