時間：2023-05-17 16:11:33
序論：在您撰寫辦公檔案數(shù)字化管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開發(fā)的問題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時代的到來，檔案管理數(shù)字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個相對統(tǒng)一的軟件環(huán)境。
二、加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類的繁復(fù)性、確保電子文件的長期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進行規(guī)范設(shè)計和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數(shù)字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)站上獲得了越來越多的信息資料，實現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒有形成一個完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務(wù)和責(zé)任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個方面是加強人才隊伍建設(shè)。人才隊伍的建設(shè)分兩個方面，一是給組織內(nèi)具有扎實專業(yè)知識功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺，并對已經(jīng)確定的重點培養(yǎng)人才加強培訓(xùn)，促進其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進具有技術(shù)專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
五、結(jié)語
關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書；檔案管理；地質(zhì)
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A 文章編號
地質(zhì)礦產(chǎn)局在辦公自動化的環(huán)境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩個部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動化對文書檔案管理工作提出了更高的要求。
一、文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的優(yōu)勢
1.1辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優(yōu)勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費時費力。計算機管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。
1.2實現(xiàn)信息資源的充分交流與共享
運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對所調(diào)閱的信息資源做出適時響應(yīng)和脫機處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態(tài)。
1.3提高文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負責(zé)郵發(fā)，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
二、辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理所存在的問題
辦公自動化在文書檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負擔(dān)。但同時也出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)為以下四個方面。
2.1管理制度不健全、設(shè)備落后
雖然各個文書檔案部門都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設(shè)施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質(zhì)科研部門只重視科研項目、科研經(jīng)費的管理工作，而對文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊。
2.2電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據(jù)字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進行簽名或蓋印，因而無法根據(jù)字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無法對進入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進行絕對保密。
2.3電子化的檔案文件對管理人員要求高
隨著科技的發(fā)展和進步，辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無法勝任。因此，要實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員不僅具有相應(yīng)的計算機操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進的管理水平。然而，當(dāng)前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才。這樣，導(dǎo)致即使引進再先進的現(xiàn)代化設(shè)備，也無法發(fā)揮其相應(yīng)的作用，這對辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，文書檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了地質(zhì)科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價值。
三、針對文書檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施
3. 1提高單位管理人員對文書檔案管理的認識
認識轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有在思想認識上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的重視，讓他們對于該項工作有足夠的了解和認識，一方面，加大對管理工作的物質(zhì)投入，在物質(zhì)上保證文書檔案管理工作的信息化和規(guī)范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。
3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接
由于文書工作質(zhì)量的好壞對于檔案管理工作質(zhì)量的好壞將會產(chǎn)生直接的影響。因此，在實際工作中，如果不能保證高質(zhì)量的文書工作，就無法實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理。這就需要切實做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強的檔案意識，做好對文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實現(xiàn)檔案和文書工作一體化運行。
3.3提高檔案員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力
科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)、堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù).
四、加強文書檔案保密與利用工作
4.1 文書檔案管理人員的職責(zé)
文書檔案管理人員的職責(zé)是要維護檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關(guān)于開展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質(zhì)資料實體安全和文書檔案資料的安全。
4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關(guān)系
日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的文書檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價值。
五、對文書檔案管理工作的建議
建立電子文檔信息一體的管理系統(tǒng)。在檔案現(xiàn)代化管理邁向數(shù)字化、信息化的今天，依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。使歸檔文件的真實性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進行和控制。提升檔案管理人員全面素質(zhì)，堅持可持續(xù)發(fā)展。面對新時代全新管理理念，面對信息化快速發(fā)展的逼人形勢，面對行業(yè)的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學(xué)科知識，具有對文件信息進行二三次開發(fā)能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識及較高的計算機操作能力。運用現(xiàn)代化手段快捷便利地提供服務(wù)，滿足利用者的目的。加強檔案資源的開發(fā)和利用，要突破習(xí)性思維，把握規(guī)律性，實現(xiàn)理論創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，做好檔案工作，從而促進檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，努力開創(chuàng)地勘單位檔案工作的新局面。
總結(jié)
文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，文書檔案管理工作才能跟上時代的步伐，才能在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘探、探測試驗、專題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻
[1]郭偉.有關(guān)文書檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009
關(guān)鍵詞：文書檔案；辦公自動化；檔案管理；應(yīng)用淺析
引 言
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及辦公自動化的應(yīng)用，施工企業(yè)的文書檔案管理越來越便捷。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。
文書檔案管理是施工單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要的資源發(fā)生地，它客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過程和成果。隨著改革形勢的不斷發(fā)展，文書檔案管理水平如何提高，以滿足各方面的需求，從而適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案管理的自動化在檔案工作中應(yīng)用的新問題。
1 辦公自動化對施工企業(yè)文書檔案管理工作的促進作用
在施工企業(yè)日常的公文辦理過程中，相關(guān)工作人員辦理的文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。在傳統(tǒng)手段中，文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)派發(fā)傳送，因而文件到達時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。下面就談?wù)勣k公自動化對施工企業(yè)文書檔案管理工作的促進作用。
1.1 工作效率和質(zhì)量得到了前所未有的突破
施工企業(yè)所要登記在案的資料數(shù)據(jù)數(shù)量大，包括地質(zhì)信息數(shù)據(jù)、人員設(shè)備等等。施工企業(yè)實現(xiàn)了辦公自動化后，相關(guān)的檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，便可儲存在計算機中。如果需要計算或者整理，計算機也可以自動處理，其運行速度也很快，文件資料的收集與查詢等也變得十分便捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。特別是檔案信息的服務(wù)利用，這是辦公自動化的最大優(yōu)勢。傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，完全依賴于人工進行檔案資料的收集、儲存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務(wù)利用不能夠滿足人們的日常需求。辦公室自動化在施工企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用恰好解決了這一問題。
1.2 解決了檔案存儲的空間問題
文件文書檔案數(shù)量越來越多，尤其像是施工企業(yè)，需要記錄和儲存的文件數(shù)量和數(shù)據(jù)特別多，這也意味著其整理工作越來越繁瑣。但隨著辦公自動化設(shè)備的普及，大多數(shù)文書檔案已經(jīng)變成了數(shù)字化的電子文件，再根據(jù)辦公目的和要求將所需的文書檔案印制成紙質(zhì)文書進行保存。為了適應(yīng)新形勢下的檔案管理和信息服務(wù)的需求，要求要將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這就大大節(jié)省了文書檔案的儲存空間，檔案信息的查詢也變得十分便捷。
1.3 實現(xiàn)了檔案信息的共享和在線服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書檔案管理轉(zhuǎn)化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個電子文件數(shù)據(jù)庫，利用計算機檢索功能進行信息查詢。施工企業(yè)可利用計算機技術(shù)，將施工信息輸入并建立與每個施工項目相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，并進行精細化的管理，由案卷級擴展為文件級，從單一的途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化，實現(xiàn)從管理檔案目錄的外部特征向內(nèi)外部綜合特征的管理轉(zhuǎn)變。借助計算機網(wǎng)絡(luò)將檔案信息與載體分離，并利用信息系統(tǒng)進行鏈接，可以得到信息的歷史與現(xiàn)實、縱向與橫向的多方位記錄，實現(xiàn)檔案信息的共享與在線服務(wù)。
2 應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
2.1 電子文件的保密性受到了限制
電子文件的內(nèi)容是沒有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當(dāng)前已經(jīng)有很多防治電子文件偽造和在原稿上進行刪改的計算機技術(shù)，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號等固定的模式，將電子文件印制成紙質(zhì)文件后，無法辨認其作者，因為電子文件不具有特定的字跡。這些問題都對電子文件的保密性提出了挑戰(zhàn)。
2.2 檔案綜合管理人員培訓(xùn)缺失，專業(yè)素養(yǎng)不足
當(dāng)前，文書檔案管理在施工企業(yè)中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業(yè)的整體管理水平，也是當(dāng)下社會發(fā)展的必然趨勢。調(diào)查顯示，由于文書檔案管理在我國發(fā)展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)缺失，對檔案管理工作的進展在一定程度上存在影響。況且對電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信的管理人員所能勝任的。這就對管理人員在技術(shù)和素質(zhì)水平上有了更高的要求。
3 辦公自動化在施工企業(yè)文書檔案管理應(yīng)用中問題的解決方法
辦公自動化對施工企業(yè)的文書檔案管理有著重要意義，這也使文書檔案管理進入了一個快速發(fā)展的新時代。但需要注意的是，辦公室自動化的應(yīng)用也引發(fā)了很多問題，如何有效地解決這些問題成為新形勢下施工企業(yè)文書檔案管理健康發(fā)展的關(guān)鍵。
3.1 加強硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境
文書檔案管理的現(xiàn)代化是依賴于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等手段得以實現(xiàn)的，這也就要求施工企業(yè)必須搞好硬件建設(shè)，這也是實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。只有不斷地加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計算機技術(shù)的更新等，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備和手段的現(xiàn)代化，使相關(guān)工作人員學(xué)會使用先進的科學(xué)技術(shù)進行文書檔案管理工作，才能提高施工企業(yè)整體的文書檔案管理水平。
3.2 實現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機結(jié)合
檔案管理工作人員是實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)管理模式的長期侵襲，使得相關(guān)工作人員變得麻木和落后，其意識和思想沒有得到更新，導(dǎo)致現(xiàn)代化的計算機技術(shù)和設(shè)備沒有被完全和合理地應(yīng)用。所以，檔案工作人員必須認清當(dāng)下的發(fā)展形勢，及時學(xué)習(xí)和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。
3.3 采取措施提高文書檔案的安全性
首先，通過掃描技術(shù)，將帶有印章、個人字跡等文書檔案轉(zhuǎn)化為圖像性質(zhì)的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內(nèi)容，還可以大大減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；其次，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；然后，采取備份和驗證措施，防止電子文件的丟失及失真，對永久保存的電子文件要制成紙質(zhì)文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.4 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
①以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高自身素質(zhì)的根本途徑，同時，相關(guān)管理部門對文書檔案管理人員的培訓(xùn)也是相當(dāng)必要的，他們可以從中得到交流與學(xué)習(xí)的機會，不斷積累檔案專業(yè)知識及管理經(jīng)驗，進而運用到檔案管理工作中；②加強檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴大自己的交際面，通過互動交流與學(xué)習(xí)，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，以及運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維的能力，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案隊伍打下堅實的基礎(chǔ)。
4 結(jié) 語
綜上所述，辦公室自動化有助于施工企業(yè)文書檔案管理工作，這也是當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，實行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量施工企業(yè)管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求相關(guān)部門必須切實對檔案管理者進行素質(zhì)培養(yǎng)與提高，重視文書檔案管理工作，強化文書檔案管理水平，加強部門間的協(xié)調(diào)合作與交流，實現(xiàn)文書檔案管理的安全化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保我國施工企業(yè)文書檔案管理工作走向正規(guī)化、健康化的發(fā)展軌道，為最終實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益提供可靠保障。
參考文獻
[1]張會華.文書檔案管理的辦公自動化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.
[2]李冬梅.文書檔案現(xiàn)代化管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2012（4）：21～22.
一、提高文書檔案管理工作效率
以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關(guān)工作，實行辦公自動化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實現(xiàn)隨時辦結(jié)隨時歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現(xiàn)。
三、保障文書檔案資料安全性
傳統(tǒng)文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》中也對檔案館的庫房建設(shè)提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類新載體的優(yōu)點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。
【關(guān)鍵詞】 辦公自動化；文書檔案管理；策略
隨著我國改革開放的不斷深入與市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來迅速、準(zhǔn)確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時借助科學(xué)有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進行熟練的掌握，同時對傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質(zhì)文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時也嚴(yán)重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應(yīng)用具有得天獨厚的優(yōu)勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對文檔管理的硬件環(huán)境進行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合。在實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用，實現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來主動掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務(wù)進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現(xiàn)有效的隔離防護。通常來講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業(yè)務(wù)進行封堵；檢測和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問行為；記錄經(jīng)過防火墻的信息和活動內(nèi)容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結(jié)語
總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是是否實行全面科學(xué)化的文書檔案管理。這就對相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和規(guī)范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會效益與經(jīng)濟效益的最終實現(xiàn)。
【參考文獻】
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發(fā)展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)來準(zhǔn)確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發(fā)展中要加快管理設(shè)備的硬件建設(shè)，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質(zhì)文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內(nèi)容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質(zhì)文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據(jù)文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性造成了嚴(yán)峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術(shù)性和專業(yè)性結(jié)合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養(yǎng)，還要熟練掌握數(shù)據(jù)通訊技術(shù)或計算機技術(shù)的應(yīng)用，并且熟悉傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論、技術(shù)和方法，從而以高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)、電子計算機以及其他各種類型的數(shù)字化設(shè)備，因此，積極進行硬件設(shè)備的建設(shè)對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)，改善文檔管理的硬件環(huán)境，才能促使工作人員更積極地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)，從而實現(xiàn)文檔管理技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局
辦公自動化內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離是保證網(wǎng)絡(luò)安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網(wǎng)絡(luò)攻擊的相關(guān)檢測和告警；對經(jīng)過防火墻的活動和信息內(nèi)容進行記錄；封堵一些被禁止的業(yè)務(wù)；對進、出網(wǎng)絡(luò)的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠?qū)ξ臋n信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合
檔案管理人員的現(xiàn)代化是促使檔案管理辦公自動化實現(xiàn)的重要保證。傳統(tǒng)文檔管理模式的長期沿用使得當(dāng)前的檔案管理存在著工作人員的現(xiàn)代技術(shù)水平較低或者是技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得進行檔案管理的一些現(xiàn)代化設(shè)備并不能得到良好的應(yīng)用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓(xùn)或?qū)W習(xí)來積極掌握傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論，技術(shù)和方法等專業(yè)技能，同時還要不斷提高對數(shù)據(jù)通訊技術(shù)和計算機技術(shù)等的掌握能力，以實現(xiàn)自身現(xiàn)代化和專業(yè)化的有機結(jié)合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術(shù)把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉(zhuǎn)成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內(nèi)容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現(xiàn)文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質(zhì)文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)進行隔離，以增強文檔的保密性。
關(guān)鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理
文書檔案管理工作是指機關(guān)團體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責(zé)過程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價值。隨著信息技術(shù)在社會生活各方面的應(yīng)用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。
1 辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性
在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關(guān)檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發(fā)揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現(xiàn)了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內(nèi)的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)適時查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。
2 辦公自動化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)
在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質(zhì)文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關(guān)檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實現(xiàn)不動用實體提供利用，使紙質(zhì)文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。
3 辦公自動化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程
傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般`屬于機關(guān)的辦公室，由于受到機關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴(yán)格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動化環(huán)境下，自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過計算機數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質(zhì)量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統(tǒng)計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態(tài)。
4 辦公自動化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進程
辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實際，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)。在辦公自動化環(huán)境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行，真正實現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的過程中，文書檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉(zhuǎn)和安全管理。
5 辦公自動化環(huán)境能夠推動檔案工作法律體系的完善
從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經(jīng)注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻
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