時間：2023-06-16 16:27:01
序論：在您撰寫事業(yè)單位檔案整理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的目的及意義
事業(yè)單位中的重要文件較多，并且數量大。單位之間的往來文件中也包括一些重要文件。這些文件及公文不僅對事業(yè)單位當前的業(yè)務起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及時調出查看。因此，事業(yè)單位的歸檔文件整理具有十分重要的意義。
事業(yè)單位文件整理的目的在于使紛繁復雜的文件變得井井有條，不僅保留文檔的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能夠及時找到相關的文件。這樣有利于提高事業(yè)單位的工作效率，對于日后的文件研究也能提供較完整的文件資源。
事業(yè)單位中的文件主要包括以下幾個部分：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務類文件。綜合類文件主要包括事業(yè)單位之間的公文往來、上級事業(yè)單位對下級事業(yè)單位的通知、批復及業(yè)務上的指導等文件，甚至節(jié)假日放假通知等。組織人事類文件包括事業(yè)單位工作人員的人事檔案、對于事業(yè)單位工作人員的任命、工作調動、罷免辭退等的公文。業(yè)務類文件包括事業(yè)單位出臺的與其業(yè)務相關的工作實施細則、具體的業(yè)務流程、事業(yè)單位的職責要求等內容。業(yè)務類中最為重要的則是與群眾息息相關的業(yè)務經辦類等資料文件。如在社會保障局會對參保人的參保資料進行存檔，這種存檔的準確性和完整性關乎參保人的待遇享受問題。
二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項
現階段，我國很多事業(yè)單位都建立了與其業(yè)務相匹配的歸檔文件整理系統(tǒng)。我國檔案局也了一些相關命令來完善歸檔文件的整理工作。如檔案局2009年第8號令就對事業(yè)單位的文檔整理中機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出規(guī)定。因此，事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理應當在這些規(guī)定的指引下進行，并且事業(yè)單位歸檔文件的整理應當在《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》下進行。總結來說，事業(yè)單位通用的歸檔文件整理可以分為以下幾個步驟：
（一）對事業(yè)單位的文件進行分類
事業(yè)單位檔案歸檔文件的分類是對文件整理的基礎性工作。事業(yè)單位的文件可以分為如下三類：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務類文件。將事業(yè)單位的文件分為三類主要是依據其文件內容的不同。這三類文件具有其鮮明的特點。
綜合類文件包括的內容較多，除了組織人事類及業(yè)務類文件外都可以將其歸入到綜合類文件中。從利用的頻率上來說，綜合類文件的利用率較低。一般情況下，綜合類文件的時效性較強，很少會有工作內容涉及其文件內容。但是為了文檔整理的完整性，應當對綜合類的文件進行整理。首先可以依據文件年份的不同來對文件進行標注以完成初次整理。對于綜合類文件中存在關鍵詞及主要特征進行整理、登記。
組織人事類文件的利用率處于三類文件的中間，組織人事類文件主要用于事業(yè)單位員工的五險一金的繳納，退休的辦理、對于事業(yè)單位員工的等級確定及職位的確定提供書面的依據，員工在日后填寫履歷、變更職位、參與競選等事情上起到證明其身份的作用。此外，組織人事類文件還能夠證明事業(yè)單位員工與事業(yè)單位之間的勞動關系，對于事業(yè)單位員工的勞動權益的保障起到重要作用。組織人事類文件同時還發(fā)揮著考察事業(yè)單位員工工作等級的重要依據，事業(yè)單位員工的表現及每年的工作情況都會體現在組織人事類文件中。組織人事類的檔案的整理應當按照入職的年份及文件發(fā)出的年份進行初步劃分，為接下來從細節(jié)上的整理提供條件。
業(yè)務類的文件是事業(yè)單位文檔整理中數量較多的一類文件，也是事業(yè)單位中文件利用率最高的一類文件。業(yè)務類文件中利用率最高的則是與業(yè)務相關的操作指引及規(guī)范，對于這類文件應當保存好其原件，若無內容，其復印件則可以發(fā)放到事業(yè)單位員工手中，并且還應當對廣大民眾公開。對于涉及公民權利確認或者權利變更的這類業(yè)務文件則應當做好保密工作，同時對于此類文件的整理應當十分仔細認真，防止出現文件丟失、被盜等情形。如在社會保障局的經辦業(yè)務中，參保人的姓名或身份證號碼變更時所需戶籍管理部門出具的證明資料、醫(yī)保報銷時所需的收費收據（發(fā)票）和疾病診斷證明等資料，這些資料屬于原始資料文件，丟失后難以補辦，因此應當仔細整理保存。同時，業(yè)務類的文件應當按照年份的不同進行初步整理。
（二）對事業(yè)單位的文件進行編碼、存檔
對事業(yè)單位的文件進行分類后，還應當對文件進行編碼及存檔。綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務類文件都可以依據年份進行編碼，這也是文件整理的基礎性工作。如2016年的人事任命則在編號第一位寫2016。
除了依據年份進行編碼外，如業(yè)務類文件可以依據業(yè)務內容的不同進行再次細致的分類，除了依據年份進行編碼外，如業(yè)務類文件可以依據業(yè)務內容的不同進行再次細致的分類，如社會保障局的經辦業(yè)務分為關系類、醫(yī)療類、工傷類、養(yǎng)老類等，可以將業(yè)務類的文件資料依據具體業(yè)務不同進行二次分類，關系類可以簡寫為GX，醫(yī)療類可以簡寫為YL等。二次分類甚至三次分類的目的在于對利用率較高的文件在查找過程中可以提高查找的效率，便于事業(yè)單位工作人員查找文件。
對文件完成編碼后要及時將文件保存在檔案室中，文件的保存應當注意對文件的保護。文件的保護主要包括以下幾個方面：首先，防止文件的遺失，對于文件的查看及借閱應當做好登記，特別是對于文件原件及無法補辦的文件應當做好登記，對借閱人借閱時間歸還時間做好詳細記錄，防止文件的遺失。其次，防止文件的損壞，有些文件存檔時間較長，可能會出現紙張損壞的情況，應當做好檔案室溫度及濕度的控制工作。定期更換檔案室中的除濕防潮設備。此外還要注意防止文件被動物損壞，及時排查檔案室中是否存在老鼠等動物。最后，文件應當存放于牛皮紙盒中，這樣不僅美觀，在紙盒封皮處填寫文件編號，查找文件一目了然，并且防止文件被動物損壞。
（三）對事業(yè)單位的文件的利用
對事業(yè)單位的文件的利用主要體現在對歸檔文件的查詢與借閱。歸檔文件的查詢與借閱要求查詢的準確與效率上，在借閱問題上主要是對借閱記錄的準確以及及時歸還問題上，防止文件的丟失。
有些事業(yè)單位在歸檔整理的過程中通過對文件的掃描形成電子文件，電子文件的優(yōu)勢在于在不需要原件的情況下，借閱方便，不需要去檔案室親自查詢，提高了文件的利用效率。此外，還防止多次借閱對原文件的磨損，對于原文件的保存也起到積極作用。除了借閱與查詢功能外，事業(yè)單位還可以將需要公開的文件上傳到事業(yè)單位網站，增加工作的透明度。
對原文件的掃描是一項工作量較大的任務，要求檔案室工作人員具有較高的工作責任心及耐心，對原文件紙質版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護工作，按時抽查電子檔案，出現電子檔案破損情況時應當及時對原文件掃描上傳。
對于原文件的借閱，檔案室應當設立專門的文件借閱冊，對于借閱文件的名稱，借閱單位，借閱人聯系方式、借閱目的、預計歸還時間等內容進行登記。對于逾期未歸還的文件應當及時催還。
三、總結
事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理工作復雜、工作量較大，歸檔文件整理工作需要極大的耐心。同時，事業(yè)單位應當運用科學的歸檔文件整理方法，通過設立電子文件、對文件進行科學編碼等工作，提高文件借閱的效率的同時也保護原文件。
1.事業(yè)單位中的檔案方面的整理工作的現狀分析
1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規(guī)范
就事業(yè)單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導致了檔案方面的管理工作未能到達規(guī)范標準。
1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視
一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領導以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當前存在的較為嚴重的問題。
1.3檔案工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)
在事業(yè)單位的部門設置當中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業(yè)知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。
2.檔案方面的整理工作應當注意的問題
2.1歸檔的范圍
對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業(yè)單位而言，應當依據國家以及行業(yè)的標準規(guī)定，再結合單位的實際運行情況，確定單位當中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業(yè)務方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關系的單位，都應當將是否與該單位有著直接的關系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發(fā)點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現象的出現，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學以及合理的開展。
2.2保管的期限
就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當中的主要職能活動，于本單位的發(fā)展、國家的發(fā)展以及社會的發(fā)展具有久遠價值的檔案等應當永久進行保管。
2.3歸檔文件的整理
歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當中，應當做到文件的齊全以及完整，對于出現的破損文件應當予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應當予以復制。
2.4管理的機制
就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規(guī)宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業(yè)單位的歷史情況、把握現在的運營情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，相關的事業(yè)單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發(fā)展規(guī)劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學高效的開展。
[關鍵詞]事業(yè)單位；文書檔案；以件歸檔；措施
中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0324-01
文書檔案作為事業(yè)單位檔案工作中重要組成部分。它記載著事業(yè)單位發(fā)展的過程，客觀反映出事業(yè)單位在處理問題、基本建設、領導決策及研究開發(fā)等各方面的過程、成果。隨著社會的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平是事業(yè)單位檔案工作必須面對的新課題，而以件歸檔開啟了事業(yè)單位文化檔案管理的新篇章。
一、事業(yè)單位文書檔案以件歸檔的優(yōu)勢
（一）跟基本原則更契合，有利于檢索
事業(yè)單位整理文書檔案的基本原則是：必須遵循文書的自然形成規(guī)律，確保文件之間的有機聯系不被破壞[1]。以件歸檔是客觀標準，嚴格遵循了文書的自然形成規(guī)律，減少整理過程中的隨意性。同時，以件歸檔按照年度、機構等進行分類，并按照時間及成套性進行排列，促使文件之間的有機聯系完好無損。另外，以件歸檔的方法不僅加強了對事業(yè)單位文書檔案的整理、歸檔，還加強了對檔案信息的組織，通過提示相關文件、編制專題目錄等方法加強文件之間的有機聯系，對文書檔案信息的檢索更有利。
（二）以件歸檔更簡便易行，確定性更高
傳統(tǒng)以卷歸檔的文書檔案整理方法要求檔案人員以個人的經驗為依據進行主觀判斷，通常會使人產生難以掌握標準的無力感，導致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機構及保管期限等進行分類整理，不僅簡化了文書檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書檔案工作更加簡便易行。同時，傳統(tǒng)的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據的，于是不同的檔案人員整理就會出現多種不同的結果，導致文書檔案歸類交叉，組卷很不合理，在擬寫案卷標題時通常會出現偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標準，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書檔案的人員不同，整理的結果也是一致的，且不需要進行案卷標題的歸納、擬寫，促使事業(yè)單位整理文書檔案的確定性更高。
（三）便于事業(yè)單位鑒定、開放及利用檔案
不管是使用以卷歸檔的傳統(tǒng)整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，事業(yè)單位對于文書檔案的鑒定單位都是“件”。首先，在文件鑒定方面，如果事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的整理方法，當不同價值的文件出現在同一裝訂案卷中時，就需要拆卷，重新分類整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經超過保管期限的無價值文書檔案就會繼續(xù)存在，這樣不僅會增加事業(yè)單位文件鑒定工作人員的勞動量，還無法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因為以件歸檔的方法不需要立卷裝訂，各個文件之間存在相對的獨立性，當鑒定單一的文件時，不會對其他文件鑒定造成影響，也不會出現價值不同的文件排放在一起的問題。其次，在開放利用文書檔案方面，以卷歸檔的方法把數份文件裝訂成一卷，嚴重影響了事業(yè)單位對單件文件的開放及利用。以件歸檔的方法促使事業(yè)單位在利用文書檔案時針對性更強，單件文件可以獨立開放，將有效避免文件閱讀范圍的擴大。同時，在事業(yè)單位辦公自動化軟件的支持下，單份文件可以充分開放，利用率被大大提高。
二、事業(yè)單位加強文書檔案以件歸檔管理的策略
（一）提高文書檔案以件歸檔的標準化程度
當事業(yè)單位的文書檔案被收集、入室之后，文書檔案人員必須第一時間按照事業(yè)單位既定的保管期限、歸檔范圍等標準完成文書檔案以件歸檔的整理工作。首先，事業(yè)單位文化檔案保管期限的標準規(guī)定應進一步明晰，檔案人員在整理時不僅要重視各個文件之間的有機聯系，還要將存在必然邏輯聯系的文書檔案放在一起，防止檔案的價值被孤立劃分；不僅要鑒定文書檔案的實際內容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價值。其次，檔案人員在整理文書檔案時，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應仔細分析、區(qū)別對待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現象的出現，還要避免發(fā)生有檔不歸的現象，確保在事業(yè)單位歸檔范圍內的、有價值的每一份文書檔案都以件歸檔。例如，事業(yè)單位重要的文書檔案底稿應包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在事業(yè)單位歸檔范圍內的文書檔案可由相應部門自行保管一定的期限，之后按照規(guī)定進行銷毀。例如，事業(yè)單位各部門辦公室經辦的介紹信、出門條及去倉庫領用物品時產生的領料單等文書檔案就不在事業(yè)單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理事業(yè)單位的文書檔案時應充分掌握標準化程度，以提高事業(yè)單位文書檔案管理水平。
（二）提高事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務素質
雖然以件歸檔的方法大大簡化了事業(yè)單位檔案人員的文書檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應嚴格按照標準化的程序進行整理，減少出錯，甚至可以避免出錯，以使歸檔文件有序。造成事業(yè)單位文書檔案以件歸檔出錯的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。事業(yè)單位每一年都會招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業(yè)務，對以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。事業(yè)單位一部分檔案人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，事業(yè)單位文書檔案人員應努力提高自身業(yè)務素質，確保以件歸檔工作標準化、規(guī)范化。
首先，事業(yè)單位新進的檔案人員要盡快進入崗位角色。其一，新進人員在思想上應正確認識文書檔案管理工作，認真對待以件歸檔，認識到以件歸檔是一項專業(yè)性很強的文化檔案管理工作。事業(yè)單位的文書檔案工作是重點，怎么收集文書檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進人員應主動參與各種業(yè)務培訓活動，不僅要掌握整理事業(yè)單位文書檔案必要的理論知識，還要重點掌握事業(yè)單位文書檔案的操作性、應用性等知識，如以件歸檔應如何進行、整理步驟是怎樣的等，確保將事業(yè)單位以件歸檔整理文書檔案的標準吃透，以便在實踐工作中熟練運用。其次，在事業(yè)單位從事較長時間檔案工作的人員也應及時更新知識，自覺執(zhí)行新的以件歸檔標準。這部分檔案人員是事業(yè)單位文書檔案戰(zhàn)線上的中堅力量，他們更應緊跟檔案工作的發(fā)展步伐，主動接受繼續(xù)教育，不斷更新自身業(yè)務知識體系，熟悉并嚴格執(zhí)行國家新出臺的檔案業(yè)務規(guī)定，不能一味固守傳統(tǒng)的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過程中，檔案人員應積極主動收集文書檔案、材料，并嚴格執(zhí)行標準，在提高自身業(yè)務水平的同時避免出現錯誤，強化對文書檔案工作的責任心。
以件歸檔的方法確實為事業(yè)單位檔案人員帶來方便，但它同時也對檔案人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要充分認識到以件歸檔的優(yōu)勢，還要重視提高自身業(yè)務素質，不斷改進文書檔案工作，確保事業(yè)單位文書檔案管理工作標準化，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質服務。
參考文獻
關鍵詞：事業(yè)單位 檔案 歸檔工作 文件整理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到檔案室后，就要對其進行科學整理、立卷歸檔、編號上架。文件材料只有經過科學整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學的方法、規(guī)財，將零亂的和需要進一步系統(tǒng)化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環(huán)節(jié)和過程。換句話說，將歸檔文件材料轉化為檔案之前的過程就是歸檔文件材料的整理。對收集起來的文件材料進行加工的過程?，F行的文件還不是檔案，而沒有進行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經過科學整理的檔案才能在人們需要的時候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無序的文件材料有序化和系統(tǒng)化的過程。所謂系統(tǒng)化，即在整理時，按照文件材料的來源、形成的時間、重要程度、形式等方面的不同特點，文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機聯系，使其能更容易地被檢索和反映內涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規(guī)律進行編排，使其系統(tǒng)脈絡明晰，因果關系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學的方法和規(guī)則進行的，是一項專業(yè)技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經過科學整理，使零散的文件資料實現條理、秩序，并將其中的關鍵成分通過整理凸現出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務的中心環(huán)節(jié)。在文件材料歸檔、整理的同時，還要對其真實性和價值的高低進行鑒定。“檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的工作”。檔案部門應定期對文書檔案的保存價值作鑒定，即根據文書檔案的現實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規(guī)定，對所藏各案卷的保存價值加以科學的估量，對仍有保存價值的文書檔案繼續(xù)保存，對無保存價值和已滿保管期限的文書檔案定期剔除，經審批后銷毀，進而使檔案室保存的案卷具有較高的質量。
1 事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則
（1）保存檔案工作基礎：不論是本單位產生的，還是上級針對本單位下發(fā)的指示性、指導性文件材料，或者相關的批示、批復，本單位編印的簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構成了來源方面不可分割的聯系。因此，只有在保持文件來源方面聯系的前提下，文件的時間、內容、形式等方面的聯系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎上進行的。事業(yè)單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業(yè)務指導的方式加以改動和糾正。（2）遵循文件形成的規(guī)律：事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項學習活動中產生的，真實地記錄和反映了事業(yè)單位活動的歷史面貌，文件材料整理工作應維護事業(yè)單位工作內在有機聯系的整體性，順應文件材料自身的形成特點和規(guī)律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請示與批復不可分割，即注重文件材料之間的內在聯系；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。（3）于保管及利用：對檔案進行有序化的過程中，應當滿足維護檔案的安全和有效地提供利用的目的?，F在，檔案的計算機檢索正在不斷地發(fā)展中，通過計算機對檔案信息進行科學管理，實現把分散在不同類目中的同一事由或問題的檔案信息快捷地檢索出來，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯系的最有效的方式，同時，有利于檔案的成套利用。
2 事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序
整理的環(huán)節(jié)使文件材料有序化、科學化。事業(yè)單位文件材料整理工作內容主要包括：全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環(huán)節(jié)：（1）檔案的分類：檔案實體分類，主要是從檔案信息的物理形態(tài)進行的保管、排架、存放等工作。管理層分類?！霸跈n案實體分類中，第一層次是國家全部檔案韻宏觀分類，它為規(guī)劃國家檔案館網系統(tǒng)，建立各級各類檔案館提供理論依據?！睓n案館內的區(qū)分全宗是第二層的分類，“全宗內檔案分類是第三層的分類，它根據全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位―案卷?！睔w檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過進行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環(huán)節(jié)應與文書處理工作相銜接，查疑補缺，保證疏而不漏。例如，有請示還應有批復，重要文件的征求意見稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協議相關的補充合同、補充協議；批示與辦理情況；計劃與總結等，都必須環(huán)環(huán)相扣，與文書處理的結果和歸檔責任保持緊密的聯系。如果哪一個環(huán)節(jié)出現了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來困惑。（3）檔案的編目：以案卷級進行整理時，卷內文件整理結束后，要對案卷封面項目進行標注。狹義的編目是指對歸檔文件編制引導目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。廣義的編目還應該包括對檔號的編制。檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁（張）號等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼；案卷號是檔案館、室內案卷排列的順序號；件號是卷內文件的順序號；頁（張）號是卷內每頁文件的順序號。
3 結語
各個事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應，在經濟和社會發(fā)展建設中，貢獻出自己的一份力量。
1 事業(yè)單位檔案整理工作實踐內容
檔案整理工作簡單的說就是將檔案按照檔案的內容、特征和形式等?M行合理加工的過程。一般來說，檔案整理工作包含兩個層面的思想，即結合檔案具體內容按照檔案知識條理對檔案進行歸類；結合檔案記載內容的主要方式和載體形式對檔案進行合理歸類，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，這兩個層面上的整理思想往往協同進行。
事業(yè)單位在開展檔案整理工作的過程中，應該明確檔案整理的具體內容，只有明確內容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向，切實提升事業(yè)單位檔案整理實踐質量。具體而言，事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環(huán)節(jié)的工作質量，事業(yè)單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。
同時，按照我國相關法律的規(guī)定，事業(yè)單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環(huán)節(jié)，即第一環(huán)節(jié)應該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環(huán)節(jié)則應該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環(huán)節(jié)分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。
此外，事業(yè)單位的檔案整理人員應該認識到，檔案整理工作質量對檔案使用者的檢索結果以及檔案資源的有效利用產生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應該明確自身崗位責任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡言之，在當前檔案資源得到廣泛應用的社會背景下，事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質量得到逐步的提升，為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強化創(chuàng)造條件。
2 事業(yè)單位的檔案整理原則
事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業(yè)單位檔案進行整理的過程中應該堅持科學的管理原則，即按照檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料的有機聯系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應該注意檔案與各個工作環(huán)節(jié)之間的聯系，然后按照檔案的形成規(guī)律對不同形式的檔案加以區(qū)分，為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應該明確不同檔案的保密等級、應用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結合檔案整理結果對檔案實施科學的管理，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學的整理原則，檔案整理質量必然能夠得到顯著的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時期獲得新的發(fā)展。
3 對事業(yè)單位檔案整理工作進行合理創(chuàng)新的措施
新時期社會的發(fā)展以及信息技術在各行各業(yè)中的廣泛應用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應該結合先進的技術和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施，進而借助科學的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開展創(chuàng)造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現代化和數字化時代，并且隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用以及電子文件、數字檔案的產生，檔案信息化和現代化建設逐漸開始對檔案整理工作產生一定的影響，傳統(tǒng)的檔案整理工作已經無法滿足新時期檔案信息化、現代化建設發(fā)展需求，因此檔案整理工作人員必須結合時代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創(chuàng)新的過程中，檔案整理人員應該在堅持傳統(tǒng)的基礎上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時期取得良好的發(fā)展成效。
在具體操作方面，結合事業(yè)單位的檔案整理工作實踐，一方面，檔案整理人員在對整理工作進行創(chuàng)新的過程中可以按照檔案的應用價值對檔案加以整理，明確能夠在事業(yè)單位使用的檔案資源、能夠在事業(yè)單位外部使用的檔案資源，并按照這一標準進行整理，為檔案資源創(chuàng)造更大的利用空間，促使事業(yè)單位在檔案管理工作中可以采用開放服務模式，實現檔案資源的優(yōu)化共享。另一方面，事業(yè)單位在實施檔案整理的過程中應該結合現代信息技術的應用引入現代檔案管理系統(tǒng)，借助先進的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進一步增強檔案整理工作的有序性和規(guī)范性，為檔案資源的有效利用提供相應的保障[5]。此外，在對檔案整理工作進行合理創(chuàng)新的過程中，事業(yè)單位應該注意關注對檔案整理人員綜合素質的培養(yǎng)，促使檔案整理人員的專業(yè)能力能夠滿足檔案整理工作的創(chuàng)新要求，促進檔案整理創(chuàng)新取得良好的成果。這樣，借助動態(tài)的檔案服務創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案整理工作質量必然能夠得到顯著的提升，進而為事業(yè)單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業(yè)單位外部的使用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開展提供堅實的保障。
關鍵詞：文書檔案整理；意義；問題；信息化
文書檔案是事業(yè)單位全部活動的真實記錄，它體現各事業(yè)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，文書檔案管理是單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，對單位效益產生重要影響，是單位提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、文書檔案整理的含義
文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。事業(yè)單位文書檔案整理就是將本單位在公務活動中形成，已經辦理完畢的應當歸檔的文書，按照一定的原則和要求，進行科學的分類、排列，確定保管期限，組卷（裝盒），編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。
二、文書檔案整理的意義
文書檔案整理工作，是建立檔案實體管理秩序，對所保存的檔案進行有序化、條理化和系統(tǒng)化的一項檔案管理的主要業(yè)務工作，在檔案管理中具有重要意義。
（一）文書檔案整理工作是檔案業(yè)務建設的核心環(huán)節(jié)。
在整個檔案管理工作中，檔案管理工作處于承上啟下的地位。檔案的整理，有利于健全和完善檔案收集工作。檔案文件通過文書或業(yè)務部門初步整理移交給檔案管理機構，還需要進一步系統(tǒng)化、條理化整理，如進行基本的分類、組合、排列和編目等。同時通過整理，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，發(fā)現收集工作中存在的問題，督促和改進檔案收集工作；整理工作又是檔案鑒定工作的基礎，檔案經過系統(tǒng)有序的整理，才便于進行科學的鑒別和比較，準確地判斷其保存價值；檔案的整理，為檔案的保管和統(tǒng)計提供前提和保障。經過科學整理的檔案，形成完整的檔案保管單位，才能對制成材料、機密等級和重要程度等不同的檔案，進行科學的保管和準確的統(tǒng)計；檔案的整理，能夠充分反映檔案的特點，體現檔案的價值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀地反映出各種活動的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究，為檔案信息的提供利用奠定基礎。
（二）文書檔案整理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的必要條件。
檔案管理工作的最終目的是實現檔案的有效利用。處于零亂狀態(tài)的檔案，不僅查找起來十分困難，而且無序的檔案難以反映各項社會活動的歷史面貌，直接影響檔案效果的發(fā)揮。檔案只有經過科學整理，才能保持文件之間的歷史聯系，正確揭示出檔案的內容和成分，從而便于檔案工作人員熟悉庫藏，為檔案的提供利用創(chuàng)造必要條件。所以，檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基礎建設。
（三）優(yōu)化文書檔案整理工作，可以促進檔案工作系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的良性運行和協調發(fā)展。
通過檔案的整理，可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，促使其改善和提高。檔案經過系統(tǒng)的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值和建立多元化的檢索體系奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結合進行。經過系統(tǒng)整理的檔案，才能為檔案的保護、統(tǒng)計和檢查提供基本的單位和完整的體系，維護檔案的完整與安全。所以，檔案整理工作是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化產生直接和廣泛的影響。
三、當前事業(yè)單位文書檔案整理工作存在的問題
(一)事業(yè)單位對文書檔案工作重視度不夠，導致檔案收集工作進展困難。
事業(yè)單位普遍存在文書檔案管理重視程度低的現象，各單位往往重視財務，重視人事，重視組織等方面的管理，卻很少重視文書檔案管理，殊不知文書檔案管理也是事業(yè)單位管理的重要一環(huán)。許多事業(yè)單位忽視文書檔案管理工作，忽視文書檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響文書檔案收集工作的發(fā)展。
文書檔案收集是文書檔案業(yè)務基礎工作中的基礎，做不好文書檔案的收集工作，就沒有完整的文書檔案，也就不會有健全的文書檔案工作。然而因為單位宣傳力度不夠，很多工作人員不愿意將各自有保存價值的文書檔案交予檔案部門保存，導致很多珍貴材料因為人員調動、部門調整而缺失。
(二)文書檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使文書檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些電子文件的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前文書檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現文書檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質文書檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
四、文書檔案整理信息化建設
文書檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。
（一）數字檔案資源建設
資源建設是信息化建設的核心。數字檔案資源主要有三方面來源：一是傳統(tǒng)載體檔案數字化，就是把以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為數字信號檔案，主要工作是建立目錄數據庫和全文數據庫；二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數字檔案的主要來源；三是重要數字信息資源的采集，有些重要數字信息對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應該注意收集接收。
（二）軟件系統(tǒng)建設
信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需通過計算機軟件來實現。軟件系統(tǒng)建設包括目錄數據庫系統(tǒng)和全文數據庫系統(tǒng)建設，將來還包括非結構化檔案以及異構數據庫的管理系統(tǒng)建設。
（三）硬件設施建設
硬件設施建設是信息化建設的基礎，主要包括微機、服務器、網絡設施、存儲設備等。
（四）保障體系建設
保障體系是信息化建設的支撐，主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標準、人才隊伍、安全體系等方面的建設。
實現文書檔案整理的信息化建設，最終目標就是通過規(guī)范文書檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現本單位檔案的科學化、現代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
總之，文書檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強文書檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強事業(yè)單位文書檔案管理工作，以文書檔案管理的規(guī)范化，加快事業(yè)單位機關效能的發(fā)展步伐。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；行政事業(yè)；完善制度
所謂“檔案”是指機關、組織和個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。檔案管理就是對檔案的整理、收集、鑒定、保管以及統(tǒng)計等。有效的檔案管理有利于行政事業(yè)單位合理地分配人員，加強行政事業(yè)工作的發(fā)展。所以，行政事業(yè)單位的檔案管理應當引起相關部門和人員的重視。
一、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性
1.能夠準確地反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程
行政事業(yè)單位中的檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來的每次改革與創(chuàng)新。在行政事業(yè)單位有新的改革時需要參照以前的各項記錄進行計劃，分析以前犯錯誤的原因，從中總結經驗教訓，以免再次造成不必要的失誤。
2.有利于保障單位的各項秘密工作
良好的檔案管理制度能夠有效地保證行政事業(yè)單位的各項秘密工作不被泄露，是保護單位工作安全的必備的管理系統(tǒng)。檔案管理也能夠為行政事業(yè)單位的工作進行備份，在工作中出現錯誤的時候，可以通過對檔案的分析與整理進行調整，及時地改正錯誤。這也在側面為行政事業(yè)單位的工作指引了方向。
二、行政事業(yè)單位檔案管理的具體舉措
1.完善檔案管理制度
科學、合理的管理制度，才能夠使管理工作更加井井有條。為使行政事業(yè)單位的檔案管理工作更順利地進行，應當適當地完善檔案管理制度，使檔案管理人員的責任分工更為清晰，協作更為密切，并在一定程度上加強行政事業(yè)單位的檔案管理。
2.加強檔案管理人員的素質
檔案管理的實施都是由人為控制的，因此，增強檔案管理人員的素質才能夠從根本上提高檔案管理工作的質量。只有檔案管理人員重視起自身的工作，認識到檔案管理的重要性，才能夠更好地完成檔案管理工作的任務。
檔案管理是整體管理工作中的基礎內容，應當追隨時代的步伐，根據行政事業(yè)單位的發(fā)展情況，適當做出改變與完善。用最佳的檔案管理工作為整體工作的進行提供動力。
