時(shí)間：2023-05-31 15:07:47
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【摘要】檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理，如何對(duì)信息資源進(jìn)行合理的管理受到越來越多企事業(yè)單位的重視，智慧檔案管理就是在信息化的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，并且成為新的發(fā)展趨勢(shì)。
關(guān)鍵詞 檔案管理；智慧；信息化
互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢(shì)。
一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性
數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的很多問題，比如存儲(chǔ)的數(shù)量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數(shù)字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數(shù)字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實(shí)現(xiàn)真正的革命，只是依托信息化實(shí)現(xiàn)了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實(shí)體上有革命性的進(jìn)展。在技術(shù)上，數(shù)字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達(dá)到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對(duì)檔案開展業(yè)務(wù)工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進(jìn)行檔案的管理。在資源上，數(shù)字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎(chǔ)的限制。它的核心資源是數(shù)字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。
解決這個(gè)問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術(shù)。檔案部門在鞏固數(shù)字檔案館的同時(shí)，還需要提升它的建設(shè)成果。采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，建立智慧檔案館，并探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。將檔案信息化建設(shè)推向新階段。
二、智慧檔案的服務(wù)方向
智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建的一個(gè)智能模塊，這個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動(dòng)感知和處置檔案信息能力的功能，是一個(gè)提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。
智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)都聯(lián)通起來，并時(shí)時(shí)采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動(dòng)態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對(duì)的智能化，并能隨時(shí)對(duì)檔案的資源進(jìn)行反饋，對(duì)客戶實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)。
這里能最大化地發(fā)掘數(shù)字檔案的資源和傳播優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字檔案館信息化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用更發(fā)達(dá)的通信技術(shù)和科技手段，對(duì)檔案的資源進(jìn)行分析整合，并感知?jiǎng)討B(tài)的檔案信息。在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候，對(duì)用戶的需求做出智能響應(yīng)和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎(chǔ)條件。
三、智慧檔案管理的特點(diǎn)
智慧檔案館的智能化，不僅要在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強(qiáng)的檔案室，建立更先進(jìn)的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個(gè)綜合處理平臺(tái)就能完成。
（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎(chǔ)。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個(gè)媒體和網(wǎng)站的信息都可以成為智能檔案館的信息構(gòu)成。智慧檔案館的資源多元化，還體現(xiàn)在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時(shí)需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。
（二）感知更全面，感知是一種預(yù)測(cè)能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進(jìn)行自動(dòng)化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網(wǎng)和檔案實(shí)體聯(lián)系起來的同時(shí)，也需要對(duì)檔案內(nèi)容和檔案管理信息進(jìn)行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知。對(duì)檔案內(nèi)容的感知，通過識(shí)別數(shù)據(jù)，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內(nèi)容信息。對(duì)檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測(cè)和評(píng)價(jià)檔案的管理狀態(tài)。
（三）綜合處置能力更強(qiáng)。智慧檔案的管理先進(jìn)之處在于它具有完善的處理應(yīng)對(duì)和反饋機(jī)制。將檔案信息的需求特征通過解析和識(shí)別，對(duì)應(yīng)相應(yīng)的管理策略，利用管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)感知到的檔案信息進(jìn)行評(píng)價(jià)，進(jìn)一步獲得對(duì)檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機(jī)制和查全率。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)工作需求的應(yīng)對(duì)與處置，在檔案實(shí)體和管理信息上得到了綜合的分析。
建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，更是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在技術(shù)方面，管理方面的軟件方面都會(huì)遇到諸多問題。技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，讓智慧檔案館的建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計(jì)
智慧檔案是一個(gè)具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個(gè)管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級(jí)別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級(jí)管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項(xiàng)功能對(duì)管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。
1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對(duì)本單位的生產(chǎn)、銷售等活動(dòng)資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實(shí)性、有效性以及意義價(jià)值。1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對(duì)檔案信息實(shí)施傳播的工作，將知識(shí)信息以及有使用價(jià)值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對(duì)捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時(shí)性的特點(diǎn)，并對(duì)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對(duì)信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價(jià)值、信息管理方法、相關(guān)信息、競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展等多方面的分析，通過這個(gè)層級(jí)的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實(shí)生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時(shí)檔案信息能力管理層級(jí)還需要負(fù)責(zé)解決實(shí)際問題，如現(xiàn)實(shí)生活生產(chǎn)中對(duì)信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對(duì)照以及信息應(yīng)用價(jià)值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)實(shí)際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計(jì)，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價(jià)值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對(duì)自身工作崗位重要性的意識(shí)，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價(jià)值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計(jì)分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析
3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。3.2檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對(duì)有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對(duì)較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對(duì)具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對(duì)性的開放模式，實(shí)施對(duì)某機(jī)構(gòu)在某時(shí)間段進(jìn)行保密信息開放，實(shí)現(xiàn)既能針對(duì)性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評(píng)介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評(píng)介、互操作功能的設(shè)計(jì)主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個(gè)幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時(shí)也可以對(duì)系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。
用戶評(píng)介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺(tái)及時(shí)收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對(duì)檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項(xiàng)功能還有另一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是在檢索信息時(shí)，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實(shí)現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。
作者:王冬梅
參考文獻(xiàn)
[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號(hào)：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。
1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。
2實(shí)施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲(chǔ)目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。
3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測(cè)，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
（1）提高了經(jīng)濟(jì)效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個(gè)層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對(duì)本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動(dòng)信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長(zhǎng)期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)地捕捉檔案信息資源，并及時(shí)審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競(jìng)爭(zhēng)分析等，這個(gè)層級(jí)達(dá)到檔案為現(xiàn)實(shí)生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時(shí)，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對(duì)照等。
檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時(shí)還擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。
2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會(huì)議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對(duì)簡(jiǎn)單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對(duì)人力的耗費(fèi)較大，但是后期的加工成本會(huì)大大降低，同時(shí)可以支持全文檢索。
2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個(gè)新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識(shí)別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個(gè)計(jì)算機(jī)或者一個(gè)系統(tǒng)對(duì)另外一個(gè)計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個(gè)升級(jí)到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會(huì)出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個(gè)新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨(dú)的模塊來使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析
根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索和擴(kuò)展，其中擴(kuò)展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識(shí)庫等運(yùn)用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。
3.2 檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。（1）建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時(shí)間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時(shí)輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對(duì)選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。
檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)保密權(quán)限字段，從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始可以對(duì)機(jī)構(gòu)開放、從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始對(duì)社會(huì)開放的功能，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的設(shè)置在檔案入庫的時(shí)候就根據(jù)其保密年限進(jìn)行設(shè)置。
關(guān)鍵詞：智慧城市 數(shù)字化檔案管理
實(shí)現(xiàn)智慧化的城市服務(wù)和管理，是21世紀(jì)初以來在全球開展的未來城市的新實(shí)踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實(shí)施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們?cè)絹碓浇?，也給數(shù)字化檔案管理新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文僅從幾個(gè)方面進(jìn)行論述。
一是數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進(jìn)智慧城市建設(shè)。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴(yán)重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進(jìn)規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效化發(fā)展，確保實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺(tái)應(yīng)用之后，首先，項(xiàng)目從報(bào)建開始到審批結(jié)束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務(wù)檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運(yùn)用高科技手段服務(wù)智慧城市的點(diǎn)睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時(shí)，通過對(duì)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項(xiàng)規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，制定各類標(biāo)準(zhǔn)，建立更新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一建庫、管理與一張圖應(yīng)用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學(xué)可靠的圖形支撐。信息技術(shù)普遍在規(guī)劃部門的應(yīng)用，促進(jìn)了“智慧城市”建設(shè)。
二是數(shù)字化檔案成為延伸智慧城市公共服務(wù)平臺(tái)整體框架建設(shè)的神經(jīng)末梢。我們看到智慧城市公共服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與教育、醫(yī)療、社保、養(yǎng)老、交通、旅游、食品追溯等信息化系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建整個(gè)城市在線公共服務(wù)體系，讓公眾切實(shí)感受到智慧城市建設(shè)帶來的便利和實(shí)惠。比如推廣健康檔案、電子病歷、遠(yuǎn)程醫(yī)療等智慧醫(yī)療應(yīng)用，全面深化醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)信息化。還有深化社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救助、優(yōu)撫安置等領(lǐng)域的信息資源共享和網(wǎng)上服務(wù)整合，建立健全覆蓋城鄉(xiāng)的社保信息服務(wù)體系，拓展社會(huì)保障卡發(fā)行和應(yīng)用范圍，提升社會(huì)保障智慧化水平。這些都需要精準(zhǔn)地落實(shí)落細(xì)在數(shù)字化檔案上。同時(shí)，結(jié)合無線城市網(wǎng)、城市物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，優(yōu)化智能交通系統(tǒng)在交通監(jiān)測(cè)、擁堵疏導(dǎo)、預(yù)測(cè)預(yù)警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行體系。
關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實(shí)體管理服務(wù)模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時(shí)隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時(shí)隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計(jì)等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對(duì)智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對(duì)“智慧檔案館”還沒有一個(gè)統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對(duì)智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對(duì)設(shè)施設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識(shí)，即不是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲(chǔ)、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報(bào)警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動(dòng)終端管理、自動(dòng)盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動(dòng)、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個(gè)智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時(shí)隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)并對(duì)檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理
20世紀(jì)80年代以前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡(jiǎn)單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作，如用手寫方式對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時(shí)采用較為簡(jiǎn)單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲(chǔ)和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對(duì)檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無法自動(dòng)發(fā)送和接受任何指令，因此在對(duì)這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的都是檔案的虛擬信息，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時(shí)，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類擺放來進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯(cuò)位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯(cuò)位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會(huì)配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會(huì)徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個(gè)聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和監(jiān)測(cè)。同時(shí)，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測(cè)每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯(cuò)位放置，讀寫設(shè)備就會(huì)報(bào)警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯(cuò)位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過程將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時(shí)，由于每份檔案都具有獨(dú)一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過程中，檔案實(shí)體的檔號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動(dòng)地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個(gè)統(tǒng)一的安全管理平臺(tái)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺(tái)通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險(xiǎn)。管理平臺(tái)可以通過檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測(cè)器就能及時(shí)檢測(cè)并報(bào)警，同時(shí)管理平臺(tái)可以自動(dòng)以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報(bào)情況，從而便于管理人員能夠隨時(shí)隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個(gè)被動(dòng)的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡(jiǎn)單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對(duì)檔案實(shí)體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會(huì)隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃?dòng)服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過程中，檔案實(shí)體更多時(shí)候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動(dòng)地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個(gè)重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動(dòng)地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時(shí)也可以隨時(shí)隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對(duì)用戶尋找檔案實(shí)體的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動(dòng)中的主動(dòng)參與者。
（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時(shí)記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請(qǐng)借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時(shí)，不僅能夠?qū)崟r(shí)感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。
（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的信息存儲(chǔ)有限，且實(shí)體信息很難更新，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠?yàn)橛脩籼峁┑拇蠖嗍且粋€(gè)個(gè)孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個(gè)整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個(gè)檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對(duì)象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時(shí)各個(gè)智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個(gè)有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識(shí)，對(duì)各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識(shí)進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價(jià)值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。
四、結(jié)語
隨著檔案進(jìn)庫量和利用量的快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理手段難以對(duì)所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅(jiān)信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。
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對(duì)于我來說是不平凡的一年，這一年我從云南大學(xué)畢業(yè)后非常幸運(yùn)的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，面對(duì)新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因?yàn)橛龅嚼щy和考驗(yàn)而退縮，而是在陌生的領(lǐng)域里積極探索并迎難而上。我努力學(xué)習(xí)硫酸專業(yè)知識(shí)，在工作中我積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、服從上級(jí)分配、聽從指揮，平時(shí)與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項(xiàng)活動(dòng)，我在“共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎(jiǎng)。同時(shí)，我非常熱愛團(tuán)隊(duì)工作，通過競(jìng)選成為硫酸團(tuán)支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團(tuán)支部書記做好團(tuán)支部各項(xiàng)工作，為把硫酸團(tuán)支部建成一個(gè)團(tuán)結(jié)活潑、充滿朝氣的群體而努力。
從6月份，公司倡導(dǎo)創(chuàng)建“誠信自律”班組活動(dòng)以來，我與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)建“誠信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運(yùn)行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報(bào)材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識(shí)。同時(shí)我還肩負(fù)著對(duì)硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對(duì)公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時(shí)刻了解公司工作動(dòng)態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對(duì)性、及時(shí)性和真實(shí)性。在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅(jiān)持正確的宣傳原則，對(duì)在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報(bào)導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績(jī)，為硫酸廠宣傳報(bào)道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對(duì)，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報(bào)道中被評(píng)為“硫酸廠宣傳報(bào)道先進(jìn)個(gè)人”。
7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個(gè)真誠、理性、執(zhí)著、堅(jiān)毅的我。平時(shí)我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項(xiàng)工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時(shí)間內(nèi)熟悉各項(xiàng)檔案管理的工作，在以后的工作中我會(huì)明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個(gè)清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，再接再厲把工作做的更好。
總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進(jìn)步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。在以后日子里，我將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個(gè)新水平。
最后，誠摯的感謝部門領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對(duì)我的幫助和關(guān)心，我將會(huì)在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學(xué)苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個(gè)個(gè)不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻(xiàn)自己的全部智慧和力量。
