時間：2022-07-31 15:20:49
序論：在您撰寫企業(yè)檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經濟效益
（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產業(yè)結構逐步調整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產車間，熟悉了解生產經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”。
（二）要確立檔案是資產的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現在年產值幾十億元的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。
（三）要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。
（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發(fā)展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產業(yè)總公司技術中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項目，創(chuàng)造經濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結構不明等難題，進展緩慢，項目負責人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料?！贝_保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現代企業(yè)的高速發(fā)展
現代企業(yè)制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
（一）機構創(chuàng)新的核心是精簡。無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中心機構在行政上受集團總部的領導，業(yè)務上歸地方檔案行政管理部門監(jiān)督指導。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集團下有十余個子公司、在全國各地有11家銷售公司，通過計算機網絡系統(tǒng)實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
（二）機制創(chuàng)新的關鍵是高效。企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。
（三）制度創(chuàng)新的實質是要從企業(yè)各自的實際出發(fā)，星星作為一家大型的民營企業(yè)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新集團檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
三、管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作
(一)企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規(guī)模，檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，為了提高集團本部及各子公司兼職檔案員的業(yè)務水平，今年三月下旬，集團辦公室特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理的培訓，對集團各部門及各子公司近四十名兼職檔案員進行為期三個月的輪流培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團綜合檔案室參訓，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導她們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為公司明年檔案管理上省級達標奠定了良好的基礎。
一、工作平臺創(chuàng)新
建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構各項職能的業(yè)務活動。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領域創(chuàng)建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、數據庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業(yè)員工提供了現代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。同時，信息系統(tǒng)的建立為機構業(yè)務活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。
二、流程創(chuàng)新
在紙質文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業(yè)務活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業(yè)務的互聯提供無縫的互操作平臺。企業(yè)檔案載體的轉變，使企業(yè)在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產或開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。
流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。
三、管理創(chuàng)新
應有適應時展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。
信息管理通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務的流轉、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”。
四、制度創(chuàng)新
如何保證信息系統(tǒng)在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業(yè)務管理、信息化管理密不可分。
從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。
五、服務創(chuàng)新
信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。
創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。
信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。業(yè)務部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。
六、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發(fā)展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。
一、企業(yè)檔案管理中的五種關系分析
（一）議“專業(yè)性”與“實用性”的關系
檔案管理是一門專業(yè)學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業(yè)人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實用性”的矛盾。
說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識與本企業(yè)特點相結合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實用性結合起來。
（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系
檔案管理在于標準，但更在于培養(yǎng)素質。標準是從穩(wěn)定的業(yè)務形態(tài)中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質了。這也符合人類社會的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。
當然，不可否認，盡快出臺統(tǒng)一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養(yǎng)檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。
（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系
檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢在于標準統(tǒng)一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業(yè)務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數量少、業(yè)務種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對于業(yè)務種類多元、處于擴展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：
（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系
在電腦系統(tǒng)的數據庫設計中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。
現實中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。
編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。
本人認為，揚長避短，相互結合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：
例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：
1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；
2.項目具體的調查研究方案以及執(zhí)行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業(yè)務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；
3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監(jiān)察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；
4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；
5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。
至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：
（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系
公司辦公區(qū)每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。
電子檔案方面：
1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。
2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。
3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。
紙質檔案方面：
部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。
二、加強企業(yè)檔案管理的新思路
上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：
（一）在檔案團隊建設上
1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。
2.加強團隊檔案素質培養(yǎng)，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。
（二）在檔案管控機制上
1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監(jiān)管機制，對事業(yè)部和板塊進行檢查。
2.明確檔案集中與分級管理相結合的原則，即決策性、商務性、法務性、財務性、基礎保障性檔案總部集中管理；專業(yè)性、業(yè)務性、項目性檔案各板塊分級管理。
關鍵詞：新時期；檔案管理；科學化
中圖分類號：T49
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01
1檔案管理科學化的重要性
（1）檔案管理的科學化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業(yè)管理決策產生不良的影響。如有的檔案僅保存在個人或各個部門，當有人員調動或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒有及時更新，甚至對機密檔案沒有嚴格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。
（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個企業(yè)科學管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來原的主要依據?？梢哉f，檔案管理就是對企業(yè)重要信息的科學管理。
（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項基本工作，是對企業(yè)生產、經營、技術等信息的真實記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務特點、體現公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。
2檔案管理工作中存在的問題
（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。
（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數管理人員沒有經過系統(tǒng)的技能培訓，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來學習檔案管理，加上檔案管理部門在企業(yè)各部門中發(fā)言權較少，有的部門不及時將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細致登記，都極易造成檔案資料流失。
（3）檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現，如何運用現代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。
3新時期檔案管理工作的對策
檔案管理工作要跟上時代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專業(yè)技能和素質，通過科學的檔案管理機制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時期檔案管理工作可通過以下兩個方面做進一步完善。
3.1外部環(huán)境
（1）加強對檔案工作法律法規(guī)的落實，建設檔案管理檢查和執(zhí)法隊伍，監(jiān)督和指導檔案管理工作的開展。通過對設立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認識到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進檔案工作的開展。
（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流，促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經驗交流會，將檔案工作出現的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學的解決方案。
（3）加強業(yè)務培訓和指導。檔案管理的行政部門，通過對企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓和指導，從而提高檔案工作人員的業(yè)務能力，使其更科學化、更規(guī)范化的做好檔案管理。
（4）借力檔案中介服務。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務，做為一個平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務，通過檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學的檔案管理，滿足企業(yè)檔案管理的需求。
3.2內部建設
（1）提高檔案工作人員的責任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。
（2）構建科學化檔案管理體系。檔案管理工作，要滿足社會、企業(yè)發(fā)展的需要，需要建設立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的科學管理體系，不搞形式，注重企業(yè)檔案資料收集的連續(xù)性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價值分析，為企業(yè)經營決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發(fā)現問題，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。
第一條 為加強企業(yè)安保臺帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保臺帳資料檔案信息資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業(yè)事業(yè)單位內部治安保衛(wèi)條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規(guī)，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業(yè)實際，特制定本管理細則。
第二條 安保檔案是指將企業(yè)安全保衛(wèi)、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛(wèi)、安全生產的法律法規(guī)，結合企業(yè)特點制訂的安全保衛(wèi)、安全生產規(guī)章制度和安全操作規(guī)程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發(fā)破案、事故調查和處理、經警和槍支管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區(qū)）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內容之一。市、縣（市、區(qū)）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛(wèi)臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規(guī)范管理臺帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監(jiān)督保障部負責對全市××企業(yè)安保檔案實施監(jiān)督考評管理。
第六條市、縣（市、區(qū)）局安全管理部門應依據有關規(guī)定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛(wèi)、安全生產先進單位或個人的條件之一。
第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：
一、市、縣（市、區(qū)）局和市局直屬單位范圍：
（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。
（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛(wèi)、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛(wèi)、安全生產的管理規(guī)章制度；槍支、設備等安全操作規(guī)程。
（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業(yè)人員培訓、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。
（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防范措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。
（十一）發(fā)破案記錄，包括：發(fā)案報告、破案經過、處理結果等。
各單位可根據上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）范圍：
（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。
（二）安全責任制，包括：上級下發(fā)的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛(wèi)、安全生產工作的批示、講話的文件材料；上級下發(fā)的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；
（四）安全保衛(wèi)、安全生產的管理規(guī)章制度、檢查規(guī)范；各種設備的安全操作規(guī)程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發(fā)事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發(fā)事件的應急處置預案、辦法。
（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺帳，包括：上級下發(fā)的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發(fā)案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。
第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：
(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業(yè)性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。
（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。
第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。
第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經安全部門負責人批準后方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態(tài)。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。
第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批準。
第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執(zhí)行，并經安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監(jiān)督銷毀并在銷毀清冊上簽字。
檔案銷毀后及時調整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。
庫存檔案未經鑒定并履行批準手續(xù)的，嚴禁銷毀。
第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發(fā)利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；
（三）執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度表現突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規(guī)定責令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；
(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
1.企業(yè)檔案管理的主要內容
企業(yè)檔案管理的對象即是企業(yè)內部各種各樣的檔案，而服務的目標就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及對其進行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應管理制度將大量的文件和檔案進行分類整理，將一系列有相關性的檔案進行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無相關性的文件檔案進行分類歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內容。
2.當前我國企業(yè)檔案管理的現狀和存在問題
2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度
由于我國目前的企業(yè)并沒有完全進入到科學化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒有較強的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產制造型的企業(yè)，由于很多員工的學歷水平不高，無法上交個人檔案或檔案經歷不全面都是企業(yè)檔案收集過程中存在的問題，同時在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動上交個人檔案導致企業(yè)不能及時對員工的檔案進行整理，這種現象對企業(yè)的檔案管理水平的提升產生嚴重影響。
2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理
目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，沒有對檔案進行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長久發(fā)展也使檔案管理的科學化發(fā)展出現了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革，企業(yè)的經濟發(fā)展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現象，許多企業(yè)都需要對企業(yè)內部的檔案管理工作進行變革，以知識指導思想為導向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現代企業(yè)的發(fā)展步伐。
2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展
隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認識到了信息技術的應用對企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項活動產生的數字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現了阻礙。
2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高
檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學化發(fā)展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業(yè)的檔案管理不夠現代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。
3加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平
3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術的應用
當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業(yè)管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業(yè)生產和管理，可以利用信息技術加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業(yè)服務，提供企業(yè)相關知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應用信息技術并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數據分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
3.2強化企業(yè)的知識服務能力，實現知識共享
對企業(yè)內部的知識服務體系，企業(yè)通過構建內部知識網絡來實現知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網絡實現企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)鏈接，獲得權限后實現知識的查找工作。實現知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平
為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關工作經驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹，使成員加深對公司經營情況的理解，使其自身的知識結構可以適應于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓，使其適應于當前信息技術的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好的為企業(yè)服務。
關鍵詞:私營企業(yè);檔案管理
中圖分類號:F208 文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業(yè)生產、技術、科研、經營等活動全面反映的真實記錄。對于企業(yè)的領導層而言,檔案是他們了解企業(yè)經營狀況和調整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據;同時檔案也是社會各界了解企業(yè)經營成果的重要依據。強化企業(yè)檔案管理對提升企業(yè)的核心競爭力,促進企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強化檔案管理。
一、強化管理意識
科技發(fā)展帶動行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負面案例的對比宣傳,強化領導的檔案意識,增強領導對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓,使領導了解檔案管理的重要性、基本內容、注意事項。
二、完善管理機制
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機制勢在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質條件,加大資金的投入,從硬件設施上給予足夠的支持;其次,要依照相關的法律法規(guī)建立檔案,堅決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結合企業(yè)自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產、經營服務上。最后,建立健全激勵機制,全面調動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優(yōu)等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現代科學技術的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業(yè)對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進程,大膽采用各種先進的檔案管理技術手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務理念
隨著社會信息產業(yè)的發(fā)展,信息用戶對信息服務也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動服務的理念,積極利用技術手段,歸納總結,將信息資源的及其相關的信息轉變、制作成信息產品。信息服務具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進行歸納整理,進行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領導和業(yè)務部門可以快速、準確的查找相關信息;三是要加快遠程信息系統(tǒng)的建設,為有需求的用戶提供遠程信息服務。
五、加強人員培訓
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質量水平。企業(yè)檔案管理部門應該把提高員工綜合素質和工作能力當成重點任務來抓。為了完成這一目標,企業(yè)要加強對員工的培訓力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務培訓班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設備和相關的辦公軟件應用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進行業(yè)務上的經驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學,企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業(yè)務水平進行考核,將考核結果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務水平。
總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關系著企業(yè)領導制定企業(yè)發(fā)展計劃的正確性,關系著社會各界對企業(yè)經營成果認識的真實性。一個成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產開發(fā)有限責任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻:
