時(shí)間：2023-01-08 10:22:50
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關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案管理；路徑依賴；路徑選擇；信息化
“路徑依賴”最早是由生物學(xué)家在理論分析中提出的。后來(lái)，North等經(jīng)濟(jì)學(xué)家引入新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)和進(jìn)化經(jīng)濟(jì)學(xué)當(dāng)中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過(guò)去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1]，類似于物理學(xué)中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動(dòng)優(yōu)勢(shì)，即使后來(lái)環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強(qiáng)，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長(zhǎng)此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化，導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。
目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值[2]。另外，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門(mén)主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒(méi)有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。
有些民營(yíng)企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來(lái)的，管理本來(lái)就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應(yīng)地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高，利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤(rùn)為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)是依法設(shè)立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤(rùn)為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來(lái)自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。
3.建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復(fù)制
文件傳輸
報(bào)表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級(jí)和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫(kù)。檔案管理部門(mén)也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書(shū)，業(yè)務(wù)部門(mén)的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見(jiàn)性管理[5]。
另一方面，企業(yè)文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門(mén)也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門(mén)也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
三、路徑選擇中應(yīng)注意的問(wèn)題
1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設(shè)備和技術(shù)等。為此，企業(yè)在選擇進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，就得花大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問(wèn)題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)不斷的深入到各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意信息，對(duì)的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問(wèn)題，當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢(shì)必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。
總結(jié)
綜上所述，本文分析了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問(wèn)題及原因，認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問(wèn)題。我們認(rèn)為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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在過(guò)去的幾十年里，多數(shù)事業(yè)單位由于其自身性質(zhì)，對(duì)生產(chǎn)成果業(yè)績(jī)考核工作并不重視，相應(yīng)的工作檔案的記錄缺乏完善記錄，經(jīng)常導(dǎo)致脫檔、死檔、虛假檔案的情況存在，再加之人事檔案中相關(guān)材料并不完善，使人事檔案的使用價(jià)值受到影響，造成檔案利用率較低。
2、檔案管理模式的創(chuàng)新需求
信息化時(shí)代，事業(yè)單位企業(yè)化改革在一定程度上推動(dòng)了傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的改革。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠讓企業(yè)及員工通過(guò)該平臺(tái)及時(shí)方便地獲取實(shí)時(shí)檔案信息，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)繁瑣冗雜低效的傳統(tǒng)時(shí)代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，這將讓人事檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)?；Ｔ谄髽I(yè)化改革的背景下，相對(duì)于過(guò)去事業(yè)單位單一的人事檔案管理模式，未來(lái)的檔案管理模式需要不斷的順應(yīng)時(shí)展，需要以數(shù)字化、多元化、綜合化趨勢(shì)為主。在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中人動(dòng)不可避免，同時(shí)隨著企業(yè)化改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)員工的綜合能力將越發(fā)受到重視，那么將個(gè)人德行、工作業(yè)績(jī)、主要成果作為檔案記錄的主要內(nèi)容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應(yīng)該在原有的檔案基礎(chǔ)上盡可能詳細(xì)地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業(yè)了解員工信息，使之在員工的業(yè)績(jī)考核、崗位調(diào)整的過(guò)程中對(duì)其作出客觀、準(zhǔn)確、綜合的判斷，以適應(yīng)企業(yè)對(duì)于人才多元化需求。
3、關(guān)于人事檔案管理創(chuàng)新的若干思考
3.1人事檔案材料篩選
知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，人事檔案需要全面反映的員工個(gè)人的履歷情況。一份完整的人事檔案應(yīng)具有業(yè)務(wù)、任務(wù)及合同等幾個(gè)方面的檔案材料。其中業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全面反映出員工德行、才能、業(yè)績(jī)等情況，任務(wù)檔案方面要表現(xiàn)員工主要的成就、業(yè)績(jī)，合同檔案方面要維護(hù)勞資雙方的權(quán)益。作為負(fù)責(zé)檔案管理的人力資源部門(mén)，應(yīng)以我國(guó)相關(guān)法律文件為依據(jù)，保證所保存的檔案材料的真實(shí)性。對(duì)接收放出的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格確認(rèn)，并根據(jù)審查結(jié)果對(duì)材料有針對(duì)性的篩選，保證檔案材料的真實(shí)性、價(jià)值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責(zé)所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時(shí)要熟記檔案材料的相關(guān)各項(xiàng)政策法規(guī)以及材料收集范圍，對(duì)鑒別人事檔案材料的各項(xiàng)規(guī)定爛熟于心，保證材料質(zhì)量以及材料真實(shí)性，提高其使用的價(jià)值。
3.2建立檔案管理新模式
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，人事檔案管理新體系應(yīng)主要依據(jù)我國(guó)的人事檔案管理體系分類、分層次的對(duì)檔案分類管理。結(jié)合我國(guó)當(dāng)前人事檔案發(fā)展情況，綜合健全的檔案管理模式應(yīng)具備宏觀與微觀相結(jié)合、整體與細(xì)節(jié)的結(jié)合。以陜西某地勘集團(tuán)為例，該單位作為國(guó)有大型企業(yè)公司，該集團(tuán)的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一，即在集團(tuán)公司統(tǒng)一的人事檔案管理制度的指導(dǎo)下，各單位、部門(mén)根據(jù)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的部門(mén)人事檔案管理規(guī)定。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)可借助網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)公司及下屬子公司人力資源的全面了解。現(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理通過(guò)利用多媒體、指紋、聲音等現(xiàn)代科技手段，在一定程度上彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案材料的不足。企業(yè)單位在查看所需人事檔案材料時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)檢索、關(guān)鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，可以為單位提供優(yōu)秀、高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)，同時(shí)提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當(dāng)今信息技術(shù)運(yùn)用對(duì)人事檔案創(chuàng)新管理的又一大優(yōu)勢(shì)。
3.3強(qiáng)力推動(dòng)改革工
1.提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
隨著社會(huì)分工的不斷細(xì)化以及現(xiàn)有工作的不斷擴(kuò)充，為了適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)和企業(yè)現(xiàn)狀，必須要提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。因?yàn)槿耸聶n案本身是最真實(shí)的歷史和最具說(shuō)服力的佐證，它的內(nèi)容真實(shí)地反映了一個(gè)人的經(jīng)歷、品德及成長(zhǎng)過(guò)程。企業(yè)人事檔案管理工作具有如下價(jià)值：第一，起著推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的作用，在管理企業(yè)人事的同時(shí)加快了企業(yè)發(fā)展的步伐；第二，通過(guò)企業(yè)人事檔案管理的完善能夠提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力；第三，是企業(yè)人力資源管理的重要手段和重要組成部分。
2.完善人事檔案管理制度
現(xiàn)有人事檔案管理制度存在許多問(wèn)題，要想提高我國(guó)企業(yè)人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應(yīng)該明確進(jìn)行檔案管理工作的具體部門(mén)，避免出現(xiàn)多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開(kāi)放化，這樣一方面可以加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，另一方面可以有效監(jiān)督檔案管理工作的正常開(kāi)展。最后，為了適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)人事現(xiàn)狀，應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的人事檔案分理處，專職進(jìn)行企業(yè)人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優(yōu)化，應(yīng)該將人事檔案管理工作與人員使用分離開(kāi)來(lái)，以便于實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理。
3.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
除了完善的管理制度，要想高效地進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作還需要擁有高素質(zhì)的檔案管理人員。雖然現(xiàn)在管理工作都有相關(guān)技術(shù)或系統(tǒng)進(jìn)行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，勢(shì)必會(huì)造成人事檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。在培訓(xùn)檔案管理人員時(shí)應(yīng)該注意從理論和實(shí)際著手，一方面要從理論上加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，另一方面應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)人員具體操作的業(yè)務(wù)能力。
4.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時(shí)它還提升了檔案管理的準(zhǔn)確性。在將企業(yè)人員的信息錄至計(jì)算機(jī)的同時(shí)，需要對(duì)不同人員的檔案信息進(jìn)行分類以方便管理。另外，為了更有效地進(jìn)行人事檔案管理工作，有關(guān)人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)的建立十分必要。通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能可以對(duì)企業(yè)不同人員的錄用、調(diào)用及時(shí)做出詳細(xì)記錄，還能集中管理各個(gè)部門(mén)的人事檔案，大大提高了管理的效率。
二、結(jié)語(yǔ)
1.檔案數(shù)量多，占用空間大
國(guó)有企業(yè)改制后，企業(yè)以往存留的檔案問(wèn)題應(yīng)按照《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，尤其是針對(duì)保密檔案、具有社會(huì)價(jià)值的檔案應(yīng)給予妥善的保管。那么檔案集中堆積起來(lái)難免就會(huì)出現(xiàn)雜亂難點(diǎn)，欲歸無(wú)章的情況。而事實(shí)上專職處理檔案的企業(yè)相關(guān)部門(mén)人手是非常緊張的，一般存放檔案的庫(kù)房也十分有限，無(wú)法有條不紊地處理接收和寄存檔案的工作。最終這項(xiàng)工作將不得不轉(zhuǎn)交給檔案館，檔案館在接收和寄存改制企業(yè)的檔案時(shí)必須進(jìn)行有選擇地篩選，否則若干年后，庫(kù)房將出現(xiàn)爆滿、癱瘓的局面。所以如何處理這些改制國(guó)企寄存的檔案，是值得檔案存放部門(mén)深入探討、研究并解決的難題。
2.人事檔案所有權(quán)不明確
根據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會(huì)提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。
3.檔案存放費(fèi)用無(wú)法解決
國(guó)企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國(guó)家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒(méi)有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國(guó)國(guó)企改制后面臨困難問(wèn)題。
二、解決國(guó)有企業(yè)人事檔案存在問(wèn)題的對(duì)策
為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。
1.檔案管理制度不健全
破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒(méi)有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營(yíng)或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門(mén)別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊(cè)，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。
2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存
對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。
3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫(kù)容量
對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國(guó)有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺(jué)遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來(lái)堆放紙張的場(chǎng)地，從而避免日后出現(xiàn)庫(kù)滿為患的現(xiàn)象。
三、結(jié)束語(yǔ)
供電企業(yè)的人事檔案管理工作中存在較多的問(wèn)題，具體分析來(lái)看，主要是有四個(gè)方面的問(wèn)題。首先，是人事檔案管理制度方面的問(wèn)題，供電企業(yè)的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業(yè)本身存在人事檔案管理意識(shí)淡薄的情況，企業(yè)的精力和資金投資過(guò)多地投放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致了供電企業(yè)人事檔案管理制度的不健全、供電企業(yè)的人事檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題。其次，是內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確性不足的問(wèn)題。供電企業(yè)的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動(dòng)情況等材料的完整性不足，使得企業(yè)的人事檔案未能很好反映當(dāng)前情況，且有時(shí)也可能會(huì)給員工帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失；目前現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理推廣使用的EPR系統(tǒng)和人力資源管控系統(tǒng)在人事檔案管理方面起著越來(lái)越重要的作用，但在這其中也發(fā)現(xiàn)存在著部分職工人員的電子信息與紙質(zhì)檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來(lái)了問(wèn)題。第三，是人事檔案保管不嚴(yán)格的問(wèn)題。一些企業(yè)的人事檔案管理既缺乏專用的設(shè)備，又沒(méi)有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當(dāng)需要用人事檔案辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，就會(huì)造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設(shè)滯后的問(wèn)題。雖然信息化隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展成為了提高企業(yè)檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業(yè)的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術(shù)手段落后等問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。
二、供電企業(yè)人事檔案動(dòng)態(tài)管理的完善措施
人事檔案管理工作是企業(yè)人事工作中的重要組成部分，企業(yè)的人事檔案管理不僅具有重大的社會(huì)價(jià)值，而且人事檔案管理也能在企業(yè)制定決策時(shí)提供有力參考并促進(jìn)人力資源的合理配置，其對(duì)企業(yè)的發(fā)展日趨起著關(guān)鍵的作用。供電企業(yè)的人事檔案管理工作的存在和發(fā)展是企業(yè)內(nèi)在、本質(zhì)的需要，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要的影響。因此，針對(duì)供電企業(yè)的人事檔案管理，應(yīng)突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，選擇先進(jìn)的、科學(xué)的新路徑，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)此，可以從以下幾方面入手。
1.完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度
在供電企業(yè)的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應(yīng)于新形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度，消除傳統(tǒng)管理方式的弊端，及時(shí)建立更為先進(jìn)的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使企業(yè)的人事檔案管理更具規(guī)范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業(yè)需要依據(jù)人事檔案規(guī)范化管理的需要、結(jié)合人事檔案管理的工作實(shí)踐，制定并完善企業(yè)人事檔案管理各項(xiàng)檔案的管理規(guī)章制度，并要根據(jù)員工檔案的內(nèi)容、檔案標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)企業(yè)職工的人事檔案資料進(jìn)行規(guī)范的分類整理以及更新工作，并提高紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的同步性，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和完整化。
企業(yè)也可以建立起專業(yè)化的人事檔案管理機(jī)制來(lái)進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，不斷增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的軟、硬實(shí)力。最后，還可以建立完善的人事檔案開(kāi)發(fā)利用機(jī)制，即結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況、充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立起適合企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展需要的人事檔案管理檢索系統(tǒng)和一個(gè)完善的咨詢服務(wù)體系，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值、檔案管理的目標(biāo)，并實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與外部的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境之間的有效地溝通和聯(lián)系、實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于供電企業(yè)的人事檔案管理，還需要增強(qiáng)企業(yè)的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新管理模式。要著眼于形勢(shì)的發(fā)展、制度的更新，不斷更新、改進(jìn)工作的方法。在企業(yè)的人事檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，檔案管理相關(guān)工作人員要積極創(chuàng)新，尋求有效的方法解決管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，以促進(jìn)人事檔案管理工作效率及水平的提高。
2.重視加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中也越來(lái)越廣泛地運(yùn)用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。重視加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用以及其信息化的建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要選擇。對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)，需要正確認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的必要性，供電企業(yè)要認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。要加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)要做好三個(gè)方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建立基礎(chǔ)；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，保障工作的順利進(jìn)行；第三方面，是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)資料的收集管理工作，對(duì)此要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作流程的數(shù)字化、保證數(shù)據(jù)資源的及時(shí)更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個(gè)方面的工作，才能更好地實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化的管理。
3.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
對(duì)于供電企業(yè)的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時(shí)，也要提高相關(guān)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)培訓(xùn)提高他們的能力，以使其可以自如運(yùn)用數(shù)字化、信息化手段來(lái)進(jìn)行人事檔案管理，更好地服務(wù)企業(yè)。
三、小結(jié)
現(xiàn)在，人類進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人力資源管理也摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候也應(yīng)用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時(shí)代的要求，在這些新的趨勢(shì)的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應(yīng)該對(duì)這些新的趨勢(shì)進(jìn)行分析，才能確保企業(yè)中人事檔案管理能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用。
（一）完善企業(yè)的核心價(jià)值體系。
在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候，企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據(jù)重要的分量，企業(yè)要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定人事檔案管理的相關(guān)政策。
（二）建立不同層次的價(jià)值評(píng)估政策。
在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，在傳統(tǒng)的管理中，一般都是定期對(duì)人事進(jìn)行考核，現(xiàn)在，在對(duì)人力資源進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)該加大人力資源考核評(píng)價(jià)的力度，將原本單一的考核體系轉(zhuǎn)變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領(lǐng)域的角度發(fā)展，在人力資源管理的過(guò)程中，不僅僅要分析個(gè)人的素質(zhì)，同時(shí)也要注重其對(duì)企業(yè)的績(jī)效做出的貢獻(xiàn)，將個(gè)人的成績(jī)與企業(yè)的績(jī)效結(jié)合在一起，對(duì)人力資源的績(jī)效進(jìn)行全方位的考察。
（三）建立以績(jī)效為方向的薪酬回報(bào)機(jī)制。
在企業(yè)內(nèi)部，一定要完善員工的薪酬體系，運(yùn)用薪酬來(lái)激勵(lì)人力資源，將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報(bào)的基礎(chǔ)，強(qiáng)度個(gè)人力量與團(tuán)隊(duì)力量，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部合作的機(jī)制。
（四）將職業(yè)化作為評(píng)價(jià)人力資源管理水平的重要指標(biāo)。
職業(yè)化指的是在人力資源管理的過(guò)程中，要具有一定的知識(shí)體系和專業(yè)技能，管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德，能夠自覺(jué)地遵守值得規(guī)范，能夠按照職業(yè)規(guī)范的內(nèi)容去管理。
2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
現(xiàn)在，企業(yè)在人事檔案管理的過(guò)程中還是存在一些問(wèn)題的，這些問(wèn)題直接影響到了企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的效率，限制了企業(yè)的發(fā)展。
（一）企業(yè)的服務(wù)意識(shí)薄弱，沒(méi)有上進(jìn)心。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，其管理思想不能與時(shí)俱進(jìn)，比較陳舊，在人事檔案管理過(guò)程中，管理人員不能創(chuàng)新管理內(nèi)容，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取的精神，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)型的工作。
（二）企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有較強(qiáng)的合作意識(shí)。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，他們都是進(jìn)行單獨(dú)管理的，各個(gè)部門(mén)沒(méi)有加強(qiáng)溝通與合作，但是，企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)與人力資源管理部門(mén)是相對(duì)獨(dú)立的，二者沒(méi)有進(jìn)行有效地溝通，這就導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏制度的約束，導(dǎo)致認(rèn)識(shí)檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序?qū)崿F(xiàn)檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的工作，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理的新要求
（一）企業(yè)內(nèi)部要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)
在新時(shí)期，企業(yè)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，要變被動(dòng)為主動(dòng)，積極地為人力資源管理部門(mén)提供服務(wù)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。
（二）企業(yè)人事檔案管理要強(qiáng)化合作意識(shí)
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門(mén)和人力資源管理部門(mén)的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)二者相互聯(lián)系、相互依存，人事檔案管理部門(mén)要為人力資源管理部門(mén)提供詳實(shí)的資料，使人力資源管理部門(mén)在工作的過(guò)程中有據(jù)可依。
4結(jié)語(yǔ)
根據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會(huì)提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。國(guó)企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國(guó)家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒(méi)有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國(guó)國(guó)企改制后面臨困難問(wèn)題。
二、解決國(guó)有企業(yè)人事檔案存在問(wèn)題的對(duì)策
為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。1.檔案管理制度不健全破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒(méi)有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營(yíng)或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門(mén)別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊(cè)，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫(kù)容量對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國(guó)有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺(jué)遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來(lái)堆放紙張的場(chǎng)地，從而避免日后出現(xiàn)庫(kù)滿為患的現(xiàn)象。
三、結(jié)束語(yǔ)
