時(shí)間：2023-03-06 16:02:43
序論：在您撰寫(xiě)電子文檔論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：數(shù)字簽名；加密技術(shù)；數(shù)字證書(shū)；電子文檔；安全問(wèn)題
Abstract:Today’sapprovalofnewdrugsintheinternationalcommunityneedstocarryouttherawdatatransmission.Thetraditionalwayofexaminationandapprovalredtapeandinefficiency,andtheuseoftheInternettotransmitelectronictextcankeepdatasafeandreliable,butalsogreatlysavemanpower,materialandfinancialresources,andsoon.Inthispaper,encryptionanddigitalsignaturealgorithmofthebasicprinciples,combinedwithhisownideas,givenmedicalapprovalintheelectronictransmissionofthetextofthesecuritysolution.
Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues
1引言
隨著我國(guó)醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展，研制新藥，搶占國(guó)內(nèi)市場(chǎng)已越演越烈。以前一些醫(yī)藥都是靠進(jìn)口，不僅成本高，而且容易形成壁壘。目前，我國(guó)的醫(yī)藥研究人員經(jīng)過(guò)不懈的努力，開(kāi)始研制出同類(lèi)同效的藥物，然而這些藥物在走向市場(chǎng)前，必須經(jīng)過(guò)國(guó)際權(quán)威醫(yī)療機(jī)構(gòu)的審批，傳統(tǒng)方式是藥物分析的原始數(shù)據(jù)都是采用紙張方式，不僅數(shù)量多的嚇人，而且一旦有一點(diǎn)差錯(cuò)就需從頭做起，浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。隨著INTERNET的發(fā)展和普及，人們開(kāi)始考慮是否能用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)解決數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題。他們希望自己的儀器所做的結(jié)果能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全傳輸、并得到接收方認(rèn)證。目前國(guó)外針對(duì)這一情況已⒘四承┤砑歡?，由釉傐格昂贵，茧H醪皇嗆艸墑歟勾τ諮櫓そ錐?，随时粠V兜腦潁諍萇偈褂謾U餼透諞揭┭蟹⑹亂敵緯閃思際跗烤?，染U慰⒊鍪視櫚南嚶θ砑?，绖?chuàng)俳夜揭┥笈ぷ韉姆⒄咕統(tǒng)閃斯詰那把亓煊潁胰漲骯謖夥矯嫻難芯坎皇嗆芏唷?lt;/DIV>
本文闡述的思想：基本上是參考國(guó)際國(guó)內(nèi)現(xiàn)有的算法和體制及一些相關(guān)的應(yīng)用實(shí)例，并結(jié)合個(gè)人的思想提出了一套基于公鑰密碼體制和對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)的解決方案，以確保醫(yī)藥審批中電子文本安全傳輸和防止竄改，不可否認(rèn)等。
2算法設(shè)計(jì)
2.1AES算法的介紹[1]
高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)（AdvancedEncryptionStandard）美國(guó)國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)(NIST)在2000年10月選定了比利時(shí)的研究成果"Rijndael"作為AES的基礎(chǔ)。"Rijndael"是經(jīng)過(guò)三年漫長(zhǎng)的過(guò)程，最終從進(jìn)入候選的五種方案中挑選出來(lái)的。
AES內(nèi)部有更簡(jiǎn)潔精確的數(shù)學(xué)算法,而加密數(shù)據(jù)只需一次通過(guò)。AES被設(shè)計(jì)成高速，堅(jiān)固的安全性能，而且能夠支持各種小型設(shè)備。
AES和DES的性能比較：
（1）DES算法的56位密鑰長(zhǎng)度太短；
（2）S盒中可能有不安全的因素；
（3）AES算法設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，密鑰安裝快、需要的內(nèi)存空間少，在所有平臺(tái)上運(yùn)行良好，支持并行處理，還可抵抗所有已知攻擊；
（4）AES很可能取代DES成為新的國(guó)際加密標(biāo)準(zhǔn)。
總之，AES比DES支持更長(zhǎng)的密鑰，比DES具有更強(qiáng)的安全性和更高的效率，比較一下，AES的128bit密鑰比DES的56bit密鑰強(qiáng)1021倍。隨著信息安全技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)DES很多不足之處，對(duì)DES的破解方法也日趨有效。AES會(huì)代替DES成為21世紀(jì)流行的對(duì)稱(chēng)加密算法。
2.2橢圓曲線算法簡(jiǎn)介[2]
2.2.1橢圓曲線定義及加密原理[2]
所謂橢圓曲線指的是由韋爾斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所確定的平面曲線。若F是一個(gè)域，ai∈F,i=1,2,…,6。滿(mǎn)足式1的數(shù)偶(x,y)稱(chēng)為F域上的橢圓曲線E的點(diǎn)。F域可以式有理數(shù)域，還可以式有限域GF(Pr)。橢圓曲線通常用E表示。除了曲線E的所有點(diǎn)外，尚需加上一個(gè)叫做無(wú)窮遠(yuǎn)點(diǎn)的特殊O。
在橢圓曲線加密（ECC）中，利用了某種特殊形式的橢圓曲線，即定義在有限域上的橢圓曲線。其方程如下：
y2=x3+ax+b(modp)(2)
這里p是素?cái)?shù)，a和b為兩個(gè)小于p的非負(fù)整數(shù)，它們滿(mǎn)足：
4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,則滿(mǎn)足式（2）的點(diǎn)（x,y）和一個(gè)無(wú)窮點(diǎn)O就組成了橢圓曲線E。
橢圓曲線離散對(duì)數(shù)問(wèn)題ECDLP定義如下：給定素?cái)?shù)p和橢圓曲線E，對(duì)Q=kP,在已知P,Q的情況下求出小于p的正整數(shù)k?？梢宰C明，已知k和P計(jì)算Q比較容易，而由Q和P計(jì)算k則比較困難，至今沒(méi)有有效的方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，這就是橢圓曲線加密算法原理之所在。
2.2.2橢圓曲線算法與RSA算法的比較
橢圓曲線公鑰系統(tǒng)是代替RSA的強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)者。橢圓曲線加密方法與RSA方法相比，有以下的優(yōu)點(diǎn)：
（1）安全性能更高如160位ECC與1024位RSA、DSA有相同的安全強(qiáng)度。
（2）計(jì)算量小，處理速度快在私鑰的處理速度上（解密和簽名），ECC遠(yuǎn)比RSA、DSA快得多。
（3）存儲(chǔ)空間占用小ECC的密鑰尺寸和系統(tǒng)參數(shù)與RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存儲(chǔ)空間小得多。
（4）帶寬要求低使得ECC具有廣泛得應(yīng)用前景。
ECC的這些特點(diǎn)使它必將取代RSA，成為通用的公鑰加密算法。比如SET協(xié)議的制定者已把它作為下一代SET協(xié)議中缺省的公鑰密碼算法。
2.3安全散列函數(shù)（SHA）介紹
安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)局的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)FIPSPUB180-1，一般稱(chēng)為SHA-1。其對(duì)長(zhǎng)度不超過(guò)264二進(jìn)制位的消息產(chǎn)生160位的消息摘要輸出。
SHA是一種數(shù)據(jù)加密算法，該算法經(jīng)過(guò)加密專(zhuān)家多年來(lái)的發(fā)展和改進(jìn)已日益完善，現(xiàn)在已成為公認(rèn)的最安全的散列算法之一，并被廣泛使用。該算法的思想是接收一段明文，然后以一種不可逆的方式將它轉(zhuǎn)換成一段（通常更?。┟芪?，也可以簡(jiǎn)單的理解為取一串輸入碼（稱(chēng)為預(yù)映射或信息），并把它們轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)度較短、位數(shù)固定的輸出序列即散列值（也稱(chēng)為信息摘要或信息認(rèn)證代碼）的過(guò)程。散列函數(shù)值可以說(shuō)時(shí)對(duì)明文的一種“指紋”或是“摘要”所以對(duì)散列值的數(shù)字簽名就可以視為對(duì)此明文的數(shù)字簽名。
3數(shù)字簽名
“數(shù)字簽名”用來(lái)保證信息傳輸過(guò)程中信息的完整和提供信息發(fā)送者的身份認(rèn)證和不可抵賴(lài)性。數(shù)字簽名技術(shù)的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是公開(kāi)密鑰加密技術(shù)，是用某人的私鑰加密的消息摘要用于確認(rèn)消息的來(lái)源和內(nèi)容。公鑰算法的執(zhí)行速度一般比較慢，把Hash函數(shù)和公鑰算法結(jié)合起來(lái)，所以在數(shù)字簽名時(shí)，首先用hash函數(shù)（消息摘要函數(shù)）將消息轉(zhuǎn)變?yōu)橄⒄?，然后?duì)這個(gè)摘
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計(jì)算能力和散列密碼分析的發(fā)展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫(yī)藥審批系統(tǒng)中各個(gè)物理組成部分及其相互之間的邏輯關(guān)系圖：
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計(jì)算能力和散列密碼分析的發(fā)展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫(yī)藥審批系統(tǒng)中各個(gè)物理組成部分及其相互之間的邏輯關(guān)系圖：
圖示：電子文本傳輸加密、簽名過(guò)程
下面是將醫(yī)藥審批過(guò)程中的電子文本安全傳輸?shù)慕鉀Q方案：
具體過(guò)程如下：
（1）發(fā)送方A將發(fā)送原文用SHA函數(shù)編碼，產(chǎn)生一段固定長(zhǎng)度的數(shù)字摘要。
（2）發(fā)送方A用自己的私鑰（keyA私）對(duì)摘要加密，形成數(shù)字簽名，附在發(fā)送信息原文后面。
（3）發(fā)送方A產(chǎn)生通信密鑰（AES對(duì)稱(chēng)密鑰），用它對(duì)帶有數(shù)字簽名的原文進(jìn)行加密，傳送到接收方B。這里使用對(duì)稱(chēng)加密算法AES的優(yōu)勢(shì)是它的加解密的速度快。
（4）發(fā)送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對(duì)自己的通信密鑰進(jìn)行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數(shù)字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對(duì)其解密，得到發(fā)送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發(fā)送方A的通信密鑰對(duì)收到的經(jīng)加密的簽名原文解密，得數(shù)字簽名和原文。
（7）接收方B用發(fā)送方A公鑰對(duì)數(shù)字簽名解密，得到摘要；同時(shí)將原文用SHA－1函數(shù)編碼，產(chǎn)生另一個(gè)摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說(shuō)明信息沒(méi)有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個(gè)過(guò)程滿(mǎn)足5個(gè)方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數(shù)SHA－1先將原文換算成摘要，相當(dāng)原文的指紋特征，任何對(duì)原文的修改都可以被接收方B檢測(cè)出來(lái)，從而滿(mǎn)足了完整性的要求；再用發(fā)送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點(diǎn)。（2）加解密的快速性：用對(duì)稱(chēng)加密算法AES加密原文和數(shù)字簽名，充分利用了它的這一優(yōu)點(diǎn)。（3）更高的安全性：第四步中利用數(shù)字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰，這樣就解決了對(duì)稱(chēng)密鑰傳輸困難的不足。這種技術(shù)的安全性相當(dāng)高。結(jié)合對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)(AES)和公開(kāi)密鑰技術(shù)(ECC)的優(yōu)點(diǎn)，使用兩個(gè)層次的加密來(lái)獲得公開(kāi)密鑰技術(shù)的靈活性和對(duì)稱(chēng)密鑰技術(shù)的高效性。（4）保密性：第五步中，發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒(méi)有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠?qū)@份加密文件解密，從而又滿(mǎn)足保密性要求。（5）認(rèn)證性和抗否認(rèn)性：在最后三步中，接收方B用發(fā)送方A的公鑰解密數(shù)字簽名，同時(shí)就認(rèn)證了該簽名的文檔是發(fā)送A傳遞過(guò)來(lái)的；由于沒(méi)有別人擁有發(fā)送方A的私鑰，只有發(fā)送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發(fā)送方A不能否認(rèn)曾經(jīng)對(duì)該文檔進(jìn)進(jìn)行過(guò)簽名。
5方案評(píng)價(jià)與結(jié)論
為了解決傳統(tǒng)的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點(diǎn)，本文提出利用基于公鑰算法的數(shù)字簽名對(duì)文檔進(jìn)行電子簽名，從而大大增強(qiáng)了文檔在不安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數(shù)字簽名算法上都是經(jīng)過(guò)精心的比較，并且結(jié)合現(xiàn)有的相關(guān)應(yīng)用實(shí)例情況，提出醫(yī)藥審批過(guò)程的解決方案，其優(yōu)越性是：將對(duì)稱(chēng)密鑰AES算法的快速、低成本和非對(duì)稱(chēng)密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結(jié)合在一起，從而提供了完整的安全服務(wù)，包括身份認(rèn)證、保密性、完整性檢查、抗否認(rèn)等。
參考文獻(xiàn)：
1．李永新.數(shù)字簽名技術(shù)的研究與探討。紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
2．康麗軍。數(shù)字簽名技術(shù)及應(yīng)用，太原重型機(jī)械學(xué)院學(xué)報(bào)。第24卷第1期2003年3月P31~34.
3．胡炎，董名垂。用數(shù)字簽名解決電力系統(tǒng)敏感文檔簽名問(wèn)題。電力系統(tǒng)自動(dòng)化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.應(yīng)用密碼學(xué)---協(xié)議、算法與C源程序（吳世終，祝世雄，張文政，等）.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001。
7.賈晶，陳元，王麗娜，信息系統(tǒng)的安全與保密[M]，北京：清華大學(xué)出版社，1999
8．陳彥學(xué).信息安全理論與實(shí)務(wù)【M】。北京：中國(guó)鐵道出版社，2000p167~178.
9．顧婷婷，《AES和橢圓曲線密碼算法的研究》。四川大學(xué)碩士學(xué)位論文，【館藏號(hào)】Y4625892002。
下面是將醫(yī)藥審批過(guò)程中的電子文本安全傳輸?shù)慕鉀Q方案：
具體過(guò)程如下：
（1）發(fā)送方A將發(fā)送原文用SHA函數(shù)編碼，產(chǎn)生一段固定長(zhǎng)度的數(shù)字摘要。
（2）發(fā)送方A用自己的私鑰（keyA私）對(duì)摘要加密，形成數(shù)字簽名，附在發(fā)送信息原文后面。
（3）發(fā)送方A產(chǎn)生通信密鑰（AES對(duì)稱(chēng)密鑰），用它對(duì)帶有數(shù)字簽名的原文進(jìn)行加密，傳送到接收方B。這里使用對(duì)稱(chēng)加密算法AES的優(yōu)勢(shì)是它的加解密的速度快。
（4）發(fā)送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對(duì)自己的通信密鑰進(jìn)行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數(shù)字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對(duì)其解密，得到發(fā)送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發(fā)送方A的通信密鑰對(duì)收到的經(jīng)加密的簽名原文解密，得數(shù)字簽名和原文。
（7）接收方B用發(fā)送方A公鑰對(duì)數(shù)字簽名解密，得到摘要；同時(shí)將原文用SHA－1函數(shù)編碼，產(chǎn)生另一個(gè)摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說(shuō)明信息沒(méi)有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個(gè)過(guò)程滿(mǎn)足5個(gè)方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數(shù)SHA－1先將原文換算成摘要，相當(dāng)原文的指紋特征，任何對(duì)原文的修改都可以被接收方B檢測(cè)出來(lái)，從而滿(mǎn)足了完整性的要求；再用發(fā)送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點(diǎn)。（2）加解密的快速性：用對(duì)稱(chēng)加密算法AES加密原文和數(shù)字簽名，充分利用了它的這一優(yōu)點(diǎn)。（3）更高的安全性：第四步中利用數(shù)字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰，這樣就解決了對(duì)稱(chēng)密鑰傳輸困難的不足。這種技術(shù)的安全性相當(dāng)高。結(jié)合對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)(AES)和公開(kāi)密鑰技術(shù)(ECC)的優(yōu)點(diǎn)，使用兩個(gè)層次的加密來(lái)獲得公開(kāi)密鑰技術(shù)的靈活性和對(duì)稱(chēng)密鑰技術(shù)的高效性。（4）保密性：第五步中，發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒(méi)有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠?qū)@份加密文件解密，從而又滿(mǎn)足保密性要求。（5）認(rèn)證性和抗否認(rèn)性：在最后三步中，接收方B用發(fā)送方A的公鑰解密數(shù)字簽名，同時(shí)就認(rèn)證了該簽名的文檔是發(fā)送A傳遞過(guò)來(lái)的；由于沒(méi)有別人擁有發(fā)送方A的私鑰，只有發(fā)送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發(fā)送方A不能否認(rèn)曾經(jīng)對(duì)該文檔進(jìn)進(jìn)行過(guò)簽名。
5方案評(píng)價(jià)與結(jié)論
為了解決傳統(tǒng)的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點(diǎn)，本文提出利用基于公鑰算法的數(shù)字簽名對(duì)文檔進(jìn)行電子簽名，從而大大增強(qiáng)了文檔在不安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數(shù)字簽名算法上都是經(jīng)過(guò)精心的比較，并且結(jié)合現(xiàn)有的相關(guān)應(yīng)用實(shí)例情況，提出醫(yī)藥審批過(guò)程的解決方案，其優(yōu)越性是：將對(duì)稱(chēng)密鑰AES算法的快速、低成本和非對(duì)稱(chēng)密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結(jié)合在一起，從而提供了完整的安全服務(wù)，包括身份認(rèn)證、保密性、完整性檢查、抗否認(rèn)等。
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7.賈晶，陳元，王麗娜，信息系統(tǒng)的安全與保密[M]，北京：清華大學(xué)出版社，1999
論文摘要：電子文檔在當(dāng)前辦公環(huán)境中發(fā)揮著重要作用，其安全問(wèn)題理應(yīng)引起高度重視。由于電子文檔本身的特點(diǎn)，其在制作、使用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)面臨很多安全隱患和威脅。在對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行深入分析的前提下，提出了保護(hù)電子文檔的思路與對(duì)策。
隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬(wàn)份美國(guó)駐外使館發(fā)給美國(guó)國(guó)務(wù)院的秘密文傳電報(bào)。這個(gè)事件震驚了全球，同時(shí)也反映了當(dāng)前電子文檔面臨著嚴(yán)重的威脅。電子文檔看得見(jiàn)，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問(wèn)題。
1 電子文檔的定義及特點(diǎn)
所謂電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個(gè)特點(diǎn)：存儲(chǔ)介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復(fù)制、容易損壞丟失、容易還原再生。
1）存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。電子文檔存儲(chǔ)介質(zhì)很多，目前主要有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、各種光盤(pán)、U盤(pán)、閃盤(pán)，甚至手機(jī)和娛樂(lè)用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來(lái)存儲(chǔ)電子文檔。
2）容易編輯修改。借助于各種專(zhuān)業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)之一，但是如果不能很好的保護(hù)，就可能受到非法的修改，會(huì)破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來(lái)一定程度的損失，這時(shí)候它又變成一個(gè)缺點(diǎn)。
3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當(dāng)面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電子郵件、即時(shí)通訊工具、FTP服務(wù)等方式可以快捷方便的傳給有關(guān)人員。
4）容易復(fù)制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術(shù)手段限制拷貝，通過(guò)點(diǎn)擊幾下電腦鼠標(biāo)就能輕松完成復(fù)制。這樣，人們就可以非常方便地進(jìn)行信息共享。
5）容易損壞丟失。一是存儲(chǔ)介質(zhì)物理?yè)p壞或者丟失。電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤(pán)不能長(zhǎng)期保存。磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)如果損壞，那么相應(yīng)存儲(chǔ)的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤(pán)、閃盤(pán)體積很小，容易丟失，相應(yīng)會(huì)造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時(shí)恢復(fù)，有可能永遠(yuǎn)無(wú)法恢復(fù)。
6）容易還原恢復(fù)。電子文檔誤刪后，可以通過(guò)數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件還原，這本來(lái)是電子文檔的又一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，但是對(duì)一些原本要?jiǎng)h除的機(jī)密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤(pán)被改寫(xiě)12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲(chǔ)介質(zhì)未被物理?yè)p壞，進(jìn)行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。
2 電子文檔壽命過(guò)程
電子文檔壽命過(guò)程可以分為三個(gè)階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷(xiāo)毀。
1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫(xiě)、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計(jì)算機(jī)上操作，制作完成后可以保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等各種介質(zhì)上。
2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關(guān)人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡(luò)方式，也包括通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)等物理方式進(jìn)行傳遞。
3）歸檔銷(xiāo)毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門(mén)保管，其他部門(mén)和人員所存電子稿銷(xiāo)毀的階段。歸檔以后，服務(wù)器及所有處理過(guò)本文檔的計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)都應(yīng)將文件刪除，相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)也要進(jìn)行處理。
3 電子文檔面臨的安全威脅分析
電子文檔面臨的安全威脅整體來(lái)說(shuō)可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類(lèi)型。
3.1 內(nèi)部泄密
主要是指內(nèi)部人員有意或者無(wú)意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個(gè)生命過(guò)程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。
1）無(wú)意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無(wú)意泄密最常見(jiàn)的就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)非法外聯(lián)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識(shí)，將處理過(guò)涉密電子文檔的計(jì)算機(jī)重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報(bào)人員將涉密文檔還原。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)未經(jīng)授權(quán)在內(nèi)部計(jì)算機(jī)使用，內(nèi)部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)被帶出在外部使用，移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生故障維修時(shí)，里面存儲(chǔ)的涉密文檔被還原，等都會(huì)造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)帶來(lái)的隱患還包括攻擊者利用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。
2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過(guò)各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動(dòng)傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫(xiě)者可以直接拷貝到U盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)保存，其他人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載，有閱讀權(quán)限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。
3.2 外部泄密
外部泄密主要通過(guò)攻擊實(shí)現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個(gè)階段，即制作保存和傳遞使用過(guò)程。具體方式可分為兩種：
1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時(shí)不注意就有可能感染木馬、蠕蟲(chóng)、僵尸網(wǎng)絡(luò)、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測(cè)的軟件，使用來(lái)歷不明的存儲(chǔ)介質(zhì)，防護(hù)軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)竊取重要信息，伺機(jī)往外部發(fā)送。
2）網(wǎng)絡(luò)入侵。攻擊者借助各種手段，對(duì)特定目標(biāo)進(jìn)行滲透，最終控制目標(biāo)，進(jìn)而獲取所需的信息。從攻擊類(lèi)型看，當(dāng)前主要有物理攻擊、主動(dòng)攻擊和被動(dòng)攻擊三種類(lèi)型。
4 電子文檔保護(hù)的對(duì)策與思路
電子文檔保護(hù)的目標(biāo)主要是防止涉密電子文檔被越權(quán)訪問(wèn)和泄漏給無(wú)關(guān)人員。做好電子文檔保護(hù)需要管理與技術(shù)并用，同時(shí)要加強(qiáng)人員教育。
4.1 采取相應(yīng)管理措施
首先應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際，制定切實(shí)管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷(xiāo)毀等過(guò)程，規(guī)范電子文檔的存儲(chǔ)介質(zhì)使用管理。其次，應(yīng)設(shè)法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺(tái)，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式，將涉密電子文檔存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，為每位用戶(hù)分配存儲(chǔ)區(qū)，用戶(hù)只能訪問(wèn)自己的存儲(chǔ)區(qū)，存儲(chǔ)區(qū)只能存入文件和進(jìn)行文檔的編輯，而不能利用復(fù)制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。
4.2 借助技術(shù)手段
綜合運(yùn)用終端防護(hù)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等當(dāng)今先進(jìn)成熟的軟件技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)。
1）配齊防護(hù)軟件，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。對(duì)內(nèi)部計(jì)算機(jī)進(jìn)行準(zhǔn)入認(rèn)證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡(luò)入侵，定期升級(jí)終端病毒庫(kù)，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。
2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡(luò)傳輸加密，終端硬盤(pán)加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開(kāi)”。對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導(dǎo)出電子文檔要審批。
3）加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)審計(jì)。采取網(wǎng)絡(luò)審計(jì)手段，按照安全性、規(guī)范性、真實(shí)性等要求，對(duì)電子文檔的操作進(jìn)行客觀、實(shí)時(shí)的監(jiān)控與審計(jì)，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時(shí)主動(dòng)阻斷且報(bào)警審計(jì)。對(duì)操作人員的各種操作行為設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)管策略，按照時(shí)間、部門(mén)、終端、操作行為、源/目標(biāo)地址等關(guān)鍵要素進(jìn)行實(shí)時(shí)的操作審計(jì)，以備日后需要時(shí)進(jìn)行審計(jì)記錄查詢(xún)。
4.3 加強(qiáng)人員教育
一要大力普及信息安全知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)竊密知識(shí)，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無(wú)意丟失和泄露，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開(kāi)陌生電子文件等。二要進(jìn)行保密意識(shí)教育。使他們認(rèn)清電子文檔泄露的危害性，認(rèn)真遵守規(guī)則制度，不主動(dòng)泄密，不協(xié)同泄密。
5 結(jié)束語(yǔ)
在信息價(jià)值日益突出的時(shí)代，電子文檔的安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒種類(lèi)的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問(wèn)題，需要我們時(shí)刻關(guān)注，以便進(jìn)一步提高電子文檔安全防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)
醫(yī)院科研檔案特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①形成周期長(zhǎng)且強(qiáng)連續(xù)性?？蒲谢顒?dòng)經(jīng)歷的時(shí)間均比較長(zhǎng)，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復(fù)雜，從立項(xiàng)一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學(xué)科突出且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。醫(yī)院所開(kāi)展的科研課題均是根據(jù)專(zhuān)業(yè)來(lái)實(shí)施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等。醫(yī)學(xué)研究中針對(duì)不同的專(zhuān)業(yè)所開(kāi)展的科研活動(dòng)均有著各自的特點(diǎn)，對(duì)此在科研檔案的分類(lèi)上也應(yīng)凸顯出其專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)；③項(xiàng)目協(xié)作較多且學(xué)科綜合性也比較強(qiáng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，各種邊緣學(xué)科以及交叉學(xué)科的出現(xiàn)，在醫(yī)學(xué)研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學(xué)科研課題并非某個(gè)獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)或者學(xué)科就可完成，而是多個(gè)學(xué)科和專(zhuān)業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對(duì)此，在這種形式下所進(jìn)行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時(shí)綜合性也相對(duì)較強(qiáng)，而這也就要求在分類(lèi)的過(guò)程中除了要確保各學(xué)科自身的獨(dú)立性，同時(shí)還要確保課題研究的整體性以及完整性。
2基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理的重要性
在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價(jià)值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實(shí)且準(zhǔn)確地記錄著科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個(gè)方面的內(nèi)容：①科研項(xiàng)目的申報(bào)資料與審批資料；②科研過(guò)程的影像學(xué)資料、記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及實(shí)驗(yàn)圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗(yàn)收資料；④科研成果（論文或者專(zhuān)利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個(gè)科研項(xiàng)目自申報(bào)、課題立項(xiàng)、執(zhí)行、成果鑒定、評(píng)獎(jiǎng)以及到應(yīng)用推廣均離不開(kāi)管理。不管是在醫(yī)院社會(huì)服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿(mǎn)足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱(chēng)晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來(lái)，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項(xiàng)目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對(duì)科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎(chǔ)上所實(shí)施的醫(yī)院科研檔案管理
3．1信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用
隨著科研項(xiàng)目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來(lái)越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢(xún)科研項(xiàng)目有關(guān)信息的功能，不僅能進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對(duì)科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目類(lèi)別、研究時(shí)間以及成果水平等的查詢(xún)。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)以后，由科研部門(mén)管理工作人員把科研項(xiàng)目立項(xiàng)的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項(xiàng)目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目類(lèi)別以及具體研究時(shí)間等，同時(shí)也可把電子文檔中關(guān)于科研項(xiàng)目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時(shí)增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡(jiǎn)單且靈活，能夠隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢(xún)功能。該功能主要包含3個(gè)方面的內(nèi)容：①全院科研項(xiàng)目。針對(duì)科研項(xiàng)目研究時(shí)間長(zhǎng)這一特點(diǎn)，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時(shí)了解到科研活動(dòng)的實(shí)施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢(xún)功能。只要輸入相應(yīng)的時(shí)間就可進(jìn)行有關(guān)信息的查詢(xún)，生成為該時(shí)間段科研項(xiàng)目信息的報(bào)表，以電子表格的形式將報(bào)表導(dǎo)出來(lái)，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報(bào)表；②學(xué)科科研項(xiàng)目。醫(yī)院學(xué)科評(píng)估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報(bào)，一般需提供某學(xué)科科研項(xiàng)目實(shí)施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時(shí)間段某學(xué)科科研項(xiàng)目有關(guān)信息資料的查詢(xún)功能。基于要查詢(xún)的學(xué)科，輸入項(xiàng)目名稱(chēng)以及起止時(shí)間，接著點(diǎn)擊學(xué)科項(xiàng)目查詢(xún)就可得到該學(xué)科有關(guān)報(bào)表。此外，其還具備電子報(bào)表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項(xiàng)目。若需將醫(yī)院職務(wù)評(píng)聘或者職稱(chēng)評(píng)審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時(shí)，利用該系統(tǒng)能及時(shí)查詢(xún)到某科研工作人員于某一段時(shí)間所開(kāi)展的科研活動(dòng)具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個(gè)條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)或者掃描儀。所用計(jì)算機(jī)其硬盤(pán)容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負(fù)片掃描儀來(lái)進(jìn)行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來(lái)獲得相應(yīng)的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識(shí)，重視該項(xiàng)工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識(shí)，同時(shí)掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。
（2）規(guī)范科研檔案電子化。
結(jié)合本院實(shí)際情況和科研項(xiàng)目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，若有必要可附上相應(yīng)的說(shuō)明。在管理中要求科研項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、申報(bào)資料、實(shí)驗(yàn)過(guò)程記錄情況、科研總結(jié)、實(shí)驗(yàn)圖片以及驗(yàn)收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來(lái)獲得該檔案電子文檔。此外，對(duì)科教部門(mén)所負(fù)責(zé)的科研立項(xiàng)相關(guān)文件、科研專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)證書(shū)或者科研論文等均由科研管理者進(jìn)行負(fù)責(zé)掃描，且借助于PDF的格式進(jìn)行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對(duì)電子化科研檔案實(shí)施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對(duì)科研檔案實(shí)施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強(qiáng)電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開(kāi)展各種知識(shí)講座活動(dòng)，或者借助于板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式進(jìn)行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
4總結(jié)
論文摘 要:高校繼續(xù)教育培訓(xùn)工作的快速發(fā)展，使得各類(lèi)公文、檔案數(shù)量激增。且由于教育培訓(xùn)的特殊性質(zhì)，需要很頻繁快速地調(diào)用各類(lèi)文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問(wèn)題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展和教育培訓(xùn)工作的需求，相信必然會(huì)一步步實(shí)現(xiàn)完全的電子化、信息化。
近年來(lái)，高校繼續(xù)教育培訓(xùn)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在其內(nèi)部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓(xùn)領(lǐng)域自身所獨(dú)有的特點(diǎn)，使得管理者對(duì)公文、檔案的存取、調(diào)用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時(shí)地使用這些檔案，是目前高校教育培訓(xùn)工作中面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問(wèn)題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結(jié)。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成，電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后就進(jìn)入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運(yùn)作中創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)和最終生成的能為計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱、調(diào)用，管理方便。但電子文檔必須以計(jì)算機(jī)為媒介，對(duì)設(shè)備依存度較高，而且易于修改、復(fù)制、傳播。
二、教育培訓(xùn)文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓(xùn)公文電子化的意義
高校教育培訓(xùn)的公文包括請(qǐng)示、資產(chǎn)請(qǐng)示、收文、報(bào)文、大型活動(dòng)審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類(lèi)函件等，要求時(shí)效性強(qiáng)，需要準(zhǔn)確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且易出差錯(cuò)。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行高效有序的電子化處理，通過(guò)電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦公效率和資源利用率，實(shí)現(xiàn)了跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個(gè)層面的工作有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質(zhì)公文的種類(lèi)、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓(xùn)工作的日常內(nèi)部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級(jí)來(lái)文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來(lái)依靠傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序時(shí)，就擬稿、審稿、定稿程序就會(huì)反復(fù)幾次修改，若是碰到領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，只能等到領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報(bào)到下一位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可能又因?yàn)閯e的原因而延誤了批閱。這些嚴(yán)重地影響了公文流轉(zhuǎn)的進(jìn)程和速度，制約了教育培訓(xùn)工作的開(kāi)展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來(lái)說(shuō)方便、快捷、智能，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò)，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地就可簽批。即使領(lǐng)導(dǎo)在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)方式在向上報(bào)文或向下級(jí)部門(mén)發(fā)送紙質(zhì)公文時(shí)，中間要經(jīng)過(guò)很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達(dá)相關(guān)部門(mén)。因受時(shí)間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過(guò)程中，遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而電子公文通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，無(wú)論是在制發(fā)上傳文件還是向下級(jí)信息，都會(huì)在短時(shí)間內(nèi)以點(diǎn)帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間，及時(shí)地傳遞了信息，其時(shí)效性能高的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
3．響應(yīng)低碳、環(huán)保、節(jié)約的號(hào)召
采用無(wú)紙化辦公的方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費(fèi)用。這無(wú)疑是對(duì)倡導(dǎo)低碳環(huán)保生活的響應(yīng)，為建設(shè)環(huán)保型、節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
(二)高校教育培訓(xùn)檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進(jìn)行編制開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)，任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來(lái)，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢(xún)與利用需要在庫(kù)房中進(jìn)行，無(wú)法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時(shí)，由于傳統(tǒng)意識(shí)的影響，國(guó)人對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓(xùn)的檔案管理有其獨(dú)特的特點(diǎn)，即查詢(xún)調(diào)用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級(jí)可以深入到文件級(jí)甚至內(nèi)容級(jí)，可以多用戶(hù)共享檔案信息，通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)，根據(jù)用戶(hù)的不同職責(zé)設(shè)置不同的權(quán)限，分級(jí)共享信息。而且足不出戶(hù)便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質(zhì)公文時(shí)要根據(jù)時(shí)間和空間順序在公文檔案中進(jìn)行查找，如果年代久遠(yuǎn)則十分麻煩和費(fèi)力。而高校教育培訓(xùn)檔案電子化后，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內(nèi)容的關(guān)鍵字、詞或類(lèi)目、時(shí)間、地域等進(jìn)行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內(nèi)搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。
三、存在的問(wèn)題及當(dāng)前應(yīng)對(duì)方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來(lái)了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻(xiàn)，但是在應(yīng)用中還存在諸多問(wèn)題尚需解決。以清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院為例，在向上級(jí)報(bào)文時(shí)，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)程序，整個(gè)高校在整體上并沒(méi)有實(shí)行電子公文，也沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范，二級(jí)院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內(nèi)部使用，出了院系的文件流轉(zhuǎn)還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式完成。在財(cái)務(wù)方面，報(bào)銷(xiāo)憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效完成報(bào)銷(xiāo)，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。
鑒于以上原因，文檔實(shí)行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。對(duì)于只能是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的工作，事后再利用掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，文檔電子化是信息時(shí)展的必由之路，是高校教育培訓(xùn)發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢(shì)，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應(yīng)用亦必然會(huì)越來(lái)越深入和普及，必能大力促進(jìn)高校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
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論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔
OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來(lái)更高的效率，使歸檔管理的費(fèi)用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開(kāi)展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問(wèn)題：
1歸檔信息來(lái)源無(wú)邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時(shí)隨地都會(huì)受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會(huì)隨時(shí)受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地?cái)r截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動(dòng)。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問(wèn)題。
2歸檔信息的脆弱：整個(gè)信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無(wú)論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤(pán)都安全性。在信息化社會(huì),整個(gè)企業(yè)猶如一部由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒(méi)有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會(huì)迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨(dú)立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件?？梢?jiàn)，檔案信息的查詢(xún)利用必須有一定的限度，不同的人員查詢(xún)使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門(mén)應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對(duì)象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時(shí)防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時(shí)間為歸檔時(shí)間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來(lái)事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時(shí)進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實(shí)物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過(guò)程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲(chǔ)其中排列，分存儲(chǔ)器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來(lái)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒(méi)有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過(guò)人的整理之后．有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來(lái)論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒(méi)有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨(dú)立存儲(chǔ)器中
電子文件能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來(lái)看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專(zhuān)門(mén)的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴(lài)OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨(dú)立存儲(chǔ)器中。電子文檔的立卷直接以獨(dú)立存儲(chǔ)器為保管單位，集中保存在各個(gè)檔案庫(kù)，并且每個(gè)存儲(chǔ)器最好做1個(gè)以上的備份，備份存儲(chǔ)器放置于另一獨(dú)立地點(diǎn)。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過(guò)程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來(lái)源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時(shí)間上，產(chǎn)生于某個(gè)特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來(lái)源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對(duì)象上，徹底改變了原來(lái)的案卷級(jí)方法代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以獨(dú)立電子文件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動(dòng)化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會(huì)越來(lái)越多，這變化又會(huì)促使檔案工作的理論和實(shí)踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會(huì)引起的變化，必然是一個(gè)歷史發(fā)展的過(guò)程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)的提高，認(rèn)識(shí)過(guò)程中的缺陷，是完全能夠克服的。
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與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒;筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán);檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲 透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。
電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過(guò)程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以?xún)?nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類(lèi)數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類(lèi)命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門(mén)以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購(gòu)進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類(lèi)紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類(lèi)：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書(shū)、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過(guò)拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類(lèi)別等。之后，檔案部門(mén)還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過(guò)程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無(wú)論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見(jiàn)，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿(mǎn)期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷(xiāo)毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門(mén)便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤(pán)，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫(kù)房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒(méi)有腐蝕性氣體；地面無(wú)須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無(wú)塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫(kù)保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫(xiě)處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過(guò)程中需注意的問(wèn)題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過(guò)程中還需要充分注意一些較為明顯的問(wèn)題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴(lài)性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開(kāi)發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
