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一、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)及其三重特征
1.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)概念分析
探究什么是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)，首先應(yīng)當從網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展背景和財務(wù)軟件的發(fā)展軌跡進行分析，從Internet的廣泛應(yīng)用及電子商務(wù)的迅猛發(fā)展進行考慮。其次，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是我國財務(wù)軟件發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。我國的財務(wù)軟件經(jīng)歷了單項型、核算型到管理型的發(fā)展階段。其中，管理型財務(wù)軟件已經(jīng)體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的雛形。當單項核算型軟件的“信息孤島”問題成為阻礙財務(wù)軟件發(fā)展的瓶頸時，管理型財務(wù)軟件就受到了理論界與實務(wù)界的廣泛關(guān)注。筆者曾提出我國財務(wù)軟件應(yīng)當由核算型向管理型轉(zhuǎn)變的見解。再次，Internet的廣泛應(yīng)用為網(wǎng)絡(luò)財務(wù)打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。如果說企業(yè)內(nèi)網(wǎng)Internet的發(fā)展為管理型財務(wù)軟件提供了發(fā)展的平臺，那么Internet的發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展提供了更廣闊的發(fā)展空間。近年來我國互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)民及上網(wǎng)計算機發(fā)展迅猛，目前網(wǎng)民已經(jīng)到6800萬，上網(wǎng)計算機達2500萬，這無疑構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)發(fā)展的環(huán)境和平臺。最后，電子商務(wù)的發(fā)展催生了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)。隨著電子商務(wù)的興起，很多企業(yè)將成為全球網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)鏈中的一個結(jié)點，企業(yè)的眾多業(yè)務(wù)處理活動都將轉(zhuǎn)到網(wǎng)上進行。如網(wǎng)上交易、網(wǎng)上結(jié)算、電子廣告、電子合同等傳統(tǒng)的財務(wù)計價、財務(wù)控制、結(jié)算方式、財務(wù)報告等都面臨著革命性的創(chuàng)新，以往的融資、籌資、資金管理等將成為財務(wù)的一個方面，財務(wù)的重心將全面介入到產(chǎn)品和市場上，由此引發(fā)的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理就不可避免。
2.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)特征
網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的特征主要體現(xiàn)在財務(wù)管理空間、時間和效率三個方面的變革。
空間上。在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)環(huán)境下，企業(yè)的事務(wù)可以進行遠程處理，對企業(yè)實行集中管理，這種模式對于整合企業(yè)的財務(wù)資源，全面提高企業(yè)的競爭力非常重要。集團型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)對所有分支機構(gòu)實現(xiàn)集中記賬和資金調(diào)配，下屬機構(gòu)可以成為集團的一個財務(wù)報賬單位，同時還可以節(jié)減基層財會人員和會計費用支出。利用財務(wù)網(wǎng)絡(luò)，財務(wù)管理可以從企業(yè)內(nèi)部走向企業(yè)外部，走向全國乃至全球。在互聯(lián)網(wǎng)之前對異地機構(gòu)的財務(wù)管理由于受傳統(tǒng)方式的空間局限，其技術(shù)難度或管理成本都是高昂的。基于互聯(lián)網(wǎng)的財務(wù)管理系統(tǒng)突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個結(jié)點，眾多的遠程處理功能得以輕易實現(xiàn)，特別是對于多分支機構(gòu)的企事業(yè)單位具有重要的現(xiàn)實意義。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)將實現(xiàn)報表、報賬、查賬、審計等多種遠程處理功能，大力強化主管單位對下屬機構(gòu)的財務(wù)監(jiān)控，這就使得“大企業(yè)變小”、“復(fù)雜機構(gòu)變得簡單明了”。
時間上。會計核算從事后達到實時，使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)。如果說PC機時代的財務(wù)系統(tǒng)主要解決了工作量的問題，那么網(wǎng)絡(luò)財務(wù)將在此基礎(chǔ)上解決顯著突破速度的問題。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)下的會計核算將從事后的靜態(tài)核算達到事中的動態(tài)核算，極大地豐富會計信息內(nèi)容并提高會計信息的價值。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)將能夠便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營和資金狀況的動態(tài)財務(wù)報表、財務(wù)報告，不但年報、季報、月報，甚至日報均可即時生成。與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時查詢企業(yè)最新銀行資金信息。目前，招商銀行、中國銀行、工商銀行等均開通了網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)。例如，通過中國建設(shè)銀行的網(wǎng)上個人銀行、企業(yè)銀行或網(wǎng)上支付商戶系統(tǒng)，可以進行相關(guān)銀行業(yè)務(wù)處理。體現(xiàn)在時間上優(yōu)勢還在于網(wǎng)絡(luò)財務(wù)環(huán)境下的一切活動均可在線管理?；趧討B(tài)財務(wù)信息，企業(yè)主管和財務(wù)主管能夠及時地做出反應(yīng)，部署經(jīng)營活動和做出財務(wù)安排。通過各種經(jīng)營和財務(wù)指令實現(xiàn)在線管理，如在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬、在線證券投資、在線外匯買賣等。
效率上。在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)環(huán)境下，電子單據(jù)和電子貨幣將得到普遍使用。電子單據(jù)可以節(jié)省許多中間環(huán)節(jié)，從而促進財務(wù)流程速度和效率的提高。而電子貨幣是電子商務(wù)的重要條件，也是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的重要基礎(chǔ)。貨幣的電子化以及在此基礎(chǔ)上的網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算，不僅可極大地提高結(jié)算效率，更重要的是加快了資金周轉(zhuǎn)速度，降低了企業(yè)資金成本。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)下利用工作流管理使各種財務(wù)審批移到網(wǎng)上進行，有關(guān)的財務(wù)制度可以在線與更新。財務(wù)人員可以聯(lián)網(wǎng)在線查詢各種財稅法規(guī)，財會人員的知識更新也可以利用網(wǎng)上教育系統(tǒng)。
時間、空間和效率構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的三重特征。但是，無論是時間還是空間上的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財務(wù)管理的能力和質(zhì)量，使財務(wù)管理達到原來不可企及的水平，極大地提高企業(yè)的工作效率和競爭力。因此，效率是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)三重特征的本質(zhì)。
3.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)與網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件
目前，將網(wǎng)絡(luò)財務(wù)與網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件混同起來的提法比較普遍，這是沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)財務(wù)實質(zhì)的表現(xiàn)。應(yīng)當看到，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展與財務(wù)軟件網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是分不開的，與財務(wù)軟件由核算型向管理型發(fā)展也是分不開的。但不能由此說明網(wǎng)絡(luò)財務(wù)就是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的思想，并在技術(shù)上加以實現(xiàn)。而網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是一種管理模式，決不應(yīng)等于同網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件是支撐網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理模式的實體之一，它構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)財務(wù)信息系統(tǒng)的軟件部分。
二、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的精髓
1.集中管理
集中管理功能主要體現(xiàn)在以下兩個方面：
（1）信息的集中。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的一大優(yōu)勢就是信息的高度集中，并且這種集中不是事后的集中，而是實時的動態(tài)集中。首先，通過信息的高度集中，達到信息共享、信息透明的目的，進而實現(xiàn)“把集中的權(quán)利分解，把分解的權(quán)利集中”的信息化革命。通過信息集中，將分散在各個部門（這些部門可將其作為小集體權(quán)力資本）的信息集中起來，作為信息資源供相關(guān)的部門使用。通過信息共享將分散的權(quán)力集中，強調(diào)的是信息集中，而非權(quán)力集中；通過將集中后的數(shù)據(jù)反饋到相關(guān)的職能部門，使各部門各盡其責(zé)，通過信息流達到將集中的權(quán)力分解的目的，通過信息流達到調(diào)控資金流、物流的目的。其次，將分散在各部門的財務(wù)信息集中起來有助于單位高層領(lǐng)導(dǎo)的決策分析。對此是比較容易理解的，不作贅述。
（2）管理的集中。在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)環(huán)境下，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)集中管理，有利于整合整個企業(yè)的財務(wù)資源，全面提高企業(yè)的市場競爭力。集團型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)對所有分支機構(gòu)實現(xiàn)集中記賬、集中資金調(diào)配。此外，從管理方式上看，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的整體管理，使企業(yè)的所有下屬機構(gòu)能夠集中管理，并實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、動態(tài)管理、及時控制，在線辦公、移動辦公、在線管理等管理模式。從實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)功能上看，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)桌面財務(wù)的所有財務(wù)功能，而且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的遠程處理、數(shù)據(jù)的及時傳遞、遠程報表、遠程報賬、遠程查賬、遠程審計及財務(wù)監(jiān)控的同步運作。從業(yè)務(wù)集成上看，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)在實現(xiàn)財務(wù)管理和財務(wù)功能的同時也集成了相關(guān)的功能，如：網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上證券投資和網(wǎng)上外匯買賣等。
2.協(xié)同業(yè)務(wù)
財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同一直是企業(yè)管理工作中的一個重要命題。在互聯(lián)網(wǎng)之前財務(wù)管理系統(tǒng)存在諸多困難。特別是對于那些擁有許多下屬機構(gòu)，而這些下屬機構(gòu)又呈復(fù)雜結(jié)構(gòu)且行為多種多樣的集團型企業(yè)，如何實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同更是困擾企業(yè)界、財政主管部門、會計界的重大難題。由于網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是基于互聯(lián)網(wǎng)INTERNET、內(nèi)部網(wǎng)INTERNET以及電子商務(wù)為背景的在線理財活動，它的發(fā)展使得財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同成為可能，包括與組織內(nèi)部各部門的協(xié)同、與供應(yīng)鏈的協(xié)同以及與社會相關(guān)部門的協(xié)同等功能。
（1）與組織內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同。涵蓋組織全程業(yè)務(wù)，從網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、庫存管理、網(wǎng)上服務(wù)到網(wǎng)上考勤、網(wǎng)上薪酬管理等等。財務(wù)部門的預(yù)算控制、資金準備、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算等工作與業(yè)務(wù)部門的工作協(xié)同進行。一個簡單的實例就是網(wǎng)上的薪酬管理系統(tǒng)功能如下：管理對象是公司全體成員，無論該成本在本部、分公司、辦事處等，也無論該部門處于哪個地域，管理的程序是所有員工按周、旬或月向所有部門陳述本期工作報告，各部門主管確認后向總公司的人力資源部上報相應(yīng)的薪酬核發(fā)報表，人力資源部簽發(fā)后報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，再由財務(wù)部門審核并發(fā)放至每個員工的信用卡，整個過程全部在網(wǎng)上完成。
（2）與供應(yīng)鏈的協(xié)同。除組織內(nèi)部各職能部門外，供應(yīng)鏈還包括供應(yīng)商、運輸商、倉庫、零售商和客戶。伴隨著這條供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的是持續(xù)不斷的信息流、產(chǎn)品流和資金流，并以使供應(yīng)鏈的整體價值最大化為目標。組織內(nèi)部各部門各地分支機構(gòu)以及與客戶、供應(yīng)商等每一結(jié)點在發(fā)生供銷、控制、預(yù)測等業(yè)務(wù)活動過程中每時每刻都會產(chǎn)生各種信息，如果伴有財務(wù)信息，企業(yè)就必須及時將這些信息并行送入財務(wù)系統(tǒng)進行處理并將產(chǎn)生的結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證財務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同處理并集成各種管理信息。顯然，供應(yīng)鏈是基于網(wǎng)絡(luò)的供應(yīng)鏈，只有通過網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的協(xié)同才能發(fā)揮作用，如網(wǎng)上詢價、客戶關(guān)系管理、網(wǎng)上催賬等。
（3）與社會相關(guān)部門的協(xié)同。如網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上保險、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上報關(guān)、網(wǎng)上證券投資和網(wǎng)上外匯買賣等。
三、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展趨勢
如果承認網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理核心功能是集中管理與協(xié)同業(yè)務(wù)，那么網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展必將與管理信息系統(tǒng)的發(fā)展殊途同歸，對此理論界是有共識的。但筆者認為，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展不僅僅是在組織內(nèi)部與MIS融合，而且在組織外部，將以全面整合電子商務(wù)為目標。
從組織內(nèi)部看，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是管理信息系統(tǒng)（MIS）的一個組成部分，它既不能等同也不能代替MIS.MIS已從20世紀60-70年代的物料需要規(guī)劃（MRP），發(fā)展到80年代的制造資源規(guī)劃（MRP），再進一步演化到90年代的企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）。ERP系統(tǒng)的基本思路是將企業(yè)的運營流程看作是一個緊密連接的供應(yīng)鏈，包括供應(yīng)商、制造商、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶、生產(chǎn)制造、人力資源、質(zhì)量控制、客戶服務(wù)等，把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商和制造資源整合在一起，體現(xiàn)了完全按用戶需求制造的思想。由此可見，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展趨勢將融入到企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)中。
從組織外部看，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是依托電子商務(wù)作為其業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來源之一。無論電子商務(wù)是B2B、B2C，還是C2C等哪一種模式，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)都是其數(shù)據(jù)的歸集和處理中心，也是判斷電子商務(wù)動作模式成功與否的最終核算中心。電子商務(wù)中的網(wǎng)上恰談、詢價、電子合同、電子報關(guān)、電子支付等種種活動與財務(wù)活動密切相關(guān)，因此網(wǎng)絡(luò)財務(wù)必將與電子商務(wù)全面整合。
總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)成為人們社會生活和工作的一部分，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)作為一個概念必將淡化并逐漸被人們遺忘。但是，作為基于互聯(lián)網(wǎng)的一種財務(wù)管理模式和一個信息系統(tǒng)將被人們所接受，并不斷發(fā)展，以至成為財務(wù)管理不可或缺的模式和系統(tǒng)。
[參考文獻]
[1]薛云奎。網(wǎng)絡(luò)時代的財務(wù)與會計：管理集成與會計頻道[J].會計研究，1999，（11）。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本
中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續(xù)，國家拉動內(nèi)需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進工程建設(shè)有序開展，實現(xiàn)良好的經(jīng)濟效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，總結(jié)進行合同管理的措施和方法重點，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實施合同管理的工作要點和應(yīng)用實施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽運行機制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據(jù)進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟合同包括勞務(wù)、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理?？傮w來看，合同管理對于電力企業(yè)而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長期性和復(fù)雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。
合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）合同管理是進行成本管理的核心
電力企業(yè)的項目實施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實現(xiàn)。通過對承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責(zé)任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標準的產(chǎn)品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責(zé)任風(fēng)險的分攤。
三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點
責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當前，電力企業(yè)競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經(jīng)營運作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟活動處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：
（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機構(gòu)
要加強電力企業(yè)對合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機構(gòu)。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強施工技術(shù)、工程造價等相關(guān)知識的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關(guān)部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風(fēng)險，形成書面報告，有效指導(dǎo)投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險。
（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對費用與控制指標經(jīng)常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導(dǎo)。
（三）加強索賠管理
項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財務(wù)。
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關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)建設(shè) 國有企業(yè)集團 合同管理 合同交底
中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A 文章編號：
目前，我國基礎(chǔ)建設(shè)的三大國有企業(yè)集團——中交、中鐵、中建已組建完成多年，企業(yè)集團的整合效益已逐漸凸顯，企業(yè)集團的管理模式也日益成熟，但也還存在部分管理方式有待進一步落實與提高。由于基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè)特點，該三大國有企業(yè)集團的生產(chǎn)單元主要還是工程施工項目。工程施工項目合同管理就是為保證參與工程施工的合同各方能夠全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)，行使合同賦予的合法權(quán)利所進行的一系列管理活動。近年來，由于國家開發(fā)建設(shè)步伐加快，工程施工企業(yè)優(yōu)秀的合同管理人才、技術(shù)管理人員等略顯缺乏，工程施工項目合同管理工作相對薄弱，一般技術(shù)管理人員合同管理意識不強，致使工程施工項目經(jīng)營效益不高，協(xié)作隊伍合同履行過程中的糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生，給項目、公司、局與集團造成了不小的經(jīng)濟損失。結(jié)合目前企業(yè)集團工程施工項目實際情況，作以下論述。
1合同交底的層級
目前大多數(shù)合同管理者倡導(dǎo)實行三級合同交底，即公司向項目部負責(zé)人交底，項目部負責(zé)人向項目職能部門負責(zé)人交底，職能部門負責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底。這三個層次的交底內(nèi)容和重點可根據(jù)被交底人的職責(zé)有所不同[1]。也有管理者將上述提到的第二三級交底合為第二級交底，將對協(xié)作隊伍、材料供應(yīng)商的交底作為第三級交底[2]。
由于我國大型國有企業(yè)集團管理模式，作為我國基礎(chǔ)建設(shè)的三大國有企業(yè)集團——中交、中鐵、中建二級企業(yè)多數(shù)是局級單位，由局單位資質(zhì)中標的項目一般都會成立局管理指揮部作為項目經(jīng)理部，而局級單位下屬的公司即企業(yè)集團三級子公司作為項目經(jīng)理部分部、作業(yè)隊或者工區(qū)（以下合稱為工區(qū)）進行實際施工管理，由此便產(chǎn)生了四級交底模式，如果是集團中標，成立集團管理指揮部，則可能出現(xiàn)五級交底模式。不管出現(xiàn)幾級交底，目的都是要將合同內(nèi)容按各級需傳達的重點逐級往下傳達，最后到達基層的相關(guān)人員。
目前局資質(zhì)中標項目較為普遍，所以本文以四級合同交底模式進行詳細說明。具體合同交底層級如下：
注：①前三級合同交底內(nèi)容是投標及與業(yè)主簽訂的合同，第四級合同交底內(nèi)容是工區(qū)與施工協(xié)作隊伍簽訂的專業(yè)施工合同。
②如果是企業(yè)集團資質(zhì)中標，合同交底層級增加為五層，即改為集團投標負責(zé)人、參與投標的主要人員對集團指揮部負責(zé)人、總經(jīng)交底，往下再對集團合同管理人員、項目經(jīng)理部負責(zé)人、總經(jīng)進行交底。
2合同交底的問題
2.1投標與合同交底問題
目前按企業(yè)集團組織機構(gòu)設(shè)置一般設(shè)有開發(fā)部，開發(fā)部負責(zé)投標與合同簽訂，但開發(fā)部并不直接負責(zé)管理項目的施工與經(jīng)營，而是簽訂合同后直接將投標書、圖紙等資料移交給項目，此環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)未進行投標合同交底或者交底不到位。
如果此環(huán)節(jié)（第一級交底）未進行交底或者交底不到位，項目經(jīng)理部施工經(jīng)營管理者無法全部理解掌握投標的基礎(chǔ)資料與合同條款，比如總價承包項目的具體分解項，根據(jù)合同應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險等，僅憑管理者的經(jīng)驗，容易出現(xiàn)與總價承包項目的具體分解項內(nèi)容不符或缺漏項。又比如合同清單中不包含的內(nèi)容，業(yè)主現(xiàn)場工程師認為需要，要求施工，項目不知道是合同清單外的內(nèi)容，就進行施工，得不到計量，或者沒有及時進行現(xiàn)場簽認，二次經(jīng)營乏力。另外，項目管理者對投標所采取的策略措施不了解，在實際項目工程施工過程中，項目施工經(jīng)營管理者沒有利用合同條款來收集索賠或者反索賠資料，不能使項目利潤正常最大化。
第二級交底是項目經(jīng)理部負責(zé)人、總經(jīng)（局指揮部）向項目經(jīng)理部各領(lǐng)導(dǎo)、合同管理人員、其他部門相關(guān)人員、工區(qū)負責(zé)人、總經(jīng)進行的投標合同交底，第三級交底是工區(qū)經(jīng)理、總經(jīng)向工區(qū)各領(lǐng)導(dǎo)、合同管理人員、其他部門相關(guān)人員進行的投標合同交底。但由于項目部、工區(qū)各成員知識結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多、條款之間的聯(lián)系復(fù)雜、合同語言難以理解、清單細目專業(yè)水平高等因素，難以保證每個成員都能理解整個投標合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢必大大的影響工區(qū)的效益，從而影響公司、局和集團的利益。
2.2項目專業(yè)施工合同交底問題
在與協(xié)作隊伍簽訂合同時，公司與工區(qū)都十分重視，公司執(zhí)行的OA會簽制度，工區(qū)執(zhí)行的會簽單制度，都確保了合同簽訂的質(zhì)量，但在合同簽訂時，工區(qū)不可能全體人員都參加合同談判的全過程，如果合同簽訂后，未及時向工區(qū)其他領(lǐng)導(dǎo)、現(xiàn)場負責(zé)人、技術(shù)員、其他部門相關(guān)人員、施工協(xié)作隊伍進行合同交底，則現(xiàn)場管理人員與技術(shù)員將不清楚工區(qū)與施工隊伍之間的權(quán)利與義務(wù)，施工隊伍不清楚自身與其他施工隊伍之間的權(quán)利與義務(wù)，這些都會為糾紛的產(chǎn)生埋下隱患，最后導(dǎo)致工區(qū)蒙受經(jīng)濟損失。舉個例子，樁基施工中的下鋼筋籠，在與樁基隊伍簽訂的合同中明確規(guī)定是樁基隊伍的工作內(nèi)容，但因制作鋼筋籠是鋼筋加工場的工作內(nèi)容，鋼筋加工場把下鋼筋籠攬成了自己的任務(wù)，鋼筋加工場自然會向工區(qū)索取此部分費用，而樁基隊伍則以不知道是他們的義務(wù)為由不予承認此部分成本，發(fā)生扯皮現(xiàn)象，最后造成我工區(qū)經(jīng)濟損失。
3合同交底的必要性
3.1工程施工項目及其施工合同的特點，是合同交底的客觀因素
工程施工項目的特點是：①項目工程的固定性和施工生產(chǎn)的流動性；②建筑物的形態(tài)干差萬別、功能特定、種類繁多，形成產(chǎn)品的個體性和生產(chǎn)的單件性；③工程施工項目的體積龐大，消耗的人力、物力、財力多，一次性投資額大。合同“標的物”的這些特點必然會體現(xiàn)在合同中，決定了工程施工項目施工合同不同于其他經(jīng)濟合同，具有履行時間長、變更多、條款多、涉及面廣的特點，且采用清單計價方式，并且在合同實施過程中不確定影響因素多、受外界自然條件影響大，合同的風(fēng)險高。[3]
工程施工項目及其施工合同的以上特點是必須進行前三級合同交底的客觀因素。
3.2做好投標文件和合同交底工作，使項目經(jīng)理部、工區(qū)策劃有的放矢
投標交底就是把招、投標文件、投標時的施工組織設(shè)計、報價采取的定額、工料機費用標準、單價及費率組成、不平衡報價運用情況、投標過程中各種來往信函、業(yè)主或施工單位的承諾、合同風(fēng)險情況等，對項目經(jīng)理部、工區(qū)進行交接的過程。合同交底是局合同簽訂人員和精通合同管理的專家向項目經(jīng)理部負責(zé)人、總經(jīng)陳述合同意圖、合同要點、合同邊界條件、合同變更條件( 包死與死口)、合同執(zhí)行計劃，項目經(jīng)理部再對工區(qū)進行交底的過程[4]。
通過投標和合同交底，項目經(jīng)理部、工區(qū)才能掌握投標的基礎(chǔ)資料，做好經(jīng)營策劃。做好投標報價交底和合同交底，讓項目經(jīng)理部、工區(qū)管理人員了解合同范圍、利潤組成、簽認程序，違約責(zé)任等，在合同執(zhí)行過程中指定有針對性的措施，密切關(guān)注合同范圍以外的一些分部分項工程數(shù)量價格的簽認和合同范圍內(nèi)工程量增減給項目經(jīng)理部、工區(qū)帶來的利潤變化。其次，對于不能回避的風(fēng)險，及早采取措施將風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁。因此前三級交底非常重要，只有作好投標文件和合同交底工作，才能使項目經(jīng)理部、工區(qū)策劃有的放矢，創(chuàng)造更多利潤，實現(xiàn)利潤正常最大化。
3.3第四級合同交底的必要性
第四級合同交底的合同是工區(qū)與施工協(xié)作隊伍簽訂的專業(yè)施工合同，具體管理人員與技術(shù)員不可能都參加合同談判的全過程，但是他們是管理施工協(xié)作隊伍完成專業(yè)施工合同的主體，其他部門如材料部提供材料、安質(zhì)部進行安全質(zhì)量管理等，屬于相關(guān)部門。施工協(xié)作隊伍工作內(nèi)容，各項合同條款規(guī)定，施工協(xié)作隊伍與工區(qū)各自的責(zé)權(quán)利，還有施工協(xié)作隊伍與其他隊伍之間的工作銜接情況，都需要對其進行合同交底，只有工區(qū)全體成員與施工協(xié)作隊伍都熟悉了合同全部內(nèi)容，明確了各自的責(zé)權(quán)利，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識，才能避免因了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`，才能避免正常施工后才發(fā)現(xiàn)問題帶來的措手不及和失控現(xiàn)象，才能避免協(xié)作隊伍帶來的經(jīng)濟損失與法律糾紛的發(fā)生，同時也有利于調(diào)動全體項目成員完善合同風(fēng)險防范措施，提高合同風(fēng)險防范意識。
4合同交底的內(nèi)容
4.1第一級合同交底內(nèi)容
在項目中標后，投標負責(zé)人組織參與投標的主要人員，負責(zé)向項目經(jīng)理部和總經(jīng)做投標及合同交底，內(nèi)容包括：招、投標文件、投標報價依據(jù)、報價環(huán)境、投標時的施工組織設(shè)計、圖紙、報價采取的定額、工料機費用標準、單價及費率組成、不平衡報價運用、各種來往信函、承諾書、雙方協(xié)商內(nèi)容、合同風(fēng)險情況等，包括書面資料和電子文檔。比如土石方開挖的土質(zhì)類別確定，石方級別，總價承包項目分解，根據(jù)合同應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險等。
局合同簽訂人員和精通合同管理的專家向項目負責(zé)人及總經(jīng)進行合同交底，全面陳述合同背景、合同意圖、合同目標、合同工作范圍、合同要點、合同邊界條件、合同變更條件( 包死與死口)、合同執(zhí)行計劃的過程及特殊情況處理等，并解答項目負責(zé)人及總經(jīng)提出的問題，最后形成書面合同交底記錄。
4.2第二級合同交底內(nèi)容
項目經(jīng)理部根據(jù)第一級合同交底記錄結(jié)合項目管理實際情況編制第二級合同交底材料，第二級合同交底必須采用書面形式，并且針對不同崗位的不同人員進行不同的交底。項目的經(jīng)營人員應(yīng)當熟練掌握合同的所有條款，尤其是有關(guān)雙方當事人的權(quán)利及職責(zé)、價格組成、流程、期限、簽認索賠、報價、結(jié)算及決算、爭議解決等方面的條款更加應(yīng)當熟練掌握并應(yīng)用；項目生產(chǎn)人員應(yīng)當掌握有關(guān)雙方當事人的權(quán)利及職責(zé)、工期、質(zhì)量、簽認索賠等條款。項目質(zhì)量管理人員應(yīng)當全面掌握項目合同中的有關(guān)質(zhì)量標準、驗收等條款。
對于工區(qū)負責(zé)人與總經(jīng)，第二級合同交底內(nèi)容除第一級交底內(nèi)容與上述內(nèi)容外，還應(yīng)對整個項目進行交底，還有各工區(qū)施工段落劃分、產(chǎn)值劃分、業(yè)主單位、監(jiān)理單位等情況進行交底，并形成交底會議記錄。
4.3第三級合同交底內(nèi)容
工區(qū)負責(zé)人、總經(jīng)根據(jù)項目經(jīng)理部進行的第二級合同交底記錄結(jié)合工區(qū)管理實際情況編制，對經(jīng)營部進行全方位交底外，還應(yīng)對局指要求的質(zhì)量、進度、安全、文明施工等各方面進行交底，讓所有參與工程施工的現(xiàn)場、質(zhì)檢、物資、機械等管理人員明白各自所在科室及本人的責(zé)權(quán)利，并形成交底會議記錄。
4.4第四級合同交底內(nèi)容
第四級合同交底是工區(qū)項目部經(jīng)營部對現(xiàn)場管理人員、技術(shù)管理員、其他部門相關(guān)人員、施工協(xié)作隊伍進行的專業(yè)施工合同交底。主要交底內(nèi)容有：合同工作內(nèi)容和范圍、工作職責(zé)、開竣工日期、雙方的權(quán)利和義務(wù)、材料與機械供應(yīng)的方式、材料損耗、結(jié)算和支付的方法、結(jié)算規(guī)則、保險和環(huán)保要求等。比如我工區(qū)近日進行的一次交底，具體情況如下：
新進的樁基施工協(xié)作隊伍與承臺墩柱施工協(xié)作隊伍一同參加合同交底，經(jīng)營部長分別對施工協(xié)作隊伍一一交底，對合同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難點進行講解，對現(xiàn)場材料損耗、結(jié)算規(guī)則等做詳細的闡釋。例如明確告訴樁基隊伍下鋼筋籠是合同范圍內(nèi)工作，承臺墩柱施工協(xié)作隊伍只負責(zé)將鋼筋籠送到施工現(xiàn)場；另外如結(jié)算所需提供的零工使用派工單、零機械運轉(zhuǎn)記錄，需及時找相關(guān)技術(shù)員和現(xiàn)場負責(zé)人簽字確認，確認后單據(jù)每隔一天交到經(jīng)營部，否則過期作廢不予結(jié)算，特殊情況需提前告知經(jīng)營部，最遲不超過3天，每月20號必須提交當月所有相關(guān)單據(jù)，過期不予結(jié)算。經(jīng)營部長交底后，總經(jīng)濟師對會議交底進行補充，提出更詳細的要求，之后各管理人員與施工協(xié)作隊伍負責(zé)人對合同的理解進行討論，經(jīng)營部對疑問和爭議進行解釋，最后達到參會人員對合同中甲乙雙方的責(zé)權(quán)利各項條款及容易產(chǎn)生糾紛的事項形成一致認識。
綜上所述，合同交底在工程施工項目中的地位是至關(guān)重要的。在對與工程施工項目簽訂的合同進行研究和交底后，我們不但可以及時地對合同規(guī)定以外的工作內(nèi)容進行簽認，也可杜絕我方違約現(xiàn)象的出現(xiàn)；在對與施工協(xié)作隊伍簽訂的合同進行研究和交底后，項目部各管理和技術(shù)人員可以隨時用合同去約束分包方的違規(guī)行為，對工程質(zhì)量及進度、材料節(jié)約、現(xiàn)場文明施工及提升公司形象有著重要意義。提高合同交底到位程度，從而提高工程施工項目經(jīng)營效益，也避免協(xié)作隊伍帶來的經(jīng)濟損失與法律糾紛的發(fā)生，提高企業(yè)集團的整體效益。
目前我局在這方面做的還不夠，合同執(zhí)行力度方面還應(yīng)加強，特別是前二級的合同交底到位程度有待提高。第三、四級合同交底主動權(quán)在工區(qū)，第二級合同交底我工區(qū)積極聯(lián)系局指給予合同交底。站在集團角度，本文對三大基礎(chǔ)建設(shè)國有企業(yè)集團合同交底提出的一點認識，同時也希望給其他企業(yè)集團提供參考，希望能為大家?guī)硪欢ǖ难芯績r值與實踐價值。
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一、經(jīng)濟合同的概念
經(jīng)濟合同是指平等民事主體的法人、其他經(jīng)濟組織，個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶相互之間，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。它包括購銷、建設(shè)工程承包、加工承攬、貨物運輸、供用電、倉儲保管、財產(chǎn)租賃、借款、財產(chǎn)保險以及其他經(jīng)濟合同。它主要是法人之間為了顯示一定經(jīng)濟目的，明確互利義務(wù)關(guān)系而形成的一種協(xié)議，通常采用書面的形式，有時也會采用口頭的形式，具有一定法律效力的協(xié)定。我國為此也制定了許多法律來保障協(xié)議雙方的權(quán)益，比如在《經(jīng)濟合同法》中，規(guī)定了在當事人擬定合同時要符合合法原則、平等原則以及誠實信用原則。
二、經(jīng)濟合同管理的意義
在現(xiàn)行的法律中，雖然還在完善對協(xié)約雙方的保護，但是也存在許多漏洞，經(jīng)濟合同作為我們國家最主要的合約形式，更應(yīng)該加大管理力度。加強經(jīng)濟管理有利于提高合約雙方的法律意識，避免某一方想圖利而鉆法律的空子，加強經(jīng)濟合同管理，可以做到有法可依，為企業(yè)經(jīng)營提供有利的幫助。加強合同管理還可以加強企業(yè)經(jīng)濟核算，維護企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟秩序，提高經(jīng)濟效益，對企業(yè)間的合約關(guān)系進行法律的保障，提高履約率，維護雙方合法權(quán)益，保障了國家經(jīng)濟的健康發(fā)展，從法律層面解決了經(jīng)濟糾紛，減少“三角債”以及“債務(wù)鏈”加長的發(fā)生，所以，在我們國家是正在促進經(jīng)濟發(fā)展的今天，對經(jīng)濟合同進行有效管理是十分必要的，這不僅是保障合同當事人，提高他們的法律意識，還是保證我國國家經(jīng)濟的健康發(fā)展。
三、企業(yè)防范合同風(fēng)險的有效措施
1.要提高法律意識
法律風(fēng)險并不可怕，可怕的是我們并不知道它的存在，也無法避免它的發(fā)生。所以要提高企業(yè)防范合同風(fēng)險的第一點就是要提高法律意識，掌握法律的基本規(guī)則，加強企業(yè)的法律教育，這就需要認真系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《合同法》、《企業(yè)法》等等一系列的法律法規(guī)，可以在企業(yè)內(nèi)部建立完善的法律事務(wù)機構(gòu)，聘請法律顧問，在遇到切實法律問題時，要詢問相關(guān)人員，不可輕易作出決定，加大普法教育，增強干部職工對法律的理解，要從上到下改革，堅持領(lǐng)導(dǎo)干部和專、兼職經(jīng)濟合同管理員學(xué)習(xí)相關(guān)法律。在選聘人員時，可以選聘一些懂經(jīng)濟，曉法律的高素質(zhì)管理人員，企業(yè)總法律顧問制度是企業(yè)法律顧問制度的核心，大型企業(yè)有條件的應(yīng)該設(shè)立總法律顧問制度，而總法律顧問在企業(yè)中的地位應(yīng)該與“三總師”平等，總法律顧問要對法人代表負責(zé)，對企業(yè)負責(zé)，應(yīng)該有權(quán)參加企業(yè)的決策，不然企業(yè)的決策觸及有關(guān)法律問題時，總法律顧問并不能及時有效地指出，這回對企業(yè)造成不好的影響。在擬訂合同時也要對合同的相關(guān)事宜作出有效判斷，并提出防范意見，做到未雨綢繆。
2.在簽訂合同時，防范風(fēng)險
雇傭法律顧問、增強普法教育、建立有效的法律機構(gòu)只是防范合同風(fēng)險的第一步，在簽訂時要注意以下情況，要避免簽訂假合同，避免損害雙方利益的合同，有時合同項目并非當事人拋來的善意橄欖枝，在簽訂前要認真讀取合同上的內(nèi)容，避免盲目信任，合同一旦簽約，就具有法律效益。簽訂合同前，要對合同內(nèi)容進行核實，避免雙方故意隱瞞或者提供虛假事實，簽訂前要進行多方調(diào)查，了解項目詳細內(nèi)容才可以進行合同的談判與簽訂。要避免泄露或者不正當?shù)厥褂煤灱s當事人商業(yè)機密，故意隱瞞或提供虛假事實的合同要謹慎，同樣泄露商業(yè)機密的合同也要進行判斷，如果一場合同讓企業(yè)失去了核心競爭力，這是合同失敗的地方，要留意合同所述條款，是否是真正的經(jīng)濟合作，還是會泄露自己的商業(yè)機密。最后要避免和不誠信的公司及個人簽訂合同，不誠信會使對方的執(zhí)行力下降，合約不履行就會導(dǎo)致經(jīng)濟損失，所以在合約簽訂前，要對合同進行仔細查看和斟酌，可以讓總法律顧問幫忙分析合約存在的漏洞，在簽訂前還可以通過觀察對方言行是否反常，來判斷對方是否有其他企圖，不能被合同表現(xiàn)所迷惑。仔細核對合同條款，并對資金進行預(yù)算，避免合同出現(xiàn)過失。在合同簽訂后，要認真履行合同條款，不能單方面解除或撤銷合同，違約要進行應(yīng)有的賠償。
3.嚴格審查合約生效條件
在合同簽訂時，并不是簽字畫押就可以生效，合約受法律保護是需要前提條件的。根據(jù)我國《合同法》規(guī)定“當事人訂立合同，應(yīng)當具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力”，所以在簽訂前要對當事人身份進行審核，看是否具備民事權(quán)利和民事能力，這就要查看其營業(yè)執(zhí)照，是否印有“本證的有效期”以及年度年檢標志，如果沒有此類標志，則證明營業(yè)執(zhí)照無效，當事人也就不具備該項權(quán)利以及民事能力，這就要停止談判及簽約。有時，雖然營業(yè)執(zhí)照是有效地，但是并非是在所屬的生產(chǎn)經(jīng)營范圍內(nèi)，這就涉及法律超額經(jīng)營，就算與其簽訂合同也不能奏效。
不僅要看營業(yè)執(zhí)照，還要審查生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)，查清簽訂合約的當事人是否具有行為能力，只有派發(fā)許可證才能進行生產(chǎn)制造，否則不受法律保護，這樣的合約也是不成立的。要審查法人授權(quán)委托書，這樣才能知道人是否有權(quán)利簽訂這一合約，因為人如果想要幫助法人簽訂合約就需要法人的委托，在我國《合同法》中規(guī)定“行為人沒有權(quán)，超越權(quán)或者權(quán)被終止后，被人名義簽訂的合同，未經(jīng)被人追認，對被人不發(fā)生效力，由行為人承擔(dān)責(zé)任”，因此在與人簽訂合約時要獲得法人委托書，合約才能生效。在簽訂時，最好采用合同的形式，因為口頭形式雖然是《合同法》所允許的，但是在審核簽訂的合同時，并沒有書面證據(jù)證明合同確實簽訂過，只是當事人口頭約定，這都是導(dǎo)致法律無效的條件，所以要謹慎避免。
關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理；研究；設(shè)計
提升中小企業(yè)的信息化水平，可實現(xiàn)對中小企業(yè)發(fā)展方式的積極扭轉(zhuǎn)，從而推動中小企業(yè)的內(nèi)部管理體系建設(shè)，使之在持續(xù)發(fā)展的過程中得以不斷完善。而在中小企業(yè)的日常運行管理工作中，合同管理工作存在著諸多的問題與不足，亟需解決，對此下文將重點就當前我國中小型企業(yè)的合同管理問題分析及其系統(tǒng)設(shè)計來展開深入的探究工作。
1中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀
當前，我國絕大部分中小企業(yè)的合同管理工作還主要是依靠人工來進行操作，利用各類辦公軟件對合同管理文檔與統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行歸類處理，但這一方式存在著極為明顯的缺陷與不足，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，文檔管理難度大。電子版的文檔內(nèi)容和傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同內(nèi)容同時存在，然而在需要調(diào)閱相關(guān)的文檔內(nèi)容之時便會耗費大量的查找時間，查找過程十分不便。特別是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對合同等有關(guān)重要內(nèi)容進行查看時往往會耽擱很久，效率極其低下。第二，信息匯總難度大。采取人工方式或利用相關(guān)的辦公軟件如Excel進行信息匯總管理，常常會因為各部門所采用的數(shù)據(jù)格式完全不同，在信息獲取搜集時也存在有較大的難度挑戰(zhàn)，匯總工作便會耗費其大量的時間成本，且還無法保證最終結(jié)果的確切性。進而也將會對領(lǐng)導(dǎo)的決策工作產(chǎn)生不利影響。第三，進度控制難度大。往往公司的合同文件數(shù)量眾多，其中所牽涉的各方人員數(shù)量更甚，因此在對合同進度進行控制時僅僅是憑借人工管理以及應(yīng)用各類辦公軟件顯然是無法滿足于公司的實際發(fā)展需求，同時在領(lǐng)導(dǎo)要想掌控全局情況時也會出現(xiàn)較大的困難性。另外財務(wù)人員在進行款項結(jié)算時往往也要參考合同的完成進度，因此也會導(dǎo)致財務(wù)工作受到不利影響。第四，預(yù)警能力不足。缺乏對于合同進度、款項結(jié)算等核心節(jié)點位置的有效預(yù)警，無法對短期內(nèi)有可能獲得的收支內(nèi)容作出精確化的預(yù)測，對于企業(yè)的財務(wù)規(guī)劃工作也不能夠提供應(yīng)有的支持、幫助，進而導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金流分配不夠合理，對資金的利用率不能夠達到最大化。
2合同管理系統(tǒng)設(shè)計目標
信息化管理方式是當代企業(yè)開展管理工作所不可或缺的一項關(guān)鍵工具手段，本文就基于對中小企業(yè)的實際情況分析，應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進性的管理思想與方法，選用直接面向目標對象的分析手段，來設(shè)計出了基于信息化手段之下的中小企業(yè)合同系統(tǒng)管理框架，以期能夠達到以下幾點合同管理系統(tǒng)設(shè)計目標：第一，明確各工作崗位上的人員職責(zé)，提升其責(zé)任感。協(xié)助企業(yè)能夠?qū)⒏鞴ぷ鲘徫簧系娜藛T職責(zé)予以明確，確保相應(yīng)的工作責(zé)任可落實到每一個具體的個人身上，保證責(zé)任明確，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)；將合同內(nèi)容在實際履行過程當中的多個部門、崗位的工作協(xié)同問題予以妥善安排，以期達到高效化的辦公效率。第二，加強對工作進度與狀態(tài)的監(jiān)控力度。對企業(yè)各部門人員的工作狀況采取切實有效的監(jiān)控措施；及時了解并掌握各部門人員的實際工作狀態(tài)，將所存在的問題與不足要確保能夠在發(fā)現(xiàn)的第一時間便予以解決，進而降低差錯事故的發(fā)生率。管理系統(tǒng)還可對每一項工作的具體完成進度進行實時性的監(jiān)測與控制。第三，依據(jù)權(quán)限與職責(zé)的不同來對各級別資料內(nèi)容予以管理。綜合考慮文件的性質(zhì)及保密性需求，向每一級別的人員給予其相應(yīng)級別的操作及訪問權(quán)限，以此來達到保障數(shù)據(jù)安全的目的。第四，盡可能降低辦公資金支出，縮減企業(yè)的管理成本。
3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計
依據(jù)中小企業(yè)的實際特征出發(fā)，綜合考慮企業(yè)的一般組織結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要可分為市場部、業(yè)務(wù)部、綜合部等三個主要結(jié)構(gòu)部分，現(xiàn)具體分析如下。
3.1市場部
此部門主要需完成的工作內(nèi)容具體就包括了合同下發(fā)、登記、報批、作廢等具體工作內(nèi)容。其中合同的下發(fā)與登記即為向市場部的工作人員下發(fā)空白合同統(tǒng)計予以等級。市場部工作人員在掌握了業(yè)務(wù)信息內(nèi)容之后到公司中獲取空白合同，在進行合同內(nèi)容的簽訂之后便會進入管理流程之中，而后再將空白合同返還公司。在這一管理系統(tǒng)當中可進行合同編號、經(jīng)辦人員、空白合同回收提示時間等內(nèi)容的登記，合同登記其中就牽涉到了項目類型的劃分、項目、金額大小等等。合同上報審批即為市場部工作人員依據(jù)合同簽訂內(nèi)容逐級向上報告審批。
3.2業(yè)務(wù)部
業(yè)務(wù)部則主要是依據(jù)市場部工作人員所簽回的合同服務(wù)內(nèi)容，再安排人員來進行合同內(nèi)容的實施，從而將有關(guān)的合同條款履行完成。其工作任務(wù)的安排，是通過業(yè)務(wù)部的主管來對合同內(nèi)容分配項目的主要負責(zé)人來進行實施。計劃報批，即為業(yè)務(wù)部門的工作人員對于自身所負責(zé)的項目來將工程在實施過程之中的相關(guān)意見與材料在系統(tǒng)之中予以等級，而后送報管理領(lǐng)導(dǎo)予以批準。關(guān)鍵項目的審批即為業(yè)務(wù)人員對于自身工作之中所發(fā)生的關(guān)鍵事項對主要負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并且將自身的一些想法建議也作以說明。結(jié)合實際需求，業(yè)務(wù)部門還可進行報告登記及部門提成登記的設(shè)立。其中報告登記是業(yè)務(wù)人員在將有關(guān)的合同內(nèi)容完成以后所撰寫的，對報告也要予以等級。部門所獲得的項目提成，一般是項目經(jīng)理依據(jù)合同的實際執(zhí)行狀況來依據(jù)一定的比例對各個部門所應(yīng)當獲得金額予以登記，從而為年終結(jié)算時提供依據(jù)支持。
3.3綜合部
此部門的工作內(nèi)容具體為合同蓋章登記、發(fā)票開出登記、提成登記、收費登記、報告送達登記等。合同蓋章登記即為對合同簽訂之中合同公章的應(yīng)用狀況予以等級。而發(fā)票的開出登記則為在合同履行當中對發(fā)票的開出情況作出等級。提成登記是依據(jù)合同所規(guī)定的提成額度來在提成分配時所進行的登記。報告送達登記是將合同當中所包含的有關(guān)報告內(nèi)容在送至接收人員以后所進行的登記內(nèi)容。
結(jié)束語
此系統(tǒng)項目的建立是基于信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進性的管理思想，來向企業(yè)提供合同管理平臺。以加強企業(yè)的內(nèi)部合同管理水平，同時兼?zhèn)湄攧?wù)處理、業(yè)務(wù)查詢與統(tǒng)計等各方面的功能要求。同時綜合考慮公司的具體情況，把項目與客戶兩方面的管理內(nèi)容也一同并入到合同管理工作之中，確保實現(xiàn)企業(yè)資源的高效化配置。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理系統(tǒng)；設(shè)計；研發(fā)
由于我國經(jīng)濟發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期，而國家也加強對中小企業(yè)扶持的力度，在此背景下，我國的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機遇，這對中小企業(yè)而言，需要進一步抓住其機遇而更好地發(fā)展和強大，從而為我國經(jīng)濟穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項十分重要的任務(wù)，這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營狀況有十分密切的關(guān)系，而且也是企業(yè)在實踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計系統(tǒng)，進一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國民法規(guī)定中對合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個或者以上）就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議；而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同，民事主體（兩個或者以上）設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議，也將其稱之為民事合同。這是保護當事人權(quán)益的重要的文件，同時對維護良好的經(jīng)濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義。在當前經(jīng)濟體制下，各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權(quán)益，然而企業(yè)作為重要的市場主體，更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營中加強管理合同，從而使得企業(yè)自身利益不會受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問題
當前，我國許多中小型的企業(yè)對合同管理基本是依靠人工，例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業(yè)中的各種合同進行處理、歸檔以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，通過這種方式管理合同存在許多的問題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因為采用當前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份，然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會出現(xiàn)蟲蛀等問題，從而影響了合同的質(zhì)量。此外，由于人工保存合同還會導(dǎo)致查閱工作帶來不便性的問題，如查閱時需要花費大量時間，從而造成時間浪費的問題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業(yè)在發(fā)展過程中和不同的對象之間會建立合同管理，此時企業(yè)中的合同將會越來越多，而采用傳統(tǒng)的方式管理合同，工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會出現(xiàn)一些誤差，這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護，而且嚴重的情況下還會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業(yè)各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對于合同管理人員而言，他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度，例如需要耗費大量的時間，這對企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來不良影響。第四，對合同管理過程中沒有有效的預(yù)警機制，例如運用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒有通過良好的方式進行控制和預(yù)警珂，這就難以準確掌握當前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，從而對企業(yè)準確預(yù)測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助，這對企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。
3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)
由于當前我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越快，再加上國家對中小企業(yè)的扶植力度較大，因此，我國許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場主體合作，其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過程中，需要結(jié)合中小企業(yè)的實際情況而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)，本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M行分析，運用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過程中實現(xiàn)如下的目標：第一，監(jiān)控好合同的工作進度，并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對實時監(jiān)控企業(yè)中各個不同的工作情況，例如根據(jù)合同執(zhí)行進度等；第二，充分明確合同雙方的責(zé)任情況，通過面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計合同管理的系統(tǒng)，可以更好地幫助合同當事人更好地履行合同，同時也能夠增加合同履行合同當事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權(quán)限，一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況，另一方面則是進一步明確合同的責(zé)任，并能夠落實到對應(yīng)的人中，這對解決合同中的協(xié)同問題帶來一定的幫助；第三，減少企業(yè)合同管理的開支，同時也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計情況
本文根據(jù)當前我國中小企業(yè)發(fā)展的特點和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)，而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請見圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時，市場部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有：發(fā)放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補充空白項，并根據(jù)合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對應(yīng)業(yè)務(wù)的合同，并實時掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況
企業(yè)市場部在簽訂合同條款之后，其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對應(yīng)的工作內(nèi)容，同時也是實際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容，并做到嚴格遵守合同要求。計劃報批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況，然后將具體的工作進度交給企業(yè)中對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行審批，尤其是在重大的項目中，業(yè)務(wù)員就需要即使將問題報告至主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)工作情況而提出對應(yīng)的意見。
4.3分析企業(yè)綜合部對合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多，例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場部和業(yè)務(wù)部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理，并在合同管理的系統(tǒng)中及時做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對發(fā)票情況的登記，在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱，進而提升工作效率。此外，績效登記就是按照合同中的所設(shè)計的績效而發(fā)放給員工對應(yīng)的獎金，這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng)，可以增加幾個不同的模塊，例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計劃等，從而便于工作人員做好對應(yīng)的工作檢查，進而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計和查詢模
在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統(tǒng)計工作，此時在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況，例如對于已簽訂的合同，則可以在管理系統(tǒng)中通過已簽?zāi)K中進行查詢。
4.6系統(tǒng)維護
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加，各個模塊所包含的業(yè)務(wù)也會增加，因此，在管理合同中就需要定期維護這些系統(tǒng)，例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
第一，市場部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記，主要包括合同的編號、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同發(fā)放人（這可以自動填寫）、回收提醒等。第二，員工領(lǐng)用登記，其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號等。第三，業(yè)務(wù)部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況，然后將這些紙質(zhì)的合同進行核查，沒有發(fā)現(xiàn)問題之后再將系統(tǒng)中的信息補充完整，此時可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進性報批，只有當企業(yè)中批復(fù)人同意之后，此合同才能夠進入系統(tǒng)中，而工作人員才可以在查閱合同中找到對應(yīng)的合同編號。第四，企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒有充分顯示的位置處設(shè)置合同催款，并提示具體的時間，從而便于綜合部更好地開展工作。
合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。良好的合同管理能夠為企業(yè)獲取利潤，而不良的合同管理將為企業(yè)帶來經(jīng)濟糾紛，甚至造成無可挽回的經(jīng)濟損失。所以合同管理是企業(yè)經(jīng)濟管理過程中的一項重要的管理過程，是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的基石。
2合同管理在企業(yè)經(jīng)濟管理中的重要性
2.1合同管理是企業(yè)經(jīng)濟管理的重要組成部分
合同大致可分為以下幾類：轉(zhuǎn)移標的物所有權(quán)的合同(買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同)；轉(zhuǎn)移標的物用益權(quán)的合同(租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設(shè)工程合同)；給予信用的合同(借款合同)；提供服務(wù)的合同(運輸合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同、居間合同)；轉(zhuǎn)移智慧成果的合同(技術(shù)合同)；企業(yè)與員工簽訂的勞動合同、保密合同等義務(wù)類合同。由此可見，合同涵蓋了企業(yè)外部所有經(jīng)濟往來事項，也涉及了企業(yè)內(nèi)部所有人員。而各項經(jīng)濟往來是企業(yè)是否獲取利潤，是否能夠存續(xù)的主要依據(jù)；企業(yè)內(nèi)所有人員是完成企業(yè)各項生產(chǎn)的根本元素，因為沒有哪個企業(yè)可以“無人駕駛”。所以任何一家企業(yè)都離不開合同，企業(yè)若想正常運轉(zhuǎn)也離不開良好的合同管理體制。
2.2合同管理在企業(yè)經(jīng)濟活動中的影響
首先，一份合同代表了一項經(jīng)濟活動，合同從洽談、擬定到落實執(zhí)行的過程即是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟利益的過程，而在這一過程當中企業(yè)雙方圍繞合同產(chǎn)生一系列的競爭博弈，在達成一致后并肩合作，所以合同落實的過程也體現(xiàn)了一個企業(yè)的能力，規(guī)范的合同管理制度體現(xiàn)了一個企業(yè)的內(nèi)控能力，能夠樹立良好的企業(yè)形象；L公司從事合同管理工作的實踐中，在公司系統(tǒng)建立了合同管理制度，始終貫徹、堅持了依法簽約和依法履行的原則。不僅取得了較高的經(jīng)濟效益，而且樹立了良好的企業(yè)形象。目前公司已連續(xù)十三年榮獲S市重合同、守信用單位和守信企業(yè)稱號。其次，在合同使用日益廣泛的環(huán)境下，能夠誠實守信的履行各項合同條款不光能夠維護本企業(yè)的各項經(jīng)濟利益，還能促進雙方的合作關(guān)系，使合作能夠長遠、共贏。而穩(wěn)定的合作關(guān)系也是企業(yè)減少開支，節(jié)約成本的一項有力保障；最后，嚴格落實合同條款，能夠防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，任何的違約行為都有可能造成不可估量的賠償損失，在企業(yè)失去信譽的同時也失去了利益。
3企業(yè)合同管理中存在的問題
3.1簽訂合同的前期準備不夠
由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，合同簽訂責(zé)任人的不專業(yè)等原因，導(dǎo)致在合同簽訂之前所作準備工作不足，比如對對方的資格審查、信譽度調(diào)查、企業(yè)運轉(zhuǎn)情況、企業(yè)內(nèi)控能力以及資金能力等了解不足，在這種情況下草率簽訂合同會使本企業(yè)面臨很大的風(fēng)險，甚至使企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失，嚴重時還會影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。
3.2簽訂合同的嚴謹性不足
由于責(zé)任人的責(zé)任心不足、經(jīng)驗?zāi)芰Σ蛔愕仍?，?dǎo)致合同條款審查不嚴謹，合同簽訂雙方都希望本企業(yè)利益得到最大化，有些企業(yè)甚至使用“暗度陳倉”的方法，打起文字戰(zhàn)，比如使用一些模棱兩可的詞匯，或者故意將合同文本寫得很長，或者采用數(shù)字陷阱等方法，在這種情況下，如果不是對合同文本咬文嚼字、反復(fù)研究就會很容易落入到對方的陷阱之中，合同一旦簽訂，木已成舟，若不遵守合同條款就要承擔(dān)違約責(zé)任，若遵守了合同條款，就將使本企業(yè)的利益蒙受損失，就使企業(yè)處于了兩難的境地。
3.3檔案、合同章管理不到位
M公司不久前接到了法院的傳票，內(nèi)容是未履行與Z公司購銷合同，Z公司一紙訴狀將M公司告上法庭，而蓋有M公司合同章的購銷合同是Z公司的主要依據(jù)，更諷刺的是在M公司并未找到已經(jīng)生效的購銷合同！無論是M公司合同章被盜用還是合同原件遺失，這都是又低級又致命的錯誤，而這種錯誤在廣大企業(yè)中存在的幾率相當大，由此可見，無論合同談判如何成功，合同文本如何字斟句酌，若是在合同章和檔案管理上出現(xiàn)了問題，所有的功夫都將白費，還會給企業(yè)帶來不可估量的損失。
3.4法律意識薄弱
許多企業(yè)出于情面等原因，熱衷于“君子協(xié)定”，認為在合同上過于糾結(jié)難免有失大氣且傷害了彼此的感情，于是就出現(xiàn)了口頭協(xié)議、未蓋章的書面協(xié)議、蓋了章但不規(guī)范的合同等無用的“合同”，一旦發(fā)生糾紛，雙方各執(zhí)一詞，所謂的合同并不具備任何法律效力，本來是想實現(xiàn)共贏，結(jié)果導(dǎo)致了“共輸”的局面。合同本身是用來保障雙方利益的，而企業(yè)的第一要務(wù)就是獲得利益，所以在合同簽訂的過程中萬萬不可草率行事或受人情限制。企業(yè)應(yīng)當嚴格按照法律規(guī)范來簽訂合同，比如何處應(yīng)有蓋章，何處該有簽名，何處該劃線，明確的合同時間，明確的責(zé)權(quán)利等。如果沒有做到這些，合同也不過是廢紙一張，待企業(yè)蒙受損失之時再來追究已是悔之晚矣。
4企業(yè)加強合同管理對策
4.1提高重視程度，加強員工培訓(xùn)
現(xiàn)今企業(yè)普遍對合同管理的重視程度不夠，歸根結(jié)底是企業(yè)管理層的合同管理意識不強，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)就合同管理組織專門會議，并在日常工作中反復(fù)強調(diào)合同管理的重要性，再結(jié)合獎懲制度，上行下效，以保證合同管理的重要性深植于各級員工心中，以此來杜絕意識上的不重視或者懈怠。再者，光有管理層的耳提面命是遠遠不夠的，在提高重視意識的同時，應(yīng)當教會員工做好合同管理的方法，這就需要不斷的對員工進行合同管理的培訓(xùn)。既有主觀上的重視，又掌握了合同管理的方法，這樣才能切實落實合同管理。
4.2建立健全合同管理體制
一份合同從開始到結(jié)束可分為以下幾個階段：雙方談判合同條款擬定審查批準合同簽訂合同履行變更解除糾紛處理，而合同的檔案管理貫穿始終，所以企業(yè)在建立合同管理體制時應(yīng)從以上幾個階段著手，各階段同等重要，制度必須完善。在雙方談判階段應(yīng)要求責(zé)任人提前了解對方情況，制定談判計劃，做好談判記錄等；在合同條款擬定階段要求責(zé)任人態(tài)度嚴謹、字斟句酌；在審查批準階段在提交管理層逐級審查之后應(yīng)再交給企業(yè)法律顧問做法律評估；在合同簽訂階段應(yīng)保證合同簽訂過程公開透明、規(guī)范嚴謹；在合同履行階段應(yīng)充分溝通，有理有據(jù)；合同檔案應(yīng)交由專人管理等等。
4.3增強法律意識
由于中國長期受計劃經(jīng)濟影響，國內(nèi)企業(yè)中的合同管理和索賠尚未引起足夠的重視，這也是企業(yè)法律意識薄弱的體現(xiàn)，針對這項問題，企業(yè)的首要任務(wù)是提高法律意識，并配備專業(yè)的律師團隊且有效利用，企業(yè)并不需要完全懂得合同管理中的各項法律，但必須具備使合同在法律下執(zhí)行的意識，并且在利益受到損害時能夠有效的利用法律手段來解決。其次，企業(yè)應(yīng)具備基本的合同常識，比如合同格式、行文要求、簽章要求、簽訂方法、簽訂份數(shù)、有效時間、權(quán)利義務(wù)等。并且要在合同正式簽訂生效之前，將合同文本交予企業(yè)法律顧問做最終審核，使得企業(yè)權(quán)利得到有效保障。
5結(jié)語
