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摘要:現(xiàn)代人事檔案管理中的誠信問題比較突出,反映在人事檔案造假嚴(yán)重,內(nèi)容陳舊單一、信息量不足,人事檔案內(nèi)容失真、鑒定把關(guān)不嚴(yán),多重政治、輕業(yè)務(wù)等四方面,基于此,應(yīng)加大宣傳檔案法規(guī)的力度,提高廣大人民的檔案法制意識,做好收集工作并把好源頭和鑒定關(guān),從制度上防范假文憑,要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)杜絕人事檔案中的造假行為,樹立誠信的人事檔案管理意識。
關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;誠信
在社會發(fā)展的各時期,人事檔案一直是關(guān)乎個人命運(yùn)前途的重要資料,長期以來倍受人們的重視。但在現(xiàn)階段,隨著市場經(jīng)濟(jì)的席卷,人員流動的增加,各方面對人事檔案的重視不夠,因而在不同程度上存在許多問題,在諸多問題中,尤以誠信問題突出。所謂誠信,簡而言之就是誠實(shí)、講信用,是規(guī)范社會道德和職業(yè)道德的重要準(zhǔn)則。誠信是檔案的靈魂,是一份材料之所以以檔案形式存在的價值體現(xiàn)。誠信是人事檔案管理活動正常開展的觀念基礎(chǔ),是充分發(fā)揮人事檔案作用的精神鋪墊。古語云,人無信不立。離開誠信,整個社會都將失去生存的基礎(chǔ)。因此,講誠信必然成為人事檔案管理中重要的工作準(zhǔn)則。
1 現(xiàn)代人事檔案管理中的誠信問題分析
隨著近幾年來政治經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn),企事業(yè)單位產(chǎn)權(quán)制度改革的實(shí)施,干部人事制度改革的深化,流動人員的大幅度增加,社會不良風(fēng)氣等均對人事檔案管理帶來了一定的沖擊,加之人事檔案管理體制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及時跟上等,導(dǎo)致了當(dāng)前人事檔案造假嚴(yán)重,誠信度低下。
1.1人事檔案造假嚴(yán)重
據(jù)濟(jì)南檔案信息網(wǎng)公布,從網(wǎng)上點(diǎn)擊人事檔案造假,有9 400條信息,點(diǎn)假人事檔案,有2 800條信息,點(diǎn)擊文憑打假,有45 200條信息,點(diǎn)擊人事檔案打假,有976條信息?？梢娙耸聶n案造假多么嚴(yán)重,打假的形勢是多么嚴(yán)峻。出現(xiàn)檔案造假的原因也是有多種情況的。其中,最主要的原因有如下幾點(diǎn):第一,從人事檔案當(dāng)事人來分析,受個人利益驅(qū)動是導(dǎo)致檔案造假問題發(fā)生的最主要、最直接的原因[1];第二,、從人事部門分析,主要是因?yàn)橛械娜耸虏块T的管理人員責(zé)任心不強(qiáng),工作疏忽,管理不嚴(yán),導(dǎo)致檔案丟失重填;第三,從社會大環(huán)境來看,人們的人事檔案觀念也有了轉(zhuǎn)變,有的單位為了引進(jìn)人才,可以實(shí)行“三不要”。一可以不要人事檔案,二可不要人事關(guān)系,三可不要組織關(guān)系。引進(jìn)的人才,在原單位不放的情況下,可以采取重新建檔的新政策。重建的人事檔案主要由其本人回憶或參考一些證件填寫,這樣形成的人事檔案的真實(shí)性值得懷疑。
1.2人事檔案內(nèi)容陳舊單一,信息量不足
人事檔案是人的“說明書”,應(yīng)能全面、詳細(xì)地反映一個人各方面的情況,做到“閱卷如見人”或“檔若其人”。而現(xiàn)實(shí)情況是,許多人人事檔案內(nèi)容涉及個人政治思想品德、家庭歷史及社會關(guān)系等方面的東西較多、術(shù)語性的東西較多,在對人進(jìn)行評價時,形式雷同,格調(diào)一致,空洞的語言比較多,如在評價優(yōu)點(diǎn)時反復(fù)使用的是“學(xué)習(xí)認(rèn)真”、“工作態(tài)度較好”一些籠統(tǒng)概括的話。在評價缺點(diǎn)時,則用“進(jìn)取心不強(qiáng)”、“表現(xiàn)一般”等詞語一筆帶過,詳細(xì)、具體的評價則很少,缺乏定量與定性的綜合性評價語句。
1.3人事檔案內(nèi)容失真,鑒定把關(guān)不嚴(yán)
真實(shí)性是人事檔案的生命,是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提,內(nèi)容失真的材料會誤導(dǎo)人事工作,造成嚴(yán)重的后果。然而,目前一些單位的人事部門在審查材料時,把關(guān)不嚴(yán),甚至有的根本不檢查,使一些虛假材料順利地進(jìn)入個人檔案。如個人年齡越填越小,參加工作時間越填越早,學(xué)歷越填越高等。有的單位的職工調(diào)出時,突擊辦理錄干、提干、職稱評審等,原單位領(lǐng)導(dǎo)有的也是極為不負(fù)責(zé)任,經(jīng)常來個“順?biāo)饲椤?認(rèn)為反正人已調(diào)出,與本單位沒什么關(guān)系了,何不做個“老好人”呢,使本來非常嚴(yán)肅的事情,帶有了許多隨意性色彩,從而使人事檔案的真實(shí)性無從保證。另外,由于大專院校的畢業(yè)生分配制度的改革,造成了畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動的頻繁,也給人事檔案管理帶來了許多困難,有的學(xué)校或單位圖省事,不按正規(guī)渠道進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)遞,而讓畢業(yè)生自揣檔案,造成檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。部分檔案管理人員政治覺悟低,對工作沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,造成許多虛假檔案進(jìn)入人事檔案。
1.4人事檔案多重政治,輕業(yè)務(wù)
人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關(guān)系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國情況、合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項(xiàng)目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽(yù)稱號、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少[2]。
2人事檔案堅(jiān)持城信管理的對策
2.1加大檔案法規(guī)的宣傳力度,提高廣大人民的檔案法制意識
要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺悟,認(rèn)清制假危害[3]。另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅(jiān)決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
2.2做好收集工作并把好源頭和鑒定關(guān)
做好人事檔案工作必須講究實(shí)事求是,來不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可[4]。這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對來路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案[5]。
2.3從制度上防范假文憑
從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中,對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實(shí)施教學(xué)質(zhì)量的全過程重點(diǎn)監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅(jiān)持對學(xué)生負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對國家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書的真實(shí)性。
2.4要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)
檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對口的各項(xiàng)知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
【摘要】人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院; 人事檔案管理: 信息管理
1 人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。
1.1 人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2 人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2 醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著 醫(yī) 院 規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1 增強(qiáng)對人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2 加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3 加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1 建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級)，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。
2.3.2 實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。2.3.3 建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報(bào)。
2，5 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識到自身工作的價值及業(yè)績?？傊?，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
【摘要】 闡述了新建單位在人事檔案交接、管理等環(huán)節(jié)中存在的諸多弊端，指出加強(qiáng)人員政審、規(guī)范環(huán)節(jié)管理是做好新建單位人事檔案管理工作的必要手段。
【關(guān)鍵詞】 人事檔案 規(guī)范管理 素質(zhì)要求
人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅性、政治性、原則性很強(qiáng)的工作，是一個涉密程度高、保密要求高的工作崗位，要求檔案管理人員不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，更要堅(jiān)持工作原則、堅(jiān)守保密紀(jì)律，政治素質(zhì)高、大局意識強(qiáng)，只有這樣才能做到規(guī)范管理、科學(xué)管理，保證人事檔案管理工作質(zhì)量。
1 新建單位人事檔案管理不規(guī)范的種種表現(xiàn)
一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監(jiān)管不嚴(yán)，在交接、經(jīng)辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，也給實(shí)際工作帶來了許多不應(yīng)有的麻煩，具體表現(xiàn)為：
1.1 交接手續(xù)不嚴(yán)肅。新建單位人員調(diào)入頻繁、數(shù)量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強(qiáng)，極易出現(xiàn)他人代交檔案，甚至調(diào)入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉(zhuǎn)遞等現(xiàn)象，違背了人事檔案管理的嚴(yán)肅性原則。
1.2 信息核實(shí)不認(rèn)真。有些檔案在轉(zhuǎn)遞過程中未嚴(yán)格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉(zhuǎn)遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調(diào)入單位的人事工作人員不嚴(yán)格審查核實(shí)，勢必影響檔案的完整性和正確性。
1.3日常管理不規(guī)范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，方法不得當(dāng)。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。
1.4 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設(shè)立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機(jī)等必要的設(shè)備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。
1.5管理人員政審不嚴(yán)格 人事檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格政審即走上工作崗位，有的政治素質(zhì)低，有的保密意識差，有的原則性不強(qiáng)，不該外傳的機(jī)密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務(wù)之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，以權(quán)謀私。
2 加強(qiáng)新建單位人事檔案管理的必要措施
人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，一旦管理不善，發(fā)生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規(guī)范新建單位人事檔案管理工作，應(yīng)從源頭入手，抓好環(huán)節(jié)管理，主要應(yīng)做好以下幾方面的工作：
2.1 做好人員政審工作。這是一項(xiàng)源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強(qiáng)、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質(zhì)低、保密意識差、不堅(jiān)守工作原則的工作人員要堅(jiān)決調(diào)離。
2.2 搞好人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理人員應(yīng)為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。走上工作崗位之前，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，端正工作態(tài)度，能夠以嫻熟的業(yè)務(wù)技能、良好的職業(yè)規(guī)范勝任此項(xiàng)工作。
2.3 配好相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。新建單位應(yīng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，在條件許可的情況下設(shè)立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設(shè)立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機(jī)等必要設(shè)備。
2.4 把好交接審核關(guān)。人事檔案的交接，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的要求，由調(diào)出單位和調(diào)入單位的人事部門工作人員當(dāng)面交接。檔案在交接過程中要做到密封傳遞、專人經(jīng)辦。對人事檔案中的相關(guān)信息，經(jīng)辦人員要認(rèn)真核實(shí)，嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)和偏差，要堅(jiān)持原則，及時整改，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。
2.5 抓好日常管理工作。對于人事檔案的管理，任何環(huán)節(jié)都不能馬虎。庫房禁止非工作人員出入，檔案柜要專柜專用，隨時上鎖。查閱人事檔案，如為外單位發(fā)展黨員政審等需要，需出具單位證明信；如本單位工作需要，需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。除非特殊情況，禁止將人事檔案帶出庫房，應(yīng)就地查閱。查閱人事檔案應(yīng)需要什么內(nèi)容，查閱什么內(nèi)容，不得人為擴(kuò)大查閱范圍，更不能將整本人事檔案全部查閱。查閱時，人事檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。職工的任免通知書、在職教育證書、入黨材料、年度考核表等隨機(jī)性材料應(yīng)及時收集，立即歸檔。在整理人事檔案時，不得違反工作紀(jì)律，請非人事檔案管理人員插手，不能將人事檔案帶出庫房為了避嫌，人事檔案負(fù)責(zé)人的檔案應(yīng)交上級主管部門統(tǒng)一管理，單位負(fù)責(zé)人的人事檔案應(yīng)按相關(guān)規(guī)定送交有關(guān)部門管理。對于因工作責(zé)任心不強(qiáng)、保密意識差發(fā)生失、泄密事件，給單位工作造成損失的，對檔案管理人員要嚴(yán)肅處理，對利用職務(wù)之便弄虛作假的要加倍處罰。
人事檔案管理工作看似簡單，實(shí)則責(zé)任重大。特別是新建單位，更應(yīng)從源頭抓起，規(guī)范管理。只有這樣，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服務(wù)于職工，方便于工作。
摘要：隨著國家衛(wèi)生事業(yè)政策，人事管理制度以及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)改革的不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著醫(yī)院的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)，限制醫(yī)院各方面工作包括內(nèi)涵和外延建設(shè)。
關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理
當(dāng)今的醫(yī)院人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，其突出表現(xiàn)在以下幾方面。
一、日前醫(yī)院人事檔案管理模式的問題
(一)管理思想陳舊，管理體制滯后
現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理工作模式：從微觀方面看，日常進(jìn)行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，人事檔案工作呈現(xiàn)出非系統(tǒng)性、地域性、非共享性等缺陷。從宏觀方面看，封閉的單純強(qiáng)調(diào)保密的觀念使得檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中的不能更好地發(fā)揮作用，人事檔案其利用率。醫(yī)院的人事檔案工作管理體制滯后，缺乏激勵性、創(chuàng)新性和探索性，不能適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展建設(shè)之需要。
(二)基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后
人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，電子子化檔案的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，保密程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成，即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)密切相聯(lián)。它以紙質(zhì)文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現(xiàn)出信息利用的價值。電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生。給人事檔案的建設(shè)與管理產(chǎn)生新的問題，因其原始性與證據(jù)性難以確認(rèn)以及壽命短、讀寫系統(tǒng)更換頻繁、維護(hù)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與機(jī)密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結(jié)構(gòu)復(fù)雜等給鑒定與保管等出難題。
(三)檔案資料編撰宣傳少，社會利用效率低
保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會閱覽，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期從事實(shí)踐活動的結(jié)晶，但目前對檔案資料的應(yīng)用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務(wù)，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會。
二、轉(zhuǎn)變區(qū)院人事檔案管理模式的思考
(一)更新管理觀念
提高檔案管理人員的服務(wù)能力積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，是新時期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。對此就注重強(qiáng)化三個意識。首先，強(qiáng)化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)和利用，醫(yī)院檔案室應(yīng)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強(qiáng)化開放意識，將編研材料整理成冊編寫出目錄，并將一些文件通過計(jì)算機(jī)整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強(qiáng)化服務(wù)意識-將被動服務(wù)改為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├茫粩嗵岣叻?wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。
(二)健全管理制度
加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責(zé)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會議的議事日程，對人事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)。加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊(duì)伍。加大對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，醫(yī)院的專職檔案人員應(yīng)有檔案管理專業(yè)的技術(shù)職稱資格。
(三)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷改善檔案保管條件，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，就必須滿足檔案室的辦公用房，有相對充足的資金作保障，為檔案管理工作提供便利的條件。醫(yī)院人事檔案室應(yīng)配備掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量。擴(kuò)充檔案的種類，使醫(yī)院發(fā)生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。
(四)推進(jìn)資源共享
隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的發(fā)展，各種載體形式大量增加，對檔案部門產(chǎn)生了極大的沖擊和深刻的影響，以電子檔案為代表的新型載體檔案可能會取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案。這是未來檔案工作發(fā)展的基本趨向，為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)。其次，先進(jìn)的檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必不可少的工具之一應(yīng)開發(fā)一個統(tǒng)一的檔案軟件，并能和現(xiàn)有的辦公，網(wǎng)絡(luò)相連，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供服務(wù)。同時，也使檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)一步規(guī)范化。另外，檔案信息電子化?？墒箼n案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
三、結(jié)論
人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實(shí)歷史記錄，人事檔案因其真實(shí)性、原始性和較強(qiáng)的機(jī)密性以及無可置疑的證據(jù)作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。我們知道，醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、科學(xué)的工作精神，也需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有這樣。才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面?？傊岢耸聶n案的個性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個人人事信息客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。
論文關(guān)鍵詞:人事檔案管理 問題 措施
論文摘要:改革開放以來,我國企業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。本文在分析人事檔案存在問題和原因的基礎(chǔ)上,提出了幾點(diǎn)完善措施。希望本文的研究能為相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展指引新的方向。
一、人事檔案管理存在的問題
隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,特別是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入,舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題,傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問題,已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,亟待人們加以解決。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有:
1、企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高
由于上述原因,當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少;反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少;反映過去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述少;或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn);內(nèi)容空乏,個人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。
2、“棄檔”增多
所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案,對于有關(guān)記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡:“10年前從國企出來,到處瞎折騰,哪有心思管檔案的事,想的是弄出點(diǎn)兒名堂再說。后來做生意,只關(guān)心賺錢,檔案的事早就拋到腦后了,生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話,讓我不管我都不愿意。但它無助于生活,我才懶得理它,沒有它,我照樣活得很輕松。”
3、傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢
表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。
二、人事檔案管理問題形成的原因
1、收集的對象范圍太窄
一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料,而忽視了廣大普通職工的材料收集,造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多,普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上,人事檔案并不是人物檔案或名人檔案,其收集的對象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人,而應(yīng)是單位的每一個員工。無論員工現(xiàn)任何職,是否出眾,都是該單位寶貴的人力資源,有關(guān)其個人的材料,都是單位的寶貴財(cái)富,人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。
2、整理不規(guī)范
整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作,在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。同樣,對于企業(yè)人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提,許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。
3、企業(yè)員工人事檔案意識淡薄
有一部分企業(yè)員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視,認(rèn)為人事檔案是“身外之物”,可有可無,要用時想到、不用時不要,認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展,有意無意地就遺棄了檔案。中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù):在2068名被調(diào)查者中,認(rèn)為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”,只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由,但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實(shí)擺在我們面前,機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn),但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴(yán)重的,這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。
三、企業(yè)完善人事檔案管理的措施
1、探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法
建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心,并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用,使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域?yàn)橹?可以指一個縣、一個市,也可以指一個省的范圍。從整體上看,全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統(tǒng),它是由眾多的子系統(tǒng)組成的,這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個控制系統(tǒng),它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制,既必要又可行。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保憐個人或其員工的人事檔案,由單位及時補(bǔ)充新材料,按期交納一定的保管費(fèi)用,用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才,也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能,實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才,促進(jìn)整個社會人才資源的合理配置。
2、完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度
切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā),把反映個人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去,適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄,突出個人能力的發(fā)展,提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起:第一,強(qiáng)調(diào)“個性化”與“辨識度”;第二,減少主觀內(nèi)容;第三,擯除冗余內(nèi)容;第四,擴(kuò)充新內(nèi)容。
3、對人事檔案工作進(jìn)行考核評估
結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系,探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系,是形成公平、公正、公開的人才競爭機(jī)制,為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面做起:第一,主管部門定期考核制度,主管人事檔案的各級檔案局(館)、人事組織部門等,有義務(wù)對企業(yè)人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督,可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行;第二,中介機(jī)構(gòu)測評制度,從長遠(yuǎn)發(fā)展看,人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用,人事制度的施行與市場化運(yùn)作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高;第三,個人監(jiān)督制度,就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定,尤其是組織機(jī)構(gòu)的主觀評議部分,對于持有異議的部分進(jìn)行重點(diǎn)核實(shí),對組織和個人雙方負(fù)責(zé)。
論文關(guān)鍵詞：人事檔案 管理體制 管理制度
論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內(nèi)容失真 真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門 現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄 人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場機(jī)制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動的頻率，這是一個具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì) 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度 人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段 信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
論文關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；管理；改進(jìn)對策
論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分， 為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1 當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：
1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。
1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。
隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
1.3 企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5 檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2 適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策
2.1 建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。
2.2 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個人個性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。
2.4 引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟(jì)時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5 增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。
2.6 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)
功能檔案管理要與時俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。
人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中， 改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院流動人員；人事檔案管理；現(xiàn)狀
1 醫(yī)院流動人員人事檔案管理出現(xiàn)的新問題
根據(jù)十余年醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)踐，筆者就醫(yī)院流動人員人事檔案管理出現(xiàn)的一些新問題談幾點(diǎn)拙見。
1.1 檔案移交不及時
已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，有些沒有人事權(quán)的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況出現(xiàn)。
1.2“棄檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重
一是人事檔案作用逐步淡化，醫(yī)院在聘用專業(yè)技術(shù)人員時往往只是面試即可。
二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅(qū)動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。
三是人事費(fèi)普遍過高，也是導(dǎo)致“棄檔”的原因。
1.3 檔案管理不規(guī)范
有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識，用人不規(guī)范，考核、檔案工資晉升、評定機(jī)制不健全，不注意平時材料的形成，導(dǎo)致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關(guān)證明和辦理流動手續(xù)工作帶來一定的困難。
1.4 人事缺少特色服務(wù)
目前大部分地方人事還處在單一服務(wù)階段，在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域里還是空白，缺少個性化、專業(yè)化的服務(wù)，無法滿足社會和個人的發(fā)展需要。
1.5 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)
檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。
2 加強(qiáng)醫(yī)院流動人員人事檔案管理的對策
為了保證醫(yī)院流動人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實(shí)性，應(yīng)該加強(qiáng)對其的管理，認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。
2.1 加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和管理水平。
2.2 完善流動人員人事檔案管理政策法規(guī)
一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各地區(qū)各部門各自為政的現(xiàn)象，以適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展需要。
二是加強(qiáng)對企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范對人才中介機(jī)構(gòu)的管理，不準(zhǔn)民營和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事和人事檔案管理以及人事調(diào)動業(yè)務(wù)，促進(jìn)我國人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。
2.3 創(chuàng)新人事服務(wù)形式
要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容，提高人事檔案的使用價值，經(jīng)常了解用人單位和人才對人事檔案材料的新要求，樹立人事檔案利用的“受眾”意識，變過去“守?cái)偸健狈?wù)為“開發(fā)式”服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務(wù)。健全管理人事檔案的機(jī)構(gòu)，要在條件具備的地方成立人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門，認(rèn)真做好人員配置、經(jīng)費(fèi)來源、安全保密等方面的工作，通過檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，促進(jìn)流動人員人事檔案管理朝著科學(xué)化、制度化和規(guī)范化方向發(fā)展。
2.4 明確職責(zé)，理順關(guān)系
組織人事部門和勞動部門要本著對流動人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度及時與他們進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，明確各自的人事檔案管理范圍。根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案應(yīng)當(dāng)移交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，并建議流動人員的人事檔案應(yīng)當(dāng)打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。同時強(qiáng)化流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)職能，應(yīng)以服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)的辦法減少“棄檔”現(xiàn)象。
【摘要】隨著氣象在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中地位的不斷提高和氣象服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展,舊的氣象人事檔案管理模式和方法已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展要求。提高檔案管理水平,豐富檔案服務(wù)內(nèi)容,進(jìn)一步提高氣象部門人事檔案工作水平成為一個重要的課題。因此,我們有必要依據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的理論,探索和研究新形勢下氣象系統(tǒng)人事檔案工作面臨的問題,使我們的人事檔案事業(yè)得到全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】干部人事檔案 制度建設(shè) 信息化
人事檔案是我們黨選人用人和正確使用干部的重要依據(jù)。干部人事制度改革的深化、干部工作的規(guī)范化、人員管理的法制化,為人事檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn),如何提高人事檔案管理工作水平,更快更好地發(fā)揮人事檔案的作用,是當(dāng)前人事檔案管理工作的一個重要課題。筆者僅從目前人事檔案對人才選拔的作用、檔案管理的現(xiàn)狀、改進(jìn)措施等方面加以闡述。
1 人事檔案對氣象系統(tǒng)選人用人具有三個有利于
1.1 有利于氣象系統(tǒng)最大限度的發(fā)掘利用人才
選拔使用干部,關(guān)鍵是知人善任。人事檔案是個人歷史的真實(shí)記錄和個人本來面目的客觀反映,利用人事檔案有助于動態(tài)分析單位人員的綜合情況,從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?及時發(fā)現(xiàn)新人,避免壓制人才,埋沒人才;任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分,凡有利于氣象事業(yè)發(fā)展的都是有用人才,只是類型不同,作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚(yáng)其長,避其短,司其職,用其智,最大限度地發(fā)揮人才效力。
1.2 有利于促進(jìn)氣象系統(tǒng)內(nèi)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解局內(nèi)同志的相關(guān)信息,從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn),在氣象系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行合理的配置,因事而擇人,用人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的作用。促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生,為氣象事業(yè)的發(fā)展迅速地配置人力資源。
1.3 有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化
影響氣象局人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部,有效的人事檔案管理對分析局內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)氣象事業(yè)的變革與發(fā)展的要求,是否有利于制定人才資源計(jì)劃方面發(fā)揮著重要作用;脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預(yù)測一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。
2 目前人事檔案中存在的主要問題
2.1 觀念陳舊,對人事檔案管理重要性的認(rèn)識不足
長期以來,如何對待人事檔案管理工作,一些單位不同程度地存在著既重視又忽視的現(xiàn)象。人事檔案管理設(shè)施老化,長期得不到改善;經(jīng)費(fèi)投入不足,信息化、電子化進(jìn)展慢;人員素質(zhì)尤其是專業(yè)素質(zhì)缺乏培訓(xùn)提高;單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心少、幫助檢查少,人事檔案管理部門和人員缺乏應(yīng)有的活力和動力。
2.2 檔案材料內(nèi)容不完整,手續(xù)不完備
干部人事檔案中缺少中組部1988版和1999版的干部履歷表、“三齡一歷”表,1997年以后的年度考核表不齊全,專業(yè)技術(shù)人員的職稱聘任材料、干部職務(wù)晉升材料和工資審批材料缺失,極少檔案中沒有黨員的入黨志愿書,干部任職手續(xù)不完備,缺少干部任前考察材料、干部任免審批表。分析其中原因,主要有以下幾個方面:一是多數(shù)干部自身忽視各類表格的重要性,沒有嚴(yán)格按照要求和規(guī)定進(jìn)行填寫并上報(bào);二是人事檔案管理人員管理缺位,沒有按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及時催交歸檔,造成檔案材料的缺失;三是組織人事部門在考察和提拔干部的過程中,沒有嚴(yán)格按照中組部干部考察任免程序進(jìn)行,造成干部任免手續(xù)材料不完備。
2.3 檔案信息化程度低,管理水平有待提高
目前,人事檔案正朝著從文本檔案到電子檔案過渡的階段, 有硬件不足的問題,也有軟件跟不上、計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有廣泛運(yùn)用的問題,還存在檔案管理人員缺乏培訓(xùn),不能熟練掌握運(yùn)用電子化管理的問題?？偟膩砜?在人事檔案電子信息化管理工作中,不易操作、信息處理慢、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理水平不高的問題還普遍存在。
2.4 利用率較低,檔案管理隊(duì)伍建設(shè)急需加強(qiáng)
領(lǐng)導(dǎo)過問人事檔案工作少,誤認(rèn)為是人事工作中的一件具體事,有個部門負(fù)責(zé)人主抓就行了。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)是如何確保人事檔案資料的完整性和安全,沒有充分考慮如何運(yùn)用信息資源;檔案工作人員兼職過多,常常被人事部門其它工作所牽扯,用于人事檔案工作的時間有限,使得無法集中精力來搞好檔案管理工作,只好將檔案資料安全保密存放,分類整理多、統(tǒng)計(jì)分析少,把主要的時間和精力都用于收集、整理,對檔案利用工作的設(shè)想、規(guī)劃考慮得不夠。同時,檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚不健全, 缺乏規(guī)范性、計(jì)劃性和針對性地培訓(xùn)力度。
3 新時期做好氣象人事檔案工作的幾點(diǎn)建議
3.1 抓觀念,檔案管理工作切實(shí)做到“藏用并舉”
更新觀念是做好干部人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢,擺正位置,端正態(tài)度,增強(qiáng)服務(wù)意識,改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式,經(jīng)常深入各科室之中,主動了解情況,收集檔案資料,并要求員工如實(shí)填寫干部履歷表,客觀、準(zhǔn)確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業(yè)績材料,積極主動地為氣象局人力資源管理提供信息服務(wù)。
3.2 強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識檔案的重要性認(rèn)識
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案工作的保證。氣象系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)干部要重視人事檔案工作,一是要從人員配置上保證專職專用,并落實(shí)政治經(jīng)濟(jì)待遇,保證管檔人員安心工作,盡職盡責(zé);二是從經(jīng)費(fèi)上保證投入,凡是工作需要的經(jīng)費(fèi),都給予支持,保證硬件設(shè)施符合達(dá)標(biāo)要求;三是定期或不定期的過問和研究干部人事檔案工作,切實(shí)幫助解決工作中遇到的困難和問題,為干部人事檔案目標(biāo)管理工作的順利開展提供了有力的保證。建議上級部門采取“以會代訓(xùn)”、“以干代訓(xùn)”、“知識問答”等多種靈活形式,不斷提高氣象系統(tǒng)干部檔案工作者的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和實(shí)際操作能力,同時注重選拔和培養(yǎng)干部人事檔案工作專業(yè)人員,著力打造一支作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)強(qiáng)的干部人事檔案工作隊(duì)伍。
3.3 抓管理,健全完善各項(xiàng)制度
檔案工作既要靠管理人員的素質(zhì),又要靠制度。在人事檔案管理活動中,對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。
3.4 重科技,加快檔案工作信息化建設(shè)
信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,因此,要盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。一是從保護(hù)人事檔案原件和提高利用率的角度出發(fā),開發(fā)電子檔案,建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),實(shí)施人事檔案動態(tài)管理,使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化?？梢岳糜?jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將人事檔案資料整理輸入微機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,也方便自動檢索統(tǒng)計(jì)、加工整理、及時更新和提取利用;二是為適應(yīng)人才柔性流動的需求,為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn),可以開發(fā)研制人事檔案管理軟件,建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,并實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),提高人事檔案工作效率。同時,還可以減輕檔案工作的工作量,減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。
3.5 抓隊(duì)伍,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
人才是事業(yè)的基礎(chǔ),做好新形勢下的人事檔案管理工作,必須有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平過硬的人事檔案工作隊(duì)伍。要抓好隊(duì)伍建設(shè),首先要堅(jiān)持不懈地對檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識的培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。;其次要嚴(yán)格挑選檔案人員。注重選拔淡薄名利、忠于職守、踏實(shí)工作、事業(yè)心強(qiáng)、守紀(jì)律、守機(jī)密,具有吃苦耐勞精神、較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)的服務(wù)意識及一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作,還要根據(jù)形勢的需要,選配比較年輕、學(xué)歷層次比較高并能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的人員;三是要加大檔案管理人員的繼續(xù)教育、培訓(xùn)力度。定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,使員工了解管理檔案的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心,通過舉辦專題培訓(xùn)班、在職自學(xué)、開展研討等方式提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
4 小結(jié)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有長期性、復(fù)雜性的工作,只有從檔案管理過程中不斷總結(jié)、健全機(jī)制,并將總結(jié)經(jīng)驗(yàn)反復(fù)運(yùn)用到整理的實(shí)踐中,才能獲取檔案管理最有效地方法,確保干部人事檔案反映干部情況的全面性、真實(shí)性和權(quán)威性,為干部選拔、人事管理等工作提供決策支持。
