時(shí)間：2023-05-17 16:11:36
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1．婚姻登記人員與檔案人員管理一體化。按照傳統(tǒng)的做法，婚姻登記工作人員負(fù)責(zé)婚姻登記過程中文件材料的收集和歸檔。登記材料是從婚姻管理的角度出發(fā)運(yùn)作，與婚姻檔案的靜態(tài)管理沒有銜接，人員也屬于兩個(gè)部門，沒有統(tǒng)一整體的業(yè)務(wù)規(guī)范，這樣往往會(huì)出現(xiàn)歸檔材料不齊全、整理不系統(tǒng)、分類編號(hào)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。歸檔后往往因質(zhì)量問題需要檔案人員重新拆卷、整理，花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行重復(fù)性工作。在電子文件管理方面，登記錄入人員雖然在操作系統(tǒng)中輸入了大量的人員信息，但由于登記和檔案兩個(gè)系統(tǒng)不銜接，有些檔案需要的字段和信息沒有包括在內(nèi)，致使歸檔后檔案人員再次進(jìn)行大量信息的輸入，工作繁瑣而重復(fù)。文檔一體化管理的實(shí)施不僅使檔案人員從繁重重復(fù)的工作中解放出來，有更多的時(shí)間投入到檔案的利用工作中去，提高檔案的利用率。同時(shí)更有效地通過前端過程控制保證了歸檔文件的齊全、完整。登記人員與檔案管理人員的一體化管理是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理模式的重要前提和保證，對(duì)登記人員、檔案人員要實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、統(tǒng)一專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一明確崗位職責(zé)，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)提供組織和人員上的保證。
2．紙質(zhì)文件材料控制與紙質(zhì)檔案管理一體化。紙質(zhì)文件材料控制指婚姻登記工作中，工作人員對(duì)婚姻登記材料進(jìn)行有效的動(dòng)態(tài)過程控制。登記材料控制工作是一項(xiàng)規(guī)范化、專業(yè)化和職能化的工作，主要活動(dòng)包括登記材料的申報(bào)、審批、整理和歸檔。相比之下，紙質(zhì)婚姻檔案管理是一種靜態(tài)的管理模式，檔案人員按照傳統(tǒng)的檔案管理要求對(duì)歸檔的紙質(zhì)婚姻檔案進(jìn)行收集、分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理等，便于查詢和利用。在實(shí)際工作中，靜態(tài)的檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到登記工作過程的控制中去，檔案人員對(duì)登記人員進(jìn)行登記材料驗(yàn)收、收集、分類、組卷、編號(hào)、整理、借閱等專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)。登記工作結(jié)束后，登記檔案直接上架，以期實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)登記材料控制與紙質(zhì)檔案管理的一體化。
3．電子文件與電子檔案管理一體化。在婚姻登記工作中，工作人員使用的是《婚姻登記管理系統(tǒng)》，用來存儲(chǔ)、控制婚姻登記過程中生成的所有電子文件，包括部分紙質(zhì)文件掃描后的電子文件。在檔案管理中使用的是適合檔案管理的專門數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，用來存儲(chǔ)管理歸檔后的電子檔案。電子文件與電子檔案管理一體化需要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將上述材料錄入系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，建立文檔一體化軟件，針對(duì)從電子文件產(chǎn)生到歸檔為電子檔案進(jìn)行全過程控制和管理。在建立文檔一體化管理模式的過程中，要實(shí)現(xiàn)登記材料全部電子化，同時(shí)優(yōu)化兩個(gè)操作系統(tǒng)，通過開發(fā)一體化軟件，使文控操作系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案的一體化管理。
二、實(shí)現(xiàn)婚姻文檔一體化管理的前提條件
1．建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。建立婚姻登記材料前端控制、檔案管理統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是實(shí)現(xiàn)婚姻文檔一體化的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是登記人員、檔案人員工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，這些標(biāo)準(zhǔn)體系文件的建立是婚姻登記、檔案現(xiàn)代化管理工作的基礎(chǔ)，是科學(xué)管理和有效利用婚姻檔案的保障，同時(shí)有效促進(jìn)了登記材料的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案管理的規(guī)范化。實(shí)行文檔一體化必須嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)婚姻檔案管理的規(guī)范化。
【關(guān)鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現(xiàn)狀 文檔管理一體化的意義
一、文件管理與檔案管理一體化
（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實(shí)現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。
（二）文件管理與檔案管理的關(guān)系。目前國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案管理一體化還沒有一個(gè)明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關(guān)系卻顯而易見，這種關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國(guó)外一些重要的機(jī)關(guān)部門，已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國(guó)內(nèi)多數(shù)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位則都沒有設(shè)置機(jī)關(guān)檔案室等專職文件管理機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機(jī)構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行的文件。檔案部門應(yīng)設(shè)置專門的文件管理機(jī)構(gòu)，配備專職的文件管理人員，為機(jī)關(guān)檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。
（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系。在國(guó)外大部分的檔案管理部門和人員都會(huì)參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務(wù)。
二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀
80年代之前，我國(guó)一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學(xué)的管理體制在一定的時(shí)期內(nèi)并未真正實(shí)現(xiàn)。
當(dāng)前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實(shí)行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關(guān)文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負(fù)責(zé)整理和編目保存。另一種則是實(shí)行文件、檔案的一體化管理模式，具體實(shí)施則是由各部門的檔案負(fù)責(zé)人通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文的管理，使用這種方式對(duì)檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應(yīng)的目錄，同時(shí)，還可以在服務(wù)器上為原文留有單獨(dú)的空間，提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。
三、實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義
目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)普遍推行辦公自動(dòng)化，并逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學(xué)合理，有利于樹立更合理科學(xué)的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學(xué)利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項(xiàng)工作達(dá)到精細(xì)化，完成案卷達(dá)到系統(tǒng)化和查找利用的標(biāo)準(zhǔn)化。
四、加快文件管理與檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)的措施
在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)，文檔管理一體化的建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認(rèn)真對(duì)待，具體要求我們從以下幾個(gè)方面做起：
（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國(guó)受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實(shí)現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風(fēng)險(xiǎn)。
（二）結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的國(guó)情，建立具有中國(guó)特色的文檔管理一體化理論。我國(guó)的檔案管理一體化與其他國(guó)家相比存在一定的差別，所以要?jiǎng)?chuàng)建具有中國(guó)特色的文檔管理一體化就必須立足于我國(guó)的國(guó)情。我國(guó)有國(guó)家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級(jí)檔案館，并形成了嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國(guó)的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實(shí)踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當(dāng)我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對(duì)我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應(yīng)當(dāng)積極保護(hù)并發(fā)展，它實(shí)際上已經(jīng)承擔(dān)了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務(wù)，這是中國(guó)特色的基本國(guó)情所決定的。
五、結(jié)語
文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要發(fā)展趨勢(shì)，只有不斷增強(qiáng)對(duì)文檔一體化管理的認(rèn)識(shí)，才能使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學(xué)理念實(shí)踐于當(dāng)前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展和需求，服務(wù)于現(xiàn)代化的信息建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：圖書 檔案 一體化管理
中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）04（b）-0204-01
隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，人們對(duì)于信息資源的需求發(fā)生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無空間、時(shí)間、地域、借閱限制的多元化信息服務(wù)，內(nèi)容新穎、類型完整多樣、來源廣泛的信息。信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化正在成為這個(gè)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準(zhǔn)確地為讀者提供高效的服務(wù)， 進(jìn)行信息資源整合、實(shí)現(xiàn)信息資源共享迫在眉睫。
1 圖書檔案一體化管理的必要性
1.1 圖書檔案一體化管理是時(shí)展的產(chǎn)物
每個(gè)圖書館、檔案館的館藏建設(shè)各有差異，側(cè)重點(diǎn)不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側(cè)重單一專業(yè)的圖書資源，有的面對(duì)所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時(shí)間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側(cè)重與局限性的最好辦法就是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來彌補(bǔ)自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設(shè)已經(jīng)不能滿足讀者對(duì)于信息多樣化與深層次需求，這種現(xiàn)狀使得圖書館和檔案館面臨一個(gè)新的挑戰(zhàn)，必須尋找到一個(gè)新的方法實(shí)現(xiàn)圖書館、檔案館的持續(xù)發(fā)展，滿足讀者在新時(shí)代背景下對(duì)于資源的需求。圖書館、檔案館的網(wǎng)絡(luò)化資源共享平臺(tái)無疑是最好的選擇。構(gòu)建圖書檔案的一體化網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)與互聯(lián)網(wǎng)對(duì)接的平臺(tái)，快速進(jìn)入信息高速公路，打通信息交叉服務(wù)的隧道，才能實(shí)現(xiàn)信息資源全球共享，加快信息現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。
1.2 圖書、檔案實(shí)行一體化管理是信息管理一元化的需要
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，學(xué)科間相互交叉、相互滲透，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，形成了一個(gè)巨大的信息資源庫和信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為信息資源的交流和共享提供了發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。信息管理一體化的整體優(yōu)勢(shì)凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會(huì)發(fā)揮更大優(yōu)勢(shì)，提高資源利用率，是學(xué)科整合的需要，通過一體化管理實(shí)現(xiàn)資源共享也是圖書館事業(yè)和檔案事業(yè)自身的發(fā)展需求。圖書館和檔案館館藏的特點(diǎn)各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無法將滿足信息時(shí)代讀者對(duì)信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實(shí)現(xiàn)一體化，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源信息共享，才能滿足當(dāng)今相互滲透和交叉極為頻繁的學(xué)科要求，才能滿足社會(huì)進(jìn)步和科學(xué)發(fā)展對(duì)圖書檔案管理的要求。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)急速發(fā)展的大環(huán)境下，圖書檔案一體化管理給學(xué)科和信息提供了一個(gè)交叉整合的平臺(tái)。
2 制約圖書檔案管理一體化的因素
2.1 管理體制相對(duì)落后，不統(tǒng)一
我國(guó)現(xiàn)行的圖書、檔案系統(tǒng)雖同出一源，但現(xiàn)在卻分屬于不同的系統(tǒng)，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯(lián)系溝通協(xié)作，形成了獨(dú)門獨(dú)院的現(xiàn)象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實(shí)施和資源共享的實(shí)現(xiàn)。這種管理體制也使得檔案圖書系統(tǒng)難以進(jìn)行交流和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在這種無交流的情況下各自進(jìn)行著自我建設(shè)，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)和信息大量重復(fù)，造成資源配置不合理，人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)信息資源的有效發(fā)展和合理利用，不符合科學(xué)發(fā)展的理念。
2.2 綜合性人才匱乏
圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊(duì)伍的支持，它的實(shí)現(xiàn)需要一批具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握多學(xué)科知識(shí)、熟悉各領(lǐng)域發(fā)展的高素質(zhì)綜合性專業(yè)人員隊(duì)伍。但實(shí)際上，由于現(xiàn)有人才培養(yǎng)模式，真正精通圖書管理學(xué)、檔案管理學(xué)理論和實(shí)踐技能的人并不多，在實(shí)踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴(yán)重制約了圖書管理一體化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，影響了信息資源管理水平。
2.3 信息基礎(chǔ)設(shè)施不健全
信息基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)施圖書、檔案管理一體化必須構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校的信息基礎(chǔ)設(shè)施已初具規(guī)模，但圖書館、檔案部門的信息設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，特別是檔案管理機(jī)構(gòu)，多是微型計(jì)算機(jī)單機(jī)操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時(shí)，校園網(wǎng)絡(luò)帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務(wù)對(duì)象僅限于全校師生，利用率相對(duì)較低，造成了信息資源的浪費(fèi)，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內(nèi)容和來源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內(nèi)容比較專指、明確，保存形式是紙質(zhì)版，導(dǎo)致對(duì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的存取要求不同，尚需開發(fā)專門的信息管理系統(tǒng)。
3 建立圖書檔案一體化管理的具體實(shí)施步驟
通過制定相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和規(guī)范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)檔案圖書一體化建設(shè)的保障和指導(dǎo)作用。建立圖書、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進(jìn)行。同時(shí)，相關(guān)管理部門應(yīng)該對(duì)于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統(tǒng)籌的必然性有一個(gè)宏觀全面的意識(shí)；對(duì)于圖書檔案一體化管理的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)清晰的發(fā)展藍(lán)圖，轉(zhuǎn)變消極態(tài)度，只有在充分認(rèn)識(shí)到一體化管理的必要性時(shí)，圖書檔案一體化管理才能出現(xiàn)成效，才能有發(fā)展空間，才能推動(dòng)體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強(qiáng)圖書、檔案管理方面人才的培養(yǎng)，另外，也要對(duì)現(xiàn)已在職的圖書、檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，促使他們掌握?qǐng)D書、檔案一體化管理方面的理論和實(shí)踐知識(shí)，更好的落實(shí)一體化管理。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]電子檔案；文檔一體化；管理分析
文檔一體化管理，是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而提出的—個(gè)檔案管理領(lǐng)域的新課題。隨著當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運(yùn)用，文檔計(jì)算機(jī)一體化管理被賦予更新的內(nèi)涵。
一、文檔一體化管理的內(nèi)容及其發(fā)展
我國(guó)的文檔一體化管理基本與計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)檔案領(lǐng)域的應(yīng)用同步進(jìn)行和發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化理論和實(shí)踐也不斷深化和發(fā)展。
文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。
文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率。在實(shí)際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)文書與檔案工作，稍大的機(jī)關(guān)或企業(yè)則會(huì)將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。
文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)?？梢酝ㄟ^辦公自動(dòng)化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。
二、電子文件與檔案
隨著以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件作為辦公自動(dòng)化的直接產(chǎn)物，正在并逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領(lǐng)域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。
（一）電子文件及其特點(diǎn)
電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件。與傳統(tǒng)文件相比，它具有以下特點(diǎn)：
1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統(tǒng)文件以文字、圖形等為記錄符號(hào)，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進(jìn)制數(shù)字符號(hào)做記錄符號(hào)，讀寫都依賴計(jì)算機(jī)。
2.電子文件的內(nèi)容與載體的依附關(guān)系發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的內(nèi)容與載體密不可分，內(nèi)容脫離原載體時(shí)可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復(fù)制件的區(qū)別較顯著；電子文件的內(nèi)容與載體不具有密不可分的關(guān)系，內(nèi)容可以同載體分離并轉(zhuǎn)移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實(shí)體狀態(tài)；此外電子文件還可以由若干記錄模型結(jié)合而成，因而存在著虛擬狀態(tài)。
3.電子文件的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的結(jié)構(gòu)是為閱讀者顯示的，并作為文件真實(shí)性的重要標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成文件的組成要素；電子文件的實(shí)體結(jié)構(gòu)并非一目了然，而其內(nèi)容與載體可以分離，因而結(jié)構(gòu)有時(shí)對(duì)讀者并無實(shí)際價(jià)值，所以電子文件適于建立邏輯結(jié)構(gòu)，以便識(shí)別每份文件并顯示其組成部分。
（二）電子文件的影響
電子文件的脫離載體生存的“數(shù)字式存在”形式，以及它在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下快速傳遞等特點(diǎn)，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業(yè)務(wù)部門和檔案部門的文書、檔案實(shí)體管理的壓力，另一方面可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速檢索，提高查全率和查準(zhǔn)率，有效地滿足人們的利用需要；同時(shí)，計(jì)算機(jī)的海量存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸可以成功實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點(diǎn)，在改變?nèi)藗兾募c檔案的概念、提高信息管理水平的同時(shí)，也給檔案部門帶來了新的挑戰(zhàn)。
1.電子文件內(nèi)容和載體的可分離性和物質(zhì)結(jié)構(gòu)的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認(rèn)電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價(jià)值難以確定，更難以保障。
2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時(shí)間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰(zhàn)。
（三）電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)
盡管目前在大多數(shù)檔案部門仍以傳統(tǒng)的手工管理方式對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理，而且受經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人員素質(zhì)和傳統(tǒng)習(xí)慣等方面的影響，傳統(tǒng)方式還將在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)存在，在許多辦公室，計(jì)算機(jī)文件已取代手寫的文件；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，已在許多企業(yè)取代手工制圖，并制定了相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；諸如郵件取代信件、電子商務(wù)取代商務(wù)合同、信用卡取代存折、存單；也都發(fā)生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其原始性、合法性、長(zhǎng)久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認(rèn)可確實(shí)已成為不可拒絕的事實(shí)：美國(guó)司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據(jù)；我國(guó)《合同法》認(rèn)可電子文件的合法性；國(guó)家頒布的關(guān)于CAD的標(biāo)準(zhǔn)承認(rèn)電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務(wù)和電子政務(wù)已開始登場(chǎng)。
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已發(fā)展到社會(huì)各領(lǐng)域。自1971年我國(guó)氣象部門首次用計(jì)算機(jī)管理氣象檔案，到現(xiàn)在不少單位檔案部門與業(yè)務(wù)部門聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)從“文件、檔案的管理——檢索”，發(fā)展到“文件的產(chǎn)生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長(zhǎng)久、海量的存儲(chǔ)，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發(fā)展趨勢(shì)，不如說是技術(shù)發(fā)展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，才能在新形勢(shì)下由必然王國(guó)走向自由王國(guó)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張武軍.電子文件文檔一體化管理中的問題[J].中國(guó)檔案， 2005（8）.
1 當(dāng)前文檔一體化的發(fā)展概述
現(xiàn)如今我國(guó)已經(jīng)開始著手建設(shè)文檔一體化，但是相比較而言，國(guó)外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國(guó)，目前已經(jīng)成為美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家普遍應(yīng)用的一種形式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國(guó)外文檔一體化在檔案管理中運(yùn)用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國(guó)外在文檔一體化所取得的成就，為我國(guó)文檔一體化的發(fā)展將會(huì)提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。
由于我國(guó)各種各樣的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來越普遍，同時(shí)越來越多的研究者開始進(jìn)行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個(gè)人都開始通過文檔一體化來來進(jìn)行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務(wù)，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進(jìn)步，甚至已經(jīng)達(dá)到了國(guó)際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會(huì)出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因?yàn)榻懿蛔≌T惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進(jìn)行開發(fā)研究時(shí)并未與文檔工作者進(jìn)行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達(dá)到文檔工作者的需求。
2 文檔一體化在檔案管理中的運(yùn)用
2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構(gòu)
文檔一體化在檔案管理中的應(yīng)用作用發(fā)揮的關(guān)鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設(shè)計(jì)時(shí)，設(shè)計(jì)人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲(chǔ)存引擎，而后再應(yīng)用Struts、Spring技術(shù)等。整個(gè)系統(tǒng)框架既能夠進(jìn)行擴(kuò)展，也能夠進(jìn)行自我維護(hù)，恢復(fù)組件、同時(shí)還具有可以移植的特點(diǎn)，因此應(yīng)用前景非常好。整個(gè)系統(tǒng)框架如下：
第一，領(lǐng)域?qū)ο笫怯梢恍哟谓Y(jié)構(gòu)對(duì)象構(gòu)成，它們是對(duì)不同業(yè)務(wù)模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，通常每個(gè)領(lǐng)域?qū)ο髮?duì)應(yīng)一個(gè)TRIP數(shù)據(jù)庫表。
第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進(jìn)行了DAO封裝，實(shí)現(xiàn)了對(duì)TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語言的支持，完成了領(lǐng)域?qū)ο蟮絋RIP數(shù)據(jù)庫表的對(duì)象關(guān)系映射，對(duì)業(yè)務(wù)層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務(wù)層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)間。
第三，業(yè)務(wù)層的組成是業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象，Sring框架的控制反轉(zhuǎn)容器使得業(yè)務(wù)邏輯替換時(shí)變得簡(jiǎn)單，使各層間以松耦合的方式進(jìn)行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務(wù)管理的基礎(chǔ)上把業(yè)務(wù)邏輯的事務(wù)實(shí)現(xiàn)了。
第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行了實(shí)現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時(shí)可限制用戶執(zhí)行保存、復(fù)制與打印等功能，從而即做到了對(duì)原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復(fù)制抄襲。對(duì)論文評(píng)語及成績(jī)系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進(jìn)行存儲(chǔ)展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術(shù)DWRAjax框架實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務(wù)器會(huì)主動(dòng)將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的顯示和處理。
2.2 文檔一體化的實(shí)現(xiàn)模型
應(yīng)用是研究的最終目的，在前述研究的基礎(chǔ)上，基于實(shí)踐類文檔的應(yīng)用設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了主要功能。在設(shè)計(jì)的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對(duì)所有開放信息執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索（包括全文檢索）、高級(jí)檢索、按有關(guān)檢索要求進(jìn)行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對(duì)自己的信息進(jìn)行管理。更高級(jí)的用戶可對(duì)信息進(jìn)行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對(duì)系統(tǒng)中各類的用戶進(jìn)行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時(shí)序和前提的。
2.3 文檔一體化的儲(chǔ)存平臺(tái)
因?yàn)闄n案文檔最顯著的特征就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如若應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達(dá)到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲(chǔ)起來，要對(duì)其進(jìn)行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護(hù)。應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因?yàn)檫@些問題與底層設(shè)計(jì)息息相關(guān)。為此文檔一體化在檔案管理中應(yīng)用就必須使用其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實(shí)踐證明，非結(jié)構(gòu)化的TRIP數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效果比較好，這主要是因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢(shì)：
第一，可以進(jìn)行跨平臺(tái)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，采用的是二進(jìn)制數(shù)據(jù)形式，對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象大小并沒有任何要求，實(shí)驗(yàn)證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲(chǔ)超過200種格式的電子文件，同時(shí)還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對(duì)全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強(qiáng)大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠?qū)n案信息儲(chǔ)存起其中，如果有需要也會(huì)立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機(jī)制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認(rèn)證的方法；其次，對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限的方法，在數(shù)據(jù)庫級(jí)別，創(chuàng)紀(jì)錄的水平，領(lǐng)域?qū)尤齻€(gè)層次分別授權(quán)，訪問權(quán)限和用戶內(nèi)容的訪問控制。非法用戶無法進(jìn)入其中，而且如果是重要的文件還能夠進(jìn)行備份處理，這對(duì)檔案信息的安全性有著非常大的保證。
2.4 文檔一體化的安全
為保證應(yīng)用的安全有效，系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)整套的安全管理機(jī)制。應(yīng)有系統(tǒng)自身的權(quán)限機(jī)制使得對(duì)于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的信息，而無法操作其他的論文文檔。
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；文件與檔案；一體化管理
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672—5158（2012）08—0307-01
文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的目的。
一、當(dāng)前機(jī)關(guān)文件與檔案管理存在的問題
1、傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個(gè)職能部門，分別負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個(gè)相對(duì)封閉的系統(tǒng)中運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。
2、由于機(jī)關(guān)各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯(cuò)亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動(dòng)浪費(fèi)了人力和財(cái)力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。
3、隨著社會(huì)信息化的到來，大量的電子文件產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數(shù)字化方向發(fā)展。而目前機(jī)關(guān)文件與檔案管理部門使用的軟件不統(tǒng)一，造成信息不能相互對(duì)接和同享，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)信息現(xiàn)代化建設(shè)步伐。
二、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理的必要性
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文件與檔案是同一事物的兩個(gè)發(fā)展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，它們的內(nèi)部特征具有一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)，避免了檔案部門今后重復(fù)進(jìn)行著錄，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。
目前，各級(jí)機(jī)關(guān)都在加強(qiáng)管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項(xiàng)管理活動(dòng)中起著傳達(dá)信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實(shí)施與管理的工具。現(xiàn)在大多數(shù)機(jī)關(guān)都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，公文處理、檔案管理都使用計(jì)算機(jī)管理，但是，在職能分置的環(huán)境下，文書與檔案部門只能被動(dòng)地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現(xiàn)狀，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，使文件與檔案更好地發(fā)揮作用，就必須進(jìn)行文件與檔案一體化建設(shè)，讓文書處理的有關(guān)信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對(duì)集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)“一條龍”的服務(wù)系統(tǒng)，才能提高機(jī)關(guān)管理工作的效率。
三、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題
隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實(shí)際的工作內(nèi)容。
1、轉(zhuǎn)變觀念，提高機(jī)關(guān)管理人員素質(zhì)。由于管理體制、思維模式上長(zhǎng)期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機(jī)關(guān)公文處理和檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)文件與檔案一體化有著客觀、充分的認(rèn)識(shí)，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項(xiàng)兼文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識(shí)、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓(xùn)來提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過崗位培使他們充分認(rèn)識(shí)文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識(shí)和技能。
2、大力推進(jìn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化建設(shè)。辦公自動(dòng)化是文件與檔案一體化管理的基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實(shí)地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個(gè)過程分類整理，并準(zhǔn)確地將要?dú)w檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對(duì)后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理中，真正實(shí)現(xiàn)了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺(tái)，做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。
3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理現(xiàn)代化才能順利開展。首先要把好文件形成關(guān)，文件標(biāo)題、編號(hào)、主題詞等特征要標(biāo)識(shí)規(guī)范；其次是要制訂機(jī)關(guān)檔案管理分類、著錄、標(biāo)引工作規(guī)范。在文件形成與處理時(shí)，把檔案分類、編號(hào)等原則運(yùn)用其中，使每一個(gè)單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個(gè)有機(jī)的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會(huì)提供可靠的檔案信息。
4、打造文件與檔案運(yùn)作的“平臺(tái)”。目前一般的機(jī)關(guān)文書管理和檔案管理還是各自獨(dú)立管理軟件，文書處理使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理使用單機(jī)板管理軟件。要實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，關(guān)鍵是要強(qiáng)大功能的軟件作支撐。如有一套完整的功能強(qiáng)大的軟件，從文書處理過程就直接按照檔案分類表進(jìn)行分類、歸位，次年初紙制文件和電子文件按檔案保管期限稍加整理，即可形成檔案，能真正達(dá)到“文檔一體化”管理。
圖書、檔案、文物集中式管理（以下簡(jiǎn)稱集中式管理，加引號(hào)的除外）是圖書、檔案、文物信息資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑之一，意在通過信息載體的地域集中，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的共享。要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要從實(shí)現(xiàn)我國(guó)的信息化戰(zhàn)略高度，推進(jìn)"圖書、情報(bào)、檔案一體化"進(jìn)程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，建立和完善相關(guān)的法律法規(guī)。隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙張的出現(xiàn)，“圖書”逐步從檔案中分化出來。“檔案”專指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文獻(xiàn)材料包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等。
關(guān)鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問題
中圖分類號(hào)：G25
1 引言
我國(guó)圖書情報(bào)檔案實(shí)施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實(shí)的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個(gè)有機(jī)整體，以確定實(shí)施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書在學(xué)科和專業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實(shí)現(xiàn)檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對(duì)構(gòu)建檔案、圖書一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評(píng)估等動(dòng)力機(jī)制。通過對(duì)他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及祖國(guó)的建設(shè)服務(wù)。
有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化，加快科學(xué)研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國(guó)理論界和實(shí)務(wù)界必須面對(duì)的一個(gè)新課題和新挑戰(zhàn)。實(shí)行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲(chǔ)存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。
2 圖書管理的基本內(nèi)容
目前所通用的圖書管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個(gè)方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進(jìn)庫工作合理的建造成一個(gè)系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書、還書作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實(shí)現(xiàn)在各種條件下，對(duì)于館藏書查詢、統(tǒng)計(jì)等工作；系統(tǒng)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實(shí)際的使用過程中，掃描槍對(duì)圖書ISBN編碼掃描時(shí)，就會(huì)自動(dòng)從Internet上下載圖書相關(guān)信息，如作者、書名、出版社、簡(jiǎn)介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的基本，雖然圖書情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個(gè)行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃。
3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開知識(shí)。通過進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
4 圖書、檔案一體化管理的可行性
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息社會(huì)中，檔案、圖書實(shí)行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書已承擔(dān)一部分情報(bào)工作實(shí)現(xiàn)部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)檔案的公開化、社會(huì)化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書、情報(bào)三者一體化管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)更廣泛、更迫切的需求，對(duì)圖書、情報(bào)、檔案的利用越來越要求公開化、社會(huì)化信息資源體系事實(shí)上也無法使圖書館與情報(bào)所、檔案館相區(qū)別各種情報(bào)技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書館，圖書館學(xué)、檔案學(xué)是知識(shí)信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識(shí)論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書、情報(bào)管理以特定對(duì)象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會(huì)本身沒有太大區(qū)別使得圖書與情報(bào)的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書館、情報(bào)所服務(wù)對(duì)象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書館、情報(bào)部門強(qiáng)。
5 職業(yè)道德素質(zhì)
圖書檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對(duì)工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛崗敬業(yè)，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項(xiàng)承載著知識(shí)寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時(shí)期、在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺向社會(huì)奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。
信息時(shí)代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點(diǎn)滴資料的積累去揭示未來的發(fā)展。
只有全面優(yōu)化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書檔案在現(xiàn)代圖書情報(bào)檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動(dòng)力之源。
6 結(jié)束語
圖書館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識(shí)，提高公民的自身修養(yǎng)，滿足讀者的需求，實(shí)現(xiàn)讀者人生的價(jià)值。圖書館服務(wù)賦予圖書館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價(jià)值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點(diǎn)，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為圖書管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書、情報(bào)資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報(bào)業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和實(shí)現(xiàn)報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長(zhǎng)期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門共同的努力，包括培養(yǎng)專業(yè)的人才，才可能實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
