時(shí)間：2023-03-10 14:58:57
序論：在您撰寫檔案建設(shè)論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
館藏檔案能夠相對(duì)集中地體現(xiàn)一個(gè)地區(qū)各種不同的文化，而這些文化是一個(gè)民族的根，一個(gè)民族的魄，其力量深深熔鑄在一個(gè)民族的生命力、創(chuàng)造力和凝聚力上，影響著民族的發(fā)展道路和前進(jìn)方向。通過檔案折射出的文化內(nèi)涵，可以使社會(huì)各個(gè)階層形成共同的價(jià)值觀念和思想觀念，增強(qiáng)社會(huì)各個(gè)階層的歸屬感、認(rèn)同感，進(jìn)而增強(qiáng)民族的凝聚力，為經(jīng)濟(jì)和政治的發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動(dòng)力。歷史是面鏡子，檔案是歷史的真實(shí)記載，保存檔案的目的在于借鑒和利用。在檔案中尋找昨天的故事，可以彰顯檔案文化的活力，用文化的力量推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。要了解館藏檔案，在檔案中挖掘文化寶藏。一是“摸家底”。掌握檔案的數(shù)量、門類、主要內(nèi)容、保存形式、數(shù)字化開展情況等。二是經(jīng)常翻閱檔案。定期組織人員“蹲到”檔案庫房中，瀏覽檔案，并記錄檔案的主要內(nèi)容。對(duì)檔案珍品，應(yīng)做到“爛熟于心”，對(duì)普通檔案，應(yīng)做到“心中有數(shù)”。三是找素材。在翻閱檔案的過程中，找出證明歷史的有力證據(jù)，發(fā)現(xiàn)適合開發(fā)利用的檔案素材。四是編研精品。及時(shí)將有故事的檔案材料進(jìn)行二次加工，或整理成冊，或制作成專題片，投入社會(huì)，喚醒人們對(duì)檔案文化的熱情。
二、依靠媒體，為檔案文化造勢
1．加強(qiáng)溝通聯(lián)系，利用媒體宣傳檔案文化。與電臺(tái)、電視臺(tái)建立合作關(guān)系，提供檔案材料，開發(fā)電視專題片，宣傳檔案文化；與報(bào)紙、雜志建立聯(lián)系，通過設(shè)置檔案專欄、發(fā)表檔案類文章等方式，擴(kuò)大檔案影響面；定期邀請媒體單位參觀檔案展覽和檔案館，適時(shí)與媒體溝通工作情況，提高媒體對(duì)檔案的關(guān)注度；將檔案做成廣告、展板等形式，放在人行道兩側(cè)、社區(qū)宣傳欄、樓內(nèi)墻壁上等醒目位置，邀請媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道。
2．發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，引領(lǐng)群眾關(guān)注檔案文化。一是不斷加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和電子文件中心，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案查詢。二是在網(wǎng)上申請專門的討論社區(qū)，設(shè)置不同類別的檔案話題，客戶端可以進(jìn)行匿名評(píng)論。三是將檔案材料掛到大型網(wǎng)站上，也可以掛在博客、空間、微博、微信上，或通過QQ、跟貼、評(píng)論等形式，引導(dǎo)群眾由關(guān)注檔案反映的事件開始，進(jìn)而關(guān)注檔案工作。
3．正確引導(dǎo)輿論，促進(jìn)媒體發(fā)揮應(yīng)有作用。在網(wǎng)上對(duì)欲發(fā)表的評(píng)論進(jìn)行審查，并及時(shí)組織人員發(fā)表正面言論。召開新聞會(huì)，發(fā)表官方觀點(diǎn)，正確引導(dǎo)輿論。向社會(huì)推薦館藏檔案資料，發(fā)放宣傳冊，組織贈(zèng)書、送書活動(dòng)。大力推進(jìn)檔案的利用、咨詢，開展歷史講座等，讓百姓通過文字的、實(shí)物的資料了解城市的發(fā)展、歷史的變遷。
三、緊跟熱點(diǎn)，用文化傳遞正能量
要發(fā)揮檔案的作用，就要緊跟社會(huì)熱點(diǎn)，以百姓關(guān)心的人物或事件為突破口，傳播帶有正能量的文化，真正使百姓品味到生活的“幸福感”。通過下基層、察民情、聽民意，可以了解到老百姓最關(guān)心的就是社會(huì)保障、婚姻、學(xué)籍、教育、衛(wèi)生醫(yī)療、食品藥品等。這些內(nèi)容，在檔案中都有體現(xiàn)，又都離不開文化問題。如果沒了文化，即使百姓有再好的福利條件，也不一定能感受到“幸福”，相反，也許會(huì)造成各種關(guān)系的緊張甚至?xí)绊懮鐣?huì)穩(wěn)定。緊跟熱點(diǎn)，傳遞正能量的檔案文化，可以讓人們的心態(tài)更加陽光，讓社會(huì)更加和諧，讓生活更加“幸?！?。一要形成檔案文化品牌。加強(qiáng)高品味檔案文化信息的傳播，努力形成一批體現(xiàn)時(shí)代精神、口味高雅的文化品牌，形成積極向上的思想主流。二要實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)管理。如果檔案的實(shí)體管理和信息管理還只是簡單的“搬運(yùn)工”式的管理，那么知識(shí)管理則涉及資源的整合和利用，可以為檔案文化傳遞正能量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。三要完善民生檔案體系。檔案部門應(yīng)該充分利用資源優(yōu)勢，以時(shí)事熱點(diǎn)為線索，建立制度保障，健全機(jī)制，加大人財(cái)物的投入，從而充分完善民生檔案體系。四是突出檔案文化特色。強(qiáng)調(diào)吉味文化，通過建立文化長廊、搞檔案展覽、制作檔案墻報(bào)等形式，突出具有吉林特色的檔案文化，營造濃厚的檔案文化氛圍。
四、總結(jié)
民生檔案除了具有一般檔案的共有特性，還擁有一些獨(dú)特的專有特性。一是類型多，分布廣，數(shù)量大。由于民生檔案與人民的生活息息相關(guān)，檔案內(nèi)容涉及人民生活的各個(gè)領(lǐng)域并呈現(xiàn)多種類型,出生戶籍、人事調(diào)動(dòng)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、社會(huì)醫(yī)療、婚姻登記、教育考核、犯罪記錄、住房拆遷、工商注冊等部門都會(huì)產(chǎn)生海量的民生檔案，這些檔案涉及社會(huì)各個(gè)層面，內(nèi)容多樣，數(shù)據(jù)巨大,受眾群體人數(shù)多,服務(wù)機(jī)構(gòu)觸及多領(lǐng)域,從中央到省、市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各政府職能部門到各事業(yè)單位、公益性的社會(huì)團(tuán)體都管理著大量的民生檔案。二是關(guān)注度高，獨(dú)立性強(qiáng)。由于民生檔案與公民的自身利益密切相關(guān),是為解決人民群眾最關(guān)心的民生問題而存在的，因此民生檔案作為維護(hù)自己權(quán)益時(shí)最有利的武器成為眾多檔案之中被民眾普遍關(guān)注的一種檔案類型。同時(shí)民生檔案在有關(guān)民生專業(yè)性工作開展的過程中可以發(fā)揮其相對(duì)獨(dú)立的價(jià)值和作用，例如某些社區(qū)檔案（低保戶，殘疾人等）只是小區(qū)開展的針對(duì)特定群體的專項(xiàng)調(diào)查，與其他的檔案不具備必然聯(lián)系。
因此，民生檔案在其形成過程及管理方式等各方面都表現(xiàn)出突出的獨(dú)立性。三是動(dòng)態(tài)更新，隱私性強(qiáng)。隨著我國社會(huì)制度的不斷發(fā)展與完善，大量的民生檔案需要不斷增加新記錄、新材料以保證檔案的完整性和有效性，比如醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金、婚姻狀況、人事政策、購房信息、納稅記錄、獨(dú)生淺談民生檔案建設(shè)文/高綺梁艷子女檔案等大量民生檔案數(shù)據(jù)都是處于實(shí)時(shí)更新的狀態(tài)。同時(shí)也由于這些檔案信息與公民的切身利益息息相關(guān),一旦被公開,極有可能會(huì)被不法分子利用,嚴(yán)重危害到自身和財(cái)產(chǎn)安全，因此民生檔案具有較強(qiáng)的隱私性，必須加大民生檔案安全的保護(hù)力度。
2.我國民生檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
取得的成績：由于我國政府對(duì)民生問題的高度重視，為民生檔案的發(fā)展提供了強(qiáng)大的政策支持及資源投入，促使我國的民生檔案建設(shè)初見成效。筆者通過閱讀相關(guān)文獻(xiàn)、報(bào)告并結(jié)合自身工作總結(jié)近年來民生檔案工作取得的具體成績:(1)民生檔案工作的行政法規(guī)建設(shè)與監(jiān)督管理體制初步形成，管理體系更加系統(tǒng)和規(guī)范。（2）民生檔案的資源平臺(tái)建設(shè)初見成效，各部門的職能分工更加明確，建檔和歸檔工作扎實(shí)推進(jìn)，資源整合進(jìn)一步推進(jìn)。(3)民生檔案的硬件配套設(shè)施得到改善，數(shù)字化建設(shè)逐步開展。(4)民生檔案的服務(wù)技術(shù)發(fā)展迅速，管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷改善，服務(wù)效率不斷提高。(5)民生檔案館服務(wù)滿意度提高。因能及時(shí)和有效的滿足民眾的需求，民生檔案取得了較好的社會(huì)效益。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬多條、案卷級(jí)目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期
作者：張華 單位：河南大學(xué)遠(yuǎn)程與繼續(xù)教育學(xué)院
高校檔案數(shù)字化建設(shè)的問題
多年來國內(nèi)檔案界對(duì)檔案數(shù)字化的研究與建設(shè)基本上大多停留于理論探討階段，在工程開發(fā)與應(yīng)用方面尚未出現(xiàn)令人滿意的成果。李清華認(rèn)為，檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀在于：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案資源共亨的要求；標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高；檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。王建萍認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化面臨的問題：檔案管理現(xiàn)代化水平低，與高校的發(fā)展速度不相適應(yīng)；電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)；檔案管理系統(tǒng)脫離辦公自動(dòng)化系統(tǒng)而獨(dú)存，兩者互不兼容、各自為政，給電子文件歸檔設(shè)置了障礙；數(shù)字化檔案利用率不高，給高校檔案數(shù)字化進(jìn)程造成障礙。張柯、朱艷芳認(rèn)為，檔案“數(shù)字化”的若干問題：受重視程度不夠；檔案隊(duì)伍素質(zhì)有待提高；數(shù)字化策略尚待斟酌。
高校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策
檔案數(shù)字化建設(shè)是高校工作中的一項(xiàng)重大工程。趙育鳳認(rèn)為，對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一些設(shè)想：要提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平；要進(jìn)行整體規(guī)劃，分步實(shí)施；要保證經(jīng)費(fèi)投入，滿足數(shù)字化建設(shè)的硬件要求；要建立健全嚴(yán)格的管理制度；高校檔案館(室)聯(lián)網(wǎng)以后應(yīng)不斷拓寬信息采集渠道、充實(shí)信息資源庫。林麗群認(rèn)為，檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要條件是：檔案部門要重視基礎(chǔ)性資源建設(shè)；統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫；以法制為保障；檔案部門要注重自身隊(duì)伍的建設(shè)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施有：實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程處理的自動(dòng)化；加快檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)步伐，優(yōu)化館藏；建立檔案信息數(shù)字化和資源化。高占海認(rèn)為，高校檔案數(shù)字化必將在技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上獲得大力支持，從而遵循安全、規(guī)范、高效的原則開展建設(shè)。李清華認(rèn)為，檔案數(shù)字化建設(shè)要注意四個(gè)方面的問題：推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平；數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平；有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)；加快檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)。李金云認(rèn)為，加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策：領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)；充分做好檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作；做好檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作；提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。王建萍認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化的策略：健全高校數(shù)字平臺(tái)，構(gòu)建和諧共享環(huán)境；搭建溝通橋梁，銜接各領(lǐng)域的信息交流；建立一支高素質(zhì)、高水平的專職檔案隊(duì)伍；提高高校人員的檔案意識(shí)。鄭晨認(rèn)為，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)容：推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平；數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平；有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基本步驟：建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制；加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)；建立健全檔案管理制度；建立檔案數(shù)據(jù)庫；建立檔案網(wǎng)站；加大檔案管理軟件推廣力度。胡鵬飛認(rèn)為，高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式：成立工作專班及確定檔案數(shù)字化應(yīng)遵循的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)；檔案提卷；檔案的整理及編寫頁號(hào)；標(biāo)引著錄；檔案掃描；圖像處理；掃描數(shù)據(jù)檢查及驗(yàn)收；成品數(shù)據(jù)的驗(yàn)收；雙層PDF文件的轉(zhuǎn)化和建立全文檢索；圖像掛接；質(zhì)量檢驗(yàn)；資料歸還。高校檔案數(shù)字化建設(shè)模式中應(yīng)注意的問題：檔案的保密性、安全性必須保證；重要檔案數(shù)字化處理的優(yōu)先性必須堅(jiān)持；檔案數(shù)字化的保障措施必須完善。
衛(wèi)生文化建設(shè)影響著衛(wèi)生檔案材料的收集歸檔、檔案的價(jià)值和鑒定工作衛(wèi)生檔案的價(jià)值，表現(xiàn)為衛(wèi)生檔案客體對(duì)衛(wèi)生主體的需求和滿足程度，衛(wèi)生檔案價(jià)值受多種因素的影響和制約，呈現(xiàn)出大小不一的價(jià)值體現(xiàn)。對(duì)衛(wèi)生工作管理決策有用的衛(wèi)生檔案，其檔案價(jià)值要大于對(duì)衛(wèi)生工作管理決策作用小的檔案；而衛(wèi)生檔案價(jià)值的鑒定工作，有較強(qiáng)的主觀性，受多種因素的影響；衛(wèi)生文化建設(shè)作為衛(wèi)生管理活動(dòng)的重要組成部分，不僅是衛(wèi)生檔案信息收集的重點(diǎn)，同時(shí)它也影響著衛(wèi)生檔案信息價(jià)值的鑒定。在衛(wèi)生檔案價(jià)值鑒定過程中，要充分考慮衛(wèi)生檔案對(duì)文化建設(shè)的影響，鑒別衛(wèi)生檔案在管理過程和文化建設(shè)中發(fā)揮的作用，體現(xiàn)出衛(wèi)生檔案的價(jià)值，使衛(wèi)生檔案更有價(jià)值內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的價(jià)值。
檔案文化在衛(wèi)生工作中的作用
在新時(shí)期發(fā)展檔案文化，對(duì)促進(jìn)衛(wèi)生管理工作和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產(chǎn)檔案是組織和個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接的第一手材料，是歷史的真實(shí)記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛(wèi)生工作重要基礎(chǔ)?？梢哉f，檔案文化在衛(wèi)生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進(jìn)了衛(wèi)生工作者的工作熱情，增進(jìn)了衛(wèi)生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現(xiàn)象，在先進(jìn)文化建設(shè)中發(fā)揮著積極的作用檔案文化的本質(zhì)是記錄、傳播先進(jìn)文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時(shí)期，有著不同的文化傳統(tǒng)，而衛(wèi)生檔案是衛(wèi)生工作者從不同角度，把各個(gè)時(shí)期治病救人、預(yù)防和控制疾病、保障人民健康的工作結(jié)晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應(yīng)該說，離開了檔案，就不能深入地、科學(xué)地研究疑難疾病和更好地、有效地預(yù)防與控制疾病。檔案文化是對(duì)公眾和行業(yè)員工教育的良好教材檔案翔實(shí)地記錄了衛(wèi)生工作者在實(shí)踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實(shí)踐的過程，也反映了衛(wèi)生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進(jìn)壯舉與光輝業(yè)績，都是向人們進(jìn)行思想和道德教育的生動(dòng)教材。
樹立衛(wèi)生良好形象，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案的文化價(jià)值
在日常保障人民健康管理過程中的全部活動(dòng)，蘊(yùn)含著衛(wèi)生工作深厚的文化底蘊(yùn)，包含了豐富的衛(wèi)生信息資源；而衛(wèi)生形象是社會(huì)公眾對(duì)其工作行為產(chǎn)生的各種感知、認(rèn)識(shí)、看法、感情的綜合印象，是衛(wèi)生工作者以體貌特征等形象表現(xiàn)出來的衛(wèi)生文化［6］。衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳，是衛(wèi)生管理文化的不同層面，它們對(duì)衛(wèi)生管理工作起到了積極的促進(jìn)作用，是工作管理體系中不可缺少的一部分。良好的衛(wèi)生形象，不僅能推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部管理活動(dòng)規(guī)范化，還能在衛(wèi)生系統(tǒng)外部產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力，為衛(wèi)生工作帶來不可估量的社會(huì)效果。在衛(wèi)生檔案中，記載的衛(wèi)生工作者在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)和成果，都是樹立和宣傳衛(wèi)生良好形象的典型素材。衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳有密切的聯(lián)系，衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳都是衛(wèi)生的寶貴財(cái)富，能為衛(wèi)生工作創(chuàng)造良好的社會(huì)效果，對(duì)衛(wèi)生工作管理和事業(yè)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。作為單位的信息中心，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做好專題服務(wù)；在服務(wù)工作中，可以收集衛(wèi)生榮譽(yù)檔案，對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行人物索引、專題編研，通過對(duì)榮譽(yù)檔案的整理與編研，提取代表衛(wèi)生工作者的精神風(fēng)貌和有較高價(jià)值的典型素材，編寫先進(jìn)人物宣傳冊，通過報(bào)紙、電視等媒體進(jìn)行形象宣傳，弘揚(yáng)先進(jìn)人物的高尚情操，發(fā)揮衛(wèi)生先進(jìn)模范作用，樹立衛(wèi)生工作人員的外在良好形象和衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部的先進(jìn)人物形象，提升衛(wèi)生工作人員的社會(huì)地位，增加衛(wèi)生文化的知名度［7］。因此，衛(wèi)生機(jī)構(gòu)利用檔案材料，挖掘檔案信息資源，開發(fā)衛(wèi)生檔案文化價(jià)值，不僅拓展了衛(wèi)生檔案信息中心的檔案管理和提供利用的職能，還豐富了衛(wèi)生檔案管理工作的內(nèi)容，而且在很大程度上推動(dòng)了衛(wèi)生文化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)衛(wèi)生管理工作和衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展。
國內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。
2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對(duì)部分或者全部外包的形式對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。
3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
論文摘要：檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機(jī)。本文對(duì)檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢？
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：
1、規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細(xì)的記錄著每一口油水井的動(dòng)、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲(chǔ)層的情況，是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù)，是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強(qiáng)有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)，集中投入大量的人力、物力、財(cái)力率先對(duì)二十一萬余份地質(zhì)檔案進(jìn)行了檔案信息數(shù)字化工作。
那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢？在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處還應(yīng)該堅(jiān)持前瞻、協(xié)作、實(shí)用、人才儲(chǔ)備四項(xiàng)原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
2、協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
3、實(shí)用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
4、人才儲(chǔ)備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
參考文獻(xiàn)：
楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》
