時(shí)間:2022-04-23 14:10:20
序論:在您撰寫(xiě)高校檔案室工作計(jì)劃時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞:校會(huì)計(jì)檔案 信息化 創(chuàng)新
隨著國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善,國(guó)家的綜合國(guó)力不斷增強(qiáng)。國(guó)家對(duì)教育的改革越來(lái)越深入,特別是全球信息化時(shí)代的來(lái)臨,不僅對(duì)高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響,也給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及,加上高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅速的發(fā)展,如金蝶等會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用。基本上改變了高校傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為:(1)會(huì)計(jì)檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案。(2)會(huì)計(jì)檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn),因此會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲(chǔ)條件更加嚴(yán)格。(3)會(huì)計(jì)檔案信息查詢(xún)與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與應(yīng)用,除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱,還能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的安全,還對(duì)磁性載體的存儲(chǔ)、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行改革,盡快推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程,促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式,適應(yīng)信息化時(shí)展的新任務(wù)和新要求,為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此,對(duì)促進(jìn)新時(shí)代霞時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案工作的開(kāi)展,提出以下幾點(diǎn)建議。
一、要改變會(huì)計(jì)檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維,及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新要求,一切從實(shí)際出發(fā),以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下,研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題,努力實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前,我國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍然停留在人力的水平上,整理、裝訂,是一個(gè)很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力氣的工作,很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢(xún)檔案者的心理,力爭(zhēng)使審批程序做到簡(jiǎn)單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿(mǎn)足不同檔案查詢(xún)者的需求,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備良好的專(zhuān)業(yè)、創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力,當(dāng)然還必須懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉會(huì)計(jì)電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識(shí),具備信息化條件下計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識(shí)。各高校除要為檔案管理人員營(yíng)造創(chuàng)新的氛圍外,還要制定目標(biāo)激勵(lì)考核機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的培訓(xùn),不斷提高且更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次,以適應(yīng)新時(shí)代下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,高校會(huì)計(jì)電算化得到了普遍的應(yīng)用,給高校會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容帶來(lái)了很多新的變化,同時(shí)也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿(mǎn)足我國(guó)高校高等教育改革發(fā)展的需要,創(chuàng)新已是新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會(huì)計(jì)的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等重要資料,還要將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)分析資料、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件全部納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作范圍內(nèi),以滿(mǎn)足不同人員研究分析問(wèn)題,作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會(huì)計(jì)檔案上有所創(chuàng)新。高校會(huì)計(jì)檔案整理要根據(jù)每個(gè)高校自身發(fā)展的不同形式,在做到會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下,力求簡(jiǎn)化工作程序,提高辦事效率。再次要在會(huì)計(jì)檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理,還要做到規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案從初始手機(jī)錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦,其分類(lèi)、編號(hào)及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定,做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們?cè)谥贫壬弦兴鶆?chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際會(huì)計(jì)檔案保管制度。在保管形式上,應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息的記錄,也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤(pán)、軟盤(pán)、等存有會(huì)計(jì)信息的磁性電子載體,還應(yīng)將各種會(huì)計(jì)系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類(lèi)編碼編號(hào)等系統(tǒng)開(kāi)發(fā)檔案資料納入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi),做到會(huì)計(jì)電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上,對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案記錄應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)督管理,并且要對(duì)磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存,且要做到實(shí)行雙重備份,防止丟失。還要做到異地保管,最大程度上實(shí)現(xiàn)其保密性。同時(shí)建立完善的會(huì)計(jì)檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會(huì)計(jì)檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外,高校的財(cái)務(wù)同時(shí)也要安排專(zhuān)門(mén)的預(yù)算,對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的軟硬件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)。還要定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)地檢查,加大監(jiān)督力度,不斷促進(jìn)高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。建立完善的會(huì)計(jì)檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度,嚴(yán)禁會(huì)計(jì)檔隨意亂放,隨意復(fù)制,隨意查閱,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性。
一、加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)工作的意義
高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分,是一項(xiàng)集政治性、政策性、專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作,涉及集體和個(gè)人雙重利益,在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國(guó)家人事制度改革的深化,人才市場(chǎng)的不斷擴(kuò)展,對(duì)人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切,人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化,是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提,能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷,知其人,用其長(zhǎng)”之效果,為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息,進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行?;A(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值,人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù),它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息,又是管理的核心,是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映,二十一世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng),真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息,有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌,加快人才流動(dòng)頻率,提高人們的就業(yè)自由度。
二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定,結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度,如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》,制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度,實(shí)行依法治檔,依法管檔。
2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來(lái)源,理清收集渠道,這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來(lái)源有組織人事部門(mén)形成的,有個(gè)人形成的;基層單位形成的,上級(jí)機(jī)關(guān)形成的;本部門(mén)形成的,其他部門(mén)形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,盡可能將各級(jí)層、各部門(mén)、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料,如:干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、職稱(chēng)評(píng)審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、(離)退休審批表、教師公開(kāi)招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國(guó)、出境、各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料,以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大,有規(guī)律,時(shí)間性強(qiáng),檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī),第一時(shí)間收集齊全,成套材料必須保持其完整性,不可缺頭少尾,對(duì)于因歷史原因而無(wú)法收集完整的材料要按規(guī)定寫(xiě)出書(shū)面說(shuō)明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng),確保檔案材料收集的保障性,各部門(mén)在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔,做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選,內(nèi)容質(zhì)量要好,有一定保存價(jià)值。
人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成,材料文字清楚、所指對(duì)象明確,材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際,材料內(nèi)容沒(méi)有涂改造假,沒(méi)有模棱兩可的語(yǔ)言。凡頭尾不清、來(lái)源不明,又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規(guī)范,手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料,凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章,審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料,要求本人簽署意見(jiàn)者,本人必須簽署意見(jiàn)或由組織注明本人已閱知。任免、評(píng)審等之類(lèi)的審批表須注明任免或評(píng)審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國(guó)出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先,整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途,辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅4鎯r(jià)值,并確定其是否屬于歸檔范圍。其次,對(duì)鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟,嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》,嚴(yán)格把關(guān),既不能整“欠”也不可整“過(guò)”,做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類(lèi)、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對(duì)原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀,對(duì)新歸檔的材料屬于成套的必須齊全,屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來(lái)源和對(duì)象不明確或查不清的材料,一律不得歸檔。
二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔,要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門(mén)補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者,及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料,要清理出去,并在《剔除檔案材料登記表》中登記后,按照銷(xiāo)毀規(guī)定集中銷(xiāo)毀,不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的,不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě),不采用噴墨打印件、傳真件歸檔,應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔,歸檔材料采用原件,一般不得使用復(fù)印件。對(duì)歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料,可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。
干部人事檔案分為十大類(lèi),即:履歷;自傳;考核鑒定材料;學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料;政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定;黨、團(tuán)組織材料;獎(jiǎng)勵(lì);處分;工資待遇(轉(zhuǎn)正定級(jí)、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退(離)休、、辭職、退職、出國(guó)(境)、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表);其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽?zhuān)業(yè)技術(shù))職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類(lèi)檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)適用于按時(shí)間排序,但特殊情況可特殊處理,如第四、九類(lèi)中含有不同性質(zhì)的材料,采取二級(jí)分類(lèi)法排序,先將性質(zhì)相同的材料集中后,再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類(lèi)適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類(lèi)是檔案整理工作的重要一步,要做到認(rèn)真鑒別,準(zhǔn)確歸類(lèi)。
技術(shù)加工即對(duì)一些字跡材料不符合要求或紙張破損,以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料,在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過(guò)程中不得損毀文字、照片,不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等,要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作,實(shí)行依法管檔,科學(xué)管理。
檔案歸檔入庫(kù)后排架是一個(gè)重要環(huán)節(jié),科學(xué)合理的排架有利于檔案管理人員快速準(zhǔn)確的查閱到檔案,提高工作效率。目前高校人事檔案均根據(jù)各自實(shí)際選擇其排架方法,常用的有:部門(mén)+姓氏筆畫(huà)排架法、籍貫+姓氏筆畫(huà)排架法、姓氏拼音排架法、漢字結(jié)構(gòu)排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結(jié)各方法利弊后采用的方法是:部門(mén)+姓氏編碼排架法,即以學(xué)校各學(xué)院或部門(mén)劃分為類(lèi)區(qū),再采用四角號(hào)碼對(duì)姓名進(jìn)行編碼,取每字四碼中的任意碼組成一組x位數(shù)的號(hào)碼(依習(xí)慣而?。?,用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,兩字姓名用0補(bǔ)齊,從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過(guò)部門(mén)區(qū)分,另外可在檔案盒脊附上標(biāo)簽,除編碼、姓名外,再加上籍貫,查閱起來(lái)更加科學(xué)方便快捷,此方法簡(jiǎn)單明了,只要掌握四角號(hào)碼編碼口令即可,案卷間不必預(yù)留空余,易于隨時(shí)增加或減少,便于Excel下操作。
圍繞學(xué)校中心工作,配合迎評(píng)創(chuàng)建工作,促進(jìn)檔案事業(yè),進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理水平,使學(xué)校檔案工作更好地為教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。
二、主要工作目標(biāo)
(一)加強(qiáng)學(xué)校檔案部門(mén)自身建設(shè)。加強(qiáng)綜合檔案室基本建設(shè),提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì),推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。
(二)進(jìn)一步推進(jìn)我校檔案工作的二級(jí)管理模式。落實(shí)《系(部)檔案管理暫行辦法》,重點(diǎn)抓好系(部)檔案建設(shè)。
(三)加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)、處室、系(部)檔案工作的管理。依據(jù)高校檔案管理辦法,切實(shí)抓好各單位檔案管理的督查工作。
(四)加強(qiáng)我校檔案資源建設(shè)。完善工作機(jī)制,積累檔案資源,充實(shí)檔案資源庫(kù)。
(五)加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。落實(shí)學(xué)校電子檔案管理辦法,推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的雙軌制。
(六)提高檔案使用效益。創(chuàng)新方式方法,改進(jìn)檔案服務(wù)工作,努力做到檔案工作為學(xué)校教育教學(xué)各個(gè)崗位服務(wù)。
三、主要措施
(一)三月份
1.完成年度檔案工作計(jì)劃。
2.完成全市事業(yè)單位登記管理2020xx年度報(bào)告工作。
3.舉辦年度第一次檔案工作培訓(xùn)班。
(二)四月份
1.檢查各部門(mén)、處室、系(部)20XX年度檔案整理情況。
2.完成檔案工作流程構(gòu)建工作。
(三)五月份
1.認(rèn)真做好新建檔案室的規(guī)劃設(shè)計(jì)工作。
2.更換學(xué)校組織機(jī)構(gòu)代碼證。
(四)六月份
1.收集、整理校級(jí)檔案材料,完成20XX年度檔案歸檔工作。
2.舉辦年度第二次檔案工作培訓(xùn)班。
3.做好部門(mén)、處室校級(jí)檔案移交工作。
(五)七月份
1.20XX年度檔案歸檔工作終期檢查。
2.做好各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
(六)八月份
1.收集教育部、檔案局、省教育廳、師專(zhuān)編發(fā)的各類(lèi)檔案制度,編印《馬鞍山師范高等專(zhuān)科學(xué)校檔案制度手冊(cè)》。
2.認(rèn)真做好新建檔案室的建設(shè)工作。
3.完成電子檔案使用軟件設(shè)計(jì)并投入使用。
4.舉辦年度第三次檔案工作培訓(xùn)班。
(七)九月份
完成新建辦公樓綜合檔案室內(nèi)部設(shè)計(jì)工作。
關(guān)鍵詞:多校區(qū)高校;二級(jí)管理體制;檔案管理
20世紀(jì)90年代高校改革拉開(kāi)序幕,我國(guó)許多高校打破了高度集中的辦學(xué)體制,出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次、自身功能及內(nèi)部管理模式的多元化。在這種趨勢(shì)下,高校二級(jí)學(xué)院體制應(yīng)運(yùn)而生。它的出現(xiàn),使得高校檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn),如何發(fā)揮檔案管理為教學(xué)、科研服務(wù)的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。
一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性
1.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作承載了學(xué)校的歷史與未來(lái)
二級(jí)學(xué)院是學(xué)校一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)單位,各項(xiàng)工作在學(xué)校統(tǒng)一部署下有自己的運(yùn)行方式,形成的管理文件體現(xiàn)了教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量等等。學(xué)院的行政管理工作檔案如文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等都是真實(shí)記錄二級(jí)學(xué)院的重要資料,反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展過(guò)程和取得的成就。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作要求,對(duì)二級(jí)學(xué)院的重要資料一部分要交學(xué)校檔案室歸檔保存,一部分留在學(xué)院保存。對(duì)于這一部分資料二級(jí)學(xué)院必須進(jìn)行有效的整理,形成二級(jí)學(xué)院的檔案資料。二級(jí)學(xué)院檔案是二級(jí)學(xué)院發(fā)展的歷史記錄,是二級(jí)學(xué)院成就的見(jiàn)證。二級(jí)學(xué)院檔案與校級(jí)檔案共同構(gòu)成學(xué)校檔案的完整體系。
2.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作提升了教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平
人才培養(yǎng)是高等學(xué)校三大功能之一,教學(xué)工作是各級(jí)各類(lèi)高校的中心任務(wù)。二級(jí)學(xué)院是學(xué)校教學(xué)工作的具體組織者和實(shí)施者。院級(jí)教學(xué)檔案是在教師的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、科學(xué)研究、學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的,包含有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、光盤(pán)等學(xué)院教學(xué)材料,是學(xué)院辦學(xué)指導(dǎo)思想、專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容、方法、效果的真實(shí)記錄。教學(xué)檔案是學(xué)院在多年的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中逐漸積累形成的一系列原始資料,是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的縮影,是教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的歷史記載,也是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)和憑證。這些檔案材料也從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面反映了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。同時(shí),高校教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性和周期性,使得教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料對(duì)學(xué)院總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)研究、制定計(jì)劃、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、教學(xué)檢查等都具有十分重要的參考價(jià)值。
3.二級(jí)學(xué)院檔案管理為教學(xué)評(píng)估提供了新借鑒
在新專(zhuān)業(yè)評(píng)估體系中,二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案,它的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性直接為評(píng)估專(zhuān)家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專(zhuān)業(yè)評(píng)估體系中,多個(gè)指標(biāo)體系都涉及教學(xué)檔案關(guān)系。教育部制定的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》的各級(jí)指標(biāo)與教學(xué)檔案也緊密相關(guān)。由此看出,二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案在本科教學(xué)評(píng)估工作中發(fā)揮著重要的作用。在對(duì)高校進(jìn)行新專(zhuān)業(yè)評(píng)估和教學(xué)水平評(píng)估時(shí),需要對(duì)學(xué)校的教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果等進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析,而這些調(diào)查和分析主要來(lái)源于學(xué)校和各二級(jí)學(xué)院大量教學(xué)檔案資料的查閱。因此,重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè),可以為教學(xué)評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)和真實(shí)的信息和憑證,是搞好本科教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)。
二、當(dāng)前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題
1.多校區(qū)管理體制不統(tǒng)一
一方面,目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制,高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過(guò)于集中管理。另一方面,二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全,檔案員對(duì)于檔案管理在頭腦中沒(méi)有一個(gè)明確的概念。多校區(qū)管理體制各異,增強(qiáng)了各校區(qū)管理人員的溝通交流的難度。同時(shí),在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費(fèi)現(xiàn)象。
2.二級(jí)學(xué)院的檔案資料丟失嚴(yán)重
一方面,教學(xué)檔案難以收集。目前二級(jí)學(xué)院教師一部分由母校教師兼職授課,另一部分向社會(huì)招聘。教師對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí),材料的歸檔等必須由管理人員再三督促,教師為應(yīng)付差事,往往臨時(shí)突擊、草率整理,沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),有的歸檔材料無(wú)落款、無(wú)日期、無(wú)單位蓋章,有的沒(méi)有說(shuō)服力,造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。另一方面,學(xué)校重要的文書(shū)檔案收集不全。二級(jí)學(xué)院作為高校辦學(xué)的一種新嘗試,產(chǎn)生了許多寶貴性經(jīng)驗(yàn)性的檔案,但由于機(jī)制問(wèn)題,加上人員編制緊張以及不少領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱,只重視上級(jí)的紅頭文件,輕視本校自身形成的文件,使大量反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件都落在各職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人或具體操作人的手上,沒(méi)有及時(shí)歸檔,造成檔案嚴(yán)重丟失。有些二級(jí)學(xué)院雖然建立了檔案室或資料室,配有專(zhuān)職或兼職檔案員,但檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因,以在本部門(mén)承擔(dān)許多其它工作,難以抽出時(shí)間為由,未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案員,管理人員忙于日常事務(wù),容易錯(cuò)過(guò)收集時(shí)間,導(dǎo)致檔案的收集不全。
3.二級(jí)學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)不高
由于二級(jí)學(xué)院機(jī)制問(wèn)題,人員編制緊張,就產(chǎn)生了用人上的隨意性,進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員,而兼職檔案員往往身兼數(shù)職,難以全心投入檔案管理工作。有的部門(mén)兼職檔案員更是形同虛設(shè),沒(méi)能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁,新手不斷,每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熟悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員只占極小比例,復(fù)合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響,影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量,制約了獨(dú)立學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利開(kāi)展。
三、二級(jí)學(xué)院檔案管理的應(yīng)對(duì)之策
1.采用科學(xué)的管理模式,提高檔案管理水平
打破目前高度集中的管理體制,管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成,可以根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的條件,采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息網(wǎng)站,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定,或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上,二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性,并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源,通過(guò)校內(nèi)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò),把形成的檔案信息,如博碩士論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布,以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件,經(jīng)審查,上傳至服務(wù)器上,并分門(mén)別類(lèi),定期更新維護(hù)。
2.強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理,完善立卷歸檔制度
多校區(qū)檔案管理體制成立后,由于校區(qū)間的距離長(zhǎng)短不一,給檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者,在機(jī)構(gòu)和人事管理制度改革中,各部門(mén)應(yīng)實(shí)行定編定崗,每一崗位都要有明確的崗位職責(zé),在各部門(mén)兼職檔案員的工作職責(zé)中也要有做好部門(mén)檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡(jiǎn),如果立卷歸檔工作完全由專(zhuān)職檔案人員承擔(dān),這將很難應(yīng)付。因此,要堅(jiān)持全面實(shí)行部門(mén)立卷制度,在分校區(qū)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立分檔案室,這樣不僅有利于檔案的收集與整理,還可以暫時(shí)解決校綜合檔案室由于庫(kù)房緊張一時(shí)無(wú)法承受大量檔案進(jìn)館的矛盾。檔案在分校區(qū)檔案分室保存一定時(shí)間后,再交綜合檔案室移交。同時(shí)校綜合檔案室的專(zhuān)職檔案員要定期往返于各校區(qū)之間,充當(dāng)“聯(lián)絡(luò)員”,傳達(dá)上級(jí)文件精神,指導(dǎo)兼職檔案員進(jìn)行部門(mén)立卷工作,并時(shí)刻了解各校區(qū)的檔案管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題,及時(shí)給予解決。這樣,可充分加強(qiáng)與兼職檔案員間的聯(lián)系,使多校區(qū)高校檔案的管理更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化。
3.積極開(kāi)展宣傳教育,增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)
二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念,重視和加強(qiáng)檔案管理工作。利用學(xué)院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價(jià)值和巨大作用。尤其是要通過(guò)教學(xué)評(píng)估中鮮活的事例,使教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理具有潛在和現(xiàn)實(shí)的巨大作用。在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良的專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍,要盡量通過(guò)各種途徑激發(fā)檔案管理者的積極性,例如通過(guò)形式多樣的檢查、評(píng)比、考核,在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜,激發(fā)二級(jí)學(xué)院專(zhuān)職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進(jìn)心,促進(jìn)學(xué)院的檔案工作。
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】檔案鑒定銷(xiāo)毀;檔案館;困難問(wèn)題;對(duì)策
高校檔案作為記錄高校管理活動(dòng)、學(xué)生信息資料、科研等重要資料的載體,其工作的科學(xué)度和完善度,與高校日常工作的效率及質(zhì)量密切相關(guān)。尤其是在最近幾年,伴隨學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大、生源的擴(kuò)招,檔案的銷(xiāo)毀工作量及難度都有所提升。一方面,源源不斷的新檔案占據(jù)大量檔案裝具和檔案室場(chǎng)所,并具有極大價(jià)值。另一方面,鑒定與銷(xiāo)毀的不及時(shí)與缺乏科學(xué)性,對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了一定滯礙。
一、當(dāng)前我國(guó)高校檔案鑒定銷(xiāo)毀工作現(xiàn)狀
高校檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作,即對(duì)于相關(guān)檔案資料價(jià)值進(jìn)行判斷與甄別。經(jīng)過(guò)科學(xué)合理挑選,將具有一定價(jià)值的部分加以妥善保存,并將不具有保存意義的部分予以適當(dāng)處理甚至廢棄。從內(nèi)容上講,可分為歸檔前、后的鑒定及銷(xiāo)毀。通常,由于高校日常事務(wù)繁多,學(xué)生數(shù)量龐大,科研信息量繁雜,因此相關(guān)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作表現(xiàn)出很多問(wèn)題。從宏觀上來(lái)看(以會(huì)計(jì)檔案管理為例),學(xué)校財(cái)務(wù)實(shí)行統(tǒng)一管理,會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)重、時(shí)間緊。一方面,很多檔案僅僅交由檔案館并做了數(shù)目清點(diǎn)和核對(duì),而缺乏必要的后續(xù)鑒定和銷(xiāo)毀工作。另一方面,很多高校是由多家合并建立,而會(huì)計(jì)檔案的合并工作并沒(méi)有跟上步伐。再以科研檔案為例,很多高校建校歷史悠久,現(xiàn)存的科研檔案資料數(shù)額龐大,不乏很多有期限保管變成了無(wú)期限保管,然而保存空間有限,造成了檔案庫(kù)房面積緊張的現(xiàn)狀。
二、我國(guó)高校檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的若干問(wèn)題
(一)未對(duì)檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確性鑒定。盡管檔案理應(yīng)作為高校日常工作的詳盡記錄,然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響,因此在實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中其內(nèi)容并不一定真實(shí)、原始。很多情況下,檔案資料會(huì)對(duì)于當(dāng)下情形夸大、縮小及扭曲,且因不同存在時(shí)期和工作模塊而情況各異。例如,會(huì)計(jì)檔案資料中統(tǒng)計(jì)數(shù)字的虛報(bào)、科研工作成績(jī)的夸大及學(xué)?;n案資料與實(shí)際不符等。這些主觀錯(cuò)誤及客觀過(guò)失,都會(huì)造成檔案材料有失準(zhǔn)確性,檔案鑒定工作者有義務(wù)和責(zé)任降低甚至杜絕此類(lèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
(二) 亟待鑒定和銷(xiāo)毀的檔案資料數(shù)額龐大。通常,這類(lèi)問(wèn)題是由以下兩點(diǎn)引起的:其一,鑒于很多高校檔案室都錯(cuò)誤地將館藏量作為工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一,因此為了實(shí)現(xiàn)一定的規(guī)模要求,將一些不具備實(shí)際價(jià)值的檔案引入檔案室,片面追求檔案數(shù)額的升級(jí)。其二,很多檔案在入管時(shí)缺乏及時(shí)地鑒定,導(dǎo)致工作長(zhǎng)期累積,負(fù)擔(dān)日漸增重。在上述情況下,很多檔案室需要完成的鑒定和銷(xiāo)毀工作需要涵蓋如約到期檔案,且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名,而實(shí)則毫無(wú)價(jià)值的部分。
(三)未進(jìn)行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發(fā)現(xiàn),很多歸檔資料文件擁有一定的價(jià)值,但卻缺乏必要的完整性。一方面,歸檔部門(mén)缺乏必要的健全性。學(xué)校日常事務(wù)繁雜,各個(gè)部門(mén)擁有的職能各異,所產(chǎn)生的檔案數(shù)量、內(nèi)容不具有一致性,很多僅僅是綜合部門(mén)形成一定紅頭文件,而其他部門(mén)檔案材料形成較少甚至沒(méi)有,從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面,檔案材料門(mén)類(lèi)不全。很多學(xué)校除了財(cái)務(wù)、科研、學(xué)生信息等檔案之外,其他方面信息缺失。同時(shí),檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁(yè)、缺補(bǔ)充附件等,甚至很多核心部分漏失。
(四)缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據(jù),缺少了一定的鑒定條理性,如忽視了檔案文件本身的價(jià)值高低。然而,檔案資料最為關(guān)鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時(shí)性,真正重要的是其在高校發(fā)展過(guò)程中實(shí)際蘊(yùn)含的價(jià)值和作用的發(fā)揮。因此,在檔案管理工作中,要分次重地進(jìn)行檔案保護(hù)、搶救,突出關(guān)鍵性檔案的地位。
三、如何應(yīng)對(duì)存在于檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的相關(guān)問(wèn)題
(一)提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量,強(qiáng)化檔案價(jià)值鑒定。在檔案進(jìn)館之前,篩選工作就已經(jīng)屬于檔案鑒定工作的一部分,若能工作到位,將會(huì)為后期檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價(jià)值、立卷及確定檔案報(bào)關(guān)期限的過(guò)程中,工作人員需做到詳細(xì)縝密,堅(jiān)持有價(jià)值的檔案入館,無(wú)實(shí)際用處的檔案不盲目接收。相關(guān)指導(dǎo)部門(mén)工作人員要定期、保質(zhì)進(jìn)行案卷質(zhì)量抽查檢驗(yàn),檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷(xiāo)毀,檔案才可以立卷。在此過(guò)程中,相關(guān)工作人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,對(duì)待每一步檔案管理環(huán)節(jié)。
(二)提升監(jiān)督與指導(dǎo)力度,完善檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。作為檔案管理工作的指導(dǎo)力量,領(lǐng)導(dǎo)層面要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督,嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定安排工作,次重點(diǎn)分明,依法依章辦事,有部署、有安排、有檢查,形成上行下效的完善檔案管理體制。因此,要成立高效負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)班子,通過(guò)劃定出鑒定委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組,分工落實(shí)成員責(zé)任。同時(shí),要制定周密的工作計(jì)劃,按照一定時(shí)間、重要性等有序完善鑒定與銷(xiāo)毀工作。對(duì)于不存在保存意義的檔案資料,要在建立完善的書(shū)面記錄且經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核后進(jìn)行銷(xiāo)毀。
(三)加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)。作為一項(xiàng)對(duì)于高校事業(yè)發(fā)展意義深重的工作,檔案管理從業(yè)人員需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數(shù)職,甚至由其他部門(mén)人員監(jiān)管相關(guān)工作,這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時(shí),要首先重視起從業(yè)人員的選拔和任職環(huán)節(jié),以必要的標(biāo)準(zhǔn)挑選專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。在日常工作當(dāng)中,定期安排相關(guān)培訓(xùn)與講座,為工作人員充電,為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷(xiāo)毀知識(shí)。經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn),幫助工作人員形成科學(xué)的工作流程。
(四)健全檔案鑒定和銷(xiāo)毀體系。完善的檔案鑒定和銷(xiāo)毀體系是保障高校檔案管理高效、高質(zhì)量完成的前提,很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn),且忽視了對(duì)于電子檔案管理工具的使用。如今,高校的檔案管理工作不應(yīng)再沿用過(guò)去的期限管理模式,應(yīng)將檔案價(jià)值視為首要,例如,一些會(huì)計(jì)檔案資料,如會(huì)議出差發(fā)票等,那樣的話不必要進(jìn)行永久保存,不僅占用庫(kù)存,而且缺乏必要的價(jià)值。通過(guò)綜合權(quán)衡各檔案資料價(jià)值,形成明確的管理規(guī)定。
檔案鑒定銷(xiāo)毀工作質(zhì)量的高低關(guān)系到高校生存及長(zhǎng)遠(yuǎn)質(zhì)量,在本文中,筆者針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校檔案鑒定銷(xiāo)毀工作現(xiàn)狀、存在的若干問(wèn)題(未對(duì)于檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確性鑒定、亟待鑒定和銷(xiāo)毀的檔案資料數(shù)額龐大、未進(jìn)行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性)及有效的應(yīng)對(duì)措施展開(kāi)相關(guān)探討,提出了提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量、強(qiáng)化檔案價(jià)值鑒定、提升監(jiān)督指導(dǎo)力度及完善檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)及健全檔案鑒定和銷(xiāo)毀體系等相關(guān)策略,以期為行業(yè)提供一定借鑒。
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[2] 劉琳. 檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與檔案法規(guī)及檔案標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)系探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2013(01).
一、增強(qiáng)檔案法制意識(shí),健全檔案管理制度
我國(guó)的《檔案法》第十條規(guī)定:“對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有。”學(xué)校檔案是全校員工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶,是重要的信息資源和歷史憑證,所以,凡屬職務(wù)工作中形成的多種載體的文件材料,盡管是自己的心血所獲,但不為己有,應(yīng)按規(guī)定向本單位檔案部門(mén)歸納。因此,加強(qiáng)《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí),提高全體員工的檔案意識(shí),是我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案的收集工作又涉及學(xué)校工作的方方面面,文件材料收集能否齊全完整,特別需要各科室和老師的緊密配合和協(xié)助支持。各科室要切實(shí)落實(shí)兼職檔案員,負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理、歸類(lèi),并按時(shí)將檔案材料統(tǒng)一移交學(xué)校檔案室保管。檔案工作人員要提防部分“賬外”材料的流失情況出現(xiàn),即重視收集紅頭文件,而忽略了如無(wú)文頭、無(wú)編號(hào)、不蓋章的文件或材料,如教師在其他報(bào)刊雜志上發(fā)表的教學(xué)或教育的文章、教學(xué)手記等,或使用后需要?dú)w檔的材料當(dāng)垃圾隨便丟棄,這都會(huì)造成檔案的不完整性。要建立完善的文件材料歸檔制度、檔案保管制度等,要利用各種會(huì)議、宣傳欄宣傳《檔案法》,讓員工都知曉檔案是怎么一回事。學(xué)校要重視檔案工作,要指定一名副校長(zhǎng)分管檔案,在人力、物力、時(shí)間上給予協(xié)助支持,對(duì)檔案員在收集資料過(guò)程中遇到的難題,要及時(shí)給予幫助解決。作為檔案工作人員,也要提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,掌握新的技巧,還要有創(chuàng)新意識(shí),跟上時(shí)代的步伐。要學(xué)會(huì)熟練操作計(jì)算機(jī)管理檔案,懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件,隨時(shí)將手中的資料錄入計(jì)算機(jī)中。
二、注意收集辦學(xué)方向的文件材料
學(xué)校在貫徹教育方針,樹(shù)立現(xiàn)代教育觀念時(shí),根據(jù)每個(gè)學(xué)校具體的環(huán)境條件制定適合學(xué)校總體發(fā)展的規(guī)劃,年度工作計(jì)劃和專(zhuān)題工作總結(jié),會(huì)議記錄,專(zhuān)題材料,簡(jiǎn)報(bào),還有各處室依據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃制定的實(shí)施辦法、工作細(xì)則等。學(xué)校檔案工作人員,隸屬學(xué)校辦公室,對(duì)及時(shí)了解學(xué)校重大活動(dòng)有得天獨(dú)厚的有利條件,應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì),主動(dòng)跟蹤學(xué)校的重大活動(dòng),了解學(xué)校長(zhǎng)期規(guī)劃和年度計(jì)劃的主要內(nèi)容,預(yù)測(cè)各類(lèi)文件材料的形成規(guī)律,制定文件材料收集計(jì)劃,特別要在各項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束之后,及時(shí)向有關(guān)部門(mén)和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料,其中圖片、相片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)該請(qǐng)有關(guān)部門(mén)和人員做好文字說(shuō)明。有關(guān)辦學(xué)方向的檔案材料,體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和學(xué)校管理的總體能力,是上級(jí)對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行考核時(shí)必查的檔案材料,因而是學(xué)校檔案工作中的一個(gè)重點(diǎn),其特點(diǎn)是不能按常規(guī)在學(xué)年結(jié)束后進(jìn)行文件材料的收集,而應(yīng)在學(xué)校重大活動(dòng)結(jié)束后,隨時(shí)收集,以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和實(shí)效性。
三、常規(guī)管理文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分
學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的組成部分,學(xué)校常規(guī)管理的主要內(nèi)容有:各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱;課程要求及安排、課程表:教師編寫(xiě)的教案;教學(xué)階段教學(xué)質(zhì)量分析、總結(jié);儀器設(shè)備購(gòu)置造冊(cè)登記;學(xué)校進(jìn)行基本建設(shè)文件資料及各項(xiàng)建筑物質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過(guò)程中形成了專(zhuān)門(mén)的基本建設(shè)檔案;學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)管理,會(huì)計(jì)核算時(shí)形成了會(huì)計(jì)檔案;安全工作是學(xué)校管理一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié),每學(xué)期都制定了一系列安全管理制度、責(zé)任書(shū)等。學(xué)校常規(guī)管理過(guò)程中形成的各種文件材料,是學(xué)校檔案管理的重要組成部分,它對(duì)提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用,但這些檔案材料一般分散在學(xué)校各職能部門(mén),要有效地提高學(xué)校檔案的利用效率,學(xué)校所有檔案就必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,以便統(tǒng)一開(kāi)發(fā)檔案信息資源,有小弟為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。
四、教學(xué)文件材料是學(xué)校檔案的主體
學(xué)校教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校檔案全宗至關(guān)重要的內(nèi)容。當(dāng)前學(xué)校在進(jìn)行素質(zhì)教育實(shí)踐中,大力開(kāi)展以“學(xué)會(huì)做人、學(xué)會(huì)生活、學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)、學(xué)會(huì)發(fā)展”為主線的系列活動(dòng),從《大學(xué)生守則》、《大學(xué)生日常行為規(guī)范》入手,舉辦有關(guān)知識(shí)競(jìng)賽,培養(yǎng)學(xué)生從遵紀(jì)守法的良好的行為習(xí)慣,養(yǎng)成愛(ài)國(guó)家、愛(ài)人民、愛(ài)學(xué)習(xí)、有理想、守紀(jì)律的政治素質(zhì),學(xué)校在德育方面形成的文件材料為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量檔案增添了新的內(nèi)容;學(xué)校在日常教學(xué)實(shí)踐中,形成的課程安排,教學(xué)計(jì)劃,學(xué)生各科成績(jī)冊(cè),體能、技能測(cè)試的材料及學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)名冊(cè)等文件材料,是學(xué)校正常教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要檔案。學(xué)校的根本職能是引導(dǎo)學(xué)生德、智、體、美、勞全面發(fā)展。建立完善的教學(xué)質(zhì)量檔案,是分析教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的第一手資料。學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)律在學(xué)年結(jié)束后及時(shí)收集有關(guān)材料,按年段、班級(jí)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi),編制檢索工具。
不斷提高學(xué)校檔案管理水平,直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量,完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地位學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù),學(xué)校檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能,從立卷歸檔起,就注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集,整理學(xué)校各門(mén)類(lèi)的檔案,把基礎(chǔ)打牢,發(fā)揮學(xué)校檔案資源建設(shè)的基地作用,把對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案集中管理,采取切實(shí)有效的措施,改進(jìn)工作思路,拓展工作對(duì)象,創(chuàng)新工作手段,豐富學(xué)校檔案資源,使檔案信息有取之不盡,用之不竭的來(lái)源,確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;高校檔案管理;科學(xué)化策略
隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展,高校不斷擴(kuò)招,新時(shí)期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新,這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求,需要高校對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理,深化管理改革,促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化,為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。
一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題
1.檔案管理工作受重視程度較低
目前我國(guó)的大部分高校的教師對(duì)檔案的重視程度不夠,大部分認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地收集一些過(guò)去的資料,檔案管理工作看不到管理的成效。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)也比較淡薄,教師也不注意對(duì)活動(dòng)資料的收集,導(dǎo)致重要檔案資料的丟失。相對(duì)于其他比較重要的部門(mén),檔案管理工作得不到重視。
2.建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足,管理手段落后
現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費(fèi)投入,尤其是檔案信息化建設(shè),更是需要資金的投入和技術(shù)的支持。但是目前很多高校對(duì)檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不足,也沒(méi)有準(zhǔn)備專(zhuān)門(mén)的檔案室,管理手段落后,需要的相關(guān)硬件設(shè)施沒(méi)有配備,查閱檔案資料的時(shí)候還需要進(jìn)行手工查找,嚴(yán)重影響了工作效率。
3.檔案管理工作體系不健全,管理模式陳舊
高校檔案管理的工作體系不夠健全,很多從事檔案管理工作的人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理的時(shí)候,沒(méi)有歸檔意識(shí),常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放,導(dǎo)致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問(wèn)題,導(dǎo)致檔案的數(shù)量和責(zé)任不明晰。
4.檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏,檔案得不到合理利用
在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的,他們不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生,也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案管理方面的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn),職業(yè)素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)并不高,而且高校對(duì)于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng),不能合理利用數(shù)字化信息檔案,這些都導(dǎo)致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。
二、高校檔案管理科學(xué)化的策略分析
1.重視檔案管理工作的質(zhì)量,制定發(fā)展規(guī)劃
高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對(duì)檔案工作的宣傳力度,提高重視程度,在制訂學(xué)校的長(zhǎng)期規(guī)劃時(shí),認(rèn)真將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃當(dāng)中去,年初有計(jì)劃,年中有檢查,年末有總結(jié),為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況,一定要不斷健全和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,為檔案部門(mén)提供良好的工作環(huán)境,也只有這樣,才能不斷促進(jìn)高校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。
2.加大基礎(chǔ)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度, 推動(dòng)高校的檔案信息化管理
積極提供檔案管理的硬件設(shè)施,安排專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理的檔案室,增加防火的必要措施,隨著我國(guó)檔案信息化的快速發(fā)展,檔案儲(chǔ)存方式從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文影像儲(chǔ)存,所以高校也要積極配備相應(yīng)的設(shè)備。運(yùn)用和借鑒當(dāng)今社會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù),完善高校的信息化管理。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
制定符合高校情況的檔案管理模式,由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成工作小組,及時(shí)對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行整理,防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度,進(jìn)一步規(guī)范化,進(jìn)行檔案管理的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,優(yōu)勝劣汰,使得高校的科學(xué)化檔案管理工作能夠充滿(mǎn)新鮮的活力,開(kāi)創(chuàng)新的局面。
4.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收
高校從事檔案管理工作的人員缺乏,應(yīng)該積極吸收一些相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作,同時(shí)對(duì)于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提高他們的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和能力,加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作的重視。
總之,新時(shí)期做好高校的檔案管理科學(xué)化工作十分重要,對(duì)于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義,為學(xué)校提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn),有利于學(xué)校工作質(zhì)量的評(píng)估,對(duì)整個(gè)學(xué)校的教育水平的提高有很大的促進(jìn)作用。所以一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度,加大經(jīng)費(fèi)的投入,不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng),為我國(guó)高校檔案科學(xué)化管理工作做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]潘冬梅.淺析如何加強(qiáng)高校檔案管理工作[J].黑龍江省政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2009(03).