時(shí)間：2023-06-01 15:44:32
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理痛點(diǎn)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來(lái)說(shuō)，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來(lái)說(shuō)，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過(guò)電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說(shuō)檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類(lèi)型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過(guò)程中首先要填寫(xiě)檔案日期、類(lèi)型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過(guò)程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類(lèi)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂(yōu)，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類(lèi)擺放，同類(lèi)檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展
電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹(shù)木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書(shū)釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢(xún)等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢(xún)與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高
國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)束語(yǔ)
摘 要 隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時(shí)也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點(diǎn)，并從中分析他們的異同，進(jìn)而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會(huì)的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無(wú)紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們?cè)跈n案管理工作中應(yīng)該著重思考的問(wèn)題。 電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的識(shí)別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識(shí)別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識(shí)別的符號(hào)，而電子檔案要通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識(shí)別;第二、信息的存儲(chǔ)具有高密度性，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無(wú)必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過(guò)是通過(guò)信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過(guò)程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見(jiàn)，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問(wèn)題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對(duì)其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤(pán)或磁盤(pán)為載體，但是這類(lèi)載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過(guò)程中可能會(huì)影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不丟失，對(duì)人工的要求比較高[2]。因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門(mén)使用統(tǒng)一的格式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢(xún)方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢(xún)使用過(guò)程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢(xún)過(guò)程中，需要先向上級(jí)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后通過(guò)檔案號(hào)人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門(mén)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢(xún)使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會(huì)的低碳環(huán)保理念，無(wú)紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹(shù)木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國(guó)電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問(wèn)題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問(wèn)題無(wú)法讀取的問(wèn)題，所以在管理過(guò)程中要注意對(duì)文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對(duì)管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對(duì)電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。
結(jié)束語(yǔ)：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李丹一.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01
當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿(mǎn)足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專(zhuān)門(mén)的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒(méi)有束縛。在此期間，文件的建立部門(mén)能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門(mén)進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類(lèi)等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門(mén)，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門(mén)之間的發(fā)放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專(zhuān)門(mén)歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢(xún)方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢(xún)，需要一定的條件，只有滿(mǎn)足條件方可進(jìn)行正常的查詢(xún)。例如，查詢(xún)者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢(xún)自己想獲得的各類(lèi)信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，再由專(zhuān)門(mén)的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢(xún)的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類(lèi)管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹(shù)木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書(shū)釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒(méi)有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門(mén)正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。
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1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子檔案管理，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)等手段來(lái)記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過(guò)程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：
1.1 在時(shí)間上
電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)要求的情況下，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門(mén)把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門(mén)進(jìn)行回收和處理。這一過(guò)程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過(guò)程為：工作人員通過(guò)相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過(guò)程操作起來(lái)比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開(kāi)證明就可以辦理。
1.3 在存儲(chǔ)方面
電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類(lèi)，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類(lèi)別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。
1.5 在查詢(xún)使用方面
電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無(wú)需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶(hù)的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過(guò)個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢(xún)或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過(guò)程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。
2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無(wú)論是在保存方式上，還是在查詢(xún)使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專(zhuān)業(yè)管理軟件的開(kāi)發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。
采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹(shù)木的砍伐，保護(hù)了樹(shù)木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開(kāi)支，避免了不必要的浪費(fèi)。
2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)
使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：
1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門(mén)已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問(wèn)題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。
2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來(lái)了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤(pán)損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過(guò)加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。
3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過(guò)期、老化或亟待更新等問(wèn)題，長(zhǎng)時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無(wú)法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。
3 可采取的措施
（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。
（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢(xún)使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過(guò)身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。
1.檔案載體的多元化
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來(lái)僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲(chǔ)方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲(chǔ)方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見(jiàn)，這一系列的變化都在影響著檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.2檔案管理機(jī)構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)
在信息載體逐漸演變的過(guò)程中，并不是完全適合物競(jìng)天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒(méi)有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過(guò)程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個(gè)整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲(chǔ)存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對(duì)策
對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類(lèi)型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會(huì)直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類(lèi)型會(huì)不斷增加，而且各種載體的資源量會(huì)有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對(duì)于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問(wèn)題。根據(jù)各種載體形式的特點(diǎn)，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機(jī)構(gòu)空間大小對(duì)載體的影響等因素，做好規(guī)劃。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)
因?yàn)樾畔⑤d體的巨大優(yōu)勢(shì)，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代科技信息活動(dòng)任務(wù)的同時(shí)，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會(huì)就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對(duì)紙質(zhì)檔案的鐘愛(ài)依然無(wú)可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個(gè)方面都超過(guò)紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會(huì)比電子載體更具有優(yōu)勢(shì)。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠溥m合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻(xiàn)，視聽(tīng)文獻(xiàn)以及機(jī)讀文獻(xiàn)分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然有它存在的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)文獻(xiàn)更易于保管，不需要專(zhuān)門(mén)的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻(xiàn)并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來(lái)了管理上的創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了紙質(zhì)載體潛能的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機(jī)械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開(kāi)發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進(jìn)一步的可開(kāi)發(fā)性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對(duì)那些館、室所藏的資料以及以機(jī)讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理、分類(lèi)以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀使用的文獻(xiàn)資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還比較單一，開(kāi)發(fā)出的功能也比較簡(jiǎn)單，有的只是利用其存儲(chǔ)目錄或者進(jìn)行文件打印存儲(chǔ)，較低的利用率不只是浪費(fèi)了大量的人力物力這么簡(jiǎn)單。二是減少二次文獻(xiàn)利用的加工時(shí)間，提高檔案信息所具有的時(shí)效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，因此會(huì)降低信息的時(shí)效性，影響檔案信息的使用價(jià)值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接讀取資料，并且利用計(jì)算機(jī)完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的缺點(diǎn)。通過(guò)手工對(duì)信息進(jìn)行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國(guó)家正在壓縮財(cái)政開(kāi)支，各單位離開(kāi)財(cái)政的支持來(lái)解決檔案升級(jí)和現(xiàn)代化管理會(huì)困難重重，在這種情況下，開(kāi)源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過(guò)其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個(gè)部門(mén)，在擴(kuò)大社會(huì)影響的同時(shí)也拓寬了社會(huì)服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國(guó)的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動(dòng)向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。
4.關(guān)于電子檔案趨于主流地位的優(yōu)勢(shì)
關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性
傳統(tǒng)檔案是記錄個(gè)人或者組織在社會(huì)和國(guó)家發(fā)展中的各種重要的文字文獻(xiàn)，在歷史的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類(lèi)和社會(huì)發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類(lèi)檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實(shí)物的方式來(lái)進(jìn)行記錄和登載。而電子檔案是利用當(dāng)前最先進(jìn)的科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進(jìn)行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進(jìn)行有歸類(lèi)性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間具有差異性
紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時(shí)間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進(jìn)行細(xì)致的登入，進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)和分類(lèi)處理，再進(jìn)行細(xì)致的核對(duì)和審核整理后才能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔的工作，完成后還要進(jìn)行日常的處理和看護(hù)，歸檔時(shí)間還必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。而電子檔案可以進(jìn)行隨時(shí)的登記和確認(rèn)，利用電子計(jì)算機(jī)快速的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分類(lèi)管理功能可以將繁多的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門(mén)進(jìn)行管理。
1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進(jìn)行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，不僅記錄耗費(fèi)空間小記錄信息全面，而且可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案錯(cuò)誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進(jìn)行特殊記錄，但是卻較難以進(jìn)行辨別和確認(rèn)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)則只能進(jìn)行傳統(tǒng)的書(shū)面記錄，且無(wú)法進(jìn)行更改，存在較大的局限性，但卻沒(méi)有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實(shí)的問(wèn)題。
1.3檔案文件分類(lèi)和編目方式的不同
電子檔案文件在進(jìn)行分類(lèi)和編目時(shí)主要還是利用了電子計(jì)算機(jī)的操作，首先在收到需要分類(lèi)和編目的電子文件時(shí)，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進(jìn)行唯一文件號(hào)的編制，根據(jù)文件號(hào)的規(guī)律進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)號(hào)和歸檔號(hào)的編制，管理人員可以根據(jù)分類(lèi)號(hào)的歸檔號(hào)進(jìn)行分類(lèi)管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類(lèi)一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進(jìn)行錄入和分類(lèi)，在管理時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行主題詞的分類(lèi)歸納，分類(lèi)完在進(jìn)行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤(pán)等載體進(jìn)行保存和管理，而這類(lèi)物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會(huì)遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲(chǔ)存載體的不斷發(fā)展也促進(jìn)著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個(gè)有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來(lái)輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個(gè)方式。
1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢(xún)利用方式存在差異
傳統(tǒng)的檔案的查詢(xún)方式主要是利用關(guān)鍵詞來(lái)進(jìn)行相關(guān)的信息查詢(xún)，但是每次的查詢(xún)量可能較大，不一定能夠很快地查詢(xún)到用戶(hù)想要查詢(xún)的資料，因此在一定程度上比較浪費(fèi)人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢(xún)方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，電子計(jì)算機(jī)可以搜索到用戶(hù)輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時(shí)讀者還可以通過(guò)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)會(huì)員進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄操作，在線(xiàn)上線(xiàn)下都可以進(jìn)行相關(guān)的檔案文獻(xiàn)操作和查詢(xún)。
1.6不同檔案管理方式對(duì)檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對(duì)于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識(shí)和技能，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計(jì)算機(jī)操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進(jìn)行電子檔案的分類(lèi)、查詢(xún)和保存等基本管理手段，同時(shí)還要有創(chuàng)新能力，對(duì)電子檔案的管理方式能夠進(jìn)行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。
2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面
2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)
電子檔案并不是能夠憑空進(jìn)行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來(lái)源都是來(lái)自于社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)際活動(dòng)信息的記錄，也是反應(yīng)社會(huì)情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無(wú)法自覺(jué)地進(jìn)入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過(guò)電子檔案化的手段進(jìn)行錄入和傳播，才能形成電子檔案來(lái)進(jìn)行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個(gè)功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應(yīng)的缺點(diǎn)和不足，有針對(duì)性地從服務(wù)和管理方面改善電子檔案的信息服務(wù)能力和保存能力，因此從服務(wù)手段、服務(wù)品質(zhì)、管理能力和管理效果進(jìn)行對(duì)比，電子檔案的發(fā)展都是對(duì)傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會(huì)服務(wù)的功能也將會(huì)比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的實(shí)際管理功能。
2.3電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息來(lái)源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進(jìn)的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開(kāi)拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞?，使得電子版的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進(jìn)步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點(diǎn)外，信息來(lái)源的豐富更好地完善檔案的社會(huì)功能和服務(wù)功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務(wù)。
3結(jié)論
綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展的社會(huì)腳步，因此電子檔案順應(yīng)時(shí)代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來(lái)風(fēng)，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來(lái)的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運(yùn)行方式、管理方法和傳播服務(wù)中都具有極大的共性特點(diǎn)，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導(dǎo)，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強(qiáng)，力求能夠更好地為社會(huì)服務(wù)和大眾服務(wù)。
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紙質(zhì)檔案管理
長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢(xún)相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢(xún)的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T(mén)提供區(qū)域內(nèi)各類(lèi)地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢(xún)、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類(lèi)涉及信息門(mén)類(lèi)復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類(lèi)資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類(lèi)型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性?xún)?nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專(zhuān)家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤(pán)中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。
紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較
對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢(xún)方式的異同從查詢(xún)方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢(xún)邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢(xún)方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢(xún)的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢(xún)，電子檔案信息查詢(xún)能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢(xún)信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢(xún)方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢(xún)依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類(lèi)具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢(xún)“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢(xún)者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。
檔案管理信息化對(duì)策
通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)?；谶@種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類(lèi)型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢(xún)比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。
強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
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