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[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學(xué)檔案概述
教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點(diǎn)一滴累積得到的，真實(shí)地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。
2 教學(xué)檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。
隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實(shí)施都由二級學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因?yàn)闄n案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。
3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
3.1 學(xué)院的管理類文檔
管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學(xué)科研類檔案
教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報(bào)立項(xiàng)的驗(yàn)證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。
3.3 教學(xué)日常運(yùn)行的管理類檔案
主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實(shí)踐教學(xué)材料等。
3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類的文檔
其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計(jì)的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。
4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施
4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全
本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項(xiàng)日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實(shí)好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因?yàn)闄n案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度
檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。
從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點(diǎn)應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進(jìn)行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。
4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時間點(diǎn)
確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進(jìn)行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計(jì)論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。
對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進(jìn)行檢查和評價。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因?yàn)閷W(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。
5 結(jié) 語
教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)所在。它能真實(shí)記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 電子病歷檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用；病歷質(zhì)量
[中圖分類號]R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）07（c）-105-02
Standard management and utilization for electronic medical record
CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei
(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)
[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.
[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record
電子病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員對病人進(jìn)行問診、查體、檢查、診斷、治療、護(hù)理等醫(yī)療過程中形成的文字資料的總和；它不僅是病人住院期間診療過程的真實(shí)反映，具有法律效用的原始材料，而且還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床、教學(xué)、科研的寶貴財(cái)富以及綜合評價醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)。
1電子病歷檔案的規(guī)范管理
環(huán)節(jié)病歷質(zhì)量的規(guī)范管理與監(jiān)控是病歷管理中最重要的一環(huán)，它能及時發(fā)現(xiàn)和糾正醫(yī)療運(yùn)行中環(huán)節(jié)病歷存在的問題，最大限度地減少醫(yī)療缺陷的發(fā)生，提高醫(yī)療安全。醫(yī)院質(zhì)控部門應(yīng)按《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》、《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》、《病歷書寫規(guī)范》等相關(guān)法律中，規(guī)定的三級查房制度、術(shù)前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術(shù)分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環(huán)節(jié)病歷質(zhì)量。檢查病歷書寫的及時性、準(zhǔn)確性、醫(yī)療質(zhì)量、上級醫(yī)師審檢病歷等情況。發(fā)現(xiàn)有醫(yī)療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫(yī)療安全，保證病歷質(zhì)量。
終末病歷是醫(yī)務(wù)人員對病人診治過程結(jié)束后的歸檔病歷，使病歷質(zhì)量監(jiān)控由事后檢查向事前預(yù)防的方向轉(zhuǎn)化。終末病歷質(zhì)量監(jiān)控是對歸檔病歷認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)把入庫關(guān)工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發(fā)現(xiàn)的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實(shí)性的情況下進(jìn)行選擇性的補(bǔ)充和完善。監(jiān)控措施分兩步：①各科室主任全面負(fù)責(zé)本科室已完成歸檔前的電子病歷的質(zhì)檢、評分、簽署等質(zhì)量管理。②歸檔后由醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)室的質(zhì)控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規(guī)范》和各種法規(guī)進(jìn)行全面質(zhì)檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫(yī)療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫(yī)生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預(yù)防丙級病歷的存在。
病歷書寫及時性的規(guī)范管理是病歷質(zhì)量符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的要求。住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于病人入院后24小時內(nèi)完成；首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在病人入院8小時內(nèi)完成；搶救記錄，搶救結(jié)束后6小時內(nèi)完成；手術(shù)記錄術(shù)后24小時內(nèi)完成；出院記錄，患者出院后24小時內(nèi)完成；死亡記錄應(yīng)當(dāng)在病人死亡后24小時內(nèi)完成；出院病歷檔案72小時內(nèi)完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫(yī)療過程中，由于受繁瑣的醫(yī)療工作和教學(xué)任務(wù)的沖擊，有些醫(yī)務(wù)人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補(bǔ)寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實(shí)性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質(zhì)量的重要一舉。
2 電子病歷檔案的開發(fā)利用
設(shè)計(jì)醫(yī)院電子病歷（EMR）與病案統(tǒng)計(jì)模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的網(wǎng)絡(luò)接口，從EMR提取病歷檔案信息內(nèi)容到病案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，病歷內(nèi)容就是醫(yī)院業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)重要的原始資料，是醫(yī)療業(yè)務(wù)活動數(shù)量和質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的可靠依據(jù)。經(jīng)過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫(yī)院管理和上級部門提供報(bào)表服務(wù)；為臨床業(yè)務(wù)開展、?？频慕ㄔO(shè)、病床的分布、人員的安排等制訂切實(shí)可行的工作計(jì)劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據(jù)。②與醫(yī)院信息管理系統(tǒng)銜接，可在醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)查詢到醫(yī)療動態(tài)、臨床經(jīng)驗(yàn)、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫(yī)院管理和臨床診療提供了必要的內(nèi)容。③據(jù)病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進(jìn)行量化后，導(dǎo)入SPSS中分析某疾病的發(fā)生發(fā)展、變化趨勢、密切關(guān)系、危險因素的相關(guān)關(guān)系、設(shè)計(jì)某疾病的診療模型和鑒別診斷服務(wù)于臨床。
在臨床教學(xué)中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論(如疑難病例、術(shù)前病例、死亡病例討論等)，使學(xué)生們理論聯(lián)系實(shí)際，提高感性認(rèn)識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，更讓學(xué)生終身難忘，受益匪淺。一份科學(xué)的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。
電子病歷檔案是病人接受醫(yī)療診治過程中的詳細(xì)記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實(shí)反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據(jù)。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實(shí)踐最直接的記錄，通過分析、總結(jié)，對提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，評價醫(yī)療業(yè)務(wù)能力、發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發(fā)現(xiàn)某些特殊的規(guī)律，從而提示醫(yī)務(wù)人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫(yī)學(xué)研究提供可靠依據(jù)，推動醫(yī)學(xué)的發(fā)展。
隨著社會醫(yī)療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強(qiáng)，病歷檔案的使用范圍日益擴(kuò)大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫(yī)療糾紛中，病歷檔案作為真實(shí)有效的憑證和判定責(zé)任的重要依據(jù)，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機(jī)構(gòu)往往是根據(jù)病歷檔案的原始記錄來處理或判明責(zé)任。隨著人們思想觀念的改變和醫(yī)療制度改革的深化，大病保險和其他商業(yè)性的疾病保險，病歷檔案為醫(yī)療保險、保險公司補(bǔ)償或理賠提供真實(shí)信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù)和重要依據(jù)。
[參考文獻(xiàn)]
【摘要】
闡述了電子檔案的優(yōu)勢特點(diǎn)，分析了醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題，并立足醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐，就如何將手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡，以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化發(fā)展的要求進(jìn)行了分析，提出了規(guī)范管理電子檔案的措施和做法。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理 思考
現(xiàn)代信息社會計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為工具已經(jīng)與人們的工作、生活緊密不分，在醫(yī)院隨著信息化程度的不斷提高，各種新型信息介質(zhì)和記錄方式不斷涌現(xiàn)，因此，醫(yī)院形成了大量以磁盤和光盤為載體，可以在計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)進(jìn)行復(fù)制、存儲、傳遞、檢索、使用的文字、語音、圖片、影像、視頻動態(tài)文件。收集、整理、管理、利用這些有價值的電子文件是電子檔案規(guī)范管理所要面臨的問題。
在電子文件產(chǎn)生初期的1988年，當(dāng)時在法國巴黎召開了第十一屆國際檔案大會，大會的主題就是“新型檔案材料”，會議意識到采用新技術(shù)的機(jī)讀檔案能為傳統(tǒng)檔案開辟新路。到了1996年的國際檔案大會，會議提出了：檔案館原來只保管實(shí)體檔案的傳統(tǒng)做法和理論原則正在受到“虛擬檔案”的巨大沖擊［1］。由此可見，電子檔案的作用和地位在飛速發(fā)展，逐漸為人們所重視。進(jìn)入到21世紀(jì)，人們對各種時效性強(qiáng)、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，比如醫(yī)院這樣的機(jī)構(gòu)，各類檔案也是種類繁多，形式不一，電子檔案呈逐年成倍增長之勢。現(xiàn)在，我院檔案管理模式是：紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為一種高效、便捷、處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具被較為廣泛地應(yīng)用，并參與到醫(yī)院檔案管理中。這種模式大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間、空間，提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤、硬盤、服務(wù)器等高科技存儲、檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)平臺，同時也可以便捷地得到所需的檔案資料，豐富了檔案查借閱手段，有效地提高了檔案查、借、閱效率。
1電子文檔所具有的共同特點(diǎn)和優(yōu)勢
1.1便于檢索，辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力參與到文書檔案管理，最明顯的優(yōu)點(diǎn)就是解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作時出現(xiàn)的信息收集不完整、漏抄、字跡不工整等問題，改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的公文收集、公文處理，節(jié)約了人力，也提高了準(zhǔn)確性。
1.2電子傳輸跨越時空，實(shí)現(xiàn)了資源的共享
電子檔案在進(jìn)行檔案管理的時候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱。因此，電子信息化管理相比傳統(tǒng)的管理方式，檢索效率高，同時還可以將諸如檔案收集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)，快速查找，使檔案利用更加便捷、充分、及時。
1.3存儲時間長，節(jié)省資源，信息易于保管
與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防潮、防止蟲蛀，而且可以重復(fù)使用、節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案最大的優(yōu)點(diǎn)是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上，占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財(cái)物力［2］。
1.4流程化的業(yè)務(wù)處理將檔案管理規(guī)范起來，強(qiáng)化了制度的執(zhí)行
辦公自動化軟件的應(yīng)用使大多數(shù)的數(shù)據(jù)是由協(xié)作工作流程執(zhí)行過程中自動生成的，為醫(yī)院檔案管理提供了一個規(guī)范的工作過程的管理平臺［2］，因而檔案制度得以規(guī)范執(zhí)行。
1.5傳輸安全性提高
傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，在傳輸過程中不免會出現(xiàn)資料的丟失，費(fèi)時費(fèi)力，安全性也隨之降低。電子傳輸不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
2電子檔案管理中存在的問題分析
電子檔案雖然優(yōu)勢明顯，但是我院檔案室在近年的工作中意識到電子檔案的產(chǎn)生、收集、管理、利用與各部門密切相關(guān)；與各種軟件、硬件的配備密切相關(guān)；與管理密切相關(guān)。各環(huán)節(jié)管理如果不協(xié)調(diào)，總有各種缺陷等待完善和彌補(bǔ)。
2.1電子文件自身缺限
電子文件具有依賴性和信息的不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環(huán)境的特殊性［3］。因此，電子檔案的收集依賴于操作軟件。電子文件便于修改、復(fù)制，使體現(xiàn)原始記錄的內(nèi)容和形式不復(fù)存在。
2.2對電子檔案資料收集整理重視不夠
檔案管理人員仍然將目光停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上，往往只注意收集醫(yī)院頒發(fā)的行政文件，忽略了醫(yī)務(wù)人員在從事醫(yī)療活動中形成的各種學(xué)術(shù)資料、電子視頻教學(xué)傳承資料、發(fā)表的論文、開展的科研課題、典型案例的影像資料等材料的收集歸檔，從而造成流失。
2.3對電子檔案的管理仍然缺乏應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)能力
隨著檔案管理的數(shù)字化發(fā)展,電子文檔越來越普遍。電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本和副本的差異，文件與檔案之間很難劃定界限，并且在機(jī)器上可以隨時方便地復(fù)制電子文檔。醫(yī)院的檔案管理者對這一新問題明顯認(rèn)識不夠、經(jīng)驗(yàn)不足。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺少專業(yè)培訓(xùn)，僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，對于電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等知識匱乏，與醫(yī)院檔案量快速增長、檔案信息電子化發(fā)展的需求存在一定的差距。
2.4在電子檔案信息安全與保密方面重視不夠
電子檔案具有存放位置不固定性、載體可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象開放性以及文件內(nèi)容可分解性的特點(diǎn)。電子檔案原始數(shù)據(jù)來源于醫(yī)院各個部門，各部門是電子檔案的建立者或者是第一收集者，檔案管理人員無法參與到檔案的始建階段，也無法控制各部門傳播和利用的過程，因此，電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。分布在醫(yī)院各部門的載體一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。
3規(guī)范電子文檔管理的措施和體會
我院是一所有著半個多世紀(jì)悠久歷史的三甲中醫(yī)醫(yī)院，檔案管理的歷史相對也較長，傳統(tǒng)檔案形式保存較多。作為中醫(yī)醫(yī)院在信息化建設(shè)方面雖然起步較晚，但是，近幾年來，由于領(lǐng)導(dǎo)重視,投入增加，建設(shè)速度很快。目前，計(jì)算機(jī)管理已全面應(yīng)用于醫(yī)院的醫(yī)療、管理活動中。醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）可以為醫(yī)院所屬部門提供病人醫(yī)療信息、財(cái)務(wù)核算分析信息、行政管理信息和院長統(tǒng)計(jì)決策信息，具備收集、存儲、處理，具有提取信息和數(shù)據(jù)通訊的能力，基本能夠滿足各部門用戶的信息需求。醫(yī)院信息系統(tǒng)、電子病歷病案系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、成本控制系統(tǒng)等電子信息技術(shù)的普及，醫(yī)院辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化的日趨完善，極大地完善了醫(yī)療服務(wù)管理,提升了工作效率。醫(yī)院各部門之間的信息交流90%均在網(wǎng)絡(luò)中完成，由此，相應(yīng)也減少了很多傳統(tǒng)文件，而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何收集、保存、利用好電子檔案，醫(yī)院對此具有前瞻性,非常重視。2011年以來，根據(jù)精細(xì)化管理的要求，結(jié)合當(dāng)前檔案工作的新趨勢新特點(diǎn)，我院在規(guī)范電子檔案管理方面主要采取了七個方面的措施。
3.1建立電子歸檔的管理要求，明確電子資料的歸檔范圍
2011年我院明確了電子文件歸檔范圍和電子文件類型。參照有關(guān)紙質(zhì)、磁性載體、照片等文件材料的歸檔范圍，劃定保管期限。歸檔內(nèi)容包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)等。凡是在醫(yī)院活動中形成的具有一定價值，通過計(jì)算機(jī)操作、傳輸、存儲等處理的公務(wù)文件，明確規(guī)定均應(yīng)收集、拷貝，按時歸檔。具體包括：①電子文書：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等；②電子圖像：用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件；③圖形文件：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；④影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動態(tài)圖像文件；⑤聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件；⑥多媒體文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件；⑦數(shù)據(jù)文件：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)在信息處理中生成的各類參數(shù)、數(shù)據(jù)等；⑧程序文件：指計(jì)算機(jī)使用的或在某特定平臺上開發(fā)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)軟件的版本信息等。
3.2建立了完善的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)
實(shí)行院內(nèi)三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了檔案室和各電子檔案產(chǎn)生部門的相應(yīng)職責(zé)。我院電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格執(zhí)行檔案集中管理，由醫(yī)院檔案室具體負(fù)責(zé)，檔案室隸屬于醫(yī)院辦公室，由辦公室予以指導(dǎo)，一名副院長分管醫(yī)院檔案工作，做到了層層負(fù)責(zé)，層層把關(guān)。三級檔案管理機(jī)制相互配合、協(xié)作，把規(guī)范化管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，提前介入電子文件的運(yùn)作與管理。院內(nèi)行政管理與電子檔案管理規(guī)范結(jié)合后，使文件的形成、檢查、鑒定等一系列環(huán)節(jié)有章可循。所以，電子文件一旦形成，即可按照檔案室提出的要求，進(jìn)行鑒定、編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室保存，檔案室及時備份、存儲，并定期歸檔，避免了電子文件被隨意刪除。
3.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔歸檔操作要求
3.3.1醫(yī)院建立了一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的《電子文件管理制度》。將電子文件管理工作納入檔案管理流程和相關(guān)人員的崗位職責(zé)中，旨在通過加強(qiáng)對電子文件制作、形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的全程管理，提高醫(yī)院電子檔案歸檔質(zhì)量。
3.3.2檔案室現(xiàn)行檔案實(shí)行紙質(zhì)媒介和電子文件并存形式，兩者之間相互聯(lián)系，相互補(bǔ)充。在整理文書檔案時，實(shí)行在案卷目錄中注明文件的電子檔案編號，以利對應(yīng)查找，規(guī)范文件的名稱、主題詞、關(guān)鍵詞和邏輯結(jié)構(gòu)，以便分配、檢索。
3.3.3電子文件歸檔要求拷貝兩套，一套封存，另一套提供借閱。對于醫(yī)院發(fā)生的重大活動、重要事件所產(chǎn)生的電子文件，歸檔時進(jìn)行輔助認(rèn)證工作，并要求與相關(guān)紙質(zhì)文件結(jié)合，定期完成物理歸檔，載體要求選擇通用性好、存儲質(zhì)量好、存儲容量大的。
3.3.4對醫(yī)院陳舊檔案分步實(shí)行“數(shù)字化”管理。我院建院歷史較長，目前檔案室室藏檔案仍以傳統(tǒng)載體為主，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄像帶檔案等。由于電子檔案具備諸多優(yōu)勢，目前我院檔案室正在計(jì)劃分批逐步對現(xiàn)有檔案實(shí)施經(jīng)過數(shù)字設(shè)備等加工服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化圖像，形成數(shù)字化檔案［4］。尤其對醫(yī)院珍貴檔案進(jìn)行專業(yè)、大像素掃描，進(jìn)行服務(wù)器和磁盤柜存儲，再備份刻錄成DVD光盤或膠片，制作成數(shù)字化檔案，為搶救和更好地保存原始檔案作出努力。
3.4改善存儲條件，妥善保管
3.4.1創(chuàng)造良好的保存環(huán)境。根據(jù)載體的特性，2011年我院增設(shè)了一間適合于磁、光電介質(zhì)保存環(huán)境的檔案室間，該空間保持了良好的溫度和濕度，能夠滿足避光、防塵、防蟲、防有害氣體腐蝕污染及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動等條件，對于保存電子檔案、延緩載體的自身老化，減緩載體所存信息的自然衰減起到了較好的保障作用。
3.4.2加大投入,不斷完善檔案室信息化建設(shè)。近年來，醫(yī)院先后配備了先進(jìn)的電腦、專業(yè)掃描儀、刻錄機(jī)、大容量硬盤、防磁柜等，購置了專業(yè)檔案軟件，為電子檔案管理工作提供了良好的條件。
3.4.3對已歸檔電子檔案載體實(shí)行定期有效的檢測和維護(hù)，同時保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件。定期復(fù)制、轉(zhuǎn)儲（每三年至五年一次），轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。對于出現(xiàn)破損的電子檔案及時修復(fù)和補(bǔ)救。
3.5確保電子檔案載體的安全
由于電子文檔不同于紙質(zhì)載體形成的文檔，其安全性特別重要。在國外電子檔案已經(jīng)實(shí)施多年，許多國家和國際組織都頒布了指導(dǎo)原則，電子管理方面均有一套嚴(yán)密的管理制度，這些是我院值得借鑒和學(xué)習(xí)的。因此，我院檔案室在電子文檔安全管理方面結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全要求和保密制度，草擬和制定了更加切合實(shí)際的電子文檔管理辦法。該辦法主要針對電子文檔的非法訪問、拷貝和對電子文檔的篡改、非法打印問題，實(shí)施了一系列的安全措施。①通過對文件設(shè)置入口命令、口令、加密、注冊登錄來控制非法用戶的訪問。②通過提供特殊服務(wù)器來控制用戶對文件的拷貝、下載、打印，利用防寫技術(shù)將電子文檔設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，只允許讀取而不能對其做任何修改。③在電子文檔管理全過程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，并對其原始性進(jìn)行認(rèn)定，實(shí)行備份制度。④實(shí)施跟蹤記錄機(jī)制，實(shí)時記錄電子文檔的收集、整理、管理和使用等情況，在形成、處理、保管的過程中都有真實(shí)記錄供查詢，進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網(wǎng)中應(yīng)用VLAN（虛擬局域網(wǎng)技術(shù)）等［5］，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，阻止病毒傳播，隔離廣播風(fēng)暴，防止對電子文檔惡意破壞和篡改。2012年我院全部實(shí)行了內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，確保了電子檔案安全。
3.6加強(qiáng)醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)
由于醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院局域網(wǎng)系統(tǒng)之間存在不兼容情況，要實(shí)現(xiàn)依托醫(yī)院HIS系統(tǒng)強(qiáng)化醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政工作效率的提升、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，必須在三者之間建立交換平臺。2009年以來，我院在信息化建設(shè)方面實(shí)行有目的、有計(jì)劃、有步驟，科學(xué)、合理發(fā)展。2011年辦公自動化系統(tǒng)投入使用，該系統(tǒng)涵蓋了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦公領(lǐng)域，非常有利于歸檔各種電子檔案。今年，我院繼續(xù)完善信息化建設(shè)，在近期提出的第四期信息化建設(shè)需求分析中，檔案室提出了通過進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)辦公自動化，規(guī)范辦公自動化系統(tǒng)的操作管理，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，組建聯(lián)合信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)不同軟件下的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，目前正在落實(shí)當(dāng)中，不久將較好地解決我院多個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法對接，多數(shù)職能科室知識使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公，對所形成的電子文件未能進(jìn)行統(tǒng)一管理的問題，節(jié)省時間，避免重復(fù)著錄工作，方便網(wǎng)上電子檔案的提供利用，有利于做好計(jì)算機(jī)組卷歸檔。
3.7注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
積極培養(yǎng)檔案隊(duì)伍“多能”型復(fù)合型人才。要求檔案員既要掌握專業(yè)知識、掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，又要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公、通訊設(shè)備進(jìn)行電子信息制作、使用、維護(hù)、管理，介入文件的形成和保管，參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)。
電子文件來源廣泛，形成者有業(yè)務(wù)管理部門也有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，醫(yī)院檔案室定期組織各部門此類檔案兼職人員進(jìn)行電子文檔業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)。將醫(yī)院制定的電子文件管理制度形成文字材料，發(fā)到醫(yī)院各職能部門，組織電子文件全程管理學(xué)習(xí)，并將電子文件歸檔工作納入本部門的目標(biāo)考核中。強(qiáng)化檔案意識、保密意識、信息安全意識，提高運(yùn)用和處理現(xiàn)代化信息的能力，擔(dān)負(fù)起對電子文檔監(jiān)督管理的責(zé)任。
信息高速發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，創(chuàng)造條件，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件綜合條件，采取措施，確保電子檔案管理形成一套科學(xué)化、規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的安全、高效檔案管理模式，以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化發(fā)展的要求，更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價值的檔案信息服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施
引言
電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟(jì)時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
四、結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
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[關(guān)鍵詞]電子檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；原因；必要性
電子檔案，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術(shù)對人類生活的滲透而產(chǎn)生，是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物，正發(fā)揮著越來越重要的作用，對它的規(guī)范化管理勢在必行。本文試就在對已有實(shí)踐回顧的基礎(chǔ)上，對基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點(diǎn)粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現(xiàn)狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時之需。作為一項(xiàng)新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項(xiàng)制度也不成熟，還要通過實(shí)踐來驗(yàn)證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個優(yōu)勢互補(bǔ)、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經(jīng)辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數(shù)據(jù)的簡單堆砌，未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng)，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點(diǎn)、新要求，不少單位還沒有制定專門的規(guī)章制度去規(guī)范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無章可循的狀態(tài)。
二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因
1、現(xiàn)有規(guī)范無強(qiáng)制執(zhí)行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件，對電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，雖有參考價值，卻沒有強(qiáng)制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，產(chǎn)生時間不長，對于不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結(jié)構(gòu)尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度?，F(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開計(jì)算機(jī)，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當(dāng)便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng)，所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個環(huán)節(jié)，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉(zhuǎn)于各個職能部門之間，呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài)，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性
1、有利于資料的真實(shí)有效完整。基層單位往往掌握著重要的第一手資料，其中有相當(dāng)一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當(dāng)時的真實(shí)情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復(fù)制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)有效完整，必須對電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環(huán)境有一定要求外，有時也需要采取一定的預(yù)防性保護(hù)措施，如復(fù)制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質(zhì)版的復(fù)制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調(diào)取電子檔案，進(jìn)行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機(jī)械磨損相對較小。第三，在需要提供復(fù)制件的情況下，只要借助一定的輔助設(shè)備（如計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現(xiàn)，省時省力。第四，在對現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理
1、強(qiáng)化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞，是電子檔案制度實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。因此，在規(guī)范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認(rèn)識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產(chǎn)生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機(jī)制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規(guī)章制度來加以明確。因此，應(yīng)當(dāng)在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎(chǔ)上，嘗試增加關(guān)于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際運(yùn)行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規(guī)程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學(xué)化、常態(tài)化。
3、加速檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運(yùn)用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養(yǎng)，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機(jī)，有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
4、加強(qiáng)電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩(wěn)定性，在電子檔案進(jìn)入檔案室后，應(yīng)當(dāng)重視后續(xù)的保養(yǎng)維護(hù)工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環(huán)境，防止溫濕度、外界磁場、機(jī)械震動等各種可能的物理和化學(xué)損害；其次，對電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內(nèi)的可讀取性。
[關(guān)鍵詞]電子文件檔案管理；重要性；方法
建立健全電子文件檔案管理機(jī)制，是檔案部門和檔案工作者一項(xiàng)責(zé)無旁貸的任務(wù)。管理好電子文件檔案關(guān)系到國家和社會歷史記憶的長期保存，極具重要意義。面對電子文件檔案的大量形成，研究和規(guī)范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長久保存，這就需要創(chuàng)新工作思路，適應(yīng)當(dāng)今信息時代，把電子文件檔案管理工作做得更好。
一、歸檔方法
1.保證電子檔案的質(zhì)量。明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等。
2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
3.在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時。
4.適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。具有保存價值的電子文件進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
二、收集、積累方法
1. 及時按照要求制作電子文件備份。
2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
3. 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
5. 電子文件性質(zhì)代碼：R―草稿性電子文件；U―非正式電子文件；O―正式電子文件；N―無紙電子文件；T―文本文件；I一圖象文件；G―圖形文件；V一影像文件；A―聲音文件；M―多媒體文件；P―計(jì)算機(jī)程序；D―數(shù)據(jù)文件。
三、電子文件的整理
1. 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
2. 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
3. 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
四、電子檔案的移交與保管
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。v1. 檢驗(yàn)。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
2.檢驗(yàn)項(xiàng)目。 載體有劃痕，是否清潔，有無病毒。核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
3.移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
4.保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫度選定范圍： 14℃― 24℃；相對濕度選定范圍：45%―60%。存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。
5.存效性保證。每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件，利用時要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
8. 統(tǒng)計(jì)檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
五、電子文件檔案管理的重要性
檔案工作者應(yīng)做到對于流動不定的電子文件，掌握它的來龍去脈，證實(shí)它的真實(shí)可靠，告訴利用者如何在鋪天蓋地的信息中淘出知識的真金。只有這樣，檔案職業(yè)的地位和檔案工作者的作用才會獲得應(yīng)有的社會認(rèn)可。同時，要結(jié)合工作實(shí)際需要和未來發(fā)展趨勢，培養(yǎng)電子文件檔案化管理人才，注意招聘一支有檔案管理知識，有檔案管理專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍，以提高檔案工作人員的整體業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；規(guī)范化管理
醫(yī)院檔案作為醫(yī)院制定計(jì)劃的主要依據(jù)，對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
一、醫(yī)院電子檔案管理存在的問題
（一）對電子檔案的重視程度不夠
在醫(yī)院的運(yùn)行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理不能夠給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，把檔案工作簡單的看成是各種數(shù)據(jù)的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫(yī)療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉(zhuǎn)變管理思路，管理方法還停留在傳統(tǒng)的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學(xué)術(shù)資料、典型醫(yī)療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫(yī)院檔案的豐富，影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利推進(jìn)。
（二）電子檔案容易缺失破壞
源于電子檔案的數(shù)字化特征，如果管理不善，很容易出現(xiàn)缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進(jìn)行保管，缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的管理，很容易出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計(jì)算機(jī)的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內(nèi)容和形式就不復(fù)存在，不利于對醫(yī)院檔案的追溯。
（三）電子檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力
近年來，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢越來越強(qiáng)，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區(qū)別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫(yī)院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力，能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行相應(yīng)的操作，保證醫(yī)院電子文檔的規(guī)范性和合理性。
二、強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的對策
（一）優(yōu)化電子檔案的管理要求
根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，醫(yī)院要進(jìn)一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫(yī)院檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫(yī)院相關(guān)部門的信息，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和匯總，然后通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，編寫《檔案實(shí)體分類大綱》等多種規(guī)范性文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的順利推進(jìn)。
三、優(yōu)化醫(yī)院電子檔案歸檔的具體操作
首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，以便于能夠更好地對醫(yī)院電子文檔進(jìn)行制作和歸檔，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質(zhì)媒介，實(shí)現(xiàn)兩者的相互補(bǔ)充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，方便匹配和查找；再次，對醫(yī)院陳舊檔案實(shí)行“數(shù)字化”管理。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換，把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，進(jìn)一步豐富醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫。
四、積極改善電子檔案存儲條件
首先，改善醫(yī)院檔案館建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該加大財(cái)政投入力度，進(jìn)一步豐富檔案館建設(shè)，購置先進(jìn)的電腦設(shè)備、掃描儀、刻錄機(jī)等，引入先進(jìn)的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，優(yōu)化電子檔案保存環(huán)境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現(xiàn)象，進(jìn)一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實(shí)行定期有效的檢測和維護(hù)，同時保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件，定期或不定期對其進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制、轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現(xiàn)破損的電子檔案及時修復(fù)和補(bǔ)救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。
信息高速發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院必須從自身發(fā)展實(shí)際出發(fā)，采取積極的措施，不斷強(qiáng)化對電子檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價值的檔案信息服務(wù)。
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