時間：2022-08-11 13:11:29
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檔案管理制度
一、局檔案工作機(jī)構(gòu)
成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。
局的檔案工作機(jī)構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。
二、綜合檔案室的職責(zé)
1.按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實(shí)施工作。 2.擬訂局檔案工作計劃和工作制度。
3負(fù)責(zé)組織每年文書立卷、歸檔工作。
4.統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。
5.按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。
6.負(fù)責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。
7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
8.協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。
三、檔案綜合管理范圍
凡屬局各處、室和黨、政、工、團(tuán)組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。
四、文件材料歸檔
1.本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。
2.歸檔的基本要求
（1）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映局工作活動的真實(shí)歷史面貌；
（2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。
3歸檔時間
（1）黨、政、工、團(tuán)的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。
（2）基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程竣工驗收后三個月內(nèi)向檔案室移交。
（3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時驗收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個月后向檔案室移交。
（4）會計檔案由財政部門整理立卷后，按20xx年7月1日實(shí)施的《會計法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室
（5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局（xxxx）6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。
（6）聲像檔案自形成一個月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時間、地點(diǎn)、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。
4.歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。
五、檔案的管理
I局的全部檔案為一個全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進(jìn)行分類，根據(jù)同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。
2.建立和健全檔案工作各項制度，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動計劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。
六、加強(qiáng)檔案室的保護(hù)工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時采取措施，保護(hù)檔案的安全
1.根據(jù)國家和同級檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。
2檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負(fù)責(zé)提出鑒定意見。
3,銷毀失去保存價值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。
4.檔案的移交按國家有關(guān)規(guī)定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。
【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化
每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門，對我校文書檔案和人事檔案的督導(dǎo)評估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領(lǐng)導(dǎo)好評。根據(jù)在上級檢查的過程中提到的問題，筆者認(rèn)真地總結(jié)、體會和認(rèn)識后，就如何做好學(xué)校文書檔案和人事檔案工作 體會如下。
一、了解兩個概念
（一）文書檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個人在人事管理、教育、教學(xué)和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項工作活動的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的真實(shí)體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個學(xué)校長期教育教學(xué)活動中各個方面的實(shí)踐經(jīng)驗的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校教師成和不斷繼續(xù)進(jìn)度的重要依據(jù)。
（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材料，進(jìn)一步梳理的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。
二、對學(xué)校檔案工作檢查的目的意義
每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報，查看材料，開座談。每一項內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點(diǎn)。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗收、考評指標(biāo)也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。
教育主管部門對學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國家培養(yǎng)人才，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會、家長正確評價學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進(jìn)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進(jìn)和諧校園。
三、掌握工作標(biāo)準(zhǔn) 扎扎實(shí)實(shí)工作
根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗，我認(rèn)為，無論干什么工作，只有扎扎實(shí)實(shí)做好平常工作，平時注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案整理。
（二）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期對各處室的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強(qiáng)工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ) 。
（三）抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個非常重要的重點(diǎn)就是真實(shí)、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進(jìn)行收集和積累。對開展的重要活動給予關(guān)注，及時收集紙質(zhì)、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細(xì)做實(shí)工作匯報，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
（四）克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理。每個部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們應(yīng)對教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對于需要經(jīng)過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結(jié)束，就立即整理裝訂成冊。
（五）注重細(xì)節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習(xí)慣。
四、常規(guī)檔案整理
（一）計劃總結(jié)類。開學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門均按照學(xué)校的整體工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時與期末的各項工作、活動總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。
（二）教育教學(xué)活動類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項活動，實(shí)施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：
1.教學(xué)活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標(biāo)準(zhǔn)及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計表、評選等次等。（3）學(xué)校運(yùn)動會：我們收集運(yùn)動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎?wù)掌?、總結(jié)、新聞報道的雜志和有關(guān)報道的報紙等。 （下轉(zhuǎn)第68頁）（上接第78頁）
2.黨、團(tuán)委活動類：（1）學(xué)生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內(nèi)容、打分表、獲獎情況、小結(jié)、照片、新聞報道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關(guān)照片及新聞報道等資料。（3）黨、團(tuán)日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動內(nèi)容、活動小結(jié)、照片、新聞稿件等。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理；評審；作用；探討
[中圖分類號] R197.322[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] B[文章編號] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
隨著我國新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺，醫(yī)療改革日益深化，對醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[1]。檔案管理是醫(yī)院各項工作的重要組成部分之一，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史最真實(shí)面貌的反映，對于提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理水平還不能滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行的全面考核和評價，對于規(guī)范醫(yī)院檔案管理，提升醫(yī)院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。
1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和不足
1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠
個別醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作可有可無，經(jīng)常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫(yī)院長期規(guī)劃和短期計劃中，一般只對規(guī)模效益、科學(xué)技術(shù)、人才隊伍和儀器設(shè)備等進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計，而對檔案的科學(xué)管理、設(shè)備投入和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等涉及較少或未納入規(guī)劃計劃中，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏頂層設(shè)計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展水平。
1.2 檔案多頭管理，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)
醫(yī)院檔案管理一般是由辦公室下設(shè)的綜合檔案室負(fù)責(zé)，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰(zhàn)”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等[5]，而醫(yī)療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應(yīng)的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫(yī)院檔案管理的總體效能。
1.3 檔案專業(yè)人員整體水平不高，難以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新要求
隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化、信息化以及檔案資源的編研和開發(fā)利用都離不開一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。我國醫(yī)院從事檔案工作的人員大部分是從醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)崗而來，其沒有經(jīng)過系統(tǒng)地檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)知識缺乏，年齡老化，學(xué)歷偏低，人員結(jié)構(gòu)不合理，甚至出現(xiàn)檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現(xiàn)象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數(shù)職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
2 我院檔案管理考核評審工作開展情況
我院是山東省衛(wèi)生廳直屬的集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學(xué)醫(yī)院。目前醫(yī)院現(xiàn)有職工1490名，有臨床科室48個，醫(yī)技科室13個，曾獲“全國衛(wèi)生系統(tǒng)先進(jìn)集體”“山東省醫(yī)院管理先進(jìn)集體”“全省衛(wèi)生行業(yè)文明單位、誠信建設(shè)先進(jìn)單位”等榮譽(yù)稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規(guī)范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現(xiàn)有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現(xiàn)存文書檔案469卷，財務(wù)檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標(biāo)檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學(xué)檔案20卷，科研檔案13卷，設(shè)備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。
2011年，我院按照山東省衛(wèi)生廳下發(fā)的衛(wèi)生檔案工作要點(diǎn)和檔案管理考核書的各項考核內(nèi)容，堅持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，認(rèn)真研究學(xué)習(xí)考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善規(guī)章制度，強(qiáng)化軟硬件建設(shè)，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實(shí)和補(bǔ)充完善，使我院檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。12月，我院在山東省衛(wèi)生廳組織的檔案管理考核評審中成績優(yōu)秀，綜合檔案室達(dá)到省一級水平。近兩年來，以檔案達(dá)標(biāo)評審為契機(jī)，我院檔案管理水平不斷提高，對醫(yī)教研等主要業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認(rèn)可和肯定。實(shí)踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫(yī)院檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)行之有效的辦法。
3 以檔案管理考核評審促進(jìn)和改善醫(yī)院檔案管理工作
3.1 醫(yī)院檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程[7]，納入醫(yī)院“十二五”發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入職能科室質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，與醫(yī)院重點(diǎn)工作同部署、同檢查、同考核、同落實(shí)，使全院上下進(jìn)一步統(tǒng)一了思想，保證了檔案管理各項工作落實(shí)到位。成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管院領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領(lǐng)導(dǎo)親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫(yī)技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實(shí)地檢查指導(dǎo)工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實(shí)解決了檔案工作中出現(xiàn)的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)《山東省衛(wèi)生檔案管理實(shí)施細(xì)則》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規(guī)要求，我院進(jìn)一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規(guī)章制度，做到制度上墻、工作上心。
3.2 醫(yī)院檔案管理的隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)一步增強(qiáng)
通過加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，我院綜合檔案室現(xiàn)配有專職檔案員4人，院內(nèi)兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責(zé)任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫(yī)院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學(xué)歷的達(dá)100%，檔案管理人員都是醫(yī)院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務(wù)晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業(yè)技術(shù)人員同等的待遇。為增強(qiáng)全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)[8]。一是集中組織學(xué)：在堅持自學(xué)為主的基礎(chǔ)上，舉辦培訓(xùn)班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學(xué)習(xí)，廣泛宣傳學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，更新觀念，不斷強(qiáng)化檔案管理意識。二是走出去學(xué)：積極選派人員參加山東省衛(wèi)生廳舉辦的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；多次組織人員到山東省立醫(yī)院、千佛山醫(yī)院等檔案管理先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，進(jìn)一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進(jìn)來講：采取邀請山東省衛(wèi)生廳檔案管理專家來院現(xiàn)場指導(dǎo)或舉辦講座等方式，有針對性地改進(jìn)我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質(zhì)。
3.3 醫(yī)院綜合檔案室的軟硬件條件進(jìn)一步改善
我院根據(jù)年度檔案工作計劃和科室布局調(diào)整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實(shí)現(xiàn)了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設(shè)置了獨(dú)立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到省委組織部二級標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫(yī)院檔案管理工作，院領(lǐng)導(dǎo)及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備[9]，更換辦公設(shè)施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機(jī)2臺，電動鉚管打孔機(jī)1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機(jī)1臺，切紙機(jī)2臺，碎紙機(jī)1臺，微機(jī)3臺，激光打印機(jī)1臺，1000 G移動硬盤1個，空調(diào)3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設(shè)施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設(shè)置了專門的榮譽(yù)室，室內(nèi)陳列了建院以來醫(yī)院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化是衡量醫(yī)院管理工作是否現(xiàn)代化的一項重要指標(biāo)，是檔案管理考核評審的重要內(nèi)容之一[10]。根據(jù)山東省衛(wèi)生廳加快檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強(qiáng)院內(nèi)電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎(chǔ)。下一步將逐步對室存檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，同時實(shí)現(xiàn)院內(nèi)所有科室檔案信息網(wǎng)絡(luò)連接，為科室和個人提供更加優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。近年來，醫(yī)院為加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環(huán)境和辦公條件。
3.4 醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)一步規(guī)范化
按照檔案管理考核的要求，醫(yī)院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進(jìn)行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴(yán)格按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準(zhǔn)確[11]，卷內(nèi)文件、材料目錄、編號規(guī)范、清晰，檔案內(nèi)無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確，案卷排列規(guī)范、有序。建立了檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬和檔案利用及反饋情況統(tǒng)計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發(fā)生。
3.5 醫(yī)院檔案編研和檔案資源開發(fā)利用工作進(jìn)一步強(qiáng)化
檔案管理的根本目的在于開發(fā)利用。近年來，隨著醫(yī)院發(fā)展速度日益加快，建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內(nèi)共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復(fù)等文件查閱達(dá)數(shù)百次。檔案人員熟悉檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)100%。能夠及時根據(jù)利用者需要，通過采取分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開架閱覽、網(wǎng)絡(luò)提供利用等多種服務(wù)形式主動提供檔案信息服務(wù)，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強(qiáng)編研工作，提高利用效益作為進(jìn)一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發(fā)利用工作。近年來，我院將現(xiàn)行的規(guī)章制度、崗位職責(zé)進(jìn)行了整理匯編，促進(jìn)了檔案開發(fā)利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫(yī)院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務(wù)，方便了患者選擇醫(yī)生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發(fā)利用檔案資源制作完成了精美的醫(yī)院形象宣傳片，續(xù)修了醫(yī)院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發(fā)利用檔案信息資源優(yōu)秀成果一等獎和二等獎。
總之，檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進(jìn)一步加強(qiáng)，有助于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機(jī)，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，從組織領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)章制度、隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、軟硬件條件建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案編研及開發(fā)利用等5個方面，進(jìn)一步推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫(yī)院決策者的依據(jù)、利用者的幫手和醫(yī)院管理工作的亮點(diǎn)。
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上半年工作總結(jié)：
2019年上半年已經(jīng)過去，總結(jié)這半年來的工作，應(yīng)該說是忙碌而充實(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)、關(guān)心下，在同事們的幫助和配合下，我的工作取得了一定的進(jìn)步，現(xiàn)將我這半年的工作總結(jié)如下：
一、積極配合主動學(xué)習(xí)，在思想認(rèn)識、實(shí)際工作上都有所提高。
在部門領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，我以積極認(rèn)真的態(tài)度和飽滿的學(xué)習(xí)精神投入到學(xué)習(xí)中，在政治覺悟、精神素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度等多方面都有了很大的提高。
二、工作中更加端正態(tài)度，熱愛本職工作，認(rèn)真完成自己經(jīng)手每一項工作。其中主要包括：
1、學(xué)習(xí)資料準(zhǔn)備及協(xié)助部門負(fù)責(zé)人安排組織部門人員學(xué)習(xí)時間及內(nèi)容。
2、部門所有文件的收發(fā)、管理及歸檔工作；并根據(jù)局檔案室規(guī)定，按時間、類型定期進(jìn)行交接工作。
3、采購項目立項專家論證環(huán)節(jié)中，協(xié)助上級聯(lián)絡(luò)專家論證所需地點(diǎn)，及專家論證費(fèi)的領(lǐng)取和發(fā)放。
4、與部門相關(guān)的財務(wù)工作。
5、按照要求協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)成立部門紀(jì)律檢查聯(lián)絡(luò)小組并承擔(dān)部分工作內(nèi)容；按要求制定部門印章使用制度。
6、部門其他日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事物。
無錫高新技術(shù)開發(fā)區(qū)自1992年經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)設(shè)立高新區(qū)啟動開發(fā)建設(shè)，經(jīng)過1995、2002、2005年三次區(qū)劃調(diào)整，發(fā)展到現(xiàn)在輻射面積達(dá)到220平方公里，現(xiàn)管轄六個街道和無錫（太湖）國際科技園、無錫空港產(chǎn)業(yè)園、無錫新加坡工業(yè)園、無錫出口加工區(qū)、吳文化博覽園、工業(yè)博覽園等功能園區(qū)。
一、街道現(xiàn)有干部人事檔案管理基本現(xiàn)狀
新區(qū)現(xiàn)有六個街道， 由于高新區(qū)體制的創(chuàng)新，新區(qū)干部人事檔案管理工作在體制上與其他地區(qū)相比有一定的差異：新區(qū)組織部除負(fù)本文由收集整理責(zé)管理區(qū)管干部人事檔案外，具體還要負(fù)責(zé)六個街道、法院、檢察院及全區(qū)大、中小學(xué)校和幼兒園、街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心共36個獨(dú)立管檔單位的日常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
目前六個街道所管理的干部人事檔案主要有三大類型：第一類是公務(wù)員和事業(yè)身份的干部和工作人員；第二類是街道管理干部企業(yè)身份人員；第三類是黨員檔案。通過近幾年的不懈努力，做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位，責(zé)任落實(shí)到位，業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位，先后通過干部人事檔案目標(biāo)管理二級審核檢查標(biāo)準(zhǔn)，并全部使用了省委組織部版的系統(tǒng)軟件。
二、當(dāng)前干部檔案管理中存在的問題
通過調(diào)研，我們了解到街道檔案管理存在的問題和基層管檔人員的想法，也欣喜地感受到大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認(rèn)識到干部人事檔案在實(shí)際工作中的重要性，理解管檔人員平時工作的瑣碎、繁重和艱辛，從而配備綜合素質(zhì)高、具有奉獻(xiàn)精神的同志，并注意保證人員的相對穩(wěn)定性。做到基礎(chǔ)扎實(shí)長效管理，保證為干部管理提供良好的信息依據(jù)。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案面臨著許多新情況、新問題。
1.檔案管理的動態(tài)性與管檔人員的不穩(wěn)定性不相適應(yīng)。檔案管理人員工作強(qiáng)度大，業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，待遇卻較差，造成人員變化大，沒有連續(xù)性。干部人事檔案工作是一項保密性強(qiáng)，既不引人注目、又默默無聞的工作，工作忙忙碌碌但一時難以出成績。街道的干部人事檔案管理工作基本上都是由組織人事部門的工作人員兼管，沒有配備管檔人員，而兼職人員忙于本單位事務(wù)，沒有精力動態(tài)收集新產(chǎn)生的干部資料，再加上人員變動頻繁，形成日積月累的各種問題，影響了干部檔案管理的質(zhì)量。
2.檔案管理范圍與新的用人機(jī)制不相吻合。近年來大學(xué)生“村官”大量招聘充實(shí)到街道，但按照市人才中心的有關(guān)規(guī)定，檔案尚未納入街道組織部門管理，由當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龃?，給日常管理和查檔了解個人信息帶來不便。
3.干部檔案整理與新形勢發(fā)展和要求不相適應(yīng)。如紙張大小的處理（現(xiàn)在新的學(xué)歷、培訓(xùn)材料都是頂天立地的a4紙張）。事業(yè)單位改革全員合同每年簽定的材料、審計材料歸檔、工資調(diào)整材料的收集等面廣量大。干部工作業(yè)績情況、干部個人收入申報、涉及領(lǐng)導(dǎo)干部個人重大經(jīng)濟(jì)問題審計等重大事項報告的材料尚顯不足。
4.普通黨員檔案管理面廣量大利用率不高。街管干部檔案還沒有規(guī)范建立。基層干部、普通黨員檔案只收集簡單的入黨信息，個人全面情況如勞動、工資等信息由勞動部門存檔，利用率不高。
三、近年來創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的主要做法
1.抓組織領(lǐng)導(dǎo)，全區(qū)干部檔案工作重視程度顯著提升。為保證干部檔案的動態(tài)和長效管理，組織部領(lǐng)導(dǎo)高度重視，部長過問干部人事檔案管理工作，定期聽取工作匯報，分管副部長親自抓檔案管理，親力親為幫助解決實(shí)際問題，并配備了專職人員從事檔案工作。通過加大宣傳力度，要求街道明確黨委副書記分管，專人負(fù)責(zé)，切實(shí)將干部人事檔案工作作為干部管理的重要一環(huán)。一是將檔案工作納入年度計劃和考核指標(biāo)體系。2009年開始把檔案管理內(nèi)容納入街道年度工作計劃，每年制定考核指標(biāo)加入?yún)^(qū)全年文明建設(shè)考核指標(biāo)體系中，年未按照目標(biāo)進(jìn)行考評，考核結(jié)果與街道全年目標(biāo)任務(wù)的完成和收入效益掛鉤。二是建立年會通報制度，每年年初召開由各街道、相關(guān)單位具體負(fù)責(zé)干部檔案管理人員參加的工作年會。通報各單位上年度干部人事檔案工作的具體完成情況，研討干部檔案工作中存在的突出問題和新形勢下做好干部人事檔案工作的新途徑、新方法，安排
部署當(dāng)年干部檔案主要工作任務(wù)。建立健全制度，完善規(guī)范措施，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，并確保落到實(shí)處，不斷提高全區(qū)干部檔案管理的質(zhì)量。
2.抓目標(biāo)管理，全區(qū)干部檔案達(dá)標(biāo)比例顯著提升。目標(biāo)管理的最終目的是為了規(guī)范檔案管理的質(zhì)量。大力推進(jìn)干部人事檔案目標(biāo)管理的達(dá)標(biāo)率，前幾年由于區(qū)劃調(diào)整和學(xué)校資源整合，全區(qū)這項指標(biāo)的完成率只有38%。為促進(jìn)全區(qū)目標(biāo)管理考核工作的順利完成，采取了抓試點(diǎn)以點(diǎn)帶面、抓重點(diǎn)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、抓弱點(diǎn)強(qiáng)化整體推進(jìn)的方法，通過三年的不懈努力，做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位，責(zé)任落實(shí)到位，業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位。組織部檔案室率先通過一級復(fù)查，街道全部達(dá)到二級以上目標(biāo)，全區(qū)所有管檔單位達(dá)標(biāo)率已達(dá)100%，提升了新區(qū)干部人事檔案目標(biāo)管理的層次和水平。
3.抓信息建設(shè)，全區(qū)干部信息化管理比例顯著提升。大力推廣使用省委組織部新版干部檔案管理系統(tǒng)軟件 。一方面組織部檔案室集中精力對所管的干部檔案全部進(jìn)行了信息化錄入，基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案電子化二套同步與更新。另一方面主動為基層提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)，力推街道全部使用省委組織部新版的干部檔案管理系統(tǒng)軟件，為機(jī)關(guān)和街道干部交流工作對接提供了便捷服務(wù)，提升了全區(qū)干部檔案管理信息化建設(shè)水平。
4.抓制度建設(shè)，全區(qū)干部檔案管理的質(zhì)量顯著提升。為確保干部檔案的真實(shí)準(zhǔn)確，有效地為干部工作服務(wù)，狠抓制度建設(shè)和落實(shí)，先后起草下發(fā)了關(guān)于《干部檔案查借閱領(lǐng)導(dǎo)審批制度》、《關(guān)于規(guī)范干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案目標(biāo)管理》等八份規(guī)范性文件。健全的制度，更注重實(shí)際工作中貫徹落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案信息查閱領(lǐng)導(dǎo)審批制。做好干部檔案材料的動態(tài)收集管理。干部任免調(diào)動后的干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，進(jìn)行調(diào)檔歸口管理。做到檔案管理與干部管理權(quán)限統(tǒng)一。
山東棗莊市薛城區(qū)始終把提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力作為全區(qū)檔案工作的重要工程來抓，多措并舉，狠抓檔案人才培養(yǎng)，打造“學(xué)習(xí)型”檔案人才：一是著力抓好全區(qū)檔案人員培訓(xùn)。每年都把檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育工作列入年度工作計劃，為使培訓(xùn)工作適應(yīng)新形勢、新任務(wù)及上級業(yè)務(wù)部門的要求，我們從全區(qū)檔案發(fā)展的實(shí)際需要出發(fā)，確定培訓(xùn)內(nèi)容，自行編制培訓(xùn)教材。每年舉辦一期全區(qū)各鎮(zhèn)街及區(qū)直機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、村居專兼職人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班；組織檔案人員參加省、市檔案局舉辦的各類研修班、繼續(xù)教育培訓(xùn)班；要求新從事檔案工作的人員都要參加本局舉辦的檔案崗位資格培訓(xùn)班；鼓勵本局干部在崗自學(xué)，大力提倡干部“終身教育”。幾年來，共舉辦各類培訓(xùn)班5期，培訓(xùn)檔案人員889人次，有21人參加了山東省省委黨校檔案文秘專業(yè)的學(xué)習(xí)。二是在實(shí)際工作中鍛煉培訓(xùn)檔案人員。在全區(qū)開展的“依法建檔，服務(wù)三農(nóng)活動月”中，將全區(qū)檔案人員統(tǒng)一交流使用，邊干邊學(xué)；從2007年7月開始，我們利用一年時間，又開展了檔案人員集中輪訓(xùn)工作，對全區(qū)涉及民生檔案的單位和各鎮(zhèn)街的檔案人員，分六期到區(qū)檔案局進(jìn)行上掛鍛煉和集中輪訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)他們以服務(wù)民生為己任的意識。三是開展愛崗敬業(yè)的教育。每年開展一次慶“七一”活動，組織檔案人員赴孟良崮紀(jì)念館等地參觀學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作者工作的責(zé)任感和使命感；組織部分檔案業(yè)務(wù)骨干赴莒縣夏莊鎮(zhèn)、嶗山區(qū)等檔案工作先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)，開闊了視野，激發(fā)了他們爭先創(chuàng)優(yōu)的工作熱情。
夯實(shí)資源基礎(chǔ)，為民生檔案工作提供開發(fā)利用平臺保障
加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)，是方便群眾獲取相關(guān)檔案信息的前提，是建立覆蓋群眾檔案資源體系的根本；開發(fā)利用，提供服務(wù)，是民生檔案工作的最終目的。
推進(jìn)民生檔案排查。我們開展了民生檔案排查工作。通過排查，全區(qū)有28家區(qū)直機(jī)關(guān)及所屬單位和企業(yè)、事業(yè)單位保存著與群眾密切相關(guān)的30余種(類)民生檔案，如失業(yè)人員登記檔案、醫(yī)保檔案、房地產(chǎn)檔案、拆遷檔案等。同時，召開了與民生密切相關(guān)的鎮(zhèn)街、社會保障、民政、房產(chǎn)管理等20多家單位參加的民生檔案工作座談會，交流規(guī)范民生檔案管理、服務(wù)人民群眾的經(jīng)驗，研究推進(jìn)工作的思路和措施。我們還把民生檔案工作的重點(diǎn)延伸到了農(nóng)村和社區(qū)。2007年在全區(qū)開展了“依法建檔，服務(wù)三農(nóng)服務(wù)月”活動，全區(qū)90％的行政村建立了綜合檔案室，對土地(山林)承包(延包)合同檔案、農(nóng)村宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案、新型醫(yī)療保險檔案和農(nóng)村換屆選舉檔案等進(jìn)行了集中管理。2007年9月，“棗莊市學(xué)習(xí)貫徹十七大精神，加強(qiáng)新農(nóng)村檔案工作現(xiàn)場會”在我區(qū)陶莊鎮(zhèn)勝利召開，有力促進(jìn)了全市農(nóng)村檔案工作的開展。2008年，區(qū)檔案局與區(qū)民政局、農(nóng)業(yè)局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的意見》，對新時期檔案工作服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)、服務(wù)民生提出了更高要求。在城市，社區(qū)民生檔案工作的重點(diǎn)定位于服務(wù)城市居民，促進(jìn)和諧社區(qū)建設(shè)。全區(qū)所屬132個行政村、22個社區(qū)居委會的檔案工作全部鋪開，建立了包括黨員檔案、低保及困難家庭檔案、再就業(yè)檔案、居民健康檔案、老年人檔案、具有專業(yè)特長居民檔案、義務(wù)兵退伍人員檔案等的民生檔案，社區(qū)工作事事有據(jù)可查。目前，全區(qū)已培養(yǎng)了以陶莊鎮(zhèn)、臨城街道辦、勞動保障局、房產(chǎn)交易中心為代表的一批民生檔案工作典型單位。
一、 基層部門檔案管理中的現(xiàn)狀與問題分析
通過一段時間的摸底與調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)基層機(jī)關(guān)對本單位所形成的檔案還是很重視的，他們的初衷是好的。但由于一些歷史的、經(jīng)濟(jì)的原因，基層機(jī)關(guān)（除縣國稅局、縣供電公司、部分銀行等條管單位）對本單位檔案工作欠帳很多。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案意識淡薄，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠?；鶎硬块T檔案是基層機(jī)關(guān)在公共行政管理活動中所直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄，是基層工作的寶貴信息資源。近年來，基層機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上，整天忙于中心工作或民生工程，對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，了解不深，許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。
（二）檔案室建設(shè)簡陋，經(jīng)費(fèi)投入不足。大部分機(jī)關(guān)的檔案室建設(shè)簡陋，基礎(chǔ)條件差，檔案柜大多數(shù)是木質(zhì)的，陳舊老化，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實(shí)，防蟲防霉設(shè)備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立專門的綜合檔案室，而是與機(jī)關(guān)辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。
（三）檔案制度不健全，資料保管不善。很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。由于檔案保管條件簡陋，保護(hù)措施不到位，許多機(jī)關(guān)單位的檔案資料已經(jīng)被蟲蛀被鼠咬，甚至發(fā)生霉變腐爛。
（四）檔案管理人員更替頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。就我縣而言，由于體制的問題，機(jī)關(guān)檔案管理員沒有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項勞神費(fèi)心的苦差事，經(jīng)常要接觸有毒害的檔案，檔案人員身體健康得不到保障，檔案崗位津貼又不到位，同時檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，很多干部都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間，對檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應(yīng)付而已。條件好的部門，直接送到縣級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然。
二、對基層部門檔案管理工作的思考與建議
（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。為此，基層黨委、政府一定要站在構(gòu)建社會主義和諧社會的高度，充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感；同時又要充分認(rèn)識檔案工作是促進(jìn)社會主義物質(zhì)文明、政治文明、精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，建設(shè)和諧社會的基礎(chǔ)性工作；要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)；要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價值作用，不斷提高全社會的檔案法律意識。要經(jīng)常召開聯(lián)席會議研究檔案工作，認(rèn)真聽取關(guān)于檔案工作的匯報，落實(shí)相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，時刻關(guān)心和支持檔案工作者，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。
（二）加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，切實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。因此，要求縣級財政在檔案工作上作適當(dāng)傾斜，各級領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障；各級機(jī)關(guān)要積極爭取上級部門和財政的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
（三）健全制度，規(guī)范管理，保證檔案管理規(guī)范有序。
實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是要嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔工作和對檔案文件要嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作；二是要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，如《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等；對永久、30年保存的檔案應(yīng)及時向縣級檔案主管部門進(jìn)行移交；三是為了避免檔案的丟失、改動，要嚴(yán)格手續(xù)，建立健全檔案工作責(zé)任追究制度，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。（四）督促指導(dǎo)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。因此，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊伍。
1、要求各機(jī)關(guān)選配好檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。
2、檔案主管部門要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或抽調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理員進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)或以會代訓(xùn)等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動態(tài)管理，可以加強(qiáng)檔案隊伍之間的交流。同時，檔案主管部門要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查成為制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。
