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辦公室管理論文1

高職院校辦公室作為學(xué)校運(yùn)行和管理的核心、軸心、中心、重心，必須要精準(zhǔn)確立工作目標(biāo)和重要決策。要實(shí)時關(guān)注社會熱點(diǎn)和政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢，對高職院校辦公室管理機(jī)制和工作方法進(jìn)行創(chuàng)新和改革。要對接外界環(huán)境變化，科學(xué)引進(jìn)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和理念，逐漸實(shí)現(xiàn)高職院校辦公室管理的精細(xì)化和科學(xué)化。融媒體時代，高職院校辦公室要科學(xué)引進(jìn)最新技術(shù)優(yōu)化過程，并真正發(fā)揮自身的職能功能和作用，做好學(xué)校管理和運(yùn)營的后勤保障。管理人員要細(xì)化工作內(nèi)容，夯實(shí)主體責(zé)任，有計(jì)劃和規(guī)范性地部署工作任務(wù)，確保高職院校辦公室管理工作扎實(shí)落地。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新被歸納到融媒體視角下進(jìn)行審視的整個過程中，必須在技術(shù)和制度等層面進(jìn)行創(chuàng)新。要將融媒體技術(shù)科學(xué)融入高職院校辦公室管理工作中，并生成具有時代實(shí)用性和現(xiàn)實(shí)應(yīng)用性的新工作制度、規(guī)則、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、流程。

一、高職院校辦公室管理工作的核心作用

（一）后勤服務(wù)。高職院校辦公室作為綜合性管理部門，需為生產(chǎn)、運(yùn)營、營銷等各個部門做好后勤服務(wù)。要管理好職工的考勤，確保各個部門和崗位有序運(yùn)轉(zhuǎn)和運(yùn)作。高職院校辦公室需充分發(fā)揮后勤服務(wù)的作用，在內(nèi)部協(xié)調(diào)方面發(fā)揮積極影響力，并能做好外部交流和溝通工作。以高職院校辦公室為中心開展的管理活動，必須要與時俱進(jìn)，不斷提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力，確保他們具備現(xiàn)代化作業(yè)技能。高職院校辦公室運(yùn)行和管理要立足于復(fù)雜和開放的社交生態(tài)中，要全面分析社會發(fā)展態(tài)勢和網(wǎng)絡(luò)生態(tài)，科學(xué)制定人員管理規(guī)范和規(guī)定，增強(qiáng)制度管理的實(shí)用性和普遍性。要根據(jù)人性制定規(guī)則，高職院校辦公室管理要充分體現(xiàn)道德倫理，要構(gòu)建和諧、健康的工作環(huán)境，進(jìn)而才能充分保證各個崗位職能功能發(fā)揮。各個崗位是學(xué)校這個大機(jī)器的零部件，必須充分保證個體和局部關(guān)系的協(xié)調(diào)性，才能保證整個組織的有序運(yùn)營和正常經(jīng)營。

（二）學(xué)校形象建設(shè)。融媒體視角下，要對高職院校辦公室管理的作用和職能建立新的認(rèn)識，既要做好傳統(tǒng)的檔案管理和人員調(diào)配工作，還需全面履行學(xué)校形象建設(shè)的重要職責(zé)。要動態(tài)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)輿情，對學(xué)校在整個社會的形象和網(wǎng)絡(luò)影響性質(zhì)進(jìn)行客觀分析，繼而生成具體的對策和方案，不斷提升學(xué)校的社會形象。應(yīng)將品牌文化宣傳和學(xué)校形象建設(shè)作為新的工作內(nèi)容，將其歸納到對外交流和溝通的基本工作內(nèi)容中。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的輿情監(jiān)測，根據(jù)用戶和普通網(wǎng)友的反饋，科學(xué)地對高職院校辦公室管理內(nèi)容和方法進(jìn)行優(yōu)化，確保重要的網(wǎng)絡(luò)信息直達(dá)高層，以保證及時對網(wǎng)絡(luò)輿情給予有效應(yīng)對，避免出現(xiàn)負(fù)面影響擴(kuò)大化及嚴(yán)重化。從這個維度來看，當(dāng)前高職院校辦公室管理工作發(fā)揮了重要的宣傳和推廣作用，需將學(xué)校形象建設(shè)作為工作重點(diǎn)，生成新的工作流程和管理制度。

（三）監(jiān)管作用。高職院校辦公室工作內(nèi)容較為繁雜，涉及的內(nèi)容和部門較多。要對所有部門人員的考勤和薪資進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對職工的行為規(guī)范進(jìn)行全程化的理性監(jiān)督。必須充分發(fā)揮高職院校辦公室的監(jiān)管作用，確保職工全身心投入工作，為學(xué)校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。尤其要加強(qiáng)發(fā)文、蓋章、接待、辦公費(fèi)用支出等工作的監(jiān)督和管理，利用科學(xué)的規(guī)范制度進(jìn)行全程化的監(jiān)管，確保各個人員各司其職，規(guī)范化操作，有序推進(jìn)和完成各項(xiàng)工作任務(wù)。若監(jiān)管不到位，導(dǎo)致公章亂用問題頻發(fā)，會給學(xué)校經(jīng)營和管理帶來極大的風(fēng)險和安全隱患。必須充分發(fā)揮高職院校辦公室的監(jiān)管作用，在工作細(xì)節(jié)中進(jìn)行有效的質(zhì)量把控。（四）輿情應(yīng)對。高職院校辦公室工作的任何部分和環(huán)節(jié)，都會對整個學(xué)校的工作進(jìn)程和項(xiàng)目完成效果產(chǎn)生十分重要的影響。高職院校辦公室管理是學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，需始終秉承“從嚴(yán)、從實(shí)、從細(xì)”的原則，構(gòu)建系統(tǒng)和完善的制度體系。而融媒體視角下審視高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，能增設(shè)輿情應(yīng)對工作模塊，要擴(kuò)大既定的管理范疇和工作空間。不局限于傳統(tǒng)的實(shí)體空間，對內(nèi)部人員行為規(guī)范進(jìn)行管理，還要加強(qiáng)對外連接和交互。高職院校辦公室管理人員要實(shí)時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)輿情，關(guān)注各個新媒體平臺是否出現(xiàn)對學(xué)校形象有影響的言論，由此，根據(jù)具體情況，快速做出反應(yīng)和反饋。融媒體背景下，高職院校辦公室必須肩負(fù)輿情應(yīng)對的重要職責(zé)，要遵循社會發(fā)展規(guī)律和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行方式，科學(xué)制定輿情監(jiān)測和應(yīng)對機(jī)制。

二、高職院校辦公室管理工作的主要特征

（一）政策性。高職院校辦公室不僅要根據(jù)各部門的需求提供相應(yīng)的服務(wù)，還要執(zhí)行上級下發(fā)的各種文件，保證各項(xiàng)制度和規(guī)范的有效執(zhí)行。融媒體環(huán)境下，高職院校辦公室管理必須具備較強(qiáng)的政治敏銳性，要對學(xué)校內(nèi)部政策和外部行業(yè)新規(guī)進(jìn)行深度解讀，并將重要內(nèi)容傳達(dá)到各個部門和人員，要真正展現(xiàn)出鮮明的政策性。這是新時期高職院校辦公室人員必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，更是新時代中國特色社會主義對學(xué)校管理提出的新要求。高職院校辦公室管理人員要形成良好的政治素養(yǎng)，并自覺提升自身的執(zhí)行能力，確保各項(xiàng)政策制度和法律法規(guī)有效落實(shí)及嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）新聞性。高職院校辦公室管理工作必須做好上傳下達(dá)，加強(qiáng)各個部門和各層級職工之間的溝通。要根據(jù)學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，將近期的重大活動和事件進(jìn)行有效和全面宣講。同時，要緊跟實(shí)事，將社會和行業(yè)發(fā)展的最新動態(tài)及時反饋給相關(guān)部門和管理人員。融媒體視角下，高職院校辦公室管理人員要利用新媒體平臺采集利于學(xué)校發(fā)展的各種信息，為組織目標(biāo)和決策定位提供有利的參考依據(jù)。高職院校辦公室管理工作展現(xiàn)出鮮明的新聞性，必須做好重要信息的傳播和輿論導(dǎo)向，促進(jìn)所有職工自我完善和反思，各部門人員形成強(qiáng)大合力，共同推動學(xué)校的創(chuàng)新和穩(wěn)健發(fā)展。

（三）統(tǒng)籌性。高職院校辦公室管理是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)的中心，必須統(tǒng)籌好所有后勤和行政服務(wù)工作。要最大程度體現(xiàn)高職院校辦公室的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌功能，有效應(yīng)對各個部門間的矛盾和沖突。要圍繞學(xué)校的生產(chǎn)和經(jīng)營活動，有秩序地進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，確保各個工種和部門順暢推進(jìn)相關(guān)工作。高職院校辦公室作為學(xué)校管理的軸心，需在各個工作中展現(xiàn)鮮明的協(xié)調(diào)管理性能，科學(xué)統(tǒng)籌和部署各項(xiàng)高職院校辦公室管理工作，為學(xué)校的健康和有序運(yùn)營提供扎實(shí)的保障。（四）技術(shù)性。社會現(xiàn)代化建設(shè)的新時期，學(xué)校若想獲得創(chuàng)新和高質(zhì)量發(fā)展，就必須及時引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)。融媒體視角下，要注重利用現(xiàn)代社交工具進(jìn)行對內(nèi)和對外溝通。利用技術(shù)手段提高高職院校辦公室管理質(zhì)量和效能，并充分體現(xiàn)運(yùn)行和監(jiān)管的技術(shù)性。既要充分發(fā)揮現(xiàn)代管理技術(shù)的優(yōu)越性，還能利用融媒體技術(shù)采集更加可靠的信息數(shù)據(jù)，用以支撐目標(biāo)和決策定位的精準(zhǔn)性和科學(xué)性。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，必須注重凸顯技術(shù)屬性，不僅要采購先進(jìn)的辦公設(shè)施設(shè)備，還要開發(fā)與設(shè)計(jì)最實(shí)用的高職院校辦公室管理軟件。構(gòu)建現(xiàn)代化的高職院校辦公室管理工作平臺，在技術(shù)要素的驅(qū)動下，全面提高管理質(zhì)量和效率。

三、高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的要點(diǎn)

（一）尊重職工個體間的個性化差異。融媒體視角下，在高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的整個過程中，既要注重軟實(shí)力和硬實(shí)力的提升，還要尊重職工的個性化差異。制定和實(shí)施新的工作制度和規(guī)范過程中，要根據(jù)職工個體在職位和能力等方面的差異性，有層次和人性化地推進(jìn)各項(xiàng)工作。高職院校辦公室管理工作方法和模式的創(chuàng)新，要增強(qiáng)職工的工作獲得感和幸福感，確保他們利用現(xiàn)代管理工具有效提高工作質(zhì)量和效率。利用技術(shù)手段優(yōu)化工作流程，將人員從機(jī)械化的工作中釋放出來，鼓勵他們積極和深度參與到技術(shù)集成創(chuàng)新中。要根據(jù)職工的職業(yè)規(guī)劃和綜合能力，科學(xué)制定崗位調(diào)整計(jì)劃，既要在物質(zhì)層面加強(qiáng)管理，還要為職工提供高質(zhì)量的服務(wù)。充分尊重職工個體間的個性化差異，科學(xué)地對高職院校辦公室管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革。

（二）重視推動學(xué)校和職工高質(zhì)量發(fā)展。高職院校辦公室作為學(xué)校管理的重要職能部門，必須根據(jù)整體發(fā)展框架和戰(zhàn)略決策，科學(xué)地對工作內(nèi)容和責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，要注重推動學(xué)校各項(xiàng)工作高質(zhì)量發(fā)展。制定新的管理制度和章程時，既要考慮學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，還要關(guān)注職工個體自我價值實(shí)現(xiàn)的資源需求。高職院校辦公室管理必須做到剛?cè)岵?jì)，不僅要在制度方面進(jìn)行深層次的創(chuàng)新，還要加強(qiáng)學(xué)校文化建設(shè)，創(chuàng)建一個健康和優(yōu)質(zhì)的競爭環(huán)境。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，要為學(xué)校項(xiàng)目運(yùn)作提供穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)平臺，更要為職工的能力提升和職位晉升提供更多便利條件。確保職工與學(xué)校協(xié)同發(fā)展，沿著正確目標(biāo)和方向共同努力。高職院校辦公室要充分發(fā)揮輿情應(yīng)對作用，根據(jù)內(nèi)部職工和外部反饋，科學(xué)地對管理制度和工作流程進(jìn)行創(chuàng)新。
（三）關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的前沿動態(tài)。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，必須要深度嵌入市場環(huán)境。根據(jù)整個社會的發(fā)展趨勢，聚焦重點(diǎn)領(lǐng)域和行業(yè)進(jìn)行輿情監(jiān)測和信息管理。要動態(tài)關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的前沿動態(tài)，將利于高職院校辦公室管理質(zhì)量提升的先進(jìn)技術(shù)科學(xué)介入相關(guān)工作中。要從融媒體視角全方位審視高職院校辦公室管理的現(xiàn)實(shí)意義和各種問題，并采用技術(shù)手段進(jìn)行有效應(yīng)對。
四、高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的策略

（一）精準(zhǔn)定位管理目標(biāo)，建立健全高職院校辦公室管理機(jī)制。管理人員要發(fā)揮目標(biāo)導(dǎo)向功能，通過精準(zhǔn)的定位管理目標(biāo)，科學(xué)地對高職院校辦公室管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。高職院校辦公室管理要充分體現(xiàn)政策性和統(tǒng)籌性特征，要在制度創(chuàng)新中做好質(zhì)量把關(guān)，生成具有監(jiān)管作用的新制度，并保證上層領(lǐng)導(dǎo)制定的政策扎實(shí)落地。高職院校辦公室要借助融媒體技術(shù)采集可靠信息數(shù)據(jù)，理性分析工作問題和各崗位職工的個性化需求，構(gòu)建科學(xué)和完善的高職院校辦公室管理長效機(jī)制，要成為各個部門深度合作和有序運(yùn)轉(zhuǎn)的潤滑劑。管理人員要制定科學(xué)的公章使用制度，安排專人進(jìn)行管理和跟進(jìn)，盡量杜絕公章亂用的問題。根據(jù)各個部門的工作性質(zhì)，科學(xué)設(shè)計(jì)上下班時間，進(jìn)行人性化考勤管理和績效評價。要通過科學(xué)的制度創(chuàng)新，創(chuàng)建一個公平和公正的工作環(huán)境，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展和正常運(yùn)轉(zhuǎn)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

（二）善用融媒體技術(shù)，構(gòu)建智慧的高職院校辦公室管理平臺。高職院校辦公室管理人員要將融媒體技術(shù)科學(xué)應(yīng)用于高職院校辦公室管理中，要構(gòu)建現(xiàn)代化的工作場景和交互情景。設(shè)計(jì)與應(yīng)用智慧的高職院校辦公室管理平臺，借助融媒體平臺，實(shí)現(xiàn)跨越時空的交流和溝通。無論是對內(nèi)的員工培訓(xùn)和政策落實(shí)，還是對外的交流和溝通，都可利用融媒體技術(shù)優(yōu)化工作程序和流程，確保重要信息直接傳送既定對象，避免出現(xiàn)信息不對稱而產(chǎn)生無效溝通問題。從某種角度來說，高職院校辦公室溝通機(jī)制的合理性和有效性，會對最終的管理質(zhì)量和效果產(chǎn)生關(guān)鍵影響。在上傳下達(dá)的整個過程中，若不能提高溝通質(zhì)量和效率，不利于高職院校辦公室管理效能的總體提升。因此，必須借助融媒體平臺進(jìn)行線上和線下多渠道的溝通，不受地域和時間的影響，將重要信息直接傳達(dá)給相關(guān)人員，并能快速獲得反饋，確保各項(xiàng)工作按照預(yù)期設(shè)定流程進(jìn)行推進(jìn)。要利用智慧的高職院校辦公室管理平臺，實(shí)現(xiàn)多模塊和多模態(tài)的管理和服務(wù)。例如，借助政策宣講模塊，將內(nèi)部和國家政策快速及時傳導(dǎo)給職工，并保證他們正確解讀和精準(zhǔn)實(shí)施。利用意見反饋模塊，鼓勵職工積極表達(dá)觀點(diǎn)，并對高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新提出建設(shè)性的意見。高職院校辦公室管理人員要廣開言路，虛心吸納各方意見和建議，并理性歸納和整理相關(guān)信息，進(jìn)而更加具有針對性地對工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化。

（三）開通輿情監(jiān)測和管理模塊，設(shè)計(jì)科學(xué)的信息管理制度。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，要真正發(fā)揮監(jiān)管作用和輿情應(yīng)對作用。要根據(jù)新時代發(fā)展特色和趨勢，開通輿情監(jiān)測和管理新模塊，重點(diǎn)監(jiān)測學(xué)校在社會和網(wǎng)絡(luò)中的輿論，并通過制定科學(xué)的信息管理制度，專業(yè)化和科學(xué)化處理網(wǎng)絡(luò)消極輿論影響。圍繞學(xué)校產(chǎn)品和服務(wù)引發(fā)的負(fù)面輿論，管理人員要按照流程和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)制定應(yīng)對策略，由此有效管控輿情管理風(fēng)險，并能快速處理各種網(wǎng)絡(luò)輿論問題。

（四）瞄準(zhǔn)學(xué)校宣傳核心，扎實(shí)和深入強(qiáng)化“融媒體”。融媒體時代，學(xué)校宣傳已不再是營銷部門的職責(zé)，而是涉及學(xué)校運(yùn)營、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售等各個部門協(xié)同、多個人員構(gòu)成的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。從融媒體視角分析高職院校辦公室管理工作，要真正認(rèn)識到學(xué)校宣傳的重要性。管理人員要瞄準(zhǔn)學(xué)校宣傳重點(diǎn)，聯(lián)合其他部門，扎實(shí)和深入強(qiáng)化“融媒體”。以高職院校辦公室為中心，協(xié)同各個部門共同制定學(xué)校宣傳規(guī)章制度，并出臺相應(yīng)的管理辦法，確保真正科學(xué)發(fā)揮融媒體的作用。高職院校辦公室管理人員要對各崗位員工進(jìn)行定量考核，并始終遵循“內(nèi)外有別，內(nèi)外兼顧”的原則，對學(xué)校宣傳工作成效進(jìn)行客觀評價，繼而全面提高學(xué)校宣傳工作的質(zhì)量。同時，高職院校辦公室管理工作的推進(jìn)，要圍繞學(xué)校宣傳的重點(diǎn)制定工作計(jì)劃，要利用微信、微博、電視等新舊媒體平臺，客觀和理性闡述學(xué)校重大活動，并要求員工按照規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)深度參與和落實(shí)。

五、結(jié)語

總而言之，融媒體視角下，高職院校辦公室管理工作要區(qū)別于傳統(tǒng)的工作形態(tài)，科學(xué)地對規(guī)章制度和工作方法進(jìn)行創(chuàng)新。要從現(xiàn)代管理視角審視高職院校辦公室管理問題，并能在重要和核心領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新和改革，務(wù)必保證高職院校辦公室后勤服務(wù)作用和監(jiān)管作用的全面發(fā)揮，并能在輿情監(jiān)測和導(dǎo)向方面獲得顯著成效。

作者:欒琦 單位:山東畜牧獸醫(yī)職業(yè)學(xué)院

辦公室管理論文2

辦公室檔案管理工作關(guān)系著整個單位的資料及檔案資源管理，從而也完全可以影響公司的發(fā)展進(jìn)程。有效開展辦公室檔案管理工作，對單位是否能夠有序開展其他部門工作，以及是否能夠正常實(shí)現(xiàn)單位正常運(yùn)作都起著至關(guān)重要的作用。在實(shí)施檔案管理工作的同時，注重檔案資源開發(fā)利用是體現(xiàn)檔案管理資源的價值所在。單位各部門應(yīng)緊密配合進(jìn)行工作，提高檔案管理工作的效率，更好地服務(wù)于單位的運(yùn)作及今后發(fā)展。

一、做好辦公室檔案管理工作的必要性

（一）有利于相關(guān)工作的開展檔案管理在單位的發(fā)展過程中具有極其重要的作用與影響，能夠?qū)Y料內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄。對于單位的發(fā)展來講，只有提升檔案管理的安全性，加強(qiáng)對于保密文件的管理，才可以促進(jìn)單位的順利進(jìn)行。基于此，單位的檔案管理人員只有意識到檔案管理的重要意義，并保障各項(xiàng)管理工作能夠準(zhǔn)確實(shí)施，才能夠推動單位的健康運(yùn)行。

（二）做好檔案資料管理工作加強(qiáng)重要檔案的管理，有利于提升單位工作的整體效率。辦公室的資料屬于指導(dǎo)性文件，能夠?qū)Ω鱾€部門的工作內(nèi)容進(jìn)行有效的指導(dǎo)。只有加強(qiáng)辦公室的檔案管理力度，才可以保障單位工作內(nèi)容的有序進(jìn)行，防止違規(guī)行為的出現(xiàn)。做好辦公室的檔案管理工作，還可以提升信息化管理水平，提升檢索的效率，為后期查閱提供更加便捷的服務(wù)，使資料查閱的功能更加健全。

（三）提高檔案資料的安全性在對檔案進(jìn)行管理的過程中，必須要有針對性地解決檔案的安全問題，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的健康運(yùn)行，使檔案管理具備更強(qiáng)的可靠性與安全性。通過提升檔案的安全性，有利于提升檔案管理的整體效率，有利于提升檔案的保密性，滿足現(xiàn)代化管理的實(shí)際需求。

二、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題

我國辦公室檔案管理工作時間較短，發(fā)展跟不上社會發(fā)展速度，一些舊思想、舊觀念依然存在。為了順應(yīng)新時代的發(fā)展，辦公室檔案管理改革勢在必行?，F(xiàn)階段檔案管理工作問題主要存在于以下幾個方面：

（一）檔案管理工作方向不清晰現(xiàn)階段的檔案管理工作為了跟上時代發(fā)展的腳步，應(yīng)該積極順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，努力發(fā)展自身單位的檔案管理的工作方法及形式，明確自身檔案管理的目標(biāo)和發(fā)展方向。但是在現(xiàn)實(shí)工作中，大部位單位的檔案管理工作都是混亂的，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理方式，不能夠根據(jù)職工的具體情況進(jìn)行分類管理。比如一些單位檔案管理既管理固定職工的檔案還管理合同職工的檔案，不能將兩種職工檔案分開，能做的只是簡單的混合管理，這會使相關(guān)部門如果需要調(diào)取檔案或者調(diào)節(jié)用人時，有一定困難。

（二）檔案管理保存制度不完善在一個單位中，檔案管理工作是需要各職能部門相互配合以保證在有需要時候，可以方便快速地尋找到相關(guān)資料，并且保證找到的資料是完整、全面的。但是在實(shí)際工作中，往往并不能這樣理想化，因?yàn)闆]有一套完整的檔案管理保存制度。比如在單位中，辦公室的檔案管理是需要人事部門、財(cái)務(wù)部門加上相關(guān)統(tǒng)計(jì)部門將自身的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一上報(bào)給辦公室，然后在整合材料后形成一個完整全面的材料。但是這些部門與辦公室都是同級別部門，沒有上報(bào)義務(wù)，而且各科室部門為了能夠方便自己部門的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和資料查找，更是不愿意將自己統(tǒng)計(jì)好的數(shù)據(jù)外借給其他部門。這種情況就需要有一個完整的保存制度，要求所有職能部門統(tǒng)一上報(bào)自己部門掌握的相關(guān)資料，由檔案管理辦公室統(tǒng)一整合后在下發(fā)給各部門，保證每個部門手里掌握的資料都是全面完整的。這種方式可以避免職工相似資料重復(fù)上報(bào)的情況，給下屬職工及其他部門也減輕了工作壓力。

（三）檔案管理人員配備不合理在檔案管理工作中，辦公室檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要很強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，并且能夠熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作方式。但一些企事業(yè)單位對檔案管理人員配備不是很重視，會安排一些年齡較大或者返聘的員工來承擔(dān)相關(guān)工作，雖然這些年齡較大的員工對待來查閱資料的群眾會態(tài)度和藹并且耐心細(xì)致，但是由于他們受年齡和知識限制，對計(jì)算機(jī)使用方式不熟練導(dǎo)致查閱資料過程繁瑣化，不會很快找到相關(guān)資料，長此以往下去，查閱資料的群眾愈發(fā)減少，如此惡性循環(huán)，導(dǎo)致相關(guān)檔案只有人整理沒有人查閱，失去了辦公室檔案管理的初衷。

三、提升辦公室檔案管理工作效率的具體途徑

（一）提高管理理念，加強(qiáng)職工責(zé)任心作為單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)該加大對待檔案管理工作的重視程度，并且保證持續(xù)不斷地提高單位對于檔案管理的重視程度。根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，設(shè)立明確的獎罰制度，積極調(diào)動職工的工作熱情和工作積極性，根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)立業(yè)務(wù)考核管理制度，將具體工作責(zé)任到人，加強(qiáng)職工責(zé)任心，增加嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度。檔案管理人員本身也要不斷經(jīng)過定期學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)，提高對檔案管理工作的重視程度。尤其在信息化發(fā)展快速的社會背景下，更需要根據(jù)發(fā)展的特征不斷改變現(xiàn)狀，使實(shí)際工作迎合信息化時代的發(fā)展，提高自身業(yè)務(wù)水平，提高整體工作效率，為單位的長久發(fā)展、可持續(xù)進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

（二）確定檔案工作方向，優(yōu)化辦公室檔案管理工作辦公室檔案管理工作作為記錄單位重要發(fā)展軌跡的主要方式，也影響著單位今后發(fā)展方向，是單位提升發(fā)展水平的重要依據(jù)，更是單位職工了解企業(yè)文化、發(fā)展方向以及企業(yè)理念的主要途徑。好的辦公室檔案管理方式對于重要文件起著保護(hù)性的作用，除了紙質(zhì)資料外，電子資料的保密與設(shè)置權(quán)限也是有效保證檔案安全的一種方式。而良好的檔案管理工作更是為其他相關(guān)部門的工作提供了便利條件，辦公室的各種相關(guān)記錄文件都可以或多或少地客觀反映當(dāng)時單位的發(fā)展具體情況以及政策，而這些都對相關(guān)部門的工作以及思考方向有著不可替代的指引作用。在實(shí)現(xiàn)全信息化管理檔案后，也可以通過檢索的方式快速查找相關(guān)資料，不需要被傳統(tǒng)繁瑣的翻閱來限制查找欲望。

（三）實(shí)現(xiàn)并完善信息化管理系統(tǒng)在信息化時代，檔案管理工作應(yīng)不斷順應(yīng)時代大環(huán)境的改變，不斷發(fā)展創(chuàng)新，逐漸向著信息化的方向發(fā)展。憑借先進(jìn)的信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的整合錄入，將不同的檔案類型進(jìn)行自動化分管，將不同的數(shù)據(jù)文檔進(jìn)行合理化分類，錄入人員根據(jù)文件機(jī)密情況和實(shí)際需要設(shè)置調(diào)取權(quán)限以及調(diào)取時間段等，從而提高辦公室檔案管理的整體工作效率。同時需要檔案管理部門定期培訓(xùn)職工，提高職工信息化管理意識，加強(qiáng)保密意識，提升管理效率。

（四）完善辦公室檔案管理保存制度想要提高檔案管理工作的有效方式，重要途徑就是健全且完善檔案管理保存制度。就當(dāng)前單位檔案管理工作來講，無論文件方式還是文件內(nèi)容都有一些不完善的情況，都會存在或多或少的缺陷與不足。而對于設(shè)立檔案管理部門時間不長的單位來說，他們對檔案管理工作意識不夠，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的認(rèn)識還停留在人工管理檔案階段，認(rèn)為檔案管理只是單純的資料統(tǒng)計(jì)或者做好資料儲備就可以了。這樣的傳統(tǒng)觀念導(dǎo)致檔案管理方式落后，不能及時學(xué)習(xí)到新的管理方法，引發(fā)許多隱患問題。而檔案管理的實(shí)際是非常重要并且特殊的，檔案管理制度也是需要細(xì)化的制度。首先，應(yīng)該重視檔案管理人員根據(jù)管理經(jīng)驗(yàn)提出的相關(guān)意見，采納他們提出的意見才能有針對性地補(bǔ)充和完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。其次，需要管理人員在管理過程中不斷探索，多角度觀察檔案管理工作，不斷完善相關(guān)制度。再次，要設(shè)計(jì)反饋機(jī)制，在反饋信息中定期進(jìn)行討論，結(jié)合實(shí)際情況，提取寶貴合理化的意見，不斷改善相關(guān)制度。因?yàn)樵跈n案管理整個流程中，最有直觀感受的就是群眾，他們提出的意見能有效促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，他們的反饋是最直接的改善意見。當(dāng)然，也不免有一些無理的要求，這就要求領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行討論、審核后將相關(guān)意見提出，由相關(guān)部門評判審核后才能進(jìn)行改善。

（五）不斷創(chuàng)新管理理念單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要充分發(fā)揮自身的職能優(yōu)勢，加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，特別是在工作的決策以及部署方面要不斷對目前的管理內(nèi)容進(jìn)行完善與優(yōu)化。只有按照檔案管理的實(shí)際情況，積極通過業(yè)務(wù)考核對傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行更新，才可以實(shí)現(xiàn)管理理念多元化發(fā)展。同時要完善檔案管理的獎懲制度，通過各種激勵機(jī)制提升工作人員的主動性，使其能夠結(jié)合當(dāng)前的工作環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新，為管理工作提供更加便捷的渠道。除此之外，也要做好監(jiān)督管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，使管理人員能夠結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，不斷加強(qiáng)對于管理工作的重視，以此帶動檔案管理的健康發(fā)展。只有使管理人員具備更強(qiáng)的創(chuàng)新意識與實(shí)踐能力，并能夠在實(shí)踐過程中及時總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，實(shí)現(xiàn)與當(dāng)前管理理念的有效融合，才可以進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)性與先進(jìn)性。

（六）強(qiáng)化管理人員素質(zhì)提升檔案管理水平的因素有很多。例如工作人員的專業(yè)素質(zhì)、設(shè)備的精細(xì)化水平、管理人員的監(jiān)督力度等，但影響最大的便是管理人員的專業(yè)素質(zhì)。只有使管理人員具備更強(qiáng)的責(zé)任感與綜合素質(zhì)，才能夠?yàn)闄n案管理提供源源不斷的動力。對于辦公室的檔案管理來講，由于具備較強(qiáng)的專業(yè)性，只有使管理人員熟練掌握相關(guān)設(shè)備的操作方式，才可以提升檔案管理的效率。通常情況下，在提升管理人員素質(zhì)的過程中，可以為管理人員定期開展培訓(xùn)工作，使其具備更強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠以更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身的工作行為。與此同時，也要對管理人員進(jìn)行相應(yīng)的考核，建立健全獎懲機(jī)制與考核機(jī)制，提升管理人員的工作積極性，針對表現(xiàn)優(yōu)異的人員要及時給予物質(zhì)獎勵與精神獎勵，將激勵政策進(jìn)行有效的落實(shí)，以期提升管理人員的思想水平與綜合能力。

（七）構(gòu)建意見反饋機(jī)制在對辦公室檔案進(jìn)行管理的過程中，為了進(jìn)一步對管理方式進(jìn)行優(yōu)化，也要重視反饋機(jī)制的運(yùn)用。只有構(gòu)建更加合理的反饋機(jī)制，才可以使管理工作朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展，解決實(shí)際管理過程中存在的具體問題。在提升管理效率的同時，也要注重管理機(jī)制的改革與完善，使反饋機(jī)制能夠有效落實(shí)。加強(qiáng)管理工作的監(jiān)督與管理力度，能夠結(jié)合存在的問題有針對性地提出合理化意見，使管理人員能夠結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化。在建設(shè)反饋機(jī)制的過程中，要提升相應(yīng)的重視程度，加強(qiáng)管理人員之間的配合，使管理人員具備更強(qiáng)的凝聚力，為辦公室的檔案管理創(chuàng)造積極的工作氛圍，提升管理人員的工作積極性與主觀能動性，從而最大程度地提升檔案管理工作的整體效率。

作者:徐柳萱 單位:昆明煤炭科學(xué)研究所

辦公室管理論文3

辦公室作為醫(yī)院的重要職能部門，其主要是對醫(yī)院的運(yùn)行與工作體系構(gòu)建負(fù)責(zé)。精細(xì)化管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的提升，并對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，與傳統(tǒng)辦公室管理模式對比，具有較強(qiáng)的管理優(yōu)勢。

一、精細(xì)化管理

精細(xì)化管理作為管理模式的一種，其管理優(yōu)勢明顯。精細(xì)化管理能夠提升管理質(zhì)量與效率，對管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有促進(jìn)作用。與常規(guī)管理相比，精細(xì)化管理模式體系具有現(xiàn)代化理念，對現(xiàn)代醫(yī)院辦公室管理工作的有效開展具備積極促進(jìn)作用。精細(xì)化管理融入醫(yī)院辦公室工作中，能夠?qū)k公室管理工作體系進(jìn)行優(yōu)化，是提升辦公室管理工作效率的重要途徑。醫(yī)院科室較多且日常工作繁忙，在精細(xì)化管理背景下，醫(yī)院辦公室管理價值凸顯，對醫(yī)院組織工作的開展具有重要意義。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用價值

（一）提升辦公室管理工作效率。醫(yī)院日常管理工作中，辦公室是核心部門，其對醫(yī)療體系的構(gòu)建、醫(yī)療器械的管理、日常組織機(jī)制的運(yùn)行等負(fù)責(zé)。受醫(yī)院工作模式的影響，辦公室管理工作效率難以體現(xiàn)。精細(xì)化管理能夠有效地對傳統(tǒng)管理思路進(jìn)行優(yōu)化，以快速、精準(zhǔn)地達(dá)成管理目標(biāo)，對當(dāng)前醫(yī)院辦公室管理工作效率的提升具有重要價值。

（二）促進(jìn)辦公室管理工作的科學(xué)性。精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室工作中的應(yīng)用，能夠?qū)k公室管理工作體系進(jìn)行梳理，不斷深挖辦公室管理漏洞，并對辦公室管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化。醫(yī)院辦公室管理工作內(nèi)容較多，受醫(yī)療組織形式的影響，部分辦公室管理工作內(nèi)容較為迫切，精細(xì)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)對管理工作的區(qū)分，通過輕重緩急開展管理工作，以此不斷促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作效率的提升，優(yōu)化醫(yī)院辦公室管理工作環(huán)境，調(diào)動醫(yī)院辦公室管理人員參與工作的積極性。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作流程優(yōu)化。醫(yī)院辦公室管理工作的開展需要各科室工作人員的配合，受醫(yī)院工作模式的影響，大部分管理工作流程卡頓，管理任務(wù)落實(shí)面臨困境。醫(yī)院辦公室管理中融入精細(xì)化管理，能夠結(jié)合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在管理模式的創(chuàng)新下，辦公室管理工作流程性較強(qiáng)，且各科室之間的配合性較好。與傳統(tǒng)管理方式相比，網(wǎng)絡(luò)信息管理模式的構(gòu)建極大減少了人力資源的應(yīng)用，且管理流程更加簡化，這體現(xiàn)出精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室管理工作中的積極作用。

三、現(xiàn)代醫(yī)院辦公室精細(xì)化管理措施

（一）立足人性化管理，提升工作人員行動力。近年來，醫(yī)療衛(wèi)生環(huán)境逐漸受到國民重視，醫(yī)院辦公室管理工作的開展顯得更為重要，人性化管理能夠增強(qiáng)工作人員對管理工作的配合程度。辦公室精細(xì)化管理的應(yīng)用需要以人性化管理為前提，不同的工作人員之間優(yōu)勢不同，差異性明顯。為提升辦公室工作效率，精細(xì)化管理理念下，需要結(jié)合工作人員優(yōu)勢對工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，以保障工作人員參與辦公室工作的積極性。人性化管理能夠彰顯工作人員個人價值，能夠根據(jù)辦公室組織機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新。因此，辦公室工作人員基本權(quán)益得到保障，在工作過程中行動力明顯提升。例如，在醫(yī)院辦公室工作過程中，辦公室負(fù)責(zé)人需要對成員進(jìn)行工作狀態(tài)的評估，以對工作人員的優(yōu)劣勢進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。辦公室工作的開展各不相同，結(jié)合辦公室工作人員的性格特點(diǎn)進(jìn)行工作任務(wù)的合理分配，有利于工作人員積極性的提升，對促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量與效率具有重要意義。部分辦公室工作的開展需要進(jìn)行溝通，性格內(nèi)向的工作人員難以高效完成此類工作任務(wù)，影響了辦公室工作效率。

（二）強(qiáng)調(diào)成本管理，構(gòu)建辦公室精細(xì)化環(huán)境。成本管理作為辦公室管理工作的重點(diǎn)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對成本管理工作加以重視，以保障辦公室對財(cái)務(wù)成本的精細(xì)化核算，為醫(yī)院管理與運(yùn)營工作的開展提供幫助。成本管理與醫(yī)院財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具有相關(guān)性，其共同作用于醫(yī)院未來發(fā)展趨勢。因此，為保障醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展，醫(yī)院辦公室需要對成本管理進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院財(cái)務(wù)資源的優(yōu)化配置。精細(xì)化管理較為細(xì)致，能夠?qū)Τ杀竟芾頂?shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)核算，對減少數(shù)據(jù)漏洞具有重要價值。辦公室管理對成本管理的重視，能夠?qū)k公室工作環(huán)境形成影響，在精細(xì)化管理工作氛圍下，醫(yī)院辦公室工作人員狀態(tài)更加穩(wěn)定，對醫(yī)院辦公室管理工作現(xiàn)代化發(fā)展意義重大。例如，在辦公室工作過程中，以財(cái)務(wù)管理為例，成本管理需要格外受到重視，扭轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)工作人員的工作態(tài)度，以強(qiáng)化辦公室工作氛圍。精細(xì)化管理體系能夠加強(qiáng)對成本控制的管理，對財(cái)務(wù)預(yù)算工作質(zhì)量提供保障。另外，精細(xì)化管理能夠?qū)︶t(yī)療設(shè)備的采購與管理體系進(jìn)行完善，這在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院成本管理工作質(zhì)量不斷提升。伴隨醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療器械成本支出不斷增加，因此成本管理的重要性難以凸顯，通過辦公室精細(xì)化管理，管理工作的開展既有效解決了管理問題，又可以節(jié)約成本，全面保障了醫(yī)院日常工作的順利開展。

（三）融入信息化技術(shù)，優(yōu)化辦公體系?，F(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)過程中，各類信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以充分應(yīng)用，醫(yī)療工作模式不斷創(chuàng)新，信息化技術(shù)在醫(yī)院辦公室工作中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室工作效率的大幅提升。醫(yī)院辦公室工作的開展受工作內(nèi)容的影響，需要各科室之間的溝通與配合，以保障管理工作流程的有效性。信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)療信息數(shù)據(jù)的立體化呈現(xiàn)，創(chuàng)新醫(yī)療管理工作模式，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作效率的提升。信息化技術(shù)對醫(yī)院辦公室工作人員提出了一定的要求。信息化技術(shù)的應(yīng)用往往以計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，工作人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，以此保障辦公室信息化工作模式的有效應(yīng)用。例如，在醫(yī)院辦公室與信息化技術(shù)的融合，以信息化辦公平臺為主要形式，信息化辦公平臺能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室管理業(yè)務(wù)的線上開展，工作內(nèi)容不再受時間與地點(diǎn)的影響，極大提升了管理工作的便利性。信息化辦公平臺能夠拓展辦公室管理模式，同時為保障辦公流程的有序性，辦公平臺需要對工作人員之間的權(quán)限進(jìn)行明確，以保障各級工作人員工作的有效性。辦公平臺能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)療數(shù)據(jù)資料的存儲，為管理工作的有效開展提供了數(shù)據(jù)信息依據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營效率的提升。在信息系統(tǒng)輔助下，優(yōu)化的調(diào)節(jié)機(jī)制作用得以充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)了對醫(yī)院各部門之間聯(lián)系的加深。各部門的精密協(xié)作工作，大大提高了管理體系的執(zhí)行力度，精細(xì)化管理的實(shí)施在醫(yī)院各個方面得以統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)了工作整體效率和水平的提升。

（四）對醫(yī)療信息檔案工作的不斷完善和管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化。部分醫(yī)療檔案是由醫(yī)院辦公室管理的，一般來講，辦公室進(jìn)行管理的檔案資料具有一定的重要價值，為完善此類檔案資料的管理，辦公室需要對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療信息檔案的高質(zhì)量管理。辦公室管理檔案的丟失與缺損影響醫(yī)院的發(fā)展，甚至?xí)︶t(yī)院帶來系列的難題。因此，對于該方面問題，需要引起管理者重視，在開展精細(xì)化管理過程中，需要對檔案管理體制進(jìn)行進(jìn)一步改革優(yōu)化，構(gòu)建新型、完善的管理體制，并保障相關(guān)工作人員具備較高的責(zé)任感，以規(guī)范化流程進(jìn)行活動的有效規(guī)劃，并在檔案存放過程中注重查詢和整理，為各項(xiàng)工作的開展提供便利，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)水平的提升。此外，以多元化手段來提高醫(yī)院調(diào)用信息的效率，并投入更多的精力來開展收集和保存工作，以信息技術(shù)作為輔助，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化、便捷化和流程化。例如，設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，對檔案管理工作的開展和質(zhì)量保障全權(quán)負(fù)責(zé)，重視檔案管理工作的信息化發(fā)展建設(shè)，以保障檔案信息管理的質(zhì)量，減少環(huán)境對紙質(zhì)資料的影響，杜絕人為傳閱過程中資料的丟失。檔案管理人員要明確自身職責(zé)，并對檔案管理規(guī)范進(jìn)行落實(shí)，以保障檔案管理工作的質(zhì)量。檔案包含員工檔案、患者醫(yī)療檔案與醫(yī)療研究檔案，因此檔案管理工作需要保障精細(xì)化，以此減少不必要的辦公室檔案管理問題，確保檔案管理工作開展的井條有序和高效精準(zhǔn)。由此，檔案管理工作在高效的收集和保存下，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，并有效解決各方面問題。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)療體系不斷優(yōu)化、醫(yī)療制度持續(xù)改革，這就對辦公室工作提出了一定的要求。精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用對提升辦公室工作質(zhì)量與效率具有重要作用，但作為管理模式的創(chuàng)新，部分醫(yī)院在精細(xì)化管理的應(yīng)用過程中難以體現(xiàn)精細(xì)化管理的水平。對此，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)人要重視精細(xì)化管理模式，不斷探索精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用措施，以彰顯精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的管理價值。

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作者:王琴 單位:南京市高淳人民醫(yī)院