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關(guān)鍵詞： 高校人事檔案 高校人事管理 新模式
人事檔案是人事管理實踐活動的產(chǎn)物，是客觀事物的原始記錄，其內(nèi)容主要是記述和反映個人的自然情況、社會經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作學(xué)習(xí)狀況等材料，并以此來服務(wù)于組織人事工作。隨著高校的經(jīng)濟(jì)地位和社會地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側(cè)重點和歸檔內(nèi)容順序需作相應(yīng)的調(diào)整。
1.高校人事檔案管理存在的問題
（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學(xué)科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學(xué)科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統(tǒng)計。這種分散管理破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。
（2）材料內(nèi)容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內(nèi)容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)”，“努力鉆研業(yè)務(wù)”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現(xiàn)不出個性特色。
（3）部分材料不規(guī)范、不完整。應(yīng)該歸檔的材料檔案里沒有，不應(yīng)該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，有的材料還是復(fù)印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團(tuán)的時間、學(xué)歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時間越填越早，學(xué)歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實性大大降低。
（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉(zhuǎn)遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性較差，利用率較低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代信息技術(shù)手段尚未在學(xué)院人事檔案管理中廣泛應(yīng)用，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。
（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，開拓創(chuàng)新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務(wù)”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統(tǒng)的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續(xù)，為個人因辦理入黨、升學(xué)、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料，而很少對檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的分析研究、再加工或開發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。
2.高校人事管理的特點
（1）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員，以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
（3）人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟(jì)的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
3.高校人事管理新模式的探索
（1）抓好隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識、科學(xué)技術(shù)知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責(zé)任心、強烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無聞、無私奉獻(xiàn)精神、黨性好、作風(fēng)正、守紀(jì)律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。其次要經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握科學(xué)的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學(xué)性。最后，各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員的思想、學(xué)習(xí)和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調(diào)動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。
（2）健全工作制度，加強科學(xué)管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應(yīng)用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進(jìn)檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象，使檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化，為高校干部人才隊伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。
（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學(xué)校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應(yīng)補充新時期形成的材料，例如將人事調(diào)動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作能力、成就貢獻(xiàn)等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內(nèi)容材料。人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學(xué)校機關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果及其他業(yè)務(wù)方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。
（4）人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息，建立一個豐富強大的數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)對人才隊伍進(jìn)行統(tǒng)計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現(xiàn)實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化，例如學(xué)歷、學(xué)位證書，近期的干部履歷，干部職務(wù)任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。
完整、真實的人事檔案才能全面、準(zhǔn)確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學(xué)校各項工作服務(wù)。因此，學(xué)校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創(chuàng)新，把工作推上新的臺階。
參考文獻(xiàn)：
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［2］朱玉媛.干部人事檔案工作的現(xiàn)狀與對策.中國檔案，1998，（8）.
一、中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務(wù)信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡單，個人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導(dǎo)致學(xué)校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來不便。
（二）學(xué)校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學(xué)校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學(xué)將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務(wù)部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎情況和教學(xué)的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負(fù)責(zé)科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負(fù)責(zé)人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導(dǎo)致檔案管理過于分散，很容易使學(xué)校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學(xué)的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學(xué)的人事檔案在計算機里，沒有進(jìn)行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導(dǎo)致了資源的浪費。還有些學(xué)校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴(yán)實，經(jīng)常有外人隨意進(jìn)出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。
二、中學(xué)人事檔案管理模式優(yōu)化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負(fù)責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進(jìn)檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細(xì)情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力，教師的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準(zhǔn)確反映出教師的個人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進(jìn)人事檔案地位的建立，為學(xué)校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進(jìn)學(xué)校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。
（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學(xué)年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進(jìn)的軟件對人事的信息進(jìn)行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學(xué)校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學(xué)校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標(biāo)準(zhǔn)，保證在學(xué)校管理過程中人事檔案“好用、管用”。
一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題
現(xiàn)階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個人經(jīng)歷、家庭情況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個性特點的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實現(xiàn)人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會。
一是建立具有個性的學(xué)校人事檔案材料。針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補充能反映當(dāng)事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學(xué)校；人事檔案；檔案管理
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案的管理需要從檔案管理制度以及信息化相結(jié)合的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革。這樣有利于中等職業(yè)學(xué)校更好地適應(yīng)社會的發(fā)展以及需求，為人事檔案管理和學(xué)校的長期發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。檔案管理對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，是有效管理人才、對人才流動進(jìn)行有效統(tǒng)計的重要工作，也是對學(xué)校人事相關(guān)制度、規(guī)章等進(jìn)行有效落實以及改進(jìn)的重要成果。通過對職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的提高，可以有效地將中等職業(yè)學(xué)校人員崗位變動以及吸納人才等方面進(jìn)行更好落實。對人事檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、完整的信息整合，從而更好地指導(dǎo)學(xué)校人事管理工作，在人事管理工作順利開展的情況下，學(xué)校教育會在一個良好的環(huán)境中得到更好的發(fā)展。因此對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的加強管理并使其健全與優(yōu)化，為中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理提高效率，促使人事檔案管理的價值得以提升，也能為學(xué)校的管理工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。
二、改進(jìn)學(xué)校人事檔案信息化管理的方法
（一）加強學(xué)習(xí)，增強檔案管理人員素質(zhì)。在進(jìn)行中等職業(yè)學(xué)校人事信息化管理的過程中，應(yīng)該以提高學(xué)校人事檔案服務(wù)管理水平為目標(biāo)，將人事檔案管理信息化進(jìn)行有效導(dǎo)入及落實。在人員基本素質(zhì)以及工作能力方面，要定期進(jìn)行培訓(xùn)，建立良好的學(xué)習(xí)機制并且加強他們在工作過程中的具體落實情況。在人員信息檔案管理過程中，對計算機的應(yīng)用應(yīng)該以高效、便捷作為依據(jù)，進(jìn)行能力和實際工作效率的有效提高，并且應(yīng)該以信息技術(shù)不斷發(fā)展作為每個人工作以及學(xué)習(xí)過程中的動力，應(yīng)該隨時掌握最新的發(fā)展技術(shù)和基本技能。每個人都應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德。（二）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮自己的工作能力，并運用計算機信息化提高人事檔案的豐富程度，以及提高檔案的利用價值。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，主要運用的是基本的歸檔整理方法。信息內(nèi)容只有員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系以及社會關(guān)系等基本信息。但是在信息化以及社會化不斷發(fā)展的今天，這些內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在人事檔案管理過程中，應(yīng)該注重將工作管理人員的性格偏好、職業(yè)偏好以及工作能力、工作中的特點這些個性化的信息進(jìn)行有效整理，提高檔案的豐富度和使用價值。在科研水平方面以及課題研究方面要進(jìn)行有效的管理以及記錄。嚴(yán)格控制好每個人基礎(chǔ)信息及個性化信息的真實性以及完整性。在人事檔案信息記錄方面也要不定期進(jìn)行更新，對于人事檔案的使用價值進(jìn)行更好的提高。（三）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享。人事檔案信息化的目的主要是為了實現(xiàn)信息的有效利用以及信息資源的有效性。在信息的開放程度和實用范圍方面應(yīng)該確保信息的安全以及私密性。將人事檔案資源有效地在社會以及各個院校之間進(jìn)行相互使用，可以有效地將人事檔案以最真實、最權(quán)威的信息數(shù)據(jù)提供給使用者。在人事檔案管理信息記錄過程中，要做好風(fēng)險和私密性以及準(zhǔn)確性的控制，并且要確保人事檔案信息安全。人事檔案信息化管理應(yīng)該建立一個比較健全、完善的管理制度，并將其加入到人事檔案管理過程中，對于中等職業(yè)學(xué)校來說，人事檔案管理工作可以在最新的信息資源下進(jìn)行有效利用。
三、結(jié)束語
中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人員檔案信息管理，主要是通過在工作以及生活中將人事檔案、人事經(jīng)歷、思想表現(xiàn)以及社會能力在工作中的重要體現(xiàn)、重要貢獻(xiàn)等方面進(jìn)行了有效的整合，將這些信息有效地進(jìn)行記錄與管理。對于院校之間以及社會人員調(diào)動以及使用者使用過程中進(jìn)行參照的依據(jù)。中等技術(shù)學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理時，必須將傳統(tǒng)的方法轉(zhuǎn)換為正確的信息科技。在信息化的發(fā)展中，不斷地將傳統(tǒng)人事檔案管理過程存在的問題進(jìn)行改革以及優(yōu)化。從而實現(xiàn)社會環(huán)境以及學(xué)校環(huán)境相互的統(tǒng)一。更好地為學(xué)校以及上級領(lǐng)導(dǎo)部門、信息使用者之間進(jìn)行有效的鏈接。通過對人事檔案管理過程和管理技術(shù)手段的不斷更新，從而達(dá)到人事檔案的相互關(guān)聯(lián)以及相互的資源共享。
【參考文獻(xiàn)】
[1]吳淑娟.中等職業(yè)學(xué)校人事檔案信息化管理研究[J].課程教育研究,2018(31):251.
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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應(yīng)對措施
中圖分類號：G632文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中學(xué)是一所歷史悠久的學(xué)校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學(xué)"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學(xué)生，著名文史學(xué)家、詞曲學(xué)家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學(xué)，并擔(dān)任校長?？箲?zhàn)爆發(fā)后，學(xué)校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉(zhuǎn)永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學(xué)，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學(xué)?！，F(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位?，F(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。
1.人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
2.人事檔案管理與利用存在的問題
2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務(wù)繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關(guān)于干部人事檔案培訓(xùn)的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學(xué)校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務(wù)重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。
2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學(xué)校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，但是學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平培訓(xùn)與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。
2.4單位人事部門檔案意識不強。為規(guī)范各學(xué)校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導(dǎo)科唐志紅科長編寫的《小學(xué)校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認(rèn)真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。
2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學(xué)校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。
2.6檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。
3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強檔案意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認(rèn)可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。
3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費列入單位財務(wù)計劃，保證經(jīng)費落實；改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實做好"干部人事檔案改版"任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期國家教育發(fā)展事業(yè)對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。
3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本?，F(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。
在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。
3.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機、掃描機；裝訂技術(shù)；自動打眼機等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。
[關(guān)鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0063-01
人事檔案記錄著個人的詳細(xì)經(jīng)歷，是用以聘任、選拔、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源的管理工作中有著不可代替的位置。然而，隨著高校人事制度的進(jìn)一步深化，人事檔案中存在的問題卻越來越明顯。
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）重視不夠，收集整理不規(guī)范，材料不完整
絕大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏有效的制度和監(jiān)管。另外，由于檔案管理人員的頻繁更換，也導(dǎo)致各自對檔案材料的收集整理自成一體，沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，大大降低了檔案的綜合利用價值。 再者，人事檔案要求具有真實性，但在實際的人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)履歷表中填寫的內(nèi)容信息不真實等失真現(xiàn)象，因而造成一定的負(fù)面影響。
（二）檔案管理手段落后
目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統(tǒng)的手工管理方式，只重視對案卷的分類而忽視其在人才選拔、培養(yǎng)和開發(fā)、合理配置人力資源等方面的應(yīng)用。因此檔案的開發(fā)過程繁瑣，檔案檢索和利用困難。另一方面，人事檔案是由各級政府人事部門及其所屬人才中介機構(gòu)管理，人事檔案調(diào)動傳遞手續(xù)繁雜，尤其是異地調(diào)動各地區(qū)規(guī)矩不一，造成時間成本較高。這些都給人事檔案的轉(zhuǎn)遞帶來一定的影響。
（三）對人事檔案的利用率低
人事檔案的合理利用一直是人事檔案工作中的重要問題之一，大多數(shù)高校的人事檔案管理工作只是簡單地把檔案進(jìn)行分類存放，偶爾查閱，并沒有把人事檔案有效、合理地利用起來，僅僅是作為個人信息的依據(jù)，這樣的人事檔案管理工作簡單乏味，同時也失去了個人檔案的價值，造成人員與資源的浪費。
二、對于人事檔案管理工作改革的幾點建議
（一）建立健全檔案管理制度
一是建立健全人事檔案管理的各種制度，嚴(yán)格按照規(guī)定管理人事檔案，實現(xiàn)以人為本的服務(wù)體制，推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)。二是材料的收集要全面、及時，對于有變化的人事檔案應(yīng)該采取隨時隨地收集整理，以免造成檔案不完整或檔案丟失的現(xiàn)象，對于每年固定形式的人事檔案應(yīng)采取定期收取的形式，例如，年終或年初開始收集。收集到的人事檔案應(yīng)認(rèn)真鑒別后歸檔，確保人事檔案的真實性，為以后的各種活動提供真實、有效的數(shù)據(jù)信息。對于人事檔案的借閱、傳遞性質(zhì)的活動要認(rèn)真做好記錄，防止人事檔案在傳遞過程當(dāng)中損壞或丟失。
（二）創(chuàng)新管理方式加強信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息的資源庫，是人事工作得以正常開展的重要保障，必須不斷地把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理之中，用以提高人事檔案管理工作的效率。這不僅是人事制度改革與發(fā)展的需要，也是其適應(yīng)社會對檔案信息需求的客觀需要。因此，要把人事檔案管理工作同時展結(jié)合起來，利用先進(jìn)的計算機技術(shù)和科學(xué)的系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)管理，開發(fā)利用更完善的人事檔案管理軟件，并將人才信息的收集、反饋與跟蹤融入到系統(tǒng)當(dāng)中，快速準(zhǔn)確地提供人事信息，從而改變過去的傳統(tǒng)方式，使人事檔案管理轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)化、信息化。另外，還可以在學(xué)校內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，形成網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供快速、準(zhǔn)確的資料，為師資隊伍的建設(shè)提供詳實的材料，促進(jìn)人才的合理流動。
（三）合理利用人事檔案，提高其利用率
要大力提高檔案的利用價值，充分挖掘出檔案應(yīng)有的功能。將人事檔案密切融入到教職工的工作中，提高其在工作中的影響力與執(zhí)行力。要做到以上要求，一是要豐富檔案內(nèi)涵。在檔案中增加全面反映教職工真實情況的內(nèi)容。二是要合理開發(fā)、利用人事檔案資源的優(yōu)勢，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，發(fā)揮檔案的社會效益。
三、結(jié)語
總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，對促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會發(fā)揮著重要作用。加強和改進(jìn)人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務(wù)，要從制度上、觀念上更新，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經(jīng)驗。按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為人力資源的開發(fā)發(fā)揮好儲備作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)對策[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報，2009（03）.
摘要隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況,新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn),檔案工作如何與時俱進(jìn),加快發(fā)展,更好地為黨的組織、人事工作服務(wù),筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實踐,就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c體會。
關(guān)鍵詞人事檔案 管理
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來,作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn),傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多,其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn),在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”――食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此,傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié),新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神,要促進(jìn)人才的合理流動,必須進(jìn)一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制,發(fā)展人事業(yè)務(wù),改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準(zhǔn)入政策,推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度,探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為,人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展,也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上,立卷不夠規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣,個別干部的“年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙,但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙,高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格印制超過裝訂線,給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時代的發(fā)展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多,而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少,這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上,技術(shù)手段滯后,運行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng),大部分是靠手工操作,費時、費力,效率低,與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量,就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性,但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化,就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化:
(一)實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化
干部人事檔案管理質(zhì)量的提高,重要一條就是要及時收集和補充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量,對收集到的檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精煉,觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔,對于不屬歸檔范圍的材料,及時退給有關(guān)單位,做到不散失、不積壓。
(二)改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法,實行計算機管理,提高檔案管理的信息化
對干干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行,這兩種方法均有一定的科學(xué)性,但用記起來費時,用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時,為提高檔案管理水平,可以采用計算機管理人事檔案信息,研究建立兩個系統(tǒng):檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時,運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng),使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
(三)分類管理
國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制,由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
(四)人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn),并加強執(zhí)法檢查;同時,檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實行資格證制度,并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費標(biāo)準(zhǔn)。
(五)利用現(xiàn)代化管理手段
人事檔案管理也要與時俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,加大投入,對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù),開發(fā)研制人事檔案管理軟件,建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,并實行聯(lián)網(wǎng),通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時俱進(jìn),注重檔案的服務(wù)性,才能提高檔案的利用價值,牽一發(fā)而動全身,人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力,必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強有力的保障。
參考文獻(xiàn):
(1)王云慶 苗壯 《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島:青島出版社 2002年220
