時間：2023-05-24 17:04:45
序論：在您撰寫畢業(yè)生檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
教育是興國之要和強國之本。改革開放后，我國的教育得到了較快發(fā)展。但由于我國人口眾多，隨著教育水平的提高出現(xiàn)了畢業(yè)生供過于求、不容樂觀的就業(yè)前景，同時，大量畢業(yè)生檔案的管理也存在著諸多需要改進的地方。
1.當(dāng)前就業(yè)形勢分析
我國是一個人口大國，曾有專家統(tǒng)計過，每年我國各大高校的畢業(yè)生高達700多萬；博士、碩士畢業(yè)生也有50多萬，并且這一數(shù)據(jù)還將逐步增長；而每年國家提供的就業(yè)崗位只有300多萬個。由此可見，我國的畢業(yè)生就業(yè)情況不容樂觀，并且還大量存在著供大于求的過剩情況。在這樣的社會條件下，如何讓廣大畢業(yè)生實現(xiàn)就業(yè)，降低他們的就業(yè)壓力呢？有人曾說過，是金子就總會發(fā)光。當(dāng)今社會更加需要高素質(zhì)多方面發(fā)展的創(chuàng)新型人才，因此首先就需要讓學(xué)生們樹立好努力學(xué)習(xí)的終生學(xué)習(xí)觀念，加強科學(xué)文化的學(xué)習(xí)，提高自身科學(xué)文化素質(zhì)，提高自身的??際本領(lǐng)和能力，從而實現(xiàn)更好的就業(yè)。
在畢業(yè)生的就業(yè)形勢中，也存在著大量專業(yè)不對口和用人單位對畢業(yè)生要求過高的就業(yè)情況。許多學(xué)生在大學(xué)里學(xué)了四年的專業(yè)知識，在就業(yè)時卻常常不能將其發(fā)揮到實處，而從事了另一與所學(xué)專業(yè)無關(guān)的職業(yè)。要想大學(xué)生畢業(yè)后實現(xiàn)專業(yè)對口的就業(yè)，首先就需要大學(xué)生們在學(xué)校時努力學(xué)好自己的專業(yè)知識，提高自身的專業(yè)技能，為以后從事所學(xué)專業(yè)方面的工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，畢業(yè)生也要積極地樹立自主創(chuàng)業(yè)的理念，不把自己的就業(yè)路線局限于所學(xué)專業(yè)，從而開闊自己的就業(yè)前景，實現(xiàn)畢業(yè)后更好的就業(yè)。再者，在學(xué)習(xí)的過程中，學(xué)生們還不能單一將側(cè)重點放在知識文化水平的提高上，而應(yīng)努力做到多方位、全方面的發(fā)展。在學(xué)習(xí)過程中多參與社會實踐活動，積累社會經(jīng)驗；在與人交往的過程中提高自身的本領(lǐng)，提高與人溝通的能力；同時還可以提前準備好自己的簡歷，對自己所存在的不足之處進行改進，逐步完善自己的檔案，使自己能在畢業(yè)后的就業(yè)中脫穎而出，找到合適的工作。
2.畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化策略
每年大量學(xué)生畢業(yè)走入社會，不僅使就業(yè)形勢更加嚴峻，同時也給畢業(yè)生的檔案管理帶來了困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步帶動了計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，進一步實現(xiàn)了辦公自動化、文檔一體化的擴展和深化。在網(wǎng)絡(luò)化的時代潮流下，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著新挑戰(zhàn)。電子檔案方便快捷的使用，逐漸成了畢業(yè)生檔案管理的首選。就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)文件在載體、使用方法和保存方式上有著極大的不同之處，電子檔案具有傳遞速度快、易于復(fù)制等特點，極有可能成為未來檔案的主體。在新時展的形勢下，如何對大量畢業(yè)生的檔案進行更加優(yōu)化地管理呢？
2.1轉(zhuǎn)變管理方式
與原有的紙質(zhì)文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲方式、操作方式和訪問方式。因此在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達的當(dāng)今社會里，要實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，就需要管理者們及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)積極地利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以電子檔案的方式來對大學(xué)生的檔案進行管理。運用電子檔案的方式來進行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關(guān)人員的查找，有效節(jié)省工作時間，降低工作人員的壓力。其次，在實現(xiàn)優(yōu)化管理的過程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進先進的管理設(shè)備，讓畢業(yè)生的檔案得到更高效的管理，從而實行檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)。
2.2做好電子文件的保存及保護
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，目前畢業(yè)生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學(xué)生們在畢業(yè)后面臨就業(yè)的過程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化，首先就需要做好、解決好大學(xué)生電子檔案的保存問題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，這些材料具有強大的產(chǎn)生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導(dǎo)致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等不良情況，從而降低數(shù)據(jù)的有效保存時間。同時，在信息化發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)時代，電子文件還容易受到計算機病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數(shù)據(jù)的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來了隱患。因此，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，要努力解決好電子文件的保存問題，要建立專用庫房、檔案柜存放電子檔案；積極與需求相適應(yīng)，配備專業(yè)電子檔案機房和安全性能較高的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備；要避免存儲介質(zhì)受磁場、溫度、濕度、細菌等因素的影響以及防范機械磨損和強烈震動等，對存儲的數(shù)據(jù)造成影響。其次，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，還要努力做好殺毒掃毒工作，要及時將對檔案產(chǎn)生安全隱患的因素排除在外，以確保檔案保存的完整性。
2.3做好電子檔案數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)工作
電子文件是一種利用網(wǎng)絡(luò)來進行資料存儲的設(shè)備，自身的特性決定了其存在不穩(wěn)定性和易于損害的風(fēng)險。為避免重要數(shù)據(jù)的遺失或丟失，進行檔案的有效管理還需要對大學(xué)生檔案的電子文件進行備份，以避免在數(shù)據(jù)遭受損害時能夠得到及時的恢復(fù)。在備份檔案的過程中，可以實行雙備份制度，一份封存好，實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理和保存；另一份則用來提供借閱，讓有需要的人能夠及時獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，在進行檔案管理的過程中，還需要建立數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以確保畢業(yè)生的檔案內(nèi)容能在計算機或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時恢復(fù)。
2.4加強網(wǎng)絡(luò)安全
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化時代，由于畢業(yè)生檔案的數(shù)量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網(wǎng)絡(luò)存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會對畢業(yè)生的檔案進行破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給檔案的管理帶來不便和諸多安全隱患。要實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，還需要有關(guān)部門強化安全職責(zé)，加強對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對惡意侵害數(shù)據(jù)庫的黑客進行嚴懲；推廣文明用網(wǎng)的理念，讓網(wǎng)民能提高自身素質(zhì)，不故意對他人的東西進行毀壞。在加強網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過程中積極地運用目前比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、防御病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以及密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)，及時地對電腦進行殺毒，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運行，從而實現(xiàn)優(yōu)化管理的目標(biāo)。
2.5制定相關(guān)的法律法規(guī)，加強管理的規(guī)范化
畢業(yè)生的檔案以電子文檔的方式進行管理，可以更加方便工作人員的管理。相比傳統(tǒng)的管理方式，能夠更加節(jié)省人力物力。為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，防止在電子檔案管理的過程中出現(xiàn)無章可循、無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，確保電子文件管理的高效性和科學(xué)性，還需要制定與電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準來支持，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。例如，在管理的過程中，可以對檔案查閱的人員進行限定，提高檔案管理人員的素質(zhì)，實行全程監(jiān)控利用電子檔案的人員并自動記錄，以防止畢業(yè)生檔案被篡改而造成重大損失。
2.6加強專業(yè)人才的培養(yǎng)
畢業(yè)生的檔案對于畢業(yè)生未來的生活、就業(yè)以及進一步的發(fā)展都是必不可少的。檔案的命運在很大程度上取決于檔案工作者的水平與責(zé)任心。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性的工作。因此在畢業(yè)生檔案優(yōu)化管理的過程中，需要加強專業(yè)檔案工作人員的培養(yǎng)。在知識經(jīng)濟的調(diào)整和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊下，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案盒和全新的管理方式、管理手段，在這樣的情況下，就對專職檔案管理人員提出了更高的要求。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，能夠讓檔案人員適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于開闊思路，提出新辦法、解決新問題；敢于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，實現(xiàn)檔案管理上的創(chuàng)新和突破，使檔案管理更具有靈活性，更加適應(yīng)新時展下人們的需要。加強專業(yè)人才的培養(yǎng)功底，還能夠讓從事檔案工作的專職人員既有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又有較強的管理能力和服務(wù)意識，增強他們工作的責(zé)任心和責(zé)任感，從而促進?n案工作人員熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各種檔案載體的管理方式，推動檔案管理工作的有效快速運行。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對其進行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學(xué)生進校時形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時匆忙安排幾個學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實用權(quán)威性等特點，這些特點對高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學(xué)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔(dān)的。
三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考
加強畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識嚴重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時要規(guī)范、準確、真實，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時，高校應(yīng)把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識。
真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。
加強高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強工作責(zé)任感和積極性。
有步驟、分重點推進畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對各類操作設(shè)備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學(xué)生的成長歷程。
1 高校畢業(yè)生檔案工作的內(nèi)涵
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。
20世紀90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟體制的進一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會人事中心與學(xué)校檔案部門館進行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國家教育部第27號令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題
近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過程中檔案要進過多個管理機構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團材料、學(xué)籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構(gòu)的管理工作帶來不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識
畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關(guān)系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉(zhuǎn)化為國家的發(fā)展動力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應(yīng)該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事中心進行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動為主動
1、主動與畢業(yè)生檔案來源地聯(lián)系協(xié)調(diào)，力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進行設(shè)計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責(zé)產(chǎn)生用戶的請求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的SQL語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。
3系統(tǒng)功能設(shè)計
由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進入系統(tǒng)先應(yīng)該進行身份驗證。根據(jù)不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現(xiàn)的功能則包括以下幾點。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護——按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據(jù)機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫設(shè)計及系統(tǒng)實現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉(zhuǎn)遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實現(xiàn)
本系統(tǒng)基于平臺開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用Access,通過編程實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
（一）學(xué)生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學(xué)生都覺得檔案只在學(xué)校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業(yè)中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學(xué)生更是無所謂的態(tài)度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學(xué)生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規(guī)定和實施細則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強計算機在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認真學(xué)習(xí)計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認識、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達學(xué)生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學(xué)生檔案送達相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的制度，改進管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個人，還應(yīng)該對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內(nèi)容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
關(guān)鍵詞 畢業(yè)生 檔案管理 信息化技術(shù) 影響
中圖分類號：G217 文獻標(biāo)識碼：A
隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對信息化技術(shù)對畢業(yè)生檔案管理的影響進行分析。
1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會當(dāng)中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學(xué)生的信息進行管理。
2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價值的信息放置在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關(guān)信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當(dāng)中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當(dāng)中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當(dāng)中，不僅需要對紙質(zhì)的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設(shè)，同時還需要對數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術(shù)管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進行進一步的適應(yīng)。
3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡(luò)對于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實現(xiàn)了信息化。其實高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實現(xiàn)了完整化以及多元化，同時也在無形當(dāng)中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非?？菰锓ξ兜膯我坏谋４娣绞剑菣n案的管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時學(xué)生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現(xiàn)可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。
4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當(dāng)中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當(dāng)中不能夠有效實現(xiàn)是比較具有代表性的一個問題?，F(xiàn)在很多高?；旧线€是由學(xué)生處在負責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學(xué)院上報來完成。在對畢業(yè)生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學(xué)院負責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當(dāng)中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實際的工作當(dāng)中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因為系統(tǒng)時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個院系應(yīng)該要在規(guī)定的時間內(nèi)對學(xué)生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進行。
5結(jié)束語
隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。
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高校學(xué)生檔案管理一般是由高校學(xué)生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負責(zé)管理，與學(xué)校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案部門與社會人事中心進行統(tǒng)一全面管理。進入21世紀，學(xué)生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學(xué)校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內(nèi)容，首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標(biāo)志著對高校學(xué)生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。
二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.管理主體多元化
（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過機要部門轉(zhuǎn)寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國外工作的學(xué)生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準的人才服務(wù)機構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。
2.管理流程簡單化
（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態(tài)管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。
3.服務(wù)功能弱化
學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。
三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析
1.提高檔案意識，理順檔案管理機制
27號令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進一步確立了學(xué)生檔案的價值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號令的活動，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟條件下，多種所有制經(jīng)濟并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過加強對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。
2.加強制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系
高校應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質(zhì)量控制，對體系中的檔案過程控制進行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。
3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質(zhì)
高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進行管理。對于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識。
4.重視檔案信息化建設(shè)，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務(wù)功能
