時(shí)間：2023-05-26 16:44:24
序論：在您撰寫(xiě)人事檔案用途時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)
1、全面性
由于事業(yè)單位的人事檔案詳細(xì)的記錄了員工的工作情況、獎(jiǎng)懲情況、工資情況等方面的內(nèi)容，形成了具體、全面的員工工作檔案，是一種員工個(gè)人信息記錄的資料庫(kù)，因此，事業(yè)單位了以通過(guò)人事檔案對(duì)員工的具體情況進(jìn)行了解。
2、現(xiàn)實(shí)性
員工的人事檔案資料記錄了員工的業(yè)績(jī)能力等方面的內(nèi)容，通過(guò)人事檔案的具體情況，工作單位可提供給員工適宜的工作崗位，并據(jù)此對(duì)員工發(fā)放薪資，因此事業(yè)單位的人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性。
3、真實(shí)性
由于事業(yè)單位的人事檔案記錄著員工的基本信息以及工作資料等內(nèi)容，因此，對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行客觀的真實(shí)評(píng)價(jià)是人事檔案的一個(gè)基本條件，這樣才能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)合理的用人為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。
4、動(dòng)態(tài)性
事業(yè)單位的人事檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性。人事檔案伴隨著員工的工作一直存在，是對(duì)員工的具體的工作能力以及業(yè)績(jī)情況的具體記錄，會(huì)隨著員工的工作狀況而進(jìn)行修改。因此，在事業(yè)單位的人事檔案的管理過(guò)程中，需要有專業(yè)的人員對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，將員工的實(shí)際情況詳細(xì)的記錄到人事檔案中，以便對(duì)人事檔案的具體管理。
5、流動(dòng)性
事業(yè)單位的人事檔案會(huì)隨著員工的工作變動(dòng)而流動(dòng)，具有一定的流動(dòng)性。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中管理者必須要將人事檔案與人事管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)充分發(fā)揮人事檔案的作用。
6、機(jī)密性
事業(yè)單位的人事檔案是我國(guó)檔案的重要組成部分，受我國(guó)法律的保護(hù)。而且人事檔案中記載了員工的個(gè)人信息以及員工在工作單位的具體表現(xiàn)，不得擅自泄露人事檔案信息，具有機(jī)密性。根據(jù)我國(guó)的相關(guān)法律的規(guī)定，擅自透露他人的人事檔案信息屬于違法行為。
二、事業(yè)單位人事檔案的作用
1、人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用
事業(yè)單位人事檔案是我國(guó)的檔案以及事業(yè)單位的重要組成部分，在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。對(duì)于事業(yè)單位，人事檔案能夠?yàn)閱挝坏娜耸虏块T提供大量員工的個(gè)人情況的具體記錄，單位可通過(guò)人事檔案對(duì)員工的個(gè)人資料以及以往的就業(yè)信息進(jìn)行詳細(xì)的了解，有助于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行全面的了解。對(duì)于已在單位工作的員工的人事檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)員工的人事檔案對(duì)員工進(jìn)行全方位的了解，便于對(duì)員工進(jìn)行合理的崗位安排，從而能夠?qū)挝蝗藛T進(jìn)行良好的管理，避免管理不當(dāng)導(dǎo)致的人才流失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，在現(xiàn)今的事業(yè)單位聘用員工的工作過(guò)程中，首先需要對(duì)員工的認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行了解，將人事檔案的作用更加全面的發(fā)揮出來(lái)。
2、人事檔案對(duì)個(gè)人的作用
人事檔案對(duì)個(gè)人而言，同樣占有十分重要的地位。人事檔案是評(píng)價(jià)個(gè)人的真實(shí)工作能力的十分客觀、有效的資料，通過(guò)人事檔案可以幫助單位合理的安排員工的工作崗位，并且有助于個(gè)人尋找合適的工作。人事檔案具有一定的法律效力，具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，是其他資料所無(wú)法代替的，是單位用人的主要依據(jù)，因此人事檔案對(duì)個(gè)人就業(yè)有十分重要的影響。另外，人事檔案在一些個(gè)人手續(xù)辦理過(guò)程中也占有十分重要的作用。
三、提高對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理
1、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
人事檔案作為人力資源管理部門對(duì)人員管理重要憑證、依據(jù)，在人力資源管理中占有十分重要的地位。而且隨著信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，對(duì)于人事檔案管理的需求越來(lái)越高，因此加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理十分重要。加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理首先要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的管理。高素質(zhì)、高技能的人才能夠在檔案管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，能夠?yàn)闄n案管理工作做出更多的貢獻(xiàn)。其次，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)的提高，有助于加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，及時(shí)的補(bǔ)充人事檔案信息，而且在檔案整理的工作中，有助于向各部門人員普及檔案管理在知識(shí)以及檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。
2、建立健全合理的人事檔案管理制度
在人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)下，我國(guó)人事檔案管理必須遵循制度化、規(guī)范化的兩大基本原則，并且要做到真實(shí)性、保密性，只有這樣在面對(duì)時(shí)代潮流沖擊時(shí)，更加有生命力。面對(duì)我國(guó)人事檔案管理的新的趨勢(shì)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更加合理的整理分類工作，同時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的更新、優(yōu)化，以保證人事檔案的時(shí)效性。在對(duì)待人事檔案的查閱、傳閱，應(yīng)當(dāng)在保證正常的服務(wù)工作同時(shí)制定相關(guān)規(guī)則，以防檔案的丟失、泄露。
3、加快人事檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及信息化進(jìn)程的不斷加快，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案的管理有了更高的要求，建立健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)是時(shí)代潮流的必然要求。建立信息化人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)首先以員工的個(gè)人認(rèn)識(shí)信息為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)微機(jī)終端以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行錄入、管理，從而更加便于對(duì)人事檔案信息的檢索、查閱，最大效益地為育才、用才、提供服務(wù)更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)
1、全面性。事業(yè)單位的人事檔案主要指記載單位員工的工作情況、獎(jiǎng)懲情況、工資情況等方面的文件?？梢哉f(shuō)，人事檔案記錄著員工的個(gè)人發(fā)展以及思想發(fā)展，通過(guò)該檔案我們可以了解員工的詳細(xì)情況，是員工個(gè)人信息與資料的儲(chǔ)存庫(kù)。
2、現(xiàn)實(shí)性。只要員工在事業(yè)單位工作一天，單位領(lǐng)導(dǎo)就可根據(jù)個(gè)人的人事檔案來(lái)利用人才，并以此解決員工的工資問(wèn)題。
3、真實(shí)性。事業(yè)單位的人事檔案在記錄信息的過(guò)程中必須要做到全面性，只有保證信息的全面性、客觀性與真實(shí)性，才能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)合理的用人，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。
4、動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事業(yè)單位人事檔案存檔之后并不是不能改變的，而是隨著員工的工作情況而不斷修改，是員工所有工作情況的真實(shí)反映。因此事業(yè)單位工作人員在管理人事檔案的過(guò)程中，必須要對(duì)員工工作的實(shí)際情況進(jìn)行了解，然后將其記載到人事檔案中。另外，還需要將人事檔案進(jìn)行打孔裝訂，這樣有利于管理人員對(duì)員工的情況進(jìn)行詳細(xì)記載。
5、流動(dòng)性。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，管理者必須要將人事檔案與人事管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮人事檔案的作用。
6、機(jī)密性。人事檔案中所記載的內(nèi)容涉及到員工的功勞與過(guò)錯(cuò)等所有情況，絕不能夠向其他人透露，我國(guó)法律中有明確規(guī)定，絕不可擅自泄露員工的人事檔案信息，不可將其公布社會(huì)。
二、事業(yè)單位人事檔案的作用
事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位中的重要組成部分，在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。
1、人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用
從事業(yè)單位的角度來(lái)講，人事檔案的作用主要是為事業(yè)單位的人事部門提供依據(jù)。檔案是對(duì)個(gè)人所有情況的真實(shí)記錄，通過(guò)人事檔案可以很清楚的了解員工過(guò)去的工作情況，單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)人事檔案做出決策，對(duì)員工進(jìn)行全面管理。在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展中，為了能夠充分發(fā)揮員工的才能，就需要領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案來(lái)全面了解員工，事業(yè)單位在用人的過(guò)程中，對(duì)于員工的任免、晉升、獎(jiǎng)懲都需要?dú)w入到檔案當(dāng)中。因此在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中往往需要將使用檔案，了解員工的情況，然后據(jù)此合理配置單位的人力資源。如今，自我國(guó)《新勞動(dòng)合同法》實(shí)施以來(lái)，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中更加謹(jǐn)慎，這就更需要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。
2、人事檔案對(duì)個(gè)人的作用
現(xiàn)如今，人們依然會(huì)將人事檔案作為自己的憑證與依據(jù)。由于人事檔案具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，其他材料根本不能夠降低代替，具有一定的法律效力。事業(yè)單位在選人、用人的過(guò)程中，一般都會(huì)利用人事檔案來(lái)了解個(gè)人的真實(shí)情況，如果沒(méi)有檔案，又是涉及到個(gè)人的切身利益根本無(wú)法解決。從個(gè)人的角度而言，人事檔案至關(guān)重要，當(dāng)人們?cè)诰蜆I(yè)、考驗(yàn)、出國(guó)、社會(huì)保險(xiǎn)及退休手續(xù)的辦理等方面時(shí)，人事檔案都發(fā)生著巨大的變化。
三、規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，為現(xiàn)代化人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案是人力資源管理部門的重要組成部分，是其重要的憑證、依據(jù)，必須要受到人們的廣泛關(guān)注。因此在實(shí)際工作中，我們必須要有效提高人事檔案的管理水平，合理開(kāi)發(fā)、利用人才，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。
1、采取有效的措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，因此事業(yè)單位必須要在檔案管理部門引進(jìn)高技能、高素質(zhì)的人才，然后通過(guò)培訓(xùn)等各種方式來(lái)提高檔案管理人員的綜合組織，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。首先，我們必須要通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，將其被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；其次，通過(guò)加強(qiáng)各個(gè)部門的溝通，使檔案管理人員了解員工的情況，補(bǔ)充人事檔案信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)；再次，通過(guò)各種宣傳方式向檔案管理人員以及全體員工普及檔案知識(shí)，讓全體員工了解到人事檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。
2、建立健全合理的人事檔案管理制度?，F(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革、及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開(kāi)嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
3、加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞 干部人事檔案管理 問(wèn)題 原因 途徑與方法
一、干部人事檔案的概述
干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在實(shí)際工作中培養(yǎng)、選拔、任用干部所形成的，記載干部個(gè)人經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、專業(yè)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料。干部人事檔案管理是組織檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，在組織的日常工作中占據(jù)重要地位并發(fā)揮著重要作用。
二、干部人事檔案存在的實(shí)際問(wèn)題
（1）歸檔內(nèi)容不全面，不完整，不規(guī)范。具體表現(xiàn)在：一是各種案卷材料填充不完整，出現(xiàn)前后脫節(jié)現(xiàn)象，該填寫(xiě)的重要內(nèi)容出現(xiàn)空缺，給檔案的實(shí)際利用增加了難度，出現(xiàn)模棱兩可的現(xiàn)象。二是所形成的檔案材料大小不夠規(guī)范，大小長(zhǎng)短不一，現(xiàn)行的公文材料主要用紙為標(biāo)準(zhǔn)的A4紙，紙張的不統(tǒng)一，直接給裝訂帶來(lái)了麻煩，而且使案卷整體上影響美觀，最終造成了客觀上的不規(guī)范。三是有些需要用章的材料沒(méi)有蓋組織人事部門或單位的公章，形成的材料不夠嚴(yán)謹(jǐn)，還有需要必須說(shuō)明的事項(xiàng)沒(méi)有給予不要的解釋說(shuō)明，這些都構(gòu)成了案卷資料的不完整不規(guī)范。四是該歸檔的諸多重要的人事材料沒(méi)有歸入人事檔案，而不該歸入人事檔案的屬于文書(shū)檔案歸檔范疇的材料卻歸入了人事檔案中。筆者在實(shí)際工作中就遇到了很多諸如大學(xué)生畢業(yè)分配的派遣證和干部介紹信（工作分配）就歸入文書(shū)檔案中的現(xiàn)象，諸如此類的例子不勝枚舉，給實(shí)際工作造成了許多不必要的麻煩;此外檔案資料短缺的現(xiàn)象也十分突出，有的已經(jīng)成為歷史遺留問(wèn)題，到底是什么原因沒(méi)有及時(shí)歸檔，這其中的原因有很多，隨著時(shí)間的推移，最終說(shuō)不清道不明。以上這些干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題嚴(yán)重地影響了干部人事檔案的質(zhì)量、準(zhǔn)確性與完整性，給組織的人事檔案管理利用工作造成了很大的影響，有待加強(qiáng)與完善。
（2）歸檔內(nèi)容前后不一致，突出地表現(xiàn)在“三齡一歷”問(wèn)題上在單位，經(jīng)常聽(tīng)到有人問(wèn)到退休的問(wèn)題，有的說(shuō)某某人明年就退休了，本人說(shuō)還有三年才能退休;還有的說(shuō)某人還有兩年退休，而本人說(shuō)明年就退休了，從這街談巷議的談?wù)撝?，我們不難想到這里有一個(gè)問(wèn)題，為什么一個(gè)人的退休問(wèn)題有這么多的不一致呢？還有的設(shè)計(jì)到參加工作時(shí)間的問(wèn)題，也就是工齡問(wèn)題，國(guó)家人事政策明文規(guī)定，35年以上工齡的工作人員退休時(shí)退休工資比例為90%，而30年以上35年以下退休工資比例為85%，就此圍繞工齡問(wèn)題產(chǎn)生了許多不合理，不明確，等違規(guī)問(wèn)題，這也暴露出干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的種種弊端，造成了干部人事檔案資料的失真，從而影響到干部人事檔案的“生命”與質(zhì)量。
三、干部人事檔案管理工作中產(chǎn)生問(wèn)題的原因
（1）單位、組織人事部門對(duì)人事檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，管理松懈，工作力度不夠。
（2）廣大干部職工對(duì)干部人事檔案管理工作的漠視，在填寫(xiě)各類表格、材料過(guò)程中，主觀隨意性大。在實(shí)際到個(gè)人事項(xiàng)的各類表格、材料中，常常以個(gè)人意志為轉(zhuǎn)移，不注重對(duì)錯(cuò)，想怎么填就怎么填，不聞不問(wèn)，甚至某些人處于某種目的或利害有意而為之。
（3）干部人事檔案管理工作者素質(zhì)不高，工作意識(shí)不強(qiáng)，主觀意志淡漠，在實(shí)際工作中沒(méi)有盡到應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。此外，還有一種情況就是從事干部人事檔案管理工作的人員不是檔案專職工作者。
（4）弄虛作假，現(xiàn)象頻出。年齡造假、工齡造假、學(xué)歷造假現(xiàn)象的泛濫，甚至“人質(zhì)檔案”的出現(xiàn)，給干部人事檔案管理工作造成極大的傷害，對(duì)干部人事檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性與唯一性收到了嚴(yán)重地沖擊，對(duì)新時(shí)期、新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生了嚴(yán)重地阻礙與干擾，有待解決。
四、解決的途徑與方法
（1）領(lǐng)導(dǎo)，組織予以重視，并建立有效地干部人事檔案管理工作體制建立健全組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)強(qiáng)化組織紀(jì)律，明確職責(zé)，安排聘任有高度責(zé)任心和敬業(yè)精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的檔案專職工作者來(lái)本崗位工作。
（2）加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)與建立專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍建設(shè)提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)其的培訓(xùn)，注重對(duì)其專業(yè)工作能力和思想道德品質(zhì)的培養(yǎng)，并落實(shí)與提高檔案工作者的待遇，促使其以高度的責(zé)任心、過(guò)強(qiáng)的專業(yè)工作能力和良好的思想行為方式對(duì)待自己的本職工作。
（3）檔案專職工作者要認(rèn)真對(duì)待本職工作，嚴(yán)格履行保密工作制度，并采取有效地獎(jiǎng)懲約束機(jī)制，做到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，從根本上杜絕弄虛作假、行為的發(fā)生在實(shí)際工作中，檔案專職工作者要認(rèn)真對(duì)待本職工作，應(yīng)對(duì)每個(gè)年度的歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的檢查、核對(duì)，通過(guò)甄別，發(fā)現(xiàn)不合理之處，要及時(shí)通知當(dāng)事人加以改正，是檔案資料保持前后一致性，真實(shí)性與唯一性;檔案工作是一項(xiàng)保密性工作，該說(shuō)的地方要明確說(shuō)明，不該說(shuō)之處堅(jiān)決予以保密;針對(duì)“三齡一歷”問(wèn)題，要堅(jiān)決杜絕檔案工作者與當(dāng)事人之間弄虛作假，的行為，強(qiáng)化責(zé)任與紀(jì)律，采取獎(jiǎng)懲機(jī)制，查出問(wèn)題，絕不姑息，要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任，從根本上遏制和消除此類現(xiàn)象與行為的發(fā)生與蔓延，還原檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確，公平，公正的工作實(shí)質(zhì)。
干部人事檔案管理工作時(shí)一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨、復(fù)雜的工作。尤其是在新時(shí)期，新形勢(shì)下，針對(duì)干部人事檔案工作提出了一些新問(wèn)題、新要求，需要結(jié)合實(shí)際，去不斷地學(xué)習(xí)、摸索與改進(jìn)，使干部人事檔案管理工作向著健康的方向有條不紊地開(kāi)展。
一、人事檔案鑒別工作的作用
（一）人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。對(duì)于收集起來(lái)的雜而亂的人事檔案材料進(jìn)行清理和鑒別，確定和進(jìn)行取舍，是人事檔案整理工作的基礎(chǔ)。假如略去這一環(huán)節(jié)，不該歸檔的沒(méi)有清理出去，該歸檔的又沒(méi)有收進(jìn)來(lái)，就會(huì)直接影響后面的環(huán)節(jié)，甚至造成整個(gè)工作的全部返工。
（二）人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)工作有著緊密的聯(lián)系。例如，通過(guò)鑒別工作，可以發(fā)現(xiàn)哪些檔案材料不齊全，以便及時(shí)收集，同時(shí)還可以提高收集工作在來(lái)源上的質(zhì)量，不應(yīng)把―些不必要的、沒(méi)有價(jià)值的材料都收集起來(lái)。再比如，鑒別工作的質(zhì)量高低，直接關(guān)系到人事檔案保管工作，通過(guò)鑒別，把那些不需要?dú)w檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節(jié)約館庫(kù)面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進(jìn)人事檔案利用工作的開(kāi)展。鑒別工作中取舍恰當(dāng)、合理，就能保證人事檔案的真實(shí)性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復(fù)得了，會(huì)給黨的事業(yè)造成不必要的損失。
二、鑒別工作的內(nèi)容范圍
（一）判斷材料是否屬于本人。鑒別這個(gè)問(wèn)題的主要方法是：
1.辨認(rèn)姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。
（1）同姓同名。這是最容易混淆也最難發(fā)現(xiàn)的一種情況。對(duì)這種情況的辨認(rèn)方法是逐份地核對(duì)同姓同名的材料，尤其是核對(duì)材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、工資級(jí)別等情況是否相同。主要經(jīng)歷是否―致。為了達(dá)到互相印證的目的，要盡可能地多核對(duì)一些項(xiàng)目，使鑒別結(jié)論有可靠的依據(jù)和基礎(chǔ)。
（2）同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時(shí)造成的。鑒別時(shí)要特別留心材料上的姓名，對(duì)那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時(shí)只注意看內(nèi)容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過(guò)去。
（3）一人多名。有的人在不同時(shí)期有不同的名字，比如孩童時(shí)期有乳名（或叫小名），上學(xué)時(shí)有學(xué)名，還有的人有字號(hào)、筆名、化名等等，如果不認(rèn)真辨認(rèn)，就很容易使以個(gè)人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第―，核對(duì)后期材料姓名欄內(nèi)曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內(nèi)是否有更改姓名的報(bào)告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，看看每份材料的年齡、籍貫、經(jīng)歷等情況是否相同。
2.辨認(rèn)材料的內(nèi)容和作用，其主要方法是：（1）看內(nèi)容。即審核材料的內(nèi)容是否與該人員的問(wèn)題有關(guān)，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員的結(jié)論是否有內(nèi)在聯(lián)系，是否是結(jié)論的依據(jù)。（2）看用途。比如對(duì)于證明材料，要詳細(xì)審查，看此材料用于證明誰(shuí)的問(wèn)題，也就是被證明人是誰(shuí)？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫(xiě)的證明他人問(wèn)題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。
（二）判斷材料是否屬于人事檔案
一個(gè)人的檔案材料包括人事檔案內(nèi)容的材料及非人事檔案內(nèi)容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書(shū)、業(yè)務(wù)考績(jī)、案件等檔案內(nèi)容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應(yīng)轉(zhuǎn)送有關(guān)部門處理的材料，鑒別工作的任務(wù)就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內(nèi)容的材料另加處理。
（三）判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確
做人事檔案工作必須講究實(shí)事求是，來(lái)不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不屬實(shí)，觀點(diǎn)不明確、言詞不達(dá)意或詞義含混的情況，應(yīng)立即退回原單位重新改正。
（四）判斷材料有無(wú)重復(fù)
要保持人事檔案的精煉，重份材料或內(nèi)容重復(fù)的材料必須剔除。鑒別的時(shí)候，無(wú)論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫(xiě)了許多份入黨申請(qǐng)書(shū)，鑒別時(shí)可以只選取其中內(nèi)容最完整、手續(xù)最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。
（五）確定材料是否有保存價(jià)值
歸檔的材料要能反映個(gè)人的政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作成績(jī)、專長(zhǎng)愛(ài)好等方面倩況。對(duì)于一些沒(méi)有價(jià)值或價(jià)值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說(shuō)明問(wèn)題、沒(méi)有定論、起不了說(shuō)明作用的旁證材料，不要?dú)w檔，尤其對(duì)內(nèi)容不真實(shí)、不準(zhǔn)確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。
三、對(duì)不在歸檔范圍的材料的處理
對(duì)不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：
（一）轉(zhuǎn)。凡是經(jīng)過(guò)鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。
（二）遲。對(duì)于近期形成的某些檔案材料，手續(xù)不夠完備，或者內(nèi)容還需要查對(duì)核實(shí)的，需要提出具體的意見(jiàn)，退回有關(guān)單位，等到原單位修改補(bǔ)充后再行交回。如果材料應(yīng)退回去的，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)退回本人，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。
1.1提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性
人事檔案是整個(gè)人事服務(wù)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，人事檔案材料的收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，是人事檔案利用的起點(diǎn)和重要基礎(chǔ)。建立高效、集成的電子文件數(shù)據(jù)收集交換系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，為歸檔材料進(jìn)行實(shí)時(shí)在線歸檔以及進(jìn)檔后的數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)處理。人事機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，建立、完善綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性。
1.2保證人事信息的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性
為準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)一個(gè)人，及時(shí)反映個(gè)人的真實(shí)情況，要重視研究人事檔案用戶的多方位需求，除收集考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等常規(guī)材料外，盡力收集能反映人事人員業(yè)務(wù)能力、科研、教學(xué)、行風(fēng)、信用等富有個(gè)性特征、有科學(xué)的定性描述和定量分析的個(gè)性化材料。加強(qiáng)檔案材料的鑒定，完善審核制度，保證人事檔案的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案整理的清晰化、有序化，可為快速、準(zhǔn)確、及時(shí)利用檔案提供保障。
1.3采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)人事檔案信息
充分利用現(xiàn)代科技，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。充分利用新媒體來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存在形態(tài)與傳播形式的創(chuàng)新，提供優(yōu)質(zhì)高效的人事檔案信息服務(wù)，確保方便快捷準(zhǔn)確地利用人事檔案信息。
2幾點(diǎn)體會(huì)
2.1建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制我國(guó)檔案服務(wù)
政策體系的內(nèi)容框架尚未形成，現(xiàn)有政策整體上“管理性”十分強(qiáng)勢(shì)，“服務(wù)性”卻相對(duì)弱勢(shì)，應(yīng)盡快建立和完善檔案利用服務(wù)政策體系，明確人事檔案管理的責(zé)任、義務(wù)、服務(wù)對(duì)象、方式與內(nèi)容，制定開(kāi)放范圍和程序，同時(shí)要制定、完善有關(guān)獎(jiǎng)懲制度和量化考核指標(biāo)。不斷優(yōu)化人事人員的檔案管理程序，引導(dǎo)合理、高效、準(zhǔn)確地利用檔案。做到有章可循、有法可依，科學(xué)合理規(guī)范雙方工作流程和操作程序，建立高效靈敏的信息反饋和檢索系統(tǒng)，使人事檔案工作步入科學(xué)、有序的發(fā)展軌道。
2.2積極借鑒國(guó)外人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
隨著社會(huì)的進(jìn)步，人事工作越來(lái)越民主、公開(kāi)、透明，我們應(yīng)當(dāng)適度、有效地借鑒人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。改變傳統(tǒng)的封閉、單一的管理模式，樹(shù)立人事檔案管理的服務(wù)宗旨，完善人事檔案管理的服務(wù)功能，提高人事人員檔案管理水平。為單位、組織部門或個(gè)人提供快速、便捷的利用方式，以便其及時(shí)、準(zhǔn)確地利用人事人員檔案。
2.3加大宣傳力度
1.對(duì)人力資源管理效用的促進(jìn)作用
人事檔案全面記錄了醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、綜合素質(zhì)以及發(fā)展過(guò)程，醫(yī)院管理部門通過(guò)檔案信息可以了解醫(yī)護(hù)人員的歷史表現(xiàn)，掌握的工作態(tài)勢(shì)，預(yù)測(cè)在未來(lái)的發(fā)展?jié)摿?。以人事檔案信息為依據(jù)，在開(kāi)展人力資源管理過(guò)程中可對(duì)各類人才進(jìn)行合理配置，使每個(gè)人能夠揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，充分利用人才的長(zhǎng)處，從而最大限度的發(fā)揮醫(yī)護(hù)人員的效用，提升工作效率。其次，培訓(xùn)規(guī)劃是人力資源管理中的重要部分，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。而通過(guò)人事檔案信息，人力資源管理部門在全面掌握各醫(yī)護(hù)人員特長(zhǎng)與不足的前提下，可開(kāi)展具有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，以期彌補(bǔ)醫(yī)護(hù)人員的不足之處，提升醫(yī)護(hù)人員的整體素質(zhì)。此外，人事檔案信息還有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化，影響人力資源需求的因素主要來(lái)自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案信息對(duì)分析醫(yī)院內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)與整體狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源管理計(jì)劃起著重要的作用，而脫離人事檔案信息所進(jìn)行的人力資源需求預(yù)測(cè)必然是盲目的。綜上所述，可見(jiàn)在人事檔案信息的有力配合下醫(yī)院能夠更好的開(kāi)展人力資源管理工作，并在其影響下進(jìn)一步為人力資源管理的有效性提供重要保障。
2.對(duì)人力資源管理效用的制約作用
當(dāng)前，人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展而逐步出現(xiàn)了新的趨勢(shì)，在幾乎所有經(jīng)濟(jì)組織開(kāi)展電子化人力資源管理的背景下，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案信息的缺失已不能適應(yīng)人力資源管理的需求，正所謂“水能載舟、亦能覆舟”，其對(duì)醫(yī)院人力資源管理的制約作用也進(jìn)一步顯現(xiàn)出來(lái)。其一，人事檔案信息的失真對(duì)醫(yī)院人力結(jié)構(gòu)配置造成了極大程度的影響，例如在一些醫(yī)院的人事檔案中，年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，資歷越填越深，工齡越填越長(zhǎng)，有些檔案甚至出現(xiàn)涂改痕跡，這對(duì)醫(yī)院人力資源的科學(xué)配置造成了沖擊，并嚴(yán)重影響了高素質(zhì)人才的工作熱情。其二，有些醫(yī)院人力資源管理部門對(duì)人事檔案信息的認(rèn)識(shí)度不足，檔案材料填寫(xiě)簡(jiǎn)單且雷同率較高，從而降低了人事檔案信息對(duì)醫(yī)院人力資源管理的參考價(jià)值。此外，有些醫(yī)院當(dāng)前仍然停留在手寫(xiě)檔案的基礎(chǔ)階段上，計(jì)算機(jī)被用作其他用途，缺乏相關(guān)軟件，缺乏相關(guān)人才，這直接導(dǎo)致了人事檔案信息的價(jià)值降低。
二、反思與建議
一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)做好檔案保管
在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對(duì)特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓(xùn)的基本依據(jù)，對(duì)煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響。基于對(duì)煤礦企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）建立專門的人事檔案保管場(chǎng)所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應(yīng)建立專門的人事檔案保管場(chǎng)所，溫度、濕度等指標(biāo)都要達(dá)到檔案的保管條件。同時(shí)還要有專門的管理人員進(jìn)行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開(kāi)展。
（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過(guò)程中，應(yīng)將干部檔案與普通員工檔案分開(kāi)保管，起到分類保管提高保管針對(duì)性的目的，提高人事檔案管理的針對(duì)性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點(diǎn)。
（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過(guò)程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點(diǎn)。
二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)及時(shí)更新檔案信息
由于煤礦企業(yè)的干部職工隊(duì)伍經(jīng)常會(huì)發(fā)生人員崗位變動(dòng)以及個(gè)人的人事信息也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，這就需要在人事檔案中進(jìn)行體現(xiàn)，并及時(shí)更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應(yīng)成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應(yīng)做好以下工作：
（一）及時(shí)記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動(dòng)，在人事檔案中應(yīng)對(duì)變動(dòng)信息進(jìn)行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應(yīng)及時(shí)記錄人事信息，并對(duì)人事信息進(jìn)行及時(shí)分析，提高人事檔案的全面性。
（二）對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔。人事檔案在發(fā)生變動(dòng)之后，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)歸檔，如果不及時(shí)歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。因此，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。
（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的審核，提高準(zhǔn)確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴(yán)肅性，在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案中的信息準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，除了要及時(shí)記錄人事信息之外，還要加強(qiáng)人事信息的審核，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性能夠滿足實(shí)際需要。
三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)規(guī)范借閱程序
考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過(guò)程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對(duì)于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記，對(duì)借閱人、借閱用途以及借閱方式都進(jìn)行全面準(zhǔn)確的登記。
（二）對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。
（三）建立人事檔案借閱臺(tái)賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應(yīng)建立人事檔案借閱臺(tái)賬，并對(duì)借閱行為進(jìn)行規(guī)范，對(duì)借閱期限進(jìn)行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。
