時(shí)間：2023-06-15 17:11:16
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【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)部門；會(huì)計(jì)檔案；管理工作
會(huì)計(jì)檔案指企事業(yè)單位以、經(jīng)濟(jì)組織以及相關(guān)會(huì)計(jì)人員對(duì)所進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)按照一定的制度記錄存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證、賬單、核算材料等等紙質(zhì)、電子材料。會(huì)計(jì)檔案可以說是企事業(yè)單位第一手重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作具有重要的作用于價(jià)值，應(yīng)該得到政府企事業(yè)單位的格外重視，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的在企事業(yè)單位中的重要作用。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與作用
健全會(huì)計(jì)檔案的管理工作，首先需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)以及作用進(jìn)行具體的了解，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)制定相關(guān)的管理機(jī)制，利用其作用發(fā)揮其全部功能。
1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識(shí)功能等等眾多功能，又由于其針對(duì)內(nèi)容的特殊性，使得其具備了獨(dú)特的特征：第一，會(huì)計(jì)檔案的來源十分的廣泛。對(duì)于不同的企事業(yè)單位的核算部門，都會(huì)形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。第二，會(huì)計(jì)檔案具有一定的專業(yè)性，由于會(huì)計(jì)檔案涉及到會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容，這就使得核算手段成為了會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的專業(yè)技能。通過會(huì)計(jì)核算，可以有效的反映出企事業(yè)單位的具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。第三，會(huì)計(jì)檔案的形成過程十分的嚴(yán)密，由于會(huì)計(jì)核算需要進(jìn)行設(shè)置賬務(wù)、復(fù)式記賬、填表審核等等方式對(duì)對(duì)象進(jìn)行系統(tǒng)、延續(xù)、完整的記錄監(jiān)督。這就迫使會(huì)計(jì)檔案的形成過程必須具備一定的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企事業(yè)單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個(gè)方面：第一，會(huì)計(jì)分析與核查中會(huì)計(jì)檔案起到了依據(jù)的作用。企事業(yè)單位中進(jìn)行決策以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行大量的參考查閱，會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)密性可以使得覺得準(zhǔn)確性大大的提高，為企事業(yè)單位提供準(zhǔn)確的材料依據(jù)。第二，會(huì)計(jì)檔案具有重要的憑證作用，企事業(yè)單位相互進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要相關(guān)的書面證明，但也會(huì)出現(xiàn)一些經(jīng)濟(jì)糾紛問題，會(huì)計(jì)檔案的對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會(huì)計(jì)檔案具有一定的歷史借鑒作用，會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)的檔案，它詳細(xì)的記錄了企事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)方面的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。通過對(duì)某一段時(shí)間的收支情況，制定相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略。
2會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
會(huì)計(jì)檔案管理工作在財(cái)務(wù)部門當(dāng)中依然存在種種問題，這些問題可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：
2.1會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全
企事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。
2.2會(huì)計(jì)檔案的裝訂不合理
企事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)部門內(nèi)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復(fù)雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責(zé)任心，使得會(huì)計(jì)檔案裝訂的過程中出現(xiàn)內(nèi)容遺漏，檔案開散，檔案內(nèi)容裝訂錯(cuò)誤等等嚴(yán)重問題，這些問題的出現(xiàn)一定程度上給事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)造成極大的影響。
2.3會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存方式不妥
大部分的企事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理還沒有進(jìn)行全面的信息化管理，這就使得單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案堆積，隨意儲(chǔ)存的現(xiàn)象出現(xiàn)，老舊無人查閱的會(huì)計(jì)檔案隨著時(shí)間的推移損毀殆盡，嚴(yán)重的縮短了會(huì)計(jì)檔案的壽命，喪失了會(huì)計(jì)檔案的歷史性價(jià)值。
3財(cái)務(wù)部門完善會(huì)計(jì)檔案的具體措施
3.1完善會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制
針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度中出現(xiàn)的問題，首先企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，從思想上提高財(cái)務(wù)部門內(nèi)部對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，結(jié)合單位的具體情況制定相關(guān)的檔案管理制度，監(jiān)督這一制度在實(shí)際中的實(shí)施情況，使得會(huì)計(jì)管理工作有章可循。
3.2做好會(huì)計(jì)檔案裝訂工作
做好會(huì)計(jì)檔案的裝訂工作，首先財(cái)務(wù)部門需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質(zhì)，讓其認(rèn)識(shí)到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對(duì)于出現(xiàn)檔案裝訂錯(cuò)誤與遺漏的情況需按照相關(guān)的制度進(jìn)行處罰，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作有效科學(xué)的進(jìn)行。
3.3使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理
企事業(yè)單位應(yīng)該加大力度在檔案管理上的經(jīng)濟(jì)投入，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，告別老舊的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會(huì)計(jì)工作人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化儲(chǔ)存，延長檔案的壽命，快速有效的擴(kuò)大化會(huì)計(jì)檔案的作用。
4結(jié)論
圍繞會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)，解決企事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領(lǐng)導(dǎo)層面的大力支持，不斷的提升會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的思想水平，制定相關(guān)的制度章程，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作可以科學(xué)合理的開展。
參考文獻(xiàn)
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隨著我國農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)體制的不斷深化，由于農(nóng)機(jī)管理部門和其它部門的合并，使農(nóng)機(jī)管理與安全監(jiān)理的建設(shè)體制也在不斷地發(fā)生變化，各個(gè)地區(qū)以及行政管理都發(fā)生了深刻的改革，農(nóng)機(jī)管理部門在隸屬關(guān)系上界線不清楚，使農(nóng)機(jī)專業(yè)人員大量流失，人員管理混亂，固定資產(chǎn)損失嚴(yán)重，責(zé)任不清，產(chǎn)權(quán)不明的現(xiàn)象較為突出，檔案失去原有的意義，造成固定資產(chǎn)嚴(yán)重流失，給國家造成不可估量的損失。
我們之所以要把農(nóng)業(yè)機(jī)械管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理工作這一新研究課題進(jìn)行系統(tǒng)化研究，對(duì)加強(qiáng)我國農(nóng)業(yè)機(jī)械在新形勢下，農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣及安全監(jiān)理相關(guān)部門的流動(dòng)資金管理以及農(nóng)業(yè)機(jī)械管理部門的固定資產(chǎn)管理都有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1我國農(nóng)業(yè)機(jī)械管理的現(xiàn)狀
建國以后，我國對(duì)農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展制定了明確的發(fā)展方向，發(fā)展科教興農(nóng)、農(nóng)業(yè)機(jī)械化成為我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的新課題。20世紀(jì)80年代初期，我國農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣和業(yè)務(wù)監(jiān)理還處在發(fā)展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱。近幾年來，農(nóng)機(jī)化管理在建設(shè)數(shù)量以及專業(yè)技術(shù)人員上都在成倍增加，由過去的單一技術(shù)推廣擴(kuò)大到技術(shù)、物資、信息咨詢、企業(yè)協(xié)同發(fā)展、技術(shù)培訓(xùn)以及經(jīng)營服務(wù)等方面，辦公場所在不斷地更新、擴(kuò)大，活動(dòng)陣地也伸展到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域。管理范圍的擴(kuò)大，相應(yīng)農(nóng)民經(jīng)濟(jì)收人也在不斷地提高，固定資產(chǎn)和流動(dòng)資金也初具規(guī)模，在一定的時(shí)期內(nèi)形成具有中國特色特定性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，為我國城鄉(xiāng)建設(shè)，特別是在糧食安全上，作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。農(nóng)機(jī)化事業(yè)的良好發(fā)展勢頭便會(huì)相應(yīng)的需要系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度來維持。但是，由于現(xiàn)階段發(fā)展變化速度較快，財(cái)務(wù)管理在體制上仍存在與之不相適應(yīng)的現(xiàn)象。農(nóng)機(jī)管理部門財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)仍然有待提高、管理制度在科學(xué)規(guī)范上需要進(jìn)一步的完善，少數(shù)單位財(cái)產(chǎn)管理、資金運(yùn)用上仍然存在很多問題，漏洞百出，是發(fā)生刑事案件的重災(zāi)區(qū)。加強(qiáng)農(nóng)機(jī)管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理水平，對(duì)推動(dòng)我國農(nóng)機(jī)化事業(yè)的健康發(fā)展，振興農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)都有重要的作用。實(shí)踐證明，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，可以從管理水平、效益上提高農(nóng)機(jī)化建設(shè)的質(zhì)量，不斷地增強(qiáng)其管理運(yùn)作能力，促進(jìn)地域經(jīng)濟(jì)與各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)大踏步的發(fā)展，從而加速新技術(shù)、新知識(shí)的推廣，增加農(nóng)民收人，推動(dòng)我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化健康穩(wěn)步發(fā)展。
2農(nóng)機(jī)管理部門財(cái)務(wù)檔案管理工作要點(diǎn)
財(cái)務(wù)檔案管理信息記錄包括對(duì)農(nóng)機(jī)部門日常工作預(yù)算、財(cái)務(wù)狀況、收人與支出、財(cái)務(wù)管理制度、經(jīng)濟(jì)核算信息、農(nóng)業(yè)機(jī)械在使用及管理中的費(fèi)用、流動(dòng)資產(chǎn)分配方案等，固定資產(chǎn)建檔記錄對(duì)加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理、防止資金的流失、完善與監(jiān)督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導(dǎo)價(jià)值。其中對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械的財(cái)務(wù)信息管理尤為重要，也是農(nóng)業(yè)化體制、財(cái)務(wù)管理的主要服務(wù)目的，其包含以下幾個(gè)方面:
2.1財(cái)務(wù)檔案信息管理
農(nóng)機(jī)化管理指的是對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械根據(jù)其不同的設(shè)備種類和設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機(jī)械以及型號(hào)設(shè)置單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，分別記錄機(jī)械的價(jià)值變化、具體使用單位、機(jī)械運(yùn)行情況以及維修信息等。價(jià)值變化的記錄，應(yīng)當(dāng)包括機(jī)械的采購信息、機(jī)械使用產(chǎn)生的價(jià)值損耗以及價(jià)值的恢復(fù)(維修)。實(shí)用參數(shù)變動(dòng)對(duì)比記錄方式，對(duì)機(jī)械的具體使用日期、使用的單位信息、機(jī)械操作負(fù)責(zé)人統(tǒng)一錄入。對(duì)設(shè)備修理的具體日期，產(chǎn)生的費(fèi)用以及修理次數(shù)都詳細(xì)的歸檔在農(nóng)業(yè)機(jī)械信息庫中，并定期的根據(jù)跟蹤信息及時(shí)更新，反映出機(jī)械的最新使用狀況，以合理的分配經(jīng)濟(jì)預(yù)算并計(jì)算經(jīng)濟(jì)投人所對(duì)應(yīng)的價(jià)值變化。檔案信息應(yīng)做好備份，一份為固定資產(chǎn)明細(xì)由會(huì)計(jì)保管，一份為隨機(jī)更新資料庫，由具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行信息的跟蹤和更新。
2. 2機(jī)械保養(yǎng)信息檔案管理
機(jī)械保養(yǎng)是保證機(jī)械完整和延長使用壽命的必要措施。保養(yǎng)工作雖然是機(jī)務(wù)人員的職責(zé)，但是，財(cái)會(huì)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的監(jiān)督。按照機(jī)務(wù)操作規(guī)程，定期考核機(jī)務(wù)人員的保養(yǎng)記錄信息，一方面可以促進(jìn)機(jī)械保養(yǎng)工作，另一方面，通過了解機(jī)械保養(yǎng)中的原材料和工時(shí)的消耗，有利于促進(jìn)人力和物力的節(jié)約。
2. 3預(yù)算財(cái)務(wù)檔案管理
單位預(yù)算檔案管理是指對(duì)農(nóng)技推廣站根據(jù)事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理。要根據(jù)當(dāng)?shù)卣⑸霞?jí)業(yè)務(wù)主管部門的要求和本站肩負(fù)的新技術(shù)試驗(yàn)、示范、培訓(xùn)、推廣以及技術(shù)承包、經(jīng)營服務(wù)等工作任務(wù)的需要，編制單位預(yù)算。財(cái)政補(bǔ)助額度一經(jīng)確定，單位預(yù)算規(guī)模則由單位根據(jù)資金來源、事業(yè)發(fā)展和工作任務(wù)的需要自行確定，并自求預(yù)算平衡。預(yù)算檔案管理對(duì)于整合分析農(nóng)機(jī)站的資金投入分配，協(xié)助上級(jí)單位和農(nóng)機(jī)站本身的整體規(guī)劃提供了指導(dǎo)分析價(jià)值，從而保障農(nóng)機(jī)站能夠長期良好的運(yùn)營。
2. 4資產(chǎn)檔案管理
資產(chǎn)檔案管理是指對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)技推廣站占有或者使用的能以貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，其中包括各種財(cái)產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利信息。資產(chǎn)包括流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和對(duì)外投資等。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定精神，建立健全現(xiàn)金、存款、存貨等流動(dòng)資產(chǎn)的內(nèi)部管理制度，并對(duì)各種款項(xiàng)及存貨進(jìn)行定期和不定期的清查盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。農(nóng)機(jī)站占有和使用的房屋和建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、圖書等固定資產(chǎn)要計(jì)價(jià)建賬，登記注冊(cè)，明確權(quán)屬，加強(qiáng)管理，應(yīng)當(dāng)定期和不定期地對(duì)固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，借助計(jì)算機(jī)信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數(shù)據(jù)庫，監(jiān)督資產(chǎn)的流人與流出。
2. 5材料及電子歸檔檔案管理
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此將以上各種檔案類型發(fā)生在工作中的相關(guān)文件、資料、報(bào)表、照片、錄像、等材料進(jìn)行整理并且用電子檔案歸檔是以后檔案發(fā)展的方向。相關(guān)文件主要有紅頭文件請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、通知等，將本單位與相關(guān)單位的各類收、發(fā)公文分別放置，并做成臺(tái)賬統(tǒng)一管理。本單位工作中的各類工作報(bào)表及要求存檔的資料包括本縣農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼實(shí)施方案、政策公示材料也要分門別類，按時(shí)間、類型分別放置。還有國家政策性文件及省、市下發(fā)的通知、公告，全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)購機(jī)補(bǔ)貼匯總表、明細(xì)表、公示明細(xì)表，全年農(nóng)機(jī)化工作內(nèi)容等，對(duì)這些電子信息檔案分別建立各自的文件夾，實(shí)行專門電腦保存管理，進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。
關(guān)鍵詞：
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表及實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后的儲(chǔ)存軟件等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要利用價(jià)值。因此，“加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用”這項(xiàng)工作非常重要。
一、 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但是由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)：
1、 來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。
3、 形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
二、 會(huì)計(jì)檔案的作用
1、 依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可行性研究，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策等都需要會(huì)計(jì)檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
2、 憑證作用。會(huì)計(jì)檔案可以作為事后考查某個(gè)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的書面證明。會(huì)計(jì)檔案，尤其是會(huì)計(jì)憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時(shí)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時(shí)，通過會(huì)計(jì)憑證可以查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。
3、 史料的作用。會(huì)計(jì)檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財(cái)政、財(cái)務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史過程，反映出一個(gè)單位財(cái)務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的歷史面貌，還可以反映出不同時(shí)期、不同年度活動(dòng)的特點(diǎn)。所以會(huì)計(jì)檔案可以為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。
三、 會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題
1、 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。
2、 會(huì)計(jì)檔案裝訂不規(guī)范。在財(cái)務(wù)部門，一般都是由管理會(huì)計(jì)檔案的人員裝訂會(huì)計(jì)憑證，而有的會(huì)計(jì)檔案管理人員裝訂會(huì)計(jì)檔案不夠認(rèn)真，不仔細(xì)，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進(jìn)去，還有的裝訂松散不結(jié)實(shí)，隨時(shí)都有掉頁的可能；有的裝訂每冊(cè)憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會(huì)計(jì)檔案存放時(shí)間一長，就會(huì)有散失、缺損。
3、 會(huì)計(jì)檔案的存放場所不妥當(dāng)。有的單位的會(huì)計(jì)檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會(huì)計(jì)檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會(huì)計(jì)檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限。
四、 會(huì)計(jì)檔案管理的要求
1、 制定會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了管理好會(huì)計(jì)檔案，各單位的財(cái)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分重視這項(xiàng)工作；應(yīng)當(dāng)按照國家財(cái)政部和檔案管理局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循，使會(huì)計(jì)檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。
2、 做好會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷工作
會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷是會(huì)計(jì)檔案管理工作的起點(diǎn)，是會(huì)計(jì)檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須高度重視會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷工作，增強(qiáng)管理好會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任感。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊(cè)的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會(huì)計(jì)憑證裝訂的既要整齊結(jié)實(shí)又要美觀。
3、 健全會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管一年?！币虼?，為了妥善管理好會(huì)計(jì)檔案，防止會(huì)計(jì)檔案丟失，各單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員借閱會(huì)計(jì)檔案，可直接向會(huì)計(jì)檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時(shí)登記，并注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。
4、 認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案移交工作
按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。
（1） 財(cái)務(wù)部門應(yīng)編《會(huì)計(jì)檔案移交注冊(cè)》一式兩份。
（2） 但按管理部門對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，憑證要逐冊(cè)逐號(hào)清點(diǎn)查對(duì)；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項(xiàng)核實(shí)；還應(yīng)該對(duì)報(bào)表中是否缺少報(bào)表分析等備案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會(huì)計(jì)檔案的完整真實(shí)。
（3） 對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會(huì)計(jì)人員共同整理，以分清責(zé)任。
（4） 單位的檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)部門移交來的會(huì)計(jì)檔案清點(diǎn)無誤
后，交接雙方應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案移交注冊(cè)》上簽字，雙方各保存一份。
5、 做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作
會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對(duì) 超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案，重新評(píng)估其價(jià)值，剔除失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會(huì)計(jì)檔案工作是整個(gè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會(huì)計(jì)信息資源的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)科學(xué)性、組織性很強(qiáng)的工作。具體要做好以下幾項(xiàng)工作：
（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同組成
鑒定工作小組，逐冊(cè)、逐頁進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀注冊(cè)。
（2） 書寫銷毀報(bào)告，填報(bào)銷毀會(huì)計(jì)檔案審批表，銷毀報(bào)告要寫明對(duì)
已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定的時(shí)間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。
（3） 銷毀報(bào)告必須經(jīng)過本單位或上級(jí)主管部門審批。
（4） 各單位在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須有檔案部門和財(cái)務(wù)部門
1高校會(huì)計(jì)檔案定義
高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:
①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。
②會(huì)計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。
③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題分析
①高校財(cái)務(wù)部門往往覺得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。
②高校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。
③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。
④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對(duì)策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。
②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。
③建立健全有效的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度確保高校會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號(hào):F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2010)07-157-02
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),借鑒到先進(jìn)的管理方法,對(duì)會(huì)計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會(huì)計(jì)檔案的一些體會(huì)。本文提出外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。
一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。
1.會(huì)計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會(huì)計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會(huì)計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對(duì)賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會(huì)計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會(huì)計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會(huì)計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會(huì)計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會(huì)計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案。
5.會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會(huì)計(jì)檔案的人員不懂得會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號(hào)順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會(huì)計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。
1.會(huì)計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會(huì)計(jì)資料越來越多。
(1)外部會(huì)計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會(huì)計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會(huì)計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對(duì)電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對(duì)公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。
財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級(jí)單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺(tái)賬。
(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會(huì)計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。
三、內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
1.會(huì)計(jì)檔案歸檔原則。
(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會(huì)計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。
(3)會(huì)計(jì)檔案按外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。
(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料。
(5)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會(huì)計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性和會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性。
3.會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會(huì)計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺(tái),積極采用會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會(huì)計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
會(huì)計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會(huì)計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會(huì)收納規(guī)定以外的會(huì)計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對(duì)于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會(huì)計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級(jí)管理部門為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)實(shí)施各種監(jiān)督檢查和審計(jì)。不同的檢查和審計(jì)機(jī)構(gòu),需要提供相同的財(cái)務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計(jì)工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動(dòng),內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動(dòng)成本。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國家財(cái)務(wù)部門對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號(hào)召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財(cái)務(wù)部門的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財(cái)務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國的會(huì)計(jì)檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來看，部分高校財(cái)務(wù)部門并沒有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎(jiǎng)懲制度來調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會(huì)計(jì)檔案管理的專職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。
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關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施
中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)重要的方面。本文介紹了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾個(gè)措施。
一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個(gè)重要方面。
2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集,一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中,財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,比如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對(duì)賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等;另一方面,是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。
4.隨著高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況
1.檔案管理意識(shí)淡薄,管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員,在意識(shí)上普遍地對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠,在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)?！稌?huì)計(jì)法》規(guī)定,出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理。目前,高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個(gè)財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對(duì)財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。
3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室,有的財(cái)務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限,存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。
三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施
1.增強(qiáng)管理意識(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識(shí),把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財(cái)務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識(shí)的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個(gè)行政服務(wù)窗口,財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個(gè)公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個(gè)重要方面。
4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會(huì)計(jì)核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財(cái)務(wù)部門的日常查賬工作,確保財(cái)務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動(dòng)的規(guī)范性。
5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案的管理。會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級(jí),年終形成會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個(gè)不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時(shí),保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé),會(huì)計(jì)檔案的分類,以及對(duì)不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識(shí)的同時(shí),注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會(huì),多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺(tái),以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面,在高校的教學(xué)評(píng)估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。
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