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[關鍵詞]：高校教育檔案 信息化 檔案信息資源
高校教育檔案是高校在進行教育活動中所留下來的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔、資料等。依托先進的信息技術手段，提高高校教育檔案管理和應用的效率，使其更好地為高校教育教學服務，是高校教育改革的重要方向。
一、檔案信息化管理是時展的必然趨勢
高校作為教育的最高層次，承擔著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的歷史使命，豐富有效的教育教學活動，是高校日常工作的重要組成部分。具體來說，高校教育檔案包括關于上級部門開展教育工作的指導性、指令性文件，當期教學計劃、各學科教學大綱，重點課程建設資料，教學質(zhì)量檢查、教學觀摩、課堂教學質(zhì)量分析資料，以及學員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對于高校發(fā)展有著積極的意義。通過對高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動的軌跡，從中探索高校教育的發(fā)展規(guī)律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經(jīng)驗。高校教育檔案信息化建設，是指在教育檔案管理活動中，通過現(xiàn)代信息技術對教育檔案信息資源進行處置、管理，并提供相應的信息資源利用服務。隨著我國高等教育的進一步發(fā)展，高校教育活動愈發(fā)的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發(fā)的繁瑣復雜，通過更加便捷的工具來推動和加強高校教育檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。當今社會已經(jīng)進入信息時代，現(xiàn)代信息技術代表著科技發(fā)展的方向，其功能十分完善、強大，已經(jīng)能夠滿足高校教育檔案建設的基本需求。將現(xiàn)代信息技術引入到高校高等教育檔案建設中來，實現(xiàn)檔案管理手段的轉(zhuǎn)變，是高校教育檔案發(fā)展的重大變革。
二、高校教育檔案信息化建設中存在的問題
檔案信息化建設是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的重要標志，也是高校教育檔案改革與發(fā)展的重要途徑。當前高校教育檔案信息化建設中，存在以下問題，阻礙了檔案信息化建設的進程。
1.高校教育檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性
教育教學活動是高校最重要的工作內(nèi)容之一，是由高校各個部門和高校教師、輔導員分工協(xié)作、密切配合共同完成的系統(tǒng)工程。在這一過程中，參與各種教育教學活動的部門中都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復雜的信息資源及時、準確、有效地錄入到高校檔案管理系統(tǒng)中，使之成為一個系統(tǒng)完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設中亟待解決的問題。
2.高校教育檔案信息化建設投入不足
目前，我國高等教育已經(jīng)步入了發(fā)展的快車道，但在具體的發(fā)展實踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經(jīng)費的地方也非常多，相對來說，對檔案信息化建設的資金投入比例相對較低，用于檔案信息化建設的經(jīng)費也十分有限，無法購置好的軟件及硬件設備，使高校教育檔案管理落后于學校發(fā)展的步伐。
3.高校檔案工作人員整體素質(zhì)有待提高
人是高等教育檔案信息化建設的關鍵因素。高校教育檔案信息化建設，對檔案工作人員提出了更高的要求――在具備傳統(tǒng)的檔案業(yè)務能力基礎上，要具有一定的檔案信息化管理意識和先進的理念，還要掌握一些現(xiàn)代信息技術。從現(xiàn)實情況來看，各高校檔案工作隊伍雖然整體素質(zhì)已經(jīng)有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設的重要意義，自然也就很難積極主動地參與到高校教育檔案信息化建設工程中來，影響了高校檔案信息化建設的進一步發(fā)展。
4.高校教育檔案信息資源的利用率較低
高校教育檔案是高校有效教育教學活動的記錄，是高校發(fā)展成果的凝結。從高校發(fā)展的角度來講，高校教育檔案信息資源對于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學生個人而言，這些檔案信息資源對于學生的終身發(fā)展也有著積極的意義。但從目前的實際情況來看，雖然現(xiàn)代信息技術為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設的進程。
三、高校教育檔案信息化建設的幾點策略
檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設，應從以下幾方面入手：
1.制定并完善高校教育檔案信息化建設制度
“沒有規(guī)矩，不成方圓?！备咝＝逃龣n案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，需要有統(tǒng)一標準來規(guī)范和約束建設行為。制度就是規(guī)矩，是高校檔案信息化建設的標準。高校檔案管理部門和工作人員要嚴格遵守國家檔案管理制度，并在此基礎上制定適合本校、本部門的檔案管理制度，對高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢等環(huán)節(jié)進行規(guī)定，推出相關適應信息時代的便于操作的相關制度，使高校教育檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化。
2.加大對高校教育檔案信息化建設的投入
高校教育教學管理部門要提高檔案管理意識，要強化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設觀念，重視高校教育檔案信息化建設，從政策上和財政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設。同時，高校檔案部門也要善于運用資金，加強對資金使用的監(jiān)管，并通過有效規(guī)劃提高資金使用的效率，爭取“花少錢，辦實事”，推動高校教育檔案信息化建設工作。
3.提高高校教育檔案工作人員的素質(zhì)
重視檔案工作人員的業(yè)務培訓工作，創(chuàng)設機會開展校內(nèi)各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業(yè)務交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及新的解決方法進行積極的探討和研究，引導和幫助他們更新觀念，強化教育檔案信息化建設意識。并且要主動吸收高素質(zhì)人才加入到高校教育檔案隊伍中來，為教育檔案工作隊伍注入新鮮血液。同時，還可以嘗試引入競爭機制，從客觀上營造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學習，提高業(yè)務水平，從而打造一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊伍。
4.提高高校教育檔案信息資源的利用率
“以使用促發(fā)展”。近年來，對高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務對象也由在校學生擴大至歷年畢業(yè)生，服務內(nèi)容也從最初的便于教育教學管理，擴大到提供選課參考、學歷認證等方面，這些都為教育檔案信息化建設帶來了新的助力。高校教育檔案信息化建設要關注這一變化，加強對資源的整合與分析，提高信息資源質(zhì)量，強化檔案服務理念。以上措施都將有力地推動高校教育檔案管理信息化建設進程。
四、結語
高校教育檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措，將極大地促進高校檔案工作現(xiàn)代化、標準化、公開化和服務化，對于學校教學、教務管理提供更多的支持。要充分認識到高校教育檔案信息化建設的重要意義，為推動檔案信息化建設做出積極貢獻。
參考文獻：
關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識
檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡檔案
建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)至關重要，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內(nèi)容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力?？傊?，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
參考文獻：
[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016,14(5)：115-116.
[2]王晶，李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發(fā)和利用服務[J].黑龍江科技信息，2010,02(11)：139-140.
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數(shù)字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲存效率與質(zhì)量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設問題分析
檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點：
第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，并且各個部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實際情況下，會出現(xiàn)內(nèi)部結構處理方式復雜等問題，導致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經(jīng)濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現(xiàn)各類重復或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數(shù)據(jù)，這就導致檔案信息化建設效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設質(zhì)量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據(jù)信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質(zhì)量。
第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質(zhì)量，甚至還在應用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。
3 檔案信息化建設與檔案管理措施
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。
3.1 建設專門的網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)
檔案信息化建設部門需要建設專門的網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)中，技術人員可以綜合利用數(shù)字化平臺，例如：建設公眾、內(nèi)部等信息服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時，還要統(tǒng)一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網(wǎng)絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術處理制度
在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當?shù)默F(xiàn)象。
3.4 積極應用現(xiàn)代化管理措施
檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應用網(wǎng)絡化技術與數(shù)據(jù)化技術，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務意識
檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優(yōu)化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質(zhì)量。
[關鍵詞]檔案信息化建設；檔案管理
1.引言
隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設作為檔案建設工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設在結合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設進程，使之在長期的信息化建設中得到充分的發(fā)展。
2.檔案管理信息化建設的內(nèi)涵及意義
檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學信息技術對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。
3.檔案信息化建設及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設的進度各不相同，且對檔案的信息化建設缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。
3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設備，從而為檔案信息化建設提供相關基礎設施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設發(fā)展過程中看，有關單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎設施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設的發(fā)展。
3.3對檔案信息化建設管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導致相關管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。
3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設工作對相關人員的專業(yè)知識和技術要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學技術和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設工作水平的提高。
4.加強檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法
4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實際上，技術人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。
4.2增強檔案管理基礎設施建設。加強檔案管理的基礎設施建設，首先應當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎設施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡平臺的建設完善，不斷運用先進的信息多媒體技術建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。
4.3提高對檔案管理信息化建設的認識水平。相關企事業(yè)單位應當定時定期對檔案管理及信息化建設的工作人員開展培訓教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認識。此外，有關單位和部門管理階層及領導應當不斷提高自身的責任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責任體系，使檔案信息化建設的工作合理有序進行。
5.加強對檔案管理信息化建設人才隊伍的培養(yǎng)
檔案管理的人才隊伍建設及培養(yǎng)是檔案信息化建設中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設的高級人才數(shù)量匱乏，技術人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設的工作隊伍，提高建設的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設的人才隊伍。
6.結束語
如今，信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟建設的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設是一個長期且復雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設的步伐。
參考文獻
[1]付野.試論檔案管理的信息化建設[J].機電兵船檔案，2012（6）
1 檔案信息化建設現(xiàn)狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當前對檔案信息的現(xiàn)實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優(yōu)勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務質(zhì)量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務的相關環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài)，夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務精神。
3.3 加快數(shù)字化建設進程
檔案管理工作的數(shù)字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數(shù)字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應有所提升，保障數(shù)字化建設進程。同時對相關電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯(lián)動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
摘要：隨著時代的發(fā)展和社會的進步，信息化技術逐漸深入到我們的工作和生活中，同時也為檔案的管理和建設提供了高效化、現(xiàn)代化、科學化的信息技術，提高了檔案管理的水平和質(zhì)量，并保證了檔案管理更加完善。本文就檔案信息化建設、檔案管理中出現(xiàn)的問題以及未來的發(fā)展和解決措施進行分析。
關鍵詞 ：檔案建設 檔案管理 信息化
信息時代的到來，使計算機等通信技術得到快速的發(fā)展，目前經(jīng)濟學院的檔案建設和管理也邁入信息化發(fā)展的時代。對檔案進行信息化建設主要是通過信息化技術的使用，將檔案中的資料和信息與社會的政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展相互融合，進而使建設的信息化檔案資料和信息能夠在社會這個交流的平臺中最大限度地傳播開來，滲透和融合到社會中去，進而為社會服務。
一、檔案信息化建設的有效措施
1.促使工作人員樹立檔案信息化的理念
目前傳統(tǒng)的檔案建設中，工作人員并沒有對檔案建設有足夠的重視，工作中只是簡單地進行檔案記錄和保管工作，未能真正認識到檔案的重要性，這樣既無法滿足社會發(fā)展的需要，但也預示了檔案信息化建設的到來。在進行檔案信息化建設的過程中，相關的工作人員是工作的主體，他們要對信息化檔案建設有充分的了解，樹立正確的信息化檔案建設理念，在工作中發(fā)揮自己的主觀能動性，進而促進檔案信息化建設的發(fā)展進程。工作人員要對檔案信息化建設工作負有足夠的責任感和使用感，這樣才能推動檔案中的信息資料更好地傳播和融合到社會中去，提高檔案管理的質(zhì)量。
2.提高信息化檔案建設的技術水平
在進行信息化檔案建設的過程中，工作人員要配置齊全的計算機等硬件設備，并能夠根據(jù)檔案信息的特點選擇適當?shù)南到y(tǒng)軟件進行信息統(tǒng)計，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設的技術水平，并能夠在建設的過程中不斷進行完善，保證檔案的信息化傳播平臺系統(tǒng)性的強大，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全文和目錄數(shù)字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現(xiàn)代化設備中進行內(nèi)容錄入和統(tǒng)一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。值得注意的是，在進行檔案錄入時，要嚴格按照國家的規(guī)定和標準進行，并要進行一定的審查，保證信息錄入的準確性，減少重復性，推動信息化檔案建設的發(fā)展。
建設檔案信息化后，檔案的管理部門能夠?qū)n案中的信息進行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現(xiàn)漏洞。所以在建設檔案信息化工作時，要界定的網(wǎng)上的信息，按級別進行文件信息預覽，對信息進行科學、合理的分類，查閱信息的用戶需要經(jīng)過網(wǎng)絡驗證才可以查閱信息。也可以明文規(guī)定一些信息是可以公開的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過界定預覽者的身份進行信息公開或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。
3.提高檔案信息化管理的水平
在初步完成檔案信息化建設的基礎上，對檔案進行管理時主要采用信息化技術，這樣能夠有效地提高檔案管理的水平和質(zhì)量，保證檔案管理更加科學化和現(xiàn)代化。在檔案信息化建設之后的管理中主要采用的信息化系統(tǒng)設備，即掃描機設備、打印機、磁性介質(zhì)等，這些設備在進行檔案資料信息化的過程中，推動了電子文件和信息化的發(fā)展，同時也保證檔案管理工作更加高效、科學。
在檔案信息化建設的發(fā)展進程中，國家規(guī)定了相關的實施綱要，主要是要相關的部門在進行檔案信息化建設的過程中選擇合適的管理軟件系統(tǒng)，并能夠有針對性、有計劃性地進行檔案資料的錄入工作，并針對這些信息進行深入的開發(fā)研究和利用。
二、檔案信息化管理的發(fā)展方向
在檔案的信息化建設完成之后，要對檔案進行管理，工作人員要有針對性地選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，結合經(jīng)濟學院自身以及檔案的發(fā)展優(yōu)勢，制定嚴格的檔案管理制度，保證檔案信息化的發(fā)展方向。同時還應該要提高檔案信息化管理工作人員的工作技能和整體素質(zhì)，對工作人員進行相關系統(tǒng)技術和能力的培訓、考核，保證工作人員能夠熟練掌握基本的計算機知識和技能，并能夠積極參與到信息化檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)中，在工作中不斷充實自己，提高對信息化檔案管理的工作認識，在檔案管理的過程中提高工作效率，促進檔案管理的正常運行。
總而言之，檔案的信息化建設和管理工作需要有計算機等技術設備的支持，只有這樣才能夠通過現(xiàn)代化的技術設備，提高檔案建設和管理的工作效率，并能夠通過相關的軟件系統(tǒng)對檔案進行動態(tài)管理，節(jié)省人力和物力。工作人員在工作中要掌握基本的工作技能，提高計算機的知識水平，進而在工作中對檔案進行規(guī)范化、科學化的建設和管理工作，保證信息化檔案能夠有效地為社會和國家服務。
參考文獻
[1]孫曉蓉.城建檔案信息化建設與工程檔案管理的思考[J].城建檔案,2012
關鍵詞：檔案管理 信息化建設 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進檔案信息化建設的幾點建議
2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作。
2.2提高檔案信息化水平技術
①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
②每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。
③對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術的廣泛采用，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達到高效的管理。
③信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
④從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向
信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細再仔細的，容不得出一點點差錯，否則就會導致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強內(nèi)部檔案信息化建設，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，全面的提高相關崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，所以必須要嚴把檔案的資料數(shù)據(jù)關，保證所輸入的資料是全面的、準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。
4.結束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設發(fā)展，為促進企業(yè)的整體經(jīng)濟、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業(yè)來說，檔案管理的好壞直接關系到了企業(yè)的發(fā)展，所以，檔案管理是需要我們每個企業(yè)的管理層的領導去重視的。
參考文獻：
