時間：2022-08-30 22:49:24
序論：在您撰寫城建檔案論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）城建檔案信息技術有待提高。同世界其他先進國家相比，目前我國城建檔案軟件和技術的研發(fā)還處于初級階段，科技水平不高。由于計算機型號不同、系統(tǒng)軟件各異導致各地的城建檔案館所應有的軟件不能做到信息共享和互用，城建檔案的主管部門還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的計算機軟件管理系統(tǒng)。同時，由于現(xiàn)行的檔案信息整理、分類、著錄等還沒有統(tǒng)一化、科學化，信息軟件防范網(wǎng)絡風險的功能不強，應用軟件在一定程度上不能適應現(xiàn)實的需要。
（二）城建檔案信息資源管理有待規(guī)范。城建檔案信息化建設的前提是管理的規(guī)范化和標準化。但是，在現(xiàn)實工作中城建檔案信息資源的管理還存在一定的不足。例如，在聲像檔案的保管方面，許多檔案館對已經(jīng)處理過的數(shù)字化電子文件不重視，使得電子文件因空氣、溫度等影響而受損。同時，由于城建檔案在一定程度上實現(xiàn)了信息化。但是這種信息化的檔案恰恰是被束之高閣，而并沒有真正實現(xiàn)與網(wǎng)絡對接，轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙环N全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品”。這些管理方面的漏洞對城建檔案信息化建設帶來了壓力。
（三）城建檔案信息化建設資金有待投入。城建檔案的信息化、數(shù)字化建設需要相應的計算機、存儲、輸入輸出等設備，因此需要大量資金投入，這往往超出通常城建檔案部門所能承擔的范圍，再加上有的地方對檔案信息化建設不夠重視，導致檔案主管部門的撥款不足或是不能及時到位，使信息化建設進程緩慢或是不能有效開展信息化建設。
（四）城建檔案信息化工作人員素質(zhì)有待提高。城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡知識和專業(yè)知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務指導、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
（一）積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網(wǎng)絡連接；對于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。
（二）實現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務、技術三個層面的操作標準與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡環(huán)境下的保護知識產(chǎn)權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規(guī)范化的落實。
（三）加大城建檔案信息化建設的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現(xiàn)實存在的問題，以便于為工作的開展創(chuàng)造良好的條件。
城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡知識和專業(yè)知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務指導、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
（一）積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網(wǎng)絡連接；對于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。
（二）實現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務、技術三個層面的操作標準與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡環(huán)境下的保護知識產(chǎn)權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規(guī)范化的落實。
（三）加大城建檔案信息化建設的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現(xiàn)實存在的問題，以便于為工作的開展創(chuàng)造良好的條件。
城建檔案是在城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄。它是城市規(guī)劃、建設、管理過程的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)。它對城市的規(guī)劃具有重要指導作用，是城市的工業(yè)和民用建筑、市政基礎設施的新建、改建、維護和恢復重建的重要依據(jù)。城建檔案館(室)是管理城建檔案的機構(gòu)和場所。主要從事城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用工作。城建檔案管理的主要作用與目的就是保護和利用城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成珍貴資料，為城市的建設、發(fā)展提供更好的利用。過去城建檔案管理工作主要針對實物檔案進行管理，整個過程從收集、整理、鑒定到保管、利用，其工作內(nèi)容繁雜、勞動強度大、查尋利用效率低。近幾年許多城建檔案機構(gòu)根據(jù)《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》、《數(shù)字檔案館建設指南》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DAT31-2005)的要求開展一系列城建檔案數(shù)字化、信息化工作，利用計算機技術實行檔案數(shù)字化管理。把原有的紙質(zhì)檔案進行掃描、存儲，將原來的實物檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息(電子圖片文件)。這些工作減少了庫存檔案的損壞，在一定程度上延長了檔案的壽命，有利于檔案的保護。在城建檔案的收集過程中同時收集了部分數(shù)字資料(如：CAD數(shù)據(jù)文件、數(shù)碼照片、數(shù)字影像和掃描后的電子文件等)，并建立了專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了相關城建檔案管理系統(tǒng)(MIS)。初步實現(xiàn)了城建檔案數(shù)字化管理，準確、快捷地向社會提供利用。向檔案數(shù)字化、信息化邁進了一步。隨著社會、經(jīng)濟的發(fā)展和科技進步，許多地方提出“智慧城市”建設的設想，這不僅需要大量豐富的城市規(guī)劃、建設和管理等方面的信息，還需要有智能化的科技手段，更好地幫助人們建設和管理好城市?！爸腔鄢鞘小彪x不開智能建筑，就是建筑的智能化。智能建筑不是從建筑物的使用開始的，而是在建造過程中和建成以后形成的智慧化、互聯(lián)化、相互協(xié)同化。BIM技術是建造事業(yè)發(fā)展的技術產(chǎn)物，它是建筑全生命周期的建筑信息模型，它是從設計階段，施工階段、運維階段的信息模型。BIM作為建設項目信息的整合平臺(系統(tǒng))，把來自各方面(包括：設計、預/決算、招投標、構(gòu)件制造、采購、施工及工藝流程等)匯集的信息實行集成管理。利用BIM技術管理建造的建筑，從開始就連續(xù)不斷地匯集并形成大量數(shù)據(jù)(信息)。這些信息是應用BIM技術的工程項目建造過程中形成的，具有保存和利用價值，是建筑的運營和維護、城市的數(shù)字化和智能化管理所需要的數(shù)據(jù)信息。在工程項目中形成的所有應保存的資料(包括信息資料)，都應移交到城建檔案館，收集后的信息，經(jīng)過整理向社會提供服務，與社會共享。其中，也包括運用BIM技術管理的工程項目中形成的所數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息也屬于城建檔案收集范疇。隨著這些數(shù)據(jù)的逐步積累，城建檔案機構(gòu)也需要建立相應的BIM平臺，用于不斷地收集、匯集和更新的相關數(shù)據(jù)。為此，筆者認為，BIM需要納入到城建檔案管理工作中來。
二、城建檔案需要BIM實現(xiàn)現(xiàn)代化
管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設和發(fā)展服務，開發(fā)利用這些資源就是城建檔案的價值所在。按照國家住房和城鄉(xiāng)建設部制定《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的要求，以數(shù)字化信息資源為核心，以網(wǎng)絡技術為基礎，以擴大信息資源的利用為目的，以服務于城市規(guī)劃、建設和管理為宗旨。適應時展的需要，持續(xù)、健康地實現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理工作是城建檔案事業(yè)發(fā)展目標。對于目前的城建檔案的數(shù)字管理水平，只是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種技術升級，用計算機、多媒體、網(wǎng)絡等技術替代人工，將實物轉(zhuǎn)換成了數(shù)字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內(nèi)容沒有變化。在提供利用方面，利用計算機代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質(zhì)原文件內(nèi)容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發(fā)利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術進行整合，構(gòu)建了三維信息平臺等等。使城建檔案信息在開發(fā)利用中有新的進展。但是在面對未來的發(fā)展，現(xiàn)有這些技術是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠的眼光去審視未來。去適應未來發(fā)展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現(xiàn)代化管理。城建檔案現(xiàn)代化管理機構(gòu)和場所不能只是一個提供利用“倉庫”，而應該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應該是經(jīng)過開發(fā)“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業(yè)現(xiàn)有的技術水平和應用實踐的成效來看，BIM是一項較為科學而又切實可行的先進技術，它具備的可視化，協(xié)調(diào)，模擬，優(yōu)化和可出圖特點，可使城建檔案管理水平從現(xiàn)在的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化向“智能化”方向邁進。城建檔案館原有CAD和GIS數(shù)據(jù)也屬于BIM數(shù)據(jù)整合的部分。目前已有大量的工程項目已經(jīng)應用BIM技術進行建造，如：北京國家體育場(鳥巢)工程、昆明新機場機電設備安裝與運維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環(huán)境模擬(日照、氣象)、內(nèi)蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項目。BIM技術能夠?qū)崿F(xiàn)建設項目各參與方通過網(wǎng)絡進行協(xié)同工作，同時，進行工程洽商、技術溝通、工作協(xié)調(diào)，實現(xiàn)施工質(zhì)量、安全、進度和成本的管理與監(jiān)控。在利用BIM管理的工程項目，BIM匯集著大量與工程相關的數(shù)據(jù)信息，為工程提供大量的數(shù)據(jù)支持，使業(yè)主、設計單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業(yè)分包、材料和設備供應商等眾多參建單位同在一個平臺上共享相關數(shù)據(jù)，為工程建造提供最優(yōu)方案。這些數(shù)據(jù)信息都是工程建造中產(chǎn)生的。這些數(shù)據(jù)信息不當是建造成果的數(shù)據(jù)，而且還有建造過程的數(shù)據(jù)，特別是隱蔽工程中的相關數(shù)據(jù)(如：地基、地下管理線等)。這些數(shù)據(jù)信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺可再現(xiàn)原來建造過程和模擬將來運營、維護過程。例如：模擬一個建筑出現(xiàn)設備故障怎么辦？出現(xiàn)危機(災害、反恐等)怎么辦？某個建筑的改建和擴建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現(xiàn)，而不必再進行二次勘察、測繪等等。城建檔案管理運用BIM技術后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進行分析，可直接再現(xiàn)建設項目某一階段的結(jié)果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術發(fā)展和更新，原有的建造工藝需要如何調(diào)整和改進。只有這樣，城建檔案工作水平才會得到更高的提升。如此發(fā)展，城建檔案機構(gòu)就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規(guī)劃、建設和管理提供決策依據(jù)，將來可能就是提供決策方案了。
三、總結(jié)
（一）思想認識不到位，影響了城建檔案的信息化進程
思想認識不到位體現(xiàn)在三個層面，一是現(xiàn)有檔案管理人員的認識不到位。隨著《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設檔案著錄規(guī)范》的宣傳貫徹執(zhí)行不斷深入，目前城建檔案管理人員的檔案意識和法制觀念有了一定程度的提高，但從對城市的建設、規(guī)劃、管理負責，對歷史負責的角度來看還缺乏一定的深度，與城市的發(fā)展和社會的進步還有一定的距離。現(xiàn)有檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理方式及管理思維的禁錮，在新知識新技能掌握上不夠積極。二是由于檔案管理人員的認識不到位，對城建檔案信息化建設的宣傳力度不夠，沒有得到當?shù)爻墙n案行政主管部門領導的重視。領導認識不到位，對城建檔案信息化重視不夠，在資金投入和人員配置等方面自然就不能給予大力支持。三是由于宣傳力度不夠，社會各界，特別是建設單位在提供檔案時，基本上沒有數(shù)字化、信息化的檔案資料。因此，加強城建檔案信息化工作的宣傳，向公眾展示城建檔案信息化成果，強化檔案信息化、數(shù)字化意識，是目前急需解決的問題之一。
（二）軟、硬件配置不到位，制約了縣級城建檔案信息化進程
經(jīng)費不足，財政只保證人頭費，計算機及相關應用管理軟件的購置，都需要城建檔案館自行籌集，情況好的縣級城建檔案館只實現(xiàn)了目錄級的計算機管理，只能進行館內(nèi)目錄查詢，沒有檔案網(wǎng)站，只能由工作人員手工存取實體檔案文件提供復印服務。情況差一些的目錄級的計算機管理檔案都沒有實現(xiàn)?；A設施不完善?？h級城建檔案館大多庫房面積小，計算機、掃描儀、打印機等現(xiàn)代化信息設備配置不足，信息化工作無法開展。
（三）人員配置不足，缺少信息化管理專業(yè)人員
檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能、較高的文化素養(yǎng)。縣級城建檔案館管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能。對所涉及的專業(yè)知識業(yè)務規(guī)范不熟悉，完全靠自己摸索和后期培訓。人員混崗流動性大，有限地培訓學習收效甚微，業(yè)務工作開展有心無力。
二、推進縣級城建檔案信息化建設的對策
（一）加強領導，依法履行職責
依法治檔是城建檔案工作的基礎?？h市城建檔案行政主管部門和城建檔案館要進一步加強檔案法制宣傳，認真貫徹落實國家有關城建檔案工作的法律法規(guī)，把城建檔案工作落實到實處。把建設單位、施工單位的工程檔案資料工作納入建設工程竣工備案程序。積極開展城建檔案執(zhí)法工作，依法查處違反城建檔案管理規(guī)定的責任單位，做到檔案應收盡收，齊全完整。
（二）加大投入，建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
縣市城建檔案信息化建設受機構(gòu)、人員、資金等各方面因素影響，起步較晚。在完善機構(gòu)、配置人員的基礎上加大資金力度，添置軟硬件設備。采用掃描儀、數(shù)碼相機、錄入等方式，將傳統(tǒng)城建檔案館紙張檔案和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術加工成電子化的信息數(shù)據(jù)。逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫加強電子文件的收集和積累。要保證在接收紙質(zhì)城建檔案的同時接收一套電子檔案包括圖紙、施工內(nèi)業(yè)的電子版。同時要統(tǒng)一標準格式來進行數(shù)字化，這樣才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案信息化的進程。
（三）合理配備人員，提高工作人員專業(yè)技能
論文摘要：分析檔案信息化建設的必要性和建設信息化管理的一些關鍵環(huán)節(jié)，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應的信息安全保障措施。
城市建設檔案是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現(xiàn)代信息技術，加快數(shù)字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，為城市規(guī)劃、建設和管理提供科學決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務.
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術和數(shù)碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。
二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題
數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。
三、數(shù)字化檔案具備的功能
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。
1.館藏檔案數(shù)字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，這是檔案館數(shù)字化建設的核心.
2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設的基礎.
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網(wǎng)絡化:數(shù)字檔案館的服務通過以網(wǎng)絡為主的信息基礎設施，實現(xiàn)標準規(guī)范的信息傳遞.
5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標準的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。
四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.
如何保障數(shù)字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網(wǎng)絡服務，可采用包括操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫安全技術、網(wǎng)絡安全技術、信息加密與身份認證技術、防病毒技術等在內(nèi)的多種安全技術。(1)采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。(2)綜合使用多種網(wǎng)絡安全技術與產(chǎn)品，實現(xiàn)對網(wǎng)絡的安全保護。(3)采用信息加密技術與身份認證技術。(4)采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負責、及時維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行及高效服務。加強對用戶的管理包括加強對用戶權限的管理即加強對用戶的監(jiān)督、審計、跟蹤，同時控制上網(wǎng)信息范圍。(6)加強計算機網(wǎng)絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。
關鍵詞:城建檔案;人才;館藏;信息化;創(chuàng)新文獻標識碼:B
1前言
改革開放30年來,我國建設事業(yè)迅猛發(fā)展,城市變化日新月異。作為城市建設事業(yè)發(fā)展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發(fā)展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設系統(tǒng)業(yè)務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創(chuàng)新思維,使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展。“創(chuàng)新是民族進步的靈魂,是國家興旺發(fā)達的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應以創(chuàng)新為動力,為建設事業(yè)和城建檔案工作新的30年大發(fā)展進行規(guī)劃、探索和思考。
2創(chuàng)新學習,一流的人才隊伍干出一流的事業(yè)
我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現(xiàn)在絕大部分城建檔案館業(yè)務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經(jīng)驗豐富,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業(yè)訓練,對現(xiàn)代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經(jīng)驗性強,牽涉到建設系統(tǒng)眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統(tǒng)體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創(chuàng)新學習,以學習提高隊伍素質(zhì),以學習建立一流的隊伍,干出一流的事業(yè)。在創(chuàng)新學習方面要做到:
2.1樹立創(chuàng)新意識。城建檔案工作的創(chuàng)新來自對建設系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新思路和理念,沒有創(chuàng)新的意識,城建檔案工作創(chuàng)新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網(wǎng)絡和知識為基礎的全新經(jīng)濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開發(fā),建設系統(tǒng)也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創(chuàng)新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂,在檔案工作網(wǎng)絡化方面,滲透創(chuàng)新思想,開展創(chuàng)新實踐。
2.2培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu),堅持探索的精神,樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創(chuàng)造能力。只有這樣,才能充分發(fā)揮自己的潛力,積極培養(yǎng)出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉(zhuǎn)化為有效服務的能力。
2.3掌握創(chuàng)新技術。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網(wǎng)絡,數(shù)據(jù)庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數(shù)字城建檔案館技術,網(wǎng)站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網(wǎng)絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據(jù)工作實際需要,獨立開發(fā)利用城建檔案網(wǎng)絡信息資源,在管理方面實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡管理,做到城建檔案信息資源共享。
3豐富館藏,夯實基礎才能創(chuàng)造輝煌
城建檔案工作的基礎就是實體檔案的收集和保管。在高速發(fā)展的城市建設中,建設檔案的門類日益豐富,數(shù)量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性是城建檔案工作的一個基礎性難題。從城建檔案工作現(xiàn)代建設的目標上講,信息資源建設是信息開發(fā)利用的基礎,也是創(chuàng)新城建檔案工作的前提。因此在創(chuàng)新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應做好四個結(jié)合:
3.1將“業(yè)務指導”與“檔案接收”相結(jié)合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī),守株待兔,必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業(yè)的責任和使命,樹立主動服務意識,不斷提高服務質(zhì)量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業(yè)務指導”和“檔案接收”結(jié)合起來,業(yè)務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結(jié)果。在業(yè)務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收,把工作做到現(xiàn)場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領導重視,社會關注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領導匯報,及時與企業(yè)溝通,改善與建設單位的關系,爭取建設單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應充分利用建設行政程序把關,建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發(fā)放《初驗認可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發(fā)放《合格證》,工程才能辦理產(chǎn)權產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施,把業(yè)務指導和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應收盡收。
3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設和管理的方方面面。一般來說,建設系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設系統(tǒng)的建設工程檔案種類多,數(shù)量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導,定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農(nóng)村建設的目標,采取多種形式,切實做好小城鎮(zhèn)建設、新農(nóng)村建設檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質(zhì)的提升,沒有數(shù)量就無質(zhì)量可言,而沒有質(zhì)量的館藏,無論數(shù)量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設和經(jīng)濟社會發(fā)展服務。因此,豐富館藏應當是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體,是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質(zhì)量問題,即既要擴容又要提質(zhì)。在擴容提質(zhì)上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質(zhì)量優(yōu)化。
3.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合,提高城建檔案法律意識。城市建設檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規(guī)賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規(guī)宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓,向建設、施工、監(jiān)理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術規(guī)范,提高他們的素質(zhì)和工作技能,產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規(guī)的有關規(guī)定,加強法制建設,開展執(zhí)法檢查。一方面,在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎上,根據(jù)各區(qū)、縣(市)實際,抓緊制定本區(qū)、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面,每年可以適當開展執(zhí)法檢查,對不按規(guī)定執(zhí)行的建設單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構(gòu)成違法事實的,上報建設行政主管部門立案,依法予以處罰。
3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結(jié)合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結(jié),從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設、管理和經(jīng)濟社會發(fā)展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析,不斷尋找利用熱點,總結(jié)利用規(guī)律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發(fā)利用水平?？梢越⒂嬎銠C檢索系統(tǒng),提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng),建立數(shù)字城建檔案館;還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設,促進了招商引資,產(chǎn)生了廣泛社會影響。提高檔案工作質(zhì)量和管理水平,實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化,目標管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檢索和利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現(xiàn)象。
4重點突破,以信息化引領城建檔案工作騰飛發(fā)展
信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發(fā)展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發(fā)展機遇,建設系統(tǒng)檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現(xiàn)實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發(fā)利用提供最佳的平臺和技術手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發(fā)展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內(nèi)容開發(fā)出來,發(fā)揮出更多更大的作用,為現(xiàn)代化的城市建設和經(jīng)濟社會發(fā)展服務。超級秘書網(wǎng)
4.1爭取領導支持,為城建檔案信息化建設營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時代已經(jīng)到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng),更好地服從、服務于建設系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學習活動,在湖南省檔案局局長親自帶領下專門跟班學習了上海浦東城建檔案檔案館(建設信息中心)數(shù)字城建檔案管理技術及經(jīng)驗,得到了很大啟發(fā)。懷化館還爭取建設局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學習考察,回來后即專題匯報,得到了領導高度重視,對城建檔案信息化建設給予了大力支持。
4.2必須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學布局。只有在領導的重視和大力支持下,確立了工作目標,部門內(nèi)同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網(wǎng)進入系統(tǒng)化,檔案信息化建設才能邁上快速健康發(fā)展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現(xiàn)代化設備,力爭實現(xiàn)檔案儲存數(shù)字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。當前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),將以往形成的,可開放利用的檔案按照規(guī)范的目錄和標引要求,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術的發(fā)展、變化、充分借鑒先進建設系統(tǒng)的經(jīng)驗,采取科學的管理方法和手段,以保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
4.3以城建檔案信息化創(chuàng)新城建檔案利用服務機制。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和城市建設的到來,建設系統(tǒng)和社會各屆對城建檔案需求在內(nèi)容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務領域上越來越寬,在服務方式上越來越活。為此,建設系統(tǒng)各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發(fā)展步伐,改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。按照“堅持創(chuàng)新,突出服務”的思路加強城建檔案部門的業(yè)務建設。首先,城建檔案開發(fā)利用要向深層次服務轉(zhuǎn)化。大力開發(fā)城建檔案資源,應根據(jù)使用優(yōu)先、保護優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則,制定城建檔案數(shù)字化策略,分期分批將重點城建檔案數(shù)字化,建立數(shù)據(jù)庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網(wǎng)檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫。比如根據(jù)工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務轉(zhuǎn)化。除做好上門利用服務外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發(fā)有關項目,建立咨詢服務等。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能。通過深層服務和多功能服務。最大限度地滿足建設系統(tǒng)發(fā)展對檔案的利用需求。
（一）完成局域網(wǎng)絡建設。局域網(wǎng)絡是內(nèi)聯(lián)外通的平臺，是現(xiàn)代化、信息化管理工作的基礎，綿陽市城建檔案館早在2000年就完成了老辦公樓局域網(wǎng)絡的建設工作，老辦公樓撤除后，又于2012年3月完成了過渡房的局域網(wǎng)絡建設工作。過渡房的局域網(wǎng)絡為星型網(wǎng)絡架構(gòu)，采用雙絞線布線，設計速率10/100Mbps。
（二）完成必要設備采購工作。包括計算機、服務器、交換機、存儲陣列、防火墻、分屏器、掃描儀、工程圖紙打印機等設備。
（三）完成檔案信息著錄工作。工程級、案卷級、文件級目錄信息錄入計算機管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案計算機檢索的前提。綿陽市城建檔案館于2000年初和中國空氣動力研究與發(fā)展中心合作開發(fā)了一套城建檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)集檔案驗收與移交，檔案整理、著錄、編目，電子文件歸檔與管理、檔案查詢等功能于一體，目前，全部庫藏檔案信息已全部錄入該系統(tǒng)。
（四）盡可能完成庫藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。為提高檔案查詢的查全率和查準率，能讓查詢者看到文件、圖紙的具體內(nèi)容是最快的途徑，這就需要對庫藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。綿陽市城建檔案館于2007年成立了專門的數(shù)字化辦公室，對入庫檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。
二、城建檔案自助查閱系統(tǒng)功能定位
（一）系統(tǒng)界面簡潔，操作簡單，并支持模糊查詢。
（二）系統(tǒng)運行速度快、性能穩(wěn)定、不易感染病毒和受到攻擊。
（三）只限于完成檔案的檢索和電子檔案的調(diào)閱兩種特定的功能，禁止新建、刪除、拷貝操作和外接存儲設備等。
（四）支持雙屏或多屏顯示，便于自助查閱人員和本館工作人員看到所調(diào)閱內(nèi)容。
三、城建檔案自助查閱系統(tǒng)軟件平臺和實現(xiàn)步驟
（一）城建檔案自助查閱系統(tǒng)軟件平臺建設操作系統(tǒng)：Windowsxp/Windows7/Windows8/Windows2003Server/Windows2008Server/Linux等。數(shù)據(jù)庫：SQLServer或Oracle。開發(fā)語言：PowerBuilder、JAVA等。軟件結(jié)構(gòu)：采用C/S或者B/S開發(fā)架構(gòu)。
（二）城建檔案自助查閱系統(tǒng)實現(xiàn)步驟
1、在自助查詢終端中安裝操作系統(tǒng)及城建檔案管理系統(tǒng)客戶機版。2、使用分屏器分別連接自助查詢終端和我館工作人員計算機。3、將查詢終端接入局域網(wǎng)絡。4、使用操作系統(tǒng)組策略和注冊表編輯器等完成終端操作系統(tǒng)定制。5、在服務器中添加自助查詢的公共帳號，并定制該帳號權限，使其權限僅限于檔案的檢索和電子檔案的調(diào)閱，禁止其新建、刪除等功能。6、編制自助查詢操作指南。
四、城建檔案自助查閱系統(tǒng)的作用
（一）增強了人們的檔案意識。查檔人利用城建檔案自助查閱系統(tǒng)自己動手查詢檔案，增加了其參與感和存在感，使其對檔案的價值有了更加深刻的認識。同時自助查閱和電子檔案的調(diào)閱，讓查檔人親身感受到檔案現(xiàn)代化管理帶來的極大便利，也在無形中對城建檔案館工作起到了很好的宣傳作用，強化了他們對城建檔案工作的認同感，增強了他們的檔案意識。
（二）緩解了檔案查閱接待壓力，縮短了查閱等候時間。城建檔案查閱利用的目的主要有辦理房產(chǎn)證、訴訟取證、裝修以及維修等，所查找的資料種類繁多，一個查檔業(yè)務辦理需要很長時間，使后來的查檔人員等待時間相應較長，而工作人員總想快速辦理完結(jié)，但是往往越要求快越容易出錯，這就給工作人員造成了很大的壓力。建立了自助查閱系統(tǒng)后，查檔人可根據(jù)自助查檔指南自行操作，查詢到部分或主要檔案信息，幫助工作人員快速調(diào)卷，從而緩解了工作人員查閱接待壓力，縮短了查檔人查閱等候時間。
（三）提高了工作效率和檔案查詢的準確率。隨著時間的推移，建設工程的名稱、地址及建設單位、施工單位名稱等都可能發(fā)生變動，而這些信息又是查詢檔案的關鍵信息，查檔人如果對于這些信息表述不清或者理解不深，會大大降低工作效率。其次，城建檔案的專業(yè)性強，涉及面廣，檔案管理人員不可能對各方面專業(yè)知識面面俱到，有時無法準確的找到所要的檔案資料，這就直接影響了查閱檔案的準確率。建立自助查閱系統(tǒng)后，查檔人可根據(jù)自己掌握的有關信息和專業(yè)知識，快速、準確的找到所需的檔案，從而提高了工作效率和檔案查詢的準確率。
五、城建檔案自助查閱系統(tǒng)的未來展望未來
隨著人們需求的提高和技術發(fā)展，城建檔案自助查閱系統(tǒng)將會在以下幾方面進行功能拓展：
（一）網(wǎng)上預約查詢功能。查檔人先通過城建檔案館的互聯(lián)網(wǎng)站預約檔案查詢?nèi)掌诓@得預約編號，該預約號同時儲存于自助查閱系統(tǒng)中，查檔人輸入預約信息即可查詢檔案。
（二）查檔人員信息自動登記功能。查檔人員在進行自助查檔操作前使用二代身份證在身份證閱讀器上登記個人身份信息，閱讀器識別出正確的查檔人員信息后可自動進行登記并取得檔案信息查詢權限。
（三）檔案內(nèi)容自助輸出功能。查檔人查詢到所需檔案后，可導出電子文件或直接在相應終端打印輸出電子文件。
