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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案信息化；高校
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）34-006-02
高校檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，集合了教學(xué)、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設(shè)等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學(xué)校越來越多的方面起到至關(guān)重要的作用。在技術(shù)發(fā)展的新形勢下，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。高校要充分運用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫，在文檔一體化建設(shè)的前提下進行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標準不統(tǒng)一
標準的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標準化問題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，難以實現(xiàn)資源共享。
2、技術(shù)條件受限
從技術(shù)條件來看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要多項關(guān)鍵技術(shù)支撐，這是一項涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案標引技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫與分析處理技術(shù)、自然語言理解技術(shù)等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出不成比例。建設(shè)數(shù)字檔案館所需的硬件設(shè)備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用對于建設(shè)者還有很重的經(jīng)濟負擔(dān)，所以很多高校并不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問題突出
隨著計算機無紙化辦公的發(fā)展，學(xué)校各部門大都采用計算機進行業(yè)務(wù)管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務(wù)目標、不同的業(yè)務(wù)，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對象問題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標準劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問題
目前很多高校的教師學(xué)歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復(fù)合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進程。任何一個數(shù)字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結(jié)構(gòu)、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊伍成為具備靈活運用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開發(fā)檔案信息化項目和產(chǎn)品的隊伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)思路
如今高校校園網(wǎng)覆蓋校園各個區(qū)域，整個校園基本實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。同時在教學(xué)、科研、管理等活動當(dāng)中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關(guān)聯(lián)的各類信息資源庫，這些給數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了契機。
1、加強檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)
擁有先進的基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設(shè)完善基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括：計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲設(shè)備、服務(wù)器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設(shè)備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺也是數(shù)字檔案館為了適應(yīng)時展而應(yīng)具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫建設(shè)
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計算機及相關(guān)技術(shù)管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫，元數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。具體來說，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫：（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括教學(xué)計劃，教學(xué)大綱，教學(xué)檢查及評估，教學(xué)改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設(shè)，教學(xué)管理條例等教學(xué)方面的數(shù)據(jù)資源，學(xué)生學(xué)籍管理，學(xué)生學(xué)位管理，學(xué)生成績管理，學(xué)生教學(xué)評價管理，學(xué)生專業(yè)證書考試管理等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)有關(guān)的數(shù)據(jù)資源。（2）文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案是在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。
3、制定標準規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標準規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標準化、電子文件標準化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數(shù)字檔案館的資源安全、網(wǎng)絡(luò)運行安全、物理安全、信息安全保密等。網(wǎng)絡(luò)的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全綠色。實行嚴格的權(quán)限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網(wǎng)訪問，斷絕與外網(wǎng)的連接。采用防火墻、身份認證、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊伍建設(shè)
高校應(yīng)提高對培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等于一體的現(xiàn)代高科技項目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計算機操作、網(wǎng)絡(luò)維護、系統(tǒng)開發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對性，既有專業(yè)人員，又有復(fù)合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來發(fā)展的必然趨勢，是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中不斷積累經(jīng)驗，從而更好地為師生服務(wù)。
參考文獻：
關(guān)鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設(shè)
中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性
(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時,要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計報表,早就應(yīng)用了計算機,這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁電子文檔。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)
(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業(yè)生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁及時集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊伍、計算機軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊伍、檔案信息開發(fā)利用隊伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設(shè),要對年輕的檔案人員進行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進計算機專業(yè)人才,并對其進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標準規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟上的大量浪費,而且各高校之間的經(jīng)驗交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時要強調(diào)標準規(guī)范。標準規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標準規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計算機之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕?jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標準。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。
作者單位:湖南人文科技學(xué)院
作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。
參考文獻:
[1]鄭鷗.關(guān)于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)
關(guān)鍵詞：安全；可靠；管理制度；防護體系
隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。檔案管理發(fā)生了巨大的變化，檔案部門或檔案工作者不但要管理紙質(zhì)檔案，還要管理數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的特殊性檔案部門或檔案管理現(xiàn)不但要做好管理質(zhì)量與進程的管理，還要做好數(shù)字檔案安全工作。
一、數(shù)字檔案面臨的安全問題
（一）數(shù)字檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全
高校注重教學(xué)工作、學(xué)生工作方面，而對檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學(xué)院對檔案管理的方方面面沒有進行統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的缺陷，各系部之間沒有統(tǒng)一的管理，使得學(xué)校的教學(xué)檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。
（二）檔案真實性、可靠性與可用性
數(shù)字檔案以光盤、硬盤為載體進行保存和傳輸，光盤與硬盤需幾年更換新的載體，前者易受干擾，易消磁；硬盤操作不當(dāng)或系統(tǒng)更新易造物理損壞。數(shù)字檔案易導(dǎo)致檔案內(nèi)容被更改且更改以后不留痕跡；電子檔案易復(fù)制性，并且復(fù)制后不容易分辨原件與復(fù)制件。
（三）檔案工作人員對檔案信息的安全不重視
檔案人員對檔案安全意識的缺乏，傳統(tǒng)檔案員保管紙質(zhì)檔案，只要防蟲柱、防水、防潮等即可，而面對檔案信息化管理安全意識的缺乏會導(dǎo)致不法分子利用木馬非法侵入檔案網(wǎng)站篡改以及獲取檔案信息，甚至銷毀數(shù)據(jù)資源；黑客入侵網(wǎng)站，獲取管理權(quán)限，造成檔案信息流失。
二、數(shù)字檔案安全解決方案
（一）加強檔案管理制度建設(shè)，促進數(shù)字檔案管理管理規(guī)范化、科學(xué)化
高校應(yīng)當(dāng)重視建立數(shù)字檔案管理制度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭重視作用，在學(xué)校的教學(xué)工作者加大宣傳，讓全本職工了解教學(xué)檔案的重要性，促例院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。其次，高校要建立一些完善檔案管理方法，明確數(shù)字檔案管理程序。根據(jù)分級管理的原則，制定科學(xué)、規(guī)范、合理的教學(xué)檔案管理流程，定時檢查教學(xué)檔案管理工作高效、平穩(wěn)的M行。
（二）提高檔案工作人員的檔案意識
在檔案管理工作中，檔案工作者與其他部門的加強交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化的管理的工作水平，同時讓其他人認識倒檔案的意義，提高檔案部門的社會地位，引起更多領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進程要逐漸改善檔案室存儲環(huán)境、存儲設(shè)施等。
（三）使用有效的技術(shù)手段，建立安全的防護體系
采用防火墻技術(shù)，在檔案部門內(nèi)網(wǎng)與學(xué)校的外網(wǎng)之間設(shè)置一道保護屏障，以此來保證內(nèi)部的相關(guān)信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通過非法手段獲取內(nèi)部的信息。除些之外還采用安全保密技術(shù)，內(nèi)校人員可隨時進行查看，需要下載等操作就需要數(shù)字證書以及數(shù)字簽名等手段，來保證數(shù)字檔案的安全。
三、結(jié)語
實現(xiàn)現(xiàn)代信息資源的共享，使高校教育工作、管理者、檔案工作者從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進一步提高工作效和教學(xué)質(zhì)量勢在必行。在不精心策劃滿足自行開發(fā)符合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)的需求情況下，針對數(shù)字檔案的安全現(xiàn)狀，結(jié)合學(xué)校自身辦學(xué)特色開發(fā)出形式多校、靈活多變等特點，研制出一套適合本學(xué)校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻：
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遼寧大學(xué)歷史學(xué)院， 沈陽 110036
[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢。
[
關(guān)鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化
新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會的各個角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對學(xué)校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫?！盵1]
近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。
一、信息資源建設(shè)策略
數(shù)字信息資源以計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)?；顒拥男麄鲌蟮赖榷紝儆跀?shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進行收集、整理和利用。
1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。
2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。
3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個機構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。
二、組織與管理協(xié)調(diào)策略
我國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優(yōu)勢，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式。“高校數(shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點，統(tǒng)一管理取決于標準體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度?！睆膰覚n案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統(tǒng)運行維護以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標準和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。
2.管理策略
建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標準。包括標準化與規(guī)范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。
三、技術(shù)應(yīng)用策略
高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲等涉及了頂層設(shè)計、海量數(shù)據(jù)存儲、知識數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運行需要大量的先進技術(shù)來獲得保障。
1.頂層設(shè)計技術(shù)與方法
頂層設(shè)計是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計方法（Top-Down）。頂層設(shè)計要求以整個學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計數(shù)字檔案館的方案并實施，并且體現(xiàn)整個數(shù)字檔案管理機構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標。頂層設(shè)計的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。
2.海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)
隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設(shè)備進行存儲備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲（NAS）技術(shù)、存儲區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲（CAS）技術(shù)。
3.知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)
隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識管理的相關(guān)知識，對檔案數(shù)據(jù)進行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價值，為高校活動提供知識服務(wù)。
4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)
多媒體檔案將會逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等?；趦?nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對多媒體對象的內(nèi)容及上下文語義環(huán)境進行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。
5.數(shù)字資源長期保存技術(shù)
高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對其數(shù)字資源的長期保存。數(shù)字檔案館的長期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲的硬件來研究。
6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個信息系統(tǒng)?；赟OA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個實體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強對重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊伍?！彼?，首先要培養(yǎng)和引進理論與實踐相結(jié)合的知識技術(shù)型人才，并且不斷進行檔案信息技術(shù)及理論知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。
高校數(shù)字檔案館則是將學(xué)校里的各項事務(wù)、教師與學(xué)生的檔案資源等材料進行數(shù)字化，存于計算機之中，然后再向校園網(wǎng)中，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)值得人們?nèi)リP(guān)注。
關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院；數(shù)字檔案；檔案管理
我國獨立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時代的要求下，進行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析
針對天津市的十所獨立學(xué)院檔案建設(shè)情況進行調(diào)查，并對其檔案管理現(xiàn)狀進行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨立學(xué)院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設(shè)備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨立學(xué)院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢不容樂觀。
2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案館對策
1、建立規(guī)章制度，強化管理，提高工作效率
一是獨立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評比活動，組織學(xué)院有關(guān)方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調(diào)動工作人員積極性，同時也是展示優(yōu)秀檔案整理標本，互相促進學(xué)習(xí)的平臺。
3、加快獨立學(xué)院檔案建設(shè)
獨立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計算機普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動服務(wù)
互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動服務(wù)。
總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個發(fā)展機遇，獨立學(xué)院應(yīng)緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。
參考文獻
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設(shè)，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標準并結(jié)合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
關(guān)鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
2、技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關(guān)策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設(shè)，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標準并結(jié)合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)
