時(shí)間：2023-06-06 15:45:35
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【關(guān)鍵詞】流程管理；電子檔案；管理系統(tǒng)；運(yùn)用
檔案資源是目前各領(lǐng)域中的重要資源，隨著時(shí)代變遷，檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發(fā)生了一定的變化，電子檔案得到了大量的運(yùn)用。很多檔案館開始將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案形式，再加上以電子檔案形式產(chǎn)生的新檔案不斷出現(xiàn)，使電子檔案的管理工作難度隨之增大，電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理也愈發(fā)受到管理人員的重視。
一、電子檔案管理系統(tǒng)中流程管理簡述
電子檔案管理系統(tǒng)中的流程管理是一種較為科學(xué)的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的，將電子檔案的輸入轉(zhuǎn)變成有價(jià)值的輸出活動(dòng)。通過流程管理，能夠促進(jìn)電子檔案輸入、輸出流程的優(yōu)化和規(guī)范化，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。一般來講，流程主要包含用戶、價(jià)值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、活動(dòng)等要素。為了進(jìn)一步推動(dòng)山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運(yùn)行，山東省檔案局下發(fā)了關(guān)于印發(fā)《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》的通知（以下簡稱《辦法》）。并規(guī)定此《辦法》與2016年6月1日正式實(shí)施，有效期至2021年5月31日，要求各單位嚴(yán)格落實(shí)。
二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用
電子檔案流程管理運(yùn)用對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)意義重大，因而，其運(yùn)用需要工作人員尤為重視。在系統(tǒng)的建設(shè)中，工作人員需要將更新傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程作為首要任務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案資源收集、對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理、開發(fā)運(yùn)用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵循《辦法》規(guī)定，在檔案資源收集方面，省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理方面，應(yīng)保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發(fā)利用方面，為保證其能夠充分滿足使用者需求，在電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格遵照人性化要求，根據(jù)使用者需求實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的有序建設(shè)，并隨著使用者需求的變化，不斷調(diào)整業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步優(yōu)化，規(guī)范電子檔案資源建設(shè)。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本和風(fēng)險(xiǎn)。在建設(shè)過程中，需要將電子檔案按照《辦法》要求進(jìn)行安全儲(chǔ)存，以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號(hào)作為儲(chǔ)存后電子檔案的唯一標(biāo)識(shí)符。檔號(hào)按照全宗號(hào)、門類代碼、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號(hào)的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時(shí)，不同類型的電子檔案應(yīng)按照不同的格式進(jìn)行保存，例如照片類電子檔案在保存時(shí)，需要采用JPEG、TIFF格式，像素?cái)?shù)應(yīng)為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時(shí)，需要采用MP3、WAV格式，且其采樣率應(yīng)在44.1kHz及以上。同時(shí)，應(yīng)利用流程管理對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，以增強(qiáng)管理有效性，盡可能地減少建設(shè)成本。最后，工作人員還應(yīng)結(jié)合流程管理理論，建立電子檔案管理系統(tǒng)模型。根據(jù)模型，遵循《辦法》要求，按照電子檔案的種類、歸檔時(shí)間等，對(duì)檔案進(jìn)行收集，并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)輸入信息，對(duì)檔案自行歸類。隨后，由檔案館組建專家小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進(jìn)行明確，并由專門人員對(duì)所收集檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并對(duì)處理后的電子檔案進(jìn)行整理，例如按照《辦法》對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引、加密等。隨后，檔案館進(jìn)行電子檔案的開發(fā)運(yùn)用，對(duì)庫存信息資源解密，對(duì)擬公開的內(nèi)容等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、篩選，避免出現(xiàn)不可公開電子檔案被公開的情況。最后，檔案館需要設(shè)置電子檔案的訪問權(quán)限，做好更新維護(hù)工作以及電子檔案的備份工作。同時(shí)，為了更加符合流程管理精細(xì)、高效的特點(diǎn)，可以將整個(gè)系統(tǒng)細(xì)分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理、編研出版、公布前篩選、數(shù)據(jù)庫備份維護(hù)等七個(gè)流程。
三、結(jié)論
電子檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的核心部分，而流程管理學(xué)能夠優(yōu)化檔案館業(yè)務(wù)流程，降低系統(tǒng)建設(shè)成本及風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)系統(tǒng)的可持續(xù)開發(fā)。因而，在當(dāng)前信息技術(shù)普遍運(yùn)用的形勢(shì)下，為促進(jìn)檔案館信息化建設(shè)，提升檔案的完整性與真實(shí)性，增加檔案管理的有效性，檔案館還需要積極運(yùn)用流程管理，規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格控制從檔案收集到檔案開發(fā)運(yùn)用的全過程，遵循《辦法》要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全管理和運(yùn)用，以促進(jìn)檔案館的持續(xù)、健康發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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商業(yè)銀行開展持續(xù)審計(jì)包括：商業(yè)銀行運(yùn)用內(nèi)審經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)計(jì)算機(jī)模型：將之嵌入到持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)中去：內(nèi)審人員按照持續(xù)審計(jì)任務(wù)開展常態(tài)化及時(shí)審計(jì)；定期進(jìn)行產(chǎn)品和服務(wù)全風(fēng)險(xiǎn)覆蓋的內(nèi)控審計(jì)，持續(xù)改進(jìn)計(jì)算機(jī)模型。
一、商業(yè)銀行運(yùn)用內(nèi)審經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)計(jì)算機(jī)模型
在該步驟主要運(yùn)用的審計(jì)技術(shù)是審計(jì)重要性水平的測定（可結(jié)合PPS抽樣）和審計(jì)分析程序。運(yùn)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是計(jì)算機(jī)編程。該步驟依據(jù)“持續(xù)審計(jì)”的定義來確定“相關(guān)被審計(jì)事項(xiàng)發(fā)生”的情況。下面結(jié)合實(shí)例進(jìn)行分析。
1.重要性模型。設(shè)計(jì)該模型主要考慮內(nèi)審人員對(duì)于行內(nèi)開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)重要性水平的認(rèn)定，重要性水平可以設(shè)定為必審項(xiàng)和審計(jì)項(xiàng)兩類。第一類必審項(xiàng)重要性水平，比如內(nèi)審人員認(rèn)為單筆超過一千萬元的集中采購項(xiàng)目為重要且必須要審計(jì)，那么“集中采購子模型”就可以設(shè)定一千萬元為閾值，對(duì)于單筆集中采購項(xiàng)目標(biāo)的超過一千萬元的，就可以自動(dòng)篩選出來，持續(xù)審計(jì)流程系統(tǒng)將生成“及時(shí)審計(jì)任務(wù)單”，分配任務(wù)后，由內(nèi)審人員全程跟蹤該集中采購項(xiàng)目，最后形成審計(jì)報(bào)告。第二類抽樣審計(jì)項(xiàng)重要性水平，可以結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)控制重要性水平進(jìn)行設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)后由計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行PPS抽樣，確定具體的審計(jì)事項(xiàng)。比如“大額個(gè)貸重要性模型”的設(shè)計(jì)：風(fēng)險(xiǎn)控制要求，同一身份證號(hào)的客戶發(fā)生的所有個(gè)人住房貸款、消費(fèi)貸款、助業(yè)貸款等，單筆或累計(jì)超過50萬元的，都需要兩個(gè)專職貸款負(fù)責(zé)人審批，且在設(shè)計(jì)“大額個(gè)貸重要性模型”時(shí)可將閾值設(shè)定為50萬元，該模型可以每周、每旬、每月運(yùn)行一次，具體運(yùn)行頻次由持續(xù)審計(jì)計(jì)劃決定，這樣確定的貸款可能有很多筆，因此，在設(shè)計(jì)“大額個(gè)貸重要性模型”編程時(shí)，編入計(jì)算機(jī)輔助PPS抽樣相關(guān)程序。
2.審計(jì)經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｐ?。設(shè)計(jì)該類模型的總體思想是：將銀行的案件、審計(jì)發(fā)現(xiàn)以及審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息疑點(diǎn)，或者直接定位差錯(cuò)。例如，疑似假個(gè)貸模型——同質(zhì)子模型的設(shè)計(jì)主要是運(yùn)用Match函數(shù)。不同的借款人客戶信息相同.如同一樓盤或汽車經(jīng)銷商，有多個(gè)不同借款客戶為同一單位：多個(gè)客戶的聯(lián)系電話、個(gè)人貸款對(duì)賬單地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一樓盤或汽車經(jīng)銷商，三筆以上貸款連續(xù)拖欠期數(shù)相同：多名借款人是銷售商或員工；多筆貸款（不同客戶）還款來源于同一個(gè)人賬戶；多筆貸款（不同客戶）發(fā)放后轉(zhuǎn)入同一單位（非房地產(chǎn)公司、汽車經(jīng)銷商）或個(gè)人賬戶。上述都是反常情況，有可能是假個(gè)貸.而上述情況是內(nèi)審人員審計(jì)出假個(gè)貸或者是假個(gè)貸案發(fā)之后所總結(jié)出的假個(gè)貸數(shù)據(jù)特征。該子模型的設(shè)計(jì)思路是：比對(duì)客戶貸款信息，找出不同客戶的相同信息，從而找出高度同質(zhì)性貸款，即疑似假個(gè)貸。
該類模型是分析程序在內(nèi)審中通過計(jì)算機(jī)程序運(yùn)行實(shí)現(xiàn)，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”數(shù)據(jù)（疑點(diǎn)）。分析程序還可以實(shí)現(xiàn)差錯(cuò)的直接定位，比如“個(gè)人信貸資金流向投資市場模型”的設(shè)計(jì)思路：比對(duì)客戶發(fā)放貸款賬號(hào)與客戶本人及其密切關(guān)系人的證券、基金賬戶，在貸款發(fā)放之后兩賬戶的資金變化情況。該模型是信貸資金流向子模型，通過該模型，內(nèi)審人員可以定位差錯(cuò)，比如發(fā)現(xiàn)客戶A，發(fā)放貸款后10日內(nèi)，將貸款全部轉(zhuǎn)至客戶A名下的證券賬戶。
二、開發(fā)持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)
筆者認(rèn)為持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下模塊：計(jì)算機(jī)模型及管理、任務(wù)管理模塊、電子審計(jì)工作底稿及報(bào)告模塊、質(zhì)量控制復(fù)核模塊以及系統(tǒng)管理模塊。將持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、核心賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，審計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)每日日結(jié)后，持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、核心賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，運(yùn)行計(jì)算機(jī)模型，生成審計(jì)任務(wù)，任務(wù)分派后審計(jì)人員在電子審計(jì)工作底稿及報(bào)告模塊錄入相關(guān)審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作及審計(jì)報(bào)告，完成審計(jì)工作后，電子流任務(wù)交至質(zhì)量控制系統(tǒng)復(fù)核。系統(tǒng)管理模塊主要是復(fù)雜系統(tǒng)的維護(hù)以及內(nèi)審人員的權(quán)限配置。
以“集中采購子模型”進(jìn)行說明。計(jì)算機(jī)模型已開發(fā)出持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)下的“計(jì)算機(jī)模型及管理模塊”已加載了該模型，且持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)與本行的“集中采購管理系統(tǒng)”已對(duì)接，每日接收集中采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，運(yùn)行“集中采購子模型”，發(fā)現(xiàn)有無單筆超過一千萬元的集中采購項(xiàng)目。該項(xiàng)目的流程狀態(tài)是“立項(xiàng)通過”，如果符合，則將相關(guān)信息形成審計(jì)任務(wù)，內(nèi)審分派崗位登錄該持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)，在“任務(wù)管理模塊”下的“待分派審計(jì)項(xiàng)目”中可以看到，并進(jìn)行分派；相應(yīng)的內(nèi)審人員登錄系統(tǒng)在“任務(wù)管理模塊”下的“待辦審計(jì)項(xiàng)目”中看到任務(wù)，接受該項(xiàng)任務(wù)，就可以在電子審計(jì)工作底稿及報(bào)告模塊錄入相關(guān)信息，完成之后按程序提交，任務(wù)將發(fā)送至內(nèi)審質(zhì)量控制部：質(zhì)量控制工作人員登錄該系統(tǒng)，在“質(zhì)量控制復(fù)核模塊”下的“待復(fù)核項(xiàng)目”中看到需復(fù)核的任務(wù)，并調(diào)閱審計(jì)工作底稿和審計(jì)報(bào)告：質(zhì)量控制復(fù)核完成提交后，整個(gè)內(nèi)審流程結(jié)束。
開發(fā)持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)運(yùn)用的主要是流程管理理論，它通過計(jì)算機(jī)編程來實(shí)現(xiàn)審計(jì)業(yè)務(wù)的電子任務(wù)流程，其效果不僅使得內(nèi)審的效率和質(zhì)量有顯著的提高，而且也方便考核內(nèi)審人員的工作效率。
三、內(nèi)審人員按照持續(xù)審計(jì)任務(wù)開展常態(tài)化及時(shí)審計(jì)
在這個(gè)環(huán)節(jié)，內(nèi)審人員登錄持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)，在任務(wù)管理模塊下的“侍辦審計(jì)項(xiàng)目”中看到任務(wù)及其生成過程。與傳統(tǒng)內(nèi)審不同的是，持續(xù)審計(jì)可以實(shí)現(xiàn)常規(guī)化及時(shí)跟蹤審計(jì)。如果商業(yè)銀行將柜面會(huì)計(jì)憑證、個(gè)人貸款檔案、公司類貸款檔案等會(huì)計(jì)憑證及資料電子化，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫，內(nèi)審人員就可以做到足不出戶進(jìn)行審計(jì)。“待辦審計(jì)項(xiàng)目”接受任務(wù)后，持續(xù)審計(jì)流程管理系統(tǒng)賦予內(nèi)審人員臨時(shí)權(quán)限，臨時(shí)權(quán)限用于遠(yuǎn)程登錄電子檔案數(shù)據(jù)庫，獲取相關(guān)的資料。內(nèi)審人員進(jìn)行事后審計(jì)時(shí)，除非認(rèn)為必須去業(yè)務(wù)經(jīng)辦所在地實(shí)地查證，否則可以不下現(xiàn)場，從而可提高審計(jì)效率。紙質(zhì)資料電子化主要是掃描等影像技術(shù)的運(yùn)用、計(jì)算機(jī)輔助開發(fā)程序支持?jǐn)?shù)據(jù)庫的建設(shè)以及查詢等功能的實(shí)現(xiàn)。
四、定期進(jìn)行產(chǎn)品和服務(wù)全風(fēng)險(xiǎn) 覆蓋的內(nèi)控審計(jì)，持續(xù)改進(jìn)計(jì)算機(jī)模型
【關(guān)鍵詞】科研檔案；現(xiàn)狀；問題；解決措施
武漢市內(nèi)具有研究生招生資格的科研院所共有23家，本文通過對(duì)這23家科研院所進(jìn)行調(diào)研，總結(jié)出一些科研檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策。
一、科研檔案管理的現(xiàn)狀
大多數(shù)科研院所在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（1992年檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）和《中國科學(xué)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》基礎(chǔ)上都建立了一套本機(jī)構(gòu)科研檔案管理規(guī)范?？蒲袡n案的組織管理一般由院所領(lǐng)導(dǎo)總指揮，由科研處、檔案室兩大部門共同負(fù)責(zé)，由科研項(xiàng)目課題組具體負(fù)責(zé)實(shí)施?？蒲刑庁?fù)責(zé)提出歸檔要求、督促歸檔過程、審核驗(yàn)收歸檔成果；檔案室負(fù)責(zé)復(fù)審驗(yàn)收歸檔成果、整理保管歸檔文件、提供科研檔案的開發(fā)利用；科研項(xiàng)目課題組組長直接負(fù)責(zé)科研檔案的收集整理，兼職檔案員負(fù)責(zé)科研檔案收集整理的具體實(shí)施。
二、科研檔案管理中存在的問題
（一）制度建設(shè)過于陳舊，空談理論不重實(shí)踐。作為科研檔案工作者的工作準(zhǔn)則，已有的“三規(guī)范”雖然在實(shí)際工作中發(fā)揮了很大的作用，但由于編制年代久遠(yuǎn)，已經(jīng)非常不適應(yīng)現(xiàn)代科研檔案工作的信息化建設(shè)和流程化管理。它對(duì)于歸檔的流程、時(shí)間、要求等等都是從傳統(tǒng)檔案管理方式出發(fā)，在加快電子檔案建設(shè)的今天，不具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。從科研角度看，“三規(guī)范”沒有考慮到科研的跨國度、跨部門、跨機(jī)構(gòu)以及科研文件本身的復(fù)雜性。且“三規(guī)范”中部分條款雖然具有很強(qiáng)的理論指導(dǎo)作用，卻很難在實(shí)際操作中得到貫徹和執(zhí)行。
（二）科研工作者輕視檔案建設(shè)，檔案意識(shí)淡薄。事實(shí)是，科研工作者往往并不重視科研檔案的收集，歸檔意識(shí)非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隸屬科研部門，科研部門領(lǐng)導(dǎo)看重科研成果，對(duì)檔案建設(shè)不甚重視。其次，科研工作者對(duì)檔案管理的原則、規(guī)定知之甚少，更不會(huì)在實(shí)踐中踐行相應(yīng)規(guī)定和原則。再次，科研工作者很少感受到科研檔案管理對(duì)他們實(shí)際科研工作帶來的便利與好處，將科研檔案的收集整理看作是一種負(fù)擔(dān)，因此主觀上輕視科研檔案的建設(shè)。
（三）科研檔案收集困難。 由于文件載體、文件內(nèi)容、文件重要性等方面的不同，往往會(huì)影響該文件最終的收集效果。在文件收集過程中存在的問題主要是歸檔材料不完整和歸檔文件缺乏可靠性。造成這種現(xiàn)象的原因很多：有些科研人員出于一己私利，可能會(huì)利用科研檔案謀取獎(jiǎng)勵(lì)或是有意隱瞞、更改文件內(nèi)容；也有些科研人員認(rèn)為自己具有對(duì)科研文件材料的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，因此不愿移交。
（四）科研檔案實(shí)際歸檔率低，歸檔工作滯后科研工作。在實(shí)際工作中，大部分科研院所對(duì)于科研檔案的歸檔工作存在“頭重腳輕”的情況，重視前期準(zhǔn)備工作，忽視后期總結(jié)工作。在科研準(zhǔn)備階段，絕大多數(shù)科研院所都實(shí)現(xiàn)了預(yù)立卷工作，能夠做到從大體上實(shí)現(xiàn)對(duì)某次課題文件的整理歸檔的規(guī)劃。但隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，檔案工作往往會(huì)滯后于科研工作，“四同步”原則在實(shí)際操作過程中的執(zhí)行效果并不理想。
（五）科研檔案利用水平不高。對(duì)檔案的管理最終是為了實(shí)現(xiàn)其利用。就目前來看，科研檔案的利用水平不高。對(duì)科研檔案的開發(fā)目前僅停留在編制案卷和卷內(nèi)目錄階段；原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程較慢，大多只實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的數(shù)字化，檔案原文多以紙質(zhì)方式存在，查詢利用麻煩；對(duì)檔案的查詢利用服務(wù)以現(xiàn)場查詢?yōu)橹?，沒有開展電子查詢服務(wù)、定制查詢服務(wù)等。科研檔案的橫向跨館信息交流過少，合作存儲(chǔ)機(jī)制難以建立，不能為科研工作者提供更豐富可靠的科研信息。
三、科研檔案管理的問題解決策略
（一）加快制定新的科研檔案管理制度。切實(shí)可行的制度和規(guī)范是一個(gè)行業(yè)得以進(jìn)步和發(fā)展的前提，隨著國家各項(xiàng)科研事業(yè)和檔案信息化建設(shè)的開展，有必要重新修訂或制定相關(guān)科研檔案工作規(guī)范。新的科研檔案管理制度應(yīng)充分考慮到現(xiàn)代科研工作的國際化、信息化和規(guī)范化，更多地從電子文件管理出發(fā)，將科研文件的管理納入整個(gè)科研項(xiàng)目活動(dòng)管理中去，充分體現(xiàn)集成的理念。此外，新的科研制度還需改變以往“重管輕用”的理念，將客戶需求放在管理的前面，從科研工作者的實(shí)際情況出發(fā)，使得科研檔案為科研工作者服務(wù)，為社會(huì)民眾服務(wù)，為未來發(fā)展與建設(shè)服務(wù)。最后，新的科研檔案管理制度應(yīng)在“文件連續(xù)體”理論的基礎(chǔ)上，更注重文件管理的動(dòng)態(tài)過程，控制科研文件從形成到銷毀的全過程。
（二）加強(qiáng)對(duì)科研工作者檔案管理能力的培訓(xùn)?？蒲泄ぷ髡叱耸强蒲许?xiàng)目的直接參與者，也是科研檔案管理的第一手經(jīng)辦人。因此，科研課題組需要設(shè)立兼職檔案員，專門負(fù)責(zé)科研文件的歸檔與整理。針對(duì)兼職檔案員和其他科研工作者檔案意識(shí)淡薄，檔案業(yè)務(wù)水平不過關(guān)等問題，各科研院所應(yīng)建立定期培訓(xùn)制度，強(qiáng)化科研工作者的檔案業(yè)務(wù)能力和檔案意識(shí)，使科研工作者充分認(rèn)識(shí)到科研檔案在科研工作中可能發(fā)揮的重大作用，從思想上改變科研工作者對(duì)待檔案管理的態(tài)度，同時(shí)鼓勵(lì)各科研院所之間、科研院所與省市級(jí)檔案局之間進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，提高自身工作效率。
（三）改進(jìn)宣傳方式，加強(qiáng)檔案工作者和科研工作者溝通?？蒲袡n案收集不力，很大一部分原因在于科研檔案管理人員，尤其是科研工作者對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)不夠，包括科研檔案保存的意義、科研檔案利用方式、科研檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)等等。因此，有必要對(duì)開展科研檔案管理的重要性進(jìn)行重點(diǎn)宣傳。檔案工作人員應(yīng)在宣傳上承擔(dān)主要責(zé)任，立足國家有關(guān)法律范，創(chuàng)新宣傳方式，幫助科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、避免重復(fù)性研究、節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)方面的重要作用。
（四）加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)科研檔案全流程、信息化管理。實(shí)現(xiàn)科研檔案的全流程、信息化管理，必然要加強(qiáng)科研檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，將科研活動(dòng)管理和科研檔案建設(shè)納入一個(gè)項(xiàng)目體系，以項(xiàng)目管理的方式統(tǒng)籌進(jìn)行，實(shí)時(shí)進(jìn)行電子科研文件的規(guī)范化和檔案化管理?！八耐健痹瓌t其實(shí)從某種程度上包含了全流程管理的思想，運(yùn)用“前端控制”的思想，將科研檔案的信息化建設(shè)與科研項(xiàng)目的全流程管理聯(lián)系起來，將科研文件檔案管理納入科研項(xiàng)目資源管理及資源配置的最優(yōu)化管理。在實(shí)際操作中，全流程管理的要求又是信息化建設(shè)的保障，而信息化建設(shè)增強(qiáng)了全流程管理的實(shí)際可操作性。只有在科研活動(dòng)過程及其管理中實(shí)時(shí)地進(jìn)行電子科研文件的歸檔和管理，才能最大程度地發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用；也只有打破目前科研檔案信息化建設(shè)與科研項(xiàng)目全過程管理之間的孤島關(guān)系，才能實(shí)現(xiàn)科研檔案的全流程管理，將“四同步”原則真正落到實(shí)處。
（五）以用促管，挖掘科研檔案的利用價(jià)值。一方面可以通過編制必要的檢索工具，提高本單位內(nèi)科研檔案信息的查詢和利用效率；另一方面，應(yīng)加強(qiáng)科研院所與社會(huì)企業(yè)、政府機(jī)關(guān)、社會(huì)大眾以及各科研院所之間的橫向交流，以合作存儲(chǔ)或共同開發(fā)等方式促進(jìn)科研檔案信息的流動(dòng)。科研檔案的管理不能只靠檔案工作者的單方面監(jiān)督，只有充分發(fā)揮科研檔案在實(shí)際科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性，從而促進(jìn)科研檔案的收集、整理與歸檔。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：房產(chǎn)測量；測繪信息系統(tǒng)；構(gòu)建；思路；研究
房產(chǎn)測繪信息系統(tǒng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)房產(chǎn)測繪面積測算、房產(chǎn)基礎(chǔ)測繪、業(yè)務(wù)流程管理、房產(chǎn)測繪檔案管理、測繪成果管理、測繪成果GIS的一體化，使房產(chǎn)測繪業(yè)務(wù)管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高辦公效率以及為社會(huì)服務(wù)的辦事效率。同時(shí)還能夠?yàn)檎暮暧^預(yù)測、決策提供依據(jù)，拓展了社會(huì)服務(wù)的領(lǐng)域，具有很大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
一、房產(chǎn)測繪的重要作用
首先，在法律方面，只有對(duì)房產(chǎn)測繪成果中，界址面積測量的方法以及依據(jù)，跟較為準(zhǔn)確性的界址測量，以及房產(chǎn)繪制結(jié)果的實(shí)用性等進(jìn)行審核，再等房產(chǎn)行政部門確認(rèn)完畢后，才能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)進(jìn)行管理。其次，房產(chǎn)測繪還具有財(cái)政稅收的功能。房產(chǎn)中的各類數(shù)據(jù)，或者使用狀況等，都是房產(chǎn)測繪的成果。其成果也可以作為，征收房產(chǎn)契稅或者評(píng)估房產(chǎn)價(jià)格等主要依據(jù)。對(duì)房產(chǎn)保險(xiǎn)的服務(wù)來說，也是作為主要依據(jù)的存在。也是作為貸款抵押房產(chǎn)不可缺少的依據(jù)。由此可見，房產(chǎn)測繪不僅能夠服務(wù)于相關(guān)管理部門，還能服務(wù)于整個(gè)社會(huì)。為城市今后的發(fā)展提供了有力保障。再者，具有參謀以及決策的功能，能夠更好的服務(wù)社會(huì)。
二、房產(chǎn)測繪信息系統(tǒng)構(gòu)建思路研究
（一）房產(chǎn)測繪信息系統(tǒng)的主體架構(gòu)
房產(chǎn)測繪綜合管理系統(tǒng)利用當(dāng)今成熟的軟件開發(fā)技術(shù)，包括面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)與開發(fā)技術(shù)、Object ARX技術(shù)、Web GIS技術(shù)、組件技術(shù)、工作流技術(shù)等，進(jìn)行統(tǒng)一構(gòu)架，根據(jù)不同的需求，通過工作流定義，靈活地構(gòu)建不同的子系統(tǒng)。系統(tǒng)由房產(chǎn)CAD面積測算、房產(chǎn)業(yè)務(wù)流程管理、房產(chǎn)測繪檔案管理三個(gè)C/S子系統(tǒng)和一個(gè)基于B/S架構(gòu)的房產(chǎn)GIS平臺(tái)組成，以圖形、數(shù)據(jù)管理為核心；實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪臨時(shí)庫、作業(yè)庫、歷史庫、成果庫四庫分離，確保數(shù)據(jù)的安全性和數(shù)據(jù)的可追溯性。系統(tǒng)利用自動(dòng)派件功能科學(xué)合理的分配測繪任務(wù)，通過案件超期提醒等技術(shù)手段提高測繪案件運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過績效考核功能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，通過案件全流程監(jiān)控，案件測繪檢查、審核、驗(yàn)收三級(jí)審核制度確保測繪成果的合理性、正確性。系統(tǒng)分為四個(gè)子系統(tǒng)，采用C/S和B/S相結(jié)合的混合架構(gòu)平臺(tái)，其中CAD面積測算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，房產(chǎn)測繪地理信息系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)。
（二）系統(tǒng)主要功能
1、房產(chǎn)CAD面積測算子系統(tǒng)。（1）項(xiàng)目管理：主要包含測繪項(xiàng)目管理、幢信息管理、幢復(fù)制、單元管理、塔樓分幢處理、測繪項(xiàng)目查詢、測繪面積統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)、實(shí)測預(yù)測項(xiàng)目關(guān)聯(lián)比對(duì)等。（2）項(xiàng)目測繪：主要包含圖形繪制、圖形檢查、面積線管理、實(shí)體復(fù)制、房屋合并，功能區(qū)劃分、分?jǐn)倶錁?gòu)建、自動(dòng)生成計(jì)算公式、自動(dòng)生成分?jǐn)傉f明、自動(dòng)進(jìn)行分?jǐn)倷z核、分?jǐn)偨Y(jié)果查看、樓盤表查看，自動(dòng)生成房屋分戶圖、分層圖，分戶圖片管理以及生成各式各樣的成果報(bào)表等。（3）基礎(chǔ)測繪：繪制房產(chǎn)項(xiàng)目平面圖、幢信息標(biāo)注、生成分幅圖、分丘圖，自動(dòng)將項(xiàng)目平面圖轉(zhuǎn)換為GIS格式以及導(dǎo)入到SDE庫。（4）數(shù)據(jù)接口：系統(tǒng)提供豐富的數(shù)據(jù)接口包含Access數(shù)據(jù)庫文件、SHP文件、WTK文件等數(shù)據(jù)接口，支持與SQL Server Oracle數(shù)據(jù)庫接口。（5）系統(tǒng)管理：主要包括用戶管理、權(quán)限設(shè)置、角色設(shè)置、字典設(shè)置、接口設(shè)置、日志管理等功能。
2、房產(chǎn)流程管理子系統(tǒng)。房產(chǎn)測繪業(yè)務(wù)采用流程化管理，每個(gè)不同業(yè)務(wù)類型設(shè)置單獨(dú)的業(yè)務(wù)流程，主要業(yè)務(wù)流程分為：商品房面積實(shí)測、商品房面積預(yù)測、二手房測繪、私房改擴(kuò)建測繪、面積鑒定五大類。主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)包括：窗口受理、派件、測繪、檢核、審核、復(fù)審、配圖、驗(yàn)收、計(jì)費(fèi)、收費(fèi)、歸檔等，不同業(yè)務(wù)類型包含的環(huán)節(jié)不盡相同，如商品房面積預(yù)測就沒有配圖環(huán)節(jié)，私房改擴(kuò)建這類相對(duì)簡單的測繪業(yè)務(wù)實(shí)際操作中可能就不需要派件，而是由窗口受理人員直接提交固定的人員，審核工作可能也不需要三級(jí)審核了。主要功能包含：業(yè)務(wù)流程設(shè)置、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置、收件資料設(shè)置、自動(dòng)根據(jù)測繪工作量自動(dòng)派件、超期自動(dòng)提醒、流程掛起、績效考核、業(yè)務(wù)抽檢、案件特批、流程調(diào)度、自動(dòng)計(jì)費(fèi)、成果管理等。
3、房產(chǎn)測繪檔案管理子系統(tǒng)。系統(tǒng)主要完成房產(chǎn)測繪檔案管理中的檔案入庫、掃描文件上傳、檔案借閱登記等工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫與實(shí)物檔案資料的一致管理，業(yè)務(wù)歸檔時(shí)自動(dòng)生成檔案目錄，測繪檔案和測繪項(xiàng)目的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，測繪項(xiàng)目歸檔時(shí)自動(dòng)生成檔案號(hào)，輸入檔案實(shí)際物理存儲(chǔ)位置，實(shí)現(xiàn)電子檔案和實(shí)物檔案的掛接。電子檔案與測繪成果數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)和空間的數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，通過地圖定位到幢編碼，通過幢編碼找到相關(guān)的電子檔案，從而實(shí)現(xiàn)以圖管檔。該系統(tǒng)的主要功能有：檔案編錄入庫、檔案查詢與快速瀏覽、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案查詢登記、測繪電子圖檔批量上傳等。
4、房產(chǎn)WEB GIS子系統(tǒng)。房產(chǎn)GIS管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)所有房屋的精確地理定位，通過建立區(qū)域行政區(qū)劃圖、地形圖、房屋測繪業(yè)務(wù)圖層（房產(chǎn)區(qū)、房產(chǎn)丘、幢圖層）、房產(chǎn)分層分戶圖，同時(shí)整合各部門的房產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，建立空間數(shù)據(jù)和非空間數(shù)據(jù)于一體的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，通過房產(chǎn)測繪數(shù)據(jù)“幢落地”關(guān)聯(lián)圈，使基于圖形就能對(duì)房屋數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等管理，最終實(shí)現(xiàn)“以圖管房，圖文共享”的管理模式。主要功能包含：圖層管理、樓盤管理、落地關(guān)聯(lián)、幢查詢、房屋查詢、坐標(biāo)定位、地圖查找、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、圖上統(tǒng)計(jì)、緩沖區(qū)分析、疊加分析、生成專題地圖、圖形編輯、拆遷管理、多時(shí)態(tài)圖形對(duì)比、歷史數(shù)據(jù)管理等。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目；知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理；全流程管理
中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）33-0143-03
1 概述
2008年，國家出臺(tái)了《知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略綱要》，以提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理能力，意在通過自主創(chuàng)新提升我國科學(xué)技術(shù)水平，提高國家的綜合競爭力，實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)的目標(biāo)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作已經(jīng)提升為國家戰(zhàn)略，與科教興國戰(zhàn)略、人才興國戰(zhàn)略一道，成為我國三大戰(zhàn)略之一。
國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略強(qiáng)調(diào)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理為一體的綜合能力提升，唯有知識(shí)產(chǎn)權(quán)綜合能力提升，才能有效提高科研水平，提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。目前，我國眾多企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)，承擔(dān)我國絕大部分的科研項(xiàng)目，這些科研項(xiàng)目的實(shí)施，成為了我國知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造的最主要途徑，成為推動(dòng)科技進(jìn)步的主要?jiǎng)恿Α５?，很多企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目所開展的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作都還僅僅局限在知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和保護(hù)方面，沒有有效地運(yùn)用和管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，使很多知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果無法得到充分利用和轉(zhuǎn)化，浪費(fèi)了大量的人力物力，阻礙了我國科學(xué)技術(shù)整體水平的進(jìn)步。因此，確?？蒲许?xiàng)目全過程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作有效開展，對(duì)于落實(shí)國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、提升科技水平至關(guān)重要。
2 科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)全流程管理的意義及科研項(xiàng)目管理中存在的問題
科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理是指將科技查新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的利用、科技成果保護(hù)方式的選擇，發(fā)明創(chuàng)造的保護(hù)、專利分析、專利預(yù)警、專利布局以及專利轉(zhuǎn)化等融入到科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題和轉(zhuǎn)化過程中。實(shí)施科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)全流程管理，對(duì)于避免重復(fù)研究、規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)科研項(xiàng)目的研發(fā)起點(diǎn)、充分利用現(xiàn)有技術(shù)資源、提高科研成果的產(chǎn)出率和轉(zhuǎn)化率及最大程度地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的投資價(jià)值，具有十分重要的作用。
目前，國內(nèi)許多大型企業(yè)在科研項(xiàng)目的管理中沒有融入知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理，使得許多科研成果并未轉(zhuǎn)化為知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果。在科研項(xiàng)目的管理中主要存在以下問題：如科技查新不到位，專利信息的利用能力不足，導(dǎo)致一些項(xiàng)目重復(fù)研究，浪費(fèi)研究成本；沒有建立起自己的專利數(shù)據(jù)庫，對(duì)于本企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展跟蹤能力不強(qiáng)，對(duì)于技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)把握得不夠好；在科研中對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的保護(hù)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，研發(fā)人員對(duì)于科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)；企業(yè)專利管理人員的管理工作沒有涉及到科研項(xiàng)目全流程管理工作中來。
3 大型企業(yè)科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計(jì)與研究
3.1 科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計(jì)
針對(duì)大型企業(yè)科研項(xiàng)目中存在的上述問題，本文設(shè)計(jì)了如下科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系。該體系將知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理融入到科研項(xiàng)目的立項(xiàng)階段、實(shí)施階段、結(jié)題階段和轉(zhuǎn)化階段?？蒲许?xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計(jì)架構(gòu)如圖1所示。
3.2 科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段
立項(xiàng)階段包括項(xiàng)目的形成與科研項(xiàng)目的審核通過，在這兩個(gè)流程中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作都起到極大的幫助
作用。
3.2.1 科技查新報(bào)告。在國內(nèi)許多企事業(yè)單位，科研項(xiàng)目的立項(xiàng)審核都需要提交有科技查新資質(zhì)的機(jī)構(gòu)出具的科技查新報(bào)告，科技查新報(bào)告可以評(píng)估科研項(xiàng)目是否具有新穎性、創(chuàng)造性甚至可行性的依據(jù)。
3.2.2 知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息跟蹤?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，對(duì)科研項(xiàng)目可能涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息進(jìn)行跟蹤預(yù)警，并將這些有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息建立成為科研項(xiàng)目專用的數(shù)據(jù)庫，在科研項(xiàng)目實(shí)施階段同樣可以使用。
3.2.3 專利信息利用。專利信息利用對(duì)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)和實(shí)施都具有巨大輔助作用，在立項(xiàng)階段，通過專利信息利用，可以幫助研發(fā)人員了解技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀及可能的發(fā)展趨勢(shì)，從而幫助科研項(xiàng)目確定研發(fā)方向，節(jié)約研發(fā)成本和時(shí)間。
3.2.4 知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果目標(biāo)與規(guī)劃?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)階段，通過科技查新、專利信息利用等流程，對(duì)科研項(xiàng)目可能取得的成果有初步的評(píng)估，因此，根據(jù)科研項(xiàng)目的類型和特點(diǎn)，制定科研項(xiàng)目可能取得專利、商標(biāo)、著作權(quán)或商業(yè)秘密等知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的目標(biāo)，并根據(jù)科研項(xiàng)目的進(jìn)度表規(guī)劃知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)出規(guī)劃。
3.2.5 合同簽署與知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果歸屬。對(duì)于很多科研項(xiàng)目，往往不是一個(gè)單位主導(dǎo)完成的，也不一定是自己完成的，往往是多個(gè)單位合作完成或委托他人完成的，盡管目前相關(guān)法律已經(jīng)對(duì)這類科研項(xiàng)目的合作和成果歸屬進(jìn)行了規(guī)定，但不盡人意之處比比皆是。因此，在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，就應(yīng)該簽訂技術(shù)開發(fā)合同，并約定權(quán)利歸屬和使用權(quán)的問題。
3.2.6 設(shè)立知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度與機(jī)構(gòu)。在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，就應(yīng)該建立與科研項(xiàng)目類型和特點(diǎn)相匹配的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度，并根據(jù)制度，設(shè)立科研項(xiàng)目配套的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)整個(gè)科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)全流程進(jìn)行管理，并設(shè)置專人對(duì)科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作負(fù)責(zé)。
3.2.7 科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)培養(yǎng)?？蒲腥藛T的知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)培養(yǎng)主要包括保密意識(shí)的培養(yǎng)和對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的認(rèn)識(shí)，關(guān)系到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和保護(hù)，應(yīng)該在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就開展此項(xiàng)工作。
3.2.8 設(shè)立知識(shí)產(chǎn)權(quán)專門經(jīng)費(fèi)?？蒲许?xiàng)目成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，是科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)全流程管理中花費(fèi)最多的部分，包括專利的申請(qǐng)、版權(quán)登記、商標(biāo)申請(qǐng)等，除此之外，還有科研人員的獎(jiǎng)勵(lì)等項(xiàng)目。因此，設(shè)立科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)專門經(jīng)費(fèi)，對(duì)于科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理是必不可少的。
3.2.9 設(shè)立專家?guī)?。目前的科研?xiàng)目立項(xiàng)審查主要是通過專家?guī)旌屯性u(píng)議的形式，但是并不是每一個(gè)項(xiàng)目的審核都能找到合適的專家或同行來進(jìn)行審核。因此有必要通過專利信息的利用來建立常用的專家?guī)?。這些專家也可以在科研項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收階段參與。
3.3 科研項(xiàng)目實(shí)施階段
科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理中實(shí)施階段的管理包括如下內(nèi)容：
3.3.1 知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息動(dòng)態(tài)跟蹤預(yù)警。在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，設(shè)立了知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)庫，用于跟蹤和預(yù)警與項(xiàng)目有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)信息，并及時(shí)預(yù)警。這么做可以幫助科研項(xiàng)目及時(shí)調(diào)整研發(fā)方向，防止侵犯到他人的權(quán)利，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
目前的研究沒有或很少有人提出科研項(xiàng)目如何“動(dòng)態(tài)”跟蹤專利信息，也沒有或很少有研究探索科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)預(yù)警的模式。
3.3.2 專利信息利用。專利信息利用在立項(xiàng)和項(xiàng)目實(shí)施階段的作用差不多，都是通過對(duì)相關(guān)專利的微觀分析，對(duì)科研項(xiàng)目研發(fā)做出指導(dǎo)，時(shí)刻關(guān)注行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，以便及時(shí)挑戰(zhàn)研發(fā)方向，不做重復(fù)研發(fā)，不做無用研發(fā)。
3.3.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)登記管理。知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)登記是科研項(xiàng)目成果得到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要環(huán)節(jié)，也是知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造的核心環(huán)節(jié)。在這一流程，應(yīng)該處理好發(fā)表學(xué)術(shù)論文與申請(qǐng)專利的關(guān)系，處理好技術(shù)秘密保護(hù)與專利保護(hù)的關(guān)系。并且，還要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略，布局專利申請(qǐng)。同時(shí)要處理好知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)登記的時(shí)機(jī)選擇，確保企業(yè)的優(yōu)勢(shì)地位。
3.3.4 人事檔案的記錄與階段性激勵(lì)。在科研項(xiàng)目實(shí)施階段，應(yīng)該做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)人事檔案記錄，并使用知識(shí)產(chǎn)權(quán)專項(xiàng)費(fèi)用對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。研發(fā)項(xiàng)目組和企業(yè)可以根據(jù)詳細(xì)的人事檔案記錄，對(duì)研發(fā)人員做出評(píng)價(jià)，挖掘和培養(yǎng)優(yōu)秀的研發(fā)人才。
3.3.5 階段性評(píng)估。在科研計(jì)劃項(xiàng)目中期檢查或者其他階段性評(píng)估評(píng)審時(shí)，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)專員組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)項(xiàng)目研制過程中知識(shí)產(chǎn)權(quán)借鑒情況進(jìn)行說明，對(duì)產(chǎn)生的發(fā)明創(chuàng)造和獲得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況梳理、總結(jié)，對(duì)重要?jiǎng)?chuàng)新技術(shù)進(jìn)行成果檢索和對(duì)比分析，并提出知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)
方案。
3.3.6 協(xié)調(diào)與處理。知識(shí)產(chǎn)權(quán)專員定期將項(xiàng)目研制過程中申請(qǐng)或取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)向項(xiàng)目主管部門或科研計(jì)劃主管部門報(bào)告；在發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)或糾紛時(shí)及時(shí)向項(xiàng)目主管部門或科研計(jì)劃主管部門報(bào)告。
3.4 科研項(xiàng)目結(jié)題階段
科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理中結(jié)題階段的管理包括如下內(nèi)容：
3.4.1 科研成果質(zhì)量評(píng)估驗(yàn)收。將科研項(xiàng)目取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果進(jìn)行專利分析，評(píng)估科研項(xiàng)目取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果新穎性、創(chuàng)造性，評(píng)估其價(jià)值，從而對(duì)科研成果質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估；與立項(xiàng)階段對(duì)比，評(píng)估項(xiàng)目的預(yù)期與實(shí)際的
差異。
3.4.2 知識(shí)產(chǎn)權(quán)再挖掘。項(xiàng)目結(jié)題階段，應(yīng)該組織科研人員和專利人員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段的成果再次進(jìn)行分析和研究，挖掘出可能存在的專利，從而增加科研項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比。
3.4.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果清單整理與轉(zhuǎn)化規(guī)劃。由知識(shí)產(chǎn)權(quán)專員組織相關(guān)技術(shù)人員梳理和總結(jié)項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)提交知識(shí)產(chǎn)權(quán)清單，包括申請(qǐng)和獲得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)量、名稱、類型、法律狀態(tài)、實(shí)施轉(zhuǎn)讓情況等，并在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》中對(duì)相關(guān)內(nèi)容做出說明和分析；對(duì)具有潛在應(yīng)用前景的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行實(shí)施轉(zhuǎn)化前景和實(shí)施許可方式分析；對(duì)特定目標(biāo)專利進(jìn)行侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)分析。
3.4.4 績效評(píng)估與獎(jiǎng)勵(lì)。根據(jù)科研成果的質(zhì)量評(píng)估，計(jì)算科研項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比，評(píng)估科研項(xiàng)目實(shí)施的績效水平；并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施階段的人員檔案記錄，對(duì)研發(fā)人員和研發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)。
3.5 科研項(xiàng)目轉(zhuǎn)化階段
科研項(xiàng)目產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，必須通過轉(zhuǎn)化才能體現(xiàn)它的價(jià)值。轉(zhuǎn)化的方式很多，但離不開知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)對(duì)其的運(yùn)營。因此，作為“后”科研項(xiàng)目階段，知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化管理不可或缺。
對(duì)于所取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門應(yīng)對(duì)成果進(jìn)行評(píng)級(jí)分類，做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果應(yīng)用規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的最大化利用。對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果轉(zhuǎn)化可采取以下三種模式：
3.5.1 自主模式。自主模式即企業(yè)將知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果自行實(shí)施，將其產(chǎn)業(yè)化、商品化，以提升企業(yè)的核心競爭力和市場主動(dòng)性，使核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)完全掌握在本企業(yè)手中。
3.5.2 合作模式。合作模式即企業(yè)利用其擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果，與擁有相應(yīng)資源的其他企業(yè)合作，共同實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)業(yè)化和商品化。此模式可以快速將知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果產(chǎn)業(yè)化和商品化。
3.5.3 許可模式。許可模式即企業(yè)將其擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果轉(zhuǎn)讓或有償許可給其他企業(yè)，通過此方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)業(yè)化和商品化。此模式可以使企業(yè)快速收回研發(fā)成本和獲得盈利，為企業(yè)開展新一輪創(chuàng)新研發(fā)提供便利。
4 結(jié)語
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的當(dāng)下，將知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理融入到科研項(xiàng)目管理全流程中來，是現(xiàn)代科研項(xiàng)目管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。大型企業(yè)實(shí)施科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理是響應(yīng)國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)發(fā)展和提升企業(yè)核心競爭力的重要舉措。本文針對(duì)大型企業(yè)在科研項(xiàng)目管理中存在的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，設(shè)計(jì)了科研項(xiàng)目全流程知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系，有利于大型企業(yè)提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、保護(hù)、運(yùn)用和管理能力。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體系；建設(shè)措施
企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)自身的發(fā)展有著極其重要的作用，為此做好企業(yè)檔案的管理，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)就顯得非常必要，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)，成為了相關(guān)工作者急于探討解決的問題?；诖?，本文就加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的措施進(jìn)行了探討，給出了一系列相應(yīng)的措施，相信對(duì)有關(guān)方面的需要能有一定的幫助。
1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅(jiān)戰(zhàn)
檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個(gè)部門設(shè)立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個(gè)部門的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機(jī)制，注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)功能的發(fā)揮與網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的包容性，無論部門與人員如何調(diào)整都不會(huì)削弱網(wǎng)絡(luò)功能，強(qiáng)調(diào)責(zé)任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎(chǔ)與人力保證。由于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設(shè)工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應(yīng)按照檔案各自的形成規(guī)律和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)管理。結(jié)合企業(yè)實(shí)際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。并注重檔案信息的管理，用科學(xué)的方法和現(xiàn)代化的管理手段借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管理，建立數(shù)字化全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、方便、快捷的檔案管理和利用。
在制度體系中，首先要對(duì)國家、地區(qū)與行業(yè)的規(guī)范作全面深入的總結(jié)與梳理，在尊重國家規(guī)范的前提下，從行業(yè)的角度，結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)進(jìn)行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要?jiǎng)?wù)”“簡化整理”“注重服務(wù)功能”，強(qiáng)調(diào)規(guī)范的實(shí)際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規(guī)范體系，制訂側(cè)重于企業(yè)信息化、檔案數(shù)字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規(guī)范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對(duì)于信息化的新產(chǎn)物――數(shù)碼照片、視頻文件的管理，結(jié)合實(shí)踐，進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，制訂《照片與視頻檔案管理規(guī)范》。制度體系建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，要不斷去探索、發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、優(yōu)化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發(fā)揮，堅(jiān)決打好“依法治檔”的攻堅(jiān)戰(zhàn)。
2.創(chuàng)建信息時(shí)代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面
在傳統(tǒng)檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協(xié)調(diào)，細(xì)節(jié)上缺乏具體的操作方法，存在責(zé)任不明、有令不行、執(zhí)行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時(shí)候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實(shí)與操作細(xì)則去指導(dǎo)實(shí)踐。流程就是執(zhí)行力，是規(guī)范的具體落實(shí)，而規(guī)范又是流程管理的執(zhí)法依據(jù)，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行逐個(gè)分解，并具體落實(shí)在流程上面，各個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，有嚴(yán)格的先后順序，讓處于流程環(huán)節(jié)中的所有人都懂得，檔案的事務(wù)分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標(biāo)準(zhǔn)就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責(zé)清楚、責(zé)任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執(zhí)行不力的痼疾，徹底消除原有工作環(huán)節(jié)之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質(zhì)。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展， 要吧電子管理工程建設(shè)起來， 把電子信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案考核，檔案管理之中去。
3.定期下達(dá)《歸檔任務(wù)書》，打破制度的框框，解決檔案收集難
收集是檔案的第一要?jiǎng)?wù)，是傳統(tǒng)檔案工作中的難點(diǎn)?！稓w檔任務(wù)書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細(xì)，將責(zé)任落實(shí)到崗位與人?！稓w檔任務(wù)書》打破了規(guī)范的條條框框，尤其在業(yè)務(wù)操作上缺乏靈活性以及其內(nèi)容與形式在辦法、規(guī)范中所不能表達(dá)的地方，講究實(shí)用性與可操作性，是對(duì)管理規(guī)范的重要補(bǔ)充，是流程管理的進(jìn)一步細(xì)化與落實(shí)，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要?jiǎng)?wù)”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責(zé)任落實(shí)全到位”“歸檔資料全明細(xì)”，每年根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況修訂、編制成冊(cè)，并在頭年12月份定期下達(dá)，可以徹底解決檔案收集難的問題。
《歸檔任務(wù)書》主要包括收集范圍明細(xì)表、歸檔文件要求、移交時(shí)間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細(xì)表的形式，羅列重要檔案項(xiàng)目資料的詳細(xì)清單，讓部門人員有針對(duì)性地去收集。
4.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作，規(guī)范檔案管理操作流程
（1）要對(duì)檔案管理的流程有明確的認(rèn)識(shí)，結(jié)合企業(yè)的內(nèi)外因素，全面掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行情況，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業(yè)務(wù)活動(dòng)的方方面面，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)爛熟于心，對(duì)其面臨的問題，問題的對(duì)策等等也要下足功夫。
（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業(yè)務(wù)過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據(jù)，要切實(shí)重視起來，避免出現(xiàn)問題。
（3）就要按照一系列流程完成企業(yè)檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細(xì)心、認(rèn)真，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)糾正，以保證檔案具有實(shí)用價(jià)值。
房地產(chǎn)企業(yè)要想做大做強(qiáng)，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個(gè)企業(yè)的生死存亡往往就決定于一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，企業(yè)要樹立正確的認(rèn)識(shí)，將管理貫徹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)來說，檔案管理應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，作為企業(yè)管理活動(dòng)中的重要一環(huán)，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個(gè)小小的紕漏就可能引發(fā)大的危機(jī)，所以對(duì)企業(yè)來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化服務(wù)。
5.全面整合檔案資源，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與共享
服務(wù)整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，通過電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口鏈接開發(fā)等手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程， 需要尋求多個(gè)企業(yè)的合作， 行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中， 可以互相學(xué)習(xí)， 吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)， 提高自身的競爭力。
在信息化的現(xiàn)代企業(yè)，要配置適合信息量大、傳播速度快、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口，通過創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理、存儲(chǔ)、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的管理體系。
6.結(jié)語
綜上所述，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應(yīng)的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設(shè)，從而在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
首次提出數(shù)字檔案館和電子文件中心聯(lián)合共建的方式，創(chuàng)造了一種電子文件中心緊密結(jié)合數(shù)字檔案館整體共建的建設(shè)模式
山東省檔案館在山東省數(shù)字檔案館項(xiàng)目的建設(shè)中，以數(shù)字檔案館建設(shè)帶動(dòng)電子文件中心建設(shè)，探索出了一種電子文件中心緊密結(jié)合數(shù)字檔案館整體共建的建設(shè)模式：電子文件中心通過政務(wù)網(wǎng)與各機(jī)關(guān)檔案室直接連接，匯集各個(gè)部門的電子文件；電子文件的管理以傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理的成熟理論、技術(shù)、方法為指導(dǎo)，同時(shí)認(rèn)真分析電子文件的特性，制定電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件管理的科學(xué)，有序。電子文件到達(dá)進(jìn)館年限后移交到數(shù)字檔案館，成為電子檔案，保證了電子文件、電子檔案的延續(xù)性；電子文件中心與數(shù)字檔案館在流程、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、軟件設(shè)計(jì)、硬件配置等方面相互銜接，相互匹配，兩者緊密結(jié)合，整體共建。
標(biāo)準(zhǔn)先行，項(xiàng)目同步建設(shè)，走出了一條標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐完善標(biāo)準(zhǔn)的模式
標(biāo)準(zhǔn)化在信息化發(fā)展中具有舉足輕重的作用。在具體實(shí)施山東省數(shù)字檔案館項(xiàng)目之前，山東省首先制定了《山東省檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》、《山東省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》、《山東省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》、《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等地方標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。為保證項(xiàng)目的科學(xué)性、規(guī)范性，又制定了《山東省檔案館管理系統(tǒng)功能和技術(shù)要求》，《山東省檔案局網(wǎng)站管理辦法》、《山東省電子公文元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(草稿)》等省館標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)為本項(xiàng)目的開展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在項(xiàng)目開展以后，為做好省市檔案館、檔案館室之間的互聯(lián)工作，又制定了《基于Web Service技術(shù)檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通接口標(biāo)準(zhǔn)(草稿)》。在利用標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)踐的同時(shí)，也在實(shí)踐中進(jìn)一步完善了標(biāo)準(zhǔn)。
以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)。開發(fā)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的關(guān)鍵技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了自主創(chuàng)新、自主研發(fā)的可持續(xù)發(fā)展的開發(fā)模式
本項(xiàng)目的目標(biāo)是建立一個(gè)將電子文件、檔案業(yè)務(wù)工作流程和日常工作流程完全納入的綜合性管理系統(tǒng)，并結(jié)合電子政務(wù)發(fā)展的趨勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)省市縣檔案館之間和省直館室之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，是一個(gè)集電子文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化和網(wǎng)站管理系統(tǒng)于一體的綜合管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)涉及面廣，有許多領(lǐng)域的關(guān)鍵技術(shù)不為我們所掌握。如果完全購買公司的技術(shù)，那么日后系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)將依賴提供該技術(shù)的公司，并且，公司服務(wù)到期后關(guān)鍵技術(shù)方面的支持將會(huì)成為非常嚴(yán)重的問題，同時(shí)，在檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)方面也存在安全性問題。為解決上述問題，山東省檔案局技術(shù)處和濟(jì)南澤信達(dá)科技有限公司(原山東省檔案科學(xué)技術(shù)研究所)以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，集中力量，群策群力，對(duì)關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了科技攻關(guān)。通過工作人員的不懈努力，最終研制出了具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的ZXRS搜索引擎技術(shù)，在關(guān)鍵技術(shù)方面做出了創(chuàng)新。同肘，又采用了數(shù)據(jù)傳輸過程中的加密技術(shù)、省市(館室)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通技術(shù)兩種新技術(shù)，在應(yīng)用方面也做出了創(chuàng)新。通過兩個(gè)創(chuàng)新――技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用創(chuàng)新，解決了在關(guān)鍵技術(shù)方面對(duì)公司的依賴性。系統(tǒng)完全自主開發(fā)，開發(fā)過程中系統(tǒng)研發(fā)人員與業(yè)務(wù)人員及時(shí)、充分的溝通，大大有利于系統(tǒng)的實(shí)施，開發(fā)出的系統(tǒng)完全符合檔案業(yè)務(wù)需求，并且以后系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)完全由自己的人員進(jìn)行，解除了公司到期后不服務(wù)的問題，走出了一條適合山東省檔案館發(fā)展的模式，實(shí)現(xiàn)了軟件開發(fā)的可持續(xù)發(fā)展。
制定省市縣(區(qū))、館室檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造了異構(gòu)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下互聯(lián)互通的模式。建成國內(nèi)首家省域異構(gòu)結(jié)構(gòu)數(shù)字檔案館
依托政務(wù)網(wǎng)，建成在全省范圍內(nèi)異構(gòu)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的分布式檔案數(shù)據(jù)庫，建成國內(nèi)首家省域異構(gòu)結(jié)構(gòu)數(shù)字檔案館，是本項(xiàng)目的一個(gè)目標(biāo)。近年來，山東省各級(jí)檔案館都在大力推進(jìn)信息化建設(shè)，但總體看來，現(xiàn)有系統(tǒng)中，檔案部門之間以及檔案館和檔案室之間信息和系統(tǒng)銜接不緊密，各類信息系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，信息匯總能力弱，信息孤島、重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)等問題比較突出。這些問題是當(dāng)前山東省檔案信息化建設(shè)中的共性問題。而檔案部門在“加強(qiáng)政務(wù)信息資源開發(fā)，健全政府信息資源管理和公開制度，積極開展公共信息服務(wù)”新形勢(shì)下，建立省市縣之間和館室之間數(shù)據(jù)共享的機(jī)制、建立覆蓋全省的檔案信息利用體系已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但是鑒于檔案管理軟件的這種現(xiàn)狀，要求各級(jí)檔案館和檔案室放棄現(xiàn)在使用的檔案管理軟件，使用全省統(tǒng)一的軟件很不現(xiàn)實(shí)。為此，按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，在保證全省檔案部門以前的信息化投入，不改變?nèi)n案管理軟件使用現(xiàn)狀的情況下，我們提出在全省制定一個(gè)統(tǒng)一的與平臺(tái)無關(guān)、與語言無關(guān)的檔案信息共享技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使基于不同平臺(tái)的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，在邏輯上將所有聯(lián)網(wǎng)單位提供的共享信息集中到了一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，建成所有聯(lián)網(wǎng)單位全部共享信息的數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)單位所使用的數(shù)據(jù)庫不同、數(shù)據(jù)庫中的表名、表中的字段名也都不盡相同，為解決這個(gè)問題，我們考慮采用中間件的方式，由中間件負(fù)責(zé)與聯(lián)網(wǎng)單位的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行交互，中間件對(duì)外提供一致的接口，這樣就解決了名稱不一致的問題?；谶@種思路，我們制定了《基于WebService技術(shù)檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通接口標(biāo)準(zhǔn)(草稿)》，并研制開發(fā)了相應(yīng)的中間件。在各個(gè)聯(lián)網(wǎng)單位安裝中間件后，檔案利用者只需登錄一個(gè)已經(jīng)采取這種方式的聯(lián)網(wǎng)單位的網(wǎng)站，就可以查詢到全部聯(lián)網(wǎng)單位所提供的信息。通過這種方式，山東省檔案館已經(jīng)成功實(shí)現(xiàn)了與市縣區(qū)檔案館、省直館室之間異構(gòu)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)共享?，F(xiàn)在，只需要登錄山東省檔案館政務(wù)網(wǎng)的網(wǎng)站，就可以查詢到已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)的市縣區(qū)檔案館和機(jī)關(guān)檔案室的檔案目錄信息，基本建立了全省范圍內(nèi)異構(gòu)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的分布式檔案數(shù)據(jù)庫，建成了國內(nèi)首家省域異構(gòu)結(jié)構(gòu)數(shù)字檔案館。
將日常辦公和網(wǎng)站管理緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了日常工作的網(wǎng)絡(luò)化、
現(xiàn)代化和日常辦公與網(wǎng)站管理的一體化
目前，山東省檔案館的日常辦公還以傳統(tǒng)的工作模式為主，為此，我們對(duì)檔案館的辦公工作流程進(jìn)行了調(diào)整，引入現(xiàn)代化辦公的理念和流程管理的思想，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件，實(shí)現(xiàn)了日常工作的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。將日常辦公和網(wǎng)站的管理工作緊密結(jié)合，日常辦公的結(jié)果及時(shí)體現(xiàn)在網(wǎng)站上，實(shí)現(xiàn)了日常辦公與網(wǎng)站管理的一體化。這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1 適應(yīng)電子政務(wù)的發(fā)展。首次提出網(wǎng)上利用檔案的收費(fèi)管理方式
紙質(zhì)檔案的利用收費(fèi)是目前常用的，而電子檔案的利用收費(fèi)還無人涉及。而在電子政務(wù)蓬勃發(fā)展的形勢(shì)下，電子檔案的利用將要成為主流。為此我們提出了網(wǎng)上利用電子檔案的收費(fèi)管理方式。鑒于電子檔案的特殊性，目前我們主要提供會(huì)員制的管理方式。
2 引入流程管理方式。實(shí)現(xiàn)查檔利用的全過程控制和利用結(jié)果的統(tǒng)計(jì)分析
使用流程管理的方式，將每一個(gè)利用者的個(gè)人信息、每一步的查檔過程和利用結(jié)果記錄在案，查檔接待人員能夠查看到每個(gè)利用者的當(dāng)前狀態(tài)，并能對(duì)其進(jìn)行必要的干預(yù)，對(duì)各類檔案的收費(fèi)情況進(jìn)行設(shè)置，可以方便地進(jìn)行收費(fèi)管理。利用結(jié)果可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析：一是可以方便地生成接待利用情況工作量的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的、手工的、煩瑣的工作量統(tǒng)計(jì)工作，即計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成某段時(shí)間的利用者、利用目的、利用率等信息的統(tǒng)計(jì)表；二是可以自動(dòng)生成由全宗到目錄直至案卷的檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，即計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)生成某段時(shí)間的各個(gè)全宗、全宗中的各個(gè)目錄一直到各個(gè)案卷的利用次數(shù)；三是可以通過分析檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表來指導(dǎo)今后館藏檔案的數(shù)字化工作，在以后的檔案數(shù)字化工作中可以對(duì)利用率比較高的全宗、目錄和案卷先進(jìn)行數(shù)字化；四是便于利用者今后的再利用。對(duì)于今后再來進(jìn)行查檔的利用者，可以方便地調(diào)出其個(gè)人的信息以及以前利用檔案的情況，便于利用者的查找。
3 充分使用先進(jìn)技術(shù)。實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和網(wǎng)站管理的一體化
對(duì)于培訓(xùn)班、評(píng)獎(jiǎng)?lì)惡脱杏憰?huì)類管理這幾類流程上相似的辦公業(yè)務(wù)，可以在辦公自動(dòng)化中進(jìn)行日常處理，在網(wǎng)站上同步顯示處理的結(jié)果，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和網(wǎng)站管理的一體化。辦公自動(dòng)化和網(wǎng)站使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其中任何一方對(duì)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)的處理在另一方面中都能夠體現(xiàn)出來，例如外部人員通過網(wǎng)站提交相關(guān)信息后，檔案局的工作人員可以在辦公自動(dòng)化軟件中對(duì)這些信息進(jìn)行相應(yīng)的處理。主要包括網(wǎng)上申報(bào)、匯總形成報(bào)名冊(cè)并打印、證書的流水編號(hào)、證書打印、證書認(rèn)證等功能。
