時(shí)間：2023-05-29 16:10:57
序論：在您撰寫學(xué)籍檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。中學(xué)學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生登記表（包括個(gè)人簡歷、家庭情況、學(xué)校班級鑒定）；學(xué)生體育成績；學(xué)生體檢情況表；學(xué)生匯考成績表；社會實(shí)踐表。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
1.學(xué)籍檔案管理中存在的問題
收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，存在一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存。
立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
2.完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的中學(xué)?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
逐步完善學(xué)籍管理機(jī)制。為了使學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處，每學(xué)年教育局與檔案局應(yīng)協(xié)同組織人員檢查貫徹落實(shí)情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步完善學(xué)籍管理機(jī)制。
3.學(xué)籍檔案的利用中應(yīng)該注意的幾個(gè)問題
采用現(xiàn)代化檢索手段。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準(zhǔn)確的服務(wù)，僅憑個(gè)人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學(xué)籍檔案要采用計(jì)算機(jī)管理，根據(jù)學(xué)籍檔案的要求，應(yīng)錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準(zhǔn)率。
嚴(yán)格利用審查。學(xué)籍檔案具有私密性，在提供利用時(shí)一定要注意相關(guān)的法律問題，必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅(jiān)持規(guī)章制度辦事。
利用中要注意把關(guān)，利用要嚴(yán)，要細(xì)。利用者出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當(dāng)要求，希望按照自己的要求出具相關(guān)證明，比如，有的要求改成績，出具假學(xué)歷等，這就要求檔案工作者堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。
[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理
2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。
(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。
4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。
將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實(shí)性。
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。
規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。
3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
為此，成教學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高職學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個(gè)組成部分，也為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值的支撐數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中生成的，這些學(xué)籍檔案材料要求教務(wù)工作人員認(rèn)真收集、整理、裝訂，并按照學(xué)籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學(xué)校檔案部門永久保存。學(xué)籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學(xué)、科研、行政管理和骨干校建設(shè)提供服務(wù)。
1 高職學(xué)籍檔案管理工作的重要作用
隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學(xué)籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應(yīng)用。因此，完善高職學(xué)籍檔案管理，研究其特點(diǎn)及規(guī)律，分析學(xué)籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進(jìn)高職檔案管理的發(fā)展，而且對于推進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平等都有著重要的意義。
學(xué)籍檔案的形成有一定的過程和時(shí)段，文件之間有不規(guī)律時(shí)間聯(lián)系，學(xué)生的學(xué)籍檔案有明確的起始和終止時(shí)間，形成以時(shí)間為進(jìn)程。學(xué)籍檔案不僅影響到整個(gè)學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個(gè)人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學(xué)籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學(xué)籍卡片、在校名冊、學(xué)生成績總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學(xué)生學(xué)籍異動材料、學(xué)生獎勵（優(yōu)秀學(xué)生、獎學(xué)金等）材料、學(xué)生違紀(jì)處分材料等等，記載了學(xué)生自入學(xué)到離開學(xué)校整個(gè)學(xué)習(xí)和生活的過程，具備查考價(jià)值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學(xué)籍檔案，是高職學(xué)校檔案管理工作的重要任務(wù)，為了能讓學(xué)籍檔案管理為骨于校建設(shè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，應(yīng)該采取有效措施逐步完善學(xué)籍檔案管理。
2 高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀
高職學(xué)籍檔案記錄了一所學(xué)校自辦學(xué)后所有學(xué)生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會服務(wù)功能，前段時(shí)間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校查學(xué)籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學(xué)籍檔案，并要求復(fù)印，學(xué)校雖然有這些學(xué)生的學(xué)籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失?？吹綄W(xué)生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學(xué)籍檔案管理，決不能再給學(xué)生留下任何遺憾。學(xué)籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學(xué)籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學(xué)籍檔案管理工作主要存在以下問題。
2.1 高職學(xué)籍檔案管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
雖然多數(shù)高職學(xué)校都按照教育部頒布的學(xué)生管理規(guī)定去進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作，但是沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都按照自己的理解和方法去管理學(xué)籍，沒有建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，使高職的學(xué)籍檔案管理工作不能落到實(shí)處，導(dǎo)致學(xué)籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料雜亂且降低了使用的價(jià)值。
2.2 職責(zé)范圍不清，管理意識缺乏
高職教學(xué)管理人員認(rèn)為學(xué)籍檔案沒什么實(shí)際用途，學(xué)籍管理人員缺乏應(yīng)有的學(xué)籍檔案管理意識，在實(shí)際工作中，有些學(xué)籍檔案的填寫錯誤或格式不統(tǒng)一，沒有嚴(yán)格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行管理，使檔案失去了它的真實(shí)性和應(yīng)用性。教學(xué)管理有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，學(xué)生在校期間一些重要信息資料，如獎學(xué)金或競賽項(xiàng)目獲獎材料，計(jì)算機(jī)等級考試證書、大學(xué)英語三四六級考試取得各項(xiàng)比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學(xué)籍檔案的社會價(jià)值。
2.3 高職學(xué)籍檔案歸檔質(zhì)量偏低
學(xué)院教務(wù)處在整理2001級至2009級學(xué)籍檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案里錯誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對、學(xué)生畢業(yè)照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規(guī)定傳遞或文件丟失、學(xué)生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因?yàn)榻虒W(xué)管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案在收集整理過程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學(xué)籍檔案缺乏，學(xué)籍檔案無法為學(xué)生提供服務(wù)。
2.4 高職學(xué)籍檔案沒有充分發(fā)揮潛在價(jià)值，幫；原因是管理模式落后
學(xué)籍管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴(yán)，管理的落后，使得學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、教學(xué)研究及學(xué)生管理工作中沒有及時(shí)有效地發(fā)揮作用，高職學(xué)籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學(xué)籍檔案進(jìn)行深層次的信息加工，沒為教學(xué)創(chuàng)新或教學(xué)管理提供有價(jià)值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案最大價(jià)值。
3 做好高職學(xué)籍檔案管理工作的建議
高職學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的具有保存利用價(jià)值的信息檔案，是教學(xué)檔案的主體和核心。這些在學(xué)生成長與實(shí)踐活動過程中所形成的文字材料，真實(shí)地反映了學(xué)生在校的全過程，對于學(xué)校、個(gè)人及社會了解學(xué)生具有重要的憑證作用和參考價(jià)值。那么，如何加強(qiáng)高職的學(xué)籍檔案管理工作，使高職學(xué)籍檔案的發(fā)揮最大價(jià)值，是目前高校管理者值得思考的問題。
3.1 明確認(rèn)識學(xué)籍檔案管理的重要性
學(xué)籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項(xiàng)決策服務(wù)的，是為骨干校建設(shè)服務(wù)的，是為廣大師生服務(wù)的。學(xué)籍檔案是關(guān)系到學(xué)生自身前途有價(jià)值的資料信息，是學(xué)生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學(xué)籍檔案分散于學(xué)工處、教務(wù)處、各院系等職能部門，各教學(xué)管理部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學(xué)籍管理人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)學(xué)籍檔案日常管理，注重對學(xué)籍材料的收集和積累。并對平時(shí)形成的學(xué)生各種學(xué)籍材料，規(guī)范的進(jìn)行整理、登記、分類、編目并及時(shí)歸檔，管理人員要從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學(xué)籍材料歸檔的規(guī)章制度。
3.2 跟蹤收集，實(shí)行動態(tài)管理
學(xué)籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)根據(jù)新的情況變化對有關(guān)學(xué)籍管理的文件材料，隨時(shí)收集整理，及時(shí)認(rèn)真記載。一份學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過幾年的時(shí)間，跟蹤收集就是對學(xué)籍異動學(xué)生的學(xué)籍材料進(jìn)行后續(xù)補(bǔ)充收集，這些材料跨越時(shí)間長，不一定具有連續(xù)性，這就要求學(xué)籍管理人員高度負(fù)責(zé)、主動跟蹤收集、補(bǔ)充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學(xué)籍檔案的完整性。
3.3 提高為學(xué)生服務(wù)的意識
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視高職學(xué)籍檔案工作，要結(jié)合實(shí)際，使全體師生增強(qiáng)對學(xué)籍檔案的重視，支持高職學(xué)籍檔案的收集、檢查和整理工作。學(xué)生管理老師，特別是班級輔導(dǎo)員，要明確學(xué)籍檔案對學(xué)生的重要性，使學(xué)籍檔案收集整理過程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，只有各教學(xué)部門聯(lián)合起來，這樣才能更好的為學(xué)生提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的資料。
3.4 加強(qiáng)高職學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，體現(xiàn)學(xué)籍檔案價(jià)值
學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個(gè)院校的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應(yīng)實(shí)行對接，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動。這就要求理順管理部門的工作職責(zé)，使學(xué)籍檔案收集按時(shí)、保質(zhì)的按制度進(jìn)行，學(xué)籍檔案管理應(yīng)分清責(zé)任并明細(xì)化。要達(dá)到這種管理模式，高職學(xué)籍檔案管理人員就需要學(xué)校方方面面的理解和支持。同時(shí)，學(xué)籍檔案的工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作的新要求，積極探索學(xué)籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時(shí)，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時(shí)期，其管理成效直接標(biāo)志著一個(gè)學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊的通知》中實(shí)施高等教育學(xué)歷證書在線即時(shí)電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報(bào)到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時(shí)進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實(shí)施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強(qiáng)化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實(shí)時(shí)操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎懲、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實(shí)，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價(jià)值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實(shí)踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時(shí)或不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值以致檔案遺失，都會使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價(jià)值。
3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時(shí)隨著我國信息化的發(fā)展，社會各界是檔案管理的另一個(gè)服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價(jià)值，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時(shí)，盡最大努力實(shí)施檔案的利用價(jià)值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時(shí)調(diào)整，更好地服務(wù)于社會各界和學(xué)生，是一個(gè)必然要面對的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞?。信息化的技術(shù)作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實(shí)現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項(xiàng)決策和規(guī)劃均以事實(shí)為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
二、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值的對策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實(shí)施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項(xiàng)工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個(gè)信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項(xiàng)工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個(gè)重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時(shí)將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。
在檔案信息服務(wù)時(shí)代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會服務(wù)部門的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個(gè)富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實(shí)行二級管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級學(xué)籍管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動為主動，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報(bào)到注冊、在校成績、學(xué)籍異動、學(xué)歷證書等全過程實(shí)行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽(yù)評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動、學(xué)生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實(shí)可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計(jì)劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會提供完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化
學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。
一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
參考文獻(xiàn)：
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為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽(yù)材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學(xué)生的整體印象和評價(jià)。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無論是畢業(yè)生就業(yè)，評職稱，職務(wù)晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。
二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對策
（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理
學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識，只因?yàn)橛辛艘粋€(gè)良好的檔案意識，才可能對相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時(shí)收集，整理，存儲。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續(xù)。
（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度
由于學(xué)籍檔案具有周期長、數(shù)量多的特點(diǎn)，紙質(zhì)文件勢必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍并存的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學(xué)籍檔案是一個(gè)學(xué)生在學(xué)校的整體表現(xiàn)的真實(shí)記錄，其重要作用不僅可以輻射到個(gè)人、學(xué)校，還可以向社會輻射。因此，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學(xué)籍檔案更大的作用。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量
只有不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的水平和素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)化，現(xiàn)代化才能實(shí)現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學(xué)籍檔案管理工作的培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，以使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平以及個(gè)人的思想政治素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下學(xué)籍檔案管理的需求。在政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛崗敬業(yè)的精神風(fēng)貌。在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學(xué)習(xí)，檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。
（四）使用計(jì)算機(jī)搜索提高利用率
學(xué)籍檔案對學(xué)生來講極為重要，是學(xué)生在本階段學(xué)習(xí)的重要記錄憑證也是其進(jìn)行下一階段學(xué)習(xí)或者工作的重要保障，因此做好中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。筆者在本文中首先研究了中學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學(xué)籍檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的措施，同時(shí)還研究了在利用檔案過程中應(yīng)該注意的相關(guān)問問題，以期更好的管理中學(xué)學(xué)籍檔案。
關(guān)鍵詞：
中學(xué)；學(xué)籍檔案；問題；解決措施
進(jìn)入新新世紀(jì)后，國家對教育教學(xué)愈加重視，同時(shí)作為學(xué)生重要的學(xué)習(xí)記錄，學(xué)籍檔案管理工作異常中重要。學(xué)生在中學(xué)期間的活動情況主要由學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄，是學(xué)生升學(xué)、工作等重要的依據(jù)，科學(xué)的管理學(xué)籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務(wù)。對學(xué)生來講，學(xué)籍檔案極為重要，一旦在管理中出現(xiàn)問題，會嚴(yán)重影響學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作?；趯W(xué)籍檔案管理的重要性，對中學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，筆者在本文中對此進(jìn)行探討和研究。以期進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1、學(xué)校管理者的重視力度不足
一般情況下學(xué)校配備的學(xué)籍檔案管理人員較少，從學(xué)生進(jìn)入中學(xué)到學(xué)生最終畢業(yè)，要經(jīng)歷很多工作，工作任務(wù)量較大，同時(shí)由于學(xué)生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學(xué)生其他工作部門還會借用檔案管理員協(xié)助開展相關(guān)工作，導(dǎo)致管理人員過于繁忙，同時(shí)學(xué)校配備的相關(guān)設(shè)備陳舊，一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員沒有自己獨(dú)立的工作空間，時(shí)長出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導(dǎo)致檔案管理員具有較大的流動性。
2、管理學(xué)籍檔案的模式陳舊
中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案具有繁多的內(nèi)容，要想保障服務(wù)的準(zhǔn)確性，僅僅憑借個(gè)人的記憶進(jìn)行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應(yīng)該在中學(xué)學(xué)籍檔案管理中使用計(jì)算機(jī)，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。
3、學(xué)籍檔案管理人員銜接不暢
由于學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員艱苦的工作環(huán)境，因此造成人員流動較大，對學(xué)校持續(xù)性的建設(shè)、管理和利用學(xué)籍檔案造成嚴(yán)重的影響。所以，當(dāng)前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實(shí)提升學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量和效率。
二、提升中學(xué)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率的措施
1、學(xué)校重視
鑒于中學(xué)學(xué)籍檔案工作的特殊性，作為學(xué)校管理人員對該項(xiàng)工作應(yīng)該加以重視，在硬件、軟件建設(shè)上全力支持，給相關(guān)管理人員獨(dú)立的辦公空間，配備專職學(xué)籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續(xù)培養(yǎng)，保障學(xué)籍檔案管理人員具有較高的工作技能。
2、強(qiáng)化意識，明確職責(zé)
學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理工作人員的工作環(huán)境進(jìn)一步優(yōu)化，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，不斷提升工作意識、服務(wù)意識，明晰自身工作重要性，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定科學(xué)的管理學(xué)籍檔案。
3、重視培養(yǎng)，構(gòu)建強(qiáng)隊(duì)
要想提升中學(xué)學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量，擁有一支高水平的管理隊(duì)伍極為重要。管理人員不僅政治素養(yǎng)高，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的職業(yè)技能，因此這就要求當(dāng)前在中學(xué)從事學(xué)籍檔案工作的人員應(yīng)該不斷深化學(xué)習(xí)意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質(zhì)和水平。作為學(xué)校，應(yīng)該對這項(xiàng)工作有清醒的認(rèn)識，舉辦相關(guān)培訓(xùn)會，提升其專業(yè)技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現(xiàn)突出的給予物質(zhì)、精神上的獎勵；樹立工作典型，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識并落實(shí)相關(guān)待遇，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
4、穩(wěn)定隊(duì)伍，持續(xù)發(fā)展
學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性、連續(xù)性有很大的關(guān)系。此工作需要相關(guān)人員具有厚重的工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中不斷完善。要是頻繁調(diào)動管理人員的工作崗位，會嚴(yán)重影響檔案管理工作的持續(xù)性。所以，學(xué)校相關(guān)管理部門要對檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性有清醒的認(rèn)識，健全管理制度，促進(jìn)連續(xù)性的學(xué)籍檔案管理工作。
三、結(jié)束語
總而言之，檔案管理工作和學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作息息相關(guān)，是學(xué)生這一階段學(xué)習(xí)的必要記錄，更是學(xué)生開展下一階段學(xué)生的重要保障，事關(guān)每一位學(xué)生的切身利益，因此我們必須對學(xué)生負(fù)責(zé)，秉承較高的服務(wù)意識和責(zé)任觀念，把學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)的進(jìn)行，這也是對一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)之一。所以，這就要求中學(xué)學(xué)校對本校內(nèi)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作強(qiáng)化重視，不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法，依托學(xué)校的實(shí)際情況，制定科學(xué)的管理體系，嚴(yán)格記錄學(xué)生在中學(xué)的表現(xiàn)。有效的開展此項(xiàng)工作也是為各項(xiàng)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：張慧芳 單位：山西榆次八中
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