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關(guān)鍵詞：合同管理；信息化；現(xiàn)狀與不足；平臺建設(shè)
一、合同管理概述
合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護?！吨腥A人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟行為都通過合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計分析的全方位管理，合同管理水平的高低對企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來的規(guī)范性非常重要。
合同管理工作對項目的進度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說是項目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。
二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足
傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于合同標的物種類繁多、業(yè)務(wù)量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門眾多，很容易造成信息不集中，實時性不強，導致各部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費時費力等問題，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：
1.合同執(zhí)行管控能力不強
企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大、專業(yè)分類細、經(jīng)辦合同多時，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實際履約狀況、項目進度、經(jīng)費執(zhí)行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進行統(tǒng)計和分析，采用手工管理合同時，由于企業(yè)內(nèi)部各部門對合同的關(guān)注點不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費大量的時間。
3.缺少預警機制
財務(wù)部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進度密切相關(guān)，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對合同進度、經(jīng)費支付等關(guān)鍵節(jié)點的預警，不能幫助企業(yè)進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規(guī)范化、標準化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強監(jiān)管、強化服務(wù)、透明信息的原則要求，強化各級管理部門的職能分配，做到職權(quán)清晰，責任明確，嚴格按規(guī)定程序?qū)徟k理，并能建立相關(guān)部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，可實現(xiàn)企業(yè)總部對項目合同管理的動態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領(lǐng)導和各管理部門實時、全面掌握項目進展情況，實現(xiàn)信息共享，并為及時收集、分析項目數(shù)據(jù)信息打好基礎(chǔ)，為領(lǐng)導決策提供準確有效的數(shù)據(jù)支持。
通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)企業(yè)對總包合同的計量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實現(xiàn)對分包合同、物資設(shè)備采購合同的招議標、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。
合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來極大的便利，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下五個方面：
1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風。
合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關(guān)聯(lián)，只有進行有效監(jiān)督，才能防止不正之風與職務(wù)犯罪。合同管理信息化通過網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業(yè)財產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好風氣。
2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉(zhuǎn)變，合同管理的重復工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進企業(yè)管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。
合同管理信息化能提高企業(yè)對成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫存占用資金，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，加強對供應商的約束和平衡，促進公司降本增效。
4.加強過程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時間等具體內(nèi)容反映合同的實際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)審核效率、強化過程監(jiān)管能力、加強數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項信息真實有效。
通過信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為合同招標談判及成本預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
四、如何建設(shè)合同管理信息化平臺
合同管理信息化必須以合同為主線，以費用為中心，以解決實際業(yè)務(wù)管理中的問題為主導，實現(xiàn)對合同全周期的管理，實現(xiàn)對合同執(zhí)行狀況動態(tài)跟蹤，實現(xiàn)預算管理、成本控制、資金收支實時監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺建設(shè)，將合同的訂立、計價、支付及查詢等管理要求有機結(jié)合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎(chǔ)性信息。主要包括合同擬制會簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項目進度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計分析管理等分項建設(shè)。
合同擬制會簽審批管理：系統(tǒng)平臺提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫中選擇對應的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項和可選項，確定合同草案時，系統(tǒng)自動檢測合同要素必須項是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對保存后的合同，根據(jù)合同編號規(guī)則進行編號，完成合同文本擬制和項目立項。合同進入企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權(quán)限及順序劃分，保留審批過程中各個審批人員的審批意見，完成合同草案審批會簽。
合同文件管理：將與合同相關(guān)的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術(shù)協(xié)議、變更文件等內(nèi)容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導入信息化平臺進行存檔，相關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同文本相關(guān)資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而實現(xiàn)合同變更過程管理的有據(jù)可查、權(quán)責清晰。合同變更管理分項可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動生成變更清單，生成變更詳情表，并及時反映變更后的合同費用、項目進度要求、技術(shù)條款變化等變更情況。
項目進度管理：明確記錄合同規(guī)定項目進度，并與實際進度情況進行對比，在項目重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點的前期提醒，實現(xiàn)了控制關(guān)口前移，使合同管理由事后被動防范轉(zhuǎn)為事前主動防范，便于項目管理人員、技術(shù)人員及時了解合同執(zhí)行情況，做出相應進度調(diào)整。
合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點安排、智能提醒收付款等子項，根據(jù)合同信息細化合同支付方式、資金來源、預算安排，幫助企業(yè)進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
統(tǒng)計分析管理：自定義統(tǒng)計條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計方式，從不同角度對系統(tǒng)平臺中的數(shù)據(jù)進行收集、整理、統(tǒng)計分析，自動輸出統(tǒng)計結(jié)果，輔助經(jīng)營決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟運行、經(jīng)營管理、防范經(jīng)營風險中，發(fā)揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設(shè)工作，除按步驟精心組織外，還需關(guān)注以下幾點：
1.做好管理平臺首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
管理平臺首期上線運行一段時間后，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對操作界面和細節(jié)會提出不少優(yōu)化建議，應將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。
2.實現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點，就是實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實現(xiàn)這一點，將是對信息化管理平臺資源的極大浪費。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財務(wù)、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺開發(fā)時需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準確性和及時性，提高軟件的管控作用。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門，受集團委托負責授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理，主要負責以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負責集團9個生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負責設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計劃申報、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標和設(shè)備的出廠驗收。二是負責租賃設(shè)備的修理，其中大修部分由集團統(tǒng)一計劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對系統(tǒng)進行了技術(shù)升級。系統(tǒng)運行模式是，根據(jù)集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內(nèi)容包括配件的型號規(guī)格、招標價、入庫價、供應商等，系統(tǒng)自動記錄合同的履行狀態(tài)，通過合同臺賬監(jiān)測合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統(tǒng)計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺是該合同管理信息系統(tǒng)的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進行編號，編號規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數(shù)字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設(shè)備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設(shè)計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)了應用級的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規(guī)范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結(jié)”的主動式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設(shè)備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴格執(zhí)行招標采購價格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責，提高管理規(guī)范化水平。
（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長、技術(shù)科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。
（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負責，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責令重新填寫;管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關(guān);公司法律顧問主要負責對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復審;公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進行把關(guān);公司經(jīng)理負責對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。
（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務(wù)科室負責人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂;對按照規(guī)定屬于復審部分的合同內(nèi)容，認為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設(shè)備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務(wù)科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標準的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領(lǐng)導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業(yè)知識和技能差別很大。系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)應用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業(yè)人員組成;因為合同的大部分內(nèi)容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結(jié)合的方式，讓員工在短時間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設(shè)計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)了應用級的互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層；各礦、廠信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規(guī)范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結(jié)”的主動式控制的轉(zhuǎn)變；在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉(zhuǎn)變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設(shè)備租賃公司進一
步提高合同管理信息化水平的建議如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴格執(zhí)行招標采購價格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況；二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責，提高管理規(guī)范化水平。（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行；設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長、技術(shù)科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負責，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責令重新填寫；管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關(guān)；公司法律顧問主要負責對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復審；公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進行把關(guān)；公司經(jīng)理負責對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務(wù)科室負責人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂；對按照規(guī)定屬于復審部分的合同內(nèi)容，認為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā)；合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設(shè)備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務(wù)科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標準的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領(lǐng)導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整工作計劃；合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況；合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。（2）合同文件管理模塊：進行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索；選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時更新查閱；常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷；其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。
關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優(yōu)勢
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術(shù)應用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應現(xiàn)代化管理的需要，增強建筑施工企業(yè)的競爭實力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個過程中，對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關(guān)重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內(nèi)容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級單位業(yè)務(wù)人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。
5.實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風險，總結(jié)經(jīng)驗。同時，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評審，加強了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價人員關(guān)注合同條件的局面，加強了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓，系統(tǒng)試運行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級單位應充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。
3.通過良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會根據(jù)管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項事務(wù)中環(huán)節(jié)活動間的流轉(zhuǎn)過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關(guān)鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在
合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個方面：
1.實現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享。同時保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財務(wù)、造價、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權(quán)，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標的實現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術(shù)、質(zhì)量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風險的發(fā)生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產(chǎn)生的風險源，對風險產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業(yè)務(wù)的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預案，快速、及時地處理，避免事態(tài)的擴大。
四、結(jié)束語
為了實現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細化管理大步邁進，企業(yè)良性發(fā)展的同時也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會貢獻了一份力量。
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關(guān)鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風險防范的一項重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術(shù)適時的應用到合同管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)合同申報、審查、簽訂、結(jié)算和歸檔查詢等各項業(yè)務(wù)的有機整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達到質(zhì)的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應用，推動了全國乃至世界范圍內(nèi)的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉(zhuǎn)變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進行技術(shù)改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現(xiàn)，推動經(jīng)濟的結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強企業(yè)的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結(jié)果，同時也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進工業(yè)化的進程和發(fā)展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運用信息化手段進行合同管理是法務(wù)人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓使得企業(yè)也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內(nèi)部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強化企業(yè)的風險防范意識，使合同管理邁上一個規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的嶄新臺階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權(quán)、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設(shè)定職能，責任落實，公司內(nèi)部各部門間協(xié)調(diào)配合，形成一個上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業(yè)內(nèi)部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長期以來一直采用的都是紙質(zhì)合同，而合同生效往往需要各相關(guān)職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴重影響工作的效率和進度，有時可能會造成貽誤商機，甚至造成經(jīng)濟損失，而紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當下企業(yè)關(guān)注的新課題，建設(shè)符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行，在一定程度上促進了合同管理的標準化，比如：物資采購、工程設(shè)計、工程施工、運輸和設(shè)備維修保養(yǎng)等六大文本。為實現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎(chǔ)，同時也加快了合同管理方式的轉(zhuǎn)型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務(wù)的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實，積極參與到合同管理的工作當中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃婪叮瑢崿F(xiàn)風險控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設(shè)置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前，許多企業(yè)都對于合同管理的信息化高度重視，從實際出發(fā)，積極探索信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而建立健全的、規(guī)范和標準化的合同管理體系，進而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進和應用先進的科技手段，加快我國信息化的建設(shè)步伐，為各企業(yè)提供有力的技術(shù)支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網(wǎng)絡(luò)，既提高了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率同時也提升了網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉(zhuǎn)的進程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內(nèi)網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領(lǐng)導層應積極支持，各信息管理部門也應全力的配合，有針對性的了解國內(nèi)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和水平，對現(xiàn)行單位進行資料調(diào)研和實地考察，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部自身的發(fā)展特點來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠為企業(yè)提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責。比如：轉(zhuǎn)授權(quán)功能就可以解決人員職位變動和人員調(diào)動、出差等授權(quán)權(quán)限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設(shè)置有關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以查閱的資料；合同統(tǒng)計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分，每個合同設(shè)定一個編號，方便統(tǒng)計和查找等等。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點多面廣的問題，成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞:合同管理;信息化;出路
當前，信息化技術(shù)已經(jīng)被全面地應用于社會各個領(lǐng)域建設(shè)當中。作為企業(yè)管理工作中的一分子，合同管理工作的進一步發(fā)展自然需要依賴信息技術(shù)的作用發(fā)揮。雖然當前大部分企業(yè)已基本實現(xiàn)合同管理的信息化運用，但其中仍然存在很多需要改進的方面，為了進一步提升企業(yè)合同管理信息化建設(shè)水平，企業(yè)必須要站在科學發(fā)展觀的高度之上，制訂更為科學、全面的優(yōu)化方案。
一、探討合同管理信息化建設(shè)的必要性及價值
(一)合同管理信息化是企業(yè)合同管理工作發(fā)展到一定階段的必然選擇隨著科學技術(shù)的不斷進步，有力地推動了企業(yè)合同管理工作的建設(shè)發(fā)展，而在這個過程中，信息化技術(shù)起到了重要的價值。通過對信息技術(shù)的運用，改變了企業(yè)合同管理以往對人力的過度依賴，顯著地提高了合同管理的質(zhì)量與效率，使企業(yè)合同管理得以上升到一個新的高度。由此可見，信息化的合同管理才是當前企業(yè)合同管理建設(shè)的新方向，更是企業(yè)合同管理發(fā)展到一定階段的必然選擇。
(二)合同管理信息化是企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要信息化管理是現(xiàn)代化管理建設(shè)的重要標志之一，也是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必然選擇，而合同管理作為企業(yè)管理工作中的一分子，只有當其實現(xiàn)了信息化建設(shè)之后，才能夠使企業(yè)的管理工作成為一個全面的整體。首先，信息化的合同管理更加科學規(guī)范，可以有效降低合同管理過程中的失誤，提高企業(yè)合同管理質(zhì)量，保證合同管理工作的有序進行;其次，信息化合同管理可以使企業(yè)合同管理上升到技術(shù)高度，這也是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展朝著現(xiàn)代化方向邁進的重要標志之一。
(三)提高安全系數(shù)，保證企業(yè)經(jīng)濟利益合同是企業(yè)發(fā)展中的重要文件，如果丟失或者被盜取，將會直接造成企業(yè)的經(jīng)濟損失，因此，確保合同安全是企業(yè)合同管理的重中之重。而信息化的合同管理則有利于進一步提高企業(yè)合同的安全性，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。在傳統(tǒng)合同管理模式下，合同都是由合同管理人員線下保管，這對合同管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力考驗是比較高的，極易發(fā)生管理疏漏和合同保管不當?shù)葐栴}，信息化的合同管理會將合同以數(shù)字化的形式儲存在電腦中，而且大多需要進行登陸驗證才能夠獲取到合同信息，因此極大地提高了合同的安全性和保密性。
二、企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的建議探討
(一)建立良好的合同管理信息化發(fā)展氛圍首先，很多企業(yè)并未將信息化全面應用于合同管理工作當中，對信息化的應用大多只停留在硬件配套設(shè)施上，殊不知合同管理人員的信息化水平、合同管理信息化系統(tǒng)安全維護等才是建設(shè)的重點。所以企業(yè)在合同管理信息化建設(shè)中要逐步提高合同管理人員的信息化運用能力及信息化系統(tǒng)的高度;其次，企業(yè)領(lǐng)導要積極引領(lǐng)企業(yè)全員參與到合同管理的信息化建設(shè)中去，為合同管理信息化建設(shè)培育良好的發(fā)展氛圍。
(二)以信息化武裝企業(yè)合同管理隊伍首先，企業(yè)要建立健全合同管理信息化培訓機制，加快對合同管理人員的信息化技術(shù)培訓力度，通過完善的培訓計劃與流程，腳踏實地地開展培訓工作，提高合同管理人員的信息化應用思維。其次，將合同管理信息化納入合同管理人員績效考核當中，通過與其自身利益相掛鉤的方法，進一步增強合同管理人員對信息化合同管理的認識與重視。
(三)做好信息系統(tǒng)安全維護雖然信息化的合同管理可以進一步提升企業(yè)合同的安全性，但不可否認的是信息化合同管理同樣具有一定的風險隱患，很多企業(yè)在構(gòu)建合同管理信息平臺時由于忽視了安全維護工作，致使公司合同被盜，重要信息丟失等。所以企業(yè)必須要做好合同管理信息系統(tǒng)的安全維護工作，避免合同管理風險的出現(xiàn)，企業(yè)要安裝最新的殺毒軟件，避免網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，攔截網(wǎng)絡(luò)病毒，建立起強大的企業(yè)合同管理信息平臺，從而在安全的環(huán)境下開展合同管理工作。
三、結(jié)語
企業(yè)要學會用信息化手段不斷提高合同管理水平，保證合同規(guī)范及高效的簽訂和履行，有效防范法律風險、優(yōu)化管理、降低成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
參考文獻:
【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程 合同管理 信息化
眾所周知，建設(shè)工程合同是項目管理的重點，合同中不僅包含項目在建設(shè)階段的整體目標，也關(guān)系到質(zhì)量控制、進度管理、成本核算等方面的問題，對于把握整個施工節(jié)奏，減少管理漏洞都有直接的關(guān)系。但是，以往的工程合同管理方式過于老套，資料長時間的存放會出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃的問題，且一旦信息丟失則沒有恢復的可能，不便于查詢和統(tǒng)計。隨著信息技術(shù)的推廣，利用信息化技術(shù)對建設(shè)工程合同加以管理，有助于推進信息工程的建設(shè)，在突出技術(shù)優(yōu)勢的同時更好的迎接大數(shù)據(jù)時代的到來，將合同輸入資料庫，用信息化的手段保存下來，完善管理水平。
一、信息化管理建設(shè)工程合同的重要性
近年來，信息技術(shù)深入推廣和廣泛實施，在建設(shè)工程合同管理上落實嚴格管控，突出信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以彌補原有管理模式的不足，在市場經(jīng)濟活躍的狀態(tài)下，減輕工作量，減少工作時長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質(zhì)資料的同時以網(wǎng)絡(luò)的形式保存下來，做好備份，防止出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。
其次，建設(shè)工程合同管理以信息化的方式進行，可以縮短工作時長，減少工作量，在查詢數(shù)據(jù)和信息的時候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進展發(fā)生一系列變化，建設(shè)材料、人員、維修進度等的變化也使得合同管理處于動態(tài)的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術(shù)融合，動態(tài)監(jiān)管施工，提高經(jīng)濟效益。
二、目前建設(shè)工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設(shè)工程合同管理實施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統(tǒng)理念的影響，目前我國應用于信息化建設(shè)中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設(shè)單位沒有明確審批的規(guī)范化流程，權(quán)利存在交叉和錯位的現(xiàn)象，造成了信息化管理不嚴格的問題。
（二）信息化管理不規(guī)范
所謂的信息化管理不規(guī)范，一是說在整個工程合同管理中沒有建立一個大的管理框架，缺乏系統(tǒng)的管理體系，相關(guān)人員的具體工作也就缺乏指導；二是說，在管理過程中，建設(shè)工程涉及到的材料、人員、設(shè)備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規(guī)范性。
（三）合同管理人員的技術(shù)水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠?qū)嵭械幕A(chǔ)，還要有高素質(zhì)的人才作保證。然而，目前我國的建設(shè)工程合同管理人員在整個質(zhì)量上存在較大的差異。有些建設(shè)工程資金多、管理嚴格，合同管理者基本上都接受過專業(yè)的學習，專業(yè)素養(yǎng)強，道德修養(yǎng)好。相反，有些小企業(yè)由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農(nóng)民工替代，他們的專業(yè)水平不高，學習能力也差。
三、建設(shè)工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設(shè)工程合同管理在信息化技術(shù)使用中存在的不足，就必須結(jié)合實際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實施控制模塊是對工程實施過程中質(zhì)量、M用以及進度等多個方面信息不間斷地分析與進行動態(tài)的監(jiān)督與管理，將合同計劃目標作為標準，對合同實施結(jié)果進行比對，找出其中不同的地方，進而對合同實施計劃進行調(diào)整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實施過程中通常會出現(xiàn)的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費用進行計算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進行計算，同時變更與原合同的對照表，及時將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展離不開信息化系統(tǒng)和信息化技術(shù)的支撐，信息技術(shù)在建筑行業(yè)的廣泛應用，為合同管理信息化系統(tǒng)的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業(yè)要在合同管理中大力引進計算機技術(shù)，加大軟件#硬件設(shè)施的應用力度，并在分步推行的基礎(chǔ)上開發(fā)合同管理信息化系統(tǒng)，然后以點帶面加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度，進而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應用效率，強化對建筑工程現(xiàn)場的監(jiān)控和管理，進而提高建筑工程企業(yè)的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養(yǎng)
合同管理人員的能力和水平是保證建設(shè)工程合同嚴格管理的基礎(chǔ)，也是落實好相關(guān)制度的根本。信息化技術(shù)的普及和應用，也與人員的素質(zhì)息息相關(guān)。對此，企業(yè)要做好人員的教育工作，定期組織學習，讓他們掌握先進的信息管理技術(shù)。此外，在招聘中也要選擇有經(jīng)驗的、接受過專業(yè)學習的學生進入合同管理部門，培養(yǎng)先進的管理者。
結(jié)束語
推進建設(shè)工程合同管理信息化建設(shè)就是把傳統(tǒng)企業(yè)對建設(shè)工程合同管理與現(xiàn)代信息技術(shù)做到緊密結(jié)合，巧妙地找到和應用與現(xiàn)代信息技術(shù)的契合點。在推廣信息化管理的過程中，要以相關(guān)制度為基礎(chǔ)，引進先進的技術(shù)手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
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