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[關(guān)鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計(jì)算機(jī)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計(jì)算機(jī)管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。
1 辦公自動化與檔案管理
辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。
辦公自動化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。
2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向
檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，各個部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。
檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機(jī)的結(jié)合，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實(shí)現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個立卷部門獨(dú)立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準(zhǔn)確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對于不合格的案卷可利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時掌握準(zhǔn)確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求
3.1 檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高
辦公自動化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目及內(nèi)容等；③對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。
3.2 文件處理與檔案管理要求一體化
實(shí)行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計(jì)算機(jī)對其特征進(jìn)行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強(qiáng)度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。
3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高
實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
（一）檔案管理完整延續(xù)
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對其檔案價值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會對醫(yī)院進(jìn)行分級管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對各項(xiàng)檢查，真正做到有備無患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對新知識對醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
四、結(jié)束語
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結(jié)論
辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。
【關(guān)鍵詞】
辦公室；檔案管理；重要性；策略
隨著我國企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀
隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。
二、做好辦公室檔案管理的重要性
辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個企業(yè)單位的成長過程以及對其單位的未來發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。
三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略
在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對性地解決實(shí)際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。
（一）轉(zhuǎn)變管理理念。
辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業(yè)的發(fā)展將會失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過對傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>
（二）加強(qiáng)管理手段。
企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對象擴(kuò)大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。
（三）創(chuàng)新管理體制。
管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。
（四）重視人員管理。
企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識和責(zé)任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務(wù)意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。
四、結(jié)束語
通過對以上內(nèi)容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識有了更深層次的了解，認(rèn)識到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。
作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司
【參考文獻(xiàn)】
[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.
在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細(xì)記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過檔案能夠認(rèn)定關(guān)聯(lián)工作成果，對雙方合作更好進(jìn)行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認(rèn)識，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉(zhuǎn)變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對象的范圍，給整個社會服務(wù)。很多單位的檔案針對的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務(wù)，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
三、結(jié)語
1.合理性
在現(xiàn)今社會信息化的今天，很多地方對網(wǎng)絡(luò)及自動化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對辦公領(lǐng)域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務(wù)等簡單進(jìn)行了解。在一些機(jī)要部門，包括一些私營企業(yè)，整個企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業(yè)的重要信息還存儲著企業(yè)部門人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個企業(yè)的內(nèi)部部門，所以管理好檔案室是一項(xiàng)重要的工作。而辦公室中的自動化聯(lián)網(wǎng)是說在一定程度上用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)非人工的操作以及管理應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運(yùn)作成本，另一方面，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過程，少了人工參與，增強(qiáng)了真實(shí)性也提高了信息傳達(dá)和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫，計(jì)算機(jī)由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實(shí)現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點(diǎn)從負(fù)責(zé)的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗(yàn)人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。
2.客觀性
辦公的自動化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機(jī)密文件的安全性。如果檔案室實(shí)現(xiàn)自動化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進(jìn)行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺或者幾臺計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由專業(yè)部門將必要信息進(jìn)行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進(jìn)行快速的提取，為存儲及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。
二、實(shí)現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作
1.管理人員理念要現(xiàn)代
當(dāng)今檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)及其員工檔案室自動化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的必須要走出的一步。現(xiàn)代社會中，由于信息時代的高速發(fā)展，員工可以通過網(wǎng)絡(luò)及自動化聯(lián)網(wǎng)不再受到時間、地域等太多的現(xiàn)實(shí)因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關(guān)注信息的價值性及高度濃縮性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動化聯(lián)網(wǎng)可以將來自不同計(jì)算機(jī)的閱讀內(nèi)容及形式進(jìn)行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對各種資料的應(yīng)用以及調(diào)動都會大大提高效率。所以只有使這種計(jì)算機(jī)閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實(shí)地體驗(yàn)到各種服務(wù)的有效性及真實(shí)性。此時如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業(yè)實(shí)現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實(shí)施是最為重要的。
2.檔案室管理者的工作素質(zhì)的必要
