時間：2023-05-31 15:07:46
序論：在您撰寫電子檔案信息時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案信息安全性的范圍
檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。
根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設計一個較為完整的安全系統(tǒng)。
電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網(wǎng)絡的各個節(jié)點上進行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應該準備好預防方案和緊急應對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。
二、檔案信息的安全性設計
（一）人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設計如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，再復雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓教育組織內(nèi)成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發(fā)生的幾率。同時，嚴格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強制密碼長度及組合復雜度（如強制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。
（二）操作安全。對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務器中安裝殺毒工具之外，同時也應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。現(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此還應養(yǎng)成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢查，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規(guī)范。
（三）檔案信息內(nèi)容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)生的攻擊事件。
目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應加以重視，掃描前與掃描后務必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。
為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。然而，儲存加密技術(shù)再完善也無法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統(tǒng)檔案，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責任歸屬的依據(jù)。
1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性
電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術(shù)隨著整個計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡層的安全管理。網(wǎng)絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡監(jiān)控與恢復技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統(tǒng)從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術(shù)風險、設備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
4.3災難恢復采用的技術(shù)
[關(guān)鍵詞]城建檔案 信息電子化 數(shù)學化建設
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設機構(gòu)的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網(wǎng)絡技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設計應用軟件系統(tǒng)，重復開發(fā)導致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡建設資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件
檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡的建設形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標準化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
【參考文獻】
[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術(shù)版，2006（05）.
關(guān)鍵詞：檔案信息 電子化現(xiàn)狀必要性
前言：檔案信息電子化就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。
1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀
我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。
1.1 軟件缺少通用性
在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發(fā)展。
1.2 無法實現(xiàn)檔案信息資源共享
我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，我國現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。
1.3 基礎工作的標準化、規(guī)范化有待提高
要想實現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規(guī)范和標準，但由于社會、經(jīng)濟、技術(shù)等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統(tǒng)一標準，都是各自的系統(tǒng)適應各自的工作或者適應某一個專業(yè)，無法全面的實施、推廣。
1.4 管理方法意識有待提高
部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發(fā)展要求。
1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高
檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發(fā)展來看，需要的是專業(yè)型的復合知識人才，實現(xiàn)真正的檔案信息電子化。
2.檔案信息電子化的發(fā)展
隨著電子信息不斷的進入各個行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性
3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率
檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。
3.2 提高信息的時效性
相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.3 經(jīng)費限制的障礙消失了
檔案信息電子化投入的經(jīng)費是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費。
3.4 檔案信息電子化的傳播速度快
檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 縮短與國際化接軌的進程
檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業(yè)都應該意識到他是社會發(fā)展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。
4.檔案信息電子化的建議
面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議
4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略
具體的操作就是通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.2 正確面對電子文件的保存
從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整
我國對檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質(zhì)要緊跟時代的步伐，要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要。這是適應檔案信息電子化得根本對策，必然途徑。
[關(guān)鍵詞]電子信息檔案；管理；風險
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01
隨著國家《檔案法》實施和教育管理科學化、規(guī)范化的進程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。
1.實現(xiàn)檔案信息化建設的優(yōu)點
1.1 傳統(tǒng)的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準。
1.2 利用計算機管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3 利用計算機管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
電子信息檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數(shù)據(jù)被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
2.規(guī)避電子信息檔案風險的措施
2.1 引進新技術(shù)
計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.2 建立健全管理制度
為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
2.3 及時消除潛在的風險
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加強電子信息檔案的安全防護
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
3.分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規(guī)避風險的措施是轉(zhuǎn)移策略。轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是分散風險，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，希望這樣將存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
4.評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
5.結(jié)束語
綜上所述，電子信息檔案優(yōu)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，但其自身也存在著一些風險，而且這種風險是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風險，因此增強警覺意識，做好風險的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規(guī)避風險，最大程度地減少風險造成的損失。
參考文獻
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[2] 王兆新、裘潔：《淺議電子文件信息的安全與保密》[J]，《浙江檔案》，2009（2）。
辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計算機來實現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機進行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發(fā)達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現(xiàn)檔案電子化
