時間：2023-03-17 18:06:48
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1低保檔案信息管理的特性分析
低保檔案信息管理工作的開展，是以社會服務(wù)政策落實、社會救濟收益落實為中心，其管理職責(zé)以記錄低保用戶信息、低保福利領(lǐng)取信息、低保服務(wù)信息為主，所以，其管理工作的開展具有廣泛性、動態(tài)性、雙軌性、多層面性。廣泛性是指低保檔案管理針對廣大民眾群體，其低保申報人員、生活需求等方面存在明顯差異，而動態(tài)性是指隨著民生政策的多項調(diào)整，低保檔案管理也需要隨著政策、服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整。最后，明確低保檔案信息管理的特性，對吉林省公主嶺市的社會救助體系完善及創(chuàng)新有積極作用。
2吉林省公主嶺市低保檔案信息管理現(xiàn)狀
吉林省公主嶺市以搭建局域網(wǎng)絡(luò)的方式，對區(qū)域內(nèi)的民生需求、低保用戶信息、低保用戶服務(wù)及民生政策落實等方面進(jìn)行分化與調(diào)整，在注重低保檔案信息管理處理的前提下，對低保檔案進(jìn)行審核及分類，但是，低保用戶本身的信息虛假問題、低保申請審核及立案存儲等方面，還需要進(jìn)一步總結(jié)與統(tǒng)一處理。例如，吉林省公主嶺市的低保申請與低保審核分化為兩個體系，部分低保服務(wù)提供極容易出現(xiàn)材料不齊全、不規(guī)范的情況。此外，低保服務(wù)工作的開展，其管理工作忽略了服務(wù)時效性，部分低保申請及立案缺少及時性，嚴(yán)重影響低保檔案信息管理工作的效率提升。最后，隨著大數(shù)據(jù)信息及網(wǎng)絡(luò)平臺搭建，低保電子檔案的數(shù)據(jù)庫安全也影響低保檔案信息管理的效果優(yōu)化，低保檔案信息存儲以五年為主，但是，這并不能滿足社會救助體系及低保服務(wù)的綜合性落實與改革。吉林省公主嶺市低保檔案信息管理雖然有專業(yè)化流程，但是，立案時效、申報信息審核、低保用戶服務(wù)提供、檔案信息的安全性等方面仍需進(jìn)一步強化。缺少針對低保檔案信息的管理及安全保護(hù)，直接影響網(wǎng)絡(luò)背景下的新型社會救助體系創(chuàng)新。
3優(yōu)化吉林省公主嶺市低保檔案信息管理的可行性措施
3.1深化低保檔案信息的基礎(chǔ)建設(shè)。低保檔案的基礎(chǔ)建設(shè)需要從低保人員檔案、低保檔案保存規(guī)范性入手，這是構(gòu)建新型社會救助體系的基礎(chǔ)性工作。對吉林省公主嶺市的不同低保人員進(jìn)行集中處理，并以鎮(zhèn)、鄉(xiāng)、村為基點，對低保人群的基本信息、生活水平、貧困程度等方面進(jìn)行信息收集，以此為后續(xù)的低保服務(wù)開展提供信息依據(jù)。針對低保檔案信息的收集、存儲，以完善檔案規(guī)范管理制度的方式，結(jié)合村鎮(zhèn)的實際情況，構(gòu)建專項的檔案管理制度。例如，部分低保用戶身體有殘疾，可以采用成立“殘疾人低保檔案庫”的方式，對不同殘疾等級的低保用戶提供不同的社會救助服務(wù)。3.2落實動態(tài)管理。民生政策及新型社會救助服務(wù)體系的構(gòu)建，需要結(jié)合吉林省公主嶺市的民生情況以及低保服務(wù)的落實情況進(jìn)行分析，在與其他行政部門協(xié)調(diào)落實社會服務(wù)的過程中，需要針對低保用戶的經(jīng)濟水平變化進(jìn)行調(diào)整。強化低保申請及低保辦理的資質(zhì)，在明確低保對象后，為期發(fā)放低保金。針對部分已經(jīng)“脫貧”用戶，需要及時進(jìn)行處理，采用定期、不定期的抽查、民生普及的方式，對低保用戶、申報低保人群的經(jīng)濟條件、實際生活情況進(jìn)行信息收集與整理，這是利用低保檔案信息實現(xiàn)低保服務(wù)效益最大化的關(guān)鍵性工作。3.3強化信息化數(shù)據(jù)庫的安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)低保檔案信息庫的構(gòu)建，相對簡化了低保檔案信息的管理流程，但是，信息化數(shù)據(jù)庫的安全性及技術(shù)應(yīng)用等方面仍需進(jìn)一步強化，所以，吉林省公主嶺市的低保檔案信息管理，需要針對不同低保人群、不同時間段內(nèi)的低保申請用戶進(jìn)行專項管理，以成立“低保申請數(shù)據(jù)庫”、“低保審核數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶服務(wù)數(shù)據(jù)庫”、“低保用戶調(diào)查數(shù)據(jù)庫”的方式，實現(xiàn)社會救助體系的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。局域網(wǎng)絡(luò)的安全需要以信息查詢準(zhǔn)則、信息隱蔽性為中心，例如，不允許擅自對低保用戶信息進(jìn)行拷貝，以網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測的方式，對低保檔案信息的應(yīng)用方式進(jìn)行監(jiān)管，以此提高低保檔案信息的安全性。3.4注重人員管理及培養(yǎng)。吉林省公主嶺市新型社會救助體系及低保檔案管理工作的落實與調(diào)整，需要從人員培訓(xùn)、人員管理的角度進(jìn)行強化。采用“獎懲制度”并從的方式，對低保檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行管理，針對人員的信息處理效率、信息存儲全面性、信息安全性保護(hù)等方面進(jìn)行審核，以構(gòu)建綜合性人員管理制度的方式，實現(xiàn)低保服務(wù)處理時效性、管理效果的綜合提升。在分化人才培養(yǎng)及檔案人員管理的過程中，需要以低保檔案數(shù)據(jù)庫為中心，并以成立檔案人員培訓(xùn)機制的方式，對檔案人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理能力等方面進(jìn)行提升，以此推動新型社會救助體系建設(shè)及低保檔案信息管理質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。
作者:左丹 單位:吉林省公主嶺市民政局社會救助事業(yè)中心
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理
1維護(hù)社會保險檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
2社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
環(huán)保檔案是對以往工作情況的及時記錄、工作得失的分析、研究和總結(jié)，能夠為后續(xù)環(huán)保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎(chǔ)，能夠有效避免重復(fù)錯誤的一再出現(xiàn)，有助于環(huán)保工作的不斷優(yōu)化、完善，推動環(huán)保技術(shù)人員的不斷創(chuàng)新。一些落后的保護(hù)方法被不斷改進(jìn)或直接棄用，另一些高效的保護(hù)方法則被繼續(xù)沿用并持續(xù)優(yōu)化。同時，通過整合、判斷環(huán)保檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ξ?dāng)?shù)氐沫h(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣狀況及變化趨勢進(jìn)行準(zhǔn)確評估與預(yù)測，明確后期環(huán)境工作重心。此外，這些數(shù)據(jù)還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說服力的依據(jù)，方便環(huán)境執(zhí)法、政府決策以及科學(xué)研究。
二、較高的科學(xué)技術(shù)價值
當(dāng)前，我國環(huán)境污染問題十分嚴(yán)峻，已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟健康與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵原因。基于這一現(xiàn)狀，相關(guān)學(xué)者們展開了大量研究，以期找出有效的應(yīng)對方法，顯著改善我國環(huán)境現(xiàn)狀。而環(huán)保檔案中所蘊含的豐富信息，為學(xué)者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數(shù)據(jù)。例如，通過對比、分析被保護(hù)區(qū)域環(huán)境的水質(zhì)、魚群種類、水生植物類等的歷年保護(hù)結(jié)果，并作進(jìn)一步的研究論證，能夠為展開該區(qū)域的環(huán)境科研工作提供重要的信息來源與論據(jù)。
三、環(huán)保檔案管理的實施步驟
1.嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。我院嚴(yán)格遵循國家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進(jìn)行環(huán)保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國檔案法》、《全國環(huán)保管理條例》、《環(huán)保檔案管理辦法》以及《環(huán)保檔案管理暫行規(guī)定》等重要規(guī)定。
2.準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過程中，往往涉及的檔案材料的數(shù)量較大、類別較多，一旦管理人員對這些材料的擺放或存儲過于隨意化和無序化，不僅查詢時耗時耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對這些檔案材料按一定依據(jù)進(jìn)行分門別類，對其歸檔范圍進(jìn)行準(zhǔn)確界定，實現(xiàn)有序、便捷和高效查詢和利用。通常可按表1所示進(jìn)行有序歸檔。
3.檔案材料的管理。在準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對檔案進(jìn)行存儲管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲介質(zhì)劃分，我院的環(huán)保檔案主要分為電子文件與紙質(zhì)資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲存載體，以計算機等數(shù)字設(shè)備為閱讀、處理媒介，在通信網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)自由傳輸?shù)奈募?，該文件以?shù)碼的形式產(chǎn)生于數(shù)字設(shè)備與數(shù)字環(huán)境中。我院經(jīng)歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來歸檔電子文件。對于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進(jìn)行:
(1)做好歸檔前的檢查工作。對于將要歸檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范來核查電子文件的內(nèi)容，確保內(nèi)容的真實性與完整性;隨后對光盤進(jìn)行檢查，確認(rèn)其表面潔凈、無劃痕;最后確認(rèn)存儲在光盤上的內(nèi)容無病毒、可讀性好。
(2)做好光盤的存儲工作。在將光盤存檔的過程中，必須做好光盤的保護(hù)工作，盡量避免對光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實際存儲過程中，應(yīng)盡量做到以下幾點:為了防止光盤在存儲時擦劃失效、擠壓變形，對于容易損傷的光盤，應(yīng)加設(shè)光盤保護(hù)盒。我院采取硬質(zhì)塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對于單片光盤，應(yīng)將其裝入盒內(nèi)，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時，將其與紙質(zhì)資料分開;光盤存放的場所應(yīng)遠(yuǎn)離強熱源、強磁場，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過放置溫度計、濕度計以及干燥劑等方式來實現(xiàn)對儲存環(huán)境的及時調(diào)控。
(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實際存儲過程，常常會因為光盤變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數(shù)據(jù)與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長久性，必須對其進(jìn)行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內(nèi)容完整度。一般情況下，光盤超過四年就要進(jìn)行一次機讀檢驗，并且其合格率應(yīng)為百分之百。同時，當(dāng)更新相關(guān)處理設(shè)備(如計算機)后，應(yīng)及時檢查設(shè)備運行環(huán)境，確認(rèn)光盤與計算機光盤驅(qū)動的兼容性。如果無法兼容，則要對光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)換。此外，為了避免光盤出現(xiàn)問題而無法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質(zhì)資料。我院環(huán)保檔案中的紙質(zhì)資料主要含有:環(huán)境評價報告書、檢測報告、合同書，任務(wù)書、項目批復(fù)以及公眾參與等內(nèi)容。盡管隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文檔式的信息儲存方式被越來越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質(zhì)資料存儲的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。
(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質(zhì)資料之前，首先由資料產(chǎn)出部門對資料的真實度、完整度與可靠度進(jìn)行初審與復(fù)審，確認(rèn)資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對上交的紙質(zhì)資料再一次進(jìn)行審核，確認(rèn)材料滿足歸檔要求后進(jìn)行歸檔。
(2)做好紙質(zhì)資料的保存工作?；诩堎|(zhì)資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質(zhì)資料時，除了給紙質(zhì)資料預(yù)留足夠的儲存空間外，還要做好相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質(zhì)資料儲存室放置了溫度計、濕度計、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。
低保檔案是經(jīng)過縣、鄉(xiāng)級人民政府和街道辦事處對低保的受理、調(diào)查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實施規(guī)范化管理，既是低保工作順利進(jìn)行的需要，也是以改善民生為重點的客觀需求。低保檔案管理原則上可分為分級管理和日常管理。分級管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過，縣民政局根據(jù)低保對象花名冊、低保對象分類統(tǒng)計表，低保金統(tǒng)計表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會化發(fā)放操作，并定期對低保戶進(jìn)行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經(jīng)過民政部門三個層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時，應(yīng)該對低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行一戶一號制度，在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實際情況對低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實施動態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對低保家庭經(jīng)濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對低保對象全部建檔，實行審批分級管理、日常管理隨時歸檔的原則；并且應(yīng)規(guī)范管理流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保低保工作進(jìn)行的井然有序。
2加強低保檔案基礎(chǔ)性工作
低保檔案真實地記錄了低保政策的落實情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此加強低保檔案基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。低保檔案工作的基本內(nèi)容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。
2.1低保檔案的收集及歸檔
鄉(xiāng)鎮(zhèn)指派專門人員，對申請低保人員填寫的審批表及相關(guān)的證明收集整理，建立資料檔案?？h級民政部門對提交的申報材料進(jìn)行審核，并進(jìn)行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。
2.2低保檔案的整理編目
由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應(yīng)將低保檔案按照申請審批過程中材料提交先后順序或文件重要程度進(jìn)行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補充材料或增加新材料，低保檔案應(yīng)按照時間順序?qū)n案進(jìn)行排列、編號。
2.3低保檔案的保管期限及移交
因低保檔案實行一戶一號制度，實行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應(yīng)在停保后確定，一般再保存5年，須提交機關(guān)綜合檔案室，因為屬于短期保存，不需向當(dāng)?shù)赝墮n案局移交。
2.4低保檔案的利用
低保檔案主要供有關(guān)的管理機關(guān)及單位使用，不對外開放，未經(jīng)縣級以上機關(guān)，不允許將相關(guān)的低保資料信息對外公開。低保檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。如若想查詢個人低保信息，可憑借身份證和低保證明經(jīng)審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。
2.5完善低保對象個人申報材料
低保對象個人資料包括：個人申請書、低保對象申報（審批）表、低保對象家庭生活狀況調(diào)查表、誠信承諾書、法定贍養(yǎng)人員簽名認(rèn)可證實表、居民戶口薄、身份證復(fù)印件、申請人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料（如下崗證、社保證明、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學(xué)生證或入學(xué)通知書、就業(yè)狀況證明、勞動能力狀況證明、按有關(guān)政策領(lǐng)取一次性補助費的數(shù)額及用途證明、有關(guān)裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報材料不齊全的一律不予審批。
2.6加強低保檔案資料的收集與整理
低保對象個人資料檔案，實行一戶一檔，編號管理。城鄉(xiāng)低保檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對象個人資料檔案不齊全的，各地要以低保對象簽到、年審為契機進(jìn)行收集補齊存檔?？h民政局應(yīng)配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個人資料建檔外，低保金領(lǐng)取存折發(fā)放表、低保對象花名冊、調(diào)整（停止）低保待遇花名冊等業(yè)務(wù)資料和公文材料也要一并建檔。
3動態(tài)報表類的檔案管理
城市低保：《城市低保對象綜合統(tǒng)計表》、《城市低保對象保障金發(fā)放審批表》、《城市低保對象動態(tài)情況統(tǒng)計表》、《城市低保對象花名表》（電子版）、《城市低保對象分類施保情況統(tǒng)計表》、《城市低保特定救助對象統(tǒng)計表》、《城市低保特定救助對象統(tǒng)計表》按月上報，每月二十五日前報當(dāng)月報表。農(nóng)村低保：《農(nóng)村低保對象綜合統(tǒng)計表》、《農(nóng)村低保對象保障金發(fā)放審批表》、《農(nóng)村低保對象動態(tài)情況統(tǒng)計表》、《農(nóng)村低保對象花名表》（電子版）。以上報表按季上報，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報本季報表。當(dāng)月（季）各報表間的戶數(shù)、人數(shù)、金額等要相互對應(yīng)吻合。其中，新審批、復(fù)核無變化、終止，復(fù)核有變化等對象填寫《城市（農(nóng)村）低保對象花名表》時，要按規(guī)定表樣分開填寫。
4注重低保信息化管理
1.1規(guī)范化尚未形成
由于醫(yī)療信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)，我國的城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險檔案已經(jīng)初步的完成信息化。然而，在信息化的過程中卻出現(xiàn)一個問題，即我國沒有形成規(guī)范化的信息化檔案格式，不同的省、市，甚至不同的醫(yī)院都依自己的需要建立信息化檔案。不規(guī)范的信息化檔案建立的方式給未來整合信息化檔案資源帶來很多問題。比如如果兩份格式不同的醫(yī)療保險檔案資料要整合在一起，就有可能會出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)的問題。
1.2操作化尚未實現(xiàn)
相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)有時對檔案管理的認(rèn)知出現(xiàn)問題。他們認(rèn)為要做好檔案管理就只需要被動的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術(shù)性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調(diào)到檔案管理辦公室讓他們繼續(xù)發(fā)揮余熱。然而隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會節(jié)奏的加快，人們對檔案管理的質(zhì)量要求越來越高，人們要求檔案管理人員能夠主動了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)來說，人們要求醫(yī)療保險檔案的工作人員要熟悉網(wǎng)絡(luò)，以信息化的思路看待醫(yī)療保險檔案建設(shè)的問題；要求他們熟悉計算機操作，能夠準(zhǔn)確的錄入檔案資料；能夠從醫(yī)療保險檔案的數(shù)據(jù)中提煉出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未進(jìn)行
醫(yī)療保險檔案資料是帶有隱私性質(zhì)的檔案資料，在未經(jīng)持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫(yī)療保險檔案的資料。然而隨著我國信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息安全的不足也成為人們憂慮的問題。如果不能給予醫(yī)療保險檔案共享平臺一個安全的保障，那么醫(yī)療保險檔案共享化就難以持續(xù)。
2做好醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)的對策
2.1完善信息化檔案的標(biāo)準(zhǔn)
要讓醫(yī)療保險檔案信息化實現(xiàn)，就要在全國的范圍內(nèi)統(tǒng)一一個科學(xué)的醫(yī)療保險檔案建立標(biāo)準(zhǔn)備，它必須要能準(zhǔn)確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標(biāo)準(zhǔn)的、錄入的格式必須是統(tǒng)一的、使用的標(biāo)簽必須是科學(xué)的。如果不能做好這一系列的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么醫(yī)療保險信息化建設(shè)的根基會非常薄弱。要確保這個環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行，我國相關(guān)的部門要統(tǒng)一建設(shè)意見，督促執(zhí)行過程、嚴(yán)格審核結(jié)果。
2.2培養(yǎng)現(xiàn)代化管理的人才
醫(yī)療保險檔案建設(shè)能不能順利進(jìn)行，與執(zhí)行該建設(shè)的一線工作人員的素質(zhì)有很大的關(guān)系，為了讓醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)能順利的推進(jìn)，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)必須拋棄陳舊的觀念，用現(xiàn)代化信檔案管理的方式看待醫(yī)療保險檔案建設(shè)的工作。為了確保一線工作人員的素質(zhì)，相關(guān)部門的管理人要從招聘、培訓(xùn)、考核這三個方面確保人才的素質(zhì)。即人力資源管理部門要招聘具有現(xiàn)代化管理經(jīng)驗、具有較大發(fā)展?jié)摿Φ臋n案人員；錄取適當(dāng)?shù)娜诉x以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓(xùn)，讓他們能擁有現(xiàn)代化的管理意識和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標(biāo)考核工作人員的成績，讓他們的成績與經(jīng)濟收入掛勾。
2.3做好安全化平臺的建設(shè)
雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會比較困難，可是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，依然能夠提高醫(yī)療保險檔案的保密性。比如醫(yī)療保險檔案建設(shè)部門要使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)杜絕有人入侵信息檔案建設(shè)的平臺；要求醫(yī)療保險檔案持有人牢記調(diào)閱醫(yī)療保險檔案的密碼，并用多重驗證的方式確保其機密性。
3總結(jié)
在《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中有明確指出：社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進(jìn)入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當(dāng)中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業(yè)務(wù)的檔案在管理過程中都是具體依據(jù)國家所頒布的《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進(jìn)行執(zhí)行。因此，一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員，要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平，就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過認(rèn)清與掌握自己的工作范疇，工作內(nèi)容，才能更為有效地提高社會服務(wù)水平。
二、以對醫(yī)療檔案前期文書的處理為切入口
從醫(yī)療檔案管理的角度來看，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié)，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權(quán)益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據(jù)。“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標(biāo)，也是反映社會保險事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量，也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意，其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標(biāo)題是否是準(zhǔn)確的，主送單位與抄送單位是否準(zhǔn)確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發(fā)的手續(xù)有無。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。
三、以醫(yī)療檔案管理的信息化發(fā)展為切入口
案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
四、以對檔案管理工作正確的認(rèn)識為切入口
成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，通過制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細(xì)則等措施，不僅將社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標(biāo)管理。市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長、相關(guān)處（科）室負(fù)責(zé)人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學(xué)歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責(zé)，并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，各處（科）室兼職檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門形成的業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員，指導(dǎo)開展全市社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。
二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)
成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案庫房也達(dá)到了40平方米/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)，能夠容納近期應(yīng)接收的社會保險業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達(dá)400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)
為提升社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實施細(xì)則》，要求市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)通過建立社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機構(gòu)定期對各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細(xì)則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導(dǎo)，嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機構(gòu)對各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識清楚。同時，各社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理人員還須定期對業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。
四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)
為方便群眾查閱利用社會保險業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。
五、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的問題整改
