時(shí)間：2023-06-15 17:11:23
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【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；檔案管理；措施
建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)到施工、竣工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對穩(wěn)定。建筑設(shè)計(jì)的檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設(shè)計(jì)的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。為了解決這個(gè)問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保建設(shè)項(xiàng)目的收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
1 建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動(dòng)。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
2 建筑設(shè)計(jì)檔案管理的措施
2.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時(shí)間，搶進(jìn)度實(shí)施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計(jì)、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報(bào)審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書》的同時(shí)，將工程施工圖報(bào)送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設(shè)計(jì)邊施工。同時(shí)，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進(jìn)度，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1.2 要加強(qiáng)施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識(shí)
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴(yán)格依法管理，堅(jiān)決禁止無施工圖先施工、邊設(shè)計(jì)邊施工的現(xiàn)象，要及時(shí)做好工程圖紙、資料收集。及時(shí)把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進(jìn)度，了解施工工程圖的實(shí)施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進(jìn)口之分。資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時(shí)，核實(shí)其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項(xiàng)目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購情況及應(yīng)提交的資料，爭取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項(xiàng)目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認(rèn)真把關(guān)，保證隨機(jī)資料歸檔齊全并且不影響歸檔時(shí)間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起
設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。竣工資料編制工作應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
2.3.3 加強(qiáng)過程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段
建筑設(shè)計(jì)的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到建筑設(shè)計(jì)與資料整理同步進(jìn)行，避免設(shè)計(jì)施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。
2.4 結(jié)語
建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作的順利進(jìn)行，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收和移交工作。
參考文獻(xiàn)
[1]藺湘：《施工企業(yè)應(yīng)重視工程項(xiàng)目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
（一）沒有及時(shí)收集整理檔案，管理體系不健全
在對工程進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，必須要高度重視檔案收集整理工作，并形成完整的體系，從而保證收集整理工程檔案的效果。然而，目前建筑企業(yè)在檔案管理工作中，還檔案收集整理問題，給檔案的系統(tǒng)性帶了了巨大的影響，從而不能充分發(fā)揮施工檔案的作用。在對施工檔案收集整理時(shí)，會(huì)受到各方面的影響。部分建筑企業(yè)把經(jīng)濟(jì)效益當(dāng)作工程建設(shè)的最終目標(biāo)，不能正確認(rèn)識(shí)建筑施工檔案資料收集整理的重要性，不利于檔案收集整理工作的具體實(shí)施。建筑工程在建設(shè)的最后階段，工程技術(shù)人員會(huì)陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，很多專業(yè)施工技術(shù)檔案也會(huì)被帶走，從而分散了工程后期的施工檔案，給檔案收集整理工作帶來一定的困難。其次，檔案整理人員不能正確的把握專業(yè)性高的文獻(xiàn)資料，因此，在具體整理過程中，施工檔案很難形成完整的體系，從而嚴(yán)重影響了建筑施工項(xiàng)目的檔案管理工作。
（二）建筑工程施工難度增加，施工檔案數(shù)量增多
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求也愈來愈高，大幅度提升了建筑工程的施工難度，從而使工檔案數(shù)量增多。若建筑企業(yè)沒有事先對工程施工檔案管理工作進(jìn)行準(zhǔn)備，仍然保留傳統(tǒng)的施工檔案收集整理辦法，那么建筑施工檔案管理的質(zhì)量勢必會(huì)降低。建筑施工檔案涵蓋了施工過程產(chǎn)生的所有文檔資料，工程建設(shè)難度逐年增加，那么施工檔案的數(shù)量也會(huì)不斷增多。針對這種現(xiàn)象，建筑企業(yè)必須要嚴(yán)格遵照施工檔案具體的收集整理要求，采取相應(yīng)的措施，保證檔案的收集質(zhì)量。建筑工程因?yàn)闄n案數(shù)量的增多，導(dǎo)致檔案管理的難度也大幅度增加，管理人員保存了很多沒有價(jià)值的建設(shè)資料，但卻忽視了工程總結(jié)和竣工驗(yàn)收等重要資料。
（三）施工檔案資料缺乏有效性保證
收集、整理和保存施工檔案資料需要花費(fèi)大量的時(shí)間，在工程實(shí)際建設(shè)中，建筑施工檔案資料由于復(fù)印份數(shù)少或者保管措施不到位，導(dǎo)致施工檔案資料沒有切實(shí)得到保護(hù)和監(jiān)管，有效性難以得到保證。在工程項(xiàng)目施工過程中，一些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不會(huì)時(shí)時(shí)待在施工一線，因此就會(huì)找人填寫一些重要的現(xiàn)場資料，不能使施工檔案的有效性得到保障。其次，施工檔案管理人員沒有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)交不及時(shí)，或轉(zhuǎn)交施工檔案之后，沒有立即對施工檔案進(jìn)行重新收集整理，錯(cuò)過了施工檔案的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價(jià)值成型帶來了巨大的損失。在利用檔案的過程中，很多建筑單位都忽視了施工檔案的重要價(jià)值，只有在查驗(yàn)工程驗(yàn)收證書和工程最終預(yù)算的時(shí)候，才會(huì)利用施工檔案，卻完全忽略使用價(jià)值性更高的技術(shù)文檔，導(dǎo)致施工人員認(rèn)為施工檔案并不具備實(shí)效價(jià)值。
二、建筑施工檔案管理出現(xiàn)問題的原因分析
（一）沒有落實(shí)施工檔案管理制度
現(xiàn)今，施工檔案管理工作在建筑工程中的具體落實(shí)，還缺乏對應(yīng)的管理制度。在實(shí)際工作中，由于各個(gè)建設(shè)單位的實(shí)際需求不同，管理施工檔案的方式和方法也存在較大的差異，不能對施工檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。由于施工檔案管理制度不健全，導(dǎo)致施工檔案建設(shè)施工過程中的管理存在較大的隨意性，不能保證檔案管理工作的質(zhì)量。檔案資料的數(shù)量隨著建筑工程建設(shè)難度提高而增多，檔案管理制度不夠完善，不能支撐檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的效果不能得到保障。
（二）建筑建設(shè)單位不重視檔案管理工作
較多的建筑建設(shè)單位沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值，在建筑工程中，工程施工檔案管理工作僅僅被當(dāng)做一般臨時(shí)性的工作，在企業(yè)內(nèi)部沒有制定相應(yīng)的施工檔案管理制度，也沒有安排專職的施工檔案管理人員，根本不能讓施工檔案管理質(zhì)量切實(shí)得到保證。一些建設(shè)人員認(rèn)為，施工檔案收集管理工作是比較辛苦的，對檔案管理工作沒有較高的積極性。在收集整理資料時(shí)，沒有好好完成鑒定驗(yàn)收工作，也沒有明確材料歸檔范圍，大大降低了施工檔案管理工作的效果。
三、強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的有效途徑
（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
建筑施工檔案管理工作從傳統(tǒng)的單位自身管理逐漸向市場化和信息化管理過渡，發(fā)展形成社會(huì)化管理形態(tài)。那么建筑單位也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理思路，把以人為本作為指導(dǎo)思想，高度重視人本管理概念。企業(yè)要向員工大力宣傳檔案管理的重要作用，讓他們充分認(rèn)識(shí)基建管理的價(jià)值，進(jìn)而提高建筑工程的質(zhì)量。其次，建筑施工檔案管理工作會(huì)涉及到各種單位和部門，比如行政管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位以及建設(shè)單位等。所以，開展檔案管理工作要把各個(gè)單位結(jié)合起來，樹立全局觀，加強(qiáng)各個(gè)單位和部門之間的配合默契，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。
（二）完善檔案管理制度
對檔案管理體系的健全，需要做到以下幾個(gè)方面內(nèi)容：首先，在建筑施工部門中，實(shí)行崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員的責(zé)權(quán)要求，并對管理人員的技能水平進(jìn)行提升。其次，設(shè)立檔案室，對檔案管理的職責(zé)進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，對員工進(jìn)行嚴(yán)格的思想教育，不斷完善檔案管理制度。再次，科學(xué)合理的制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)行部門統(tǒng)一進(jìn)行要求，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性。最后，對檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督力度，制定切實(shí)可行的方案，使檔案管理工作的效率得到提高。
（三）做好建筑施工檔案的驗(yàn)收工作
所有參與工程項(xiàng)目的單位，不論設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等，對檔案進(jìn)行管理時(shí)都必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)。根據(jù)檔案的備案制度以及驗(yàn)收制度展開管理工作，嚴(yán)格按照檢查、驗(yàn)收的步驟來進(jìn)行。完成建筑施工檔案后，還需要到當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門進(jìn)行驗(yàn)收，只有檔案驗(yàn)收合格，才能對工程項(xiàng)目開展竣工驗(yàn)收工作。此外，竣工驗(yàn)收工作完成后的一個(gè)月內(nèi)，必須要移交建筑施工檔案。按部就班開展檔案管理工作，從而大幅度提升建筑施工檔案管理水平。
（四）對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
3.1綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
3.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.3竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
三、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
四、建筑工程檔案有效管理的措施
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4.加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程的立項(xiàng)審批、可行性驗(yàn)收、項(xiàng)目評估、論證、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收及改擴(kuò)建等工作中形成的應(yīng)當(dāng)保存的各種文字、圖紙、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設(shè)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，提高和監(jiān)督工程質(zhì)量的手段、措施不斷完善，建設(shè)工程檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1．建筑工程檔案具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性、適用性等特點(diǎn)。檔案隨著工程建設(shè)同步完成的，反映了一個(gè)獨(dú)立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質(zhì)量監(jiān)督單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，這就需要保證這些資料與工程實(shí)體一致;讓檔案考核工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。
2．建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的反映。工程檔案是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面的反映了工程建設(shè)的全過程，對建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，一旦建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，可以從工程項(xiàng)目資料查找原因。
3．檔案質(zhì)量管理與工程管理相統(tǒng)一。施工單位從工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨著建筑工程的進(jìn)行，資料收集工作也在進(jìn)行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。
二、建筑工程檔案的歸檔范圍
1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準(zhǔn)確，必須首先了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，了解檔案資料中應(yīng)收集的文件。在施工前，必須具有上級批準(zhǔn)進(jìn)行施工的文件，還有計(jì)劃任務(wù)書;地質(zhì)勘查單位提供的地質(zhì)、水文、氣象、地震等勘查文件;相關(guān)政府部門對工程開工的審批文件;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。
2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項(xiàng)文件資料。如開工竣工報(bào)告，圖紙會(huì)審、變更、技術(shù)交底等材料，項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)，監(jiān)理規(guī)劃，工程會(huì)議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗(yàn)證明文件和試驗(yàn)文件;混凝土、砂漿配合比及試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進(jìn)度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現(xiàn)。
3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調(diào)通風(fēng)工程竣工圖等。
三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施
1．存在的問題。
(1)忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。
(2)忽視了檔案資料對相似工程的作用。對待相似工程，管理者沒有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。
(3)檔案編制人員專業(yè)技能欠缺，沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實(shí)性，不能達(dá)到檔案利用的效果。
(4)檔案管理人員對施工現(xiàn)場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負(fù)責(zé)任，不親臨現(xiàn)場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預(yù)算有一定的影響。
(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門。
2．管理措施。
(1)建立健全檔案管理制度。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應(yīng)該明確自己的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要完成文件資料的驗(yàn)收工作，建設(shè)遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。
(2)進(jìn)行施工現(xiàn)場辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進(jìn)度進(jìn)行資料收集，在工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，了解工程進(jìn)展情況，并做好詳細(xì)記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來。
(3)建立檔案檢索系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時(shí)提高了檔案管理部門協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。
(4)及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會(huì)遇到設(shè)計(jì)不合理，無法進(jìn)行施工而必須進(jìn)行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。
(5)提高檔案管理人員的素質(zhì)。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，嚴(yán)格履行職責(zé)。加強(qiáng)對檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解檔案收集和管理過程中會(huì)形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理服務(wù)水平，采用科學(xué)的管理方法，更好的服務(wù)于建設(shè)工程檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用，提高檔案管理工作的水平。
(6)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用?？⒐を?yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)該按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。
關(guān)鍵詞：建筑工程、檔案資料、存在問題、管理措施
Abstract: this paper summarized the construction project archives content and staffing requirements, analysis of the current construction engineering archives management problems, and put forward the corresponding management measures, hoping to instruct the related personnel, making the building project file more complete, more regulations.
Keywords: building engineering, files, the problems and the management measures
中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號：
建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、建筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)修等活動(dòng)中形成的檔案文件，直接關(guān)系到工程質(zhì)量、影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1、基建文件
包括決策立項(xiàng)文件；設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件；工程招頭標(biāo)及承包合同文件；工程開工文件；商務(wù)文件；工程竣工備案文件；其他文件。
2、工程監(jiān)理資料
主要包括施工管理合同類文件：工程的監(jiān)理管理資料；監(jiān)理工作記錄；監(jiān)理驗(yàn)收資料等。
3、 施工資料
主要包括施工管理資料：施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測量記錄；工程施工記錄（包括通用記錄、土建專用施工記錄、電梯專用安裝記錄等）；施工實(shí)驗(yàn)記錄（包括通用施工實(shí)驗(yàn)記錄、電氣專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、管道專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、土建專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、通風(fēng)空調(diào)專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、電梯專用施工實(shí)驗(yàn)記錄等）；施工驗(yàn)收資料；竣工圖（包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、排水工程竣工圖、強(qiáng)電弱電竣工圖、通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖）。
二、建筑工程檔案的編制要求
1、必須真實(shí)的反映工程的實(shí)際情況，具有永久和長期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。
2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。
3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。
4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內(nèi)容準(zhǔn)確。
三、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1、分散性和復(fù)雜性
建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料眾多，建筑信息發(fā)展迅速，影響建筑項(xiàng)目的因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。
2、繼承性和時(shí)效性
隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑技術(shù)和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項(xiàng)目在施工的過程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文檔資料會(huì)隨著時(shí)間的推移而減少，有時(shí)文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)給相關(guān)的人員和有關(guān)的部門，否則會(huì)造成嚴(yán)重的后果。
3、全面性和真實(shí)性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料只有全面地反映項(xiàng)目的各類信息才更有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)地反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。
4、隨機(jī)性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的整個(gè)過程當(dāng)中，工程開工、施工、竣工等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生各種的文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報(bào)批文件），但還是有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體的工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料應(yīng)該具有隨機(jī)性。
5、多樣化和綜合性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料依附于不同的專業(yè)對象而存在，又依賴不同的載體而流動(dòng)。它綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織協(xié)調(diào)等多方面的內(nèi)容。
四、建筑工程檔案整理存在的問題
1、檔案材料的不完整
檔案材料的不完整是建筑工程檔案存在的主要的問題。工程項(xiàng)目的歸檔率較好的單位能夠達(dá)到80%左右，較差的單位就千差萬別了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或者只有工程主體檔案材料，沒有配套的工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料更是寥寥無幾。
2、缺乏統(tǒng)一有效的管理模式
從檔案管理人員機(jī)構(gòu)上來看，有的單位成立了專門的檔案室，工程管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他的業(yè)務(wù)部門代管或者是文檔管理員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3、缺乏復(fù)合型的檔案管理人員
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的既缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作的需要。
五、建筑工程檔案管理的措施
1、思想上要重視工程檔案的管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工時(shí)即將交付驗(yàn)工的時(shí)候，才開始應(yīng)付整理，這給檔案工作帶來了很大的難度。其主要的原因在于工程建設(shè)管理過程中，項(xiàng)目部對建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對于資料整理都是被動(dòng)應(yīng)付。
2、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔的要求，對工程建設(shè)過程中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)的解決、補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工的材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)、歸檔范圍符合要求。
3、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)該按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況、制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理涉及到建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位以及其他等部門，因此要明確這些單位工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成的過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。
4、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料絕大部分來自施工單位，工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制的形成過程。施工單位應(yīng)該明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。
5、充分利用現(xiàn)代化的手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對于微縮檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運(yùn)用。
6、及時(shí)做好傳遞和變更的記錄。在管理的過程中頻繁的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)地對于檔案的增減變化及傳遞情況做出相關(guān)的記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)、有效檔案資料或信息。
六、結(jié)束語
文書檔案管理是衡量企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)以積極的學(xué)習(xí)和借鑒國外的先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹立檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使建筑工程的檔案管理更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]工程檔案、檔案管理、建筑工程
中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01
建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、造價(jià)和工期進(jìn)行管理的同時(shí)，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
一、工程檔案的重要性和特點(diǎn)
隨著社會(huì)的發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項(xiàng)目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過檔案來體現(xiàn)，一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個(gè)工程項(xiàng)目的好壞，所以工程檔案的管理是一個(gè)非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。
其主要特點(diǎn)有：
1）分散性和復(fù)雜性。建設(shè)項(xiàng)目周期長，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建筑技術(shù)發(fā)展迅速，影響建設(shè)項(xiàng)目因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。2）繼承性和時(shí)效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑業(yè)技術(shù)和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項(xiàng)目在施工過程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目文檔資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文檔資料的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，有時(shí)文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門，否則會(huì)造成嚴(yán)重后果。3）全面性和真實(shí)性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料只有全面反映項(xiàng)目的各類信息才更有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。4）隨機(jī)性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個(gè)過程中，工程開工、施工、竣工等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報(bào)批文件），但還有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項(xiàng)目文檔資料具有隨機(jī)性。
二、目前檔案管理中存在的問題
1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經(jīng)有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過程中并沒有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。在工程立項(xiàng)時(shí)對檔案的記錄工作沒有一個(gè)規(guī)劃和規(guī)定，經(jīng)常是在施工時(shí)想到哪里了就記錄一下，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，有時(shí)不能真實(shí)反映工程的實(shí)際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個(gè)方面，在施工中需要多個(gè)部門相互配合來實(shí)現(xiàn)，所以檔案的記錄也不是一個(gè)部門的事情。目前的施工中各個(gè)部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進(jìn)行管理。這樣可能出現(xiàn)一些漏記或者誤記的情況，應(yīng)該引起足夠的重視。
2.沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。在工程建設(shè)中，只追求工程的經(jīng)濟(jì)利益，把工作的重心都放在了工程建設(shè)方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認(rèn)識(shí)到檔案對于整個(gè)工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時(shí)才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查。根本沒有把檔案當(dāng)成一項(xiàng)重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內(nèi)容不重視，經(jīng)常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數(shù)據(jù)的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結(jié)束時(shí)的檔案驗(yàn)收工作不夠嚴(yán)格，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問題。
3.缺乏專業(yè)的管理人才。我們的社會(huì)在不斷發(fā)展，并且出現(xiàn)了更多的科學(xué)的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經(jīng)過這方面的學(xué)習(xí)，而且很多人也不是專門負(fù)責(zé)檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)該和時(shí)代接軌，充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，建立網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項(xiàng)人才的培養(yǎng)，和新的科學(xué)管理方法的引入。來完善檔案管理工作。
從上面的分析中可以看出我國在檔案建設(shè)和管理方面還需要有很大的改進(jìn)，這些改進(jìn)也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進(jìn)，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。
首先要建立和完善工程建設(shè)檔案的法律法規(guī)，把檔案管理的工作細(xì)化，規(guī)定一定的程序步驟，按流程來走，責(zé)令有關(guān)部門加強(qiáng)對檔案的管理工作。同時(shí)要對檔案的規(guī)范化和準(zhǔn)確化提出更高的標(biāo)準(zhǔn)，對于工程項(xiàng)目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案的記錄問題。在工程建設(shè)的全過程全程參與，記錄詳細(xì)，通過照片和數(shù)據(jù)把工程建設(shè)的全過程反映在檔案中。
其次要及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
再次要強(qiáng)化檔案的重要性。工程驗(yàn)收審核部門要加強(qiáng)對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗(yàn)收的一個(gè)必要的且嚴(yán)格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應(yīng)付制作的檔案文件。嚴(yán)格把控檔案的建設(shè)工作，對于檔案的記錄要進(jìn)行實(shí)際勘察。把檔案建設(shè)的重要性深入到每一個(gè)工程部的管理者心中。讓檔案真正實(shí)現(xiàn)作為檔案的存在意義，從而從工程內(nèi)部提高對檔案工作的重視程度。
最后注重對檔案管理人員的素質(zhì)教育和技能的培養(yǎng)。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，對于提高檔案的準(zhǔn)確性，嚴(yán)密性有很大的作用。加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，讓他們認(rèn)識(shí)到這不是一個(gè)簡單的工作，對于整個(gè)工程的建設(shè)和后期維護(hù)具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強(qiáng)檔案管理人與的現(xiàn)代化技能培訓(xùn)。充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢來更加便捷的對檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。
結(jié)語
我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
（一）組成的成套性
勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價(jià)值的時(shí)效性
工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。
二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：
一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進(jìn)行清理，對號入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
