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中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時期，其管理成效直接標(biāo)志著一個學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學(xué)歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強(qiáng)化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實時操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎懲、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發(fā)現(xiàn)檔案的價值以致檔案遺失，都會使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時隨著我國信息化的發(fā)展，社會各界是檔案管理的另一個服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時調(diào)整，更好地服務(wù)于社會各界和學(xué)生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞?。信息化的技術(shù)作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項決策和規(guī)劃均以事實為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價值。
二、實現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值的對策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性。
在檔案信息服務(wù)時代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會服務(wù)部門的經(jīng)驗，設(shè)計具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實行二級管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級學(xué)籍管理人員隊伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動為主動，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報到注冊、在校成績、學(xué)籍異動、學(xué)歷證書等全過程實行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽(yù)評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動、學(xué)生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會提供完整、準(zhǔn)確、真實、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[3]盛群.高校本科生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].檔案天地,2007，（1）：54-56.
關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化
學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。
一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因為身體疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因為要存檔，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
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【關(guān)鍵詞】學(xué)生，學(xué)籍檔案，檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計算機(jī)并努力充實業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。
6.大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、檔案資料查詢等提供有效信息。
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；對策
檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻(xiàn)，具有重要的歷史價值。高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過程的真實記錄，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。目前我國高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理改進(jìn)，已成為各高校關(guān)注的熱點(diǎn)。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學(xué)籍檔案管理隨意為之，無人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機(jī)制和獎懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學(xué)校將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動管理對象，對學(xué)生缺乏必要的教育，很多學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案缺少理解和認(rèn)識，甚至直到畢業(yè)審查時才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問題或缺少文件，嚴(yán)重影響了學(xué)校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業(yè)
很多高校的學(xué)籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案只是入學(xué)時收一下，畢業(yè)時發(fā)一下，在校期間基本沒有整理、補(bǔ)充和歸檔，學(xué)籍檔案管理如同虛設(shè)。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學(xué)籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學(xué)籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，學(xué)籍檔案也只是學(xué)生入學(xué)時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度?，F(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學(xué)模式，在高校其他方面都與時俱進(jìn)，緊隨改革步伐的時候，學(xué)籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學(xué)模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)籍管理采用電子技術(shù)手段已勢在必行，很多高校也都引進(jìn)了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學(xué)籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價值，學(xué)校在補(bǔ)充電子檔案的時候忽視紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學(xué)籍信息都由學(xué)生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學(xué)生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學(xué)籍檔案管理對策
（一）樹立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念
要實現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認(rèn)識到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機(jī)制建設(shè)等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，檔案管理人員要認(rèn)識到檔案工作的意義和重要性，加強(qiáng)工作認(rèn)識，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉(zhuǎn)化為主動的信息服務(wù)，將檔案庫轉(zhuǎn)化為人才信息庫，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
教育部從2001 年開始對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按國家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，所取得的學(xué)歷證書均須進(jìn)行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學(xué)歷信息數(shù)據(jù)庫。高校學(xué)籍管理部門應(yīng)與全國高校學(xué)歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動，建立一個完整的高校學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開始到學(xué)生畢業(yè)，動態(tài)加入學(xué)生在校期間全部信息材料，貫穿學(xué)生在校期間的整個學(xué)習(xí)過程，構(gòu)建一個完整的高校學(xué)生電子學(xué)籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學(xué)歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學(xué)生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學(xué)籍管理庫”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團(tuán)記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學(xué)生入學(xué)前中學(xué)階段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國高校學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了高校學(xué)籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢。
（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍
很多高校已經(jīng)開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)專門的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，盡可能的引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的關(guān)心和愛護(hù)，調(diào)動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進(jìn)學(xué)校的檔案管理建設(shè)。
（四）建立健全學(xué)籍檔案管理制度
很多高校都是學(xué)生入學(xué)時接收一下檔案，畢業(yè)時統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動，學(xué)生受到表彰或出現(xiàn)問題也不及時進(jìn)行檔案的補(bǔ)充，因此學(xué)籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎懲措施，健全檔案的補(bǔ)充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權(quán)責(zé)明晰，獎懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時完成學(xué)籍檔案管理的各項工作。
總之，學(xué)籍檔案是高校和學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校和學(xué)生的寶貴財富，是學(xué)校管理工作的重要資料，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理和開發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會和市場。
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（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視
現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。
（二）管理人員隊伍建設(shè)不完整
由于高校對學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。
（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性
因為高校對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。
二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對策
（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視
學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊、報告?？榷喾N途徑來宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對學(xué)籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認(rèn)識，以確保學(xué)生能夠提供真實準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。
（二）加強(qiáng)檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)
想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮剟顧C(jī)制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。
（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度
科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項工作活動，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⑼暾囊?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時，主管部門應(yīng)對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點(diǎn)來抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；管理
1 引言
高校學(xué)籍檔案記載了一個學(xué)生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質(zhì)，也是其教育過程中達(dá)到知識水準(zhǔn)的基本信用憑證。高校逐步認(rèn)識到學(xué)生檔案的科學(xué)管理對于高校自身和學(xué)生發(fā)展的意義，從教育科研、教學(xué)、學(xué)生管理各個角度來看，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理并使其發(fā)揮相應(yīng)的作用，是學(xué)籍檔案人員所應(yīng)關(guān)注的問題。
2 我國高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）高校學(xué)籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學(xué)籍管理方面，并沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內(nèi)部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導(dǎo)致檔案在歸檔的時候出現(xiàn)問題。在管理上權(quán)責(zé)不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學(xué)生的真實情況，與實際工作脫節(jié)，無法保證一些材料能夠真實準(zhǔn)確的歸檔。一些學(xué)生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現(xiàn)多個學(xué)生會主席，學(xué)校有時為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會，甚至將一些學(xué)生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，造成了檔案失真，學(xué)籍檔案和畢業(yè)生的誠實信用度下降。
（二）高校學(xué)籍檔案管理的方法不夠科學(xué)
由于管理制度的欠缺，導(dǎo)致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個方面，一是學(xué)籍檔案的編排比較混亂，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)來分，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)交叉編排、有的學(xué)院按照學(xué)生的畢業(yè)年份來分，總之沒有形成一個相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成相對規(guī)范的做法。另外，一些學(xué)籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學(xué)籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴(yán)格施行。
（三）高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
學(xué)籍檔案管理是一項比較復(fù)雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認(rèn)為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進(jìn)行系統(tǒng)的分析。其實，在實際工作中。通過學(xué)生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發(fā)有效信息，可以更好的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。但是相關(guān)的管理人員很少受到過這一方面的專業(yè)培訓(xùn)，沒有沒使用過計算機(jī)等技術(shù)輔助完成工作，簡介造成了學(xué)籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對策
（一）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的意識
目前高校學(xué)籍管理所涉及到的學(xué)院和專業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學(xué)籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點(diǎn)開設(shè)了分校，學(xué)生的成分也比較復(fù)雜，管理的時間跨度變大，更需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，努力實現(xiàn)檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機(jī)制，明確權(quán)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，可以有效的解決。
（二）引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法
一般來說，學(xué)籍檔案包括入學(xué)注冊、成績考核、畢業(yè)證書等材料，是一個學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的最原始記錄，也是教學(xué)和學(xué)校管理的重要部分。隨著市場經(jīng)濟(jì)對高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來越大，學(xué)生的原始資料對于就業(yè)單位來說具有一定的參考價值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導(dǎo)高校的教學(xué)、科研工作，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學(xué)校的角度進(jìn)行一個統(tǒng)一的編號，同時，分配到不同學(xué)院，也應(yīng)當(dāng)遵循相同的規(guī)律實現(xiàn)信息的管理。要學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，如利用計算機(jī)軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)之中出現(xiàn)的問題。
（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案人員的素質(zhì)
檔案管理人員既要了解學(xué)籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術(shù)，同時由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要求學(xué)籍檔案人員加大對單位內(nèi)從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，對管理人員的素質(zhì)提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校自身的需求制定科學(xué)的管理模式，多管齊下，真正實現(xiàn)科學(xué)的學(xué)籍管理。這就需要高校加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理能力和水平。
4 結(jié)語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細(xì)節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學(xué)籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發(fā)展和高校的需求。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案；管理
中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02
高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進(jìn)行的教學(xué)質(zhì)量考核和管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)話題。
一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對學(xué)籍檔案管理工作人員和重視不夠
許多學(xué)籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學(xué)籍檔案時措施不得力，對學(xué)生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。如在校學(xué)生經(jīng)常會遇到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導(dǎo)這些學(xué)生，可能會對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和生活造成影響，影響學(xué)生正常的畢業(yè)。而且許多學(xué)校對于學(xué)籍移動檔案的保存和整理沒有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，權(quán)責(zé)不清，管理混亂，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。
（二）學(xué)籍檔案管理中法治意識淡薄
近年來，高校與大學(xué)生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學(xué)生權(quán)利的現(xiàn)象時有發(fā)生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統(tǒng)一的程序機(jī)制，隨意性大，片面強(qiáng)調(diào)學(xué)校的權(quán)利，卻忽視學(xué)生群體的權(quán)利，容易侵害學(xué)生的知情權(quán)，申辯權(quán)等。
（三）學(xué)籍檔案管理政策宣傳不到位
大多數(shù)學(xué)生在入學(xué)時沒有或者很少接受學(xué)籍管理等方面的宣傳和教育，對學(xué)校的管理體制及相關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術(shù)類高校學(xué)生的藝術(shù)實踐活動特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學(xué)習(xí)、考試等，也由此帶來了學(xué)籍檔案管理問題，如果對相關(guān)政策沒有足夠的了解，將嚴(yán)重影響學(xué)生再到的學(xué)習(xí)。
二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
近幾年來，在高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當(dāng)一部分學(xué)生對學(xué)籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)；學(xué)生只把自己作為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當(dāng)一回事，這在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果，助長了各種不良傾向。
三、產(chǎn)生問題的原因
（一）入學(xué)教育缺失
很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。
（二）學(xué)籍管理手段落后
高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）學(xué)籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠
高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。
四、高校學(xué)籍管理的對策
（一）提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平
學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
（二）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理
現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（四）強(qiáng)化服務(wù)意識，提高學(xué)籍檔案管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計算機(jī)應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強(qiáng)實際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
（五）指導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)籍檔案管理
讓學(xué)生把學(xué)校當(dāng)成自己的家，主動參與學(xué)籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學(xué)校的民主性、同時讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動人的積極性，讓人實現(xiàn)自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應(yīng)用于學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，就是要以學(xué)生為本，以感情為主，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該使管理和思想教育相結(jié)合，這樣才能使學(xué)生心悅誠服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學(xué)籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學(xué)生學(xué)習(xí)、成長和學(xué)會自我管理的動力源。
（六）注重學(xué)籍檔案管理人員的培養(yǎng)
提高學(xué)籍檔案管理員對工作重要性的認(rèn)識，同時給學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)提供機(jī)會。學(xué)籍檔案管理工作者還應(yīng)該對學(xué)籍管理的方法、學(xué)籍管理的規(guī)律等進(jìn)行不斷的研究，制定更加合理的學(xué)籍檔案管理規(guī)定，為教學(xué)服務(wù)。
（七）加大對學(xué)籍檔案管理的投入
隨著現(xiàn)代信息化社會的到來，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)新的學(xué)籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化。學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的知識。我們的管理只有做到為學(xué)生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。
（八）堅持學(xué)籍檔案管理工作與思想政治教育相結(jié)合
