時(shí)間：2023-06-04 09:37:51
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關(guān)鍵詞：同業(yè)對標(biāo)；電力企業(yè)；指標(biāo)診斷分析；優(yōu)勢指標(biāo)；短板指標(biāo)
進(jìn)入二十一世紀(jì)，企業(yè)間的競爭更多地體現(xiàn)為效益和業(yè)績的比拼，而企業(yè)管理的作用則顯得尤為重要，同業(yè)對標(biāo)作為一種十分流行的管理工具，其原理為施樂公司首創(chuàng)的標(biāo)桿管理。標(biāo)桿管理是現(xiàn)代西方發(fā)達(dá)國家企業(yè)管理活動(dòng)中支持企業(yè)不斷改進(jìn)和獲得競爭優(yōu)勢的最重要的管理方式之一，與企業(yè)再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟一起并稱為20世紀(jì)90年代三大管理方法。2005年初，國家電網(wǎng)公司提出了建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，確定了“正視激烈競爭的電力市場，立足實(shí)際，不盲目攀比，求真務(wù)實(shí)，力求實(shí)效”的同業(yè)對標(biāo)總體要求。
開展同業(yè)對標(biāo)工作，旨在學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)理念和先進(jìn)方法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自我完善，促進(jìn)企業(yè)努力實(shí)現(xiàn)和保持一流的管理、技術(shù)、效益和服務(wù)。國網(wǎng)晉城供電公司為加快建設(shè)“電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀”的現(xiàn)代公司，推動(dòng)公司發(fā)展與電網(wǎng)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)和實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，從提高工作成效入手，加強(qiáng)對指標(biāo)定期診斷分析，制定有效的管理改進(jìn)措施，有效推動(dòng)對標(biāo)管理全面提升：
一是堅(jiān)持增強(qiáng)對標(biāo)意識與強(qiáng)化對標(biāo)責(zé)任相結(jié)合：
不斷增強(qiáng)對標(biāo)意識，讓指標(biāo)真正成為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、全員關(guān)注的重點(diǎn)。同時(shí)，細(xì)化每項(xiàng)指標(biāo)，根據(jù)全省排名情況，將指標(biāo)分為優(yōu)勢指標(biāo)、中間指標(biāo)和短板指標(biāo)，明確了各指標(biāo)的定位，把重點(diǎn)放在找不足、查原因、解難題、促提高上。明確要求，領(lǐng)先指標(biāo)高點(diǎn)起跳、擴(kuò)大優(yōu)勢，挖掘提升空間，量化目標(biāo)任務(wù)；中間指標(biāo)自加壓力、升檔進(jìn)位，明確工作任務(wù)，細(xì)化改進(jìn)措施；短板指標(biāo)深度剖析、持續(xù)改進(jìn)，深入分析原因，找準(zhǔn)癥結(jié)所在。按照“公司統(tǒng)一管理、專業(yè)歸口管理、部門分工合作”原則，將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到對應(yīng)專業(yè)部門，將對標(biāo)指標(biāo)細(xì)化到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全員、全面、全方位落實(shí)。
二是堅(jiān)持行政宏觀把握與黨務(wù)短板主抓相結(jié)合：
在國網(wǎng)晉城供電公司行政宏觀把握各項(xiàng)指標(biāo)的同時(shí)，該公司黨委將同業(yè)對標(biāo)與基層支部工作深度融合，開展“同業(yè)對標(biāo)――先鋒在行動(dòng)”主題活動(dòng)。該項(xiàng)活動(dòng)旨在通過各單位所在黨支部（小組）來主抓短板指標(biāo)的方式，與各單位宏觀把握全局指標(biāo)相結(jié)合，推動(dòng)指標(biāo)管理走上快速提升“高速路”。該項(xiàng)活動(dòng)取得了顯著成效，在第四期的三季度公布的短板指標(biāo)與上半年22項(xiàng)短板指標(biāo)相比提升率達(dá)到59.09%。
三是堅(jiān)持對標(biāo)完成數(shù)據(jù)與指標(biāo)計(jì)算規(guī)則相結(jié)合：
要做到透過現(xiàn)象認(rèn)識本質(zhì)，從只關(guān)心數(shù)據(jù)結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)槭煜ぶ笜?biāo)的計(jì)算規(guī)則，從被動(dòng)的接受結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕嵘煽?，通過對熟悉指標(biāo)規(guī)則來實(shí)現(xiàn)對指標(biāo)數(shù)據(jù)的預(yù)測和分析，通過剖析指標(biāo)公式的各項(xiàng)因數(shù)的邏輯關(guān)系，從而有針對性的進(jìn)行歸類分析，提煉出提升指標(biāo)切實(shí)有效的方法，真正達(dá)到提升指標(biāo)的完成水平，實(shí)現(xiàn)通過對標(biāo)數(shù)據(jù)反映管理成效的目的。
四是堅(jiān)持管理水平提升與綜合實(shí)力提升相結(jié)合：
山西省電力公司2013版指標(biāo)體系在業(yè)績對標(biāo)和管理對標(biāo)的指標(biāo)權(quán)重分配上，適當(dāng)加大管理對標(biāo)指標(biāo)權(quán)重。這就為今年的對標(biāo)工作指明了方向，在把握體現(xiàn)公司綜合實(shí)力的業(yè)績指標(biāo)的同時(shí)，要注重各專業(yè)的管理水平提升，將管理指標(biāo)放在工作的重要位置。通過各專業(yè)內(nèi)部管理水平的提升、人員素質(zhì)的提高、管理手段和方法的創(chuàng)新，減少管理漏洞的產(chǎn)生，在工作流程上更加科學(xué)合理，全面提升對標(biāo)個(gè)數(shù)占比72.8%的11個(gè)專業(yè)管理指標(biāo)。
五是堅(jiān)持對標(biāo)診斷工作與管理提升工作相結(jié)合：
國網(wǎng)晉城供電公司每月定期組織各部門、公司各單位開展指標(biāo)跟蹤分析，加強(qiáng)對標(biāo)指標(biāo)趨勢監(jiān)控。每季度，組織相關(guān)部門及單位召開對標(biāo)分析會，點(diǎn)評指標(biāo)變化情況，系統(tǒng)查找管理薄弱環(huán)節(jié)，明確改進(jìn)計(jì)劃和措施，交流對標(biāo)管理經(jīng)驗(yàn)。年中組織各部門、各單位對照指標(biāo)評價(jià)和分析診斷結(jié)果，針對管理薄弱環(huán)節(jié)，制訂年度管理提升工作計(jì)劃和措施，并做好逐項(xiàng)逐層分解工作。通過堅(jiān)持對標(biāo)診斷工作與管理提升工作相結(jié)合，從原因和結(jié)果兩個(gè)方向共同促進(jìn)指標(biāo)發(fā)展。
六是堅(jiān)持職能部門監(jiān)管與一線工作推進(jìn)相結(jié)合：
【關(guān)鍵詞】合同管理；風(fēng)險(xiǎn)辨識；評價(jià)
隨著我國法律的不斷健全，合同在公司當(dāng)中的地位得到了提高，合同風(fēng)險(xiǎn)的管理也成為了企業(yè)當(dāng)中的重要工作內(nèi)容。合同管理的風(fēng)險(xiǎn)辨識作為合同管理工作四個(gè)階段當(dāng)中的第一階段，其在整個(gè)合同管理工作中的作用是不言而喻的，換句話說，只有做好公司當(dāng)中的合同管理風(fēng)險(xiǎn)的辨識和評價(jià)，才能夠使合同管理工作做的有價(jià)值和有意義，通過切實(shí)有效的方法來將合同管理中的要素風(fēng)險(xiǎn)和流程風(fēng)險(xiǎn)有效的辨識出來并對其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的評價(jià)，從而保障公司的利益。
一、合同管理風(fēng)險(xiǎn)
隨著我國逐漸融入經(jīng)濟(jì)全球化競爭中，我國公司的法律意識也在逐漸的提高，公司中的法律部門地位在逐漸的上升。公司法律部門的業(yè)務(wù)主要包括兩個(gè)方面即訴訟管理和合同管理：訴訟管理的重點(diǎn)側(cè)重于事后管理，合同管理側(cè)重于事前與事中的管理。隨著我國企業(yè)觀念的改變，由重點(diǎn)關(guān)注訴訟管理在逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)楹贤芾?。合同管理的重點(diǎn)體現(xiàn)在多個(gè)方面：提升企業(yè)的整體形象是合同管理的基礎(chǔ)作用，控制企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)是合同管理的核心作用，創(chuàng)造企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益是最容易被忽略的作用，加強(qiáng)企業(yè)的管理水平是合同管理的最根本作用。
本文所研究的合同管理風(fēng)險(xiǎn)指的是，企業(yè)在管理各類合同時(shí)由于對客觀條件和未來行為的不確定性，而引發(fā)的與既定合同管理目標(biāo)各種偏離的綜合，其中包括兩種偏離方向即正偏離和負(fù)偏離。此種風(fēng)險(xiǎn)觀念針對的不是單體合同中的各種風(fēng)險(xiǎn)，而針對的是企業(yè)在合同管理過程中綜合各類合同所形成的風(fēng)險(xiǎn)管理，管理的是合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)，文中稱為合同風(fēng)險(xiǎn)管理。
二、合同管理風(fēng)險(xiǎn)辨識
按照合同管理的特點(diǎn)，合同管理風(fēng)險(xiǎn)分為兩種即合同管理中的要素風(fēng)險(xiǎn)和流程風(fēng)險(xiǎn)。
1.要素風(fēng)險(xiǎn)。辨識合同管理的要素風(fēng)險(xiǎn)使用的是專家調(diào)查表法，即通過對公司中資深的法律人員和法律的理論專家進(jìn)行深度的訪談，來辨識出影響合同管理風(fēng)險(xiǎn)中的要素風(fēng)險(xiǎn)，可以分為以下幾部分：①組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)可以劃分為四個(gè)子項(xiàng)即合同管理部門功能的健全性、公司法律顧問的能力、合同管理機(jī)構(gòu)的具體設(shè)定情況、合同管理體質(zhì)。合同管理體制考察的主要是公司客觀情況與合同管理體制是否相符，合同管理體制主要有集中管理體制和分級授權(quán)管理體制兩種，兩種管理體制有利也有弊，重點(diǎn)看的是合同管理體制是否可以促進(jìn)公司發(fā)展、保障公司運(yùn)營；②人力資源風(fēng)險(xiǎn)。人力資源風(fēng)險(xiǎn)可以劃分為六個(gè)子項(xiàng)即負(fù)率隊(duì)伍穩(wěn)定性、公司負(fù)責(zé)人法律意識、相關(guān)部門對法律工作支持程度、合同管理人員操作能力、配備法律人員充足性、合同負(fù)責(zé)人法律工作經(jīng)驗(yàn)。六個(gè)子項(xiàng)分別從高層的決策者、中層的管理者、底層的操作者的角度，來考察他們對合同管理工作的影響程度。此外人員的穩(wěn)定性和數(shù)量也是合同管理水平的重要影響因素；③合同管理制度風(fēng)險(xiǎn)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)包括三項(xiàng)內(nèi)容即管理制度的調(diào)整性、管理制度明確程度、管理制度健全程度。管理制度的調(diào)整性是指隨著時(shí)間的推移，制度是否可以及時(shí)的調(diào)整，降低制度對實(shí)踐的不適應(yīng)性；管理制度明確程度是指制度的明晰性；管理制度健全程度是指制度的全面性。④合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)。合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)可劃分為四個(gè)子項(xiàng)即業(yè)務(wù)流程的有效性、規(guī)范性、可操作性、效率性。
2.合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)辨識。合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)辨別使用的方法是業(yè)務(wù)流程法，即根據(jù)合同的業(yè)務(wù)流程，在合同的立項(xiàng)、選商、申報(bào)、審查、審批、簽訂、履行、歸檔以及合同糾紛中辨識合同的風(fēng)險(xiǎn)。部分風(fēng)險(xiǎn)因素獨(dú)立出現(xiàn)，會直接的影響到某一個(gè)決策因素；有的風(fēng)險(xiǎn)因素通過另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素會間接的影響到?jīng)Q策因素；有的風(fēng)險(xiǎn)因素會同時(shí)的影響到多個(gè)決策因素；有的決策因素會同時(shí)受到多個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的影響。
三、合同管理風(fēng)險(xiǎn)的評價(jià)
在辨識合同管理風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，采用科學(xué)的評價(jià)分析法測評企業(yè)的合同管理風(fēng)險(xiǎn)，以使管理者可以清楚的了解合同的管理難點(diǎn)和重點(diǎn)，進(jìn)而做出具有針對性的改善措施。在合同管理流程過程當(dāng)中風(fēng)險(xiǎn)主要有招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)以及合同履行風(fēng)險(xiǎn)三大類型，其具體內(nèi)容參見表一：
為了更詳細(xì)的了解合同流程風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展規(guī)律，需要從兩個(gè)維度將風(fēng)險(xiǎn)分解即風(fēng)險(xiǎn)的危害程度和風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生幾率，以便于按照風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的特點(diǎn)采取相應(yīng)的解決措施。經(jīng)過專家對招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)、合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)以及合同履行風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)中15個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分析和歸納，可將其分為5個(gè)種類：
合同風(fēng)險(xiǎn)種類及特點(diǎn)對照表（表二）
通過表二不難看出，在進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)管理過程中雖然風(fēng)險(xiǎn)種類很多，造成合同風(fēng)險(xiǎn)的因素也很多，但是只要合同管理者在合同管理制度和管理流程上加強(qiáng)對合同風(fēng)險(xiǎn)的管理，任何合同風(fēng)險(xiǎn)都是可以控制并將其幾率降到最低甚至是排除風(fēng)險(xiǎn)的。
結(jié)束語
綜上所述，合同管理風(fēng)險(xiǎn)辨識與評價(jià)作為公司合同管理工作當(dāng)中的重要內(nèi)容，其對于合同管理、公司的經(jīng)濟(jì)效益以及未來發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。本文通過對合同風(fēng)險(xiǎn)管理當(dāng)中的要素風(fēng)險(xiǎn)和流程風(fēng)險(xiǎn)辨識的分析與探討以及有效評價(jià)，從定量的角度研究了管理風(fēng)險(xiǎn)的綜合評價(jià)，總結(jié)出合同管理當(dāng)中風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)和規(guī)律，為企業(yè)合同管理人員對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的辨識和評價(jià)提供幫助，從而降低企業(yè)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。
參考文獻(xiàn)
[1]李俊松.基于影響分區(qū)的大型基坑近接建筑物施工安全風(fēng)險(xiǎn)管理研究[D].西南交通大學(xué)，2012.
首先，公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān)，各個(gè)合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰，尚待進(jìn)一步梳理及明確；其次，各個(gè)合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，不利于公司決策層和管理層全面及時(shí)地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況；此外，各個(gè)合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱，例如資金支付到賬情況、項(xiàng)目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時(shí)為了對賬花費(fèi)大量的時(shí)間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)，急需合同管理信息化手段，提供強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程，并對合同執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
2研究內(nèi)容
（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé)，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個(gè)合同承辦部門進(jìn)行面對面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會，從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，細(xì)化實(shí)施細(xì)則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個(gè)合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責(zé)；細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn)，完善合同類型分類實(shí)施細(xì)則，確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領(lǐng)性程序文件和具體實(shí)施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個(gè)階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率；統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫，提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研，認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項(xiàng)目開發(fā)等工作，達(dá)到信息化管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個(gè)環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實(shí)現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。
（3）明確商務(wù)合同平臺的使用責(zé)任，加大培訓(xùn)宣傳力度
培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分，然后針對不同層級的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn)，在公司及項(xiàng)目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
（1）合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，各個(gè)合同承辦部門普遍認(rèn)為，盡早實(shí)現(xiàn)合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大，也較容易實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是上線需求最迫切的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。
（2）明確合同承辦部門職責(zé)，完善合同管理程序體系
經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個(gè)，分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個(gè)合同承辦部門所對應(yīng)的項(xiàng)目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個(gè)合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
（1）成立合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)
穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊(duì)是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責(zé)分工有計(jì)劃地實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)。
（2）合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容
通過調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。
①合同全過程管理
通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段，通過與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規(guī)范的審批流程，進(jìn)一步防控法律風(fēng)險(xiǎn)；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請，變更申請等，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。
②合同范本管理
通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風(fēng)險(xiǎn)。
③合同對方管理
建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫，并通過與采購系統(tǒng)對接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實(shí)現(xiàn)完整的合同對方管理，對合同對方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨(dú)立性，也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。
④項(xiàng)目信息維護(hù)
對項(xiàng)目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計(jì)分析的支持，滿足通過項(xiàng)目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。
⑤合同監(jiān)督檢查
集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計(jì)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。
⑥合同監(jiān)控追蹤
集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實(shí)時(shí)查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運(yùn)行情況，包括查看所有運(yùn)行中的合同總數(shù)、異常情況及重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行信息的及時(shí)反饋、異常監(jiān)控與全面管理。
4結(jié)語
本文主要通過合同管理實(shí)踐工作，結(jié)合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經(jīng)營管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，最終達(dá)到適應(yīng)市場變化的目的?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區(qū)迅速成長的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。
【關(guān)鍵詞】
銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場
廣東、福建等省經(jīng)濟(jì)活躍、經(jīng)濟(jì)形式復(fù)雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項(xiàng)工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機(jī)構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個(gè)階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨(dú)立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨(dú)立―各省獨(dú)立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區(qū)管理時(shí)期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當(dāng)前的實(shí)際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時(shí)制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》。現(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。
1.1建立統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關(guān)、相對集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務(wù)部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運(yùn)動(dòng)員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬薪y(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機(jī)關(guān)各處室應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責(zé)清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。
制度明確規(guī)定訂立書面合同的標(biāo)準(zhǔn)要求。從基本環(huán)節(jié)控制風(fēng)險(xiǎn)。
1.2“各負(fù)其責(zé)”，嚴(yán)格“三項(xiàng)審查”制度
按照“事前預(yù)防、統(tǒng)一授權(quán)、相對集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門分別對合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合理性、可行性、合法性、嚴(yán)密性、規(guī)范性、立項(xiàng)依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進(jìn)行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。
公司簽訂合同實(shí)行分專業(yè)歸口審查、各負(fù)其責(zé)的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。對未履行三項(xiàng)審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點(diǎn)。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負(fù)擔(dān)，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側(cè)重點(diǎn)。
1.4加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的法律審查
對于招投標(biāo)類合同、投資類高風(fēng)險(xiǎn)合同，公司制度明確規(guī)定：“立項(xiàng)、選商、談判、會審、簽訂的程序進(jìn)行?！薄皩贤?xiàng)目進(jìn)行必要的考察、論證、落實(shí)資金渠道、項(xiàng)目計(jì)劃等保證合同全面履行的條件?！薄皩贤瑢Ψ疆?dāng)事人的主體資格、資信情況進(jìn)行審查?！薄斑M(jìn)行合同談判、組織招標(biāo)、投標(biāo)”。
1.5公司合同管理與招投標(biāo)工作緊密結(jié)合
廣東區(qū)公司招投標(biāo)管理制度規(guī)定：“招標(biāo)人應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書面合同”。
廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標(biāo)類別的合同審查流程設(shè)置招投標(biāo)審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行招投標(biāo)審核，達(dá)到招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而未通過招投標(biāo)審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)的情況發(fā)生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動(dòng)合同信息化管理。
把合同管理進(jìn)行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時(shí)期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當(dāng)時(shí)的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點(diǎn)，大力推動(dòng)合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓(xùn)，強(qiáng)化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強(qiáng)與當(dāng)時(shí)三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習(xí)慣、到支持認(rèn)可合同管理信息系統(tǒng)，認(rèn)識到管理三省各級合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時(shí)間、空間優(yōu)勢，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當(dāng)時(shí)最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過550個(gè)，合同系統(tǒng)運(yùn)行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點(diǎn)合同上至省級公司投資項(xiàng)目，合同運(yùn)行數(shù)量達(dá)30057份。
3 合同管理細(xì)致與效率平衡
作為一個(gè)大型企業(yè)，合同管理的細(xì)致性和對控制風(fēng)險(xiǎn)的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實(shí)際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復(fù)的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時(shí)的預(yù)防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項(xiàng)重要審查，效率高為特點(diǎn)。公司的現(xiàn)行管理制度同時(shí)也明確“歸口審查、各負(fù)其責(zé)”，在現(xiàn)在行制度的同時(shí)，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實(shí)際情況，按工作需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同 、對時(shí)限性要求高的合同，符合三項(xiàng)審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復(fù)審查。
使用標(biāo)準(zhǔn)文本、金額較小、對時(shí)限性要求高、法律關(guān)系簡單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購、零售網(wǎng)點(diǎn)銷售、零售網(wǎng)點(diǎn)維修、零售網(wǎng)點(diǎn)房屋租賃等合同，實(shí)行一級審查審批，只在二級分公司完成三項(xiàng)審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點(diǎn)4個(gè)，在承辦人及時(shí)督辦的情況下，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對于其它法律關(guān)系簡單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點(diǎn)總數(shù)一般為5個(gè)，金額小的4個(gè)。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復(fù)雜、金額大、無固定的標(biāo)準(zhǔn)文本，而實(shí)行二級審核，以嚴(yán)控各種風(fēng)險(xiǎn)。
日?？刂屏鞒萄娱L，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時(shí)常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實(shí)行審核制，流程調(diào)整由主要負(fù)責(zé)人審批，方可增加。同時(shí)，不定時(shí)安排合同審核流程檢查瘦身。達(dá)到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應(yīng)急合同審核控制
銷售企業(yè)面向市場，工作難免需要應(yīng)對“突發(fā)事件”，對時(shí)間及價(jià)格波動(dòng)異常敏感的合同也需要應(yīng)對這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個(gè)別合同事前審核不充分，事后補(bǔ)辦。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，各類人員的加入，這類情況也隨之復(fù)雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負(fù)責(zé)人的人事業(yè)績指標(biāo)考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。
5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強(qiáng)化
履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責(zé)。
合同履行是一個(gè)時(shí)時(shí)變化、需要不斷更新的動(dòng)態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時(shí)間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關(guān)性和責(zé)任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵點(diǎn)。廣東區(qū)現(xiàn)行合同管理制度，結(jié)合廣東區(qū)工作實(shí)際，明確“合同承辦單位全面負(fù)責(zé)合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責(zé)任部門，責(zé)無旁貸。
筆者結(jié)合企業(yè)調(diào)研情況，在強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理、構(gòu)建履約監(jiān)控等方面提出若干制度構(gòu)想，以深化公司內(nèi)控制度為抓手，不斷完善公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。
一、 存在問題與現(xiàn)狀
企業(yè)在訂立和履行合同時(shí)，往往偏離相關(guān)的合同法律規(guī)定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。
例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護(hù)。
其次，只是將簽訂合同當(dāng)作一種形式，沒有認(rèn)識到合同是雙方權(quán)利義務(wù)實(shí)現(xiàn)的保障書。
例如：大額、長期的設(shè)備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執(zhí)行時(shí)間長，外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境對合同的執(zhí)行往往會產(chǎn)生巨大影響。遇到鋼材漲價(jià)、銀行利率提高、通貨膨脹、供應(yīng)商生產(chǎn)能力因供不應(yīng)求而緊張等情況，供應(yīng)商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴(yán)格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認(rèn)供應(yīng)商提價(jià)要求，增加生產(chǎn)成本，否則就要面臨影響企業(yè)正常生產(chǎn)的窘境，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來隱患。
此外，經(jīng)辦部門在合同簽訂前要進(jìn)行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)的情況在履約過程中普遍存在。
二、分析及對策
（一） 進(jìn)一步增強(qiáng)合同意識，加強(qiáng)法制宣傳教育
要做好合同訂立工作，人是關(guān)鍵因素[1]。只有當(dāng)思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強(qiáng)調(diào)按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。
公司決策層應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)中增加合同管理內(nèi)容，使公司領(lǐng)導(dǎo)率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強(qiáng)化全員管理意識。
著力打造一支業(yè)務(wù)專，素質(zhì)高，能力強(qiáng)的合同管理員隊(duì)伍。合同管理的專業(yè)性、技術(shù)性都較為復(fù)雜，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，也直接影響著合同管理質(zhì)量，因此企業(yè)對合同管理人員必須從嚴(yán)要求。招聘或選調(diào)一批素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、知識面廣、責(zé)任心強(qiáng)的人員充實(shí)合同管理隊(duì)伍。可以效仿一些施工建筑行業(yè)的合同管理人員職業(yè)資格制度，建立崗位責(zé)任制，在崗位系數(shù)及薪酬方面適當(dāng)傾斜，鼓勵(lì)競爭上崗，完善崗位職責(zé)和績效考評機(jī)制，實(shí)行末位淘汰，對上崗人員組織定期學(xué)習(xí)，結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行正方面的實(shí)例分析，通過專題學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)水平、理論水平。
推行培訓(xùn)制度。邀請專家學(xué)者定期對企業(yè)員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)及考核，促進(jìn)全員合同管理素質(zhì)的提高。此外，還要加快推行相應(yīng)的合同示范文本制訂，統(tǒng)一合同統(tǒng)計(jì)臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。
（二） 科學(xué)設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)控流程與銜接環(huán)節(jié)
隨著合同關(guān)系的發(fā)展，經(jīng)辦部門辦理合同業(yè)務(wù)流程應(yīng)經(jīng)過：合同立項(xiàng)、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環(huán)節(jié)[2]（如圖1）。經(jīng)辦部門的業(yè)務(wù)流程相對應(yīng)著兩道審核監(jiān)督關(guān)卡：一是審核職能部門（企管、財(cái)務(wù)、審計(jì)、辦公室、公司領(lǐng)導(dǎo)）按管理制度規(guī)定，對合同業(yè)務(wù)可行性、規(guī)范性、合法性進(jìn)行會審會簽，對每道合同環(huán)節(jié)層層把關(guān)的管理過程；二是由紀(jì)檢部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）對全過程的業(yè)務(wù)開展和審核流程進(jìn)行廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察的再監(jiān)督過程。
圖1 合同管理內(nèi)控示意圖
除部分特殊業(yè)務(wù)（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項(xiàng)管理流程控制。換句話說，項(xiàng)目全程管理流程是由此四項(xiàng)子管理流程構(gòu)成。四項(xiàng)子管理流程必須綜合考慮審批程序，設(shè)置統(tǒng)一的審批權(quán)限，明確各職能部門的審核職責(zé)，責(zé)任到崗，落實(shí)到人。子管理流程之間銜接工作環(huán)節(jié)，如商務(wù)談判、合同交驗(yàn)等工作流程應(yīng)盡快納入流程控制范疇。將前一項(xiàng)流程控制所形成的管理記錄，作為下一項(xiàng)流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時(shí)形成資料齊全、一項(xiàng)目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態(tài)。
同時(shí)，構(gòu)建由公司經(jīng)理層統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，合同管理部門專職管理和業(yè)務(wù)部門分管負(fù)責(zé)的組織網(wǎng)絡(luò)，是形成良性互動(dòng)管理生態(tài)，強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理的基本要求。企業(yè)管理部、審計(jì)部與財(cái)務(wù)部是合同管理部門承擔(dān)著合同的綜合管理，即對業(yè)務(wù)開展具有管理職責(zé)，又負(fù)有監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的義務(wù)。而監(jiān)察部門（監(jiān)察部、廉政監(jiān)督小組）是流程控制的再監(jiān)督部門，以廉政監(jiān)督、效能監(jiān)察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項(xiàng)目進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中存在違規(guī)違紀(jì)或不按規(guī)定辦事的行為提出整改或處理意見。
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[2] 姜開勇：論企業(yè)的合同管理[J]；《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》，2008（07）
一、合同內(nèi)部控制的目標(biāo)
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理制度是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度，企業(yè)通過推行合同內(nèi)部控制，能夠有效地維護(hù)自身合法利益，規(guī)范合同管理流程，保證合同內(nèi)容、條款的完整和嚴(yán)謹(jǐn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。合同內(nèi)部控制的目標(biāo)具體體現(xiàn)在運(yùn)營目標(biāo)、財(cái)務(wù)目標(biāo)和合規(guī)目標(biāo)三個(gè)方面：
1．運(yùn)營目標(biāo)：根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)需求，在滿足時(shí)間、技術(shù)質(zhì)量要求的情況下，完成合同約定事項(xiàng)，提高合同的可靠性和執(zhí)行力，保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的順利完成。
2．財(cái)務(wù)目標(biāo)：確保資金安全，在預(yù)算范圍內(nèi)控制成本，合理安排資金。
3．合規(guī)目標(biāo)：遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序和有關(guān)流程，防止合同簽訂和執(zhí)行過程中違法違規(guī)行為的發(fā)生。
二、梳理合同管理流程
在合同管理體系建立前，有必要對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理流程進(jìn)行梳理，既要分析合同管理流程每一個(gè)環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業(yè)務(wù)流程之間的聯(lián)系。合同管理流程上游銜接的流程有項(xiàng)目立項(xiàng)流程、招投標(biāo)流程、預(yù)算審批流程等，下游與資金支付流程、驗(yàn)收流程等流程相連，在制定合同管理流程時(shí)，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現(xiàn)管理的真空。
合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準(zhǔn)備、合同談判、合同文本擬訂、合同報(bào)批審核、合同簽訂和合同分發(fā)存檔等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，需要有相應(yīng)的責(zé)任部門實(shí)施控制，其中合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的準(zhǔn)備、談判組織、文本草擬，辦理合同報(bào)批工作；審核部門負(fù)責(zé)對合同主體資格、財(cái)務(wù)事項(xiàng)、技術(shù)要求、法律風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容進(jìn)行審核，為審批人把關(guān)；審批人在授權(quán)范圍內(nèi)承擔(dān)最終審批責(zé)任。
合同簽訂后，需加強(qiáng)合同的跟蹤，保證合同權(quán)利義務(wù)的有效執(zhí)行，當(dāng)因內(nèi)部和外部環(huán)境變化，雙方無法完全按合同約定履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)商，辦理變更或解除合同，如協(xié)商不成，則進(jìn)入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補(bǔ)充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動(dòng)組成。
三、風(fēng)險(xiǎn)分析
在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的既有外部環(huán)境因素，也有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素，通過分析評估，采取必要的應(yīng)對措施，使風(fēng)險(xiǎn)控制在可以接受的范圍內(nèi)。通常情況下，外部環(huán)境因素如宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策、法律、自然災(zāi)害等因素，為不可控因素，企業(yè)在訂立合同時(shí)，需合理預(yù)測這類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，可采用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方式盡量減少可能發(fā)生的損失。內(nèi)部環(huán)境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等，導(dǎo)致的企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)按照影響結(jié)果可以劃分為營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
（一）營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)
合同管理的營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)，指企業(yè)在運(yùn)營過程中，可能由于合同管理某一環(huán)節(jié)的缺失，導(dǎo)致經(jīng)營活動(dòng)達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)甚至產(chǎn)生損失。合同管理的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)有：
1．因業(yè)務(wù)評價(jià)不正確、不完整，導(dǎo)致決策錯(cuò)誤，主要體現(xiàn)在合同需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)不一致，合同主體資格審核不當(dāng)，定價(jià)策略失誤等；
2．因合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，對合同雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任表述不清楚，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失；
3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風(fēng)險(xiǎn)；
4．違約風(fēng)險(xiǎn)：一方無法履行合同約定的義務(wù)，造成對方損失，或由于自身違約需承擔(dān)賠償責(zé)任。
（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)在合同訂立和執(zhí)行過程中，由于合同條款和合同方商業(yè)信用等原因，合同履行最終結(jié)果和預(yù)期可能會發(fā)生偏差，導(dǎo)致收益的下降或遭受經(jīng)濟(jì)損失，其主要成因有：
1．預(yù)算制定不合理，未能有效控制成本。
2．合同的支付條件和付款進(jìn)度不合理，令資金占用增加，產(chǎn)生資金損失。
3．合同各方權(quán)利義務(wù)的約定不清晰，可能產(chǎn)生額外的費(fèi)用，造成成本增加。
4．稅收風(fēng)險(xiǎn)：忽略可能產(chǎn)生的稅費(fèi)，沒有約定由哪一方承擔(dān)稅款繳納義務(wù)，導(dǎo)致費(fèi)用增加和經(jīng)濟(jì)損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發(fā)票，未進(jìn)項(xiàng)稅不能抵扣，增加了稅收負(fù)擔(dān)。
5．因合同糾紛產(chǎn)生資金損失。
（三）合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
因企業(yè)在訂立合同和履行合同時(shí)，未能遵循法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監(jiān)管處罰、重大財(cái)務(wù)損失或聲譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)。合同管理的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)有：
1.違反相關(guān)法律法規(guī)，合同被確認(rèn)無效并需承擔(dān)法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)；
2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質(zhì)，不能保證產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)；
3.沒有按流程審核或?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)，致使公司利益受損；
4.違反公司有關(guān)制度、，侵吞公司利益帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
四、控制活動(dòng)
企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制時(shí)，相關(guān)制度、流程應(yīng)覆蓋合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其需對可能產(chǎn)生較大風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵控制點(diǎn)加以重點(diǎn)關(guān)注，采取切實(shí)可行的應(yīng)對措施，使合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制。針對上述風(fēng)險(xiǎn)分析，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程控制活動(dòng)。
關(guān)鍵字：公司；合同管理；優(yōu)化
中圖分類號：C35 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
正文部分：
1.背景
目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個(gè)執(zhí)行部門各自負(fù)責(zé)，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后，進(jìn)一步明確了合同部作為公司合同統(tǒng)一歸口管理部門，過去的一年當(dāng)中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統(tǒng)一和規(guī)范現(xiàn)在公司的合同管理。這些制度和程序也執(zhí)行了一段時(shí)間，各個(gè)部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執(zhí)行過程當(dāng)中不需要不斷地結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善，以便持續(xù)提高公司的合同管理整體水平。
2.合同管理的現(xiàn)況
2.1制度和規(guī)定：目前公司的合同管理制度和規(guī)定分為兩個(gè)層面：
一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負(fù)責(zé)，目前，關(guān)于合同管理的公司層面制度有兩個(gè)，分別為《中原公司合同管理規(guī)定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規(guī)定》。
二是項(xiàng)目層面的合同管理程序，是根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況編制的。
2.2管理現(xiàn)狀：按照合同類型分別介紹如下：
2.2.1第一類 完全授權(quán)管理的合同，這包括人力資源合同和物業(yè)的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部全權(quán)管理，負(fù)責(zé)合同管理的所有事宜。
2.2.2第二類 實(shí)行備案管理的合同，主要是公司駐外機(jī)構(gòu)簽訂的合同，包括上海采購經(jīng)理部和恰?，敩F(xiàn)場經(jīng)理部，實(shí)行備案管理。
2.2.3第三類 歸口管理的合同。現(xiàn)簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：
環(huán)節(jié) 流程圖
合同評審
合同會簽
合同備案
3.優(yōu)化和建議
結(jié)合目前公司合同管理的現(xiàn)狀，調(diào)研了合同部和相關(guān)部門的一些建議和意見，在此基礎(chǔ)上，對以后如何進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司合同管理，進(jìn)行了較為深刻的分析，并提出了優(yōu)化和建議，具體如下：
3.1信息化
公司總部、恰?，敩F(xiàn)場經(jīng)理部、上海采購經(jīng)理部以及阿爾及利亞等其他駐外機(jī)構(gòu)，分處異地，形成了空間的分離，對整個(gè)公司的合同管理造成了一定困難。可以通過信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的進(jìn)行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應(yīng)能夠?qū)贤邪氖袌鲂畔⑦M(jìn)行深層次的信息統(tǒng)計(jì)分析。
目前公司的合同管理主要是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，然后由不同的部門各自負(fù)責(zé)合同的不同內(nèi)容，這樣的管理模式給企業(yè)帶來了諸多不便，合同內(nèi)容管理太分散，很容易導(dǎo)致合同的后期實(shí)施跟進(jìn)情況得不到及時(shí)準(zhǔn)確的跟蹤記錄，并且當(dāng)企業(yè)管理層要查看合同的整體情況也耗費(fèi)一定的時(shí)間精力，這于企業(yè)的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺來對公司合同進(jìn)行統(tǒng)一管理已經(jīng)勢在必行。
3.2分類分級管理
中原公司同時(shí)涉及工程、物業(yè)、國際貿(mào)易等多個(gè)行業(yè)，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、設(shè)備采購、勞動(dòng)、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進(jìn)行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現(xiàn)有的合同分類的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進(jìn)行科學(xué)合理的細(xì)化和分類，比如對于人力資源部的勞動(dòng)合同、物業(yè)經(jīng)營部的租賃合同，是可以完全授權(quán)由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部進(jìn)行合同管理；對于上海采購經(jīng)理部的設(shè)備采購類合同，根據(jù)重要性的不同，分別采取參與招投標(biāo)等合同簽訂過程、監(jiān)督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進(jìn)行合同管理；對于民用工程類的合同，可進(jìn)行流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行重點(diǎn)的、全過程的管理。
3.3加強(qiáng)合同評審和審批
不少合同風(fēng)險(xiǎn)，主要還是集中的合同簽訂前的過程當(dāng)中，而想要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，合同的評審和審批是兩個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。也正是因?yàn)槿绱?，在過去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強(qiáng)合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個(gè)流程環(huán)節(jié)固化了下來。但是，還是存在著很多細(xì)節(jié)的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進(jìn)一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經(jīng)驗(yàn)的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進(jìn)新軟件；二是結(jié)合合同管理軟件和實(shí)際情況進(jìn)一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進(jìn)行會議評審等。
3.4合同專用章需要統(tǒng)一歸口管理
目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負(fù)責(zé)，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負(fù)責(zé)解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權(quán)限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個(gè)統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)?？紤]到《中原公司授權(quán)管理規(guī)定》規(guī)定較為明確，且經(jīng)過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規(guī)定使用合同專用章和修改相應(yīng)的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統(tǒng)一。
3.5合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化
中原公司合同管理嚴(yán)格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規(guī)和相應(yīng)的示范文本，結(jié)合自身的實(shí)際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應(yīng)該說一個(gè)趨勢。這么做的意義有以下幾點(diǎn)好處：
1.最大限度的保護(hù)中原公司的利益，規(guī)避潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。
中原有了自己的合同范本后，各個(gè)部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項(xiàng)合同條款、盡早識別和規(guī)避其中合同風(fēng)險(xiǎn)，避免公司遭受不必要的損失
2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。
3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。
其實(shí)，建立合同范本的難度應(yīng)該說并不是很大，比如設(shè)備采購、物業(yè)租賃以及一些合同已經(jīng)有了自己的合同范本，可以根據(jù)合同不同類型，由合同各個(gè)執(zhí)行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。
3.6對駐外機(jī)構(gòu)的合同管理
對于駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的各類合同，包括采購經(jīng)理部、現(xiàn)場經(jīng)理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經(jīng)理部設(shè)在上海，下設(shè)有合同、計(jì)劃、質(zhì)保及相關(guān)專業(yè)等多個(gè)部門，人員配備比較完善。且在以往過程當(dāng)中都是由公司領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，合同的訂立和實(shí)施是由采購部自行實(shí)施，合同部并沒有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的管理。目前，對于這部分合同主要是實(shí)行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。
從宏觀上分析來看，駐外機(jī)構(gòu)涉及的合同，主要還是上海采購經(jīng)理部負(fù)責(zé)的設(shè)備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設(shè)備制造周期比較長，對工程進(jìn)展有重大影響，同時(shí)也是影響中原公司主要的經(jīng)濟(jì)效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進(jìn)行管理：
第一，繼續(xù)實(shí)行備案管理，保證合同信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；
第二，對于重要設(shè)備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設(shè)備，比如主合同規(guī)定的25項(xiàng)重要設(shè)備，可以參與這些設(shè)備的招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關(guān)鍵設(shè)備，如壓力容器、主泵、蒸發(fā)器等可參與設(shè)備見證點(diǎn)的見證，對合同執(zhí)行過程中重要節(jié)點(diǎn)的支付進(jìn)行復(fù)核；
第三，對于其他一般設(shè)備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進(jìn)度影響不大。可以結(jié)合公司的稽核，對設(shè)備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進(jìn)行定期和不定期的檢查。
4.結(jié)束語
綜上所述，中原公司在工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，是以工程總承包的角色，來進(jìn)行工程項(xiàng)目管理。上游與業(yè)主簽訂總承包合同，下游與設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項(xiàng)目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強(qiáng)和規(guī)范公司的合同管理，對于加強(qiáng)公司風(fēng)險(xiǎn)管理、提升公司項(xiàng)目管理水平、完成公司戰(zhàn)略目標(biāo)都有著重要意義。
參考文獻(xiàn)（宋體五號字，多倍行距設(shè)置時(shí)1.5，以下給出個(gè)示范文）
[1]烏云娜，項(xiàng)目采購與合同管理，北京：電子工業(yè)出版社，2006：18-27
