時(shí)間：2023-06-14 16:32:00
序論：在您撰寫企業(yè)合同檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現(xiàn)今社會(huì)大環(huán)境下，企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會(huì)關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對(duì)企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實(shí)現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。作為一家核電企業(yè)集團(tuán)下的二級(jí)子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運(yùn)行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強(qiáng)，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對(duì)本企業(yè)的發(fā)展勢(shì)必帶來重大影響。國家引進(jìn)、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時(shí)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，處理國際關(guān)系時(shí)，需要取長補(bǔ)短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時(shí)會(huì)簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機(jī)制③。
2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對(duì)合同當(dāng)事人之外的任何單位和個(gè)人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購合同，租賃合同、勞動(dòng)合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進(jìn)行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時(shí)
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動(dòng)的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對(duì)比較分散，且在走流程時(shí)所花的時(shí)間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時(shí)，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現(xiàn)國家對(duì)合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對(duì)企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對(duì)合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個(gè)文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會(huì)議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)
現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對(duì)企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對(duì)崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
按照國家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理
現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專門的獨(dú)立類別來管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。
在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時(shí)，通過利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平
“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強(qiáng)宣傳，樹立檔案意識(shí)和法律意識(shí)
近年來，企業(yè)加大了對(duì)部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對(duì)企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對(duì)比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識(shí)和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識(shí)與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識(shí)和法律意識(shí)，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系
《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作⑩。
5 結(jié)束語
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強(qiáng)重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識(shí)和效益意識(shí)，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗(yàn)合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險(xiǎn)能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
參考文獻(xiàn)
[1]沈紅 《芻議合同檔案管理》科技與企業(yè) 2013（06）
[2]《中華人民共和國合同法》
[3]盧麗云 《芻議合同檔案管理工作中問題和改進(jìn)措施》 企業(yè)文化 2014（04）
[4]李瑋 《企業(yè)合同檔案管理問題淺析》 黑龍江檔案 2013（01））
[5]蔡夏 羅 瑪 《論企業(yè)的合同管理》 知識(shí)經(jīng)濟(jì) 2012（09）
[6]周穎 《加強(qiáng)合同檔案管理 更好地為企業(yè)服務(wù)》蘭臺(tái)世界 2009 （08）
[7]中華人民共和國DA/T42-2009，企業(yè)檔案工作規(guī)范 [S]. 國家檔案局
[8]陳健靜 李珉俊 《關(guān)于企業(yè)合同檔案精益化管理問題與分析》商情 2012（32）
[9]樊抒婷 《論檔案信息化建設(shè)》 長安學(xué)刊 2010年第1卷第1期
[10]袁俊玲 《關(guān)于合同檔案管理的若干思考》 山東檔案 2000（04）
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。
筆者針對(duì)一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運(yùn)營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對(duì)企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點(diǎn)和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對(duì)合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對(duì)企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)，利用分類管理
在對(duì)企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號(hào)加以區(qū)分，確定好不同的類別號(hào)，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號(hào)，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對(duì)企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對(duì)合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對(duì)于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對(duì)合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號(hào)、件號(hào)是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對(duì)應(yīng)的分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在同類的合同檔案分類中的流水號(hào)。這三個(gè)要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實(shí)現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、現(xiàn)場簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗洝⒅袠?biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本
中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長期影響仍將持續(xù)，國家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理?？傮w來看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。
合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心
電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>
三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)
責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：
（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)
要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過程中的各種問題及時(shí)予以指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)索賠管理
項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 李泓，鄭鳳君，趙玉珍.試論人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)化[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（5）.
[2] 朱麗青.工程項(xiàng)目管理中合同全過程管理的規(guī)范化研究[J].建筑技術(shù)，2006，（5）.
[3] 謝瑞通，韓建平.建筑施工企業(yè)合同管理的幾點(diǎn)思考[J].甘肅科技，2009，25（1）.
[4] 楊光.施工企業(yè)在工程活動(dòng)中的合同管理[J].中國林業(yè)經(jīng)濟(jì)，2008，（6）.
關(guān)鍵詞:企業(yè)用工;勞動(dòng)合同;風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)前，全國大多數(shù)供電企業(yè)在勞動(dòng)用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，給企業(yè)的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動(dòng)合同法》要求企業(yè)從勞動(dòng)合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風(fēng)險(xiǎn)。新形勢(shì)下，企業(yè)如何在勞動(dòng)合同管理環(huán)節(jié)重新構(gòu)造一個(gè)全新的精細(xì)化管理模式，以適用勞動(dòng)合同法的要求，降低用工風(fēng)險(xiǎn)，這已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)
1.1 用工機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)
《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，勞動(dòng)者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動(dòng)合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動(dòng)合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無固定期限勞動(dòng)合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動(dòng)合同的期限從過去的短期化調(diào)整為中長期，勞動(dòng)合同長期化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)的局面。由此，用人單位長期習(xí)慣于用勞動(dòng)合同終止來調(diào)整勞動(dòng)關(guān)系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對(duì)和諧穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系有益，但會(huì)減弱企業(yè)用工機(jī)制的活力，使企業(yè)競爭力減弱。
1.2 用工成本風(fēng)險(xiǎn)
這里指的用工成本風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)因勞動(dòng)合同終止需支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險(xiǎn)。
1)勞動(dòng)合同終止成本風(fēng)險(xiǎn)
由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，并且補(bǔ)償金基數(shù)由原來的終止前12個(gè)月的平均實(shí)得收入(扣除個(gè)人稅與費(fèi))調(diào)整為終止前12個(gè)月的平均收入(含稅與費(fèi))，而這個(gè)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風(fēng)險(xiǎn)。
可能會(huì)有人認(rèn)為，既然合同終止會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補(bǔ)償了。這是一個(gè)誤解，企業(yè)不終止合同，經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務(wù)派遣員工通過勞務(wù)派遣單位支付的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金也不能忽視，因?yàn)閯趧?wù)派遣人員的勞動(dòng)合同終止補(bǔ)償金是同樣適用法律規(guī)定的。
2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險(xiǎn)
以下五項(xiàng)內(nèi)容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風(fēng)險(xiǎn)。
(1)自用工之日起滿一個(gè)月未滿一年未簽訂書面勞動(dòng)合同，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動(dòng)者訂立無固定期限勞動(dòng)合同的，自應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動(dòng)合同之日起向勞動(dòng)者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動(dòng)合同可能向勞動(dòng)者支付雙倍補(bǔ)償金。
(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班工資或經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導(dǎo)致勞動(dòng)者解除合同，用人單位要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
1.3 用工管理風(fēng)險(xiǎn)
用工管理風(fēng)險(xiǎn)是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴(yán)造成的風(fēng)險(xiǎn)。
1)用工管理不到位產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)
(1)不簽勞動(dòng)合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計(jì)算;(3)非全日制用工不簽勞動(dòng)合同;(4)合同到期不續(xù)簽。
2)用工管理制度不嚴(yán)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)
(1)規(guī)章制度不健全;(2)內(nèi)容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動(dòng)者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)措施
2.1 化解用工機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機(jī)制與控制好無固定期勞動(dòng)合同增長的關(guān)系。
1)嚴(yán)格把好招聘關(guān)
把好招聘關(guān)是勞動(dòng)合同管理的開始，企業(yè)一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對(duì)不能只看履歷，或讓應(yīng)聘者經(jīng)受心理測(cè)試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關(guān)，使企業(yè)喪失了試用期內(nèi)單方解除權(quán)。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內(nèi)，盡可能保持用工機(jī)制的靈活性。進(jìn)行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動(dòng)合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務(wù)派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)不同實(shí)際需求簽訂勞動(dòng)合同
在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動(dòng)合同管理有不同的側(cè)重點(diǎn)。企業(yè)可根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)實(shí)際需求與員工簽訂勞動(dòng)合同。再者，企業(yè)的性質(zhì)也有不同，有勞動(dòng)密集型企業(yè)，高新技術(shù)企業(yè)等，其崗位不同，對(duì)人員的需求也是不同的。因此，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)不可能都與勞動(dòng)者簽訂無固定期限勞動(dòng)合同。建議可對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動(dòng)合同，對(duì)替代性較強(qiáng)的熟練崗位也要按企業(yè)實(shí)際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點(diǎn)，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動(dòng)合同
企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進(jìn)能出，能上能下”的競爭機(jī)制，必須控制增長的無固定期限勞動(dòng)合同。根據(jù)上述某上市公司測(cè)算，管理、技術(shù)崗位、班組長和技術(shù)工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當(dāng)控制在70%以內(nèi);可替代性較強(qiáng)熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內(nèi)。企業(yè)總計(jì)無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機(jī)制的相對(duì)靈活性。
2.2 化解用工成本風(fēng)險(xiǎn)
1)計(jì)提“終止準(zhǔn)備金”，消化“終止”成本
勞動(dòng)合同終止補(bǔ)償是在勞動(dòng)合同期滿終止時(shí)發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過設(shè)置勞動(dòng)合同“終止準(zhǔn)備金”來合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據(jù)當(dāng)年的平均工資計(jì)提1個(gè)月工資作終止準(zhǔn)備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動(dòng)合同，企業(yè)終止補(bǔ)償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動(dòng)合同期滿終止的，企業(yè)終止補(bǔ)償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計(jì)提“終止準(zhǔn)備金”將勞動(dòng)合同期滿終止時(shí)發(fā)生的一次性補(bǔ)償成本合理地分?jǐn)傊撩磕暧霉こ杀?，客觀反映企業(yè)的盈利能力。
2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生
企業(yè)應(yīng)依法規(guī)范用工，建立先訂勞動(dòng)合同后用工和續(xù)簽合同領(lǐng)導(dǎo)審核制度，防止用工超過1個(gè)月未訂立勞動(dòng)合同和違反規(guī)定不與員工訂立無固定期合同情況發(fā)生;按勞動(dòng)合同或集體合同約定支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班工資;依法為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)。企業(yè)依法履行義務(wù)和行使權(quán)利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。
2.3 化解用工管理風(fēng)險(xiǎn)
1)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度
企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動(dòng)合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險(xiǎn)福利、勞動(dòng)定額、崗位標(biāo)準(zhǔn)與考核、獎(jiǎng)懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)，同時(shí)也保障企業(yè)依法行使管理權(quán)。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時(shí)應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)過民主程序和告知義務(wù)，保護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益。
2)加強(qiáng)勞動(dòng)合同管理
企業(yè)必須建立勞動(dòng)管理臺(tái)帳，勞動(dòng)合同簽訂、變更、終止、解除臺(tái)帳;員工培訓(xùn)記錄臺(tái)帳;員工考勤統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳;員工醫(yī)療期管理臺(tái)帳;員工年休假臺(tái)帳;人事管理臺(tái)帳等，提高勞動(dòng)合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴(yán)等弊病，化解用工風(fēng)險(xiǎn)。
3)加大勞動(dòng)用工自查自糾
企業(yè)在用工時(shí)依法進(jìn)行自我約束、自我監(jiān)督，開展自查自糾可以及時(shí)糾正錯(cuò)誤用工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動(dòng)合同訂立、工作時(shí)間和工資支付、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、規(guī)章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請(qǐng)專業(yè)單位檢查。自查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)整改，以免造成損失。
