時(shí)間：2023-03-08 15:32:06
序論：在您撰寫檔案重點(diǎn)工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.項(xiàng)目概況。2010年，我縣新綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目列入國家發(fā)改委“十二五”中央補(bǔ)助投資項(xiàng)目規(guī)劃，享受西部大開發(fā)相關(guān)政策的扶持。項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模：占地面積22畝，建筑面積約4080平方米的二類標(biāo)準(zhǔn)4層樓房，其中檔案庫房1491平方米、對外服務(wù)用房1000平方米、檔案館業(yè)務(wù)和技術(shù)用房800平方米、辦公用房400平方米、附屬用房389平方米。設(shè)計(jì)應(yīng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，項(xiàng)目建成后將具有檔案保管基地、愛國主義教育基地、政府信息公開查閱中心、檔案信息利用中心、電子文件管理中心“五位一體”的功能，將極大地提升我縣檔案工作公共服務(wù)能力，更好地為全縣各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。所有列入項(xiàng)目建設(shè)必須在“十二五”（2015年）之前完成。
2.資金來源。項(xiàng)目概算投資775萬元。資金來源：國家投資469萬（每平米1900元），省檔案局補(bǔ)助設(shè)備購置資金80—140萬，其余由縣財(cái)政負(fù)擔(dān)。項(xiàng)目資金由國家發(fā)改委分年度撥付，優(yōu)先考慮已經(jīng)申報(bào)立項(xiàng)、落實(shí)了項(xiàng)目用地和配套資金，前期準(zhǔn)備工作充分并已在建的縣（市區(qū)）。
3.項(xiàng)目立項(xiàng)情況。2009年，我縣完成了縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃編制工作。2010年編制了《縣綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》，取得了建設(shè)項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)項(xiàng)目用地的預(yù)審意見、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響登記表等材料，完成了首次向市發(fā)改委申報(bào)的材料呈送工作。2011年委托縣城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)院完成了圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，并通過了省檔案局對項(xiàng)目建筑設(shè)計(jì)方案的審查，再次向市發(fā)改委呈送了申報(bào)材料。2012年，市發(fā)改委已向省發(fā)改委申報(bào)列入2013年中央預(yù)算內(nèi)投資計(jì)劃項(xiàng)目，省發(fā)改委已經(jīng)將項(xiàng)目上報(bào)至國家發(fā)改委，從省檔案局答復(fù)情況來看，2013年市只上報(bào)了我縣1個(gè)新建項(xiàng)目（還有1個(gè)是興國縣的已建追加資金項(xiàng)目），按照慣例一定能順利獲得國建發(fā)改委批準(zhǔn)，項(xiàng)目資金在2013年全國“兩會”召開后可下?lián)堋?/p>
三、下一步工作建議
【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案；電算化
會計(jì)電算化檔案是指會計(jì)資料存儲在計(jì)算機(jī)中（包括以磁性介質(zhì)和光盤存儲）和打印出來的會計(jì)資料，與傳統(tǒng)意義上的會計(jì)資料相比，他有自己的特點(diǎn)和管理要求，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，會計(jì)檔案電算化已成為一種必然的趨勢。
一、電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)
1.存儲的內(nèi)容更大，相比傳統(tǒng)的會計(jì)檔案來說，除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括了程序開發(fā)設(shè)計(jì)說明書、源文件、操作規(guī)程、會計(jì)科目代碼表、計(jì)算公式等存貯在電腦硬件上及其它磁（光）盤上的各種數(shù)據(jù)、信息。
2.存貯形式更多。會計(jì)數(shù)據(jù)不但以打印出來的紙質(zhì)形式存在，還可以存貯在磁盤，硬盤，光盤等介質(zhì)上，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，磁盤、光盤等磁性化介質(zhì)便得會計(jì)檔案的管理更加快速、方便，使用起來也更加高效。
3.存放方式更嚴(yán)格。由于會計(jì)檔案電算化是紙質(zhì)與磁性介質(zhì)并存的形式，磁性介質(zhì)的存貯要避潮、防塵、防磁，防火，所以對這些磁性介質(zhì)要創(chuàng)造一個(gè)干凈、無塵、無外力磁場的環(huán)境進(jìn)行保存。
4.對檔案管理的要求更加科學(xué)、更加嚴(yán)格。目前市面上的會計(jì)核算軟件有多個(gè)種類和版本，隨著時(shí)間的延長，會計(jì)檔案與會計(jì)軟件的版本會越來越多，這就要求我們的檔案管理要更加的科學(xué)合理，否則會計(jì)檔案會越來越亂，只有科學(xué)的管理才能讓會計(jì)信息使用起來更方便、更順手。
二、會計(jì)檔案在電算化應(yīng)有重點(diǎn)內(nèi)涵的拓展
電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更為廣泛的內(nèi)涵。會計(jì)檔案電算化應(yīng)用除傳統(tǒng)概念會計(jì)檔案外，還包括電算化應(yīng)用重點(diǎn)紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。會計(jì)檔案在計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，由原來傳統(tǒng)的載體在形式上發(fā)生了巨大的變化，他包括了打印出來的會計(jì)報(bào)表、會計(jì)賬簿、記賬憑證外，還包括所有的系統(tǒng)、會計(jì)軟件程序等。電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息形成電子檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，即對所有的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。
電算化會計(jì)核算不僅要電子會計(jì)數(shù)據(jù)，而且還要保留各類打印出來的紙質(zhì)檔案，這就從制度上決定了電算化會計(jì)檔案的雙重會計(jì)檔案載體的特性，即會計(jì)檔案以傳統(tǒng)的模式貯存與存貯在光盤、計(jì)算機(jī)硬盤以及其他磁性介質(zhì)上的電子會計(jì)檔案。
三、計(jì)檔案在電算化應(yīng)用中的技術(shù)知識含量
對會計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的，由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計(jì)核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會計(jì)檔案無法予以保存。計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財(cái)務(wù)管理和會計(jì)電算化應(yīng)用軟件也不斷升級，這說明會計(jì)檔案也在不斷技術(shù)化、知識化和信息化。
四、會計(jì)檔案在電算化應(yīng)用中的信息的真實(shí)性和安全性要求更高
會計(jì)信息的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、安全是會計(jì)檔案工作的核心要求，是會計(jì)工作中最基本的幾點(diǎn)要求。由于會計(jì)檔案的使用者為了更準(zhǔn)確的對會計(jì)信息作出判斷，要求會計(jì)資料務(wù)必準(zhǔn)確。會計(jì)檔案通過復(fù)式記賬、編制和審核會計(jì)憑證、登記賬簿、編制報(bào)表等方法進(jìn)行系統(tǒng)的連續(xù)不斷的記錄、記載、計(jì)算形成的，要求嚴(yán)格的準(zhǔn)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。
然而，在電算化應(yīng)用中，現(xiàn)在的電子技術(shù)能將記錄在光盤、磁盤等介質(zhì)上的資料進(jìn)行不留痕跡的修改，如果修改后，從直觀上很難識別出來原有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，那么會計(jì)信息的真實(shí)性就得不到保障；會計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會計(jì)數(shù)據(jù)，會計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。
五、會計(jì)檔案管理在電算化應(yīng)用中的科學(xué)性要求更高
實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，對電子形成的會計(jì)檔案。即會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表，更有存貯價(jià)值。電算化會計(jì)檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理信工的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價(jià)值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。
總之，各單位的電算化會計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)依據(jù)其特點(diǎn)與規(guī)律，進(jìn)一步加強(qiáng)管理，改進(jìn)方法，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，合理利用各種電腦技術(shù)，使會計(jì)信息使用者能更為方便高效地提取、使用會計(jì)信息，真正使會計(jì)電算化的優(yōu)越性充分的發(fā)揮出來，
參考文獻(xiàn)：
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[2]姚玉芬.完善電算化會計(jì)檔案管理的思路。山西財(cái)稅.
一、檔案管理數(shù)字化的意義
（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實(shí)體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率。
（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常會由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對事業(yè)單位中工作人員的個(gè)人隱私造成影響。對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對檔案的重要性設(shè)立不同層級的安全保護(hù)措施。同時(shí)，針對檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過設(shè)立密碼，指紋識別等方式，提高檔案的管理的安全性。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。
二、檔案管理數(shù)字化的工作重點(diǎn)
（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國剛剛開始普及，我國大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。
（二）培養(yǎng)專業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對性的進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。針對數(shù)字化檔案管理對計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對事業(yè)單位內(nèi)部員工未來的發(fā)展，以及事業(yè)單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。
（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問題更是現(xiàn)在社會大眾普遍關(guān)注的問題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過程中，首先，應(yīng)注意對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點(diǎn)擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。
（四）完善硬件設(shè)施，打造保密機(jī)制。要想有效的促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，有關(guān)事業(yè)單位不僅要從人員與制度等方面入手，同時(shí)還要對檔案管理過程中硬件設(shè)施給予足夠的關(guān)注。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要指電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，掃描設(shè)備等。由于現(xiàn)代電子產(chǎn)品更新的速度日新月異，因此檔案管理部門應(yīng)定期的對市場上的電子產(chǎn)品進(jìn)行關(guān)注，對于本單位中過于陳舊的電子設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更換與維修，以滿足檔案管理數(shù)字化的需要。
[關(guān)鍵詞]會計(jì)工作；電算化；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.143
[中圖分類號]F232；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
會計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的一種經(jīng)濟(jì)資料，對經(jīng)濟(jì)活動的正常運(yùn)行起到了重要作用。隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，會計(jì)工作越來越便利，會計(jì)人員由以前的手工操作逐步向現(xiàn)在的電算化方向轉(zhuǎn)變。電算化會計(jì)檔案主要是指會計(jì)電算化方向所形成的會計(jì)數(shù)據(jù)，與以往的會計(jì)手工檔案相比較，其主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)存儲相關(guān)數(shù)據(jù)，極大地方便了會計(jì)資料的存檔與查詢。但是，由于我國的會計(jì)電算化興起較晚，還處于摸索階段，在電算化會計(jì)檔案迅速發(fā)展的同時(shí)，諸多問題接踵而至。
1 電算化會計(jì)檔案管理中存在的缺陷
在會計(jì)電算化的影響下，許多單位的會計(jì)工作都走向了正規(guī)化的軌道，但電算化畢竟是一種新興事物，在大規(guī)模的電子檔案管理中仍然會出現(xiàn)很多問題。其一，部分單位沒有會計(jì)電算化檔案管理應(yīng)用方面的經(jīng)驗(yàn)，會計(jì)電算化檔案管理制度存在不規(guī)范、任務(wù)模糊不清的問題。使用會計(jì)電算化后，許多單位的領(lǐng)導(dǎo)只看重核算部分，而略掉同樣重要的管理部分，導(dǎo)致會計(jì)檔案雜亂無章。其二，電算化會計(jì)檔案管理工作的重要性未能體現(xiàn)。電算化會計(jì)的檔案優(yōu)勢未被認(rèn)知，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)人員仍然慣用陳舊的會計(jì)檔案管理方式，對電算化會計(jì)檔案管理的實(shí)際操作還不熟悉，常常只通過計(jì)算機(jī)輸出會計(jì)報(bào)表、賬簿等，而沒有重視數(shù)據(jù)的更新、存檔和保護(hù)，導(dǎo)致系統(tǒng)信息缺失，為后期查詢造成不便。
另外，由于許多會計(jì)人員并沒有長期接觸會計(jì)電算化工作，其自身的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)都沒有有效提升，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也不強(qiáng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)綜合能力不強(qiáng)，影響電算化會計(jì)檔案管理工作的順利開展。
2 電算化會計(jì)檔案管理中可采用的一些措施
2.1 建立和完善相關(guān)管理制度
當(dāng)前，電算化會計(jì)檔案管理的保管和歸檔制度還有待完善，必須建立嚴(yán)格的管理制度，分別對檔案的保管方式、歸檔內(nèi)容、歸檔類型、鑒定用途、載體類型以及保護(hù)措施等方面作出規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行，保證歸檔數(shù)據(jù)及時(shí)、完整和安全，嚴(yán)格監(jiān)控操作過程，出現(xiàn)問題及時(shí)糾正，保證檔案信息的質(zhì)量。
2.2 提高對電算化會計(jì)檔案管理的意識
首先要更新觀念，逐步重視會計(jì)電算化的檔案應(yīng)用，以取代傳統(tǒng)方式，投入重金建立完善的電算化會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)可靠運(yùn)行。同時(shí)，在電算化會計(jì)的檔案管理室配置監(jiān)控設(shè)施，為會計(jì)檔案的安全性打下基礎(chǔ)。
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代危機(jī)四伏，為減少電腦與網(wǎng)絡(luò)給電算化檔案帶來的傷害，避免會計(jì)數(shù)據(jù)的泄露與人為修改，要在購買會計(jì)軟件時(shí)，選擇有會計(jì)檔案管理輔助功能的電算化軟件，以便及時(shí)修補(bǔ)和維護(hù)系統(tǒng)漏洞，為開展電算化會計(jì)檔案管理工作做好軟件準(zhǔn)備。
最后，轉(zhuǎn)變管理意識，將電算化會計(jì)檔案管理工作視為財(cái)務(wù)工作中的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，讓專業(yè)人員從事電子檔案的收集、整理、歸檔與查閱工作，保障會計(jì)檔案的完整性，以利于信息使用者快速方便地查找到相關(guān)數(shù)據(jù)，使電算化會計(jì)檔案真正發(fā)揮作用。
2.3 加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案的保護(hù)
計(jì)算機(jī)上的會計(jì)數(shù)據(jù)很容易被不法之人侵入，肆意篡改會計(jì)信息，因此，要加強(qiáng)各單位電算化會計(jì)檔案的保密管理。首先，各單位內(nèi)部的會計(jì)人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責(zé)的會計(jì)人員使用電算化造成會計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。其次，要對會計(jì)電子檔案設(shè)置高級別的密碼，使無關(guān)人員無法進(jìn)入系統(tǒng)，從而防止另有企圖的人進(jìn)入會計(jì)電子檔案篡改會計(jì)數(shù)據(jù)。
再次，要做好備份工作。把整理好的電子會計(jì)檔案備份到電腦的存儲盤中，同時(shí)使用準(zhǔn)時(shí)備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。存放在電腦中的數(shù)據(jù)要備份兩份，一份放在電腦的存儲盤中，另一份放在電腦的備份盤中，這兩份會計(jì)檔案要由專業(yè)的檔案人員分類保存在單位的檔案室與會計(jì)電算化中心，以保證會計(jì)檔案的安全性。要注意檢查電算化設(shè)備存儲盤的使用容量，按時(shí)檢查、復(fù)制和更換，以防因存儲盤存滿造成數(shù)據(jù)無法保存的現(xiàn)象。
最后，在會計(jì)電算化操作中所做的每一步都要讓電腦自動記錄下來，設(shè)置密碼保護(hù)，以方便審計(jì)檢驗(yàn)系統(tǒng)準(zhǔn)確查出數(shù)據(jù)。除此之外，還要加強(qiáng)電腦網(wǎng)絡(luò)安全管理，只有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，才能擁有一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，才能確保會計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。
2.4 重視會計(jì)從業(yè)人員的教育培訓(xùn)
電算化會計(jì)檔案的質(zhì)量，最終依賴于操作人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，因此，要吸納和培養(yǎng)會計(jì)專業(yè)能力強(qiáng)、具有較強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和維護(hù)能力的人員，對在崗會計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)、法律知識以及職業(yè)道德素質(zhì)培訓(xùn)，使其不斷提高法律意識和責(zé)任意識，從而更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展提供服務(wù)。
3 結(jié) 語
電算化會計(jì)作為新興時(shí)代的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案仍有一定聯(lián)系。這就好比傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是一個(gè)載體，現(xiàn)如今的電算化會計(jì)檔案就是它孕育出來的一個(gè)生命，它預(yù)示著會計(jì)以后的發(fā)展方向會更加規(guī)范，更加便捷。因此要充分發(fā)展電算化會計(jì)，做好電算化會計(jì)檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
[1]劉潔，顏國新，王蕾.電算化會計(jì)檔案管理工作芻議[J].山西檔案，2014（2）.
一、嚴(yán)把公文制發(fā)質(zhì)量關(guān)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。一要公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三要公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四要使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、堅(jiān)持正確的立卷歸檔原則
“以我為主”是我們必須堅(jiān)持的立卷歸檔原則，這一點(diǎn)不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。堅(jiān)持正確的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該予以高度重視。檔案工作的實(shí)踐中，我們深刻地認(rèn)識到，相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。
三、切實(shí)提高案卷裝訂質(zhì)量
提高案卷裝訂質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
1.提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。
2.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。
3.明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案。要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的。這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
4.認(rèn)真貫徹落實(shí)《保密法》。一是要注意密級的變化。要隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化，及時(shí)確定和調(diào)整升密、降密、解密具體文件、保密范圍及保密時(shí)限。二是主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案文件的清查鑒定。三是要建立劃定密期制度、調(diào)密通知單制度和檔案接收標(biāo)準(zhǔn)等制度，使檔案保密工作既立足于當(dāng)前，又著眼于長遠(yuǎn)，盡快步入制度化、規(guī)范化、經(jīng)?；能壍?。
關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；會計(jì)檔案；管理；重要性
一、會計(jì)檔案的作用
1.會計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作
從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來說，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會計(jì)檔案保護(hù)國家利益不受侵犯
改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費(fèi)，使國家財(cái)政收入大大流失。而會計(jì)檔案將這些違反國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會計(jì)檔案管理是非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理，對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計(jì)檔案丟失，通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會計(jì)軟件程序，視同會計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計(jì)檔案管理存在的一些問題
1.會計(jì)檔案載體
電算化會計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，財(cái)會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計(jì)檔案的完整性。
2.會計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題
電算化會計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會計(jì)檔案管理制度不完善
由于電算化會計(jì)檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計(jì)人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計(jì)檔案管理
1.完善會計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。 轉(zhuǎn)貼于
2.完善電算化下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管;會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞。
3.提高會計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
會計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會計(jì)電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn)
[1]張穎.對會計(jì)檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì)，2008(3).
會計(jì)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案管理工作的重要性試論
一、會計(jì)檔案的作用
1.會計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作
從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來說，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會計(jì)檔案保護(hù)國家利益不受侵犯
改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費(fèi)，使國家財(cái)政收入大大流失。而會計(jì)檔案將這些違反國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會計(jì)檔案管理是非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理，對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計(jì)檔案丟失，通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會計(jì)軟件程序，視同會計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計(jì)檔案管理存在的一些問題
1.會計(jì)檔案載體
電算化會計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，財(cái)會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計(jì)檔案的完整性。
2.會計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題
電算化會計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會計(jì)檔案管理制度不完善
由于電算化會計(jì)檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計(jì)人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計(jì)檔案管理
1.完善會計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管;會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞。
3.提高會計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
會計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會計(jì)電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn):
[2]周衛(wèi)珍.談會計(jì)電算化后會計(jì)檔案的變革.山東檔案,2002(4).
