時間：2023-05-30 14:44:25
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關鍵詞：檔案管理;電子政府
檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟發(fā)發(fā)展的拉動力，社會進步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現(xiàn)代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為基礎工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。
隨著時代進步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點轉變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發(fā)利用為主導；
1.3 在服務對象方面，從單純?yōu)轭I導服務、為本單位內(nèi)部服務，轉為同時面向全員和社會服務；
1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內(nèi)向型的服務，轉為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的服務
當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結構具有缺陷。
其相應的解決措施為：
(1)密切關注經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作的新領域、新業(yè)務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發(fā)展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發(fā)展目標。
2.2 解決適用、配套的管理設施。
不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實行制度化、規(guī)范化、標準化管理。
制度化、規(guī)范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標準是對普遍性的業(yè)務技術作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關系、規(guī)范秩序為主要目的，有強制性。規(guī)范、標準以科學、技術以及普遍性的經(jīng)驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業(yè)務，側重業(yè)務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。
檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質(zhì)為簡單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業(yè)務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。
——檔案工作基礎標準。包括檔案專業(yè)基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統(tǒng)計工作標準，等等。
——檔案工作業(yè)務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。
——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質(zhì)量標準，底圖、藍圖制作規(guī)范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)或專業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準等。
因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內(nèi)容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經(jīng)濟、行政手段保證標準的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進檔案信息化。
檔案信息化既是整個檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化。
2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發(fā)。
檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。
3 結語
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業(yè)務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現(xiàn)網(wǎng)絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結合，推動其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻
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［2］ 衛(wèi)雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)
關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；要求
Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.
Key words: file management; modernization; requirements
中圖分類號：G271文獻標識碼：文章編號：
引言
隨著社會的不斷進步和信息技術的飛速發(fā)展，信息成為當今社會的寶貴資源，信息的價值將隨著社會的發(fā)展進步不斷上升，無論是個人生活還是企業(yè)發(fā)展、科學研究等都離不開信息。21世紀的檔案，將是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作現(xiàn)代化、專業(yè)化、技術化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時俱進。現(xiàn)代化的模式管理，現(xiàn)代化的規(guī)范操作，是和世界經(jīng)濟接軌的重要步驟。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化從內(nèi)容上講主要包含有以下四方面的內(nèi)容：檔案資源的信息化、檔案保護的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化以及檔案管理的標準化等四點。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現(xiàn)代化指的則是―個相對的、發(fā)展的、動態(tài)的概念范疇，因為在不同時期都會賦予檔案管理現(xiàn)代化的各種內(nèi)容。
（一）檔案資源的信息化。在當前信息化的大時代背景下，信息化已逐漸地發(fā)展成為各行各業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容的主導，因為以信息化的手段逐漸地推動現(xiàn)代化的進步是我國今后國民經(jīng)濟以及社會發(fā)展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領域實現(xiàn)信息化更是作為高科技的信息技術在檔案管理領域層面所實施的創(chuàng)新實踐，主要的工作內(nèi)容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關的各項管理程序，通過科技化的手段實現(xiàn)信息系統(tǒng)加工以及計算機網(wǎng)絡整體的運轉和傳輸，最終實現(xiàn)檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發(fā)利用，并進一步實現(xiàn)整個檔案信息資源的全社會共享。
（二）檔案保護的現(xiàn)代化。一般來講，傳統(tǒng)意義上針對檔案保護的現(xiàn)代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關的設施設備以及檔案載體保管保護的整體水平方面所實現(xiàn)的現(xiàn)代化。伴隨著科技的進步和發(fā)展，新型存儲介質(zhì)快速發(fā)展以及現(xiàn)代化信息技術的持續(xù)涌現(xiàn)，發(fā)展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發(fā)展的結果，較之原有的傳統(tǒng)的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應用。因為新型的載體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統(tǒng)的檔案信息的存儲介質(zhì)存在著顯著的差距，所以，相關的檔案管理部門應當著重加強針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進行高效的研究，以便于使其更好地服務于檔案管理的工作。
（三）管理手段的現(xiàn)代化。一般情況下，檔案管理手段的現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包含有以下幾個方面：首先是理論手段的現(xiàn)代化，這個具體指的是要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代管理方法的理論和應用層面的現(xiàn)代化，適當?shù)赝ㄟ^開展針對已經(jīng)形成規(guī)模的現(xiàn)代化管理方法的學習和借鑒，然后通過針對自己實際情況的結合，在實踐中實現(xiàn)自身的提高和進步，并最終實現(xiàn)具有自己特色的檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是要保證先進技術手段在檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化過程中的應用，在開展檔案管理現(xiàn)代化的過程中一定要持續(xù)地將現(xiàn)代社會中較為先進的技術設備、手段以及相關的技術成果逐步地引入到檔案管理現(xiàn)代化的實踐過程中，最終全面、高效地實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和自動化。
（四）檔案管理的標準化。從本質(zhì)上講，檔案管理的標準化也作為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎而存在的，因為檔案管理的現(xiàn)代化的實現(xiàn)基礎是建立在先進的技術、嚴密的分工以及廣泛協(xié)作的情況下的，而針對檔案標準化的實現(xiàn)則主要是通過制定并積極貫徹相關的一系列的各種標準和規(guī)范，進一步使得相關的技術應用以及分工協(xié)作實現(xiàn)統(tǒng)―的標準和依據(jù)，最終可以保證檔案管理的各項工作實現(xiàn)有機地聯(lián)系和統(tǒng)一，并在最終的檔案的管理下現(xiàn)代化的過程中取得最優(yōu)的效益。
二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性
實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案行業(yè)實現(xiàn)自身的突破和發(fā)展的需要，同時更是時展的需要。科技化的進步帶動了一切相關行業(yè)的發(fā)展和進步，檔案管理行業(yè)如果想要實現(xiàn)高效、科學的發(fā)展，那么就必須保證自己要時刻緊跟時展的步伐，同時在這個過程中逐漸地發(fā)展并完善自身，這樣才有可能不在行業(yè)競爭中被淘汰。另外一個方面檔案管理的現(xiàn)代化的實現(xiàn)也是迎合了時展的需要，在幾乎所有行業(yè)都實現(xiàn)高科技化的騰飛發(fā)展的時候，如果檔案管理行業(yè)還在固步自封，滿足于自己的小進步的話，那么就不僅僅會跟整個時代脫軌，同時更會被狠狠地甩在時展的脈搏之后。
三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求
目前我國的發(fā)展正處在一個轉型時期，時代的進步和發(fā)展需要各方面齊頭并進，關系到發(fā)展命脈的檔案的存儲和管理更需要十分重視。而要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化則主要可以從以下四個方面開始著手。
（一）實現(xiàn)檔案館管理現(xiàn)代化。這一過程的實現(xiàn)要求首先要實現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化，因為思想觀念的現(xiàn)代化是保證實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎和前提，所以，如果想要實現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，那么就必須要保證解決人對于檔案管理層面的相關認識問題的現(xiàn)代化。同時還要求所有檔案館的全體成員尤其是負責檔案管理的直接責任人，一定要秉持認清形勢，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風，同時還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。
（二）必須做好檔案館各項基礎工作。伴隨著科技化、信息化社會的到來，人們在對于高效化、科學化地開發(fā)并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關基礎工作的開展方面必須要實現(xiàn)新的突破、更高層次的發(fā)展。因為只有把檔案館最基礎的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實施檔案管理的現(xiàn)代化，同時也才能使得現(xiàn)代化管理手段得到最好的發(fā)揮。同時從未來發(fā)展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎建設工作，那么不僅有利于當前人們對于相關信息的提供利用，同時也為現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)奠定了堅實的基礎。從工作內(nèi)容上講，要做好檔案館的基礎工作，因為只有將基礎工作做得越加地細致和全面，同時準備工作做得越充分，那么檔案管理現(xiàn)代化的目標才越可能順利地開展進行。
（三）全面地保管好各種內(nèi)容、各種不同載體材料。在針對檔案館的相關信息進行管理的過程中，針對不同種類的信息所進行的檔案管理，是最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。伴隨著科學技術的全面進步和發(fā)展，針對檔案的種類以及存儲載體的不斷更新，發(fā)展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質(zhì)檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關的檔案管理人員必須要在此基礎上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢貢獻力量。
（四）必須實現(xiàn)保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化。在保證保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化的方面主要應當做到以下四個方面。首先是要保證實現(xiàn)針對檔案庫房溫濕度的自動控制，因為這是關系到未來能否實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容。其次是要保證更新檔案裝具的現(xiàn)代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個十分重要的條件，再次是要全面保證實現(xiàn)檔案載體在材料應用方面的小型化和縮微化，因為這關系到對于相關信息存儲設備的移動和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應用電子計算機來針對相關的檔案信息管理進行貯存和檢索工作，這實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件，同時也是大勢所趨。
四、結束語
總之，在當前的時代背景下，實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案館生存發(fā)展的需要，同時更是契合時展的必要之舉，所以這就要求相關的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質(zhì)提高的同時，還要盡可能地實現(xiàn)相關管理手段的現(xiàn)代化，這樣才能順利、高效地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作的全面實現(xiàn)。
參考文獻：
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關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現(xiàn)代化
1 檔案管理現(xiàn)代化的定義
檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質(zhì)載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結果，是社會發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。
2 檔案管理現(xiàn)代化進程中的問題
2.1 檔案標準化程度低
進行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個單位根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
2.2 缺乏高級管理專業(yè)人員
現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員三個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術，精通檔案業(yè)務，能科學地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡化對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學技術，又懂社會科學和經(jīng)濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質(zhì)偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。
2.3 檔案管理投入不足
經(jīng)費不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費投入取決于領導對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規(guī)范。檔案室自動化建設、數(shù)字化建設更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。
3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對策
3.1 加強標準化建設
檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。
3.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強檔案管理現(xiàn)代化意識，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識，就會大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現(xiàn)主動式服務、開放式服務。引進現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學管理和現(xiàn)代管理邁進。
3.3 加快復合型人才培養(yǎng)
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強繼續(xù)教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結構，培育現(xiàn)代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優(yōu)良品質(zhì)，還應具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結構及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。
3.4 強化管理意識，加大投入力度
首先要關心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內(nèi)容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。
參考文獻
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[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）.
基于以上對當前檔案管理中存在的問題及其成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應對：
（一）必須轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增強現(xiàn)代化意識
現(xiàn)代化檔案管理必須要求有現(xiàn)代化的管理觀念。檔案管理的主要內(nèi)容是要有現(xiàn)代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現(xiàn)代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現(xiàn)代化進度。沒有現(xiàn)代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現(xiàn)代化的檔案管理。在實現(xiàn)這種現(xiàn)代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統(tǒng)被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展。
（二）建設好硬件設施，具備現(xiàn)代化的技術和裝備
在檔案管理中，要充分運用現(xiàn)代科技，及時配備科技現(xiàn)代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯(lián)網(wǎng)等辦公設備，開發(fā)新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現(xiàn)代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發(fā)出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內(nèi)在價值變成經(jīng)濟效益。
二、加大開發(fā)檔案資源的力度
首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現(xiàn)代化科技手段?；跈n案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現(xiàn)，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現(xiàn)現(xiàn)代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統(tǒng)一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現(xiàn)代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態(tài)文件特征、載體穩(wěn)定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統(tǒng)，自其產(chǎn)生便對有關業(yè)務進行監(jiān)督，從而來確保擁有持久性的信息。
三、結語
一、檔案管理的現(xiàn)代化含義及流程
（一）檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程如下：1、檔案數(shù)據(jù)的收集，2、檔案數(shù)據(jù)的前處理；3、檔案數(shù)據(jù)的錄入；4、檔案數(shù)據(jù)的存儲管理；5、檔案數(shù)據(jù)的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現(xiàn)代化要求
（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設備、技術，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設備和技術。在檔案設備配置現(xiàn)代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設備、技術的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（三）檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現(xiàn)檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經(jīng)濟文化發(fā)展。
三、加快數(shù)據(jù)準備，促進檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺階
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（二）分清?p重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復雜管理、由經(jīng)驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
二、檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用
1.檔案管理現(xiàn)代化適應時代的發(fā)展要求。作為社會信息產(chǎn)業(yè)的重要做成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化方面下工夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案嘻嘻轉化為推動社會前進的動力，服務于當今的信息時代。否則，檔案共作就不能適應時代的發(fā)展要求，也就不能再信息時代中發(fā)揮作用。
2.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的重要組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務于人類整個可持續(xù)發(fā)展本身。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主題制約著檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展。因此，如果不運用先進的科學設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。
3.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟、社會協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟、社會發(fā)展比不可少的環(huán)節(jié)，其發(fā)展要受到整個社會和各個環(huán)節(jié)的制約，并對整個社會和各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生了一定的影響。改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設、國民經(jīng)濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發(fā)展和進步，作為與現(xiàn)代化建設和社會各項事業(yè)系統(tǒng)發(fā)展的檔案事業(yè)，要進一步加強檔案管理現(xiàn)代化建設，使檔案工作更好的適應社會的發(fā)展。
三、檔案現(xiàn)代化管理的基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。
檔案現(xiàn)代化管理需要達到以下的幾個基本條件：
1.科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。
2.數(shù)據(jù)準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。
3.設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。
四、目前檔案管理中的問題
1.檔案收集整理工作不夠規(guī)范
目前，一些單位依然沒有配備專門的檔案管理人員或者臨時抽調(diào)人員管理檔案，導致了單位在檔案管理上較為混亂。如，檔案管理錯誤較多，管理較為混亂等。另外，有相當多的單位依然沒有健全檔案管理監(jiān)督檢查及業(yè)務指導的體制，造成了單位在檔案管理方面依然不夠嚴格，不夠規(guī)范。
2.檔案管理方式落后。一些單位在檔案管理方面依然采用過去那種落后的管理方式，管理質(zhì)量和效率較為低下，也不能最大限度地發(fā)揮檔案資料應有的作用和價值。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)操守，辦事縝密的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，導致了單位在檔案管理的模式、方法以及體制方面較為滯后。
3.檔案管理作用發(fā)揮不夠。在一些單位，由于其檔案管理較為混亂，加之所收集到的檔案資料不夠全面、整理歸檔也不夠規(guī)范，必然造成了單位的檔案管理工作與其他中心業(yè)務相互脫節(jié)，根本不能充分發(fā)揮檔案管理應有的作用和功能，在一定程度上影響制約了單位檔案管理的全面快速健康發(fā)展。
五、加強檔案現(xiàn)代化管理工作的措施
1.樹立檔案管理創(chuàng)新理念，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新人才。檔案管理的創(chuàng)新，就是適應知識經(jīng)濟不斷發(fā)展的新要求，對原有的檔案管理工作進行具有創(chuàng)造性變革和完善。實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新化，首先，檔案管理者應具有檔案管理創(chuàng)新理念。不斷轉變觀念、明確工作重點、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時俱進，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠超前意識，研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機制上的創(chuàng)新。其次，注重培養(yǎng)檔案管理人才創(chuàng)新意識。培養(yǎng)檔案專業(yè)創(chuàng)新人才就是要使之具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思維、創(chuàng)新能力。在檔案管理不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，因為在知識經(jīng)濟時代檔案工作很多問題的解決已不可能僅靠檔案專業(yè)知識即能完成的，許多新興學科本身就涉及了多學科綜合知識，所以保有培養(yǎng)能夠持續(xù)、健康發(fā)展的具有綜合素質(zhì)、適應社會需求的“?！?、“通”兼并的人才才能適應不斷變化和發(fā)展的科學技術和社會需要。
[關鍵詞]檔案 管理 現(xiàn)代化
中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01
一、檔案管理現(xiàn)代化的意義
檔案管理工作時組織發(fā)展中一項必不可少的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)陳舊，不適合企業(yè)的發(fā)展，隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的發(fā)展和進步，檔案管理工作的現(xiàn)代化的實現(xiàn)，一個主要的內(nèi)容就是要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對于組織發(fā)展而言有著重要意義。
做好檔案管理的現(xiàn)代化，首要的一點內(nèi)容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內(nèi)的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的保存，發(fā)揮現(xiàn)有的微機潛能，實現(xiàn)組織的信息系統(tǒng)的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現(xiàn)代化，實現(xiàn)信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是使用紙質(zhì)記錄的方式，紙質(zhì)文字記錄的檔案不僅要占據(jù)一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法采用紙質(zhì)管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內(nèi)容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發(fā)展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發(fā)展。
所以，在檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理工作的組織化和現(xiàn)代化，是推進檔案管理工作順利發(fā)展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。
二、未來檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
三、當前檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀
實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，一個主要的途徑就是實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發(fā)展。
在檔案管理中，信息化的電子處理設備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現(xiàn)檔案管理，推進檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質(zhì)存在很多不足的地方，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質(zhì)管理，管理人員主要進行一些紙質(zhì)檔案的保存和檢索工作，一旦實現(xiàn)信息化的管理，就需要逐步實現(xiàn)檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。
四、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理工作的對策
未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要努力實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，主要可以從以下方面入手。
首先，要加強在組織內(nèi)部的檔案管理信息化系統(tǒng)的建設，配套的軟件和硬件設施要建設全面，把檔案管理工作納入到一個系統(tǒng)化的軌道上來，配套的計算機設備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統(tǒng)的建設還要實現(xiàn)組織內(nèi)各部門的聯(lián)合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，所以，在信息化系統(tǒng)的建設中，還要注重做好聯(lián)合目錄的建設，增加檔案信息的全面性。
其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養(yǎng)，要加強對工作人員的信息化技術的培訓，提高他們對計算機信息系統(tǒng)的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓，提升他們信息化管理工作水平。
結束語
綜上所述，檔案管理工作對于組織的發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現(xiàn)代化的管理目標發(fā)展，在這個管理目標的指導下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現(xiàn)代信息技術對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務于現(xiàn)代化的檔案管理工作。
參考文獻
[1] 客付安.談現(xiàn)代化的檔案管理[J].中華少年：研究青少年教育，2012，（8）.
