時間：2023-06-12 16:09:16
序論：在您撰寫信貸檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、落實專人，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平
全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識，更新觀念，加強(qiáng)對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓(xùn)，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時落實崗位責(zé)任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時監(jiān)測信貸風(fēng)險，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。
二、強(qiáng)化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法。另一方面，加強(qiáng)信貸檔案管理的日?？己肆Χ龋劻P分明，激勵信貸人員對做好信貸檔案工作的積極性。對未能按時完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對相應(yīng)的員工進(jìn)行積分以及罰款；對違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴(yán)。三是強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范其操作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。
【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風(fēng)險防控；管理工作
信貸檔案管理是一項相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機(jī)構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機(jī)構(gòu)對于信貸檔案重要性的認(rèn)識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認(rèn)識不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，缺乏風(fēng)險防控意識，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問題需要進(jìn)行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時候沒有給資料進(jìn)行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險的時候，在訴訟的時候就會導(dǎo)致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導(dǎo)致檔案的目錄和它實際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險損失。
二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評機(jī)制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識，對所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識，樹立了風(fēng)險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險防范意識，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險防控意識，這對于金融機(jī)構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理；考核
信貸檔案是指銀行在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及信貸客戶關(guān)系，并具有保存價值的文件材料的總稱，是銀行與客戶間債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的憑證，是保全銀行信貸資產(chǎn)的重要法律依據(jù)，是銀行檔案的重要組成部分，主要由客戶基本資料、相關(guān)契約憑證和銀行內(nèi)部的信貸管理資料等組成。隨著農(nóng)發(fā)行建設(shè)現(xiàn)代化銀行工作的深入，對信貸檔案管理提出了更高的要求，同時，由于近年來金融案件時有發(fā)生，使得信貸檔案在信貸風(fēng)險管理中的地位和作用日益凸現(xiàn)，筆者僅對目前基層農(nóng)發(fā)行信貸檔案管理現(xiàn)狀，提出一點淺見。
一、信貸檔案管理工作的作用
加強(qiáng)信貸檔案管理是檢驗信貸員辦理貸款的手續(xù)是否 合規(guī)、資料是否齊全，是否有逆向操作等現(xiàn)象，而造成人為 的信貸風(fēng)險。通過歸檔前的檢查，可以矯正信貸員在辦理貸 款過程中的不認(rèn)真，不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以提高信貸員業(yè)務(wù) 和思想素質(zhì)，踏實辦理好信貸業(yè)務(wù)工作。 隨著農(nóng)發(fā)行業(yè)務(wù)的不斷拓展，客戶數(shù)量的不斷增加，信 貸管理工作中不斷涌現(xiàn)的新情況和新問題的，勢必引發(fā)借款 2 戶的道德風(fēng)險。農(nóng)發(fā)行的貸款發(fā)放通過依法辦理，嚴(yán)格按照 《貸款通則》、《合同法》、《擔(dān)保法》、《商業(yè)銀行法》 及行業(yè)管理規(guī)定辦理貸款，而借款合同是經(jīng)濟(jì)法的范疇，是 借、貸雙方簽訂的合同，及在簽訂借款合同前、中、后形成 的所有文字材料，都是重要的法律依據(jù)。因此，加強(qiáng)信貸檔 案管理，對于依法放貸，確保信貸資金的“安全性、流動性、 效益性”具有至關(guān)重要的作用。
二、信貸檔案管理存在問題及原因
農(nóng)發(fā)行自實行規(guī)范化管理工作以來，從總行到基層支行都強(qiáng)化了檔案管理工作，較好的使檔案發(fā)揮了作用。但由于部分基層農(nóng)發(fā)行對信貸檔案缺乏足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致信貸檔案資料不齊、手續(xù)不完善，給今后合規(guī)、有效的收回貸款帶來了諸多隱患。
1、重要性認(rèn)識不夠。實際工作中，信貸檔案管理工作是最容易被忽視的。在競爭激烈的當(dāng)下，客戶經(jīng)理往往對信貸檔案管理的重要意義認(rèn)識不足，日常工作中重營銷、輕檔案的思想，忽略了對信貸檔案的整理與管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。有的認(rèn)為“只要業(yè)務(wù)發(fā)展，信貸檔案的好壞意義不大”；有的因為責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為檔案能拖則拖，能推則推，導(dǎo)致信貸檔案資料未能及時歸檔。
2、人員培訓(xùn)力度不夠。由于信貸人員的素質(zhì)不一、責(zé)任心有強(qiáng)有弱，導(dǎo)致信貸檔案管理水平也是參差不齊。特別是農(nóng)發(fā)行近年來很少進(jìn)行信貸檔案的專門培訓(xùn)，許多檔案管理人員都是“自學(xué)成才”，按照自己的經(jīng)驗進(jìn)行資料歸集和管理，達(dá)不到信貸檔案的基本要求。實際上，早在2006年，總行專門下發(fā)了《中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行信貸檔案管理暫行辦法》農(nóng)發(fā)銀發(fā)[2006]308號文件，這一文件對信貸檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用都做了詳細(xì)的規(guī)定和說明。但是許多信貸人員根本不知道有這個文件，更不用說嚴(yán)格按照這個文件去操作。所以，在實際工作中我們許多基層行的信貸檔案管理存在較大的漏洞。
3、信貸檔案資料的操作管理不規(guī)范。雖然各銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)都對信貸檔案管理提出了管理要求，但在實際操作中對信貸檔案的管理缺少統(tǒng)一的實施細(xì)則，操作不夠規(guī)范，未能形成有效的規(guī)范化管理模式，存在較大的漏洞。借款、合同的簽訂和書寫等不夠規(guī)范、詳細(xì)、全面，容易造成法律上的無效。一旦貸款出現(xiàn)風(fēng)險，提出借款糾紛的訴訟，在法律上缺少足夠的支持；分類不清、編目不細(xì)、查詢不便；歸檔移交手續(xù)不清，責(zé)任不明；由于有些銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的信息錄入操作員責(zé)任心不強(qiáng)，錄入不及時，造成了企業(yè)和個人信用信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫信息不符，給企業(yè)和個人信用造成不良影響；信貸檔案日常資料基本由信貸人員保管留存，由于銀行信貸人員、信息錄入操作員流動性比較大，不利于信貸檔案管理的安全性、保密性。
4、只“重”業(yè)務(wù)發(fā)展而“輕”檔案管理。信貸檔案，它是信貸業(yè)務(wù)每個環(huán)節(jié)的真實反映，是維護(hù)銀行權(quán)益的重要依據(jù)，如果某一環(huán)節(jié)的信貸檔案信息資料出現(xiàn)丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽(yù)、經(jīng)濟(jì)帶來不可挽回的損失。實際工作中，因檔案管理不善，影響工作效率，造成經(jīng)濟(jì)損失的問題比比皆是。有些基層行對信貸檔案管理的重要意義認(rèn)識很不足，嘴里說得重要、忙起來次要、落實起來不要，也許這樣的評價有點過頭，但代表了目前基層行的一個普遍現(xiàn)象：在以業(yè)務(wù)發(fā)展論英雄的時代，只重視信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展， 而忽略了對信貸檔案的管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合起來。有的支行領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“只要業(yè)務(wù)發(fā)展了，指標(biāo)完成了，干職工福利待遇保證了， 信貸檔案能應(yīng)付檢查就行了”。由于領(lǐng)導(dǎo)本身認(rèn)識的不足，導(dǎo)致一些信貸人員在對信貸檔案的日常管理中，消極對待、敷衍了事，甚至認(rèn)為檔案管理是信貸后勤或者檔案員的事， 在信貸資料的歸集過程中能拖則拖，能推則推，嚴(yán)重影響了信貸資料的及時歸檔。
三、信貸檔案管理的建議
針對以上問題，為了加強(qiáng)信貸檔案管理，保證農(nóng)發(fā)行信貸檔案的齊全完整，充分發(fā)揮信貸檔案的作用，防范信貸風(fēng)險，筆者以為可以采取以下措施，來健全與完善信貸檔案管理。
1、抓培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平。首先要加強(qiáng)對信貸檔案專（兼）職管理人員的培養(yǎng)。通過短期培訓(xùn)、相互觀摩交流等方式，甚至可以到其它商業(yè)銀行進(jìn)行學(xué)習(xí)，以及不定期地進(jìn)行輔導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，使他們盡快地熟悉和熟練信貸檔案管理工作。其次要加強(qiáng)信貸操作人員的培養(yǎng)。收集信貸資料的大量基礎(chǔ)性工作，須由信貸操作第一線的人員來完成，每當(dāng)一筆信貸業(yè)務(wù)的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)收集入檔的信貸資料有哪些，他們必須一清二楚。因此，通過輔導(dǎo)和培訓(xùn)，使每一個信貸操作人員的業(yè)務(wù)能力得到提高和加強(qiáng)，我們的信貸檔案管理才能真正得到完善和健全。最后要落實好崗位責(zé)任制度，按實際信貸工作分工，根據(jù)貸款類別、客戶不同確定相應(yīng)信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸款申請、貸前調(diào)查、貸時審查，貸后跟蹤，建立獨(dú)立的信貸檔案，監(jiān)測信貸風(fēng)險，加大對信貸檔案資料收集的力度，確保信貸檔案的齊全完整。同時做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關(guān)資料的及時立卷歸檔，提高信貸檔案管理水平。
在信息化時代下檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化不僅互利共贏，也是一對主要的矛盾，怎樣讓他們的關(guān)系更好的發(fā)揮，不僅是社會的必然選擇，也是檔案管理部門服務(wù)社會的關(guān)鍵。筆者在本文中首先分析了信息化和檔案的關(guān)系，接著就怎樣準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作進(jìn)行了深入的解讀。
一、信息化與檔案的關(guān)系
1.檔案信息是一種重要的信息資源
我們都知道，人類自身深深地關(guān)系到文明的進(jìn)步和發(fā)展，而這種進(jìn)步和發(fā)展正是建立在對信息的記錄、傳輸和利用之上。這是一種自從人類發(fā)明文字以來就被文明發(fā)展進(jìn)程所驗證的事實。在信息化時代下，信息檔案功能發(fā)揮的關(guān)鍵步驟是把開發(fā)利用檔案轉(zhuǎn)變成應(yīng)用、使用檔案。人類知識的結(jié)晶都存在于檔案之上，它是對人類生活最真實的記錄，也就意味著檔案具有信息源的作用，它在社會發(fā)展的過程中必然要擔(dān)當(dāng)更重要的角色，發(fā)揮更大的作用。
2.信息化是知識經(jīng)濟(jì)時代主線
信息化主導(dǎo)的是知識經(jīng)濟(jì)，在這樣的大背景下，各種信息化手段是我們知識的來源，尤其是目前廣泛利用的電子通信技術(shù)，在整個地球范圍內(nèi)人們都可以輕松的實現(xiàn)溝通，大大的擴(kuò)展了人們的空間存在，全球性的信息共同體必將形成。在這樣的社會形態(tài)下，檔案管理工作者的第一選擇肯定是檔案管理的信息化，因為這統(tǒng)一了工作的內(nèi)在選擇和外在需求。
3.信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求
一般說來，當(dāng)我們對檔案管理服務(wù)的功能進(jìn)行探討的時候，原始檔案上所記載的信息資源是我們所依賴的。這種類型的信息化資源就其發(fā)展過程來講，對業(yè)務(wù)處理和運(yùn)行進(jìn)行滿足是其剛開始時候的著眼點，當(dāng)然也對信息開發(fā)的內(nèi)部一般規(guī)律相符合，總的來講，數(shù)據(jù)、信息、知識的模型是信息開發(fā)的依據(jù)和基礎(chǔ)。從微觀層面來看，系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成是信息資源開發(fā)剛開始的組成部分，以數(shù)據(jù)庫為背景，深入的挖掘信息資源，并對不同數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行滿足。就流程上來講，和傳統(tǒng)的檔案管理利用沒有多大差別，這樣看來它應(yīng)該在檔案管理的范圍之內(nèi)。
4.檔案的可持續(xù)發(fā)展有賴于信息化提供相應(yīng)的動力
信息量大、內(nèi)容豐富，對信息的需求多、信息的有效性不均衡這些都是信息化社會的特點。也是目前我們生存的社會的顯著特點，怎樣讓信息化的這種優(yōu)勢正確的發(fā)揮，讓它在現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化整合化中發(fā)揮作用，對于這個問題是每個檔案工作者需要深入思考的，為了更快地對信息化的需求進(jìn)行適應(yīng)，生產(chǎn)需要和生活需要是我們重視的兩個點。首先我們要落實對檔案管理體制的改革，這才是讓檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要環(huán)節(jié)。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
這是正確處理好檔案管理標(biāo)與本合理關(guān)系的正確途徑，現(xiàn)階段應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)落實到檔案管理現(xiàn)代化的根本發(fā)展要求中，這樣才能更好地推進(jìn)檔案管理工作更上一個臺階。下面我們著重從檔案管理信息化和現(xiàn)代化兩者的關(guān)系入手，探討分析檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)問題。主要有以下幾個方面的思考：
1.信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
通過分析筆者發(fā)現(xiàn)，對檔案管理工作而言時代的必然產(chǎn)物是檔案信的息化建設(shè)，然而這種不可避免的原因我們可以這樣認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息化管理發(fā)展的趨勢和方向，這也是我們對兩者關(guān)系進(jìn)行把握的理論基礎(chǔ)。但是，信息化建設(shè)如何推進(jìn)現(xiàn)代管理呢，筆者建議從檔案管理的日常工作開始，出臺有效的管理體系，通過科學(xué)的手段如辦公自動化系統(tǒng)等，從以前紙質(zhì)辦公發(fā)展紙質(zhì)辦公和無紙化辦公相結(jié)合的方式。就當(dāng)前階段而言，這是管理、開發(fā)、利用檔案的有效方式。
2.檔案管理現(xiàn)代化反哺信息化建設(shè)
檔案管理現(xiàn)代也要反過來對檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行促進(jìn)，如今有關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)中各種硬件和軟件設(shè)備已經(jīng)使用到具體的操作之中，信息化的建設(shè)步伐被極大的促進(jìn)，所以我們要對各方面的利益關(guān)系進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，更好的利用這種得之不易的發(fā)展形勢，以發(fā)達(dá)國家為鑒，避免在對相關(guān)制度進(jìn)行改革的過程中出現(xiàn)重大錯誤，這也是我國和國際化檔案管理行列的標(biāo)志。
3.正確處理檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該注意的幾個原則
（1）前瞻性：數(shù)字化檔案是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，對檔案資源和檔案管理規(guī)定進(jìn)行信息系統(tǒng)的處理并通過通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓檔案信息的合理分配和利用得以實現(xiàn)，讓社會對信息資源盡可能的共享。這個過程非常的繁雜，離不開硬件和軟件的開發(fā)、利用。
（2）實用性：對社會需求進(jìn)行服務(wù)的過程中需要突出自己的特色，讓我們的信息具有鮮明的特色，讓信息需求人員從數(shù)量眾多的信息資源中選用我們的；我們要以信息使用者的角度為出發(fā)點，對信息資源進(jìn)行加工、處理，讓信息的形成更加的紫銅、有序，讓它們有機(jī)的聯(lián)合在一起。只有設(shè)身處地的為使用者著想，不斷地拓展信息資源的實用性，才能實現(xiàn)最終的目的。
（3）協(xié)作性：對于這一項矛盾，檔案管理的信息化建設(shè)和檔案管理的現(xiàn)代化需要正確的認(rèn)識和很好的解決，我們只有對其的深刻性進(jìn)行充分的認(rèn)識，才能在具體的操作之中對程序、分類、步驟按照預(yù)先的環(huán)節(jié)有機(jī)的結(jié)合和進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理風(fēng)險；規(guī)范；建議
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內(nèi)容。在強(qiáng)化管理規(guī)范操作、防范風(fēng)險等方面起著重要的作用。很多人認(rèn)為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書等，與防范風(fēng)險的關(guān)系不大，只是提供一些必要的憑據(jù)支持。其實，信貸檔案在防范風(fēng)險中的重要作用，是其他管理和材料無法替代的，其作用主要體現(xiàn)在：
1.控制信貸風(fēng)險源。通過對借款企業(yè)經(jīng)營狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學(xué)整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風(fēng)險與單筆信貸風(fēng)險程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長短等提供科學(xué)決策依據(jù)，堵住信貸風(fēng)險源頭。
2.有效預(yù)警信貸風(fēng)險。一是科學(xué)規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時采取措施，防范信貸風(fēng)險的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)量、資金運(yùn)營狀況、償債能力、盈利能力等進(jìn)行分析與預(yù)測 ，測評企業(yè)貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風(fēng)險概率三是翔實的借款企業(yè)經(jīng)營資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷售動態(tài)、市場行情和銷售貨款的回籠及應(yīng)收賬款情況，從而及時發(fā)現(xiàn)信貸資金運(yùn)行中潛在風(fēng)險。
3.防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。一是完善采購環(huán)節(jié)管理檔案，加強(qiáng)對企業(yè)采購原材料或商品質(zhì)、價、量 “三控制” ，促進(jìn)企業(yè)“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經(jīng)營風(fēng)險二是健全庫存管理檔案，隨時檢查商品庫存數(shù)量、成本情況，保證賬實、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質(zhì)量情況，促進(jìn)庫存勤進(jìn)快銷，減少庫存潛在風(fēng)險三是健全銷售資料檔案，及時掌握企業(yè)銷售實績與市場態(tài)勢，尋找誠實守信的客戶，促進(jìn)順價銷售及時掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時貸款本息足額收回，特別是對形成的銷售結(jié)算資金，通過及時、詳細(xì)記載發(fā)生的時間、金額、付款單位、形成原因等，及時采取催收措施，有效防范銷售環(huán)節(jié)的信貸風(fēng)險。
4.規(guī)避企業(yè)改制風(fēng)險。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負(fù)債相統(tǒng)一”的原則，及時有效落實貸款債務(wù)可對企業(yè)改革成本來源進(jìn)行甄別，掌握企業(yè)實施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢、帶物分流，嚴(yán)防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟(jì)問題，落實拖欠的各類補(bǔ)貼與債權(quán)債務(wù)，減少企業(yè)改制風(fēng)險。
5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴(yán)格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強(qiáng)對企業(yè)經(jīng)營全過程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時效。對到期貸款及時通知，對不良貸款及時催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時效三是依法收貸依據(jù)。通過對信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實施對不良貸款及時實行依法訴訟對資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時提出破產(chǎn)申請對依法破產(chǎn)的，及時申報債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實的信貸資料也是呆賬認(rèn)定及核銷申報的依據(jù)與條件。
可見信貸檔案在信貸風(fēng)險管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識 ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進(jìn)信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發(fā)揮其管理與防范風(fēng)險方面的作用。在日常工作中，主要應(yīng)作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對企業(yè)信貸監(jiān)管過程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營資料。主要是企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實信貸檔案專兼職人員，實行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發(fā)檔案信息資源，為防范風(fēng)險提供全方位服務(wù)。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營資料、政策導(dǎo)向資料等，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，為防范信貸資產(chǎn)風(fēng)險提供信息依據(jù)。三是開發(fā)挖掘市場信息資源。利用金融機(jī)構(gòu)點多、面廣的特點，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場行情、價格等市場信息網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)聯(lián)系誠實可信的客戶，擴(kuò)大購銷業(yè)務(wù)，提高經(jīng)營效益，實現(xiàn)銀企雙贏。
3.完善考核制度，確保信貸檔案管理有效開展。要將信貸檔案管理納人業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，制訂信貸檔案規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法，與信貸人員的獎罰掛鉤，激勵信貸人員做好信貸檔案工作的積極性，促進(jìn)信貸檔案管理工作扎實有效地開展，提高信貸風(fēng)險防范與化解水平。
關(guān)鍵詞：信用檔案管理
隨著信息時代的發(fā)展，檔案部門將現(xiàn)代信用檔案的科學(xué)管理提到了議事日程加以研究，積極指導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立信用檔案，并協(xié)助有關(guān)部門在國家綜合檔案館建立起信用信息遠(yuǎn)程利用平臺。
一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠(yuǎn)程利用
檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠(yuǎn)程利用，這是檔案部門綜合管理的優(yōu)勢。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務(wù)、保險、海關(guān)、技術(shù)監(jiān)督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠(yuǎn)程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無從獲取本單位以外的這些信息，一份調(diào)查表明，將本單位信用記錄對社會提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實現(xiàn)信用檔案信息的跨部門、跨行業(yè)、跨單位、跨地區(qū)的遠(yuǎn)程利用，檔案部門較之有優(yōu)勢，我們可以利用平時已建立的工作網(wǎng)來收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進(jìn)行綜合整理、開發(fā)、利用，通過公開網(wǎng)、公共網(wǎng)為社會需求提供服務(wù)。檔案部門要發(fā)揮信用檔案管理優(yōu)勢，一方面應(yīng)充分開發(fā)館藏有關(guān)信用檔案信息資源，對已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經(jīng)過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經(jīng)驗，另一方面是對尚未入館的檔案信息的開發(fā)利用，當(dāng)然，這還需要各級政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業(yè)與行業(yè)，地區(qū)與地區(qū)之間的壁壘，促進(jìn)信用檔案信息遠(yuǎn)程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規(guī)律，對其產(chǎn)生與形成的規(guī)律、產(chǎn)生范圍、保管及真實狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律，不但在理論上有所創(chuàng)新，從工作實踐中摸索和歸納出一整套科學(xué)有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國檔案學(xué)的內(nèi)容，更重要的是有利于社會信用體系的建立，在全面建成小康社會中發(fā)揮強(qiáng)力作用。
二、根據(jù)形勢發(fā)展和需要，擴(kuò)大職責(zé)范圍，明確具體管理內(nèi)容
由于社會的不斷發(fā)展，信用檔案是新形勢下檔案工作新的工作對象，信用檔案在內(nèi)容構(gòu)成、收集渠道、管理方法等方面與傳統(tǒng)檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國家商業(yè)銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強(qiáng)工作的主動性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對這些檔案進(jìn)一步加強(qiáng)研究，界定收集范圍，規(guī)范管理方式，改進(jìn)管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個企業(yè)和個人的信用狀況從無形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質(zhì)的飛躍，這是檔案部門實施職責(zé)的體現(xiàn)，優(yōu)勢的體現(xiàn)。
信用檔案主要指相關(guān)機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，搜集、整理和保管的反映個人企業(yè)信用狀況的信息材料，由于內(nèi)容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進(jìn)行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業(yè)領(lǐng)域、企業(yè)（包括個體私營企業(yè)）、社會中介組織的登記注冊、法人執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、評估材料、經(jīng)營銷售行為、納稅、合同履約、部門規(guī)則、行業(yè)的主管部門對行為規(guī)范誠實守信者認(rèn)定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對有違規(guī)違法行為者，監(jiān)督部門執(zhí)法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業(yè)中介機(jī)構(gòu)和個人誠信操守相關(guān)的大量檔案材料。
按照國際慣例，個人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規(guī)均得在一定時期內(nèi)上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責(zé)終歸落在檔案部門指導(dǎo)和幫助有關(guān)部門及時建立企業(yè)和個人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進(jìn)行綜合管理，保存企業(yè)的信用狀況，進(jìn)行科學(xué)、合理的評估，使企業(yè)或個人便捷的查找利用信息檔案，在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮出對信用狀況的獎懲作用，承擔(dān)此項功能，應(yīng)是檔案部門責(zé)無旁貸的任務(wù)。
三、緊跟新形勢，抓好建檔基礎(chǔ)，實行實體和信息分別管理
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。
一、信息化與檔案的關(guān)系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2．信息化是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。
4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費(fèi)需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅持以下四項原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說，獨(dú)立完成這些項目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
(3)實用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
