時(shí)間：2022-05-30 01:31:49
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肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì)、廣寧四個(gè)縣區(qū)局，同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設(shè)置多個(gè)管理所，地點(diǎn)分散，信息傳遞不便，難于管理。為此，肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起，使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過一年多的努力，我局的廣域網(wǎng)已基本形成，軟件開發(fā)也已取得階段性成果。
1軟件開發(fā)平臺的選擇
LotusNotes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國C2級安全認(rèn)證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結(jié)構(gòu)
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng)，整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負(fù)責(zé)并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì)成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個(gè)工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報(bào)告、報(bào)表，并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時(shí)將文件、上級領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫，用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。
整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ)，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報(bào)表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報(bào)的文檔由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會(huì)辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)有回復(fù)給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會(huì)提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r(shí)間內(nèi)未批復(fù)時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計(jì)、報(bào)表
所有需要向上級上報(bào)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果和綜合信息報(bào)表由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報(bào)表上報(bào)給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報(bào)表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報(bào)。
4.1.3資料查詢
可以用這個(gè)模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時(shí)查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個(gè)工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會(huì)辦單位。會(huì)辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個(gè)存取控制表，建立時(shí)即可確定存取人員。一個(gè)文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報(bào)告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時(shí)效性
可以為文檔規(guī)定流通時(shí)間和存在時(shí)間，如一項(xiàng)審批要求在限定時(shí)間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會(huì)議通知在會(huì)議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個(gè)文檔沒有給某個(gè)讀者權(quán)限時(shí)，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計(jì)方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺階。
參考文獻(xiàn)
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸，“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。因此，無論是對于一個(gè)國家還是對于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來的社會(huì)中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成一個(gè)基本要素。
當(dāng)前，許多學(xué)校計(jì)算機(jī)的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，其日常的業(yè)務(wù)、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時(shí)對大量的信息進(jìn)行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統(tǒng)的辦公方式，充分利用先進(jìn)的辦公技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能提高辦公效率以適應(yīng)形勢的發(fā)展，為信息的上傳、下達(dá)提供極為生動(dòng)的通信方式。
本文設(shè)計(jì)的信息管理平臺，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學(xué)生管理4．教師管理5．會(huì)議管理6.通訊錄7.時(shí)間提醒等七個(gè)模塊。此平臺的搭建能夠?yàn)檩^好的提高高校教學(xué)單位日常的行政辦公效率，具有一定的實(shí)用性。
關(guān)鍵詞：自動(dòng)化；C/S；辦公自動(dòng)化；信息管理現(xiàn)代化；辦公效率
3系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析
3.1辦公自動(dòng)化的概念
辦公自動(dòng)化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。
雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。
辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。
辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力是非常巨大的。
3.2需求分析
對一個(gè)軟件項(xiàng)目而言，在目標(biāo)確定后，完善的需求分析對軟件開發(fā)的成功是極為重要的。本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮乃枷雭硗瓿蓪栴}空間和用戶功能需求的“理解”、“表達(dá)”和“驗(yàn)證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個(gè)整體來處理。
1．問題的提出
隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競爭力。與此同時(shí)，越來越多的中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。
2.用戶需求分析
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。
中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請假申請、物品申領(lǐng)審批過程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。
在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開發(fā)，通過對幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開發(fā)來實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。
3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1系統(tǒng)基本目標(biāo)
3.1.1實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MSOffice系列應(yīng)用軟件來提高個(gè)人辦公效率，沒有從根本上改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型
中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)出來時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行全面升級；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級性和開放性。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術(shù)的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。
本實(shí)例以某一地產(chǎn)策劃公司自動(dòng)化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個(gè)方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對公司核心業(yè)務(wù)是地產(chǎn)策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。
服務(wù)器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web。
客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁瀏覽，MSProject進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，AutoCAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS?？蛻魴C(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。如圖1：
圖1系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖
圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
①通過VBA6利用OLE、API等技術(shù)對客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；
③Outlook通過ExchangeServer進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；
⑤MSProject通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；
⑥AutoCAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。
3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。
本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。包括員工個(gè)人日志、個(gè)人工作報(bào)表和員工考核等。
.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。
.公告板功能。企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。
.項(xiàng)目管理功能。與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。
.系統(tǒng)維護(hù)功能。包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。
本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策劃公司運(yùn)行良好，使公司的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個(gè)人日志、工作報(bào)表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系統(tǒng)則對企業(yè)核心業(yè)務(wù)是以項(xiàng)目以單位的地產(chǎn)策劃進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。
5.結(jié)束語
本文通過一個(gè)采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例分析了中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術(shù)的優(yōu)勢，使信息流轉(zhuǎn)、信息、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需要。
參考資料
(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì),北京：清華大學(xué)出版社，1999
關(guān)鍵字：歸檔，恢復(fù)，帶庫,存儲(chǔ)池,策略域,層次存儲(chǔ)管理
1．引言：
帶庫是理論上的無限量存儲(chǔ)，適用于大容量視頻數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，在視音頻服務(wù)器基礎(chǔ)之上增加帶庫存儲(chǔ)是一種更加高效安全的方式。
2．系統(tǒng)優(yōu)勢分析：
2．1可靠性：視頻節(jié)目以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，不會(huì)象傳統(tǒng)的錄象帶存儲(chǔ)方式那樣因?yàn)樘扉L日久而有損失或失真；同時(shí)采用的多級故障自恢復(fù)技術(shù)，可以保證任一個(gè)服務(wù)器壞了，均可以用其余的視音頻服務(wù)器把丟失的數(shù)據(jù)毫無損失的恢復(fù)出來，保證安全播出。
2．2效率：帶庫讀出的數(shù)據(jù)通過SCSI通道進(jìn)入帶庫管理系統(tǒng)，并行地按20MB/S存入緩沖區(qū)，然后通過DataMover把并行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成串行的16OMb/S，再通過數(shù)據(jù)分配器，分別到100Mb/S自適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)通道上進(jìn)入視音頻服務(wù)器。此種方式的速度是普通方式的3-20倍，若用12Mb/S播出方式，可達(dá)3-10倍的素材歸檔和恢復(fù)速度。
2．3跨平臺：HDTV，SDI的MPEG-2的壓縮數(shù)據(jù)流或DVB、ATSC的數(shù)據(jù)流均可按規(guī)定的格式正確地解讀，裝載到視音頻服務(wù)器上用于播出。帶庫僅僅是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，從帶庫至視頻服務(wù)器的數(shù)據(jù)流通道并不改造數(shù)據(jù)。在我們早期準(zhǔn)備的過程中發(fā)現(xiàn)不管是普通的VCD文件還是DVD文件，異或是MPG格式，均可正常播放，但是在傳送的過程中，不可以對視頻文件進(jìn)行壓縮，否則文件會(huì)丟失或由于另一種策略導(dǎo)致文件增大許多，不能達(dá)到預(yù)期的效果。
2．4管理策略：多種管理策略以保證存儲(chǔ)的安全與有效，比如層次存儲(chǔ)管理是把歸檔池，備份池，空間管理池，磁盤池按一定的層次進(jìn)行存儲(chǔ)，如果某個(gè)存儲(chǔ)池空間不夠，那么文件將直接存儲(chǔ)到它的下一個(gè)層次存儲(chǔ)池，這樣就避免當(dāng)某個(gè)存儲(chǔ)池由于空間不足而造成的文件丟失或損壞。策略域管理，它定義歸檔/備份文件的保存時(shí)間，當(dāng)再次歸檔/備份時(shí)是否將原來的文件覆蓋，存儲(chǔ)的目的地是哪一個(gè)存儲(chǔ)池，存儲(chǔ)過程中文件可否更改，歸檔/備份文件與哪種管理類相聯(lián)系，當(dāng)存儲(chǔ)池中所存儲(chǔ)的文件占用已達(dá)到總?cè)萘康亩嗌俨艑⑽募D(zhuǎn)移到帶庫中。這些都是策略域規(guī)定好的，并不需要人手動(dòng)執(zhí)行，非常高效方便。
2．5網(wǎng)絡(luò)化播出：充分利用現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，通過網(wǎng)絡(luò)把素材完全共享，讓一個(gè)客戶端上載的素材供多個(gè)用戶使用，這樣的系統(tǒng)也會(huì)易于擴(kuò)充。在網(wǎng)絡(luò)上傳輸速度每秒可達(dá)1.5MB，感覺就象使用本地機(jī)器一樣。通過網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)管理服務(wù)，提供自動(dòng)的，中心預(yù)定的，策略管理的備份，歸檔及空間管理。這樣不僅可以提高工作人員效率，減少人力物力，保證節(jié)目的播出效果，還可對節(jié)目進(jìn)行安全有效的管理。
3．系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案：
此套系統(tǒng)是在視音頻服務(wù)器的基礎(chǔ)上增加了帶庫服務(wù)器，還有相關(guān)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。
3．1軟件平臺：服務(wù)器端是：WindowsNTServer4.0，SybaseSystem11，TivoliStorageManager。工作站端是：WindowsNTWorkstation，SybaseSystem11，VisualC++6.0，Delphi4.0，Infopower4.0。
3．2硬件平臺框架圖：
3．2．1主備服務(wù)器
它是網(wǎng)絡(luò)中心數(shù)據(jù)庫。由眾多的數(shù)據(jù)模型組成。為了保證高可靠性，采用了雙機(jī)熱備份方式。主備機(jī)運(yùn)行時(shí)互相實(shí)時(shí)檢測。任何一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，可完成自動(dòng)檢測，自動(dòng)切換，再線修復(fù)。
3．2．2主備播出機(jī)
為了保證高可靠性，每個(gè)播出頻道均采用主備播出機(jī)同步播出控制。主備播出機(jī)在未進(jìn)行播出前，它與服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)相連，可以服務(wù)器中調(diào)出播出表單，也可在播出機(jī)上現(xiàn)做播出單，一旦主備播出機(jī)開播，播出站自動(dòng)與網(wǎng)絡(luò)斷開，網(wǎng)絡(luò)中的任何異常均不會(huì)影響播出控制的正常進(jìn)行。
3．3．3.準(zhǔn)備站
可有多臺準(zhǔn)備站。它主要完成以下幾項(xiàng)任務(wù)：視音頻服務(wù)器和檔案庫中的素材是大量的?？蛇_(dá)幾萬或十幾萬條索引素材庫管理維護(hù)，如何維護(hù)管理，方便使用極為重要。準(zhǔn)備站中有專門的素材庫管理，提供了素材的編輯、檢索、預(yù)覽等功能，更好的管理資產(chǎn)，最大限度的發(fā)揮投資效益?；虬褞熘械乃夭母鶕?jù)播出需求上載到視音頻服務(wù)器中，用于準(zhǔn)備播出。
4．軟件包功能模塊舉例：數(shù)據(jù)上載軟件包（VTR驅(qū)動(dòng)、素材信息入庫）
5．軟件界面介紹：界面一，素材之間進(jìn)行交換，使用兩個(gè)視音頻服務(wù)器可以減少素材的多次上載，提高空間利用率。界面二，素材歸檔，把目前不需要的視頻素材傳送到帶庫中，等到將來需要的時(shí)候再重新上載。歸檔過程如下，文檔管理系統(tǒng)接受自動(dòng)播出系統(tǒng)的歸檔命令后，首先在視頻服務(wù)器中查找要?dú)w檔的文件，并作好歸檔準(zhǔn)備；向數(shù)字中心存儲(chǔ)帶庫查詢空間，并檢索是否有重復(fù)的歸檔文件；建立讀寫DMA處理；歸檔處理。完畢后，向自動(dòng)播出控制系統(tǒng)返回應(yīng)答信號。界面三是素材恢復(fù)，把在帶庫中存在而視頻服務(wù)器上目前沒有的素材送回視音頻服務(wù)器恢復(fù)數(shù)據(jù)過程與歸檔動(dòng)作序列是類似的，區(qū)別在于數(shù)據(jù)的方向是從數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)帶庫進(jìn)入文檔管理系統(tǒng)緩沖區(qū)，再從該緩沖區(qū)進(jìn)入視音頻服務(wù)器。事實(shí)上，歸檔與恢復(fù)過程可并行同時(shí)進(jìn)行。
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中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
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素材歸檔界面
素材恢復(fù)界面
6．結(jié)束語：為了提高播出效率，自動(dòng)化控制，網(wǎng)絡(luò)化播出是未來發(fā)展的趨勢，它不僅在可靠性上，而且在中心控制、數(shù)據(jù)共享、多頻道播出、使用便捷等眾多方面均比單機(jī)自動(dòng)播出控制具有絕對優(yōu)勢。網(wǎng)絡(luò)化自動(dòng)播出控制系統(tǒng)，它可同時(shí)兼容模擬和數(shù)字的播控系統(tǒng)。國內(nèi)北京有線電視臺已經(jīng)采用它,在國外大中電視臺已得到廣泛應(yīng)用，也必將在國內(nèi)逐步普及。
參考書目：
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[8]董雋著《Delphi4使用與開發(fā)指南》人民郵電出版社1998.11
LotusNotes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國C2級安全認(rèn)證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結(jié)構(gòu)
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng)，整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負(fù)責(zé)并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì)成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個(gè)工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報(bào)告、報(bào)表，并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時(shí)將文件、上級領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫，用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。
整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ)，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報(bào)表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報(bào)的文檔由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會(huì)辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)有回復(fù)給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會(huì)提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r(shí)間內(nèi)未批復(fù)時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計(jì)、報(bào)表
所有需要向上級上報(bào)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果和綜合信息報(bào)表由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報(bào)表上報(bào)給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報(bào)表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報(bào)。
4.1.3資料查詢
可以用這個(gè)模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時(shí)查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個(gè)工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會(huì)辦單位。會(huì)辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個(gè)存取控制表，建立時(shí)即可確定存取人員。一個(gè)文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報(bào)告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時(shí)效性
可以為文檔規(guī)定流通時(shí)間和存在時(shí)間，如一項(xiàng)審批要求在限定時(shí)間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會(huì)議通知在會(huì)議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個(gè)文檔沒有給某個(gè)讀者權(quán)限時(shí)，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計(jì)方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺階。
參考文獻(xiàn)
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
LotusNotes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國C2級安全認(rèn)證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結(jié)構(gòu)
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng)，整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負(fù)責(zé)并管理下級。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì)成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個(gè)工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報(bào)告、報(bào)表，并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時(shí)將文件、上級領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫，用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。
整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ)，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報(bào)表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報(bào)的文檔由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會(huì)辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)有回復(fù)給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會(huì)提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r(shí)間內(nèi)未批復(fù)時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計(jì)、報(bào)表
所有需要向上級上報(bào)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果和綜合信息報(bào)表由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報(bào)表上報(bào)給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個(gè)人資料庫中存檔。如果報(bào)表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報(bào)。
4.1.3資料查詢
可以用這個(gè)模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時(shí)查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個(gè)工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會(huì)辦單位。會(huì)辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個(gè)存取控制表，建立時(shí)即可確定存取人員。一個(gè)文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報(bào)告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時(shí)效性
可以為文檔規(guī)定流通時(shí)間和存在時(shí)間，如一項(xiàng)審批要求在限定時(shí)間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會(huì)議通知在會(huì)議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個(gè)文檔沒有給某個(gè)讀者權(quán)限時(shí)，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計(jì)方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺階。
參考文獻(xiàn)
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
1.開發(fā)周期長、成本高
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理更為復(fù)雜，要求專業(yè)化，并對系統(tǒng)的應(yīng)用要求各業(yè)務(wù)單位是多種多樣的，加上辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是市場化程度低，可直接應(yīng)用于企事業(yè)的軟件缺陷，因此當(dāng)系統(tǒng)的發(fā)展，可能可以從其他系統(tǒng)借力不大，需要新的發(fā)展，和一個(gè)時(shí)間周期長于正常發(fā)展，需要投入一定的人力和物力資源。另一方面，由于一些單位管理標(biāo)準(zhǔn)違規(guī)行為，在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的發(fā)展，遇到困難和阻力較大，需要重復(fù)的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，造成人力和財(cái)務(wù)資源的巨大浪費(fèi)。
2.系統(tǒng)通用性兼容性差
該系統(tǒng)需要不斷更新和維護(hù)在應(yīng)用過程中，由于維修人員技術(shù)水平的限制，導(dǎo)致文件不規(guī)范，通用性差的系統(tǒng)。體系文件同步系統(tǒng)投入使用后產(chǎn)生的，它是在工作過程中使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施管理的人員，是后續(xù)工作載體。如果文檔缺乏或不詳細(xì)，將在項(xiàng)目管理實(shí)施的維護(hù)和管理對后期的使用上帶來嚴(yán)重后果。
二、提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息管理的方法
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)充分利用計(jì)算機(jī)一些技術(shù)來操作的，因此辦公質(zhì)量覆蓋整個(gè)企事業(yè)單位辦公的工作過程，涉及各部門的人員，管理，物流管理，包括文件管理，信息收集和分發(fā)，文件管理，監(jiān)督和管理等，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的質(zhì)量將對這些鏈接的重要影響。
1.采用科學(xué)化和工程化的方式進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)
發(fā)展的科學(xué)和工程為導(dǎo)向的系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展方式，按照軟件開發(fā)過程中的工程需要，通常需要按以下階段：系統(tǒng)的軟件工作流程設(shè)計(jì)；是否實(shí)施研究技術(shù)具有可行性；分析系統(tǒng)的用戶需求；根據(jù)設(shè)計(jì)要求和技術(shù)要點(diǎn)，編程和調(diào)試的具體細(xì)節(jié)的詳細(xì)設(shè)計(jì)；根據(jù)設(shè)計(jì)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，維護(hù)更新必要的驗(yàn)收評價(jià)。為了確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)的質(zhì)量和發(fā)展和概要設(shè)計(jì)階段的分析，需要投入足夠的精力，因?yàn)檫@個(gè)階段包括許多決定性的工作要做。因此，時(shí)代的發(fā)展必須根據(jù)實(shí)際需求和計(jì)算機(jī)的技術(shù)手段做深入調(diào)查安排，完成系統(tǒng)分析，制定出切實(shí)可行的系統(tǒng)目標(biāo)。使用標(biāo)準(zhǔn)化程度高的軟件開發(fā)工具和環(huán)境，可以保證降低錯(cuò)誤率，提高開發(fā)效率，提高軟件可移植性。
2.提高各級管理人員的信息化意識
參與有了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)人員，能夠充分地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化辦公，系統(tǒng)的最終目的是實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化，提高辦公效率，讓他們意識到需要對發(fā)展負(fù)責(zé)，鼓勵(lì)他們積極地參與系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)。作為領(lǐng)導(dǎo)者，需要從大局出發(fā)，了解系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標(biāo)和信息需求，確定直接參與系統(tǒng)目標(biāo)，有效地組織人民，金錢和物質(zhì)的供應(yīng)，確保良好的協(xié)調(diào)工作。最后，由于各級管理者主要是制度建設(shè)，他們更了解系統(tǒng)的應(yīng)用程序和業(yè)務(wù)需求，知道如何設(shè)計(jì)可以使開發(fā)的系統(tǒng)易于操作，所以無論是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需要評估他們的最終審批系統(tǒng)。
3.充分利用發(fā)揮內(nèi)網(wǎng)微博的實(shí)時(shí)即用性
可應(yīng)用于微博技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，微博的實(shí)時(shí)播放功能的使用，最新的進(jìn)展可以實(shí)時(shí)各部門；行政部門的最新通知實(shí)時(shí)；后勤部通過微博功能預(yù)警信息為第一次或討論的話題。每一個(gè)員工辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以與公司相關(guān)的信息，信息共享，研究和討論互動(dòng)的工作，以充分發(fā)揮微博功能，促進(jìn)單位同事相互理解，提高團(tuán)隊(duì)合作，相互作用的影響。
4.培養(yǎng)專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，提高管理水平
在開發(fā)系統(tǒng)主要由人事單位使用，所以應(yīng)用效果是由管理單位的限制，整體水平影響很大，因此，使用單位需要設(shè)定一個(gè)合理的機(jī)制，健全和完善有關(guān)規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)分工，使管理工作程序，服務(wù)更標(biāo)準(zhǔn)化，以提高管理質(zhì)量管理和質(zhì)量體系。
三、結(jié)語
