時(shí)間：2023-06-02 15:19:53
序論：在您撰寫電子檔案管理方法時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
中圖分類號：G278 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0193-01
一、電子檔案特點(diǎn)分析
電子檔案所采用的數(shù)字代碼需要借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成可讀的信息。另外紙質(zhì)檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉(zhuǎn)變成以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉(zhuǎn)換的，可以在不同的計(jì)算機(jī)間傳遞，也可以在不同的載體間進(jìn)行復(fù)制。以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲存的電子檔案需要依賴特定的系統(tǒng)，電子檔案具有共享性，也就是說同一時(shí)間多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息等特點(diǎn)。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案的安全性問題
隨著全球化，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的共享性，開放性，全球性的發(fā)展，使得任何人都可以介入到網(wǎng)絡(luò)中來，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送時(shí)，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網(wǎng)絡(luò)來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。
（二）電子檔案的真實(shí)性問題
電子檔案非常容易失去真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲的電子檔案沒有個(gè)人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區(qū)別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進(jìn)行刪改很難被發(fā)現(xiàn)，即使發(fā)現(xiàn)了，也不會有任何可靠的證據(jù)。同時(shí)電子檔案在輸入的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率和機(jī)會遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實(shí)性進(jìn)行確定，同時(shí)也不能追究到操作者的責(zé)任。
（三）電子檔案的保密性問題
使用互聯(lián)網(wǎng)任何終端的設(shè)備都能夠儲存和索取互聯(lián)網(wǎng)某一設(shè)備的電子文件。從另外一個(gè)方面來講，一個(gè)終端上的電子文件也能夠發(fā)給若干個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的終端。這對于一些需要限制提供內(nèi)容的安全保密問題或者在一定時(shí)間內(nèi)需要保密的內(nèi)容，帶來了很大的威脅。
（四）電子檔案的完整性問題
電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經(jīng)常處在流動的狀態(tài)，信息被復(fù)制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。
（五）電子檔案的法律性問題
紙質(zhì)檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認(rèn)的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應(yīng)的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認(rèn)可。電子檔案的真實(shí)性和安全性就受到了質(zhì)疑。
（六）電子檔案的統(tǒng)一性問題
計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)各個(gè)方面存儲的需要，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展。由于檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間都沒有使用統(tǒng)一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯(lián)網(wǎng)。
三、電子檔案管理存在問題的有效措施
（一）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理人員要有保護(hù)檔案安全的高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的意識。按照崗位要求，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，遵守職業(yè)道德規(guī)范；通過扎實(shí)的工作，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和切實(shí)有效的措施，維護(hù)電子檔案的安全性、真實(shí)性和保密性。不利用軟件、計(jì)算機(jī)等設(shè)備為己謀利。嚴(yán)格杜絕利用計(jì)算機(jī)私自篡改、刪除電子檔案的信息進(jìn)行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。
（二）加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)
面對信息時(shí)代對檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的管理。更新傳統(tǒng)的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)班，使得檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理知識，同時(shí)還具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識在檔案管理中應(yīng)用的能力。培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，提高電子檔案管理人員的工作效率。
（三）建立健全的維護(hù)電子檔案安全的法規(guī)
目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規(guī)定。但是，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術(shù)完善，也需要相應(yīng)的檔案安全管理措施來進(jìn)行保障實(shí)施。因此，必須要建立完善、健全、科學(xué)合理的相關(guān)法律法規(guī)，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護(hù)電子檔案的安全性和真實(shí)性。
（四）做好電子檔案的安全性管理
在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結(jié)合電子檔案管理的實(shí)際，我們要從以下幾個(gè)方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實(shí)際的需要，達(dá)到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計(jì)算機(jī)在受到病毒侵入或是人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責(zé)，建立備份的使用制度，就要加強(qiáng)對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達(dá)到預(yù)期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點(diǎn)，因此要規(guī)范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。
（五）保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全
在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時(shí)登記網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)情況，保證電子檔案歸檔的質(zhì)量。一旦安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實(shí)性和完整性，就必須通過技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)的安全。
（六）制定科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
伴隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要一套科學(xué)合理的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。用標(biāo)準(zhǔn)來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學(xué)合理的管理系統(tǒng)來確保電子檔案在誕生之時(shí)就是科學(xué)、合理、規(guī)范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
（七）研制電子檔案統(tǒng)一格式的管理軟件
此項(xiàng)工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)行研發(fā)，制定統(tǒng)一的格式；例如：統(tǒng)一的模塊，統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的文件類型，統(tǒng)一的字號，統(tǒng)一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平。
四、結(jié)束語
伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，辦公自動化的廣泛實(shí)現(xiàn)，電子檔案管理的社會服務(wù)功能不斷強(qiáng)大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代的發(fā)展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；信息
一、引言
在科技這一因素的進(jìn)步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時(shí)間較久，但也存在不方便、耗時(shí)耗力等方面的缺點(diǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來，辦公自動化的進(jìn)一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會存在諸多弊端，這時(shí)候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點(diǎn)，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。
1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價(jià)值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。
三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：
1.實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。
2.優(yōu)勢互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)的管理。
四、結(jié)語
信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法
中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學(xué)化、簡單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來適應(yīng)這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識
首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫中增添、改動、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。
其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。
最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對電子文件要指定專門機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。
2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認(rèn)真做好如下幾項(xiàng)工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機(jī)方式存儲在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個(gè)適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應(yīng)達(dá)到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠(yuǎn)離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時(shí)，還必須依賴于電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個(gè)很復(fù)雜的過程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法有差異的特點(diǎn)。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對電子檔案載體經(jīng)常進(jìn)行有效檢驗(yàn)與維護(hù)。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對其進(jìn)行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。
在紙質(zhì)檔案長期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用方法，積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術(shù)和方法也需做相應(yīng)改變。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析如何做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性，總結(jié)如下：
1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計(jì)算機(jī)解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣使用人人可以直接讀出的文字進(jìn)行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無法直接讀出，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。
2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個(gè)漢字，如果一本紙質(zhì)書是10萬字，那么1G大約相當(dāng)于5400本書。據(jù)某公司的存儲產(chǎn)業(yè)市場報(bào)告，預(yù)計(jì)到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達(dá)到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲空間。
3.便于復(fù)制和共享 電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他介質(zhì)進(jìn)行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。
二、電子檔案的管理方法
傳統(tǒng)檔案管理活動一般分為六個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，只在具體方法上有所不同。
1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價(jià)值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。（2）在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進(jìn)行了分類和編號，組織建立數(shù)據(jù)庫。需注意的是，在收集過程中應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?/p>
2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因?yàn)殡娮游募柚谟?jì)算機(jī)，可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進(jìn)行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進(jìn)行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網(wǎng)絡(luò)歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題。總之，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個(gè)方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠(yuǎn)離磁場和電場，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對電子檔案進(jìn)行消毒?？傊娮訖n案進(jìn)入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護(hù)和檢測，并適當(dāng)進(jìn)行備份。第二，維護(hù)所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個(gè)重要方面是防止信息被竊，維護(hù)信息安全，一是密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，及時(shí)進(jìn)行軟件升級和更新，適時(shí)對電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；二是加強(qiáng)對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴(yán)格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。
4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測，不同的是在判斷過程中要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。此外，還需要對文件進(jìn)行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。因?yàn)閷τ陔娮游募碚f，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。
5.檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。電子檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。（3）對檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計(jì)分析。主要是對檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。
6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。
三、電子檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)
從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點(diǎn)，也是管理的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為應(yīng)從環(huán)境、設(shè)備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識，既要提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，也要增強(qiáng)工作責(zé)任心和保密意識；其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環(huán)境。只有從各方面加強(qiáng)安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。
電子檔案管理的另一難點(diǎn)問題是電子文件的技術(shù)鑒定，只有通過對電子文件進(jìn)行真實(shí)性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運(yùn)用多方面的知識，這對檔案管理人員提出了考驗(yàn)。
【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng)；電子檔案；解決對策；發(fā)展方向
電子檔案可以在數(shù)字化設(shè)備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點(diǎn)，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。然而，電子檔案作為一項(xiàng)正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點(diǎn)。文章通過研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。
一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題
結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認(rèn)為，當(dāng)前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問題：
（一）責(zé)任分工不明確，檔案歸檔不完整。
檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責(zé)任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責(zé)任部門與檔案管理部門責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，對所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時(shí)，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過戶，項(xiàng)目招標(biāo)，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應(yīng)知識，導(dǎo)致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營管理帶來了困難。
（二）電子檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。
管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實(shí)施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現(xiàn)代信息技術(shù)認(rèn)識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓(xùn)體系，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力的因果關(guān)系分離開，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務(wù)能力滯后。
（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。
伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設(shè)施已不能滿足工作要求，是從設(shè)備，房間，環(huán)境等方面都需要進(jìn)一步升級。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴(yán)重滯后的問題。有的企業(yè)沒有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨(dú)的檔案資料室，但卻缺乏安全防護(hù)的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能做到實(shí)處。
（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同一個(gè)工程項(xiàng)目在不同的企業(yè)建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎(chǔ)性工作，沒有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。
二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進(jìn)措施及發(fā)展方向
針對當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問題，筆者認(rèn)為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進(jìn)和發(fā)展應(yīng)從以下幾方面著手：
（一）建立完善的電子檔案管理工作責(zé)任制。
電子檔案作為新時(shí)代的產(chǎn)物，它的應(yīng)運(yùn)而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責(zé)任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并且進(jìn)行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級別和職務(wù)，明確個(gè)人管理任務(wù)分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無人負(fù)責(zé)的亂象。要嚴(yán)格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過程中的責(zé)任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實(shí)性，完整性的工作責(zé)任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責(zé)任。進(jìn)一步明確電力系統(tǒng)各部門之間的工作責(zé)任界面，各司其職，完善電子檔案工作責(zé)任制度。
（二）增強(qiáng)電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。
電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前工作需求。首先，應(yīng)該建立完善的檔案管理培訓(xùn)制度，強(qiáng)化管理人員應(yīng)用信息化設(shè)備的能力。當(dāng)前社會信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展理念，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的力量，電力企業(yè)可以通過培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎(chǔ)，涉及企業(yè)信息安全問題，因此，要加強(qiáng)電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進(jìn)行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強(qiáng)化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識化的檔案管理人才。
（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。
電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機(jī)，高速掃描儀，光盤刻錄機(jī)的更新升級。其次，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實(shí)。除此之外，安全問題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點(diǎn)，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)面臨崩潰的危險(xiǎn)，因此，應(yīng)該在如何保證數(shù)據(jù)庫安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網(wǎng)絡(luò)部門的信息化技術(shù)，加快檔案部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以此進(jìn)一步提升檔案部門的服務(wù)水平。
（四）規(guī)范建檔標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子檔案的共享和利用。
電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時(shí)也可以切實(shí)提高檔案信息的實(shí)效性。其次，在電子檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強(qiáng)各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強(qiáng)信息交換，以此增強(qiáng)檔案工作方法的研究意識，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展貢獻(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實(shí)行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運(yùn)行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實(shí)行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務(wù)交流。
三、結(jié)束語
總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠(yuǎn)發(fā)展前景的學(xué)問，做好電子檔案管理工作也是一個(gè)循序漸進(jìn)以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時(shí)作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實(shí)有效加強(qiáng)管理投入，高度重視檔案管理工作，促進(jìn)電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。
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隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在進(jìn)行相應(yīng)的改變，電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式，檔案的安全性、實(shí)用性都大大提高。本文主要針對電力系統(tǒng)的電子檔案管理工作進(jìn)行分析，探究其中的問題，以及未來發(fā)展的方向，希望能夠?yàn)闄n案管理工作帶來一些幫助。
關(guān)鍵詞：
電力系統(tǒng)；電子檔案；管理現(xiàn)狀；發(fā)展方向
正文：
電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，其安全性更高，可異地備份電子檔案，查閱過程更加方便，而且檔案的內(nèi)容更加多樣，存儲環(huán)節(jié)占用的空間更小，基本不增加庫存，可快速方便提供利用，更方便出差人員使用，為此，許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前，電力系統(tǒng)也在使用電子檔案，其中的問題也比較明顯，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，闡述當(dāng)前現(xiàn)狀，以及檔案發(fā)展方向，希望能夠?yàn)殡娮訖n案發(fā)展帶來幫助。
一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）管理責(zé)任分工不明，檔案管理漏洞較多
檔案管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致、要求較高的工作，需要企業(yè)為此成立專門的部門，并配備能力較強(qiáng)的工作人員，開發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，統(tǒng)籌數(shù)字檔案館建設(shè)，但是，目前，由于發(fā)展水平的限制，電力系統(tǒng)在電子檔案管理方面還存在許多問題，首先是責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，這樣勢必會影響工作的質(zhì)量，同時(shí)，電子檔案是一種新生事物，許多工作人員對其了解較少，工作中遇到許多問題無法解決，造成管理工作較為混亂。
（二）人員業(yè)務(wù)能力較低
電子檔案管理工作需要使用到各種電子設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這些設(shè)備的技術(shù)水平較高，需要工作人員對其有深入的了解，同時(shí)要有足夠的能力進(jìn)行使用，如果工作人員的能力不強(qiáng)，則無法高效率地使用這些設(shè)備，進(jìn)而影響檔案管理的質(zhì)量。目前，在電力系統(tǒng)中，許多先進(jìn)的設(shè)備得不到應(yīng)用，一直處在荒廢的狀態(tài)，這是因?yàn)楣ぷ魅藛T沒有能力使用這些設(shè)備，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也對此不夠重視，沒有安排能力較強(qiáng)的人員從事這項(xiàng)工作，也沒有安排現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致人員的整體實(shí)力較低，人員業(yè)務(wù)能力滯后，會影響檔案管理工作的開展。
（三）缺乏科學(xué)的建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
電子檔案是一種新生事物，在使用過程中會遇到較多的問題，這就需要企業(yè)制定完善標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對工作進(jìn)行詳細(xì)的管理和約束，進(jìn)而使得檔案管理工作走向正規(guī)。目前，電力系統(tǒng)檔案管理工作缺乏科學(xué)數(shù)字檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些基礎(chǔ)性的工作也無法有效展開，直接導(dǎo)致電子檔案管理效率降低。
二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作改進(jìn)策略
（一）建立完善的管理部門，提高分工水平
電力系統(tǒng)的企業(yè)管理者要充分認(rèn)識到電子檔案管理工作的重要性，要建立完善的檔案管理制度，由于電子檔案是一種新生事物，其中出現(xiàn)的問題會比較多，只有成立專門的部門，才能有效地應(yīng)對各種問題的出現(xiàn)，才能將檔案管理工作落到實(shí)處。為此，筆者為電力系統(tǒng)提出以下幾個(gè)措施，首先要明確各個(gè)人員的操作權(quán)限（信息管理、使用權(quán)限），保證電子檔案的安全性（信息加密）；其次要強(qiáng)化負(fù)責(zé)制度（檢查是否按權(quán)使用），要建立嚴(yán)格的上下級管理機(jī)制，每個(gè)人員、每項(xiàng)工作都需要在管理過程中進(jìn)行；第三，要對人員進(jìn)行合理分工，提高員工的工作效率（授權(quán)簡潔）；第四，要強(qiáng)化檔案管理部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系，獲得足夠的工作支持；第五積極做到設(shè)計(jì)辦公協(xié)同平臺信息與數(shù)字檔案館對接，直接數(shù)字歸檔；第六，要定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)工作，及時(shí)獲取領(lǐng)導(dǎo)層意見，進(jìn)而提高管理的科學(xué)性。
（二）增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力
檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力會直接影響工作的效率，為此，要特別重視工作人員的能力培養(yǎng)，要使得檔案管理人員的整體實(shí)力得到提升。首先，電力系統(tǒng)要建立完善的電子檔案管理制度，通過制度的約束作用，讓員工養(yǎng)成正確的工作觀念和習(xí)慣，同時(shí)，通過制度的幫助，要理順各個(gè)員工的工作關(guān)系，讓員工的工作效率得到提升；其次，要調(diào)整企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展理念，要通過先進(jìn)的觀念，提高檔案管理工作的整體水平，員工在此過程中，要不斷提高自身的綜合能力，保障檔案管理不出現(xiàn)紕漏。第三，要對工作人員的保密意識、安全意識進(jìn)行強(qiáng)化，使得員工的工作能力得到提升，在工作過程中，要對員工的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，使其能夠養(yǎng)成正確的觀念，確保電子檔案信息的安全性。電力企業(yè)要定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠得到水平提升，企業(yè)要在員工招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行重視，對員工的綜合素質(zhì)進(jìn)行考察，從而讓員工能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更多的幫助。
（三）增加對電子檔案管理的工作投入
電力系統(tǒng)在電子檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)增加資金方面的投入，讓檔案管理工作獲得足夠的支持，例如打印機(jī)、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)都是必須要具備的設(shè)備，同時(shí)，還要重視軟件的升級工作，保證系統(tǒng)的安全性和效率性。在電子檔案工作中，安全問題時(shí)最重要的環(huán)節(jié)，需要相關(guān)人員增加安全方面的投入，例如購買安全等級更高的防火墻軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備自查自檢能力等，通過資金方面的保障，讓檔案管理工作得到進(jìn)一步提升。
（四）制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
電力系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)重視工作制度建設(shè)工作，要對工作中的各種注意事項(xiàng)進(jìn)行明確，要了解當(dāng)前電子檔案管理工作中常見的問題，要提高檔案的安全性、保密性，要重視員工的分工工作，因此，要對員工的工作情況進(jìn)行明確，使得各個(gè)員工的工作責(zé)任更加明確，要注重不同部門之間的交流工作，使其能夠獲得更多的幫助，制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的，因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視制度建設(shè)工作，要站在檔案管理工作的立場，提出更加及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的制度建議，讓管理層了解真實(shí)情況，具體部門要嚴(yán)格按照制度辦事，并積極為制度建設(shè)工作建言獻(xiàn)策，從而讓制度的先進(jìn)水平得到提升，電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，要通過合理的制度，提升檔案的利用價(jià)值?？傊?，在現(xiàn)代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發(fā)展的主要方向，電力企業(yè)非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責(zé)任制度，還要選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀的員工，為管理工作提供更加堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進(jìn)行，希望電力企業(yè)能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供更強(qiáng)的動力。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:電子檔案；信息；安全保障
隨著社會發(fā)展的進(jìn)步，如今檔案管理也進(jìn)入了信息化的時(shí)代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)檔案已經(jīng)落后，新型的數(shù)字媒體類信息存檔已經(jīng)廣泛存在于社會當(dāng)中。信息數(shù)字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進(jìn)行數(shù)字化媒體轉(zhuǎn)換存儲的優(yōu)點(diǎn)，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產(chǎn)生一些隱患。數(shù)據(jù)容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔(dān)的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經(jīng)之路。因此在電子檔案發(fā)展的初期，就應(yīng)當(dāng)建立合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理。
1影響電子檔案信息安全的主要因素
1．1自然因素
自然因素可分為兩大類。一類為外界環(huán)境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時(shí)間的老化。一般來說自然環(huán)境對于載體的傷害是不可修復(fù)的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。
1．2技術(shù)因素
在電子檔案信息安全管理當(dāng)中。技術(shù)因素是至關(guān)重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時(shí)，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內(nèi)容未被更改。其次，隨著時(shí)代的變遷信息技術(shù)的發(fā)展會，與時(shí)俱進(jìn)，新舊版本的數(shù)字媒體的不兼容會導(dǎo)致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現(xiàn)象。
1．3管理因素
有了技術(shù)支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當(dāng)中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當(dāng)中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術(shù)的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學(xué)的進(jìn)行電子檔案制度的規(guī)范改革，才能保證電子檔案的信息安全。
1．4人的因素
自然因素，技術(shù)因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機(jī)，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當(dāng)中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術(shù)設(shè)備的安全等級的了解程度都會產(chǎn)生影響。如果一個(gè)了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當(dāng)中，人為因素是最為脆弱的一環(huán)。對于管理人員挑選應(yīng)當(dāng)再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術(shù)的提升與了解創(chuàng)新對于信息安全也會產(chǎn)生一些良好的作用。
2電子檔案管理改進(jìn)創(chuàng)新對策
2．1制定電子檔案管理規(guī)范
對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都存在，這使信息遺失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。為將此類風(fēng)險(xiǎn)降至最低，應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的法律法規(guī)來完善相應(yīng)的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，規(guī)范和測評。還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。
2．2統(tǒng)一電子檔案管理軟件
將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應(yīng)的各個(gè)模版。再將模版推廣于應(yīng)用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓(xùn)工作。聘請相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行講解指導(dǎo)，讓整個(gè)部門和公司的檔案全部統(tǒng)一化便于管理。
2．3提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時(shí)刻保護(hù)。電子文件的儲存介質(zhì)，容易受到環(huán)境的影響，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的防磁，防潮，防機(jī)械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應(yīng)當(dāng)注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業(yè)的安全防護(hù)技術(shù)性較高的檔案機(jī)房與設(shè)備。還需要注意對于文件信息的及時(shí)備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。
2．4加強(qiáng)電子檔案的安全
(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。在電子檔案存儲中備份技術(shù)是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風(fēng)暴時(shí)，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風(fēng)險(xiǎn)。(2)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。加強(qiáng)對于檔案庫的入口保密工作，多重驗(yàn)證方式及防火墻等，均可實(shí)現(xiàn)保護(hù)作用，以此確保檔案庫的監(jiān)督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質(zhì)，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實(shí)有效性。部分紙質(zhì)文件(例如:發(fā)票)需原件保存，但電子也可備用。
2．5提高檔案工作人員素質(zhì)
檔案管理的電子數(shù)字媒體化，是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展前進(jìn)的一次。不過，需要面對的問題也是相當(dāng)之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應(yīng)當(dāng)熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內(nèi)容信息。運(yùn)營單位應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免權(quán)力過大導(dǎo)致檔案出錯(cuò)。單位在引進(jìn)管理人員是應(yīng)當(dāng)同時(shí)注意他們應(yīng)當(dāng)是計(jì)算機(jī)使用技術(shù)與管理檔案技術(shù)的兼?zhèn)洹？v觀全局，檔案管理的工作者應(yīng)該與時(shí)具進(jìn)，隨時(shí)學(xué)習(xí)，吸納新型的檔案存儲技術(shù)，確保檔案存儲與時(shí)代的腳步一同前進(jìn)。并且應(yīng)當(dāng)不斷地開發(fā)針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發(fā)展社會。檔案存儲是一項(xiàng)重要的工作，可以說之便是“史書”因此應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>
參考文獻(xiàn):
［1］李衛(wèi)育．推進(jìn)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)打造城市建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫［J］．城建檔案，2013(03)．
