時間：2023-03-10 14:56:24
序論：在您撰寫電話會議怎么發(fā)言時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
調(diào)查:八成白領(lǐng)會議負擔(dān)沉重
中華英才網(wǎng)曾就職場會議做過一項調(diào)查,調(diào)查顯示:14%的職場人士每天都要參加會議,59%的幾乎隔一天就要開一次會。35%的人士表示會將會議優(yōu)先于工作;也有7%的人選擇不參加會議,先把工作完成。
另外,在會議過程中,只有兩成人經(jīng)常發(fā)言,而13%的人認為會議無聊,從不發(fā)言。人力資源專家張廷文表示:企業(yè)的“會議管理”首先要明確何時需要開會,并且嚴格控制會議時間,解決“緊要的工作問題”。此外,會議內(nèi)容枯燥和形式單一則導(dǎo)致會議效果差,建議采用多種輕松的形式,比如餐桌會議或網(wǎng)絡(luò)會議等。
應(yīng)付無聊會議想盡各種絕招
杜超儀 男 27歲 事業(yè)單位職員
我所在的部門每周最少一次例會,一次政治學(xué)習(xí),有時候還會有緊急會議、臨時會議等等,名目繁多。昨天下午是部門例會,大家進入會議室,自覺地找到適合自己的位置,當然,門口通風(fēng)的要留給孕婦,因為開會時領(lǐng)導(dǎo)要不斷吸煙。
不一會兒,領(lǐng)導(dǎo)的講話聽起來愈發(fā)縹緲……種種跡象表明,我很快要跟周公碰面,于是趕緊采取對策:緊靠椅背,防止滑下去,同時還要用左手不斷地去掐右手,不到一分鐘,胳膊上已紅了一大片,看來這樣不行,立刻改做“會議記錄”,拿起筆開始認真地在本子上寫起來:財務(wù)處新來的美女叫什么?買彩票中大獎了做什么?神游到哪里就寫到哪里,一次次無聊的會議倒讓我的想象力得到很大提高。當然,私下玩游戲、低聲聊天這類方法我還是盡量不采用,不管怎么樣,還是要給慷慨激昂做演講的領(lǐng)導(dǎo)留些面子的。
打造精彩會議 人人樂在其中
薇薇 女 33歲 公關(guān)經(jīng)理
身在職場,會議是免不了的,作為溝通工作的橋梁,會議本質(zhì)是良好的,只是單調(diào)的形式讓人生厭。當我被調(diào)任公關(guān)部經(jīng)理時,我便決意打造精彩會議,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。第一次部門會議,在簡單的開場白之后,我宣布這次會議主題是如何打造精彩會議,這下,部門員工緊繃著的臉樂開了花,紛紛發(fā)表看法,有人提議,要讓會議形式豐富多彩,比如餐桌會議、網(wǎng)絡(luò)會議,有必要的話還可以去異地,也有人認為每次會議盡量讓員工多些討論,而不只是領(lǐng)導(dǎo)簡單地發(fā)號施令,就這樣,原本嚴肅的會議在我們的改造下變得輕松活潑。
部門里有個小伙特別能侃,而且每次都能帶來新鮮話題,大家在正式會議之后都喜歡聽他閑聊一番,有時候是時政評論、有時候是八卦新聞,員工們戲稱為“小陳說事”,是會議上的品牌欄目?，F(xiàn)在,我們的部門會議開得有聲有色,每個人都很珍惜團體交流的時刻,積極參加,會議對他們來說不再是負擔(dān)。
聲音:無聊會議,“混”字當頭
我最怕開大會了,上百號人員參加、大小領(lǐng)導(dǎo)分別講話,一場會下來最少兩個小時,有時,上個洗手間都不方便。工作多年我發(fā)現(xiàn):對于這樣的大會,很多人是抱著“混”的態(tài)度,尤其是坐在后排的這些普通人員,他們承擔(dān)著“充數(shù)”和“鼓掌”的任務(wù),要時不時地制造點熱烈氣氛,有時候走神忘記了,坐在前排的中層領(lǐng)導(dǎo)就會以他犀利的目光回頭巡視一番,于是,大家再次正襟危坐,“認真”聽取會議發(fā)言,至于具體講了什么,則是“蒙查查”。(瑞生 企業(yè)職員)
因為每次會議都有簽到程序,我總是很“積極”地去湊出勤率,當然,為了應(yīng)付無聊的會議,我一定要帶上“武器裝備”:雜志、報紙或者MP4,為避免被發(fā)現(xiàn),我一般都會選擇最中間的位置,巡視領(lǐng)導(dǎo)也發(fā)現(xiàn)不了,其實,我也不想這樣搞“地下工作”,實在是領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言太悶。聽說,有一次,某機關(guān)舉行會議,到會者竟有部分是假冒者,真正的參會者躲到別處了,我覺得這種會議組織者真應(yīng)該好好反省反省。 (劉思遠 公務(wù)員)
我們外企經(jīng)常會開一些無聊的電話會議,為了將就美國總部的辦公時間,搞得我們要加班或者熬夜?；於鄮啄?我再也不傻傻地坐在電話前聽完整個會議了, 反正第二天會有詳細的會議筆錄群發(fā)到郵箱。時常我在書房里“開著”電話會議,客廳里放著大片,我只需要一開始在電話里打個招呼,中間返回來插兩句“恩,聽起來不錯”,最后算著時間進來Say goodbye就行了。 (Cindy 金融業(yè))
會議座次中的“斯汀澤現(xiàn)象”
因為工作能力出眾，從做部門經(jīng)理開始，就不斷有獵頭公司找上門來，以高薪的職位誘惑羅偉，他卻始終沒有動心。對他來說，薪酬是次要的，重要的是公司的規(guī)模和職位的發(fā)展前景。兩年前，有獵頭公司再次找上門來以一家全球500強企業(yè)的高薪相邀，從沒在外企工作過的羅偉，抱著試一試的心態(tài)接受了。
在新公司入職，對羅偉來說，業(yè)務(wù)的事輕車熟路，不成問題，但外語卻成了極大的障礙。工作中，不但全部的書面交流語言是英語，還要經(jīng)常參加全英語的電話會議和視頻會議，對于自從告別校園后就沒碰過英語的羅偉來說，著實犯了難。因為英語不過關(guān)，他感到處處受阻。按規(guī)定，入職后的前3個月培訓(xùn)中，材料全部是英文?！懊恳豁?，都有好多生詞，查字典都得查半天，進度特別慢。”他說。
正式開始工作后，他也處處體會到英語帶來的不便。寫E-mail表達簡單的意思，怕鬧笑話，也常常要絞盡腦汁。電話會議中，有觀點和建議，卻張不開口，不知如何表達。在公司總部開會，有來自全球各個國家的同事，大家的英語水平高低不一。“印度人英語很好，在大會上經(jīng)常提問和發(fā)言，而我卻常常因為英語不佳很少舉手提問?！绷_偉感慨。在國內(nèi)，這種對比和感覺還不強烈，在公司總部的小小“聯(lián)合國”內(nèi)，差異立現(xiàn)。美國之行后，羅偉真正感受到了英語是溝通的工具和橋梁，可以為人打開一扇通向世界的門。回國后，提高英語水平對他來說已是迫在眉睫的事。
沒過多久，羅偉就開始了英語充電歷程，他報了英語培訓(xùn)班。通過幾個月的勤學(xué)苦練，如今的他已經(jīng)能跟外國人流暢溝通了，工作越來越順心，事業(yè)也有了進一步的發(fā)展。
S_yoo：根據(jù)會議主題安排自己的角色
S_yoo：女；培訓(xùn)專員；23歲
每周會議頻率
我從事互動娛樂媒體行業(yè)，所屬職位為培訓(xùn)專員，每周需要開兩次左右的會。
是否有會議恐懼癥
這個可以有。會前準備加會后總結(jié)，會用掉很多時間，那么加班加點去完成日常的工作就很正常了。尤其是整理文字版的會議精神，實在是讓人頭大。
開會是否有助于工作
對于我來說，一定是有幫助的，畢竟會上會明確指出每周的工作方向和工作重點，方便調(diào)整各自的工作側(cè)重點；另外可以全員到齊交流的時間全靠開會給出了，這也是維系同事感情的一個重要方式。
最長的會議
我們公司的人都很年輕，不喜歡古板的會議形式，所以開會時間一向不會很長，最長也就三個小時左右，是很重要的會議。會議主題保密，當時各種爭執(zhí)各種分歧，不過最后好歹爭出了方案，對于之后的路線和執(zhí)行措施進行了統(tǒng)一，康莊大道走起來。
怎么打發(fā)無聊會議
（打官腔）我們公司氣氛活躍不可能有無聊的會議，哈哈。不過總會有些會議主題和自己的工作無關(guān)，很難集中精神去聽，這個時候我就在本子上涂涂鴉寫寫歌詞，要么準備一下之后自己要發(fā)言的內(nèi)容，好歹不會溜號得太嚴重。
主持會議的經(jīng)歷
有過主持會議的經(jīng)歷，需要比參與會議更集中精神來做好控場，這時候的自己要注意會議的進程，注意各環(huán)節(jié)銜接之類的事項。
會議趣聞
每次開會誰遲到我們就會邊等邊作勢要聊聊他的八卦，這是我們預(yù)防會議遲到很有效的方式哦。碰到過最尷尬的事情，是自己開會溜號的時候涂鴉，回過神后發(fā)現(xiàn)筆記本是BOSS的，華麗麗被噴……
哪種會議效率更高
視頻會議，也是我們常用的方式，和總部溝通的時候，這個最方便也最直接，省掉很多不必要的時間和金錢成本。
是否開家庭會議
小時候開始家里就有家庭會議了，有事情全家一起商量。不論大人還是小孩都一起參與其中，能給家庭成員很好的參與感。
會議角色
我會視會議主題安排自己的角色，討論會就積極參與，大會就默不作聲，根據(jù)與會人員構(gòu)成來調(diào)整自己的角色。
對會議主持有話要說
會議主持人是我們經(jīng)理。老大，下次交會議精神的時間，可不可以寬限兩個小時？就兩個小時。
Swilliam：會議主持人請遵守時間?。?！
Swilliam：女；創(chuàng)意部門Designer；23歲
每周會議頻率
我從事廣告行業(yè)，是創(chuàng)意部門的Designer，每周有一到兩次會議。
是否有會議恐懼癥
對Brainstorm比較恐懼，因為有任務(wù)在身，要提前準備周全給出很多Idea。這方面壓力比較大。
開會是否有助于工作
我們公司的會議都還比較務(wù)實，都是解決一些實際問題才會開會，所以挺有幫助的。
最長的會議
印象里沒有特別長的會議，Brainstorm一般是兩三個小時，項目會議一般不到一小時就結(jié)束了。
怎么打發(fā)無聊會議
因為每次開會的人數(shù)都比較少，時間也不是很長，所以通常我都會認真聽。
哪種會議效率更高
之前和客戶參與過幾次電話會議，感覺效率不高，很多東西電話里難以解釋清楚，還是面對面交談比較好。
是否開家庭會議
沒開過家庭會議。
會議角色
公司的會議都比較務(wù)實，誰有問題都會提出，然后Brainstorm時大家也都會發(fā)言。
對會議主持有話要說
會議主持人請遵守時間?。。∵@很重要，很多次都不是因為會議時間過長，而是等待開會前的那段時間過長，有次周末會議約好三點開始，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)五點才來，會議快七點才開，八點結(jié)束。雖然我這么說了他肯定也不知道，但還是要強調(diào)……
小琪：會議是否準時備受關(guān)注
小琪：女；行政文秘
每周會議頻率
我在一家私人企業(yè)做行政文秘，平均每周參加兩次會議。
是否有會議恐懼癥
在會議上發(fā)言太緊張不屬于會議恐懼癥，我想多幾次會議上發(fā)言的經(jīng)歷，應(yīng)該會改善。如果是很重要的發(fā)言，盡量在會前做好準備工作，比如擬個提綱或是寫個發(fā)言稿，胸有成竹自然會大大提高自信心和膽量。
開會是否有助于工作
開會有很大幫助，剛踏入社會的職場菜鳥在會議上會遇到許多刁難，這時你要學(xué)習(xí)別人的處事態(tài)度和方法，防人之心不可無，多動腦子。在別人需要幫助的時候給予幫助，在別人困難的時候不去雪上加霜，就很好了。
最長的會議
年度總結(jié)會議，將近4個小時。會議效果因人而異，每個人在會上獲得的東西都不同。
怎么打發(fā)無聊會議
玩玩手機、看看別的書籍等。
主持會議的經(jīng)歷
剛?cè)肼殘?，還真沒主持過會議呢。
會議趣聞
有一次，領(lǐng)導(dǎo)講話時，講著講著突然讓我們稍等片刻，然后就出去了……遇到過最尷尬的事是我正玩著手機，上司跑到我面前說下次把工作會議紀要完整地寫一份遞交上去。
哪種會議效率更高
有事當面攤開講清楚，傳統(tǒng)會議效率更高。
是否開家庭會議
家庭會議？還真沒有家庭會議。
會議角色
在會議中我扮演的也是辦公室行政文秘的角色，不善于積極參與討論，默不作聲。
對會議主持有話要說
會議是否準時開會，是與會者最為關(guān)注的問題，很多主持人不能準時開會，令與會者不滿。主持人推遲會議，不應(yīng)推卸責(zé)任，可以機動靈活地處理，延遲會議留下的時間空暇。
原子：此次會議管吃管住管玩么？
原子：女；行政服務(wù)；23歲
每周會議頻率
我從事行政服務(wù)行業(yè)，職位為鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)計助理，平均每周參加1次各級會議。
是否有會議恐懼癥
有一定程度的恐懼，有一半的會議是關(guān)于思想學(xué)習(xí)方面的，并不能對日常業(yè)務(wù)起到很明顯的指導(dǎo)，而且一定程度上浪費人力物力。
開會是否有助于工作
有一定的幫助，因為我所在的部門是統(tǒng)計部門，平時有很多具體數(shù)據(jù)、表格要填報，涉及的邏輯關(guān)系較多，而我也是第一年從事此項工作，在業(yè)務(wù)上需要培訓(xùn)。
最長的會議
到目前為止經(jīng)歷最長的會議是“固定資產(chǎn)投資業(yè)務(wù)培訓(xùn)會”，會期原定2天，最后開了1天，會議結(jié)束時還是取得了一定的效果。
怎么打發(fā)無聊會議
先是記錄下此次會議的時間、地點、參會人和主題，然后欣賞與會者及主講者的動作、表情、蕓蕓眾生相，接著記載下此次會議的框架。一般會讓思維放松，閑想些事情，有心情就翻翻此前記錄的會議，對比下異同，思考會議有哪些地方可以改進。
主持會議的經(jīng)歷
主持過，感覺別人開會很能說，我在把基本事情和要求講明白的同時，在語言措辭等方面還需進一步加強。
會議趣聞
最有趣的事情是以第三人視角觀看與會者的表情，猜想他們的心理，以及背后的故事，讓思緒天馬行空；最尷尬的事情是打瞌睡，不知被發(fā)現(xiàn)沒。
哪種會議效率更高
根據(jù)會議對象來分，若對我們這類年輕受過基本教育的對象開會，還是以電話、視頻或QQ群討論等方式效率較高，節(jié)約成本；若參會對象為一定年紀的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級基層老同志，鑒于他們的接受反應(yīng)能力，傳統(tǒng)會議方式可能更佳。
是否開家庭會議
家中暫未開過正式會議，一般以談心為主，覺得此種形式更應(yīng)注重談話方式，事前做好準備，良好的情緒掌控、適中的語氣拿捏和談話的循序漸進可能會讓被談話者更容易接受你想表達的情感。
會議角色
視會議性質(zhì)而定，若是很重要或者專業(yè)性很強的會議，那肯定是仔細聆聽、認真記載，沒弄懂的會后請教；若是會議較輕松，與會者平時有一定接觸了解，我會適當參與討論；如果會議主題政治性很強，就欣賞下與會者的表情，暢想下他們的心情，編織他們背后的故事。
昨天下午，會議代表兵分10路，對照有關(guān)指標，實地檢查了**10個縣市、70多個點的食品專項整治情況，當晚領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室還對檢查情況進行了匯總分析。我從上海到杭州，也隨機抽查了沿途縣市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)。剛才，李長江同志代表國務(wù)院產(chǎn)品質(zhì)量和食品安全專項整治領(lǐng)導(dǎo)小組，通報了實地檢查的情況及全國專項整治行動的進展，呂祖善同志介紹了**省近年來抓食品安全工作的主要經(jīng)驗和做法，廣州市、吉林省樺甸市和四川省射洪縣太和鎮(zhèn)的負責(zé)人介紹了各自開展食品專項整治的情況和體會。通過這兩個半天的耳聞目睹，我和大家一樣，總的感到,各地的確是動起來了。國家集中力量，狠抓產(chǎn)品質(zhì)量和食品安全工作，深得人心,人民群眾真正擁護。我也贊成有的同志的看法，抓了就管用，抓了就得民心。下面我講幾點意見：
一、專項整治開局良好
8月23日全國產(chǎn)品質(zhì)量和食品安全專項整治工作電視電話會議之后，各地區(qū)、各部門按照國務(wù)院確定的專項整治行動方案，立即部署，迅速行動。
農(nóng)業(yè)部明確了農(nóng)產(chǎn)品專項整治的三個重點、六項任務(wù)，并細化為20個階段性目標，提出具體工作指標；質(zhì)檢總局對他們牽頭的專項整治任務(wù)進行細化，明確了各級機構(gòu)和單位的責(zé)任；工商總局把流通領(lǐng)域的專項整治任務(wù)，層層分解到省、市、縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工商部門，并且制訂了詳細的督查方案。衛(wèi)生部、商務(wù)部、食品藥品監(jiān)管局很快制訂了工作方案，并做出了具體安排。中央宣傳部、國務(wù)院新聞辦加強了專項整治的輿論工作；發(fā)展改革委、財政部安排了專項資金；公安部加大了大案要案的查處力度。領(lǐng)導(dǎo)小組其他成員單位也都結(jié)合各自職能，主動參與整治行動。
頭腦風(fēng)暴會、部門策略會、客戶見面會、新聞會、各類營銷峰會、推介會，甚至各種論壇??營銷人總要拿出許多時間應(yīng)付各種會議。拍拍腦袋想一想，我們一個月的時間當中有多少時間被開會占據(jù)了？
也許很多營銷人都有同感，那就是當領(lǐng)導(dǎo)、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話找你的時候，你常常給予對方的回答是“在會上”。
而在這些大大小小的會中，有多少是有價值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？
參加的會多了，我們也會總結(jié)出一些參會的經(jīng)驗，對于參會的選擇，每個人都有自己的原則和標準。對會議的管理，其實就是一個選擇的過程和時間管理的過程，做好會議管理，你的工作效率會提高很多。（注：以下嘉賓按照采訪時間排序）
陳楊（Matthew Chen）
安吉斯媒體集團中國區(qū)策略資源總監(jiān)
開會頻率：每天至少一次；
參會類別：公司內(nèi)部自己團隊的會、跟別的部門的會、跟客戶的會、論壇等等；
參會裝備：筆記本電腦（會上討論文件比較多時）或者iPad（收發(fā)郵件）；
開會場所：大部分在公司開，一些很重要的問題可能在飯館或者咖啡廳與客戶聊；
創(chuàng)意會議形式推薦：內(nèi)容大于形式，開會是為了解決問題；
會議管理經(jīng)驗：開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標，第二是在會上不能分心，對于討論不出結(jié)果或者說不清楚的事情，可以考慮放一放。
如何跟客戶開會
第一、明確跟客戶開會要達成什么目的。
開會之前要明確會議的重點是什么，需要準備哪些東西，會后想得到哪些東西。有的時候客戶自己都沒有想清楚的事情，他們自己都不知道要說什么，這時候更要跟客戶明確開會目的。關(guān)鍵在于解決問題，不然就是浪費時間。
第二、明確自己在會議上扮演的角色。
分類來講，如果是跟客戶分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務(wù)，就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說服其他人等，都要搞清楚。
需要注意的是，有的時候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司，還會有參與項目會議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時候我們在項目的意見上會有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負責(zé)的部分，一般來說不會特別去強調(diào)或反對，但同時也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。
第三、要符合客戶口味。
開會前要做好充分的準備，要明確自己跟客戶的關(guān)系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。
第四、會議結(jié)束一定要總結(jié)。
這是會議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶和每一個相關(guān)的人。因為很多時候在會上說定的東西，客戶一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問題。作總結(jié)一方面是明確每個人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護公司自身的一種方式。這點同樣適用于公司內(nèi)部的各種會議。
鄭國強
圣元國際營銷公司市場總監(jiān)
開會頻率：每周6次以上；
參會類別：部門內(nèi)部溝通會、跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會；公司月度會議、季度會議、年度會議、經(jīng)營會議；產(chǎn)品會、推廣會、培訓(xùn)會、媒介溝通會議等等；
參會裝備：筆記本電腦（座談會議，便于查看數(shù)據(jù)、信息等）；筆記本（參加平時常規(guī)會議，隨時聽、記、整理思路）；
開會場所：總部（常規(guī)會議）；張家界、廬山、馬爾代夫等（旅游激勵）；歐洲（經(jīng)銷商會議）；
創(chuàng)意會議形式推薦：視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議（QQ群）；
會議管理經(jīng)驗： 第一，會議前，要做好充分的計劃和準備。會議的組織者，要明確會議的主題、通過會議要解決的問題，提前準備好會議討論的基本要點、草案等，提高會議效率，否則容易跑題；第二，會議中，要做好會務(wù)的組織和相關(guān)會務(wù)工作。要有一個文筆較好、邏輯性強、認真仔細的人做好會議記錄，及時將會議討論的結(jié)果、意見、決議等，在會后形成會議紀要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會議后，要有明確的跟進和落實。對于會議形成的決議和意見，形成紙面的要求，明確完成時間、責(zé)任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進人，及時監(jiān)督、跟進，通報進度，確保會議研究的事項按時落地、執(zhí)行到位。
周例會這樣開
第一、固化時間和內(nèi)容，形成慣例和習(xí)慣，提高會議效率。
要固定時間點，比如每周一上午10點開例會，讓大家形成習(xí)慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內(nèi)容上講，總結(jié)上周做了什么， 各項重點工作的進度，現(xiàn)在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統(tǒng)一強調(diào)，明確下一步的工作重點。關(guān)鍵是形成慣例，開會的時候議程明確、條理清楚、言簡意賅，才會提高效率。
第二、會議組織者做好會前梳理和會中引導(dǎo)，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。
作為部門例會的組織者，直接關(guān)系到整個會議的效率和效果。所以，要在會議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動態(tài)， 下一步有什么策略和活動規(guī)劃等，對需要明確的重點內(nèi)容，要首先列一個大概的會議提綱， 以免遺漏。在人員匯報工作的過程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調(diào)整、哪些事情需要強調(diào)、哪些事情需要重點跟進等，組織者都要非常清楚，適時強調(diào)和引導(dǎo)，以確保會議的順暢和明確會議的要點。
第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現(xiàn)機會、找出問題，并解決問題。
做市場，需要每個人、每個部門之間的相互溝通、協(xié)調(diào)、支持和配合，需要團隊合作的精神。比如一個好的推廣活動，不僅需要設(shè)計部門充分發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，設(shè)計出更吸引眼球的海報和助銷工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個長期的規(guī)劃和建設(shè)，提出合理化的建議意見，還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發(fā)現(xiàn)問題進而拿出更簡單、可行的策略和措施，一個推廣活動涉及的環(huán)節(jié)、部門、人員、細節(jié)很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。
葛承志
奇藝網(wǎng)銷售部運營中心高級總監(jiān)
開會頻率：至少兩天一次；
參會類別：公司內(nèi)部會議（本部門會議、跨部門會議、總監(jiān)級的領(lǐng)導(dǎo)例會）、對外營銷會、客戶培訓(xùn)會；
參會裝備：筆記本、筆記本電腦、筆和會議相關(guān)資料、名片、激光筆、無線翻頁器（因為常常到臺前講PPT，用翻頁器比較方便，紅色激光能強調(diào)重點）等；
開會場所：除公司、酒店外，還有咖啡廳；
創(chuàng)意會議形式推薦：曾經(jīng)在上海出差時，需要上海和北京的同事共同開會，于是兩地同時打開PPT，當時用電話會議系統(tǒng)，將我在上海演講的聲音同時傳達給北京那邊。但我認為不見面的會議解決問題的效率不如見面的會議高，有時候也表達不清楚；
會議時間管理：利用Outlook的會議通知，或者要求會議組織方提前發(fā)短信。
客戶培訓(xùn)會怎么開
第一、明確開會的目的和對象。
我面對的是奇藝網(wǎng)的廣告主、正在開發(fā)的客戶、廣告公司的人，他們來自市場部或采購部，是涉及廣告投放和營銷合作的部門。
開會前我會通過銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內(nèi)容，一般會要一個提綱，然后準備相關(guān)的素材、做PPT。如果對方是較高級別的人，就不會講過于細節(jié)的東西。一般會介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢、奇藝網(wǎng)的理念以及整個互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。
第二、當聽眾三心二意怎么辦？
如果開會地點允許的話，我不會坐著講。因為開會的人也坐著，各自對著各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽眾很可能聽一會兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來講，我會站在投影儀的邊上講PPT，讓聽眾在看到PPT的同時也看到我，通過抑揚頓挫的聲音和相互交流的面部表情來吸引聽眾的注意。
在開會過程中加上一些互動，比如講到發(fā)展歷史、社會熱點現(xiàn)象時，可以順勢提幾個小問題，使聽的人不至于睡著或者走神。
當培訓(xùn)會的人數(shù)比較多的時候，演講時不可能照顧到每一個人的表情，就要下意識地增加一些互動環(huán)節(jié)，比如有獎提問，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋，利用社會的熱點問題做一些類比等，以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問題。
一般我會盡量控制時間，預(yù)留10～20分鐘時間給到QA環(huán)節(jié)，看大家有什么問題、意見和建議提出來。有的企業(yè)比較喜歡提問，而且問題也很尖銳，這些都能應(yīng)付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒有任何問題?？赡苁撬麄儾荒芰私馕抑v的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。
這時候我會跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會后發(fā)書面資料給他們，或者將來準備內(nèi)容的時候有什么需要注意的，為下次的培訓(xùn)積累經(jīng)驗。
跨部門溝通會心得
很多人會忽視跨部門溝通會，其實這塊如果處理不好會影響整個公司的運營。跨部門溝通會從前期目標的明確到溝通效率到后期的執(zhí)行力，都很重要。
在開會前，要做好充分的準備，這種準備甚至比見客戶更要充分。因為每一次的跨部門會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標，將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發(fā)出，讓大家準備好解決預(yù)案，然后拿到會上討論，就會比較有效率。
問題有兩種：一種是開放式問題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問題，即拋出問題后給出幾個選項，看各個部門之間對這幾個選項的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案?；蛘吒鶕?jù)這幾個選項引出另外一個解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題，讓大家在會前事先準備好預(yù)案，就不會在會上扯得太遠。
在會議末尾，會議組織者再強調(diào)一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問題，做哪些溝通的準備等等。每次會議之后做一個會議簡報， 用電子郵件的方式發(fā)給參會的人。
蔣美蘭
捷希女鞋集團中國區(qū)行銷部副總經(jīng)理
開會頻率：每天至少1～2次；每周有3個固定會議、2個專案會議；忙時，40%以上的時間都在開會；
參會類別：主管會議、部門會議、專案會議、創(chuàng)意會議；
參會裝備：電腦、手機、創(chuàng)意參考資料；
開會場所：公司大小會議室、外面咖啡館、旅館、商場；
創(chuàng)意會議形式推薦：團隊所有成員在封閉式酒店開會，沒有外界以及日?，嵤碌母蓴_，開會效率非常高；另外就是在賣場現(xiàn)場開會，能夠與團隊成員迅速及時地溝通，效果也非常不錯；QQ群、MSN也是便捷有效的開會形式；
會議時間管理：最簡單的就是Outlook，可以提醒會議時間；其次還要了解與會者的行程安排，根據(jù)每個成員的日程安排確定會議時間，并設(shè)置時間提醒。
專案會議怎么開
捷希女鞋剛剛在北京舉辦了秋冬季新品會， 以這次大秀的專案會議為例：
第一，開會之前，要明確開會的目的。這次大秀，我們從三個月前就已經(jīng)開始策劃準備，每一次的會議都有不同的目的，通過每次的會議來推進專案的進程。
第二，需要對會議流程、參會人員有足夠清晰的了解，并且準備會議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來，專案會議可能每周都需要開， 會議流程如下：
1）回顧上周的會議記錄；
2）確定當周的進度；
3）確定各部門、協(xié)力廠商工作現(xiàn)狀；
4）確定需要各部門協(xié)調(diào)事宜；
5）討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實到人。
第三，為了保證會議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點：
1）事先說明預(yù)期產(chǎn)出，做好流程及時間分配并嚴格執(zhí)行；
2）確定每個伙伴都會到達現(xiàn)場（可以設(shè)置提醒功能）；
3）確定所有與會需要的素材都完整出現(xiàn)；
4）確定下一目標及未來的日程表安排。
第四，會議結(jié)束后，需要檢查會議記錄，隨時確定下一步安排好的工作正常進行。
第五，一般情況下，開會如果超過9 0分鐘，人心其實已經(jīng)渙散了，會議品質(zhì)就極差，因此，控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。
會議溝通心得
我們有一種特殊的會議形式，即“綠燈會議”， 這是我們的創(chuàng)意發(fā)散會議。在這樣的會議上，參會成員可以針對自己的品牌自由發(fā)言，但任何人不可以先提困難。
自我哥就這樣從各類會議上被撤下來。由于無法與人交流，領(lǐng)導(dǎo)只得給他安排一些自娛自樂或者自生自滅的小活兒了。
開會在很多新人看來都是個令人難以捉摸的事情。在那么多領(lǐng)導(dǎo)和同事都在場的情況下，有時說多了不合適，不說話也不合適；主動說不自在，被點名說也不自在；說好的方面會有問題，說不好的方面也可能會有問題……面對會議這座大山，很多職場菜鳥們顯得有些無所適從，也有些人屢次犯錯且四處碰壁。更有甚者，發(fā)展到“每次走進會議室之前，都要深呼吸，鼓足勇氣才敢坐在會議室里”。
其實對于職場新人來說，在會議中生存的門道要比職場老鳥簡單許多。只不過大家在有些方面拿不準火候，經(jīng)常在下面一些環(huán)境處理不到位，造成了一些困擾。
不是人前顯圣會
“小白”君入職兩周，迎來了部門季度銷售計劃會。小白君暗自給自己打氣：在這次重要的會議上，我一定要讓領(lǐng)導(dǎo)和老員工們看到我的實力！
會議當天，輪到小白君發(fā)言了：“根據(jù)《市場營銷》經(jīng)典的4C、4CS、4R理論，我在營銷計劃方面考慮了很多。記得美國學(xué)者說過……”
剛說到這里，有的老員工已經(jīng)忍不住笑起來，部門領(lǐng)導(dǎo)也打斷他說：“小白，這次我們主要目的是確定下季度的直銷和渠道的營銷計劃，簡單說清楚自己的計劃就好了。理論上的東西不用介紹太深，下來可以和大家一起學(xué)習(xí)。”
接到當頭一棒的小白君，大腦有些空白，事先準備的說辭都說不下去了，為了能博得領(lǐng)導(dǎo)的賞識，小白君拼了：“下季度我這邊的銷售額要實現(xiàn)同比增長50%！”
此言一出，部門領(lǐng)導(dǎo)卻出乎意料地?zé)o動于衷，反而是小白君的組長先站起來說：“小白工作很努力。不過，數(shù)字方面我建議還是按照年初的計劃來，這季度過來看看效果再調(diào)整?！?/p>
會后組長找到郁悶的小白君：“這會議就是個計劃會，不是人前顯圣會。你這樣是浪費大家時間！”
這種開擰巴的會上，往往都會有讓大家深惡痛絕的那種人：漫無目的地喋喋不休的人。在會議上，新人一定要讓開這種陷阱，為促成會議的既定目標而做出實質(zhì)貢獻?？上В“拙诘谝淮闻霰谥?，并沒有吸取教訓(xùn)。
公司行政部要組織個會議，討論參加某個展會的一些任務(wù)分配和具體推進計劃。組長正好有別的事情，叫來小白君說：“你去聽一下吧，不用說太多，目的就是把對方安排給咱們部門的事情了解清楚就好?！?/p>
小白君就這樣去參會了……會后，行政部的主管打電話給組長說：“你們部門小白君真是厲害?。“盐覀兊挠媱澟藗€遍，還幾乎把所有工作都攬下來了！”
一頭霧水的組長找到小白君問：“這會是怎么開的？你都說什么了？”
小白君得意地和領(lǐng)導(dǎo)說：“他們行政部定的那個方案太差，我給他們提了好多意見。他們看我說得好，就都交給我們來做了。”
組長一聽頭就大了：“行政部組織展會是公司領(lǐng)導(dǎo)批示的，而且他們組織了很多年了，怎么可能那么差？我們銷售部怎么做這個？什么資源都沒有！”組長緩了口氣問他說，“那么，原本行政部交給我們的任務(wù)是哪幾項？具體怎么做？”
小白君兩眼茫然地看著領(lǐng)導(dǎo)，搖搖頭說：“不知道。”
領(lǐng)導(dǎo)嘆了口氣，只得打電話給行政部主管賠禮道歉。對方回復(fù)說：“他這樣是浪費大家時間，開一次會什么結(jié)論都沒達成，就聽他說了。還得再組織一次會來討論，下次這樣的‘孔雀’就別來開會了！”
沉默有道？
上面的小白君是喋喋不休的失敗案例，反過來如果新人保持沉默就可以么？
沉默哥加入公司后被安排在一個項目里負責(zé)模塊A的開發(fā)工作。進公司之初，老同事們都告誡他說：剛來項目還不熟悉的話，就用心聽就好了。
第一次項目月度會上，大家討論到模塊A，有人提出來說：“現(xiàn)在模塊A有些問題，造成我這邊的聯(lián)調(diào)工作很難做，模塊A應(yīng)該反過來適應(yīng)我這邊的接口。”
項目經(jīng)理轉(zhuǎn)過臉問沉默哥：“你覺得這樣可以么？”
換來的只有一個字：“噢……”會后沉默哥就按會議的結(jié)論，全面修改模塊A的設(shè)計。
第二次月度會上，又有人跳起來說：“模塊A上次改后問題太大，基本的信令流程都走不通。應(yīng)該把模塊A的信令機制也改掉！”
聽到這里，大家齊刷刷地看著沉默哥?？墒牵皇翘痤^來，看了一圈大家，又埋下頭，看著自己的筆記本。
項目經(jīng)理追問一句：“這樣做可以么？”他仍然是一個字：“噢……”后來，信令機制也這么改掉了。
第三次月度會上，項目經(jīng)理首先發(fā)言：“經(jīng)過多次修改，模塊A還是不理想。經(jīng)過測試和反復(fù)論證，最早的設(shè)計沒什么大問題，這兩個月真是白費工夫了。沉默哥，你來說說看？”
沉默哥依然沒多說一個字。這下惹怒了項目經(jīng)理：“你負責(zé)的模塊，你也不發(fā)表意見。要負起責(zé)任來，以后像這樣的彎路還是少走！”
新人在會議上少說話，但不代表一味地沉默。會議的作用是為了推動工作，如果會議內(nèi)容與自己的工作有關(guān)，就不能像上面的沉默哥那樣一言不發(fā)。
如果會議的內(nèi)容確實與自己無關(guān)，其實也可以從做點兒實質(zhì)貢獻開始。
沉默姐進公司后，做一些行政協(xié)調(diào)工作。部門例會上，一般都是幾個組長把內(nèi)容匯報了，沉默姐確實沒啥可說的，她不得不選擇沉默。
不過，沉默姐在每次會議上，都主動承擔(dān)記錄會議紀要的工作。在大家討論完后，沉默姐上場了：“這次會議，我們討論了以下幾點……匯總大家的意見后，結(jié)論是……后續(xù)工作是……落實計劃是……”每次有沉默姐到場的會議，大家都很輕松，且會議結(jié)論井井有條，參會者都喜歡她。后來，部門領(lǐng)導(dǎo)找到沉默姐的組長說：“這小姑娘做事很靠譜，也比較細致?，F(xiàn)在她做這些工作有些大材小用了，我們要好好培養(yǎng)她?！?/p>
說大家聽得懂的話
英文妹的英語說得非常棒，她從美國一流大學(xué)畢業(yè)還做過同聲傳譯。加入一家美國公司后，所在部門是由來自世界各地的同事組成的虛擬團隊，英文妹覺得自己的英語水平是出頭的最重要武器。
第一次部門電話會議，英文妹充分展示自己華麗的英語水平，滔滔不絕地說起來。
日韓辦公室的人首先扛不住了，說：“客戶那邊還有事，今天先下線啦，有事郵件里說吧?！?/p>
正當英文妹得意之時，東南亞團隊也忍不住了：“你說的什么啊，我們聽不懂。”
歐洲辦公室的同事則在不斷和英文妹確認一些簡單細節(jié)，最后也受不了了：“今天開會不是有議題么，怎么說了一大堆這些難懂的東西？”
會議期間，只有少數(shù)英語國家的同事和英文妹反復(fù)確認，其他參會者都“打醬油”了。最后，會議時間已經(jīng)比原定計劃超出了30%，但是會議議題才討論了一半。面對說得性起的英文妹，部門領(lǐng)導(dǎo)也坐不住了：“說大家能聽懂的英文，否則我讓保安把你趕出去！”
英文妹只是說了大家都聽不懂的語言，問題已經(jīng)很大了。下面的自我哥，完全沉浸在自己的邏輯中，即使說的語言大家都聽得懂，反而惹來更大的麻煩。
自我哥其實是個技術(shù)上不錯也很努力的人。在努力做出一個版本的產(chǎn)品后，產(chǎn)品經(jīng)理決定讓自我哥去客戶線上磨一磨。
后來的結(jié)果讓產(chǎn)品經(jīng)理很吃驚，自我哥不斷被各條線上的客戶經(jīng)理投訴。原本的產(chǎn)品明星是怎么變成大家都討厭的人呢？產(chǎn)品經(jīng)理決定和自我哥一起去見幾次客戶。
與客戶甲的會議：
客戶問：“你的這個產(chǎn)品在我們這個行業(yè)該怎么用呢？”
自我哥不假思索地回道：“我們的產(chǎn)品有幾大功能板塊……”
當自我哥滔滔不絕地展示著自己的產(chǎn)品時，客戶實在忍不住打斷說：“再高科技的東西也得有用吧？你告訴我這東西怎么給我客戶用？”
自我哥很不屑地說：“你現(xiàn)在得上新產(chǎn)品，新功能。有新東西才會賺錢……”
產(chǎn)品經(jīng)理聽到這里已經(jīng)一臉黑線了。
與合作伙伴乙會議：
自我哥強調(diào)說：“這產(chǎn)品的功能領(lǐng)先市場很大一截，非常非常好！”
合作伙伴回道：“領(lǐng)先市場這么多，會不會不適合當前市場的發(fā)展??？”
他聽到這里，沒想到轉(zhuǎn)過頭和公司銷售代表大聲說：“和他們沒法談，咱們跳過合作伙伴，直接去聯(lián)系客戶吧?！?/p>
銷售代表聽后立馬慌了，忙和合作伙伴解釋說：“自我哥這是說笑話呢?！被仡^來，拉著自我哥來到?jīng)]人的地方吼道：“這是業(yè)內(nèi)實力最強的合作伙伴，我們還求著人家呢，你怎么能這么說？！”
之后，銷售總監(jiān)找產(chǎn)品經(jīng)理抱怨說：“自我哥真不適合去客戶那里開會。說事情驢唇不對馬嘴，所有人都面面相覷，還老捅簍子。他就是個活在自我世界里的人，那里面只有他自己的邏輯。上次，安排他和我們這邊一個也很自我的銷售出差一天，兩個人訂什么酒店的問題上就打了兩個小時電話?！?/p>
自我哥就這樣從各類會議上被撤下來。由于無法與人交流，領(lǐng)導(dǎo)只得給他安排一些自娛自樂或者自生自滅的小活兒了。
五個部門，三種語言，一小時擺平
會議往往是辦公室里沖突集中體現(xiàn)的場所，多個部門的人參加的會議往往是比較復(fù)雜，不同背景、不同領(lǐng)域、不同利益出發(fā)點甚至不同語言的人在一起開會，很容易受到各種因素影響而迷失方向，到時候七嘴八舌，最終很難達到會議的目標。對于參加這類會議的職場新人來說，很難像高層領(lǐng)導(dǎo)那樣來主導(dǎo)會議進程，但是如果實現(xiàn)做好功課，完全可以充當會議的劑。
君就這樣登場了。他是一個菜鳥，但是要經(jīng)常配合領(lǐng)導(dǎo)來協(xié)調(diào)多個部門的工作，統(tǒng)一推進本地的市場工作。
在一次協(xié)調(diào)會之前，領(lǐng)導(dǎo)拿到會議的既定內(nèi)容也犯難了。這次協(xié)調(diào)會要完成如下內(nèi)容：
1.在產(chǎn)品部門和銷售部門之間達成新產(chǎn)品的形態(tài)和商務(wù)模型；
2.統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門確定虛擬推進團隊；
3.統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門制定后續(xù)推進計劃；
4.協(xié)調(diào)總部出資部門確認后續(xù)推進的預(yù)算，及明確落實計劃；
5.與區(qū)域總部確認最終配合情況。
“五個大部門！三種語言！一小時內(nèi)完成這么多討論事項！”領(lǐng)導(dǎo)也有點無所適從，“這些人平時也有不少隔閡，真是難啊。”
可是，當會議來臨時，君卻出人意料地引導(dǎo)了會議。一上來，君打開一頁膠片，直截了當?shù)卣f：“根據(jù)前期溝通，本次會議的大部分內(nèi)容已經(jīng)得到各方共識，顯示在幻燈片上。只有兩點還有異議，請大家討論?！焙罄m(xù)會議進行得異常順利，只用了半個多小時就達成了令人滿意的結(jié)論。
會后，領(lǐng)導(dǎo)忍不住找到君問：“這么多內(nèi)容，他們怎么在會前達成共識的？”
君回道：“內(nèi)容是比較多，但是在大部分問題點上，各部門觀點差異不大。我提前做了一些功課，分析了各個部門的利益點和底線。在大部分問題上找到解決方案，大家也就都有信心了。就兩個問題有異議，集中時間來討論很容易就達成共識了?！?/p>
這些數(shù)字來自硬件會議廠商寶利通的后臺統(tǒng)計，這家公司已經(jīng)為平安等國內(nèi)外大型企業(yè)服務(wù)了多年。上述數(shù)據(jù)僅僅記錄了那些通過視頻或者電話會議系統(tǒng)發(fā)起召開的會議，在這之外的并不算在其中，所以這些企業(yè)真實的會議數(shù)量可能還要翻上一番。寶利通中國區(qū)副總經(jīng)理余寶生告訴《商業(yè)價值》，隨著這些大公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴展，每年召開會議的數(shù)量都在以近50%的速度增長。開會這件事不僅在中國公司十分重要，在國外同樣如此。
兩年前，拉里?佩奇接任谷歌CEO，上任伊始，佩奇的工作不是什么重量級的產(chǎn)品或戰(zhàn)略，而是給全公司發(fā)郵件，告訴大家如何像創(chuàng)業(yè)公司一樣高效的開會，這一舉動被媒體披露后讓外界大跌眼鏡。但開會這件事對于一家公司的重要性由此也可見一斑。
開會之所以重要，背后的原因在于會議作為企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作中最為重要的一環(huán)，往往會影響到公司的決策效率，然而，現(xiàn)實情況卻是，公司內(nèi)部的會議經(jīng)常是效率低下。
不過最近兩年，一批基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)內(nèi)部協(xié)作平臺的出現(xiàn)讓許多老板開始重新思考開會這件事，人們開會的方式也將面臨又一次升級。 Yammer等企業(yè)協(xié)作平臺眼下對于傳統(tǒng)企業(yè)會議最大的改變就是成功精簡了許多無用的會議。 社會化協(xié)作平臺能做什么
去年6月，微軟斥資12億美元收購了成立不到5年、已經(jīng)擁有500萬用戶的企業(yè)協(xié)作平臺Yammer，將其納入到了Office部門之下。你可以將Yammer理解為一個企業(yè)版本的微博，只不過它集成了許多辦公的功能。
5月10日，微軟對外披露了Yammer最近一季的業(yè)績：其注冊用戶已經(jīng)超過700萬，銷售額較去年同期增長了259%。
在Yammer的示范作用下，國內(nèi)也涌現(xiàn)出了一批針對企業(yè)的社會化協(xié)作平臺。其中金蝶旗下的“云之家”、梅花網(wǎng)旗下的明道以及拿到IDG 300萬美元投資的紛享已經(jīng)憑借先發(fā)優(yōu)勢做得風(fēng)生水起。
企業(yè)內(nèi)部協(xié)作平臺興起的根本原因在于想要更好地解決企業(yè)內(nèi)部溝通的問題。而這正是所有企業(yè)高管們最為頭疼的問題?！白銎髽I(yè)的人都知道，溝通是一個很有潛力的市場，為這事就值得花錢。”一家創(chuàng)業(yè)公司的老板告訴《商業(yè)價值》。
企業(yè)內(nèi)部常見的溝通途徑除了電子郵件，大概就要算各類的會議了。提及開會，每家公司都有吐不完的苦水，尤其是對企業(yè)的高管們來說，由于負責(zé)的項目眾多，每天都不得不面對數(shù)量眾多的各類大小會議。
類Yammer的企業(yè)協(xié)作平臺眼下對于傳統(tǒng)企業(yè)會議最大的改變就是成功精簡了許多無用的會議。其中最為明顯的就是砍掉了許多單純進行任務(wù)布置的會。
理論上講，過去通過電子郵件同樣可以完成任務(wù)的布置，但是許多企業(yè)的管理者仍然更愿意以會議的形式給下屬安排工作。這是因為郵件的反饋存在延時，這使得它不適合交代重要的任務(wù)，而且領(lǐng)導(dǎo)的耳提面命也能夠讓下屬意識到工作的重要，進而更加認真對待。
在企業(yè)協(xié)作平臺上，領(lǐng)導(dǎo)不僅能夠設(shè)置任務(wù)的重要程度，對于一些緊急的活動，還可以通過手機短信進行推送。
“從管理學(xué)上講，任何的信息都需要反饋，這樣才能使信息的價值最大化，也能形成一個閉環(huán)，管理的效率才能提升?！奔娤砜萍伎偛脳畋笳f。比如在紛享的平臺上，如果對于一條信息接收者沒有給出回應(yīng)，那么在它的界面上方，就會一直掛著一條類似于微博上的未讀消息提醒?！半m然只是一個很小的一步，但是結(jié)果完全不一樣?！?/p>
正是這樣的改變能夠幫助管理者減少許多不必要的會議。
Yammer們能夠精簡的另一類會議是一些頭腦風(fēng)暴式的會。頭腦風(fēng)暴會議的目的在于激發(fā)大家的靈感，但是靈感這玩意兒可不是說來就來的。針對一些時效性不強的頭腦風(fēng)暴會議，完全可以在企業(yè)內(nèi)部協(xié)作的平臺上設(shè)置特定主題的討論組，邀請相關(guān)人員進行討論，這樣大家能夠利用各自的碎片化時間貢獻自己的智慧。許多企業(yè)協(xié)作平臺都在移動客戶端中增加了類似微信的功能，以方便團隊內(nèi)部的討論。
其實換個角度來看Yammer們的作用，這類產(chǎn)品的價值在于促進企業(yè)內(nèi)部更加頻繁的溝通，在這種高頻率的溝通過程中，很多問題就會迎刃而解，也就不再需要再去專門開會解決問題。而這正是眼下類Yanmmer的工具對傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部溝通最大的改變。
從更長遠的角度看，企業(yè)協(xié)作平臺將來還能解決會議過程中的另一個難題――效率低下。這種效率低下集中體現(xiàn)在兩個方面。一是開會過程中討論效率的低下。二是會議結(jié)束后對會議結(jié)論的執(zhí)行效果不佳。
幾乎每個公司人都有類似的感受，一場會議持續(xù)數(shù)個小時，期間大家七嘴八舌好不熱鬧，可是散會之后卻發(fā)現(xiàn)沉淀下來的有用信息少之又少。
造成這種結(jié)果的原因就在于整個會議流程存在缺陷，這一問題并非沒有解決方案。在亞馬遜的圖書類目中搜索“會議”二字，就會發(fā)現(xiàn)教人如何高效開會的書籍竟然有數(shù)百種之多。會議管理的經(jīng)典著作《羅伯特議事法則》出版至今已經(jīng)超過一百年，并且被翻譯成多國文字廣為流傳，但是人們始終無法解決會議效率低下的問題。
并不是這些理論不切實際，而是因為多年來一直沒有適合的工具能夠讓這些理論得到真正的應(yīng)用。企業(yè)協(xié)作平臺的出現(xiàn)或許能夠讓這些理論不再只是紙上談兵。
“企業(yè)協(xié)同平臺將來完全可以內(nèi)置一些會議的模塊?！逼髽I(yè)協(xié)作平臺說享創(chuàng)始人黃可告訴《商業(yè)價值》，比如會議前明確需要討論的具體事項，會議進行中限定每個人的發(fā)言時間等等。
僅僅優(yōu)化會議本身的流程是不夠的。如何落實會議的結(jié)果成了許多會議組織者更加頭疼的問題，企業(yè)會議中另一個常見問題是，會上形成的各項決議在后續(xù)跟進時卻不了了之。
從宏觀角度看，開會僅僅是企業(yè)運營鏈條上的一個環(huán)節(jié)，所以，宣布散會并不意味著工作的結(jié)束，而是代表下一個環(huán)節(jié)的開始。
“會開完后一定要有結(jié)果。而且在落實成果的過程中要有一個很好的流程?！睏畋笳f。將來，利用企業(yè)協(xié)同平臺能夠形成詳細的會議紀要，而且它能夠?qū)h上形成的各類決議以及工作事項通知安排到具體的責(zé)任人，從而實現(xiàn)對項目的管理。對于公司的管理者來說，這是他們最迫切需要的服務(wù)。
除了能夠在會后幫助督促會議結(jié)果的落實，企業(yè)協(xié)作平臺將來還能進一步挖掘會議的價值。
對于大部分公司來說，日常性的內(nèi)部會議開完后幾乎很少能夠留下記錄。但這其實是需要改善的。“將會議記錄下來可以做知識的檢索。文字記錄以及語音的討論，其實是企業(yè)內(nèi)部知識的一個匯總。”黃可認為，“這些知識將來完全可以實現(xiàn)內(nèi)部的傳承與分享。”
“即使面對面的溝通也需要存檔，也需要有一個信息的沉淀，比如速記，文字是不可替代的，這類平臺是一個非常好的文字沉淀的平臺?！睏畋笸嘎?，為了實現(xiàn)信息的沉淀，紛享正在研發(fā)語音搜索相關(guān)的技術(shù)。 移動時代的會議怎么開
不少微博控都對Fuubo這款優(yōu)化微博發(fā)送體驗的產(chǎn)品情有獨鐘。但很少有人知道，打造這款產(chǎn)品的RefacTech是一支由大學(xué)生組成的團隊。
更讓人覺得不可思議的是，這支團隊的成員散落在全國各地，團隊間幾乎所有的溝通都是通過QQ等線上工具完成的。
這其實是新時代辦公方式轉(zhuǎn)變的一個縮影，遠程協(xié)作的需求正在變得愈發(fā)旺盛，甚至在許多公司內(nèi)部，基于微信群的會議溝通正在變得越來越流行。
不過，并不是所有的遠程協(xié)作都能夠像RefacTech一樣只是通過IM工具完成。因為，面對面的溝通還是當下效率最高的方式，從根本上講，人與人之間的溝通并不只是依靠語言和文字完成的，表情、眼神、語氣、肢體動作都包含著談話者的信息，而這些都是QQ、微信們無法比擬的。正因如此，遠程的視頻會議功能正在變得愈發(fā)重要。
剛剛結(jié)束不久的谷歌I/O大會上，谷歌了全新升級后的跨平臺即時通訊工具Hangouts，將過去的Google Talk、Google+Messenger和老Hangouts深度整合，其功能上的亮點則在于能夠?qū)崿F(xiàn)視頻通話以及多人的視頻群聊，對話內(nèi)容也可以長時間保存。
其實說起視頻會議，老牌的硬件廠商應(yīng)該更有發(fā)言權(quán)，它們在這一領(lǐng)域已經(jīng)積累了幾十年的經(jīng)驗。思科的網(wǎng)真、寶利通的極致遠真類等遠程會議產(chǎn)品追求的就是盡可能模擬面對面的交流。通過打造裝修風(fēng)格一致的會議室、布置高清攝像頭、真人比例大小的畫面，極力營造出一種雙方共處一室會談的感覺。
雖然體驗極佳，但是遠真類產(chǎn)品動輒百萬的價格也不是一般的企業(yè)能夠負擔(dān)的，而且對于小團隊來說，正襟危坐在視頻會議室里開會，也并不符合他們的工作習(xí)慣。許多創(chuàng)業(yè)公司看到了其中的機會，推出了針對中小企業(yè)的廉價版解決方案。
去年7月，移動視頻會議平臺FuzeBox宣布完成了2000萬美元的A輪融資，2013年以來，這家公司已經(jīng)新增了5萬家企業(yè)級客戶，；今年1月，另外一家該領(lǐng)域的創(chuàng)業(yè)公司Zoom也完成了600萬美元的A輪融資。
FuzeBox和Zoom正在將過去的硬件視頻會議搬到用戶的手機和平板電腦上，讓用戶能夠更加靈活地開會。
其實硬件視頻會議廠商們同樣意識到了這種變化，并且紛紛推出基于移動平臺的解決方案，那么為什么依然有人愿意投資FuzeBox和Zoom這樣的創(chuàng)業(yè)公司呢？背后的原因在于，這些年輕的創(chuàng)業(yè)團隊更加理解新一代用戶們的需求。老牌廠商們提倡的是“統(tǒng)一通信”的概念，將新興的移動設(shè)備整合進傳統(tǒng)的視頻會議系統(tǒng)當中，作為傳統(tǒng)硬件平臺的延伸，而Zoom們則沒有傳統(tǒng)硬件廠商的包袱，它們天生就是為移動互聯(lián)網(wǎng)而生的，因此也更加理解年輕一代公司人的需求。
當然，盡管創(chuàng)業(yè)公司天生移動，但如果以技術(shù)和虛擬現(xiàn)實的逼真程度來衡量，他們遠非大公司的對手。
4月份舉辦的IDF2013大會上，英特爾就展示了這樣一項技術(shù)，將3D攝像頭與視頻會議結(jié)合，實現(xiàn)對視頻畫面背景的替換。演示中，兩位與會者的背景被替換成了一張財務(wù)分析表格，雙方就好像一起站在真實的PPT投影前進行演示一樣，十分生動。
而微軟的解決方案則走得更遠。最近有國外媒體爆出，微軟的3D遠程呈現(xiàn)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在即。屆時，好萊塢科幻電影里經(jīng)常出現(xiàn)的與三維影像間的對話場景或許能夠變成現(xiàn)實，未來開會時你所面對的也將不再只是干巴巴的平面，而是一個個足以以假亂真的立體圖像，參會者的每一個小動作你都能看得一清二楚。據(jù)悉，微軟打算將這項技術(shù)整合到Skype當中。
只是，未來的會議需要真的僅僅是把會議室搬進顯示屏中，追求更清晰、更逼真嗎？ 我們?yōu)槭裁撮_會
回到原點，我們?yōu)槭裁撮_會？
開會的本質(zhì)是在溝通和協(xié)作中有效決策，在過去數(shù)百年間我們都用的是一種面對面的方式交流，然而，當信息爆炸、溝通頻率急速增加，你會發(fā)現(xiàn)會議室越來越緊缺，時間越來越不夠用，最重要的是無數(shù)公司人每日的大多數(shù)時候被捆綁在會議室中，如果說面對這種困境，技術(shù)能夠做點什么，應(yīng)該是將人解放，這種解放不僅包括通過虛擬現(xiàn)實讓遠程視頻會議更加逼真，更包括出于對人的理解用技術(shù)優(yōu)化開會的方式。
然而，無論是傳統(tǒng)的硬件會議廠商還是新興的移動互聯(lián)網(wǎng)會議平臺，大家所追求的目標無非都是盡可能的讓遠程會議變得更加真實。當然，很多時候決定很多廠商去做什么的往往是他們手里有什么，而非用戶的需求。于是在談?wù)撐磥頃h解決方案的時候我們會看到一群40歲左右的IT工程師按照他們的經(jīng)驗在為20多歲的年輕人設(shè)計開會的方式。 會議的本質(zhì)是一種溝通，而開會的目的則在于解決問題，對于所有想要靠開會這件事賺錢的公司來說，搞清楚這兩點，也就梳理清楚了企業(yè)客戶的真實需要。
這群伴隨互聯(lián)網(wǎng)一代成長起來的職場年輕人需要的僅僅是一種正襟危坐、無限逼真的會議體驗嗎？如果回到會議溝通協(xié)作決策的本質(zhì)，遠程視頻能夠解決的只是異地溝通的很小一部分，除此之外，過去會議模式中從協(xié)作到?jīng)Q策的很多地方都待有很大的改進空間，這種改進，其一是需要對組織行為學(xué)有著更深刻的洞察，其二則要對新一代年輕人有更深的理解。
