時(shí)間：2023-05-29 16:11:10
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關(guān)鍵詞：科技檔案；科學(xué)化；發(fā)展
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
一、檔案管理工作的困難和重點(diǎn)
1、大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠
許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢。其實(shí)檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。這需要我們認(rèn)真審視，正確看待檔案管理工作，承認(rèn)其重要性。檔案管理工作是整個(gè)單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，才為整個(gè)單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強(qiáng)對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2、檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)
每年，巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)。如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
3、許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
很多人由于缺乏對檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時(shí)明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項(xiàng)，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認(rèn)真誠實(shí)的填寫相關(guān)檔案，如果不認(rèn)真對待就會(huì)造成嚴(yán)重的后果，想要彌補(bǔ)就會(huì)變得很麻煩。
4、當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計(jì)算機(jī)為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲(chǔ)在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財(cái)力的同時(shí)，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展
1、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序
強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。
2、檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行
檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時(shí)催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
3、健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4、建章立制，有章可循，規(guī)范操作
如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，更降低了檔案的應(yīng)用。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細(xì)致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲(chǔ)檔案時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范性，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。
三、結(jié)語
檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對其管理，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的道路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強(qiáng)信心，不斷進(jìn)取。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 張公諸。質(zhì)量管理學(xué)[M].上海：高等教育出版社
[2] 林志航。計(jì)算機(jī)輔助質(zhì)量系統(tǒng)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社
[關(guān)鍵詞]檔案；管理；理念；方法
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）16-0320-02
檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點(diǎn)，這就需自覺以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的方式方法認(rèn)真研究、準(zhǔn)確把握，具有科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、服務(wù)黨和國家大局、服務(wù)社會(huì)、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設(shè)作貢獻(xiàn)、為時(shí)歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實(shí)地、科學(xué)務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干。
一、抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作
（一）抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標(biāo)作用于管理客體以實(shí)現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時(shí)，由于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)管理會(huì)更注重于員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至強(qiáng)調(diào)自學(xué)和集體學(xué)習(xí)，以確立員工的共同目標(biāo)和協(xié)調(diào)員工的整體行動(dòng)。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會(huì)，突出工作重點(diǎn)，講究方式方法，用好責(zé)任制，并在會(huì)后與企業(yè)各事業(yè)部進(jìn)行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關(guān)制度，并開始具體實(shí)施。其次，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個(gè)人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。
（二）加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)，提高檔案管理水準(zhǔn)。重點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化，突出三個(gè)方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動(dòng)態(tài)跟蹤新增審核審批事項(xiàng)情況，及時(shí)調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財(cái)政檢查檔案管理。重點(diǎn)是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。
（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理能力。按照突出重點(diǎn)、整體提高的基本思路，應(yīng)采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時(shí)，重點(diǎn)組織各處室檔案管理人員進(jìn)行多樣化、經(jīng)?；膶ｎ}學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是請進(jìn)來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務(wù)檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會(huì)，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。二是召開現(xiàn)場會(huì)“評”。結(jié)合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時(shí)予以肯定推廣，對發(fā)現(xiàn)的問題予以通報(bào)提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會(huì)“談”。采取每年召開一到兩次座談會(huì)的方式，明確年度檔案建設(shè)的目標(biāo)要求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗(yàn)，提出加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理的建議。
二、加快檔案管理信息化建設(shè)
（一）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。因此，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時(shí)，除文書檔案外，我們必須要堅(jiān)持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務(wù)功能。這樣做能增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)，增加檔案管理工作的透明度。
（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
（三）檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。21世紀(jì)對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的基礎(chǔ)地位，就必須建設(shè)一支忠誠事業(yè)、機(jī)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精良、相對穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。另外，由于信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。由此可見，檔案工作如何更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案管理者面前一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)至關(guān)重要。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化分析
（一）檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。二是機(jī)關(guān)單位自身層面。要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學(xué)利用信息化手段，并實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，就會(huì)不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。
（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會(huì)大眾提供專項(xiàng)服務(wù)。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務(wù)，為中心工作提供服務(wù)。因此，應(yīng)積極主動(dòng)的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，樹立科學(xué)發(fā)展意識(shí)，進(jìn)行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當(dāng)前形勢的不斷發(fā)展變化趨勢，重視研究國情、地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r與公司企業(yè)的現(xiàn)實(shí)狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識(shí)，全局意識(shí)以及安全責(zé)任意識(shí)。應(yīng)明確著力點(diǎn)，在抓好常態(tài)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)有效的把握并調(diào)節(jié)階段工作的核心重點(diǎn)，提升檔案服務(wù)管理針對性以及綜合效率。
（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平。對于檔案管理科學(xué)化建設(shè)的路徑之一，信息技術(shù)已成為當(dāng)前檔案管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)，在某種程度上，信息技術(shù)應(yīng)用程度的高低與檔案管理科學(xué)化水平的高低具有重要且密切的聯(lián)系。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺(tái)等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對信息的檢索，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容。
加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動(dòng)態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學(xué)化水平。
（四）加強(qiáng)檔案的服務(wù)建設(shè)。檔案服務(wù)工作上，應(yīng)積極的從以往封閉式形式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型模式。當(dāng)前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現(xiàn)為較強(qiáng)的全民性以及服務(wù)性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護(hù)合法權(quán)益而來到圖書館，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢想要的資料、文獻(xiàn)。為此，創(chuàng)建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統(tǒng)變成現(xiàn)代化檔案管理工作區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的核心環(huán)節(jié)。新時(shí)期，檔案管理只有全面聯(lián)系社會(huì)實(shí)際，深入大眾，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，方能拓寬發(fā)展空間，提升科學(xué)化水平。應(yīng)積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現(xiàn)檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動(dòng)，確保各界人員更全面的了解以及有效的應(yīng)用。服務(wù)管理措施應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化，便于大眾應(yīng)用查閱。
（五）提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要建立事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)體系，使事業(yè)單位檔案管理人員全員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，也可以將檔案管理的相關(guān)專家和學(xué)者請到事業(yè)單位中來，通過理論講述、實(shí)際指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)傳授等方式來切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
（六）加快事業(yè)單位檔案管理的更新。要對事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案加強(qiáng)更新管理，建立起及時(shí)收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統(tǒng)類型的信息與資料進(jìn)行深入加工，滿足事業(yè)單位的職能和服務(wù)等功能需要。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各種音頻、視頻、圖像資料機(jī)制加入事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到對事業(yè)單位檔案庫的及時(shí)更新和整理。
四、注重電子檔案的發(fā)展
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
（一） 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
（二）建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。
總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
（一）醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)
考慮到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)學(xué)科門類繁多、交叉領(lǐng)域廣泛，因此醫(yī)學(xué)科研的課題也是按照各專業(yè)門類來進(jìn)行分配的。如在臨床醫(yī)學(xué)研究中，可以細(xì)分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，又可以根據(jù)研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)都是在相應(yīng)的專業(yè)科目內(nèi)進(jìn)行的，很多時(shí)候這種科目分類還可能進(jìn)一步細(xì)化。這就造成醫(yī)學(xué)科研內(nèi)容的專業(yè)性很強(qiáng)，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性也較強(qiáng)。
（二）醫(yī)學(xué)科技檔案專題突出，系列化強(qiáng)
醫(yī)學(xué)研究方式不同于其他學(xué)科，其一般都是突出地以一個(gè)特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進(jìn)行研究時(shí)，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案具有專題性強(qiáng)、重點(diǎn)突出的特點(diǎn)。同時(shí)，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個(gè)系列進(jìn)行利用。
（三）醫(yī)學(xué)科技檔案的學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多
醫(yī)學(xué)科學(xué)研究范圍非常廣泛，其跨學(xué)科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，醫(yī)學(xué)研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時(shí)在新形勢下，大量的新興科學(xué)技術(shù)和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學(xué)科的研究前沿領(lǐng)域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學(xué)研究也不例外?，F(xiàn)代醫(yī)學(xué)為了進(jìn)一步發(fā)展，需要更多地利用別的學(xué)科領(lǐng)域的有利條件，加強(qiáng)彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學(xué)科研課題的綜合性非常強(qiáng)，需要匯集多個(gè)學(xué)科的知識(shí)進(jìn)行研究攻關(guān)。這些反映到醫(yī)學(xué)科技檔案，也使其具有學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多的特點(diǎn)。
（四）醫(yī)學(xué)科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大
醫(yī)學(xué)研究由于其獨(dú)特的研究方法和研究對象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學(xué)研究可以通過保存對象的標(biāo)本或其組織切片來直接記錄研究結(jié)果。同時(shí)，又可以利用各種音視頻資料、化驗(yàn)單及儀器檢測結(jié)果來間接保存。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學(xué)科研成果的載體也非常豐富。
（五）醫(yī)學(xué)科技檔案具有保密性
醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護(hù)。因此，對于記錄了具有特殊價(jià)值的醫(yī)學(xué)報(bào)告、臨床資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級(jí)，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價(jià)值的前提下，具有一定的保密及限制保護(hù)措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。
（一）提高檔案意識(shí)
有意識(shí)才會(huì)有自覺的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境
安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲(chǔ)量
隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率
檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類
科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進(jìn)行分類。對于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時(shí)間浪費(fèi)。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時(shí)代的到來帶來了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺(tái)
【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì) 檔案 科學(xué) 管理
【中圖分類號(hào)】 E232.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案要同步歸檔
會(huì)計(jì)工作由于傳統(tǒng)的記帳形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)式光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制，核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都得存在會(huì)計(jì)核算中心，也是只紙會(huì)計(jì)檔案。
2 會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案脫結(jié)
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它門產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)但對檔案知識(shí)，特別是對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理檔案知之甚少， 也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中，在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規(guī)范，無目錄現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新的管理模式，其業(yè)務(wù)主要是接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)督，然而從其至今，無論財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案，基本屬于“失控”狀態(tài)。
3 會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。
不少會(huì)計(jì)檔案核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷，歸檔、保管制度，對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、檔案時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有做出具體的可操作性的規(guī)定，只突出調(diào)整了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案人員。
（一）應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案的主體，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，對納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變，資產(chǎn)所有權(quán)不變，資金使用權(quán)不變，債權(quán)債務(wù)不變，會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案的主體，是各行政企事業(yè)單位而不是會(huì)計(jì)核算中心《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，當(dāng)前形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，指定專人保管。會(huì)計(jì)核算中心應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會(huì)計(jì)檔案局整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)，會(huì)計(jì)檔案向核算單位的檔案機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交。
（二）會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范整理的熟知，熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗位的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
（三）財(cái)政部門與檔案部門聯(lián)手共同加大對新的會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。
結(jié)合實(shí)際聯(lián)合制發(fā)包含新的會(huì)計(jì)體制工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入其中，加大對會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查、監(jiān)督。
（四）完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。
實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期表、移交時(shí)間等。確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)帳員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案，為各部門提供最準(zhǔn)確無誤的憑據(jù)材料。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問題；對策
檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機(jī)關(guān)單位自身層面
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制
只要符合國家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價(jià)值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。
參考文獻(xiàn)：
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一、科技檔案管理和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的關(guān)系
1．檔案管理是科學(xué)技術(shù)的保存載體。
人們在進(jìn)行科學(xué)活動(dòng)時(shí)，形成的是關(guān)于科技創(chuàng)新的一系列理論思想，在逐步進(jìn)行實(shí)踐操作后，才能形成最終的科技成果。就科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。對于科技檔案的管理，不僅能夠完整地保存科技成果，而且也能夠確保對科技發(fā)展趨勢的理解。
2．科技檔案管理可以有效保管科技成果。
對科技檔案進(jìn)行有效管理，能夠保證科學(xué)技術(shù)不斷地被積累與分析，從而體現(xiàn)出科技檔案管理對于科技進(jìn)步的促進(jìn)作用?，F(xiàn)有的科技成果、文獻(xiàn)等，對科技的進(jìn)一步發(fā)展，具有指導(dǎo)作用。只有不斷對現(xiàn)有文獻(xiàn)資料進(jìn)行解讀、分析，才能夠確?？茖W(xué)技術(shù)的不斷更新進(jìn)步。
3．科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可以為檔案管理工作提供先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。
隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多成果都被廣泛地運(yùn)用到檔案管理中，其中意義最大的便是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以極大地提高工作效率，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)則使得檔案工作更加方便。最近幾年，智能軟件、二維碼掃描、云儲(chǔ)存等先進(jìn)技術(shù)，也在檔案管理中得到運(yùn)用。
二、科學(xué)技術(shù)發(fā)展與檔案管理在結(jié)合過程中易出現(xiàn)的問題
1．檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對科學(xué)技術(shù)不夠重視。
目前，個(gè)別部門缺乏檔案管理意識(shí)，對于科技檔案管理的投入不夠，制約了其發(fā)展。我國目前對于科技檔案管理還沒有制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使得地方政府對于這方面的投入不夠主動(dòng)。由于長期缺乏建設(shè)資金和政策支持，一些地方的檔案管理還處于止步不前的的狀況。
2．對于科技檔案，沒有進(jìn)行及時(shí)更新和處理。
一般情況下，進(jìn)行檔案的建立和管理工作時(shí)，由于工作量較小，結(jié)構(gòu)比較簡單，較容易做好完備的處理。但是隨著時(shí)間的推移，信息不斷地堆積，檔案的更新和管理會(huì)變得十分復(fù)雜和繁重，再加上目前科技信息的更新速度十分快，如果沒有做好收集工作，將會(huì)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。
3．現(xiàn)有管理人員素質(zhì)有待提高，專業(yè)人才匱乏。
由于科技檔案管理對于專業(yè)性的要求較高，現(xiàn)有的管理隊(duì)伍普遍缺乏較為扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，對于現(xiàn)代化的操作經(jīng)驗(yàn)不足，管理工作者缺乏創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)，由于我國在檔案管理人才方面的教育和儲(chǔ)備起步較晚，新一代能夠達(dá)到要求的人才出現(xiàn)了斷層，人才供給不能滿足需求。
三、實(shí)現(xiàn)科技檔案的高效管理，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步
1．轉(zhuǎn)變觀念，加大對科技檔案管理發(fā)展的重視程度。
首先，國家要對科技檔案建設(shè)有一個(gè)明確的總體規(guī)劃。根據(jù)不同情況進(jìn)行明確的任務(wù)劃分，促使地方轉(zhuǎn)變觀念，加大財(cái)政投入。其次，要做好監(jiān)督管理工作。對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備引進(jìn)、人員培訓(xùn)等工作要進(jìn)行考核評比，激勵(lì)相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理的重視。
2．學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)國家對于檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，引用外國先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備。
對于管理方法，特別是對于管理流程的把控，要多進(jìn)行交流和模擬，進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的分類和歸檔，在查詢這些檔案時(shí)能一目了然。同時(shí)，要建立統(tǒng)一和快捷的登錄系統(tǒng)，這一系統(tǒng)不僅要保障檔案信息的安全，更要使信息的查詢和利用變得高效、方便。
3．建立一個(gè)完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
這對于檔案館來說，特別是對要處理海量信息的科技檔案館是十分必要的。就檔案管理而言，從科技信息的原始收集、儲(chǔ)存、整理、檢索、利用做起，再將這些信息輸入數(shù)據(jù)庫，實(shí)行全國聯(lián)網(wǎng)，做到資源共享。這樣能夠充分保障檔案的利用效率，也更有利于信息管理。
4．提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)人才教育。
如2008年中國“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因?yàn)檠诼穸馐苤貏?chuàng)，給經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來嚴(yán)重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續(xù)的雨襲擊，致使一部分公共機(jī)構(gòu)及商業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機(jī)構(gòu)都能夠科學(xué)有序地對于已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行及時(shí)有效的搶救與修復(fù)。其中發(fā)揮積極作用的，就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應(yīng)急預(yù)案。所以，我國各級(jí)檔案部門要積極地預(yù)防和應(yīng)對各類突發(fā)事件，必須不斷地提高檔案應(yīng)急預(yù)案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發(fā)事件對于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。
1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和保證
檔案的應(yīng)急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會(huì)所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過與后果進(jìn)行綜合分析，在有效整合檔案領(lǐng)域當(dāng)中有關(guān)資源的基礎(chǔ)上，建立的一整套積極應(yīng)對各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應(yīng)和事后處理的管理程序和手段。檔案應(yīng)急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點(diǎn)，但同時(shí)又必須滿足預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應(yīng)急預(yù)案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和前提。
1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災(zāi)害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級(jí)檔案部門必須展開積極的行動(dòng)，不斷加大應(yīng)急預(yù)案的管理力度，以便于應(yīng)對各類突發(fā)事件的發(fā)生。
1.2 應(yīng)急預(yù)案管理能夠提升檔案部門的應(yīng)急管理能力。實(shí)踐證明，應(yīng)急預(yù)案是積極應(yīng)對各類突發(fā)事件的重要手段，各級(jí)檔案部門通過制定和建立完善的應(yīng)急預(yù)案體系，從而規(guī)范檔案部門對突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，不僅有利于使各級(jí)檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，而且有利于及時(shí)鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的能力，在針對突發(fā)事件的應(yīng)急處置上，在應(yīng)急預(yù)案的各個(gè)環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應(yīng)急決策的主動(dòng)性、時(shí)效性與科學(xué)性要求。
1.3 應(yīng)急預(yù)案管理可以增強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》與《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國各級(jí)檔案管理部門，必須重視應(yīng)急預(yù)案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級(jí)檔案管理部門完善應(yīng)急預(yù)案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。這也表明，強(qiáng)化檔案應(yīng)急預(yù)案的管理工作，能夠促進(jìn)檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強(qiáng)保障力。
2 國外應(yīng)對檔案管理突發(fā)事件的有效設(shè)計(jì)
2.1 重視檔案工作人員的責(zé)任與分工。在檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系的建設(shè)過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊(duì)伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時(shí)的檔案管理突發(fā)事件中，各項(xiàng)預(yù)防工作和應(yīng)急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學(xué)所制訂的檔案防災(zāi)減災(zāi)計(jì)劃把檔案工作人員分成三類，分別是災(zāi)害預(yù)防小組和災(zāi)害行動(dòng)小組以及災(zāi)后恢復(fù)小組，分別負(fù)責(zé)在檔案災(zāi)害發(fā)生前的預(yù)警預(yù)防、災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急救援以及災(zāi)害后期的檔案修復(fù)工作，并且均依據(jù)不同的職責(zé)而有針對性地開展有關(guān)培訓(xùn)工作。
2.2 加強(qiáng)檔案部門可能遭受的災(zāi)害研究力量。在國外，檔案部門比較關(guān)注可能面臨的災(zāi)害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項(xiàng)預(yù)防策略。如美國檔案機(jī)構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應(yīng)急設(shè)備以及應(yīng)急人員培訓(xùn)等各個(gè)方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機(jī)構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會(huì)上，日本某檔案學(xué)界專家曾指出，對于文件管理機(jī)構(gòu)來說，預(yù)防和及時(shí)處理突發(fā)事件，是保護(hù)檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設(shè)備都應(yīng)當(dāng)在緊急狀況時(shí)，確保檔案實(shí)體不會(huì)遭受嚴(yán)重的損壞。
3 目前檔案部門在應(yīng)急預(yù)案管理工作中所存在的主要問題
3.1 檔案應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發(fā)事件的應(yīng)急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識(shí)，即使制定有應(yīng)急預(yù)案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點(diǎn)放在自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案制定上，往往忽視了事故災(zāi)難、社會(huì)不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡(luò)沖擊等應(yīng)急預(yù)案的制定，比如對于網(wǎng)絡(luò)侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識(shí)，這就出現(xiàn)了檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系不夠健全和完善的狀況。
3.2 應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容空洞，風(fēng)險(xiǎn)評估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級(jí)檔案部門，在應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容方面，大多是因?yàn)閮H僅注重形式而脫離實(shí)際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時(shí)受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評估體系，還沒有進(jìn)行檔案的安全分級(jí)管理，這就造成在各類檔案的實(shí)際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進(jìn)行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會(huì)亂成一團(tuán)，反而使珍貴的檔案得不到及時(shí)搶救，造成巨大損失。
3.3 沒有明確的獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，缺乏行之有效的績效考核機(jī)制。在各級(jí)檔案部門已經(jīng)公布的應(yīng)急預(yù)案中，很多缺乏檔案應(yīng)急管理的績效考核機(jī)制，這樣就會(huì)對于考核標(biāo)準(zhǔn)的界定不夠明確，缺乏績效考核的標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，檔案應(yīng)急管理工作的積極性與成就感就會(huì)明顯下降。而應(yīng)急預(yù)案中由于缺乏科學(xué)的懲罰機(jī)制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)績效考核的公正和公平，使各項(xiàng)工作難以推進(jìn)。
3.4 應(yīng)急預(yù)案的演練流于形式，其聯(lián)動(dòng)能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急預(yù)案的演練和應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力的密切聯(lián)系。而事實(shí)上，應(yīng)急預(yù)案的演練不足，則應(yīng)急聯(lián)動(dòng)的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應(yīng)急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應(yīng)急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴(yán)重漏洞，而造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和操作失誤時(shí)表現(xiàn)得束手無策。這在實(shí)踐中也必然會(huì)降低應(yīng)急效率與水平。
4 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理體系的科學(xué)設(shè)計(jì)與構(gòu)建
4.1 加快檔案應(yīng)急預(yù)案管理的職能和組織建設(shè)。要組建應(yīng)急預(yù)案的編制隊(duì)伍，具體負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的各項(xiàng)管理工作。要明確預(yù)案編制小組的具體職能，不僅要確定預(yù)案編制小組的人員和職責(zé)，而且對于編制應(yīng)急預(yù)案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關(guān)政府部門的應(yīng)急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協(xié)作，真正實(shí)現(xiàn)明確分工，高效運(yùn)行。
4.2 提高檔案管理內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，及時(shí)排除安全隱患。當(dāng)前檔案管理中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，大部分可以從自然因素與社會(huì)因素兩個(gè)方面進(jìn)行評估和預(yù)測。在特殊時(shí)期，檔案信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)對網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關(guān)信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測。同時(shí)，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時(shí)排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風(fēng)險(xiǎn)因素產(chǎn)生的可能。
4.3 重視檔案應(yīng)急預(yù)案的編制，努力完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系?？茖W(xué)嚴(yán)密的應(yīng)急預(yù)案，能夠讓檔案部門的各項(xiàng)應(yīng)急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應(yīng)急預(yù)案的編制時(shí)，應(yīng)當(dāng)對內(nèi)容框架進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并明確應(yīng)急預(yù)案編制的目的和依據(jù)及實(shí)施的范圍，力爭所制定出的應(yīng)急預(yù)案，可以應(yīng)付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時(shí)，對于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡(luò)病毒感染等，都有積極的應(yīng)對措施。只有這樣，才能在確保應(yīng)急預(yù)案擁有完善運(yùn)行體系的基礎(chǔ)上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。
4.4 積極開展應(yīng)急演練活動(dòng)，以檢驗(yàn)檔案應(yīng)急預(yù)案的效果。實(shí)踐證明，積極開展應(yīng)急演練，是考驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案科學(xué)性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應(yīng)急演練開始以前，應(yīng)當(dāng)預(yù)先熟悉已經(jīng)編制的預(yù)案，充分了解該演練所主要考核的各項(xiàng)技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進(jìn)度控制等演練模擬方案的要點(diǎn)。應(yīng)急演練結(jié)束后，還應(yīng)當(dāng)迅速針對應(yīng)急預(yù)案的效果進(jìn)行科學(xué)全面的評估，從而確定是否需要進(jìn)一步修訂和完善。只有通過這種方式的應(yīng)急演練，才能檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，同時(shí)有效提高檔案部門的應(yīng)急救援水平。
