時(shí)間：2023-05-17 16:11:23
序論：在您撰寫工程建設(shè)檔案管理規(guī)范時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：風(fēng)電建設(shè)工程、檔案、規(guī)范化、管理
中圖分類號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、前言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域都得到了一定的發(fā)展，其相應(yīng)的檔案管理工作越來(lái)越重要，并且受到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。在風(fēng)電建設(shè)工程中加強(qiáng)檔案管理工作也是勢(shì)在必行的環(huán)節(jié)，為了有效增強(qiáng)工程檔案管理工作的能力，一定要加強(qiáng)管理制度的應(yīng)用，并且對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，進(jìn)而確保工程檔案管理的規(guī)范化。
二、風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)
風(fēng)電建設(shè)工程檔案主要就是指建設(shè)期間的一些歷史記錄，其可以真實(shí)的反映風(fēng)電建設(shè)工程施工的全過(guò)程。在工程建設(shè)階段，檔案資料可以為相關(guān)建設(shè)工作提供一定的參考與指導(dǎo)；在工程竣工移交之后，其還可以為相關(guān)管理維護(hù)、風(fēng)電工程正常工作以及發(fā)揮投資效益等方
面提供可靠的保障；隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其還可以為工程擴(kuò)建提供相關(guān)的參考依據(jù)。因此，一定要加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)轱L(fēng)電建設(shè)工程在實(shí)施過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的專業(yè)技術(shù)資料以及管理文件，主要有文字記
錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據(jù)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，只有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理制度以及風(fēng)電行業(yè)的相關(guān)特點(diǎn)開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規(guī)范化與價(jià)值性。
在風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理中主要包括以下特點(diǎn)：一是，風(fēng)電建設(shè)工程涉及的領(lǐng)域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作人員的流動(dòng)非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進(jìn)行及時(shí)的收集，要不然也就無(wú)法達(dá)到歸檔的完整性。二是，風(fēng)電建設(shè)工程是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)以及具有較強(qiáng)技術(shù)性的系統(tǒng)，在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要實(shí)現(xiàn)規(guī)范整理、科學(xué)分類，并且相關(guān)工作人員一定要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜，并且要求非常嚴(yán)格的工作，一定要確保相關(guān)工作人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，進(jìn)而可以自覺按照國(guó)家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理規(guī)范執(zhí)行具體操作，樹立良好的敬業(yè)精神。四是，檔案管理工作的相關(guān)人員一定要對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及專業(yè)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，并且對(duì)相關(guān)文件、文檔以及圖紙資料進(jìn)行一定的處理。
三、風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀
1、傳統(tǒng)觀念過(guò)重
就風(fēng)電機(jī)構(gòu)而言，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理并沒(méi)有像工程建沒(méi)一樣給予同樣的重視和關(guān)注，大部分的單位認(rèn)為只要工程質(zhì)量做得好，過(guò)程中無(wú)紕漏，施工完畢沒(méi)問(wèn)題，設(shè)備使用運(yùn)作好，就是重中之重，這種傳統(tǒng)的觀念，從根本上就忽視了風(fēng)電項(xiàng)目檔案存在的重要性和必要性，覺得項(xiàng)目檔案只不過(guò)就是起到了對(duì)文字的記載和對(duì)資料的保存作用，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目檔案的作用有更深入的理鰓，
2、管理介入較晚
目前我國(guó)的風(fēng)電項(xiàng)目檔案，通常都是設(shè)計(jì)單位繪圖完，建設(shè)單位興建完，施工單位運(yùn)作完，監(jiān)理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應(yīng)的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動(dòng)地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的檢查，也更不能起什么監(jiān)督和監(jiān)理作用，以至于在后續(xù)所產(chǎn)生的各種問(wèn)題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發(fā)揮出項(xiàng)目檔案最為重要的作用。
3、項(xiàng)目要件不全
由于在風(fēng)電項(xiàng)目檔案的形成過(guò)程中，并不是所有的人員都具有專業(yè)的素質(zhì)和能力，這就會(huì)造成在部分環(huán)節(jié)和過(guò)程中，資料相對(duì)不健全，檔案內(nèi)容不完善，要件相對(duì)不規(guī)范，施工記錄不詳細(xì)，設(shè)計(jì)編號(hào)不完整，技術(shù)方面依據(jù)}己載不足，圖紙標(biāo)記相對(duì)紊亂等等，這些項(xiàng)目要件不全，就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的相對(duì)脫節(jié)，就會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不良的影響，甚至?xí)斐删薮蟮膿p失。
4、人員素質(zhì)參差不齊
就目前來(lái)說(shuō)，風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作人員，并不是全是檔案專業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生，也有一些相對(duì)年齡較大，學(xué)歷相對(duì)較低，能力相對(duì)不高，素質(zhì)相對(duì)不強(qiáng)的人員在從事項(xiàng)目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數(shù)的工作人員在上崗前也并沒(méi)有接受過(guò)相對(duì)正規(guī)和專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，很多的員工都是在依據(jù)自己摸索出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)開展工作，這也勢(shì)必會(huì)造成項(xiàng)目檔案記錄的各種漏洞和不足。
四、規(guī)范風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的措施
1、改變觀念
要想提高風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作管理水平，首先要改變風(fēng)電檔案管理在整個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面，施工方面，監(jiān)理機(jī)構(gòu)，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對(duì)于風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)和深入了解，在最開始從思想上，就要強(qiáng)化對(duì)于項(xiàng)目檔案的關(guān)注和重視，提高對(duì)于項(xiàng)目檔案內(nèi)部的認(rèn)識(shí)。
2、領(lǐng)導(dǎo)重視
檔案工作一定要爭(zhēng)取得到單位分管領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級(jí)或有關(guān)主辦單位那里，與有關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系或從前期工作人員索取資料都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。對(duì)于各參建單位檔案管理工作指導(dǎo)，包括對(duì)各施工單位下發(fā)檔案制度，參與各階段工程質(zhì)量監(jiān)督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。
3、及時(shí)介入
為了加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理，就更應(yīng)該讓工作人員從一開始的項(xiàng)目設(shè)計(jì)人手，就逐步介入跟進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)計(jì)、建沒(méi)、監(jiān)督、監(jiān)理、后續(xù)等工作的檔案記錄，直觀、動(dòng)態(tài)地反映出整個(gè)風(fēng)電工程的各項(xiàng)指標(biāo)和依據(jù).為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實(shí)、可靠的資料。
4、建立并且完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
在風(fēng)電建設(shè)工程中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的統(tǒng)一管理，一定要成立一支由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位共同組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)成員展開相應(yīng)的職責(zé)劃分。與此同時(shí)，參與建設(shè)的相關(guān)單位一定要成立相應(yīng)的檔案管理部門，并且安排專門人員進(jìn)行管理。當(dāng)完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，組織相關(guān)成員開展會(huì)議，對(duì)國(guó)家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合風(fēng)電建設(shè)工程中實(shí)際存在的問(wèn)題展開討論，進(jìn)而提出有效的解決措施。在實(shí)際工作中，一定要根據(jù)工程建設(shè)情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保其具有相應(yīng)的可操作性，并且嚴(yán)格落實(shí)業(yè)主與監(jiān)理、現(xiàn)場(chǎng)委托單位、施工與安裝的檔案分級(jí)管理制度，進(jìn)而確保檔案管理工作的全面展開。
5、增強(qiáng)各級(jí)資料人員的素質(zhì)水平
在檔案管理工作中，各級(jí)資料人員的責(zé)任心以及業(yè)務(wù)水平發(fā)揮著非常重要的作用。因?yàn)樵陲L(fēng)電建設(shè)工程中參與的單位比較多，因而其各級(jí)單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對(duì)這樣的情況，一定要對(duì)相關(guān)資料管理人員展開定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而讓相關(guān)工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強(qiáng)檔案管理工作的過(guò)程中，在工程建設(shè)初期就要要求各參與單位根據(jù)合同內(nèi)容，制定詳細(xì)的竣工資料目錄，主要包括案卷編號(hào)與案卷題名，同時(shí)一定要交予監(jiān)理單位進(jìn)行相應(yīng)的審核，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時(shí)候，一定要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保收集的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)漏項(xiàng)，并且保證案卷提名正確以及分類科學(xué)，進(jìn)而才可以為相應(yīng)的指導(dǎo)與管理工作提供可靠的依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理工作。
6、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查
為做好與工程項(xiàng)目相關(guān)文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問(wèn)題，我們組織各參建單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作要求。在工程建設(shè)過(guò)程中，針對(duì)工程人員檔案意識(shí)不高的問(wèn)題，檔案管理部門還加強(qiáng)對(duì)工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)。一方面幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平；另一方面促使工程項(xiàng)目檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定，有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。另外，我們還定期在建設(shè)工地現(xiàn)場(chǎng)開展檢查工作，對(duì)工程各參建單位應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行檢查，查漏補(bǔ)缺、糾偏糾錯(cuò)，確保工程資料管理制度化、程序化、規(guī)范化。
五、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，隨著風(fēng)電建設(shè)工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其檔案管理工作的重要性越來(lái)越突出。在風(fēng)電工程建設(shè)過(guò)程中，只有確保各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)建立正確、客觀的質(zhì)量觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實(shí)反映風(fēng)電工程的建設(shè)情況。因此，加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李敏：《風(fēng)電建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理》，《浙江檔案》，2013年05期
[2] 張靚：《對(duì)工程檔案管理的重要性分析思考》，《辦公室業(yè)務(wù)》，2013年23期
一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒(méi)有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無(wú)明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過(guò)程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無(wú)檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問(wèn)題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無(wú)法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無(wú)集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒(méi)有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說(shuō)明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒(méi)有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒(méi)有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過(guò)程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來(lái)看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
[關(guān)鍵詞]市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理
城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會(huì)議審議通過(guò)，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購(gòu)安裝，形成周期長(zhǎng)，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫(kù)房管理帶來(lái)壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒(méi)有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒(méi)有對(duì)工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒(méi)有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長(zhǎng)，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無(wú)法入盒，給檔案保管和利用帶來(lái)不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問(wèn)題。很多建設(shè)單位沒(méi)有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對(duì)重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒(méi)有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來(lái)很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無(wú)法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評(píng)標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號(hào)到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問(wèn)題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級(jí)管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒(méi)有對(duì)招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡(jiǎn)庫(kù)存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒(méi)有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請(qǐng)等。2、過(guò)程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請(qǐng)人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說(shuō)明、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡(jiǎn)招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠(chéng)信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績(jī)、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫(kù)存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購(gòu)等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個(gè)項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過(guò)對(duì)檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對(duì)主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對(duì)各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報(bào)表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價(jià)值。
關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè)；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對(duì)城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國(guó)城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國(guó)普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂(lè)觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒(méi)有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過(guò)程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對(duì)普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)
1.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄時(shí)間較長(zhǎng)普通公路的建設(shè)周期很長(zhǎng)，公路項(xiàng)目從工程項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、上級(jí)部門審批、施工項(xiàng)目招標(biāo)、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗(yàn)收等一系列流程要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)的時(shí)間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項(xiàng)目申報(bào)部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。
2.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資一般是非常巨大，動(dòng)輒上千萬(wàn)甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來(lái)講普通公路會(huì)有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個(gè)省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個(gè)省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會(huì)涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計(jì)院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項(xiàng)目工程檔案對(duì)所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準(zhǔn)確、完備。
3.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個(gè)工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項(xiàng)工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進(jìn)度的變化，會(huì)進(jìn)行不同施工隊(duì)伍的不同施工部分交接，這種動(dòng)態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會(huì)給相關(guān)人員帶來(lái)許多難題。如果要把公路工程項(xiàng)目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識(shí)儲(chǔ)備，并且要強(qiáng)化檔案管理人員的細(xì)致程度和責(zé)任意識(shí)，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問(wèn)題，減少項(xiàng)目工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的不必要的工作。
4.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理也迎來(lái)了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量巨大，過(guò)去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗(yàn)收階段檢查項(xiàng)目檔案的過(guò)程，通常會(huì)占用過(guò)多的時(shí)間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤的幾率也很高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使工程項(xiàng)目檔案的管理從過(guò)去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對(duì)象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺(tái)電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過(guò)程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、錄像都方便存儲(chǔ)，在工程共享平臺(tái)上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機(jī)構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項(xiàng)目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡(jiǎn)化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)在公路建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，是后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持，同時(shí)具有法律效應(yīng)。《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項(xiàng)工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗(yàn)報(bào)告；（4）有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用?！睆膰?guó)家法律來(lái)講，應(yīng)給予工程項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，但是在實(shí)際工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進(jìn)度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項(xiàng)目檔案在實(shí)際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進(jìn)度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴(yán)重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗(yàn)收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作前，需要制定科學(xué)合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒(méi)有科學(xué)的管理制度造成，不合理的管理制度難以對(duì)接工程的正常施工過(guò)程，甚至?xí)?dǎo)致竣工驗(yàn)收工作難以進(jìn)行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)工作和公路修復(fù)工作帶來(lái)極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實(shí)際操作過(guò)程中，檔案管理人員對(duì)工程施工進(jìn)程難以把握，整體認(rèn)知不足，造成檔案管理不全面等問(wèn)題。
3.檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容量大且復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來(lái)講，許多工程的項(xiàng)目檔案管理工作都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備且流動(dòng)性很大，部分單位在沒(méi)有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時(shí)雇用非項(xiàng)目人員。這些情況都會(huì)或多或少的導(dǎo)致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。
三、加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施
1.進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計(jì)算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫(kù)房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對(duì)工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識(shí)別、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對(duì)檔案收集、整理過(guò)程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時(shí)利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對(duì)于容易疏忽的問(wèn)題和出錯(cuò)的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫(kù)。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個(gè)階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對(duì)于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)暫時(shí)未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時(shí)歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。
2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進(jìn)行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺(tái)”，細(xì)化對(duì)公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則實(shí)施，防止為趕工期而越過(guò)檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系應(yīng)把責(zé)任細(xì)分到個(gè)人，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程管理和控制，一是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的檢查和技術(shù)指導(dǎo)定期對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行巡查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，適當(dāng)給予技術(shù)指導(dǎo)等方面的支持，保證項(xiàng)目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強(qiáng)竣工檔案編制期，檢查指導(dǎo)竣工檔案編制工作進(jìn)入預(yù)立卷階段，檔案工作小組針對(duì)各參建單位具體情況，進(jìn)行有針對(duì)性的檢查指導(dǎo)，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，方可立卷歸檔。三是要加強(qiáng)入庫(kù)檔案質(zhì)量管理對(duì)各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負(fù)責(zé)審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家歷次檢查記錄，對(duì)施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補(bǔ)充收集。
3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學(xué)性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項(xiàng)目檔案管理也不例外，信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來(lái)極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動(dòng)態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項(xiàng)目檔案規(guī)格進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標(biāo)進(jìn)行收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。促進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)性，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合起來(lái)，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實(shí)時(shí)監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學(xué)性，確保各種檔案信息在項(xiàng)目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過(guò)后臺(tái)導(dǎo)入公路工程項(xiàng)目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問(wèn)題。
4.加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)需要引入具有專業(yè)公路工程知識(shí)儲(chǔ)備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，全面提升團(tuán)隊(duì)的檔案管理水平。同時(shí)配合以考核體系和獎(jiǎng)懲制度，從根本上保障工程項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領(lǐng)導(dǎo)小組”的基礎(chǔ)上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項(xiàng)目檔案“領(lǐng)導(dǎo)小組”，并指定一名專業(yè)人才負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，擔(dān)負(fù)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)。再者，根據(jù)項(xiàng)目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項(xiàng)目檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，并禁止檔案人員變動(dòng)頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對(duì)所有涉及檔案管理工作的人員都應(yīng)定期開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與考核，考核不及格的應(yīng)淘汰或離崗培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員都擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與操作能力。此外，還應(yīng)對(duì)涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，確保工程管理人員與檔案管理人員對(duì)檔案管理工作理解的一致性。
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-02
摘 要 工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，兩者相互依存，要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來(lái)抓。本文闡述了建設(shè)工程檔案在工程質(zhì)量管理中的重要作用，分析檔案規(guī)范化管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)，并提出了建議。
關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 檔案 規(guī)范化 管理
一、工程檔案的重要性及其與工程質(zhì)量的關(guān)系
一方面，從工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系上看，工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量管理之中，工程質(zhì)量是對(duì)包含工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。另一方面，從建設(shè)工程質(zhì)量的形式來(lái)說(shuō)，任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，其活動(dòng)過(guò)程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。其記錄、竣工圖經(jīng)過(guò)整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程檔案，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而工程實(shí)物體的質(zhì)量是反映工程技術(shù)人員的精心實(shí)施，其外表很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們簡(jiǎn)單地發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷，通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況大不一致時(shí)，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要，二者不能忽視某一個(gè)方面，缺一不可。
二、工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)
基本建設(shè)項(xiàng)目由于施工周期長(zhǎng)，條件復(fù)雜，環(huán)境多變，工序繁多，檔案形成的時(shí)間也相當(dāng)長(zhǎng)，檔案管理容易忽視，檔案質(zhì)量的控制也比較困難。如果不能全面、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集、整理和保存建設(shè)工程檔案，將會(huì)給今后檔案的利用帶來(lái)不利影響。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理這個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設(shè)工程整個(gè)過(guò)程中加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)主要有以下幾點(diǎn)。
1.工程準(zhǔn)備階段的文件材料，由責(zé)任方按照實(shí)際反映情況，不能由任何個(gè)人和單位偽造，手續(xù)印章必須齊全。
2. 工程監(jiān)理單位要記錄工程活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及其處理情況、措施、實(shí)施過(guò)程、處理后的檢測(cè)結(jié)果和鑒證情況。
3.主要原材料構(gòu)配件的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)按國(guó)家“產(chǎn)品質(zhì)量法”及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)是否一致，產(chǎn)品的種類、規(guī)格、批號(hào)出廠日期是否過(guò)期，國(guó)家規(guī)定復(fù)檢的產(chǎn)品是否現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了復(fù)檢。
4.施工現(xiàn)場(chǎng)的工程地質(zhì)情況，地基地質(zhì)與地質(zhì)勘察的下臥持力層地質(zhì)的強(qiáng)度是否一致，開挖后的情況記錄。驗(yàn)基要對(duì)該工程地質(zhì)情況簡(jiǎn)要描述。按規(guī)定該簽章的個(gè)人和單位要完善手續(xù)。
三、工程檔案的歸檔和驗(yàn)收
建設(shè)工程檔案最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是工程竣工時(shí)檔案的歸檔和驗(yàn)收。要嚴(yán)格按照《基本建設(shè)項(xiàng)目n案資料管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收。施工單位在工程竣工時(shí)要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門和建設(shè)單位組織檢查
竣工圖的質(zhì)量。建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規(guī)格統(tǒng)一、紙質(zhì)優(yōu)良?！笨⒐r(shí)檔案檢查是工程檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵，經(jīng)過(guò)預(yù)檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設(shè)工程竣工檔案時(shí)有了一定的基礎(chǔ)；但仍不能掉以輕心。要對(duì)前期收集、整理、驗(yàn)收的檔案再次復(fù)查，最后在各單位會(huì)簽的基礎(chǔ)上正式驗(yàn)收歸檔。對(duì)結(jié)尾工程形成的檔案材料和竣工驗(yàn)收中存在的需整改的遺留問(wèn)題，在限期改正之后，及時(shí)給予檢查驗(yàn)收，以保證建設(shè)工程檔案竣工驗(yàn)收工作善始善終。
四、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
1.規(guī)范建檔，奠定基礎(chǔ)。在建檔過(guò)程中，要嚴(yán)格按規(guī)范在“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”上下功夫。“全”是指要盡可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是根據(jù)工程檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率?！皣?yán)”就是在工程檔案組卷上，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，不合格的工程檔案資料嚴(yán)禁進(jìn)入工程檔案室，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)房?jī)?nèi)不合格的工程檔案資料，按照國(guó)標(biāo)要求重新裝訂、整理、排架，實(shí)行微機(jī)打印卷皮，對(duì)不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證工程檔案案卷合格率。同時(shí)，在工程檔案形成過(guò)程中，項(xiàng)目檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其要做到工程檔案資料與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，盡可能保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。
2.把握關(guān)鍵，科學(xué)管理。為確保工程檔案管理的科學(xué)性和安全性，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時(shí)間。對(duì)已取得的資料，工程檔案管理人員要及時(shí)同有關(guān)人員聯(lián)系，做好交接手續(xù)，本著誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，加強(qiáng)指導(dǎo)，盡快整理，及時(shí)立卷歸檔；二是嚴(yán)格庫(kù)房管理，認(rèn)真履行工程檔案收進(jìn)、移出手續(xù)。將工程檔案收進(jìn)移出情況詳細(xì)記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規(guī)定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設(shè)置存取工程檔案標(biāo)識(shí)，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進(jìn)行庫(kù)房工程檔案資料保管情況的排查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，認(rèn)真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫(kù)房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發(fā)生霉變；三是抓好工程檔案基礎(chǔ)工作。對(duì)工程檔案的搜集、分類、打號(hào)、編目、裝訂工作要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)；針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的實(shí)際，克服“等、靠、要”的思想，實(shí)行工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行，建立項(xiàng)目檔案登記制度，做到每路一表，詳細(xì)記錄項(xiàng)目監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)情況的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開展調(diào)研，探索總結(jié)工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經(jīng)驗(yàn)，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規(guī)則、交接手續(xù)、歸檔套數(shù)以及音像、會(huì)計(jì)等類工程檔案資料的整理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)作詳細(xì)要求，從源頭上保證工程檔案案卷質(zhì)量。
3.轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案利用價(jià)值。開發(fā)利用工程檔案，既是工程檔案自身價(jià)值的充分體現(xiàn)，又是提高全社會(huì)檔案意識(shí)、促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提。首先，要在思想上改變過(guò)去忽視利用檔案的觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，切實(shí)做好利用工作。其次，在具體工作中要努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的轉(zhuǎn)變：即：在服務(wù)方式上，從被動(dòng)服務(wù)向走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)、主動(dòng)提供工程檔案的有效利用轉(zhuǎn)變；在檔案價(jià)值取向上，從重視文書檔案向重視工程、科研等檔案轉(zhuǎn)變；在人的價(jià)值取向上，從提倡默默無(wú)聞向解放思想、開拓進(jìn)取、有所作為轉(zhuǎn)變。進(jìn)一步增強(qiáng)檔案人員的服務(wù)意識(shí)、參與意識(shí)和效益意識(shí)，而且要改過(guò)去長(zhǎng)期以來(lái)工程檔案人員只靠坐等上門查閱工程檔案的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)樯钊牖鶎雍蜕a(chǎn)第一線，調(diào)查了解的方式，并結(jié)合所藏檔案資料有針對(duì)性地提供工程檔案。
朝陽(yáng)區(qū)檔案局第二屆“蘭臺(tái)杯?朝陽(yáng)符號(hào)”――城鄉(xiāng)建設(shè)成就攝影征集大賽結(jié)束大賽歷時(shí)一年，至投稿截止日共收到來(lái)自社會(huì)各界的優(yōu)秀攝影作品126幅（組），經(jīng)過(guò)專家評(píng)選，最終選出一等獎(jiǎng)2名、二等獎(jiǎng)5名、三等獎(jiǎng)10名、優(yōu)秀獎(jiǎng)6名。在首屆大賽的基礎(chǔ)上，本屆大賽影響力進(jìn)一步擴(kuò)大，受到社會(huì)各界廣泛關(guān)注。區(qū)屬各單位積極響應(yīng)，廣大攝影愛好者熱情參與，用鏡頭發(fā)現(xiàn)區(qū)最美景象，記錄身邊的發(fā)展變化，為區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展留下了珍貴影像資料。（張敬煜）
豐臺(tái)區(qū)檔案館“第二查檔窗口”圓滿完成任務(wù)前不久，經(jīng)試運(yùn)行，區(qū)檔案館向區(qū)民政局移交的婚姻登記檔案數(shù)字化副本（含影像919489頁(yè)、目錄200650條），在區(qū)民政局婚姻登記處查檔窗口正式對(duì)外提供利用，至此，區(qū)檔案館設(shè)立的“第二查檔窗口”圓滿完成任務(wù)?！暗诙闄n窗口”是區(qū)檔案館為解決利用者往返于區(qū)民政局婚姻登記處與區(qū)檔案館辦理相關(guān)手續(xù)的實(shí)際問(wèn)題，以服務(wù)群眾“最后一公里”為目的設(shè)立的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2015年9月以來(lái)，共接待利用者6301人，出具證明3920份，影像12399頁(yè)，減少群眾查檔往返路程10712公里。（厲從輝）
門頭溝區(qū)人大法制委檢查團(tuán)蒞臨檔案館實(shí)地調(diào)研近日，由區(qū)人大法制委領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，區(qū)法院、區(qū)政府辦、區(qū)政府法制辦等單位組成的檢查團(tuán)一行13人蒞臨檔案館政府信息公開查閱中心，實(shí)地調(diào)研政府信息公開紙質(zhì)文件查閱和移送工作。檢查團(tuán)在查看了政府信息公開查閱大廳，聽取了工作人員關(guān)于公開文件的移送、查閱流程等介紹之后，對(duì)查閱場(chǎng)所設(shè)置在檔案館便于群眾知曉、查閱，接收文件集中在政府辦便于各公開單位報(bào)送，文件的查閱手續(xù)簡(jiǎn)化便于利用等方面給予了肯定，并對(duì)此項(xiàng)工作提出了指導(dǎo)意見。（車
西城區(qū)檔案局赴東城區(qū)檔案局學(xué)習(xí)交流為貫徹落實(shí)視察北京時(shí)的重要講話精神，進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在強(qiáng)化首都文化中心建設(shè)中的作用，不斷加強(qiáng)各區(qū)檔案人之間在檔案業(yè)務(wù)中的橫向溝通和交流，近日，區(qū)檔案局一行6人在主管副局（館）長(zhǎng)的帶領(lǐng)下赴東城區(qū)檔案局學(xué)習(xí)取經(jīng)，就口述檔案采集和展陳征集業(yè)務(wù)與東城區(qū)檔案局副局（館）長(zhǎng)和相關(guān)科室同志進(jìn)行了座談，并參觀了東城區(qū)的館藏陳列。（龐晨）
海淀區(qū)檔案局（館）整合社會(huì)資源籌辦“海淀三鎮(zhèn)”展覽“海淀三鎮(zhèn)”包括清河鎮(zhèn)、青龍橋鎮(zhèn)、海淀鎮(zhèn)，為區(qū)域內(nèi)建制較早的重要城鎮(zhèn)，歷史悠久。為收集好展覽素材，區(qū)檔案局（館）與本地區(qū)文史專家廣泛聯(lián)系，同時(shí)運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的思維，通過(guò)“海淀檔案”公眾微信號(hào)向社會(huì)征集“海淀三鎮(zhèn)”史料。近期，區(qū)檔案局（館）借助海淀文化沙龍平臺(tái)，進(jìn)一步聽取各界意見，明確了辦展思路和方向，為辦好展覽，最大程度發(fā)揮展覽宣教效果奠定了基礎(chǔ)。區(qū)檔案局還將與區(qū)教委對(duì)接，把相關(guān)素材制作成學(xué)區(qū)特色教材，使我區(qū)中小學(xué)生接受更好的海淀歷史文化教育。（李楠）
石景山區(qū)檔案局加強(qiáng)對(duì)檔案購(gòu)買服務(wù)工作的管理為進(jìn)一步落實(shí)《北京市機(jī)關(guān)檔案工作指南》，加大檔案安全監(jiān)管力度，近日，區(qū)檔案局對(duì)全區(qū)各立檔單位檔案購(gòu)買服務(wù)情況進(jìn)行調(diào)查摸底，要求相關(guān)單位上報(bào)《檔案購(gòu)買服務(wù)情況報(bào)告表》并進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2015年以來(lái)全區(qū)有9家單位開展檔案購(gòu)買服務(wù)，涉及8類檔案約50余萬(wàn)卷（件），服務(wù)內(nèi)容包括檔案數(shù)字化加工掃描、紙質(zhì)檔案裝訂整理及檔案實(shí)體寄存托管等，共涉及8家檔案服務(wù)公司。今后，區(qū)檔案局將加強(qiáng)對(duì)此類檔案服務(wù)外包的監(jiān)管，適時(shí)檢查，保證檔案實(shí)體和信息安全。（李紅梅）
房山區(qū)檔案局征集勝天渠口述檔案近日，區(qū)檔案局工作人員攜帶錄音筆、攝像機(jī)、照相機(jī)等專業(yè)設(shè)備來(lái)到張坊鎮(zhèn)，采訪了五位曾經(jīng)參加修建勝天渠的老人，采集了具有保存價(jià)值的原始口述記錄。勝天渠是房山水利建設(shè)史上的奇跡，此次征集的主要內(nèi)容包括修建勝天渠的起因、當(dāng)初的設(shè)計(jì)理念、勝天渠名字的由來(lái)、人財(cái)物如何組織保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水當(dāng)天的情形，以及勝天渠修好之后的利用情況等。（張娟娟）
通州區(qū)檔案局與新奧集團(tuán)通州分公司合作共建檔案工作近日，區(qū)檔案局與北京新奧集團(tuán)通州分公司就檔案業(yè)務(wù)合作發(fā)展達(dá)成協(xié)議，制定了《北京市通州區(qū)檔案局與北京新奧集團(tuán)有限公司通州分公司共同開展檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展工作辦法》?！掇k法》明確了“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，資源共享，協(xié)同發(fā)展”的指導(dǎo)原則，建立了合作共建領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了協(xié)同發(fā)展工作職責(zé)，雙方以定期召開檔案工作發(fā)展聯(lián)席會(huì)議、學(xué)術(shù)交流等為合作形式，積極搭建人才培養(yǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的互利雙贏。共建后，雙方還將選擇合適的機(jī)會(huì)互派具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)的人員到對(duì)方檔案工作一線深入學(xué)習(xí)交流，不斷提高素質(zhì)，拓寬視野。（馮國(guó)棟）
昌平區(qū)檔案局推出《我們共同的記憶》歷史照片網(wǎng)上展覽近日，為配合6月9日國(guó)際檔案日系列宣傳活動(dòng)，區(qū)檔案局努力實(shí)踐“服務(wù)先行”的工作理念，利用館藏在昌平檔案信息網(wǎng)上推出了《我們共同的記憶》――昌平歷史照片系列網(wǎng)上展覽。目前，網(wǎng)上展覽已第一期《昨日昌平》，包含昌平東關(guān)、政府街等6個(gè)地標(biāo)性建筑的歷史照片，后續(xù)還將繼續(xù)推出不同時(shí)期、具有本區(qū)特色的生產(chǎn)生活歷史照片資料，讓更多百姓了解昌平歷史、熟悉檔案工作，走進(jìn)檔案館。（馮飛）
平谷區(qū)檔案館啟用新查檔大廳為了更好地服務(wù)百姓，區(qū)檔案館開辟了新查檔大廳。新查檔大廳總面積200平方米，在功能設(shè)置上劃分為查檔接待、政府公開信息查閱、自助查檔三個(gè)區(qū)域，其中查檔服務(wù)臺(tái)設(shè)置兩個(gè)服務(wù)窗口，并配有自助取號(hào)機(jī)和公告電子顯示屏。檔案查閱區(qū)和閱覽區(qū)提供寬敞明亮的閱覽空間，查檔人可享受有序的一對(duì)一服務(wù)和舒適的查閱體驗(yàn)，充分體現(xiàn)了更完善、更舒心的查檔服務(wù)理念。新查檔大廳于5月15日試運(yùn)行，并于6月1日正式啟用。（崔月紅）
密云區(qū)檔案局三項(xiàng)措施助力“拆違打非”工作順利進(jìn)行一是針對(duì)路遠(yuǎn)山區(qū)群眾多的特點(diǎn)，增加午間便民查閱通道和值班人員；二是針對(duì)集中查閱份數(shù)多、時(shí)間緊的特點(diǎn)，開辟綠色通道，專人負(fù)責(zé)；三是提前做好各鎮(zhèn)村建房檔案索引，確保群眾到館快速及時(shí)查閱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅一周時(shí)間就出具百余份建房檔案證明，為“拆違打非”工作順利開展提供有力依據(jù)。（曹金波）
“順義人”展覽在順義區(qū)檔案館開展6月11日，順義區(qū)檔案館與順義區(qū)攝影家協(xié)會(huì)共同舉辦的“順義人”展覽在區(qū)檔案館展出。本次展覽以寫實(shí)的方式從不同角度真實(shí)記錄了新時(shí)代創(chuàng)業(yè)的年輕人、普通的基層社會(huì)工作者、退休老干部、社區(qū)道德明星、民間藝人和教師等各行業(yè)的100名普普通通的順義人，在不同的崗位上勇于創(chuàng)新、追求卓越、樂(lè)于奉獻(xiàn)的平凡而又偉大之舉。主辦方旨在通過(guò)展覽向社會(huì)展示順義兩個(gè)文明建設(shè)的成果和普通順義人文明素|的整體提升，從而進(jìn)一步激發(fā)順義市民知順義、愛順義、建順義的熱情。開展當(dāng)天，近500人參觀了展覽。（高樹林）
大興區(qū)檔案局制作完成《為您服務(wù)》宣傳手冊(cè)這套漫畫式檔案小知識(shí)宣傳手冊(cè)，共有5折10頁(yè)、16幅圖片、10個(gè)檔案小知識(shí)，涉及婚姻檔案、電子檔案、查閱檔案等內(nèi)容，圖文并茂地向公眾普及檔案知識(shí)。宣傳手冊(cè)主題突出、形式新穎、精練易懂。在今年的國(guó)際檔案日活動(dòng)中，局檔案館向來(lái)館參加活動(dòng)的區(qū)屬各單位檔案人員及社會(huì)公眾發(fā)放350份，收到良好宣傳效果。今后區(qū)檔案局將繼續(xù)以更貼近公眾需求、易接受理解為原則，編輯制作檔案宣傳手冊(cè)，擴(kuò)大檔案工作對(duì)社會(huì)的影響力。（楊輝）
1.要建立檔案管理組織體系。一個(gè)稍具規(guī)模的工程項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到完工這一過(guò)程將形成一定數(shù)量的項(xiàng)目檔案，對(duì)這些檔案如何管理是項(xiàng)目各參建單位、檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，要做好這個(gè)時(shí)期項(xiàng)目檔案管理工作，主要有由上至下的組織機(jī)構(gòu)作保證。一是項(xiàng)目業(yè)主單位要設(shè)立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)。比如，設(shè)立項(xiàng)目部，由項(xiàng)目經(jīng)理總負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部下設(shè)施工組、質(zhì)量組、計(jì)劃組、設(shè)備組、物供組等，配備相關(guān)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，在負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)分別對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、匯集情況進(jìn)行檢查和監(jiān)管。有條件的應(yīng)配備項(xiàng)目檔案專（兼）職管理員負(fù)責(zé)集中管理項(xiàng)目檔案。二是施工承包單位要有技術(shù)負(fù)責(zé)人分管項(xiàng)目檔案工作，也可配備資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理。三是檔案業(yè)務(wù)主管部門要協(xié)調(diào)各部門做好項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、歸檔工作，在協(xié)調(diào)做好這些工作的同時(shí)還要履行檔案的檢查指導(dǎo)監(jiān)督職能。在實(shí)際工作中，凡建立了合理的組織體系的企業(yè)或部門，并進(jìn)行有效地運(yùn)作，各負(fù)其責(zé)各把其關(guān)，其項(xiàng)目檔案管理工作開展就有聲有色得心應(yīng)手。
2.要建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度。項(xiàng)目檔案管理既然是一個(gè)系統(tǒng)工程，那么就需要有相應(yīng)的措施來(lái)管理，有相應(yīng)的規(guī)范和制度進(jìn)行約束。日常工作中，項(xiàng)目檔案管理需要建立的制度主要有：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)制；項(xiàng)目技術(shù)人員負(fù)責(zé)制；項(xiàng)目檔案歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)；檔案移交制度；交工文件分類整理編制規(guī)范；檔案保管利用制度等。建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度，既是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的要求和重要內(nèi)容，也是項(xiàng)目檔案管理有章可循的有效保證。要讓所有參加工程建設(shè)項(xiàng)目的工作人員懂得，在工程項(xiàng)目施工建設(shè)、安全質(zhì)量控制的過(guò)程中，不可忽視項(xiàng)目檔案材料的形成、積累、歸檔工作；因此，要求各參建單位應(yīng)針對(duì)本單位本部門在工程建設(shè)項(xiàng)目中承擔(dān)的角色認(rèn)真負(fù)責(zé)，并制訂切實(shí)可行的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，真正做到把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“納入到企業(yè)管理工作的重要議事日程；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；納入財(cái)務(wù)預(yù)算；納入合同管理之中”。使工程項(xiàng)目檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，達(dá)到項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行的目標(biāo)。實(shí)際工作中，凡是工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作計(jì)劃性強(qiáng)，管理科學(xué)，制度落實(shí)，程序規(guī)范的單位和部門，其項(xiàng)目檔案管理工作也相應(yīng)規(guī)范，否則不然。
3.要依據(jù)國(guó)家項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范。目前，項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范主要有：《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》，除此之外，還有各行業(yè)或地方政府頒布的有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理等規(guī)范性文件也需要了解和熟悉。參建單位只有針對(duì)性地去學(xué)習(xí)和了解，才能較好地管理項(xiàng)目建設(shè)檔案，保證項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集齊全、完整歸檔。一談到檔案管理規(guī)范，有的人尤其是施工單位片面地認(rèn)為這只是檔案管理部門及檔案人員應(yīng)知曉的事情，于己關(guān)系不大。其實(shí)，一個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)從立項(xiàng)到完成中間有許多環(huán)節(jié)，主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性研究、立項(xiàng)審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、中交驗(yàn)收等等。完成這些過(guò)程少不了設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工承包單位、工程質(zhì)量監(jiān)理等單位的參與，同時(shí)也負(fù)責(zé)本部門形成的項(xiàng)目技術(shù)文件按要求整理移交歸檔。檔案管理部門在項(xiàng)目檔案管理方面是以國(guó)家或行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)去履行檢查指導(dǎo)職能。在實(shí)際工作中我們得知，由于有的參建單位先前對(duì)國(guó)家或行業(yè)有關(guān)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范不甚了解，因此，在做具體項(xiàng)目檔案時(shí)臨時(shí)抱佛腳或我行我素隨意亂套標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果在檔案移交時(shí)過(guò)不了關(guān)，常常使工作處于比較被動(dòng)的局面。項(xiàng)目檔案只有在國(guó)家有關(guān)規(guī)范有效約束之下去操作去管理，才能滿足或達(dá)到歸檔要求，因此，對(duì)國(guó)家項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范的認(rèn)識(shí)學(xué)習(xí)、熟悉了解是參建單位不容忽視的問(wèn)題。
