時(shí)間：2023-05-30 14:44:39
序論：在您撰寫檔案管理具體流程時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性，并不是依照一定的流程進(jìn)行機(jī)械操作就能做好的。當(dāng)前檔案管理工作廣泛應(yīng)用了各種現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理人員也要不斷提高自己的專業(yè)技能，既要熟練操作軟件，又要提高自己的專業(yè)知識(shí)。醫(yī)院在培訓(xùn)人事檔案管理人員時(shí)，要依據(jù)人員的不同，制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃。在完成培訓(xùn)之后，最好舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽，促使檔案管理人員時(shí)刻保持競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，以積極提高專業(yè)知識(shí)和技能。
2.推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新需要緊跟時(shí)展，不斷向現(xiàn)代化信息管理發(fā)展，共享各種信息及資源，增加醫(yī)院內(nèi)部的溝通和交流，最大程度的展現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的意識(shí)。人事檔案在進(jìn)行信息化管理之后，促使各個(gè)部門便捷的傳遞資料，并且電子信息化管理具有很大的儲(chǔ)量、很快的速度以及準(zhǔn)確的計(jì)算，大大提高了工作效率。醫(yī)院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統(tǒng)，分區(qū)管理檔案信息，還要分開設(shè)置檔案室、計(jì)算機(jī)室以及辦公室，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，最大程度上減少電磁干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞。此外，檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲(chǔ)藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。
3.不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式
隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，使得醫(yī)院工作復(fù)雜度提升不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來(lái)，一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實(shí)施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠(chéng)信度的人事檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作，并在合作過(guò)程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容，確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。
二、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;相關(guān)問(wèn)題
知識(shí)管理這種管理方法就是利用各種知識(shí)進(jìn)行管理，將已有的知識(shí)進(jìn)行保存，在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識(shí)管理具有十分密切的關(guān)系，在檔案管理中知識(shí)管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識(shí)管理理念，在工作領(lǐng)域中運(yùn)用知識(shí)管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。
一、知識(shí)管理的特征和核心
(一)知識(shí)管理的定義。知識(shí)管理在當(dāng)今的管理領(lǐng)域中屬于創(chuàng)新管理，當(dāng)前還沒有得到廣泛的認(rèn)可。以網(wǎng)絡(luò)的定義為基礎(chǔ)，知識(shí)管理主要針對(duì)的對(duì)象就是知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程、知識(shí)應(yīng)用等各種活動(dòng)，從而可以使組織共享顯性知識(shí)和隱形知識(shí)。(二)知識(shí)管理的特征對(duì)于知識(shí)的流動(dòng)性和共享性給予重視，對(duì)于集體智慧進(jìn)行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力，使組織在激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中獲得一席之地，對(duì)于組織的職工給予精神鼓勵(lì)，使員工自身享有一定的權(quán)力和責(zé)任，從而將員工自身的自覺性和能動(dòng)性等充分的發(fā)揮出來(lái)，組織對(duì)知識(shí)和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學(xué)習(xí)型組織。(三)組織知識(shí)管理的核心。實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)管理主要就是識(shí)別組織的各種信息和知識(shí)，并且進(jìn)行全面的收集和科學(xué)的分類，對(duì)于各種相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行共享，促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新，并且不斷實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，這樣才可以提升組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。知識(shí)管理的核心就是建設(shè)有關(guān)知識(shí)運(yùn)用和創(chuàng)造的組織，知識(shí)是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競(jìng)爭(zhēng)，組織要更加嚴(yán)格的管理知識(shí)資源，可以利用知識(shí)共享的方式將知識(shí)的價(jià)值在最大限度上發(fā)揮出來(lái)，使組織的知識(shí)資源得到豐富，從而建立有關(guān)新知識(shí)共享的機(jī)制。組織為服務(wù)對(duì)象提供的產(chǎn)品和服務(wù)當(dāng)中也要蘊(yùn)含著知識(shí)，在組織的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理模式當(dāng)中利用知識(shí)管理，創(chuàng)新組織管理。
二、檔案管理的現(xiàn)狀
(一)信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體數(shù)字化信息化形式，從而為社會(huì)提供更多的服務(wù)。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費(fèi)時(shí)間而且耗費(fèi)人力，工作效率較低，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務(wù)質(zhì)量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識(shí)管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會(huì)各個(gè)方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價(jià)值，從而將檔案管理的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問(wèn)題。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作存在問(wèn)題，檔案工作人員缺乏檔案意識(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)比較低，需要得到提高。檔案管理過(guò)程中，工作人員缺乏檔案保護(hù)的意識(shí)，沒有制定具體的保護(hù)政策和措施。除此以外，檔案人員的學(xué)歷和專業(yè)技能方面的素質(zhì)也需要得到加強(qiáng)，切實(shí)改進(jìn)檔案管理工作，必須獲得社會(huì)各個(gè)方面的支持。當(dāng)前檔案工作的硬件設(shè)備比較差，相關(guān)的設(shè)施也沒有配備齊全，需要改進(jìn)庫(kù)房環(huán)境。
三、檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用
(一)細(xì)化檔案管理保管過(guò)程。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，在檔案管理中利用知識(shí)管理，需要檔案管理的細(xì)化。在檔案管理中，基礎(chǔ)工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過(guò)程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問(wèn)題，檔案人員對(duì)于檔案材料信息無(wú)法主動(dòng)的了解。關(guān)于信息的查閱也不夠方便，變動(dòng)過(guò)的檔案很難進(jìn)行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費(fèi)時(shí)間和人力。上述的管理方法比較落后，當(dāng)前我國(guó)辦公自動(dòng)化技術(shù)不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡(luò)信息存取技術(shù)，檔案管理細(xì)化了保管單位的運(yùn)用過(guò)程。知識(shí)管理的基本單位就是知識(shí)元，具備行政指令、基本原理、技術(shù)方法等各個(gè)單元。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)知識(shí)元管理，這樣會(huì)更加便利。與此同時(shí)將檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行挖掘，并研究解決，從而促進(jìn)檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。(二)再造檔案管理業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造就是再設(shè)計(jì)組織當(dāng)中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務(wù)流程，以文件生命周期設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進(jìn)組織的文件檔案工作實(shí)現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程。這個(gè)流程當(dāng)中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過(guò)程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務(wù)功能得到強(qiáng)化，從而提高組織的工作效率。知識(shí)管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當(dāng)中利用知識(shí)管理新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，使其作為強(qiáng)大的支撐，引進(jìn)各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實(shí)現(xiàn)有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強(qiáng)組織的知識(shí)管理，并且在這個(gè)過(guò)程中不斷利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉(zhuǎn)變職能，首先需要實(shí)現(xiàn)知識(shí)的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識(shí)，從而針對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化的服務(wù)，可以共享檔案知識(shí)資源，這就需要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃為基礎(chǔ)，將檔案管理職能進(jìn)行完善。轉(zhuǎn)變職能的同時(shí)也要轉(zhuǎn)變檔案人員的角色，使其成為檔案知識(shí)的管理者。(四)強(qiáng)化檔案管理人員的修養(yǎng)。當(dāng)前在檔案管理工作者中存在著很多問(wèn)題，專業(yè)技能不夠熟練，知識(shí)也比較匱乏。主要是因?yàn)楣芾碚邔I(yè)培訓(xùn)不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進(jìn)行運(yùn)作，需要將檔案管理技術(shù)進(jìn)行更新，定期培訓(xùn)檔案管理人員，加強(qiáng)繼續(xù)教育，領(lǐng)導(dǎo)需要更多的利用鼓勵(lì)政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進(jìn)行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽(yù)感，從而更加努力的工作，為組織爭(zhēng)取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。在日后的工作當(dāng)中更好的利用最新的管理模式，有效的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理知識(shí)。
當(dāng)前我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，檔案工作應(yīng)該明確傳統(tǒng)管理模式對(duì)于檔案管理的不利影響，抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理和知識(shí)管理，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進(jìn)檔案管理工作在知識(shí)管理模式中更加順利的進(jìn)行下去。
作者:郭璐 單位:呂梁教育學(xué)院
參考文獻(xiàn):
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1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)
1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇
1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時(shí)間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。同時(shí)，在“互?網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺(tái)，各類管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)。
1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作用下，社會(huì)各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)著海量檔案信息，其存儲(chǔ)成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時(shí)空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠?yàn)闄n案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進(jìn)一步拓展。
1.1.3 檔案時(shí)效不斷提高
隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法有效滿足這方面的客觀要求，必須對(duì)其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動(dòng)態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動(dòng)態(tài)性。同時(shí)，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時(shí)效不斷提高。
1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理挑戰(zhàn)
1.2.1 管理模式變革
站在客觀角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理過(guò)分注重管理人員已有的經(jīng)驗(yàn)，不注重檔案科學(xué)化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對(duì)檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說(shuō)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地應(yīng)對(duì)來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。
1.2.2 檔案管理意識(shí)落后
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理意識(shí)，檔案管理意識(shí)落后，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任感不強(qiáng)，影響檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無(wú)法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。
1.3 檔案管理難度不斷增加
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動(dòng)態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦沒有及時(shí)做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理途徑
2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度
在檔案管理過(guò)程中，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認(rèn)識(shí)檔案管理，要多角度加強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識(shí)，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應(yīng)用到檔案管理中，科學(xué)管理各類檔案。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)自身責(zé)任感，具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)，注重檔案安全性以及準(zhǔn)確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)管理各類檔案信息。此外，在日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理者必須嚴(yán)格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。
2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點(diǎn)、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時(shí)間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)管理中心，科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對(duì)，有效滿足他們各方面客觀需求。
2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識(shí)到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當(dāng)下檔案管理特點(diǎn)、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對(duì)檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)最新檔案管理理念、管理知識(shí)、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學(xué)管理各類電子文件，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，成為新時(shí)期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開展檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對(duì)檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對(duì)性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。
二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理
良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對(duì)遼寧分公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對(duì)具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營(yíng)造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。
三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理
公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對(duì)于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國(guó)公文格式相關(guān)要求，針對(duì)行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級(jí)別、文號(hào)、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對(duì)于經(jīng)過(guò)幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對(duì)于字號(hào)的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號(hào)虛位。對(duì)于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對(duì)于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號(hào)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。
四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)
現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對(duì)于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對(duì)龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。
五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來(lái)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來(lái)，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。
六、結(jié)語(yǔ)
總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對(duì)檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對(duì)性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。
二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理
良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對(duì)遼寧分公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對(duì)具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營(yíng)造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。
三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理
公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對(duì)于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國(guó)公文格式相關(guān)要求，針對(duì)行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級(jí)別、文號(hào)、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對(duì)于經(jīng)過(guò)幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對(duì)于字號(hào)的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號(hào)虛位。對(duì)于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對(duì)于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號(hào)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。
四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)
現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對(duì)于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對(duì)龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。
五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來(lái)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來(lái)，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。
六、結(jié)語(yǔ)
總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。
參考文獻(xiàn)：
1.1應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
1.1.1檢索速度快。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，會(huì)顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關(guān)的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時(shí)間內(nèi)檢索到信息，這會(huì)為相關(guān)人員工作節(jié)約大量時(shí)間。
1.1.2存儲(chǔ)量大。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)得到了優(yōu)化，不需要大量的紙張來(lái)記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲(chǔ)存，保證了單位內(nèi)部空間利用效率。而隨著現(xiàn)代管理工作不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案發(fā)展為圖片、文字、視頻、語(yǔ)音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內(nèi)容也是紙質(zhì)檔案無(wú)法解決的，信息技術(shù)型檔案的出現(xiàn)有效的解決了這個(gè)問(wèn)題。
1.2在檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)中存在的問(wèn)題
1.2.1系統(tǒng)操作不熟練。對(duì)檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無(wú)法及時(shí)掌握有關(guān)檔案管理的技術(shù)，不利于保證工作效率。同時(shí)，近幾年信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，信息化檔案技術(shù)也迎來(lái)了幾次更新，雖然進(jìn)一步提高了檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量，但工作人員必須要面對(duì)系統(tǒng)操作不熟練的問(wèn)題。
1.2.2資金安全問(wèn)題。在應(yīng)用信息技術(shù)過(guò)程中，必須要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的安全問(wèn)題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問(wèn)題發(fā)生，就可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰，一旦一些不可恢復(fù)的文件受到破壞，將會(huì)造成巨大的損失。
2、改進(jìn)檔案管理信息化的建議與方法
2.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與技術(shù)培養(yǎng)
優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會(huì)大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實(shí)現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化管理具有重大意義。
2.2提高檔案信息管理水平
在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過(guò)相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來(lái)實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會(huì)的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來(lái)越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問(wèn)題。通過(guò)合理地選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對(duì)提高管理質(zhì)量起到重要作用。
2.3加強(qiáng)檔案信息管理
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會(huì)需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評(píng)，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了巨大的便利。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。
3、檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的重要性
3.1應(yīng)用信息技術(shù)是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件
人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時(shí)期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時(shí)空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的查閱和使用。同時(shí)檔案管理人員也可以利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和檔案管理理念完善檔案管理的工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，開創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)模式。
3.2有助于實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理
在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。這主要是因?yàn)樵跈n案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)必須要有科學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為工作指導(dǎo)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實(shí)現(xiàn)利用電子信息技術(shù)對(duì)大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、維護(hù)、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，提高檔案管理工作的整體水平。
摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設(shè)具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點(diǎn)，我國(guó)公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出了我國(guó)檔案管理工作存在的不足，并提出了相應(yīng)的政策建議。
關(guān)鍵詞 公路工程 檔案 建設(shè) 問(wèn)題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過(guò)程中十分重要的技術(shù)資料以及整個(gè)公路施工的過(guò)程，這些資料是以后對(duì)公路施工質(zhì)量評(píng)價(jià)及公路維護(hù)、擴(kuò)建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護(hù)，同時(shí)也涉及到科技資料的保管，對(duì)于相關(guān)部門來(lái)說(shuō)十分重要，所以，相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關(guān)工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設(shè)對(duì)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義，在公路工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，同時(shí)對(duì)于公路以后的維護(hù)等各個(gè)方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
公路工程檔案記錄了工程施工的過(guò)程，是公路工程的一個(gè)組成部分，可以直接反應(yīng)公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開始了。公路工程的立項(xiàng)文件是整個(gè)公路工程項(xiàng)目決策、審批及確立過(guò)程的一個(gè)很真實(shí)的記錄，也是公路工程項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)以及公路工程項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。公路工程項(xiàng)目的預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)以及招投標(biāo)文件都需要依據(jù)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件。在施工過(guò)程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設(shè)項(xiàng)目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設(shè)的水平與質(zhì)量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗(yàn)收的重要依據(jù)
公路工程驗(yàn)收是交通管理部門根據(jù)各種公路工程檔案對(duì)建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設(shè)情況進(jìn)行驗(yàn)收。在這一過(guò)程中，交通管理部門除了對(duì)公路實(shí)體工程進(jìn)行檢測(cè)，還需要對(duì)各種資料進(jìn)行審查，例如建筑材料的檢驗(yàn)結(jié)果、施工試驗(yàn)數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗(yàn)收，這一過(guò)程中，需要查驗(yàn)大量的公路工程檔案。
（三）開發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟(jì)效益
公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識(shí)財(cái)富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識(shí)與了解信息的一個(gè)重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術(shù)成果匯編等材料，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟(jì)效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點(diǎn)，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國(guó)公路工程檔案管理主要存在以下問(wèn)題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設(shè)單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設(shè)上，對(duì)于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致整個(gè)公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時(shí)整理，導(dǎo)致大量工程檔案缺失。即使完工后進(jìn)行突擊補(bǔ)充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對(duì)較差。同時(shí)，部分公路建設(shè)單位沒有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴(yán)重。
（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升
一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，但是在公路工程檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問(wèn)題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實(shí)性存疑等方面，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值，對(duì)于以后檔案的開發(fā)利用也會(huì)產(chǎn)生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開發(fā)利用不夠
公路工程檔案的開發(fā)利用是公路工程檔案的一個(gè)重要用途，但是現(xiàn)實(shí)中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負(fù)責(zé)將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。
三、加強(qiáng)公路工程檔案管理的對(duì)策建議
（一）進(jìn)一步提高重視程度。公路工程建設(shè)的相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，提高重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求做好工作。同時(shí)，必須注重公路工程檔案的開發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟(jì)效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設(shè)相關(guān)單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考核、分級(jí)管理、定期檢查”制度，細(xì)化相關(guān)內(nèi)部制度，設(shè)立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案人員培訓(xùn)，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過(guò)程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設(shè)的過(guò)程也就是公路工程檔案形成的過(guò)程，這一過(guò)程中形成的有價(jià)值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過(guò)程中，要注意隨時(shí)收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。
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