時(shí)間：2023-03-01 16:33:05
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在今天高速發(fā)展的信息化社會(huì)，信息化建設(shè)已成為檔案管理的必然趨勢(shì)和唯一選擇。對(duì)于當(dāng)今的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)化，是體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)和手段。檔案信息化是需要多種專業(yè)人才相互配合，多部門相互協(xié)作的系統(tǒng)工程，所以協(xié)調(diào)組織中各專業(yè)人員加以科學(xué)的管理和決策，是十分必要的。如企業(yè)落實(shí)檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息保管、存儲(chǔ)、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業(yè)的高速發(fā)展，檔案管理往往因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識(shí)單一等問(wèn)題成為木桶效應(yīng)的短板。要想解決這個(gè)短板就必須走實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化這條路。
1 現(xiàn)階段中小企業(yè)在信息化進(jìn)程中存在的不足
1.1 對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和推行動(dòng)力的缺失 當(dāng)今各中小企業(yè)中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認(rèn)為檔案登記不再是以前的紙質(zhì)的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會(huì)存在登記、錄入、檢索借用過(guò)程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無(wú)法利用等不足，加之檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確的理解，往往會(huì)造成檔案利用率過(guò)低，對(duì)現(xiàn)有檔案資源開發(fā)利用不足等缺點(diǎn)。
1.2 信息化進(jìn)程程度不足 信息化建設(shè)乃至云辦公是企業(yè)的發(fā)展方向和必經(jīng)之路，但很多企業(yè)信息化進(jìn)程的不足導(dǎo)致很多檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時(shí)間的推移而破損。就算實(shí)現(xiàn)檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會(huì)遭受嚴(yán)重的威脅。
1.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度及規(guī)范的不足 檔案管理信
息化的前提是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但現(xiàn)實(shí)的情況往往是計(jì)算機(jī)硬件型號(hào)老舊或參差不齊，軟件通用性和實(shí)用性不佳很難與其他大型軟件系統(tǒng)兼容。檔案規(guī)范制定的不足或檔案編碼的不完善導(dǎo)致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒(méi)有后續(xù)信息技術(shù)的投入和支持久而久之會(huì)形成信息化孤島現(xiàn)象。
1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關(guān)的都離不開人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實(shí)施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復(fù)合型人才。現(xiàn)如今的普遍現(xiàn)象是單一的操作人員居多而懂得系統(tǒng)維護(hù)和代碼編寫的復(fù)合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須從以下幾個(gè)方面著手
2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的硬件建設(shè) 計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強(qiáng)等特點(diǎn)，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計(jì)算機(jī)的運(yùn)用有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。要想快、準(zhǔn)、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實(shí)現(xiàn)檔案部門的計(jì)算機(jī)全覆蓋，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對(duì)檔案自動(dòng)編目、檔案檢索、檔案存儲(chǔ)、檔案業(yè)務(wù)管理以及文檔一體化管理等工作職能實(shí)施信息化。
2.2 加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè) 檔案信息電子化就是用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)內(nèi)各種檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選、加工和整理，使之轉(zhuǎn)化為電子信息供人們利用。隨著檔案數(shù)量的增加和檔案存放時(shí)間的增長(zhǎng)，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)和光盤存儲(chǔ)，不僅解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成信息管理工作，這將會(huì)極大地制約檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 很多企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)去建立一個(gè)電子檔案系統(tǒng)來(lái)管理日益增多的檔案，當(dāng)前企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)一般多有規(guī)范性、開發(fā)性、共享性較差這幾個(gè)特點(diǎn)，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的需求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在編制檔案的機(jī)讀目錄的同時(shí)也可引進(jìn)條形碼編制等輔助系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)檔案文件的保存。
2.4 創(chuàng)新檔案管理制度 制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程，明確電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。制定必要的安全措施，對(duì)已電子化的檔案實(shí)行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。
2.5 加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng) 檔案信息化建設(shè)除了需要大量的技術(shù)支持以外，關(guān)鍵的問(wèn)題在于要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計(jì)算機(jī)上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應(yīng)的培訓(xùn)部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，從而不斷提高他們的工作技能。對(duì)于檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化信息化意識(shí)，積極參與信息化培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，才能滿足信息化發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。總之，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。檔案部門應(yīng)在此項(xiàng)工作加大投入，加強(qiáng)檔案信息化的利用，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供理想的信息共享和利用環(huán)境。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的信息化，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境的需要，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]袁大方.檔案管理信息化建設(shè)中的若干問(wèn)題探討.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008.5.
一、研究背景
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來(lái)，廣東省企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過(guò)程，有力地推動(dòng)了信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，信息時(shí)代下的檔案工作如果不實(shí)現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進(jìn)而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使檔案管理與其他各項(xiàng)工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無(wú)可挽回的損失。
二、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式
根據(jù)目前企業(yè)檔案信息資源的主要內(nèi)容，企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)首先應(yīng)形成以下成果形式：
（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級(jí)和案卷級(jí)）數(shù)據(jù)庫(kù)；
（二）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；
（三）照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；
（四）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；
（五）本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；
（六）本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫(kù)；
（七）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理需要構(gòu)建的專題知識(shí)庫(kù)。
上述數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)，都屬于對(duì)象數(shù)據(jù)庫(kù)，是針對(duì)企業(yè)檔案資源來(lái)建立的，是企業(yè)檔案部門的主要管理對(duì)象，也是企業(yè)檔案部門提供服務(wù)的資本和財(cái)富，因而是企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的核心內(nèi)容。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則
企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以下原則：
（一）整體規(guī)劃，同步建設(shè)
企業(yè)要將信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接。
（二）善用技術(shù)，注重管理
企業(yè)檔案信息化必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。
（三）資源為本，服務(wù)為上
檔案資源建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，應(yīng)該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務(wù)和重點(diǎn)，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補(bǔ)充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持服務(wù)為上的原則，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)本領(lǐng)。
四、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施
企業(yè)檔案的來(lái)源和存在形式不同，在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)時(shí)，也應(yīng)采取不同的措施和方法：
（一）電子文件的歸檔與管理
1.明確電子文件管理系統(tǒng)的功能要求。電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。電子文件管理軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循頂層設(shè)計(jì)的理念，應(yīng)具備比較完善的功能要求規(guī)范。
2.實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件并存管理。電子文件作為一個(gè)新生事物，代表了一種方向和趨勢(shì)，但是由于技術(shù)問(wèn)題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認(rèn)可、安全及長(zhǎng)期保存問(wèn)題還沒(méi)有得到根本性解決，在今后相當(dāng)一個(gè)時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。
（二）數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)項(xiàng)目，是應(yīng)國(guó)家檔案管理工作要求和適應(yīng)公司十二五信息規(guī)劃的形勢(shì)下提出的?！笆濉睍r(shí)期，既是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機(jī)遇期，更是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的黃金發(fā)展期。
數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)定位為“一個(gè)平臺(tái)、兩個(gè)窗口、三個(gè)體系、四個(gè)中心”。
一個(gè)平臺(tái)：一個(gè)檔案管理信息化平臺(tái)。
兩個(gè)窗口：企業(yè)檔案展示窗口、企業(yè)全員服務(wù)窗口。
三個(gè)核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。
四個(gè)中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業(yè)務(wù)協(xié)作中心。
（三）網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集
?W上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息，而且包含著豐富的內(nèi)容和知識(shí)，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其他企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或其他專用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜集。為發(fā)揮企業(yè)檔案知識(shí)庫(kù)的作用，還需要不定期地將互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)中零散、無(wú)序但對(duì)企業(yè)工作具有一定指導(dǎo)意義和參考價(jià)值的信息采集下來(lái)，如新聞、照片等，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。由于網(wǎng)絡(luò)信息資源內(nèi)容龐雜，真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性難以考證，這就要求企業(yè)檔案部門在采集時(shí)要嚴(yán)格堅(jiān)持相關(guān)性原則，進(jìn)行仔細(xì)的甄選。尤其要注意的是，由于網(wǎng)上采集到的信息隨意改動(dòng)的機(jī)會(huì)比較大，采集時(shí)要將信息的版本、元數(shù)據(jù)及其相關(guān)的日志文件和背景信息都完整地記錄下來(lái)，并且作為信息文件的組成部分一起采集過(guò)來(lái)。
五、對(duì)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學(xué)發(fā)展為指導(dǎo)，建立既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，又適應(yīng)現(xiàn)代化要求的一體化管理模式。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是組織保障
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)了解檔案工作現(xiàn)狀，明確檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，并為之提供人才、技術(shù)、資金保障，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。
（二）檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵
企業(yè)檔案信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。致力于建設(shè)一批德才兼?zhèn)洹⒕筛咝?、勇于高拓?chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。
（三）建設(shè)獨(dú)立的數(shù)字資源庫(kù)是難點(diǎn)
目前電子文件存儲(chǔ)隨時(shí)間的推移，遇到許多問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是數(shù)字檔案資源庫(kù)，目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)的數(shù)字檔案資源庫(kù)都是以紙質(zhì)檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個(gè)ID隨機(jī)碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數(shù)字檔案館的檔案庫(kù)是基于獨(dú)立資源集合基礎(chǔ)上的可以幾十年穩(wěn)定不變的獨(dú)立實(shí)體，通過(guò)一定規(guī)范將電子文件分層分包存儲(chǔ)，并有一個(gè)像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統(tǒng)和目錄進(jìn)行管理、遷移、保存。
（四）增強(qiáng)保密意識(shí)是構(gòu)筑企業(yè)檔案信息化的安全保障
檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中樹立高度的安全意識(shí)，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（五）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等，加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。
實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。
1企業(yè)檔案信息化管理的必然性
企業(yè)檔案的信息化管理是信息時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應(yīng)用及各種電子設(shè)備的投入使用，諸如文件的起草、核對(duì)、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以說(shuō)檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展的必然趨勢(shì)，其終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案室。
企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用面越來(lái)越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關(guān)系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號(hào)，然后按照檔號(hào)去庫(kù)房相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時(shí)間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)查閱關(guān)鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息化后檔案管理人員的查檔時(shí)間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護(hù)原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復(fù)印、翻閱對(duì)原始檔案紙張?jiān)斐傻母g和損壞，有效保護(hù)了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。
提高檔案信息利用的時(shí)效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時(shí)效性強(qiáng)，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過(guò)去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問(wèn)題
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息建設(shè)
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)。促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
一、檔案信息化建設(shè)的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設(shè)的必要性
時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇，對(duì)推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用?？梢?jiàn)，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。
（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的缺陷
（1）雖然近年來(lái)各級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)有所提高，但總體來(lái)說(shuō)有些檔案部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施差，使用的計(jì)算機(jī)陳舊，型號(hào)不一，規(guī)格各異，不能建立基本的信息化工作平臺(tái)，影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢
（2）目前大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初級(jí)發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面相對(duì)較薄弱，雖然已有一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化建設(shè)快速、有序地發(fā)展，缺乏檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定也較缺乏，從而嚴(yán)重制約了高科技設(shè)備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開展對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來(lái)越高，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要載體。然而，信息時(shí)代在帶給我們方便的同時(shí)，也產(chǎn)生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對(duì)保密、安全等方面的要求更嚴(yán)格，在信息化網(wǎng)絡(luò)管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見(jiàn)的病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)計(jì)算機(jī)的入侵外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性、集成性、共享性等特點(diǎn)，也會(huì)使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，過(guò)去那種坐、等、靠、要的管理體制已經(jīng)行不通了。從目前檔案部門人員的素質(zhì)來(lái)看，一是缺乏新的專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)；三是缺乏創(chuàng)新意識(shí)、尤其是計(jì)算機(jī)管理檔案的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設(shè)的滯后。
二、加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)檔案的信息化管理
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
（二）加強(qiáng)檔案部門的設(shè)施建設(shè)管理
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
（三）加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。（可喜的是，電力系統(tǒng)已開發(fā)一套檔案管理平臺(tái)軟件正在推廣中）加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檢索利用。
（四）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)管理
好多企業(yè)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)， 提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案信息化建設(shè)是一個(gè)全新的課題，是社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。但新技術(shù)的發(fā)展又會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題，所以檔案工作者應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，研究新情況，采取有效的對(duì)策，保證檔案信息化順利、健康地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
1 信息化檔案管理的特點(diǎn)
1.1 一體化的管理模式
在過(guò)去,企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)是不同部門對(duì)其內(nèi)部文件進(jìn)行整理、分類并歸檔的過(guò)程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對(duì)于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時(shí)間完成,既可以節(jié)省大量的時(shí)間,節(jié)省勞動(dòng)力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來(lái),從而獲得更多的學(xué)習(xí)時(shí)間,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時(shí),負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)見(jiàn)性。
1.2 方便存儲(chǔ)與查找
企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價(jià)值的文件隨時(shí)存儲(chǔ)到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲(chǔ)到服務(wù)器上。這樣,只需要通過(guò)身份驗(yàn)證,用戶就可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時(shí)間,又節(jié)省了資源,真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來(lái)的方便。
1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化
企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過(guò)程不僅包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、各種報(bào)表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過(guò)電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因?yàn)榫嚯x問(wèn)題而造成的時(shí)間浪費(fèi)。
2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理的信息化意識(shí)不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見(jiàn)的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾個(gè)方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開與進(jìn)行都離不開規(guī)范的要求和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時(shí)這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動(dòng)化管理制度,通過(guò)合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。
3.2 加強(qiáng)監(jiān)管工作
在企業(yè)建立局域網(wǎng)時(shí),要有計(jì)劃的實(shí)施檔案一級(jí)管理,對(duì)于文件從形成到歸檔的全過(guò)程要實(shí)施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個(gè)生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個(gè)過(guò)程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。
3.3 理順工作流程
不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過(guò)程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講
轉(zhuǎn)貼于
求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來(lái)保證企業(yè)對(duì)于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫(kù)的維護(hù)工作;另外要充分利用計(jì)算機(jī)的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時(shí)編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。
3.4 實(shí)現(xiàn)管理工具的信息化
從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過(guò)程和檔案專業(yè)管理的全部?jī)?nèi)容。在工作當(dāng)中,要及時(shí)征求各部門的意見(jiàn),分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結(jié)果交給軟件開發(fā)人員作為依據(jù)選擇最合理的設(shè)計(jì)方案,使設(shè)計(jì)出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。
一、企業(yè)檔案信息化的重要作用
伴隨著各行業(yè)企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案的類別和數(shù)量在不斷增加，檔案信息化的價(jià)值也更清晰地顯露出來(lái)。主要有三個(gè)方面的體現(xiàn)，第一，提高了企業(yè)的效率，降低了企業(yè)的成本。檔案信息化通過(guò)應(yīng)用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等提高了信息的開發(fā)利用效率和信息資源開發(fā)范圍，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的共享，減少了企業(yè)的信息成本，并充分運(yùn)用企業(yè)的技術(shù)、資金、人力、設(shè)備、信息等資源，使企業(yè)的效率大范圍的提高，并為企業(yè)帶來(lái)了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統(tǒng)的檔案需要人工進(jìn)行目錄的翻閱及搜索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而信息化檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理實(shí)現(xiàn)了即時(shí)查詢，用戶只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，海量的資料便會(huì)隨之出現(xiàn)，不但包括用戶所需的資料，也會(huì)出現(xiàn)與之有緊密聯(lián)系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務(wù)范圍更加廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務(wù)，更難以實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個(gè)移動(dòng)設(shè)備當(dāng)中，傳輸?shù)乃俣确浅？?，這樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴(kuò)大了企業(yè)的社會(huì)影響力，拓寬了檔案的服務(wù)范圍。
二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
（一）企業(yè)檔案資料信息化意識(shí)不足
隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)于信息化的意識(shí)已經(jīng)有了顯著的提高，很多企業(yè)在檔案數(shù)子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業(yè)未來(lái)的重點(diǎn)發(fā)展戰(zhàn)略之中。但是在另外一些企業(yè)當(dāng)中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產(chǎn)企業(yè)中，有相當(dāng)一部分人都檔案工作存在著一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案只是簡(jiǎn)單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質(zhì)檔案資料沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行數(shù)字化保存，最后導(dǎo)致檔案資料受到損壞。
（二）企業(yè)檔案的信息化管理制度不夠完善
企業(yè)檔案制度是根據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)而制定的，所制定出的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是為了企業(yè)更加方便的管理提供服務(wù)，為了讓企業(yè)能夠在變革和機(jī)遇面前更加穩(wěn)妥地遞進(jìn)與發(fā)展。當(dāng)然，有一個(gè)問(wèn)題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應(yīng)。原有的法律體系已經(jīng)不能夠?qū)Ξ?dāng)前的電子文件管理形成相應(yīng)的約束，國(guó)家的法律急需盡快完善，并指導(dǎo)企業(yè)的檔案制度進(jìn)行改革，使企業(yè)檔案的信息化管理得到規(guī)范，使企業(yè)能夠得到更快更好的發(fā)展。
（三）企業(yè)檔案信息管理人員的素質(zhì)不高
當(dāng)前，在我國(guó)的很多企業(yè)的員工隊(duì)伍當(dāng)中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)普遍不足。一些人自身能力較差，知識(shí)面狹窄，對(duì)于新生的信息化技術(shù)不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業(yè)的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的管理上，難以進(jìn)一步對(duì)企業(yè)的信息化資源進(jìn)行開發(fā)建設(shè)。一些企業(yè)雖然有了完善的信息化軟硬件系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員信息技術(shù)能力較弱，英語(yǔ)水平較低，不能充分地利用好信息化設(shè)施，使的檔案信息化工作遲滯不前。
三、新時(shí)期企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向
（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)
檔案信息化建設(shè)包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)及發(fā)展情況進(jìn)行建設(shè)，要注重系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性，使信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)充分發(fā)揮作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以最前沿的應(yīng)用軟件為依托、以企業(yè)門戶網(wǎng)站為基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件全文數(shù)據(jù)化。另外，在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，要做好系統(tǒng)軟件的安全防護(hù)，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價(jià)值電子檔案做成紙質(zhì)檔案，這樣不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資料的統(tǒng)一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準(zhǔn)確和高效。
（二）完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系
到目前為止，我國(guó)已出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)來(lái)根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來(lái)完善企業(yè)內(nèi)部的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。這些標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和各種軟硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，健全企業(yè)檔案信息管理信息標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存?zhèn)鬏敇?biāo)準(zhǔn)等。此外，這些制度在完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，也可以協(xié)助企業(yè)建立起符合自身特點(diǎn)的檔案管理方式，使企業(yè)的管理水平得到進(jìn)一步的提升。
（三）建設(shè)高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍
人才建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，只有一直優(yōu)秀的信息化隊(duì)伍才能撐托起企業(yè)在現(xiàn)代化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。在企業(yè)信息化檔案建設(shè)時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)明確，企業(yè)檔案與政府機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位檔案的同，政府機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位檔案管理偏向于研究，而企業(yè)檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養(yǎng)中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視員工計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)，要定期開展有針對(duì)性、有計(jì)劃地組織人員進(jìn)行檔案信息化培訓(xùn)，使員工能夠?qū)Ω鞣N各樣軟件技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養(yǎng)的同時(shí)，也要對(duì)員工進(jìn)行生產(chǎn)培訓(xùn)、安全培訓(xùn)和法律法規(guī)培訓(xùn)，使檔案管理人員警鐘長(zhǎng)鳴，全心全意為企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與組織下，將各種先進(jìn)的信息化技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構(gòu)建檔案管理的信息化資源、制定相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)、搭建信息化管理平臺(tái)等。
1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性
近幾年來(lái)，企業(yè)的發(fā)展速度非常快，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復(fù)雜的檔案中找到有價(jià)值的信息，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過(guò)檔案管理人員將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行分類、編排以及儲(chǔ)存，當(dāng)需要尋找某個(gè)檔案時(shí)，也需要依靠人工進(jìn)行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過(guò)程相對(duì)較慢，導(dǎo)致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，各種因素還會(huì)導(dǎo)致檔案的資源丟失、損害等問(wèn)題。通過(guò)采用信息化檔案管理方法，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲(chǔ)存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲(chǔ)存量大，還不受環(huán)境的影響，不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問(wèn)題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴(kuò)大檔案工作的發(fā)展空間，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資源分為非限制和限制級(jí)別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務(wù)方式，能夠?yàn)椴殚喺咛峁└唷⒏?、更快捷的查閱服?wù)。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強(qiáng)編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個(gè)系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。
2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略
（1）創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個(gè)既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)加密保護(hù)、身份驗(yàn)證、信息驗(yàn)證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機(jī)密性檔案以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，對(duì)于一些公開地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集與利用的范圍。
（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲(chǔ)存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點(diǎn)的檔案資源管理軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識(shí)別性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性等，進(jìn)而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對(duì)外宣傳企業(yè)，別人通過(guò)查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的商業(yè)往來(lái)和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過(guò)信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險(xiǎn)和交易風(fēng)險(xiǎn)。
（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計(jì)，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問(wèn)題，這樣嚴(yán)重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動(dòng)地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過(guò)身份認(rèn)證在任何一機(jī)電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時(shí)在自己的電腦上自動(dòng)查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發(fā)者進(jìn)行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時(shí)地反饋?zhàn)约旱囊庖?jiàn)，以此實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)開發(fā)者達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出符合企業(yè)檔案管理實(shí)際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率與實(shí)用性。
（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時(shí)代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，通過(guò)對(duì)檔案管理人才進(jìn)行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，同時(shí)還可以引進(jìn)檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的探索，認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時(shí)地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗(yàn)。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅(jiān)持變“被動(dòng)管理”為“主動(dòng)管理”，堅(jiān)持以效益為重點(diǎn)、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對(duì)性地研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項(xiàng)工作利用檔案的需求。
3 結(jié)束語(yǔ)
總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點(diǎn)，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會(huì)與時(shí)展的必然趨勢(shì)。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。
主要參考文獻(xiàn)
