時(shí)間:2023-03-13 11:25:27
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【關(guān)鍵詞】工作過程 高職院校 電算化會(huì)計(jì) 課程內(nèi)容
一、基于工作過程的課程設(shè)計(jì)理念
工作過程導(dǎo)向的課程內(nèi)容是來自職業(yè)行動(dòng)領(lǐng)域里的工作過程。職業(yè)教育的最基本的目標(biāo)就是使學(xué)習(xí)者具備能夠勝任工作崗位的能力并順利就業(yè)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),首先需要分析學(xué)習(xí)者的特點(diǎn),其次是分析學(xué)習(xí)內(nèi)容的性質(zhì)和屬性。高職院校的學(xué)生大多數(shù)形象思維能力較強(qiáng)。接受職業(yè)教育就是要學(xué)習(xí)職業(yè)工作任務(wù)和完成任務(wù)的方法、技能,培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力。這決定了職業(yè)教育課程應(yīng)該以工作過程為導(dǎo)向進(jìn)行課程的開發(fā)與建設(shè)。本課程的設(shè)計(jì)理念是在對(duì)電算化會(huì)計(jì)工作過程分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行課程設(shè)計(jì)。
二、電算化會(huì)計(jì)工作過程分析
工作過程系統(tǒng)化的課程開發(fā)是一個(gè)客觀分析與主觀設(shè)計(jì)相結(jié)合的過程,分析和描述工作過程是確定學(xué)習(xí)情境和設(shè)計(jì)教學(xué)內(nèi)容的基礎(chǔ)。電算化會(huì)計(jì)是以適應(yīng)會(huì)計(jì)工作需要和相關(guān)法規(guī)要求而開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件為工具,借助于計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)核算、分析與管理工作的過程。
三、會(huì)計(jì)電算化課程內(nèi)容設(shè)計(jì)
通過學(xué)習(xí),熟悉會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)知識(shí)和方法,了解常用的會(huì)計(jì)軟件及其應(yīng)用。熟練地進(jìn)行軟件的初始化設(shè)置及帳套的建立,工作流程及各系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián),熟練地使用軟件完成各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
(一)學(xué)習(xí)情境一:建立賬套和系統(tǒng)初始化
每個(gè)獨(dú)立核算的單位都應(yīng)為本單位建立一個(gè)核算賬套,具體可設(shè)置如下5個(gè)任務(wù):建立與修改賬套。設(shè)置管理賬套的基本信息,如賬套號(hào)、賬套名等。設(shè)置操作員及權(quán)限。包括根據(jù)企業(yè)實(shí)際人員分工情況,增加操作員,并分配權(quán)限:若人員或分工有變化,修改或刪除用戶及重新劃分權(quán)限。公共基礎(chǔ)檔案設(shè)置。主要完成部門檔案、職員檔案、往來單位的設(shè)置,這些信息被各個(gè)子系統(tǒng)所共享,實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)溝通,資源的有效利用??傎~系統(tǒng)初始設(shè)置。主要包括會(huì)計(jì)科目、憑證類別、結(jié)算方式、開戶銀行的設(shè)置及總賬期初余額的錄入,以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)完整,并與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接。購銷存業(yè)務(wù)初始設(shè)置。主要設(shè)置存貨分類及檔案、倉庫檔案、收發(fā)類別、采購類型和銷售類型及期初數(shù)據(jù)的錄入。
(二)學(xué)習(xí)情境二:日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算
初始化設(shè)置完成后,可以開始進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的處理。具體可設(shè)置如下6項(xiàng)任務(wù):總賬日常業(yè)務(wù)處理。主要包括憑證填制、憑證審核與記賬。記賬憑證是電算化會(huì)計(jì)信息的唯一數(shù)據(jù)源,必須確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。工資管理與核算。包括工資管理系統(tǒng)初始化、工資日常業(yè)務(wù)處理及期末對(duì)賬結(jié)賬,并將工資分?jǐn)偂l(fā)放、扣繳個(gè)人所得稅生成轉(zhuǎn)賬憑證到總賬系統(tǒng)。固定資產(chǎn)管理與核算。包括固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理及期末對(duì)賬結(jié)賬,并將固定資產(chǎn)增加、減少、計(jì)提折舊生成轉(zhuǎn)賬憑證到總賬系統(tǒng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)查詢與賬簿管理。根據(jù)記賬后形成的會(huì)計(jì)賬簿,可隨時(shí)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)分析并實(shí)現(xiàn)憑證聯(lián)查??傎~系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理。主要包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對(duì)賬和結(jié)賬。會(huì)計(jì)報(bào)表生成。主要包括報(bào)表格式設(shè)計(jì)及數(shù)據(jù)生成,其中以格式設(shè)計(jì)中公式設(shè)置為重點(diǎn)內(nèi)容。
(三)學(xué)習(xí)情境三:購銷存業(yè)務(wù)管理與核算
購銷存業(yè)務(wù)屬于供應(yīng)鏈管理,將企業(yè)的經(jīng)營過程與整個(gè)供應(yīng)鏈中的各個(gè)參與者都緊密地聯(lián)系起來,具體可設(shè)置如下6項(xiàng)任務(wù):采購業(yè)務(wù)處理。主要包括填制并審核采購訂單、填制入庫單、采購發(fā)票、進(jìn)行采購結(jié)算,確定采購成本。應(yīng)付款管理與核算。主要包括根據(jù)采購業(yè)務(wù)辦理付款結(jié)算、生成轉(zhuǎn)賬憑證到總賬系統(tǒng)和期末對(duì)賬結(jié)賬。銷售業(yè)務(wù)處理。主要包括填制并審核銷售訂單,填制并審核銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票,進(jìn)行銷售結(jié)算,確定銷售收入。應(yīng)收賬款管理與核算。主要包括根據(jù)銷售業(yè)務(wù)辦理收款結(jié)算,生成轉(zhuǎn)賬憑證到總賬系統(tǒng),期末對(duì)賬結(jié)賬,進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析,壞賬準(zhǔn)備計(jì)提及沖銷。日常庫存業(yè)務(wù)管理。主要是對(duì)存貨的出入庫管理,即根據(jù)采購、生產(chǎn)完工驗(yàn)收入庫進(jìn)行入庫業(yè)務(wù)管理:根據(jù)銷售、生產(chǎn)領(lǐng)用進(jìn)行出庫業(yè)務(wù)管理。存貨業(yè)務(wù)核算。根據(jù)采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)從資金角度進(jìn)行存貨的出入庫管理,核算入庫成本、出庫成本及結(jié)余成本。
(四)學(xué)習(xí)情境四:財(cái)務(wù)分析
財(cái)務(wù)分析既是對(duì)完成的財(cái)務(wù)活動(dòng)的總結(jié),又是財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的前提。具體可設(shè)置如下5項(xiàng)任務(wù):基本指標(biāo)分析。包括變現(xiàn)能力比率、資產(chǎn)管理比率、負(fù)率比率、盈利能力比率等常用指標(biāo)的分析。報(bào)表分析。采用常規(guī)分析方法對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、收入明細(xì)表、費(fèi)用支出明細(xì)表等報(bào)表進(jìn)行分析。預(yù)算管理分析。包括對(duì)部門、項(xiàng)目、收入、成本費(fèi)用、利潤預(yù)算的常規(guī)分析?,F(xiàn)金收支分析。因素分析。以上5個(gè)任務(wù)屬財(cái)務(wù)軟件中的財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng)分析內(nèi)容,是從總賬子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)。因此,本課程的財(cái)務(wù)分析是按照常規(guī)的方法和指標(biāo)進(jìn)行的。
(五)學(xué)習(xí)情境五:系統(tǒng)管理
利用財(cái)務(wù)軟件中系統(tǒng)管理功能完成的主要任務(wù)是賬套數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。備份是利用系統(tǒng)管理中賬務(wù)系統(tǒng)的輸出與引入功能對(duì)賬套進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù),以防備意外事故造成的數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞?;謴?fù)是指數(shù)據(jù)一旦被破壞后,可利用備份數(shù)據(jù)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。
上述五個(gè)情境中前四個(gè)情境是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的工作過程,每前一個(gè)情境是后一個(gè)情境的基礎(chǔ),業(yè)務(wù)處理的難度遞進(jìn)上升,內(nèi)容也逐漸復(fù)雜,要求學(xué)生的知識(shí)和能力綜合性越來越高:第五個(gè)情境貫穿于前四個(gè)情境中,不僅要求學(xué)生能正常處理相關(guān)業(yè)務(wù),還能夠解決異常操作,以保證業(yè)務(wù)處理的正常進(jìn)行。這樣的課程內(nèi)容設(shè)計(jì)符合實(shí)際工作任務(wù)要求和真實(shí)工作過程,且能促進(jìn)學(xué)生可持續(xù)發(fā)展,有一定的難度梯度,符合職業(yè)教育的規(guī)律和特點(diǎn)。
參考文獻(xiàn):
[1]姜金鑫.淺談會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理[J].今日中國論壇,2012,(11).
關(guān)鍵詞:工作過程;高職課程設(shè)計(jì);教學(xué)設(shè)計(jì)
工作過程即在企業(yè)里為完成一個(gè)實(shí)際工作任務(wù)并獲得工作成果而進(jìn)行的由不同步驟和環(huán)節(jié)組成的一個(gè)完整的工作程序,基于工作過程的課程設(shè)計(jì)核心在于參照企業(yè)實(shí)際工作任務(wù)設(shè)計(jì)適合學(xué)生課堂訓(xùn)練“能力訓(xùn)練任務(wù)”,仿照企業(yè)完成生產(chǎn)任務(wù)的工作流程,設(shè)計(jì)適合學(xué)生課堂訓(xùn)練的教學(xué)過程,基于這種方案設(shè)計(jì)的課程主線不是講解一套系統(tǒng)知識(shí),而是帶領(lǐng)學(xué)生模擬實(shí)際生產(chǎn)流程去完成一件(職業(yè)崗位)工作。
一、課程目標(biāo)設(shè)計(jì)
我校“會(huì)計(jì)電算化”專業(yè)的定位是立足廣東,為地方企業(yè)、會(huì)計(jì)服務(wù)行業(yè)輸送高素質(zhì)應(yīng)用型會(huì)計(jì)技能人才,為此我們通過集合專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)全體成員召開會(huì)議、制定調(diào)查表格進(jìn)入企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研等方式深入了解企業(yè)會(huì)計(jì)的特點(diǎn),在調(diào)查基礎(chǔ)上,緊密圍繞崗位所需的職業(yè)能力,制定了本門課程的能力目標(biāo)、知識(shí)目標(biāo)和素質(zhì)目標(biāo)(表1)。
二、課程教學(xué)設(shè)計(jì)
1 課程教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)
依據(jù)用友ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)將課程劃分了十個(gè)教學(xué)模塊,同時(shí),針對(duì)企業(yè)崗位具體情況,并結(jié)合我?,F(xiàn)有的實(shí)訓(xùn)條件,選用了企業(yè)背景資料、財(cái)務(wù)資料和用友財(cái)務(wù)軟件為能力訓(xùn)練項(xiàng)目的載體,每個(gè)能力訓(xùn)練項(xiàng)目包括若干個(gè)能力訓(xùn)練任務(wù),而每個(gè)能力訓(xùn)練任務(wù)都是一個(gè)完整的工作過程,按照生產(chǎn)性企業(yè)的財(cái)務(wù)部門實(shí)際工作任務(wù)的先后順序排序,再按照工作步驟展開,通過完成這些能力訓(xùn)練任務(wù),學(xué)生可以獲得或提升相應(yīng)的職業(yè)能力(表2)。
2 課程實(shí)施方式設(shè)計(jì)
本課程共安排54個(gè)課時(shí),分18周(每周3個(gè)課時(shí))完成教學(xué)任務(wù),上課地點(diǎn)安排會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)室,主要以工業(yè)企業(yè)模擬賬套為能力訓(xùn)練任務(wù)的載體,并輔以多媒體課件和系統(tǒng)演示。
結(jié)合單個(gè)班級(jí)學(xué)生較多的實(shí)際情況,我們將學(xué)生分成了10個(gè)小組,.每個(gè)小組選組長一名,具體負(fù)責(zé)能力訓(xùn)練任務(wù)實(shí)施過程中本組同學(xué)的活動(dòng)組織,這種組織形式不僅實(shí)現(xiàn)了學(xué)生自我管理,降低班級(jí)人數(shù)多而造成的管理困難,而且在小組中充分發(fā)揮學(xué)生的創(chuàng)造性思維和實(shí)踐能力,更加強(qiáng)化合作和交流能力的培養(yǎng)。
三、課堂教學(xué)設(shè)計(jì)
為了使學(xué)生更真實(shí)體驗(yàn)企業(yè)實(shí)際工作流程,在調(diào)研企業(yè)工作流程的基礎(chǔ)上,經(jīng)過系統(tǒng)化的整理,并結(jié)合學(xué)校實(shí)際教學(xué)情況設(shè)計(jì)了完整的課堂教學(xué)流程,如圖1。
1 單元教學(xué)活動(dòng)設(shè)計(jì)(學(xué)習(xí)任務(wù):系統(tǒng)管理)
(1)任務(wù)導(dǎo)入階段
第一步,任務(wù)導(dǎo)人,任務(wù)導(dǎo)人包括:一是介紹案例資料;二是系統(tǒng)管理的期初建賬工作,
①由每個(gè)學(xué)習(xí)小組指定一個(gè)同學(xué)介紹案例企業(yè)背景并提供企業(yè)相關(guān)信息;
⑦小組討論手工方式下的期初建賬需要做哪些工作)
③指定小組組長為系統(tǒng)管理員,介紹系統(tǒng)管理建賬工作,
第二步,分析學(xué)習(xí)任務(wù),
①系統(tǒng)管理員分析會(huì)計(jì)電算化軟件由多個(gè)模塊組成,各個(gè)模塊為同一會(huì)計(jì)主體的不同方面服務(wù),各個(gè)模塊具備公用的基礎(chǔ)信息,系統(tǒng)管理就是為這些公用信息搭建一個(gè)管理平臺(tái);
②期初建賬工作中,需要在系統(tǒng)管理系統(tǒng)中完成的工作主要有:設(shè)置用戶(操作員),建立賬套,分配權(quán)限等;
③由系統(tǒng)管理員分配小組成員為各崗位的操作員并設(shè)置小組成員崗位操作權(quán)限,
(2)任務(wù)操作流程階段
第一步,系統(tǒng)管理員啟動(dòng)系統(tǒng)管理,以小組組長為系統(tǒng)管理員(Admin)或賬套主管身份注冊(cè)登錄【系統(tǒng)】-【注冊(cè)】,輸入操作員:Admin,密碼為空,單擊〖確定〗按鈕,進(jìn)入系統(tǒng)管理,
第二步,設(shè)置操作用戶(只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限),
①設(shè)置角色
【權(quán)限】-【角色】,輸入角色編號(hào)和角色名稱。
②增加操作員(以小組成員為各崗位操作員)
【權(quán)限】 【用戶】,錄入編號(hào)、姓名,指定所屬角色。
第三步創(chuàng)建新賬套(前4步只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限)。
①輸入賬套信息;②輸入單位信息;③輸入核算類型信息;④輸入基礎(chǔ)信息;⑤設(shè)置編碼方案;⑥定義數(shù)據(jù)精度;⑦系統(tǒng)啟用。
第四步,設(shè)置小組成員為操作員的權(quán)限,設(shè)置賬套主管、填制憑證、審核等權(quán)限,
第五步,輸出(備份)賬套數(shù)據(jù)(只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限),引入(恢復(fù))賬套數(shù)據(jù),
第六步,問題與解決,
問題癥狀①如何對(duì)賬套進(jìn)行備份,解決辦法:執(zhí)行“開始程序用友ERP―U8一系統(tǒng)管理賬套 輸出”。
問題癥狀②計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰,重裝系統(tǒng)后如何對(duì)賬套進(jìn)行恢復(fù)解決辦法:執(zhí)行“開始一程序 用友ERP-US 系統(tǒng)管理”,以Admin的身份登錄注冊(cè),再執(zhí)行“賬套一引入”菜單命令,找到備份的賬套數(shù)據(jù),即可實(shí)現(xiàn)賬套的恢復(fù)工作。
2 教學(xué)檢測(cè)階段
按照給定資料,按照考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)檢查學(xué)習(xí)效果,
3 總結(jié)階段
通過期初建賬學(xué)習(xí)、情境設(shè)定和任務(wù)導(dǎo)人,學(xué)習(xí)系統(tǒng)管理期初建賬工作,掌握在系統(tǒng)管理系統(tǒng)中完成的工作主要有:設(shè)置用戶(操作員)、建立賬套、分配權(quán)限等,進(jìn)而掌握系統(tǒng)管理系統(tǒng)的功能,本次教學(xué)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵任務(wù):設(shè)置操作用戶、創(chuàng)建新賬套、設(shè)置操作員的權(quán)限、數(shù)據(jù)輸出(備份)與數(shù)據(jù)引入(恢復(fù)),在任務(wù)操作流程過程中,引導(dǎo)學(xué)生積極思考操作過程碰到的問題與學(xué)會(huì)解決問題。
課堂教學(xué)嚴(yán)格遵循學(xué)生主體的原則,讓學(xué)生在完成能力訓(xùn)練任務(wù)的過程中自主搭建技能和知識(shí)體系,同時(shí),教師在教學(xué)過程中組織、引導(dǎo)課堂活動(dòng),引導(dǎo)學(xué)生思考、討論問題的方向,并通過各種形式滲透培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng),這種全新的單元教學(xué)模式的實(shí)施,不僅有利于學(xué)生進(jìn)入企業(yè)工作時(shí)能快速適應(yīng)崗位要求,縮短進(jìn)入工作狀態(tài)的時(shí)間;還有利于其能在工作中不斷總結(jié)學(xué)習(xí),實(shí)現(xiàn)個(gè)人職業(yè)生涯的持續(xù)發(fā)展,
實(shí)踐表明,本課程方案的實(shí)施大大激發(fā)了會(huì)計(jì)電算化專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性與積極性,極大地提升了學(xué)生的專業(yè)技能,同時(shí)也為學(xué)生提高溝通合作、自主學(xué)習(xí)等職業(yè)能力奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
[關(guān)鍵詞] 電算化審計(jì);電算化會(huì)計(jì);銜接
[中圖分類號(hào)] F239.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B
隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,審計(jì)人員開展審計(jì)工作所面對(duì)的都是由財(cái)務(wù)軟件處理生成的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),查詢時(shí)只能依靠軟件顯示或者打印成紙質(zhì)才能看到結(jié)果。此時(shí)如仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的審計(jì)技術(shù)則會(huì)形成較大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。因而引起了越來越多審計(jì)工作者的重視,對(duì)審計(jì)行業(yè)形成了沖擊,電算化審計(jì)逐步占據(jù)了社會(huì)審計(jì)的舞臺(tái)。
電算化審計(jì)是將計(jì)算機(jī)技術(shù)和審計(jì)工作相融合的過程,是指對(duì)因?qū)嵤?huì)計(jì)電算化而形成的信息系統(tǒng)的審計(jì),一般由獨(dú)立的機(jī)構(gòu)或?qū)徲?jì)人員以被審單位一定時(shí)期內(nèi)會(huì)計(jì)電算化信息資料所反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)為對(duì)象,運(yùn)用專門的審計(jì)工具和方法,對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部控制、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)文件等進(jìn)行收集和評(píng)價(jià),確定其與既定標(biāo)準(zhǔn)的符合程度,并向利害關(guān)系人報(bào)告的一個(gè)系統(tǒng)過程。
一、電算化審計(jì)的基本方法
電算化審計(jì)將計(jì)算機(jī)處理過程本身作為審計(jì)測(cè)試的對(duì)象,對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入和輸出以及系統(tǒng)內(nèi)部的處理和控制功能進(jìn)行審查。其具體方法包括:一是程序邏輯復(fù)查法。通過復(fù)查應(yīng)用程序的邏輯流程,使審計(jì)人員了解系統(tǒng)是怎樣工作的、有哪些功能,從而判斷處理和控制功能的可靠性。此法要求審計(jì)人員具備較高的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平。二是整體檢測(cè)法。在被審電算化系統(tǒng)中建立一虛擬實(shí)體,如假設(shè)的部門、供應(yīng)商等。利用被審系統(tǒng)對(duì)虛擬實(shí)體的關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)與真實(shí)業(yè)務(wù)一起進(jìn)行處理,以證實(shí)被審程序的功能是否可靠。三是平行模擬法。審計(jì)人員模擬被審電算化系統(tǒng),采用專用的信息系統(tǒng)來處理實(shí)際數(shù)據(jù),以確定被審系統(tǒng)的處理和控制功能是否可靠。即完全運(yùn)用審計(jì)軟件對(duì)會(huì)計(jì)電算化處理結(jié)果進(jìn)行全面審計(jì)。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,審計(jì)機(jī)構(gòu)和審計(jì)人員開展審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)借助審計(jì)軟件進(jìn)行電算化審計(jì),方便、高效、全面,無疑是最為理想的選擇。
二、審計(jì)軟件的一般工作原理
目前商品化審計(jì)軟件品牌眾多,但均遵循電算化審計(jì)的一般原理:一是取數(shù)。即從被審單位取得審計(jì)年度的賬套數(shù)據(jù),通過審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)接口,運(yùn)用導(dǎo)入功能把被審數(shù)據(jù)導(dǎo)入到審計(jì)軟件中去。二是數(shù)據(jù)初始化。取數(shù)后審計(jì)軟件將按照其預(yù)設(shè)的統(tǒng)一格式重新生成相應(yīng)的審計(jì)賬套。由于被審單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的多樣性必然導(dǎo)致其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)格式的不一致,為滿足審計(jì)軟件或?qū)徲?jì)人員的實(shí)際工作需求,必須對(duì)它進(jìn)行轉(zhuǎn)換,因而數(shù)據(jù)初始化是進(jìn)行審計(jì)數(shù)據(jù)分析、處理的前提。三是按步驟開展審計(jì)工作。在完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后,依照審計(jì)軟件設(shè)置的審計(jì)工作程序,如準(zhǔn)備階段、計(jì)劃階段、實(shí)施階段、審計(jì)結(jié)論完成階段等按步驟開展審計(jì)工作。
審計(jì)軟件的功能主要包括:前端數(shù)據(jù)采集、生成未審會(huì)計(jì)報(bào)表(賬表核對(duì))、自動(dòng)生成實(shí)質(zhì)性工作底稿、審計(jì)調(diào)整、審計(jì)抽樣、生成銀行函證和往來單位函證、往來款賬齡計(jì)算、存貨和固定資產(chǎn)的測(cè)試、三級(jí)復(fù)核的控制、自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表附注、集團(tuán)公司審計(jì)(合并會(huì)計(jì)報(bào)表)、數(shù)據(jù)分析、套打工作底稿(自動(dòng)排版)、導(dǎo)出EXCEL文件、數(shù)據(jù)查詢、底稿管理、自動(dòng)備份等。
三、電算化審計(jì)準(zhǔn)備階段的主要工作
利用審計(jì)軟件開展電算化審計(jì)工作,首先要建立審計(jì)項(xiàng)目;然后,通過取數(shù)功能將被審數(shù)據(jù)導(dǎo)入審計(jì)軟件中;接下來通過數(shù)據(jù)的初始化設(shè)置將會(huì)計(jì)電算化處理所得到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為審計(jì)軟件需要的審計(jì)數(shù)據(jù),形成審計(jì)數(shù)據(jù)庫,以便于審計(jì)工作的開展。
(一)新建項(xiàng)目并登錄
進(jìn)入審計(jì)軟件,選擇【登錄項(xiàng)目】菜單,單擊【創(chuàng)建項(xiàng)目】按鈕,依照提示步驟,完成被審單位項(xiàng)目信息的創(chuàng)建。需注意的是項(xiàng)目信息務(wù)必輸入正確,否則有些內(nèi)容系統(tǒng)將不允許再修改,尤其是審計(jì)時(shí)限范圍一定要和被審數(shù)據(jù)中原有的時(shí)間保持一致,不然在進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化時(shí)就會(huì)出錯(cuò)。然后選中已建好項(xiàng)目,單擊【確定】按鈕完成登錄。
(二)取數(shù)
審計(jì)人員在采集被審單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之前,一定要了解被審單位所用財(cái)務(wù)軟件的類型是單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版,以便選用合適的數(shù)據(jù)采集工具。一般的,取數(shù)的方法有以下幾種:
1.利用現(xiàn)有接口直接連接被審單位數(shù)據(jù)庫取數(shù)。審計(jì)人員利用數(shù)據(jù)前端在被審單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)上搜索財(cái)務(wù)賬套文件(單機(jī)版),如果是網(wǎng)絡(luò)版則需連接到數(shù)據(jù)庫上進(jìn)行取數(shù)工作。這種方法運(yùn)用廣泛,適合所有已有接口的財(cái)務(wù)軟件的取數(shù)工作。
2.利用企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份文件,借助審計(jì)軟件的還原功能將備份數(shù)據(jù)還原后進(jìn)行取數(shù)工作。
3.利用財(cái)務(wù)軟件的導(dǎo)出文件,借助審計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)讀取。
4.利用EXCEL表格對(duì)科目余額表、憑證、賬簿等進(jìn)行取數(shù)。即將相關(guān)數(shù)據(jù)表格復(fù)制粘貼到EXCEL表格中,借助審計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)讀取。
(三)數(shù)據(jù)初始化
取數(shù)成功,但如果未經(jīng)初始化,審計(jì)人員是無法看到具體數(shù)據(jù)的。因而需要通過數(shù)據(jù)初始化進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換才能進(jìn)一步開展審計(jì)工作。經(jīng)過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)整理、整合、篩選等規(guī)范化處理,最后將所有原始數(shù)據(jù)分類和匯總,重新生成被審單位的一套審計(jì)賬套。如圖所示:
數(shù)據(jù)初始化完成后,審計(jì)人員即可依照審計(jì)軟件功能設(shè)置及電算化審計(jì)工作的一般程序進(jìn)行審計(jì)工作的實(shí)施了。
數(shù)據(jù)初始化圖
[參 考 文 獻(xiàn)]
[1]何日勝.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008
[2]田芬.計(jì)算機(jī)審計(jì)[M].上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2007
1.1會(huì)計(jì)電算化有利于簡(jiǎn)化軍隊(duì)會(huì)計(jì)工作流程。電算化條件下的軍隊(duì)會(huì)計(jì)工作只需一次錄入,其它過程均可由計(jì)算機(jī)來進(jìn)行處理。過去需要多人共同完成的填寫憑證、記錄賬薄、編制報(bào)表等項(xiàng)工作,現(xiàn)在只需要少量的人員進(jìn)行操作。電算化會(huì)計(jì)不僅“解放”了軍隊(duì)會(huì)計(jì)人員的雙手,同時(shí)也為激活軍隊(duì)會(huì)計(jì)人員的頭腦創(chuàng)造了條件,使他們有更多精力履行軍隊(duì)會(huì)計(jì)的監(jiān)督、控制職能,提高軍隊(duì)會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量。
1.2會(huì)計(jì)電算化有利于改進(jìn)軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息處理方式傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息處理是按照會(huì)計(jì)工作內(nèi)容的不同,結(jié)合內(nèi)部控制的要求來劃分的。在電算化條件下,過去由會(huì)計(jì)人員分工完成的許多內(nèi)容都可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,軍隊(duì)會(huì)計(jì)部門可以通過計(jì)算機(jī),綜合地處理各種數(shù)據(jù),從而大大提高工作效率。
l.3會(huì)計(jì)電算化有利于創(chuàng)新軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)方式在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)環(huán)境下,軍事經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上,并按會(huì)計(jì)工作流程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等。在電算化條件下,過去紙質(zhì)的憑證和賬薄可以通過掃描等途徑記錄在磁盤或光盤上,既豐富了軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)方式,也增強(qiáng)了軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的安全性。
1.4會(huì)計(jì)電算化有利于強(qiáng)化軍隊(duì)財(cái)務(wù)控制傳統(tǒng)與電算化條件下的軍隊(duì)會(huì)計(jì)對(duì)軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有較大的區(qū)別。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)主要采用結(jié)構(gòu)控制方法,如通過設(shè)置相互牽制的會(huì)計(jì)崗位、建立相互稽核關(guān)系等進(jìn)行控制。而在電算化會(huì)計(jì)中,軍隊(duì)會(huì)計(jì)控制由人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯づc計(jì)算機(jī)共同控制,使得會(huì)計(jì)控制更為科學(xué),要求更加嚴(yán)密,操作更加靈活,控制效果也更加有效。
2、軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)
2.1系統(tǒng)故障風(fēng)險(xiǎn)。軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)主要由硬件和軟件兩部分構(gòu)成,硬件是基礎(chǔ),軟件是靈魂。是機(jī)器就會(huì)有出錯(cuò)的可能,機(jī)械故障、零配件損壞、操作失誤等原因都有可能導(dǎo)致硬件系統(tǒng)失靈,導(dǎo)致非法調(diào)用和修改,可能會(huì)造成無法挽回的損失。
2.2職責(zé)集中風(fēng)險(xiǎn)。在電算化條件下,所有數(shù)據(jù)和信息都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理,工作效率提高,所需人員大大減少,致使原有的一些工作崗位合并,人員職責(zé)相對(duì)集中,如操作人員既可能既進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出,如果不采取相應(yīng)的控制措施,數(shù)據(jù)可能被篡改,信息可能被泄漏,可能會(huì)帶來不可估量的損失。
2.3數(shù)據(jù)輸入輸出風(fēng)險(xiǎn)。在電算化條件下,會(huì)計(jì)信息來源于會(huì)計(jì)憑證,如果缺乏有效控制,一旦輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù),計(jì)算機(jī)接受這部分?jǐn)?shù)據(jù)并進(jìn)行信息處理,可能會(huì)造成會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等信息輸出錯(cuò)誤,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性難以保證。
2.4信息存儲(chǔ)無紙化風(fēng)險(xiǎn)。在電算化條件下,信息處理主要包括輸入信息、加工信息和輸出信息三個(gè)步驟,雖然部門問的信息傳遞仍可以通過紙質(zhì)文件的形式來完成,但加工過程的自動(dòng)化可能導(dǎo)致可視性線索消失,除了部分原始憑證和打印輸出的報(bào)表外,大多數(shù)會(huì)計(jì)信息是以文件的形式存儲(chǔ)在各種介質(zhì)中,由于缺少諸如簽名、蓋章之類的證據(jù)化操作,對(duì)會(huì)計(jì)信息的竊取或修改也不易察覺。在網(wǎng)絡(luò)條件下,大量的會(huì)計(jì)信息以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的共享性則使得會(huì)計(jì)信息面臨更加嚴(yán)重的安全威脅。
3、加速推進(jìn)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程的對(duì)策建議
3.1加強(qiáng)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化是軍事經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的一項(xiàng)重要變革,對(duì)軍事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。因此,要快速推進(jìn)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程,一是要爭(zhēng)取黨委和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的支持。二是要提高廣大官兵對(duì)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的認(rèn)識(shí)。三是制定軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方案。
3.2加強(qiáng)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的研制與開發(fā)。隨著計(jì)算機(jī)在軍隊(duì)系統(tǒng)的運(yùn)用和普及,需要大力研制軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件,以提高軍隊(duì)會(huì)計(jì)工作的效率。在軟件開發(fā)過程中,要積極借鑒軍內(nèi)外先進(jìn)技術(shù),吸收利用。要加強(qiáng)對(duì)手工系統(tǒng)的研究,將手工與電算化有機(jī)結(jié)合起來,找到最佳的方式,以最小的成本,設(shè)計(jì)最優(yōu)的處理流程,提高系統(tǒng)研發(fā)效益。
3.3搞好軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制。軍隊(duì)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)目前還處于起步階段,多應(yīng)用于局域網(wǎng)內(nèi)的辦公自動(dòng)化。要完善電算化條件下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全控制。要由專職人員管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),增加會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密性。同時(shí)采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施,利用防火墻、防病毒、信息加密、身份識(shí)別、授權(quán)論證等多種技術(shù)手段來確保軍隊(duì)會(huì)計(jì)信息傳輸?shù)陌踩暾?/p>
3.4加大復(fù)合型軍隊(duì)會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)力度
人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)軍隊(duì)會(huì)計(jì)電算化,必須在軍隊(duì)會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)上下功夫,努力創(chuàng)造條件,積極培養(yǎng)復(fù)合型的軍隊(duì)會(huì)計(jì)人才。一是樹立信息化觀念。信息化條件下新的財(cái)務(wù)管理模式和與之相適應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化理論和實(shí)務(wù),要求會(huì)計(jì)人員樹立信息化的觀念,從思想上認(rèn)清信息化的重要作用和發(fā)展趨勢(shì),支持、配合、從事會(huì)計(jì)信息化、電算化工作。二是加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)學(xué)習(xí)。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)的重要特征,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來企業(yè)管理、營銷模式和財(cái)務(wù)管理的革命,軍隊(duì)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)工作也必然向著網(wǎng)絡(luò)化、管理型方向發(fā)展。掌握必要的計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的知識(shí),將成為時(shí)展對(duì)軍隊(duì)會(huì)計(jì)人員的必然要求。三是加大會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)力度。要采取多種形式,加強(qiáng)軍隊(duì)會(huì)汁電算化知識(shí)的培訓(xùn),使會(huì)計(jì)人員了解會(huì)計(jì)電算化的前沿知識(shí),掌握最新的會(huì)計(jì)信息處理技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)人員信息化水平和電算化操作能力,為從事會(huì)計(jì)電算化工作提供人才保證。
[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)電算化 審計(jì) 影響
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)審計(jì)的影響
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的到來,我國會(huì)計(jì)電算化的普及工作在不斷地深入,會(huì)計(jì)電算化取代手工會(huì)計(jì)已成為會(huì)計(jì)領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢(shì),越來越多的組織包括政府、企業(yè)都已經(jīng)著手積極推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建立及完善。簡(jiǎn)單來講,會(huì)計(jì)電算化是指將以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入會(huì)計(jì)領(lǐng)域,利用現(xiàn)代技術(shù)和手段,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬與報(bào)賬等信息處理的集中化、自動(dòng)化,以及部分實(shí)現(xiàn)利用會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)、決策的信息化。
與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相比,會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)不論是對(duì)于會(huì)計(jì)工作的儲(chǔ)存方式、處理流程、還是內(nèi)部控制等都產(chǎn)生了重大的影響,在很大程度上提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的有效性、及時(shí)性及準(zhǔn)確性,同時(shí)使會(huì)計(jì)從業(yè)人員從復(fù)雜繁瑣的重復(fù)性勞動(dòng)中脫離出來,及時(shí)準(zhǔn)確地把握企業(yè)運(yùn)營狀況,為企業(yè)的經(jīng)營決策提供更加全面、系統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)電算化從廣度上和深度上都擴(kuò)大了會(huì)計(jì)的領(lǐng)域,也為加強(qiáng)全面核算和監(jiān)督奠定了基礎(chǔ)。
不難看出,雖然在職能、方法、目的與責(zé)任等幾個(gè)方面會(huì)計(jì)與審計(jì)有著不同的特點(diǎn),但兩者具體對(duì)象都以會(huì)計(jì)資料為主,職能責(zé)任密切相關(guān)。會(huì)計(jì)電算化在對(duì)會(huì)計(jì)領(lǐng)域產(chǎn)生重大影響的同時(shí),也必然對(duì)以會(huì)計(jì)過程為其職能對(duì)象的審計(jì)工作產(chǎn)生直接影響。具體來講,在會(huì)計(jì)電算化條件下,審計(jì)的經(jīng)濟(jì)審查和監(jiān)督職能本質(zhì)上仍沒有改變,但由于信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的運(yùn)用,會(huì)計(jì)電算化對(duì)審計(jì)的影響主要體現(xiàn)改變了審計(jì)線索、擴(kuò)大了審計(jì)的內(nèi)容和范圍、改變審計(jì)的技術(shù)方法、影響了審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則、提高了對(duì)審計(jì)人員素質(zhì)的要求等。同時(shí)計(jì)算機(jī)環(huán)境下的舞弊作弊行為更具有隱蔽性,無疑加大了審計(jì)查處的難度和風(fēng)險(xiǎn),審計(jì)面臨巨大的挑戰(zhàn)。
二、會(huì)計(jì)電算化下審計(jì)的對(duì)策分析
從內(nèi)容上來看,會(huì)計(jì)電算化下的審計(jì),是指審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員以在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)(CAIS)環(huán)境下所產(chǎn)生的信息系統(tǒng)及其范圍內(nèi)會(huì)計(jì)信息所反映的經(jīng)濟(jì)行為為對(duì)象,審查和評(píng)價(jià)系統(tǒng)的合法性、效益性及系統(tǒng)輸出信息的真實(shí)性、正確性。當(dāng)前,我國大多數(shù)審計(jì)人員對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)作難以做到完全了解和掌握,大部分地區(qū)的審計(jì)工作仍是以手工審計(jì)為主。新形勢(shì)下,會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用及普及使得審計(jì)工作環(huán)境發(fā)生了巨大變化,同時(shí)傳統(tǒng)審計(jì)存在的信息反饋能力弱等問題難以適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。因此,為推進(jìn)審計(jì)工作的有序展開,進(jìn)一步提高審計(jì)質(zhì)量和水平,強(qiáng)化審計(jì)的主動(dòng)性與獨(dú)立性,審計(jì)工作的開展必須根據(jù)會(huì)計(jì)環(huán)境的變化及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)有效的調(diào)整。面對(duì)會(huì)計(jì)電算化時(shí)代的挑戰(zhàn),應(yīng)從以下方面提高電算化審計(jì)的質(zhì)量以更好地適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化條件下現(xiàn)代審計(jì)的需求。
1.加大會(huì)計(jì)電算化下審計(jì)工作的理論研究
理論來源于實(shí)踐,反過來又進(jìn)一步指導(dǎo)實(shí)踐的深入發(fā)展。與會(huì)計(jì)電算化相比,電算化條件下審計(jì)工作無論是從理論上還是實(shí)踐操作方面來看,都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于會(huì)計(jì)電算化。特別是當(dāng)前由于對(duì)電算化審計(jì)的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不夠,計(jì)算機(jī)審計(jì)研究嚴(yán)重落后于實(shí)踐發(fā)展的需求,缺乏先進(jìn)理論指導(dǎo),難以有效指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下審計(jì)工作的有序高效展開。因此,在強(qiáng)化基本理論和審計(jì)目標(biāo)研究的基礎(chǔ)上,加快新形勢(shì)審計(jì)理論的研究,不斷總結(jié)我國計(jì)算機(jī)審計(jì)的經(jīng)驗(yàn)和做法,拓寬理論研究的廣度和深度,尤其要加快對(duì)會(huì)計(jì)電算化下審計(jì)對(duì)象、審計(jì)線索、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)方法及技術(shù)等的研究,以進(jìn)一步指導(dǎo)和實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)審計(jì)的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化運(yùn)作。
2.完善電算化審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則
會(huì)計(jì)電算化條件下,審計(jì)對(duì)象、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)線索、審計(jì)方法的變化,也必須要求審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則做出相應(yīng)的變化和調(diào)整以適應(yīng)新要求。從國際審計(jì)發(fā)展來看,在國際審計(jì)準(zhǔn)則中有專門的條款來詳細(xì)規(guī)定計(jì)算機(jī)審計(jì)的范圍、程序、技術(shù)等;從具體國家來看,美、日、英等國都制定和出臺(tái)了相關(guān)計(jì)算機(jī)審計(jì)的審計(jì)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)。目前我國審計(jì)界已經(jīng)形成了一套相對(duì)完善的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則,包括審計(jì)人員標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)道德規(guī)范等。但針對(duì)不斷普及和發(fā)展的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)出現(xiàn)的一系列新問題新情況,過去手工環(huán)境下的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則顯然不適應(yīng),會(huì)計(jì)電算化下的審計(jì)準(zhǔn)則中仍存在許多空白。因此,為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,要加快制定計(jì)算機(jī)審計(jì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的步伐,更新審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則,完善電算化審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)體系,以規(guī)范計(jì)算機(jī)審計(jì)工作,為衡量和提高審計(jì)工作質(zhì)量提供保證。其次,在積極借鑒和吸引國際上先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,充分考慮我國的特殊國情和發(fā)展要求,實(shí)現(xiàn)我國審計(jì)進(jìn)一步適應(yīng)國際審計(jì)發(fā)展的要求,為企業(yè)更好地參與國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打好基礎(chǔ)。第三,新的衡量標(biāo)準(zhǔn)不僅要包括計(jì)算機(jī)審計(jì)程序、過程、效果評(píng)價(jià)指標(biāo)、審計(jì)人員從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等衡量審計(jì)業(yè)務(wù)的合法合理性標(biāo)準(zhǔn),還需對(duì)電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的步驟、應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)等做出明確性的規(guī)定。
3.加大事前系統(tǒng)審計(jì)力度
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的核心在于信息系統(tǒng)軟件的應(yīng)用。在會(huì)計(jì)電算化條件下,審計(jì)人員要深刻認(rèn)識(shí)到除了對(duì)使用過程中的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)外,抓好電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)階段的事前審計(jì)是對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)實(shí)施審計(jì)的關(guān)鍵。只有切實(shí)加強(qiáng)抓好事先審計(jì),才能確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn),在協(xié)調(diào)和密切會(huì)計(jì)與審計(jì)的職能聯(lián)系中更好地提高審計(jì)工作水平和質(zhì)量。首先,在保證會(huì)計(jì)與審計(jì)各自職能標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,審計(jì)人員要加強(qiáng)自身的軟件應(yīng)用和分析水平,在事前系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的審計(jì)過程中避免會(huì)計(jì)與審計(jì)兩者間程序設(shè)計(jì)、開發(fā)及操作方面不協(xié)調(diào)狀況的出現(xiàn),防止在系統(tǒng)在投入使用后再進(jìn)行改進(jìn),耗費(fèi)巨大的人力物力財(cái)力。其次,審計(jì)人員直接參與會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)過程,監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行,保障電算化系統(tǒng)及其處理的合法性、有效性、可靠性、保密安全性和可審性以達(dá)到會(huì)計(jì)管理需要應(yīng)有的質(zhì)量。
4.完善審計(jì)內(nèi)容
在會(huì)計(jì)電算化條件下,審計(jì)履行的經(jīng)濟(jì)檢查、評(píng)價(jià)及監(jiān)督的職能雖然沒有改變,但不難看出,電算化下的審計(jì)除了對(duì)輸入的原始數(shù)據(jù)及輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查外,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特殊性及其固有的風(fēng)險(xiǎn)使審計(jì)面臨著在與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)條件下不同的審計(jì)內(nèi)容,擴(kuò)展了審計(jì)的內(nèi)容。一是,會(huì)計(jì)電算化軟件質(zhì)量直接決定了電算化信息系統(tǒng)的整體水平的高低,需根據(jù)審計(jì)實(shí)際操作情況增加審計(jì)審核窗口,重點(diǎn)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)處理和控制功能合法合規(guī)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性及穩(wěn)定性進(jìn)行審查,了解掌握被審會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的各種功能和程序設(shè)計(jì),保障系統(tǒng)的安全可靠。其次,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制控制的程序控制和制度控制兩個(gè)方面的測(cè)試和評(píng)價(jià),審查是否建立和健全相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備使用控制制度規(guī)范及操作流程規(guī)定、系統(tǒng)工作環(huán)境是否完善等。第三,為保障獲得正確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),審計(jì)人員必須實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的所有模塊及相應(yīng)流程進(jìn)行及時(shí)有效的跟蹤觀察,必要時(shí)要進(jìn)行手工復(fù)核方式。
5.改進(jìn)審計(jì)方法
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,積極采用集信息技術(shù)、財(cái)務(wù)手段、環(huán)境評(píng)估等多學(xué)科知識(shí)的技術(shù)方法,革新審計(jì)方法及技術(shù),充分利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審計(jì),實(shí)現(xiàn)由手工操作向電算化處理的轉(zhuǎn)變是重要的發(fā)展趨勢(shì)。一是,審計(jì)人員要充實(shí)認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)作為提高審計(jì)質(zhì)量和效率的有力審計(jì)工具的積極作用,自覺通過參與培訓(xùn)或自覺等方式提高計(jì)算機(jī)實(shí)際操作水平,采用專業(yè)軟件實(shí)現(xiàn)更快速、更有效地對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)信息的查閱、核對(duì)、分析等各項(xiàng)審計(jì)內(nèi)容。其次,可組織各方面專家,包括會(huì)計(jì)專家、審計(jì)專家及計(jì)算機(jī)專家等組織專門小組,加強(qiáng)各種通用、專用審計(jì)軟件和輔助審計(jì)軟件的研究和開發(fā)力度,在吸引國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,完善我國各類商品化審計(jì)軟件的功能,盡快研制出臺(tái)符合我國國情的審計(jì)軟件以滿足實(shí)際電算化系統(tǒng)審計(jì)的需要。第三,借鑒發(fā)展會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),大力發(fā)展審計(jì)軟件市場(chǎng),充分發(fā)揮市場(chǎng)配置資源的基礎(chǔ)性作用,實(shí)現(xiàn)電算化審計(jì)軟件在實(shí)際審計(jì)過程中的廣泛應(yīng)用及普及,逐步推進(jìn)我國審計(jì)工作電算化的不斷發(fā)展和完善。
6.積極培養(yǎng)復(fù)合型的高素質(zhì)審計(jì)人員
會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)不論是從系統(tǒng)的復(fù)雜性還是信息處理的綜合性,都對(duì)審計(jì)人員提出了更高的要求。審計(jì)人員除具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)、審計(jì)知識(shí)和技能外,還必須具備掌握計(jì)算機(jī)、電算化信息系統(tǒng)的知識(shí),能夠進(jìn)行有效的系統(tǒng)分析、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)測(cè)試等等。特別隨著我國電算化的快速發(fā)展,我國審計(jì)人員要切實(shí)認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下對(duì)審計(jì)工作提出的挑戰(zhàn),不斷地提高自身的素質(zhì),提高在電算化條件下對(duì)各種信息的分析和處理能力,從而提供更為客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確及有效的審計(jì)信息。
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關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)工作;影響;策略
當(dāng)前我國的會(huì)計(jì)工作正逐漸的向現(xiàn)代化方向進(jìn)行發(fā)展與改革,我國針對(duì)于會(huì)計(jì)工作作出了諸多的改革方法,并在一定程度上取得了良好的成效,逐步的實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)工作的科學(xué)化、法制化、國際化、社會(huì)化。會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入與發(fā)展備受關(guān)注。在當(dāng)前我國的國民經(jīng)濟(jì)核算中,會(huì)計(jì)電算化作為會(huì)計(jì)核算方式中重大的革新方式,占據(jù)了相當(dāng)大的比重,會(huì)計(jì)電算化的廣泛運(yùn)用,有效地保障了會(huì)計(jì)工作的健康、順利開展。保障會(huì)計(jì)電算化信息合法性、完整性,確保其在會(huì)計(jì)核算工作中的有效開展,是促進(jìn)企業(yè)可以進(jìn)一步向更高一級(jí)的企業(yè)管理信息化進(jìn)展的有效保障與基礎(chǔ)。
1會(huì)計(jì)電算化工作中遇到的一些問題
1.1對(duì)會(huì)計(jì)電算化重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)
就目前我國大多的企業(yè)沒有對(duì)電算化的意義及重要性進(jìn)行充分的理解與認(rèn)識(shí),這主要是由于我國電算化起步較晚的原因所致。對(duì)于電算化在企業(yè)中的應(yīng)用,多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及會(huì)計(jì)工作人員都只是將其看作是一種手工核算的現(xiàn)代化代替,其企業(yè)只是認(rèn)識(shí)到通過充分的對(duì)其運(yùn)用,可以減輕會(huì)計(jì)人員工作量,有效的提高了會(huì)計(jì)工作人員的核算效率,但是,并沒有充分的意識(shí)到可以通過建立完善的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),有效的解決企業(yè)中會(huì)計(jì)信息提供不及時(shí)、為企業(yè)決策者作出決策時(shí),提供有效、完整、準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù),對(duì)企業(yè)決策及管理服務(wù)等產(chǎn)生了重要性的意義。此外,一些企業(yè)由于對(duì)軟件更新及硬件投入等方面資金的支持力度不足,造成了對(duì)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)利用率低,制約了企業(yè)運(yùn)作效率的有效提升。
1.2缺乏高素質(zhì)綜合型人才
當(dāng)前大多數(shù)的企業(yè)會(huì)計(jì)崗位中,所在崗的會(huì)計(jì)人員專業(yè)知識(shí)與技能方面太過于單一,無法滿足當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的需求。伴隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛運(yùn)用,對(duì)會(huì)計(jì)工作人員提出了更高的要求,不僅要求會(huì)計(jì)工作人員擁有專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí),還必須要熟悉的掌握一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),雖然企業(yè)對(duì)當(dāng)前崗位中的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)方面的一些系統(tǒng)性的培訓(xùn),但是,距離實(shí)際的要求標(biāo)準(zhǔn)還有很大一塊距離。其主要的原因所在是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在近幾年的發(fā)展飛快,其一些軟件操作系統(tǒng)發(fā)生了很大的改變,但是當(dāng)前部分企業(yè)的培訓(xùn)系統(tǒng)卻沒有與時(shí)俱進(jìn),知識(shí)陳舊,實(shí)用性不高。此外,就是企業(yè)缺乏定期培訓(xùn)與考核機(jī)制,造成了會(huì)計(jì)人員知識(shí)更新不及時(shí),掌握不牢固的情況發(fā)生。針對(duì)于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言,其不僅需要熟悉計(jì)算機(jī)操作的會(huì)計(jì)工作人員,其還需要具備專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)、精通計(jì)算機(jī)硬件維修、信息系統(tǒng)管理的綜合型人才。但是,當(dāng)前我國還是較為缺乏這種高素質(zhì)綜合型人才,培養(yǎng)人才還是需要一定的時(shí)間。
1.3重視賬務(wù)功能,忽視管理功能
在大多數(shù)的企業(yè)中,認(rèn)為財(cái)務(wù)工作的主要任務(wù)就是進(jìn)行事后的一些財(cái)務(wù)核算,很難做到事前與事中財(cái)務(wù)賬目的分析與控制計(jì)算。隨著當(dāng)前財(cái)務(wù)工作中會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展與運(yùn)用,將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與功能進(jìn)行了最大化的發(fā)揮,從而簡(jiǎn)化了繁重的算賬、報(bào)賬工作,減輕了工作人員的工作量與難度,從而可以促使其將精力著重的放到加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面。但是,當(dāng)前的大多數(shù)實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化的企業(yè),依然存在著重視報(bào)賬功能忽視管理功能的錯(cuò)誤現(xiàn)象。在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中,一些核算性軟件系統(tǒng)功能強(qiáng)大,對(duì)于那些具備管理型功能的成本核算、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系來講,設(shè)置得卻過于簡(jiǎn)單化,不夠健全與完善。這種現(xiàn)象,嚴(yán)重地制約了會(huì)計(jì)電算化管理功能的有效發(fā)揮。
1.4會(huì)計(jì)軟件通用性、規(guī)范性差
在當(dāng)前的軟件市場(chǎng)中,各式各樣的原件系統(tǒng)層出不窮,在購買與使用的過程中,存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際的購買過程中,普遍存在著企業(yè)沒有結(jié)合單位實(shí)際的情況與需求,沒有做到對(duì)市場(chǎng)中各類軟件的適用性、通用性進(jìn)行分析與調(diào)查,只是一味的追求最新的、最先進(jìn)的產(chǎn)品,最終導(dǎo)致所購買的軟件并不適用于自己的企業(yè)中,出現(xiàn)了初始參數(shù)設(shè)置難度大、適應(yīng)性差、操作復(fù)雜、運(yùn)行成本昂貴、軟件運(yùn)行環(huán)境要求高等一系列問題的產(chǎn)生。一旦運(yùn)用不佳,就會(huì)造成安全系數(shù)降低,存在很大的安全隱患。此外,還有就是,一些企業(yè)單位為了可以節(jié)約一定的成本,選擇較為便宜的軟件系統(tǒng),一些系統(tǒng)由于價(jià)格過低,可能屬于盜版系統(tǒng),存在很大的安全隱患,在一定的程度上加大了會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)。
2在會(huì)計(jì)工作中順利使用電算化的對(duì)策
2.1不斷地學(xué)習(xí),擺脫落后的觀念
首先企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在會(huì)計(jì)工作的發(fā)展與變化,及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識(shí),運(yùn)用全新的技術(shù)與知識(shí),加快自己企業(yè)的發(fā)展步伐,實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)階段就是要意識(shí)到電算化對(duì)于會(huì)計(jì)工作的重要性,并且還要明白以下這三方面的內(nèi)容:第一,計(jì)算機(jī)技術(shù)可以幫助會(huì)計(jì)人員更好地從事會(huì)計(jì)工作,但是并不是所有的工作都能依靠計(jì)算機(jī)來完成。第二,會(huì)計(jì)電算化想要在企業(yè)中順利的被利用,需要各個(gè)方面的人員來協(xié)調(diào)。第三,財(cái)會(huì)人員的主要職能就是制定與會(huì)計(jì)相關(guān)的制度、對(duì)提供的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)加以分析、通過這些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來預(yù)測(cè)未來的發(fā)展動(dòng)態(tài)等。而專業(yè)的會(huì)計(jì)人員主要職能就是操作電算化。當(dāng)然在這一過程中必須要有熟練掌握計(jì)算機(jī)的人員參與,當(dāng)然主要還是專業(yè)會(huì)計(jì)人員的參與。如今的科技信息在不斷地發(fā)展,企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來越大,計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷變革確實(shí)可以為會(huì)計(jì)工作提供很多的便利,但是對(duì)于一些未來運(yùn)營預(yù)測(cè)、內(nèi)部控制等工作,計(jì)算機(jī)并不能獨(dú)立完成,還是需要相關(guān)的財(cái)會(huì)人員對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的操作才能完成。實(shí)際上電算化主要就是對(duì)會(huì)計(jì)的管理工作能夠提供一定的幫助,它能夠減少成本、降低風(fēng)險(xiǎn),從而使資金得到充分的利用。所以在電算化被廣泛應(yīng)用的今天,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要擺脫落后的觀念,對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行改革,但同時(shí)也應(yīng)該意識(shí)到,電算化在工作中存在的局限。
2.2培養(yǎng)高素質(zhì)綜合型會(huì)計(jì)人員
會(huì)計(jì)人員想要在會(huì)計(jì)工作中運(yùn)用電算化操作,只是懂得和會(huì)計(jì)相關(guān)的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,他們還應(yīng)該學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作、財(cái)務(wù)的管理方面的知識(shí)。會(huì)計(jì)人員熟練地掌握了管理知識(shí),就可以結(jié)合本單位的基本特征,制定合理的會(huì)計(jì)制度,再結(jié)合會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,就可以為決策者的決策、預(yù)測(cè)提供參考信息。所以,企業(yè)一定要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作,讓他們熟練掌握計(jì)算機(jī)操作。例如:企業(yè)可以定期聘請(qǐng)一些電算化專業(yè)操作人員來為自己的員工講解相關(guān)的知識(shí);企業(yè)還可以經(jīng)常為會(huì)計(jì)人員發(fā)放一些計(jì)算機(jī)操作的小冊(cè)子,讓他們?cè)谄匠5墓ぷ髦屑訌?qiáng)學(xué)習(xí);不定期地舉行一些電算化操作的比賽或者競(jìng)選的活動(dòng)等,這些都對(duì)會(huì)計(jì)人員熟練掌握電算化操作有一定的幫助。并且企業(yè)在招收新的會(huì)計(jì)人員的時(shí)候,要提高要求,只是會(huì)操作電算化是不夠的,還應(yīng)該了解一些計(jì)算機(jī)的知識(shí)。這樣一來,新招來的會(huì)計(jì)人員也可以幫助老員工學(xué)習(xí),兩者相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn),最終使企業(yè)的會(huì)計(jì)工作能夠順利開展。
3結(jié)語
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)影響了會(huì)計(jì)工作的方方面面,它使得現(xiàn)在的會(huì)計(jì)核算的方法、儲(chǔ)存的方法、數(shù)據(jù)處理等都發(fā)生了變化,將會(huì)計(jì)工作的工作量進(jìn)行了減少、核算的準(zhǔn)確度得到了有效的提升,推動(dòng)了企業(yè)會(huì)計(jì)工作的有效發(fā)展。但同時(shí)企業(yè)也應(yīng)該意識(shí)到電算化存在的問題與風(fēng)險(xiǎn),即在平時(shí)的工作中電算化并不是會(huì)計(jì)的全部工作。要正確、合理運(yùn)用電算化,這樣才能利用電算化給企業(yè)會(huì)計(jì)工作帶來的好處。
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關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)檔案
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn):
電算化會(huì)計(jì)檔案,是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比,電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
(一)、內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案,還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,增加了管理的難度。
(二)、保存時(shí)間較短,對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤,與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命較短,一般為5-10年,而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn):
1、溫濕度的影響。實(shí)驗(yàn)證明:保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃,相對(duì)濕度為45%-60%。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃,相對(duì)濕度為40%±5%??梢婋娮游募?duì)其溫濕度要求更為嚴(yán)格。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量,紫外線長期照射可使磁性消退,造成信息難以讀取,空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)在一定環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生臭氧等,導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)的載體影響相對(duì)要小的多。
3、灰塵的影響。灰塵會(huì)給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷,灰塵帶來的霉菌等有害生物會(huì)損傷和破壞這兩種載體。只是對(duì)紙張而言,即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害,如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑,也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息,而灰塵一旦對(duì)電子載體造成危害,載體所記錄的信息可能會(huì)局部丟失,電子文件失去保存價(jià)值。
4、磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)的影響。此項(xiàng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響,而對(duì)電子文件載體會(huì)造成磁粉脫落、磁性消退或消失,是記錄信號(hào)丟失,記錄信息破壞,縮短電子檔案載體壽命。
(三)、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析,迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享,無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
(四)、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,且不留痕跡,其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng),如未作備份,原來檔案就被覆蓋,內(nèi)容很難被識(shí)別,;另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
(五)、對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高,需要不斷的更新,更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會(huì)計(jì)檔案存在的問題:
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn),電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題:
(1)電算化會(huì)計(jì)實(shí)施時(shí)間不長,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
(2)會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位,使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
(3)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善:由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范,電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表,改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
(4)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才:電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),所以會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會(huì)計(jì)工作
對(duì)于日益嚴(yán)峻的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的形式,我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí),要從以下幾點(diǎn)入手:
1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件,強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,定期維護(hù),避免因安全問題導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設(shè)施建設(shè),提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫。
2、提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點(diǎn),所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外,還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí),具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。