時(shí)間：2023-05-17 16:11:29
序論：在您撰寫檔案管理的分類時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中遠(yuǎn)航之時(shí)，真實(shí)記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會(huì)檔案財(cái)富的組成部份
作為社會(huì)“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個(gè)家庭的社會(huì)實(shí)踐和家庭事務(wù)活動(dòng)情況，而且也較真實(shí)地反映了整個(gè)社會(huì)局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營(yíng)企業(yè)主以及廣大社會(huì)個(gè)體的家庭檔案，可以作為研究、對(duì)比城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、社會(huì)風(fēng)貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)
俗話說(shuō)“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因?yàn)樵诩彝ゼm紛中，當(dāng)事者多為“口說(shuō)空話”，拿不出白紙黑字的真憑實(shí)據(jù)來(lái)。譬如，在現(xiàn)實(shí)生活中，兄弟分家多年后又為家庭財(cái)產(chǎn)分配問(wèn)題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時(shí)的財(cái)產(chǎn)分配清單保存下來(lái)，那就不致于會(huì)發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會(huì)使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會(huì)生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個(gè)家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護(hù)這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說(shuō)明書、保修單等歸檔保存起來(lái)，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會(huì)給家庭生活帶來(lái)許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個(gè)重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過(guò)去與現(xiàn)在的變化情況，可以對(duì)家庭成員，尤其是對(duì)子女進(jìn)行教育。節(jié)假日或其他空余時(shí)間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實(shí)地記錄了長(zhǎng)輩們?cè)诩彝ナ聞?wù)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長(zhǎng)辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財(cái)產(chǎn)檔案――理財(cái)、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價(jià)證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險(xiǎn)憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證和技術(shù)資格等級(jí)證書等。
3、說(shuō)明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說(shuō)明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點(diǎn)、聯(lián)系電話等。
4、音像檔案――逝去的點(diǎn)滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會(huì)娛樂等活動(dòng)形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗(yàn)單、體檢表、血型報(bào)告、住院記錄、疫苗接種和藥物過(guò)敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號(hào)碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來(lái)往書信、賀卡、明信片等。
7、個(gè)人履歷檔案――記錄下人生道路的堅(jiān)實(shí)步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡(jiǎn)歷、日記，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)拢鞣N考試的成績(jī)單。
8、榮譽(yù)檔案――熠熠如生、催人奮進(jìn)。包括各種榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)證明、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等。
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個(gè)人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報(bào)刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報(bào)刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據(jù)、書信、文書表冊(cè)和音像等進(jìn)行分類；根據(jù)材料重要程度或時(shí)間順序排列組合；逐一進(jìn)行編號(hào)、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
檔案的分類問(wèn)題一直是受到廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它是各單位檔案管理中重要的首要問(wèn)題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過(guò)去相比無(wú)論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來(lái)管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問(wèn)題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來(lái)越多，事實(shí)上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來(lái)源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫(kù)的建設(shè)。
2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國(guó)檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。
2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理
在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無(wú)論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。
2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問(wèn)題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫(kù)，因此在考慮檔案實(shí)體分類問(wèn)題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問(wèn)題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長(zhǎng)實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫(kù)房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過(guò)細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過(guò)檢索工具來(lái)揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡(jiǎn)化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過(guò)檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來(lái)，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫(kù)將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來(lái)源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來(lái)越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。
關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內(nèi)涵
不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。
3、注意事項(xiàng)
根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對(duì)應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類?？傊煌臋n案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。
2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待
現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。
（1）紙質(zhì)檔案
針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個(gè)方面沒有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。
（2）電子檔案
針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。
3、技巧與方法說(shuō)明
（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。
（2）透過(guò)職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法
所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。
（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合
目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結(jié)束語(yǔ)
由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。
參考文獻(xiàn)
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[3]黨珍珠.信息化環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新策略 [J].科技與企業(yè)，2014（08）.
【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會(huì)主義核心價(jià)值體系
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對(duì)社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來(lái)源以及時(shí)間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實(shí)體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國(guó)檔案管理發(fā)展過(guò)程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過(guò)去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號(hào)、案卷目錄號(hào)、全宗號(hào)等編號(hào)方法顯然存在諸多的不足，不利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對(duì)檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問(wèn)題
1.檔案管理人員不能滿足新時(shí)期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，且不能及時(shí)的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對(duì)改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。
其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，由于缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。
2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善
現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說(shuō)明。在歸檔的實(shí)際過(guò)程中，大多數(shù)只會(huì)歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會(huì)出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過(guò)掃描存入系統(tǒng)，這實(shí)際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。
3.檔案管理?xiàng)l件比較簡(jiǎn)陋
檔案室簡(jiǎn)陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個(gè)別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路
檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡(jiǎn)化合規(guī)、層級(jí)分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面：
1.檔案分類的采標(biāo)
就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個(gè)單位或者部門在檔案分類的過(guò)程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實(shí)際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時(shí)候個(gè)別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實(shí)際上也無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實(shí)監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上需要花費(fèi)較多的經(jīng)歷和時(shí)間來(lái)醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡(jiǎn)化
在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過(guò)程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡(jiǎn)化的原則，對(duì)內(nèi)容分類的過(guò)分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對(duì)文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實(shí)際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計(jì)算機(jī)檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財(cái)務(wù)文書文檔按件管理的方法來(lái)起到簡(jiǎn)化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來(lái)源原則，強(qiáng)調(diào)在檔案分類整理工作簡(jiǎn)化的過(guò)程中，在整理館藏檔案的過(guò)程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來(lái)源為基礎(chǔ)。
4.依法科學(xué)管理
提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國(guó)檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)的建立健全當(dāng)中充分運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國(guó)檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過(guò)渡到社會(huì)人，日漸頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上證明了檔案信息庫(kù)建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動(dòng)化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點(diǎn)，在開展檔案資源信息化工作的過(guò)程中要充分考慮到其自身的特點(diǎn)，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計(jì)、硬件配置不統(tǒng)一等做法。
5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊(duì)伍
檔案分類管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對(duì)檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識(shí)只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強(qiáng)檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問(wèn)題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對(duì)專職、兼職的檔案工作人員，要加強(qiáng)對(duì)其知識(shí)體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位，尤其是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會(huì)的必然要求。同時(shí)，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級(jí)人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無(wú)論是社會(huì)、城市、企業(yè)、個(gè)人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過(guò)去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對(duì)這些信息進(jìn)行篩選，并對(duì)有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。
其次，時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)公眾對(duì)檔案的意識(shí)逐漸培養(yǎng)起來(lái)，原先人們對(duì)檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來(lái)的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對(duì)自己有用的信息，這是社會(huì)現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。
最后，我國(guó)是一個(gè)人口眾多的國(guó)家，因此，就業(yè)問(wèn)題一直是值得考慮的民生問(wèn)題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來(lái)滿足社會(huì)對(duì)檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問(wèn)題，在開展檔案分類管理工作的過(guò)程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時(shí)也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時(shí)候做到深入細(xì)致，就一定可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
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［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來(lái)，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無(wú)論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無(wú)論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語(yǔ)
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營(yíng)造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
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論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。
1.1 法律性
人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
1.4 相關(guān)文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過(guò)程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)
在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。
對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。
4 結(jié)語(yǔ)
企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】 電子檔案 分類 整理 保護(hù)
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最悾?/p>
2.1電子文書 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來(lái)電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過(guò)程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說(shuō)明、軟件測(cè)試報(bào)告、修改記錄、說(shuō)明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤，由檔案部門在接收文件時(shí)按照不同年度、來(lái)文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購(gòu)置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動(dòng)硬盤的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動(dòng)硬盤存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
4.2光盤的保護(hù)
光盤在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過(guò)程中注意對(duì)光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來(lái)磁場(chǎng)，外來(lái)磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤過(guò)早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過(guò)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過(guò)時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過(guò)程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。
4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T17678.1-1999.
