時(shí)間：2023-06-04 09:37:41
序論：在您撰寫檔案存檔管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
我試著翻譯閱讀英國(guó)伯明翰大學(xué)圖書館特別收藏部Ivana女士給我發(fā)的電子郵件，郵件附上了該圖書館與寄存者之間需要簽署的《長(zhǎng)期寄存協(xié)議》。該協(xié)議共有20條，詳細(xì)規(guī)定了圖書館與寄存者之間的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，我認(rèn)為，其中部分條款對(duì)我們加強(qiáng)寄存檔案管理和利用具有一定的啟迪作用。
啟示一：實(shí)行基于公共目的的檔案所有權(quán)和使用權(quán)分離制度。協(xié)議第一條是：“寄存檔案歸寄存者擁有，但應(yīng)授權(quán)館方出于公共目的，在一定條件下開發(fā)和使用的自利。”第七條規(guī)定，“寄存者應(yīng)授權(quán)在本館或國(guó)內(nèi)外其他正規(guī)圖書館、博物館和藝術(shù)館就公眾普遍感興趣的有關(guān)內(nèi)容舉辦展覽?！钡谑粭l鼓勵(lì)寄存者“與館方合作從社會(huì)第三方收集與寄存檔案相關(guān)的資料進(jìn)館作為補(bǔ)充?！钡谑l明確寄存者“應(yīng)當(dāng)允許館方免費(fèi)將寄存檔案用于學(xué)術(shù)研究等查詢目的，而提供復(fù)制件則需要適當(dāng)收費(fèi)?！边@給我的啟示是，只要出于公共目的，寄存檔案不僅應(yīng)供寄存者查閱，還應(yīng)有條件地對(duì)更多的受眾開放，這一點(diǎn)可與寄存者協(xié)商以協(xié)議的方式加以約定，使寄存檔案在占用國(guó)家綜合檔案館公共資源的同時(shí)，發(fā)揮出更大的社會(huì)價(jià)值。
啟示二：設(shè)置寄存者召回檔案的條件。出于館方編研利用的需要，協(xié)議第三條規(guī)定“寄存檔案無適當(dāng)理由不被寄存者隨意召回”，并設(shè)置三個(gè)召回的條件。一是“提前6個(gè)月通知館方”；二是“償付寄存費(fèi)用”；三是“館方保留收取用于接收、編目、保存和利用服務(wù)的全部或部分費(fèi)用的權(quán)利?！敝栽趨f(xié)議中設(shè)置這些門檻，主要出自于有計(jì)劃開發(fā)檔案價(jià)值和依法依規(guī)向可靠的有關(guān)方面和人員提供利用的需要，不至于因?yàn)闄n案被提前召回而使館方正在進(jìn)行的諸如辦展之類的開發(fā)利用檔案服務(wù)突然中斷，減少不必要的管理成本付出。
啟示三：明確寄存檔案利用限制性規(guī)定。一種情況是對(duì)檔案利用的限制?！胺矃f(xié)議注明或被寄存者確定為的檔案，形成時(shí)間少于50年的，一般都作為禁查范疇”，第七條規(guī)定“館方應(yīng)采取特別收藏措施，防止任何其他人接觸到這些檔案，除非檔案被寄存者特許利用?！绷硪环N情況是對(duì)利用者公開出版學(xué)術(shù)研究成果的限制。第八條規(guī)定，應(yīng)遵循1988年修訂的版權(quán)設(shè)計(jì)專利法，研究學(xué)者在撰寫的出版物中對(duì)寄存者檔案和手稿部分的引用或復(fù)制要注明出處，對(duì)一些敏感問題的公布首先應(yīng)尋求寄存者或其人的同意。
啟示四：寄存檔案可進(jìn)行編目和重新整理排序。第十四條規(guī)定，館方“在人力和資金許可的條件下，可積極實(shí)施編目，以改進(jìn)檔案存在方式”，第十六條進(jìn)而規(guī)定，“在尊重檔案系統(tǒng)完整的前提下，有權(quán)向寄存者清理返還重復(fù)的部分，并以館方認(rèn)為合適的任何方式重新整理和排序所有的寄存檔案?！边@樣一來，寄存檔案可以與館藏其他檔案一樣，實(shí)行一體化管理，有利于整合檔案信息資源，使檔案信息資源的開發(fā)利用更加完整。
關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關(guān)部門的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。
1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況
到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬(wàn)多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬(wàn)余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬(wàn)余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國(guó)、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長(zhǎng)度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟?rùn)n案庫(kù)房，庫(kù)房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬(wàn)組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過長(zhǎng)或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。
2.2立檔單位的歷史沿革
積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書。
2.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊n單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。
3 積存檔案以及零散文件的整理程序
整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。
4 積存檔案以及零散文件的整理措施
最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理
在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。
4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平
檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。
5 結(jié)語(yǔ)
總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴(yán)格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎(chǔ)抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，確保其能夠?yàn)閷?shí)際工作提供更多更全面的檔案資料。
關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制
中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時(shí)代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時(shí)代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。[2]
1圖書館檔案存檔范圍和常見分類
當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國(guó)內(nèi)外其他圖書館或圖書情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。
2圖書館檔案雙軌制管理
通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價(jià)值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁(yè)碼、裝訂、編號(hào)、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會(huì)有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。
3結(jié)束語(yǔ)
在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國(guó)檔案管理的實(shí)際狀況，在未來的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理
隨著信息化社會(huì)的到來，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對(duì)原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
1并存時(shí)期的檔案管理的模式
紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，按照長(zhǎng)期總結(jié)的工作流程進(jìn)行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來會(huì)有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀(jì)中葉，國(guó)家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長(zhǎng)期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在沒有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個(gè)功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們?cè)谝恍C(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，需要做到以下幾項(xiàng)工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。
2電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的影響
簡(jiǎn)化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問題。各種觀點(diǎn)絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對(duì)所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對(duì)文書檔案的處理，還不涉及對(duì)其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因?yàn)殡娮訖n案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動(dòng)形成建庫(kù)后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊(cè)、庫(kù)存檔案統(tǒng)計(jì)、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報(bào)告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫(kù)存的庫(kù)址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫(kù)房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢(shì)。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗(yàn)。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺(tái)，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會(huì)探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語(yǔ)檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會(huì)占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。
參考文獻(xiàn)
[1]王嵐.無法回避的挑戰(zhàn)必須跨越的顛峰———迎接電子檔案的降臨[J].檔案學(xué)通訊，2000，1.
[2]琳達(dá).馬里[美國(guó)]肖永英編譯.謝倫伯格理論和計(jì)算機(jī)自動(dòng)化世界[J].山西檔案，2000，1.
[3]安素琴.國(guó)際檔案界共同關(guān)注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存[J].檔案學(xué)研究，2000，1.
關(guān)鍵詞：農(nóng)經(jīng)檔案；經(jīng)濟(jì)發(fā)展；管理問題；解決對(duì)策
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理過程中出現(xiàn)了很多全新的問題和趨勢(shì)。分析農(nóng)經(jīng)體系建設(shè)過程中存在的新問題，需要一個(gè)職能明確的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應(yīng)該針對(duì)實(shí)際的檔案管理過程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時(shí)間和操作都需要制定詳細(xì)的說明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟(jì)水平，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時(shí)也是見證農(nóng)經(jīng)工作開展過程的重要憑證，收集相應(yīng)的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對(duì)于農(nóng)經(jīng)工作開展借鑒過去的辦公經(jīng)驗(yàn)有著十分重要的作用和意義。但是在實(shí)際工作過程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重視程度不高，相應(yīng)材料的搜集積極性不足，沒有獨(dú)立的檔案存放室，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)了霉變和蟲蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實(shí)解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了全面建成小康社會(huì)的新時(shí)代，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問題。現(xiàn)階段，農(nóng)村各項(xiàng)工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時(shí)期，對(duì)農(nóng)村各項(xiàng)工作提出了全新的要求和變化，在實(shí)際工作過程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項(xiàng)工作的管理制度，認(rèn)真做好農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過程做出的積極的努力，對(duì)推動(dòng)基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案進(jìn)行管理過程中一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，這是農(nóng)村管理過程中一個(gè)比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的真實(shí)記錄，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過各種途徑進(jìn)一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少?gòu)目傮w發(fā)展情況來看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲(chǔ)存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴(yán)重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒有更換過，上級(jí)部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對(duì)農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對(duì)于經(jīng)管理部門來說，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級(jí)的農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動(dòng)以及檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現(xiàn)了丟失和無處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會(huì)的發(fā)展的需求，其未能緊跟時(shí)展的潮流合理對(duì)制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學(xué)，立卷不規(guī)范。同時(shí)，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過程中，因?yàn)闆]有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行檔案存檔和管理，對(duì)整個(gè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機(jī)制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實(shí)際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來，依據(jù)國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營(yíng)和農(nóng)村集體財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，綜合各方面意見出臺(tái)關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實(shí)施意見，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識(shí)；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進(jìn)行一次檔案檢查和部門互相檢查，對(duì)合格的單位給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的，存在的問題的單位，應(yīng)該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理?xiàng)l件首先，要保證與獨(dú)立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進(jìn)具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項(xiàng)資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時(shí)明確檔案管理的范圍和時(shí)間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過程中，會(huì)形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學(xué)檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責(zé)。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]翁貞林，阮華.新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)主體：多元模式、內(nèi)在邏輯與區(qū)域案例分析[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015（，5）：32-39.
[2]張文彬，馬維志.新常態(tài)下西吉縣農(nóng)業(yè)合作社發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2015（，15）：315.
第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對(duì)于建設(shè)管理方而言，收集上來的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標(biāo)資料、施工過程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給施工、監(jiān)理方標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫(kù)。
第二，根據(jù)“誰(shuí)建設(shè)、誰(shuí)存檔”原則，實(shí)行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫(kù)房不僅承擔(dān)著局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項(xiàng)目、專項(xiàng)資金項(xiàng)目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個(gè)局屬事業(yè)單位，目前基本每一個(gè)局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫(kù)房面積不能滿足現(xiàn)實(shí)需要的主要原因。對(duì)于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機(jī)關(guān)人員查閱、利用機(jī)率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會(huì)大大減少局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫(kù)數(shù)量。
第三，大力開展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項(xiàng)目屬于市重大項(xiàng)目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因?yàn)樵平贿M(jìn)館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對(duì)于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫(kù)房的庫(kù)存空間，一般情況下，一個(gè)水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤、光盤便可以輕松保存。
對(duì)于當(dāng)前檔案的管理制度來說，最主要的是加強(qiáng)對(duì)檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問題做了簡(jiǎn)單的敘述，并就問題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。
一、檔案管理的重要性
檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會(huì)上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類記憶的存檔器。中國(guó)五千多年的文化史是借助檔案?jìng)鞒邢聛淼模哉f做好檔案的管理工作對(duì)于人類發(fā)展的文明史來說是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過對(duì)檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國(guó)博大精深的文化發(fā)展過程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，或者說主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡(jiǎn)史，記錄時(shí)代變遷的過程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來說最為寶貴的無形資產(chǎn)。作為無形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。
檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專業(yè)性等。對(duì)于各級(jí)的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識(shí)到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會(huì)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動(dòng)、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動(dòng)的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識(shí)自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。
二、檔案管理工作中存在的困境
當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個(gè)方面：
第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說人力資源市場(chǎng)檔案管理部的人才多是沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對(duì)待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對(duì)檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。
第二、部分地區(qū)和企業(yè)對(duì)檔案的管理重視度不夠高。長(zhǎng)久以來，部分地區(qū)對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，企業(yè)對(duì)檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡(jiǎn)單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識(shí)也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對(duì)外的查檔、外調(diào)行動(dòng)了。
第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對(duì)檔案的管理工作并沒有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。
三、檔案管理中解決問題的方法
1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對(duì)干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對(duì)他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對(duì)自身專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。
2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對(duì)檔案的功能做了全新的定位。一是要對(duì)檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對(duì)檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。
3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關(guān)部門要對(duì)制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見性。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對(duì)檔案管理簡(jiǎn)約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。
4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)迅猛而來，我們?cè)趯?duì)檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來越盛行，所以說當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。
5、有檔案的管理意識(shí)。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對(duì)工作人員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)。
結(jié)語(yǔ)
總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案建設(shè)的工作勢(shì)在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]李多.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué).2005年.
[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008（24）.
[3]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志.2012（12）.
